KRAVSPESIFIKASJON. Voss kommune skal på vegne av åtte kommunar gjennomføre eit anbodskonkuranse på lærebøker m.m..

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON 1. INNLEIING Voss kommune skal på vegne av åtte kommunar gjennomføre eit anbodskonkuranse på lærebøker m.m.. 2. Omfang av anbodet Rammeavtalen gjeld lærebøker og læreverk for sju kommunar i Hardanger og Voss med til saman 4550 elevar i grunnskulen. I tilegg kjem elevar i vaksenopplæringa og kulturskular. Ein viser her til vedlegg C. Kommunane har dei tre siste åra kjøpt samla for ca 3,3 mill per år.den oppgjevne verdien på dei årlege kjøpa er rettleiande, men kommunane kan ikkje forplikta seg til dette kjøpet då ein er avhengig av årlege budsjettvedtak. 3. GJELDANDE LOVER OG FORSKRIFTER Kjøpslova ( Lov om kjøp 13.mai. Nr ) skal leggjast til grunn for dette innkjøpet 4. STATISTIKK Leverandøren skal, utan kostnad for kommunen, utarbeida leveringsstatistikk for den einskilde verksemd, årleg og elles etter førespurnad over volum på leverte produkt og kostnad. Rapporten skal gje ein oversikt for kommunen/kommunane totalt og pr brukarstad, slik at dette kan fordelast på talet på brukarar, og vera eit hjelpemiddel for kommunen til kostnadskontroll. Rapporten skal føreliggja i elektronisk format. 5. MILJØ LEVERANDØREN skal medverka til at KJØPAREN til kvar tid brukar miljøvennlege produkt i størst mogleg omfang og minimaliserer avfallsmengda. 6. KRAV TIL PRODUKTET 6.1. Generelle krav KUNDEN ynskjer tilbod på skulebøker inklusiv lærebøker, lærarrettleiing, oppgåvehefte, fasit, digitale læringsressursar som er ein del av læreverket. Skjønnlitteratur, temabøker, oppslagsverk og anna faglitteratur inklusiv lydbøker og digitale læringsressursar som er knytt til dette. Fagbøker profesjonsmarknaden. Rammeavtalen gjeld grunnskulen, vaksenopplæringa, bibliotek og andre einingar i kommunen som kan få dekka sitt behov under denne avtalen. Lærebøker: fleirgongsbøker eingongsbøker/arbeidsbøker lettlesbøker evt. bøker for spesialundervinsing Side 1 av 6

2 lydbøker tilleggslitteratur/fagbøker elektroniske lærebøker Andre læreverk/anna læremateriell: lærarrettleiingar m/kopieringsoriginalar nettstadtilknyting som supplering til lærebøker CD-ar/it-baserte læremidlar skjønnlitteratur til skulebibliotek faglitteratur til skulebibliotek lærarplanleggjarar Elektroniske læremidlar - opsjon e-bøker Overføring av data til biblioteksystemet Mikromarc biblioteksystem (MM3) opsjon Ein av kommunane nyttar biblioteksystemet Mikromarc biblioteksystem (MM3) og ynskjer å få overført data frå LEVERANDØREN til MM# Fagbøker Fagbøker som er relevant for andre avdelingar i kommunen Spesielle krav Fylgjande kravspesifikasjon skal leggjast til grunn for tilbodet. Produktsortiment Lokal læreplan styrer valet av bøker. Produktsortimentet og tenestene som vert tilbydd må ha bredde og djupne nok til å dekka KUNDEN sitt behov for bøker og læremiddel i avtaleperioden. Det er eit krav at LEVERANDØREN skal kunna levera alle typar lærebøker, læreverk og læremateriell til grunnskule, kulturskule og vaksenopplæring som er lista opp over og som vart gitt ut i Norge, uavhengig av forlag eller utgivar. Kvalitet Leverandør skal tilby standardiserte bøker og læremiddel, frå anerkjente forlag/produsentar, med god kvalitet og lang levetid. Produkta skal ha ein kvalitet som bidrar til låge totalkostnader i produktet, og vera eigna for formålet (bruk i grunnskolen i minst 5 år). Produkta skal væra merka i samsvar med gjeldande reglar. (sjå punkt 9 lengre ut i dette dokumentet) Krav i høve læreplan Lærebøker til alle fag i grunnskulen skal væra i samsvar med fastsett læreplan. Informasjons og kommunikasjons teknologi (IKT) Utviklinga på dette området går raskt. Leverandøren må kunna tilby bøker og læremiddel som omhandlar og nyttar oppdatert informasjons- og kommunikasjons teknologi. Leveringsstader Tilbodet skal omfatte fri levering til skular i samsvar med vedlegg C. I tillegg kjem eventuelle leveringsadresser til andre einingar er omfatta av avtalen. Talet på leveringsstader kan endrast i avtaleperioden. Gjennomsynsordning Den einskilde lærar/skule skal ha rom for sjølv å velja lærebøker/læremiddel innanfor avtalt produktsortiment.. LEVERANDØREN må kunna tilby ei gjennomsynsordning som gjer det mulig å gjennomføra ein hensiktsmessig gjennomgang og val. Gjennomsynsordninga skal omfatta størst 2 Side 2 av 6

