RAMMEAVTALE nr xxxxx. «Selger» Helse Sør-Øst RHF. mellom. heretter benevnt Selger. heretter benevnt Kjøper

Transkript

1 RAMMEAVTALE nr xxxxx mellom Helse Sør-Øst RHF og «Selger» heretter benevnt Kjøper heretter benevnt Selger AVTALEN GJELDER: «Beskrivelse av vare/tjeneste» AVTALEN GJELDER I PERIODEN: «Periode» AVTALEDOKUMENTASJON: Som bilag til denne avtalen følger: 1. Prisskjema 2. Selgers besvarelse av kravspesifikasjon (Spesielle kontraktsvilkår) 3. Oversikt over virksomheter tilsluttet denne rammeavtale 4. Krav til etisk handel 5. Logistikkbetingelser Helse Sør-Øst Forsyningssenter 6. Gjeldende statistikkmal fra Sykehuspartner 7. Norkat instruks for leverandør Avtalen er laget i to eksemplarer hvorav partene beholder ett eksemplar hver. for Helse Sør-Øst RHF den for «Selger» den Signatur Navn med blokkbokstaver Signatur Navn med blokkbokstaver Side 1 av 13

2 1 PARTENES REPRESENTANTER AVTALENS PARTER DOKUMENTRANG BESKRIVELSE AV RAMMEAVTALEN HVEM KAN BENYTTE AVTALEN BESTILLINGER ELEKTRONISK HANDEL SAMARBEID LOJALITET MILJØ- OG SAMFUNNSANSVAR KRAV TIL ETISK HANDEL REVISJON PRISDEFINISJON REFORHANDLING OG PRISENDRING ENDRINGER I AVTALEPERIODEN RETUR STATISTIKK VAREKATALOG UTPRØVING AV NYE PRODUKTER OG PRODUKTER TIL FORSKNING PRØVETID LEVERINGSBETINGELSER OG LEVERINGSTID LEVERINGSSIKKERHET MOTTAK/LEVERING MISLIGHOLD MANGLER FORSINKELSE DAGBOT VED FORSINKELSE AVTALEFORLENGELSE OPPSIGELSE BETALINGSVILKÅR TAUSHETSPLIKT MARKEDSFØRING LOVVALG OG TVISTELØSNING Side 2 av 13

3 1 PARTENES REPRESENTANTER Fullstendig firmanavn, post- og gateadresse: KJØPER Helse Sør-Øst RHF Postboks Hamar SELGER Fullstendig firmanavn Postadresse Postnr og sted Telefon: Sentralbord: Sentralbord Telefaks: Firmafax Hjemmeside: Foretaksnummer: Kontraktsansvarlig kontaktperson: Telefon: Mobiltlf.: E-post: Teknisk/faglig kontaktperson: Telefon: Mobiltlf: E-post: Navn, avdeling xx xx xx xx xxx xx xxx Navn, avdeling xx xx xx xx xxx xx xxx Navn, avdeling xx xx xx xx xxx xx xx Navn, avdeling xx xx xx xx xxx xx xxx Side 3 av 13

