INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2010

Transkript

1 INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2010 Ordinært sameiermøte i, avholdes onsdag , kl i personalrommet på Vahl Skole.. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to sameiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSER A) Styret B) Revisor 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år Oslo, Styret i Maikki Fonneløp/s/ Pernille Helen Nybakk/s/ Anders Mathiesen/s/ for Torstein Bremset I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2009 Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Maikki Fonneløp Styremedlem Torstein Bremset Styremedlem Anders Mathiesen VARAMEDLEMMER TIL STYRET Varamedlem Pernille Helen Nybakk Varamedlem Clarence Donald Brown GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 3 styremedlemmer er det 1 kvinne og 2 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har 1 ansatt. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. EIENDOMMEN Sameiet består av 58 seksjoner. Sameiet er registrert i Brønnøysund med organisasjonsnummer Sameiet ligger i Oslo kommune og har følgende gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Styret er ikke kjent med at det ytre miljøet forurenses i vesentlig grad. VAKTMESTERTJENESTE Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Gårdspass Eiendomsservice. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må sameier påregne å måtte betale for tjenesten selv.

3 3 FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Hammersborg Forsikring AS med polisenummer Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks e-post : forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringsaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. SAMEIETS LÅN Sameiet har lån i SEB Privatbanken. Se balansen og note i regnskapet.

4 4 EIENDELER OG GJELD OMSETNING OG TAKSTER Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. Omsetning av seksjonene skjer til markedspris. Det finnes ikke takster for seksjonene verken hos styret eller forretningsfører. Så langt forretningsføreren får oppgitt omsetningspriser, blir disse registrert. Forretningsfører kan, på bakgrunn av disse opplysningene, gi antydning om prisnivået for seksjonene. TELENOR Sameiet er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning på bruk av fasttelefon og bredbåndstelefon for beboere med abonnement i Telenor. Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av ADSL bredbånd og bruk av mobiltelefon. Bestilling av mobiltelefoni- og internettjenester kan gjøres på KABEL-TV Get er leverandør av kabel-tv tjenester til sameiet, i tillegg til bredbånd, telefoni og digital-tv. Gets servicetelefon er betjent mandag - fredag mellom kl og og lørdag - søndag mellom kl og Feilmelding og support kan også meldes på Gets kunde- og servicemottak er lokalisert i Maridalsveien 323 i tilknytning til hovedkontoret. Her kan man blant annet hente eller bytte dekoder, internettmodem og "gjør det selvpakker" for telefoni. På Gets hjemmeside finner du oversikt over aktuelle forhandlere i lokalområdet, samt produktinformasjon og bestillingsmuligheter. OBOS og Get har inngått avtale for beboere i boligselskaper forvaltet av OBOS-konsernet om kollektiv avtale på Digital TV, internett og telefontjenester. Kontakt kundetjenesten for mer informasjon. Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. AVTALE OM LEVERANSE AV ELEKTRISK KRAFT OBOS har fremforhandlet avtale med LOS for leveranse av el-kraft. Kraftforvaltningsavtalen utløper den Sameiet har tiltrådt denne avtalen. Dette gjelder kun strøm til fellesområde og ikke privatabonnement for den enkelte leilighet.

5 5 REHABILITERING STØRRE VEDLIKEHOLD Rep av vifter i ventilasjonsanlegget Nye pumper til ytterdørene Ny garasjeport Ny blendeventil til varmtvannsbereder Utbedring av defekt brannvarslingsentral Utbedring av takkonstruksjon/skråtakvindu Utbedring av bakgården Innstallering av videoovervåking Vedtektsfestet Skiftet lysarmatur i garasjen Bytte av defekte brannmeldere Oppussing av inngangspartiet/trappeoppg Pusset opp inngangspartiet og felles trappeganger. Arbeidet inkluderte også reparasjon av ventilasjonsanlegget Rehabilitering av fasadene