3 mulig del av produkta. Ordninga skal ikkje medføra noko forplikting til kjøp, og kostnaden for dette skal dekkast av LEVERANDØREN. KUNDEN må ha tilgang til LEVERANDØREN sitt produktsortiment ved behov i evalueringsfasen. Oppdragsgjevar ynskjer breidde og djupne i sortiment, med rom for å velja bøker frå dei aller fleste forlag slik at tilbodet omfattar eit breitt spekter, og ein enklast mulig prismodell. Pris skal derfor gjevast opp som ein generell rabatt på den til kvar tid gjeldande prisliste(r) - sjå prisskjema. Levringstid KUNDEN ber om leveringstid ved større bestillingar og suppleringskjøp. Skulane bestiller normalt frå % av lærebøkene i ei samla bestilling i juni. Suppleringskjøp kan bli gjort i løpet av tidleg hausten og omkring årsskifte. I tillegg kjem mindre kjøp gjennom heile året. Leveringstid skal leggjast inn i vedlegg D. Netthandel og e-handel Det er eit krav at alle bestillingar skal kunna gjennomførast via ein brukarvenleg og funksjonell elektronisk bestillingssystem (netthandel) eller e-handel. Fleire av kommunane som er med på denne rammeavtalen har alt innført e-handel og dei andre kommunane vil innføre e-handel i avtaleperioden. E-handelen er basert på DIFI si e-handelsplattform. Sjå vedlegg D punkt 8. Leveringsgaranti Vidare skal LEVERANDØREN svara på om KUNDEN får ein leveringsgaranti i høve til nye læreverk som går over fleire klassetrinn. Det vil sei at læreverket vert levert i samsvar med den planen som LEVERANDØREN lanserer det første boka i læreverket. Sameleis skal LEVERANDØREN svara på om KUNDEN får ein leveringsgaranti i høve til nynorsk utgåver Svara på leveringsgarantiane skal leggjast inn i tilbodsbrevet. Det er eit krav at desse leveringsgarantiane er formulert eintydig. Krav til service og oppfølging I vedlegg D er lista opp kva LEVERANDØREN skal skildra service og oppfølging i høve til tingingar og leveransar. Leverandør skal i vedlegg D gi ei kort skildring av prosessen frå tinging er motteke til ordren er levert, herunder skildring av ordremottak, distribusjonsapparat (lager og transportmiddel) og rutinar ved avvik (restordre, feilplukk, feilbestilling og retur). Pris på tilleggstenester I vedlegg E Tilbodsskjema/Prisskjema skal LEVERANDØREN gi ein pris på nokre tilleggstenester. LEVERANDØREN skal opplysa om leveringsgraden som bedrifta har hatt dei to siste åra. 7. Service, opplæring m.m. For å kunne vurdere dette skal tilbyder leggje ved informasjon om dei serviceelement som er inklusiv i tilbodet, herunder: Nr. Serviceelement Beskriv tilbod, oppgje eventuelt vedlegg nr. 7.1 Opplæring i bruk av læremiddel, herunder kurs (interne og eksterne), tema- 3 Side 3 av 6