4 2 AVTALENS PARTER 2.1 Avtalens parter fremgår av avtalens forside og benevnes heretter som henholdsvis Kjøper og Selger. 2.2 Dersom det i avtaleperioden skjer omstrukturering av helseforetakene, endring i eierskap av helseforetakene, endring i regionsstrukturen etc. vil helseforetakenes rettsetterfølger kunne tre inn i avtalen på gjeldende vilkår. 2.3 Selger kan ikke overdra sine rettigheter og plikter etter avtaleinngåelse uten Kjøpers skriftlige samtykke. Slikt samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. 3 DOKUMENTRANG 3.1 Avtalen består av dette avtaledokumentet med vedlegg som nevnt på forsiden, og eventuelle endringsavtaler. 3.2 Ved motstrid gjelder spesielle avtalevilkår foran de generelle bestemmelsene i denne avtalen. 3.3 Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder lov om kjøp av 13. mai 1988 nr. 27 (kjøpsloven). 4 BESKRIVELSE AV RAMMEAVTALEN 4.1 Rammeavtalen er en avtale mellom Kjøper og Selger som har til formål å fastsette vilkårene for de avrop som skal foretas i avtaleperioden, særlig med hensyn til pris, kvalitet på produktene og logistikkbetingelser. 4.2 Rammeavtalen gir Kjøper en rett til å foreta avrop i henhold til rammeavtalen, men innebærer ingen forpliktelse til å kjøpe et bestemt kvantum. Kjøper blir først økonomisk forpliktet i forbindelse med det enkelte avrop på avtalen. 5 HVEM KAN BENYTTE AVTALEN 5.1 Avtalen gjelder for virksomheter spesifisert i vedlegg til denne avtale. Virksomheter og selskaper hvor Kjøper yter driftstilskudd eller er eier, kan knytte seg til avtalen ved at de skriftlig underretter Selger, dersom dette fremgår av kunngjøringen. 6 BESTILLINGER 6.1 Hvert helseforetak er juridisk ansvarlig for sine bestillinger. 6.2 Bestillinger skal skje skriftlig eller via markedsplassportalen ehandel.no, se punkt 7. Selger plikter å holde markedsplassen oppdatert med aktuelle varekataloger innenfor rammen av denne avtalen. Se for øvrig eget punkt som omhandler varekatalog. 6.3 Alle bestillinger skal omgående bekreftes av Selger. Bekreftelsen skal minimum inneholde spesifikasjon av produkt, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. 6.4 For bestillinger fra HSØ-Forsyningssenter gjelder egne logistikkbetingelser som følger vedlagt denne avtale. Side 4 av 13

5 7 ELEKTRONISK HANDEL 7.1 Selger forplikter seg til elektronisk samhandling med de virksomheter som er tilsluttet denne rammeavtale. Avtalen benevnes i kortform som Elektronisk samhandlingsavtale Helse Sør-Øst. 7.2 Ved elektronisk handel skal vilkårene i Elektronisk samhandlingsavtale Helse Sør- Øst gjelde, og vil ved motstrid gå foran de generelle vilkårene i rammeavtalen. 8 SAMARBEID 8.1 Kjøper og Selger har et felles ansvar for å bidra til aktivt samarbeid med sikte på å oppnå større effektivitet i alle ledd i avtaleforholdet. Årlig evaluering er en del av dette samarbeidet. 8.2 Kjøper skal ta kontakt med de aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi dem nærmere produktopplysninger og informasjon om leveringsforhold. Dette skal inkludere varekatalog og oppdatering av denne til personer med innkjøpsfullmakt. Selger skal i nødvendig grad utføre brukeropplæring for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostnad for Kjøperen. Opplæring skal skje innenfor rammen av de gjeldende Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst. 8.3 Selger skal i avtaleperioden melde fra om endringer av produktene, gi dokumentasjon om dette og innhente skriftlig godkjennelse fra Kjøper. 8.4 Selger skal kontinuerlig holde Kjøper á jour med endringer i organisasjon, rutiner og lignende som innvirker på driften av avtaleforholdet. 9 LOJALITET 9.1 For at helseforetakets innkjøpsordning skal tjene sin hensikt, nemlig å bidra til mer kostnadseffektiv drift, må Kjøpers virksomheter følge opp og benytte avtalen. På den annen side er det også forventet at Selger ikke selger produkter til Kjøpers virksomheter som han vet at andre selskaper har avtale på. Introduksjon av nye produkter skal avtales med avtaleansvarlig. 10 MILJØ- OG SAMFUNNSANSVAR 10.1 Selger skal garantere at han i avtaleperioden oppfyller avtalens miljøkrav og gjeldende miljølovgivning. De produkter som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert e.l. dersom slik godkjenning er pålagt i lover, forskrifter eller direktiver. For kjemikalier og alle helsefarlige stoffer skal Selgeren sørge for at virksomheter som bruker avtalen har HMS-produktdatablad på norsk til enhver tid. Selgeren skal arbeide for at emballasjen reduseres til et nødvendig minimum. Emballasjen skal være resirkulerbar. Polyvinylclorider (PVC) bør ikke benyttes Selger skal aktivt jobbe for å minske miljøbelastningen og redusere bruken av emballasje uten at det går utover eller skader produktene ved oppfyllelse av avtalen Selger forplikter seg til enhver tid å ha returordning for alle brukersteder i henhold til gjeldende offentlige bestemmelser og forskrifter. [Det må vurderes konkret om denne bestemmelsen er relevant for anskaffelsen. Den er mindre relevant for Side 5 av 13