6 6 STYRETS ARBEID Styret har hatt 8 styremøter i 2009, samt mye kontakt via epost når det gjelder oppfølging av pågående saker. Styret har også distribuert informasjonsskriv til beboerne for å sørge for god informasjonsflyt om både vedlikehold og styrets arbeid i perioden. Det har vært et stabilt antall vedlikeholdssaker og beboerkontakt. Vaktmesterfirmaet Gårdpass har foretatt rens av takrenner og montasje av fast netting over takstein for å forhindre nedfall. Et midlertidig dren ble installert i garasjetaket som følge av mindre lekkasje, dette for å hindre at vann med murpuss renner ned på bilpanserne under. Styret engasjerte en av sameierne som oppgangskontakt for nr. 9 og 11. Oppgangskontaktens ansvar er bl.a. å bestille skilter, informere nye eiere/leietagere om husordensregler, vedlikehold og unødvendig slitasje som følge av feil heisbruk. Dette har fungert tilfredsstillende, men videre avtale er nå sagt opp pga. flytting. Styreleder initierte et møte i 2009 for alle styrelederne i vårt kvartal der det ble diskutert felles anliggende som for eksempel bruk av gårdsrom og mulig fremtidig fellesdugnader. Det ble gjennomført 1 vårdugnad og 1 høstdugnad med bra oppmøte og sosial hygge i bakgården i etterkant. Kommende vedlikeholdsarbeid inkluderer utskiftning av låser og dører på samtlige av sameiets felles dører. Dette prosjektet startet som følge av gjentatt slitasje på dører/ låssylindre, samt mengden av nøkler i omløp som gjør sameiet utsatt for innbrudd. I tillegg foreligger det en anbefaling til utbedring av brannsikre dører i styrets bestilte rapport om brannvern. Styret har arbeidet med innhenting og vurdering av anbud i hele høst. Styret kommer til å skifte ut inngangsdørene i nr. 9 og 11 på grunn av stor slitasje på eksisterende låssylindre og dørpumper. Det fins også mange nøkler i omløp, og styret ønsker å redusere muligheten for innbrudd/hærverk ved å skifte ut låsene. I tillegg har styret fått anbefalt fra brannsikringsfirmaet Thermax om å bytte ut totalt 4 dører fra fellesareal til boder. Sameiets økonomi er for tiden god, og styrets vurdering er å bekoste dette arbeidet via budsjettet for drift og vedlikehold. Styret ser derfor ingen grunn til å heve fellesutgiftene i første omgang, men vil måtte vurdere økonomien fortløpende i 2010.

7 7 REGNSKAPET FOR 2009 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om kostnadsutvikling og budsjett for Årsregnskapet for 2009 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr ,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2009 var til sammen kr ,- mot budsjettert med kr ,-. Andre inntekter kr ,- består i hovedsak av dugnadspenger. KOSTNADER Driftskostnadene i 2009 var på kr ,- mot budsjettert med kr ,-. Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket var at selskapet har brukt mindre enn budsjettert. Revisors honorar for regnskapsåret 2009 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

8 8 KOSTNADSUTVIKLING Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den : Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 2,75% under kr ,85% over kr STRØMPRISENE Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften utgjør ca. 43% av total strømpris (betales til kraftleverandør). Nettleie for transport av den elektriske kraften utgjør ca. 24% av total strømpris (betales til nettselskapet). Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift utgjør ca. 33% av total strømpris. Strømprisen i Norge varierer med årstidene. Normalt stiger den i vinterhalvåret og reduseres i sommerhalvåret. Dette og andre faktorer som påvirker kraftprisene gjør det vanskelig å spå utviklingen i strømprisene ENERGIMERKING AV BOLIG Fra og med blir det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På kan sameierne selv utarbeide en energiattest for sin bolig. FORSIKRING Bygningsforsikringen øker fra 2009 til 2010 med 9,3 %. Denne økningen inkluderer 2,8% økning i byggeindeksen som reflekterer prisoppgangen på håndverkstjenester. Indeksøkningen er lik for alle forsikringsselskaper. Ut over dette foretar forsikringsselskapene individuell prisjustering med bakgrunn i sameiets egen skadesituasjon. KOMMUNALE AVGIFTER Renovasjonsavgiften øker med 10%. Ingen økning av de øvrige avgiftene. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning.

9 9 INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2010 (Budsjett) Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og kostnader i Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2010.) Oversikten er basert på uendrede felleskostnader for året I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr ,- til større vedlikehold som omfatter utskifting dører. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr ,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, I styret for Maikki Fonneløp /s/ Pernille Helen Nybakk /s/ Anders Mathiesen/s/ (for Torstein Bremset)