4 /presentasjonskveldar og liknande. 7.2 Informasjon om bøker og læremiddel som inngår i rammeavtalen. Dette vil væra særlig viktig i oppstartsfasen og tilbydar må særskilt utgreia opplegg for korleis oppstartsfasen skal gjennomførast. 7.3 Arrangement - Tiltak for å stimulera og skape interesse for litteratur og lesing (forfattarkveldar, bokmesser etc.) Spesifiser kva KUNDEN eventuelt skal bidra med i forhold til planlegging og gjennomføring. 7.4 Gjennomsynsordning. Oppdragsgjevar må kunna få bøker og læremiddel i form av prøveeksemplar til gjennomsyn. 7.5 Tilbydar sin kompetanse om bøker og læremiddel som vert stilt til disposisjon for KUNDEN, herunder eventuell spesialkompetanse om f. eks. materiell til spesialundervisning og undervisning av framandspråklege. 7.6 Levering av bøker med forsterka omslag (ryggplast, heilplast og innvendig forsterkning) 7.7 Fast kontaktperson/kundekonsulent med skulefaglig kompetanse som er tilgjengelig, og kan gje faglig bistand i val av bøker og læremiddel. 7.8 Læremiddelsentral på Internett 7.9 Deltaking på brukarmøter, temadagar og liknande 7.10 Tilgang til lagerplukk og spesielt tilrettelagte utsal som Mammutsal og liknande 7.11 Merking av bøker 7.12 Plasting av bøker (heil bok, berre rygg elelr innvendig) Andre tilleggstenester: Eventuelle kostnadar skal spesifiserast i kapittel 6 Tilbodsskjema pkt. 6.2 Nettopris tilleggstenester med tilvisning til nummer angitt i venstre kolonne i tabellen ovanfor. 8. Produktsortiment 4 Side 4 av 6

5 Tilbydar skal utgreia sitt produktsortiment (bredde og djupne) og spesifisera kva forlag tilbydde produktsortiment vert levert frå, spesifisert i tabellen nedanfor: Avtaleområde Lærebøker: fleirgongsbøker digitale lærebøker digitale læremidlar som er knytt opp til eit trykt læreverk eingongsbøker/arbeidsbøker lettlestbøker evt. bøker for spesialundervinsing lydbøker tilleggslitteratur/fagbøker Andre læreverk/anna læremateriell: lærarrettleiingar m/kopieringsoriginalar nettstadtilknyting som supplering til lærebøker CD-ar/it-baserte læremidlar skjønnlitteratur til skulebibliotek faglitteratur til skulebibliotek lærarplanleggjarar Fagbøker Fagbøker som er relevant for andre avdelingar i kommunen Digitale læremidlar Kommentar/Vedlegg nr: Andre typar læreverk som ikkje er dekka. Her kan LEVERANDØREN setja inn rader etter behov: Eventuelle avgrensingar i produktsortiment knytt til forlag/produsent skal spesifiserast. Er det atterhald i produktsortimentet? Er det anna eventuelle atterhald i produktsortiment? Ja Nei Vedlegg nr: 9. Kvalitet Bøker og læremiddel skal tåla røff handsaming av barn og unge over tid (min. 5 år). Tilbydar skal opplyse kva garanti- og reklamasjonsordningar som vert tilbydd. Er garanti- og reklamasjonsordningar oppgitt? Ja Nei Vedlegg nr: 10. Atterhald i tilbodet 5 Side 5 av 6

6 Dersom LEVERANDØREN tek atterhald mot deler av konkurransegrunnlaget / kontraktforslag eller anna som går fram av konkurransegrunnlag m/vedlegg, må atterhalda leggjast inn i vedlegg F. Atterhaldet må prisast slik at det er eintydig korleis tilbodet skal vurderast.det er ein føresetnad at KUNDEN kan vurdera atterhalda utan kontakt med LEVERANDØREN. 6 Side 6 av 6