6 anskaffelse av forbruksmateriell. Er ment for tilfeller som for eksempel retur av elartikler.] 10.4 Hvis norsk Selger (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at Selger er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig måte (Grønt punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 11 KRAV TIL ETISK HANDEL 11.1 Selger forplikter seg til å følge krav til etisk handel som følger vedlagt denne avtale. 12 REVISJON 12.1 Kjøper har rett til å foreta revisjon av Selgers systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med Leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Selger vederlagsfritt yte rimelig assistanse. 13 PRISDEFINISJON 13.1 Dersom ikke annet er avtalt, er prisen i norske kroner, fast, og eksklusive merverdiavgift, men inkluderer emballasje, faktureringskostnader, toll, skatter og andre avgifter. 14 REFORHANDLING OG PRISENDRING 14.1 De avtalte prisene er bindende, og gjelder i ett (1) år fra avtaletidspunktet Enhetsprisene er faste det første avtaleåret. Partene har rett til å reforhandle priser etter ett (1) år og i forbindelse med opsjonsforlengelser. Kun vesentlige endringer i offentlige avgifter, eller valutaendringer utover +/- 5 % i forhold til kurser på tidspunktet for inngivelse av anbud gir anledning til reforhandling. Justeringer som følge av valutaendringer vil baseres på den prosentvise endring i valuta med fratrekk av 5 prosentpoeng. Dette forutsetter at Selger har oppgitt inngangskurs for valuta og valutaavhengig andel av pris i sitt anbud. Den valutaavhengige andelen av prisen vil aldri kunne overstige 60 %. Valutaendringer skal ta utgangspunkt i Norges Banks gjennomsnittlige valutakurs for de siste (3) måneder før anmodning om prisendring fremsettes Forslag om prisendringer som nevnt i pkt skal fremmes skriftlig minst tre (3) måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Helse Sør-Øst har godkjent prisendringen Forslag om prisendringer vil være gjenstand for forhandlinger. Anledning til å kunne reforhandle baseres kun på forhold som nevnt ovenfor Etter prisendring er prisene faste i tolv (12) måneder, og nye priser gjøres gjeldende i forbindelse med første ordinære katalogoppdatering i Norkat etter prisendringen. Side 6 av 13