10 Tlf: Fax: Org.nr MVA 10 BDOAS Postboks Munkedamsveien Vika 0121Oslo Til årsmøtei Herslebsgate9-13Sameie REVISJONSBERETNINGFOR2009 Vi har revidert årsregnskapet for Herslebsgate9-13Sameie for regnskapsåret 2009, somviser et overskuddpåkr ,-. Vi har ogsårevidert opplysningenei årsberetningenomårsregnskapet ogforutsetningenomfortsatt drift. Årsregnskapet består avresultatregnskap, balanseognoteopplysninger. Regnskapslovens regler og godregnskapsskikki Norgeer anvendt vedutarbeidelsenavregnskapet. Årsregnskapet ogårsberetningener avgitt avselskapets styre. Vår oppgaveer å uttaleoss omårsregnskapet ogøvrigeforholdi henholdtil revisorlovens krav. Vi har utført revisjoneni samsvar medlov, forskrift oggodrevisjonsskikki Norge, herunder revisjonsstandarder vedtatt avdennorskerevisorforening. Revisjonsstandardenekrever at vi planlegger ogutfører revisjonenfor åoppnå betryggendesikkerhet for at årsregnskapet ikkeinneholder vesentligfeilinformasjon. Revisjonomfatter kontroll avutvalgtedeler avmaterialet somunderbygger informasjoneni årsregnskapet, vurderingavdebenyttederegnskapsprinsipper og vesentligeregnskapsestimater, samt vurderingavinnholdet i ogpresentasjonenav årsregnskapet. I dengraddet følger avgodrevisjonsskikk, omfatter revisjonogsåen gjennomgåelseavselskapets formuesforvaltningogregnskaps- oginternkontrollsystemer. Vi mener at vår revisjongir et forsvarliggrunnlagfor vår uttalelse. Vi mener at årsregnskapet er avgitt i samsvar medlovogforskrifter oggir et rettvisende bildeavselskapets økonomiskestilling31. desember 2009ogavresultatet i regnskapsåret i overensstemmelsemedgodregnskapsskikki Norge ledelsenhar oppfylt sinplikt til åsørgefor ordentligogoversiktligregistrering ogdokumentasjonavregnskapsopplysninger i samsvar medlovoggod bokføringsskikki Norge opplysningenei årsberetningenomårsregnskapet ogforutsetningenom fortsatt drift er konsistentemedårsregnskapet oger i samsvar medlovog forskrifter. 23. mars 2010 BDOAS MereteOtterstadSandsnes/s/ statsautorisert revisor

11 11 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/ fyring Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTN DRIFTSRESULTAT: FINANSINNTEKT/ KOSTNAD: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT/KOSTN ÅRSRESULTAT Overføringer: Reduksjon udekket tap

12 12 BALANSE Note EIENDELER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pant- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskudd felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig offentlig myndigheter Påløpne renter Underregnskap Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse Garantiansvar 0 0

13 13 OSLO, / STYRET FOR HERSLEBSGATE 9-11 SAMEIE MAIKKI FONNELØP /s/ PERNILLE HELEN NYBAKK /s/ ANDERS MATHIESEN /s/ for TORSTEIN BREMSET

14 14 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Dugnadspenger Avvikling Bjørnekvartalet, Herslebsgt nr 15 (ref note 17) SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Annen lønn Påløpne feriepenger Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon.

15 15 NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2009/2010, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr Herav gjelder kr 3917 for 2008 og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Prosjekt AS OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift /vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Elektrisk energi SUM ENERGI / FYRING

16 16 NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Skadedyrarbeid/soppkontroll -203 Driftsmateriell -50 Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Trykksaker Aviser, tidsskrifter, faglitteratur Andre kontorkostnader Telefon/bredbånd Porto Bankgebyr -662 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 279 Renter av sparekonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Renter av lån i SEB Privatbanken ASA Gebyr av lån i SEB Privatbanken ASA -900 Renter OBOS -3 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskudd, Get Andre forskudd, forsikring jan/feb SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskudd" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2010, med motpost i leverandørgjeld. Kostnadsføring og utbetaling vil skje i 2010.

17 17 NOTE: 15 PANT- OG GJELDSBREVLÅN SEB PRIVATBANKEN ASA (SVENSKA ENSKILDA) Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Renter : 5,05%, løpetid 10 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANT- OG GJELDSBREVLÅN SUM ÅRETS BETALTE AVDRAG NOTE: 16 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift -872 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 17 UNDERREGNSKAP Saldo 1/1 Bjørnekvartalet Oppgjort i Inntektsført 2009 pga manglende konto, Herslebsgt Rest oppgjort i SUM UNDERREGNSKAP 0 "Bjørnekvartalet" avvikles da det ikke har vært noen bevegelse de siste 10 år NOTE: 18 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger Purregebyr -989 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD NOTE: 19 PANTSTILLELSE Selskapet har blancolån i SEB banken.