7 14.6 Kjøper betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av Kjøper. 15 ENDRINGER I AVTALEPERIODEN 15.1 Det er ikke anledning til å foreta vesentlige endringer i avtalen, verken når det gjelder volum eller sortiment Alle endringer må godkjennes på forhånd av Kjøper før de kan gjøres gjeldende Dersom Selger ønsker å erstatte avtaleprodukter som følge av produktutvikling, produktforbedring, endring av fabrikasjonssted, endring eller avvikling av sortiment o.l, kan selger forespørre kjøper om dette. Alle erstatningsprodukter skal leveres til samme pris og på samme betingelser som eksisterende avtaleprodukter. 16 RETUR 16.1 Kjøper har rett til å returnere ubrukte varer for kreditt med den enhetspris som ble betalt for varene eksklusiv frakt, forutsatt at varene er i originalemballasje og forøvrig i fullgod stand og salgbare. Dette gjelder også innen seks (6) måneders etter at kontrakten er avsluttet I tilfeller av feillevering plikter Kjøper å rapportere dette til Selger umiddelbart. Om feillevering skyldes forhold Selger har ansvaret for i henhold til avtalen, plikter Selger å levere erstatningsvarer uten ekstra kostnad for Kjøper. Returen krediteres med den enhetspris som ble betalt for varen inklusiv frakt I tilfeller av feilbestilling plikter Kjøper å rapportere dette til Selger umiddelbart. Punkt 16.1 første punktum gjelder tilsvarende, med mindre særlige forhold foreligger For retur av varer fra Helse Sør-Østs Forsyningssenter gjelder egne logistikkbetingelser som følger vedlagt denne avtale. 17 STATISTIKK 17.1 I avtaleperioden er Selger forpliktet til å levere statistikk på solgte produkter i henhold til vedlagte statistikkmal, uten omkostninger. Salgsstatistikken skal omfatte alle enheter som er omfattet av avtalen i Helse Sør-Øst. Statistikken skal dekke alle varer og tjenester som det er tildelt rammeavtale på, samt alle andre varer og tjenester Selger leverer til Kjøper. Rapportering av salgsstatistikk skal skje kvartalsvis og lastes opp via Selgers tilgang til Portalen for offentlige anskaffelser ( senest femten (15) virkedager etter utløp av hvert kvartal. For informasjon, ta kontakt med: statistikk@sykehuspartner.no Dersom Kjøper i avtaleperioden endrer statistikkmalen, skal Selger varsles senest to måneder i forkant På forespørsel skal Selger, uten omkostninger, levere statistikk for alle produkter som selges til Kjøper, samt utarbeide salgsstatistikk for den enkelte underliggende virksomhet i Helse Sør-Øst ved behov. Statistikken skal inneholde opplysninger om levert mengde, forbruk i kroner og eventuelle andre aktuelle opplysninger pr. Side 7 av 13

8 enhet. Statistikken skal settes opp i Excel-regneark format og leveres løpet av fem (5) virkedager etter at forespørsel er mottatt. 18 VAREKATALOG 18.1 Selger har i forbindelse med kontraktsoppstart levert varekatalog over alle produkter som omfattes av denne rammeavtale. I avtaleperioden plikter Selger å sørge for at varekatalogen holdes løpende oppdatert, for eksempel prisendringer, nye produkter eller erstatningsprodukter (skal godkjennes på forhånd), utgåtte produkter osv. Alle endringer skal fremkomme i form av ny og oppdatert varekatalog. Varekatalog anses ikke som levert før den er komplett og godkjent av Kjøper Dersom Kjøper i avtaleperioden endrer mal for varekatalog, skal Selger varsles senest to måneder i forkant. 19 UTPRØVING AV NYE PRODUKTER OG PRODUKTER TIL FORSKNING 19.1 Kjøperen forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter fra konkurrerende leverandører i avtaleperioden Produkter til bruk i godkjente kliniske forskningsstudier, omfattes ikke av avtalen. 20 PRØVETID 20.1 Alle produkter som blir valgt er gjenstand for seks (6) måneders prøvetid etter kontraktsinngåelse Dersom det viser seg at produktene ikke er av avtalt kvalitet og/eller ikke dekker Kjøpers behov fullt ut, forbeholder Kjøper seg retten til å bytte ut produkter i prøvetiden. Selger vil først få anledning til å rette opp i forholdet ved eksempelvis å levere erstatningsvarer på de samme betingelser. Dersom Selger ikke er i stand til å levere nytt og godkjent produkt vil Kjøper vurdere produkter fra den tilbyder som kom nest best ut i konkurransen. Dersom prøveperioden er løpt ut vil det bli kunngjort ny konkurranse for de aktuelle produktene. 21 LEVERINGSBETINGELSER OG LEVERINGSTID 21.1 For levering til Helse Sør-Østs Forsyningssenter gjelder egne logistikkbetingelser som følger vedlagt denne avtale Leveringsbetingelsene er: DDP - (INCOTERMS 2000, eller den til enhver tid gjeldende versjon av denne fra Det Internasjonale Handelskammer) Leveringstid avtalt mellom Selger og Kjøper er bindende. Eventuell restlevering skal finne sted senest en uke etter hovedlevering. Tidspunkt for restlevering skal gis ved ordrebekreftelse Ved vareknapphet skal Selger gi Kjøper høyeste prioritet Etter nærmere avtale med den enkelte virksomhet, skal Selger kunne opprette sikkerhetslager for varer der dette er hensiktsmessig. Dette skal skje uten omkostninger for Kjøper hvis ikke helt spesielle forhold foreligger. Side 8 av 13

9 21.6 Dersom Selger midlertidig ikke er leveringsdyktig forplikter han seg til å levere samme eller tilsvarende produkt fra eget sortiment eller andre Selgere, til uendrede betingelser. 22 LEVERINGSSIKKERHET 22.1 For leveringssikkerhet til Helse Sør-Østs Forsyningssenter gjelder egne logistikkbetingelser som følger vedlagt denne avtale Selger skal sikre leveranser til Kjøper ved god og kontinuerlig oppfølging av bestillinger og leveranser. Leveringsgraden skal være 96 %. 23 MOTTAK/LEVERING 23.1 For levering til Helse Sør-Østs Forsyningssenter gjelder egne logistikkbetingelser som følger vedlagt denne avtale Levering før avtalt leveringstid skjer for Selgers risiko og regning med mindre Kjøper skriftlig har samtykket til slik levering Dersom Selger har grunn til å tro at avtalt leveringstid ikke kan overholdes, skal han straks skriftlig varsle Kjøper. Varselet skal oppgi begrunnelse for forsinkelsen og antatt varighet, samt forslag til tiltak for å begrense forsinkelsen. Selger skal dekke egne kostnader som påløper for å begrense forsinkelsen, med mindre denne skyldes Kjøpers forhold. Selger er ansvarlig for tap som Kjøper lider, som følge av forsinkelsen, med mindre forsinkelsen skyldes forhold på Kjøpers side Dersom relevant for Leveransen skal Selger sammen med varen(e) levere siste ajourførte utgave av brukermanual, instruksjoner for drift og vedlikehold, produktdatablad eller annen dokumentasjon som måtte være avtalt og spesifisert i bestillingen. Dokumentasjonen skal være skrevet på norsk hvis ikke annet er avtalt Alle leveranser skal følges av nødvendig dokumentasjon slik som fraktbrev og pakkseddel. Ved levering skal Selger påse at representant for Kjøper signerer for mottak av forsendelsen Pakkseddel skal følge med hver forsendelse, og inneholde følgende opplysninger: - Selgerens navn og adresse - Selgerens varebeskrivelse og antall - Kjøperens navn - Kjøperens bestillingsnummer hvis anført - Kjøperens vareadresse - Kjøperens artikkelnummer, hvis anført - Antall kolli - Dato for ekspedering - Signatur for ansvarlig ekspeditør - Dokumentene skal være skrevet på norsk dersom ikke annet er avtalt. Side 9 av 13

10 23.7 Kjøper er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at Leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom Leveransen eller deler av den har en vesentlig mangel, har Kjøper rett til å avvise hele eller den mangelfulle del av Leveransen. I slike tilfeller må Selger få beskjed omgående. For den avviste del, anses levering som ikke skjedd Leveranser med manglende kvalitet, skal erstattes omgående med ekstraordinære tiltak og kostnadsfritt for Kjøper Ved retur av varer skal returordre fra Kjøpers ordresystem følge returen dersom dette er mulig Dersom Kjøper ikke kan motta den bestilte varen til avtalt tid, skal Kjøper umiddelbart underrette Selger skriftlig med beskjed om hvordan Selger skal forholde seg. Kjøper betaler den bestilte vare slik opprinnelig forutsatt og dekker for øvrig de merkostnader Selger måtte ha som følge av slik forsinkelse, dersom Selger har gått frem på en rimelig måte. 24 MISLIGHOLD 24.1 Leveringsforsinkelse og mangler ved avtaleproduktene regnes som mislighold fra Selgers side. Det regnes også som mislighold at Selgers service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene Vesentlig mislighold fra Selgers side gir Kjøper rett til hel eller delvis heving av kontrakten med umiddelbar virkning. Ved vesentlig mislighold kan Kjøper motsette seg Selgers tilbud om utbedring. 25 MANGLER 25.1 I tilfeller av mangel må Kjøper gi Selger informasjon om mangelen innen rimelig tid etter at mangelen ble oppdaget Mangel foreligger dersom Leveransen ikke er kvalitativt eller kvantitativt i henhold til rammeavtalen Dersom det foreligger mangel ved Leveransen, kan Kjøper holde kjøpesummen tilbake, kreve retting, omlevering eller prisavslag. Kjøper kan motsette seg utbedring dersom utbedring vil innebære en uforholdsmessig ulempe for ham. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for Kjøper Kjøper kan kreve erstattet det tap han lider som følge av mangelen. Slik erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Selger eller noen han svarer for har opptrådt grovt uaktsomt eller forsettelig. 26 FORSINKELSE 26.1 Forsinkelse foreligger dersom Selger ikke leverer til avtalt tid eller på avtalt sted, med mindre forsinkelsen skyldes forhold hos Kjøper Ved forsinkelse, eller antatt forsinkelse, skal Selger uten ugrunnet opphold gi Kjøper skriftlig melding om dette. Meldingen skal oppgi årsaken til forsinkelsen, samt når Leveransen vil bli utført. Side 10 av 13

11 27 DAGBOT VED FORSINKELSE 27.1 For leveranser til Helse Sør-Østs Forsyningssenter gjelder egne regler for avvikshåndtering i henhold til vedlagte logistikkbetingelser Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfelle forsinkelse dagbot med 1 % av det totale vederlag i den aktuelle bestilling, eksklusiv merverdiavgift, pr. kalenderdag inntil avtalemessig levering finner sted. Samlet dagbot skal minimum utgjøre kroner 500 pr. dag og ikke overstige 15 % av det totale vederlag i den aktuelle bestilling Dagbot påløper uten hensyn til lidt tap Skyldes forsinkelsen at Selger eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett, kan Kunden, i stedet for dagbot, kreve erstattet det tap han lider som følge av forsinkelsen. 28 AVTALEFORLENGELSE 28.1 Avtaleperioden framgår av avtalens forside Kjøper har rett til å forlenge eksisterende avtale med inntil to (2) år med ett (1) år om gangen. Kjøper må skriftlig gi melding til Selger om at avtalt opsjon blir utløst Etter endt avtaleperiode opphører avtalen uten oppsigelse Kjøper har en ensidig rett til å beslutte prolongering, på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Kjøper kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene som en forutsetning for å utløse opsjonen. Selgeren vil kunne velge å motsette seg dette, men ikke en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i kontrakten. 29 OPPSIGELSE 29.1 Avtalen er uoppsigelig for Selger de første tolv (12) måneder Etter de første tolv (12) måneder har avtalen en gjensidig oppsigelsestid på tre (3) måneder Dersom det i avtaleperioden utvikles ny teknologi eller nye produkter fra andre leverandører som gir Kjøper mulighet for å oppnå vesentlig forbedrede resultater og/eller rutiner, forbeholder Kjøper seg retten til å si opp avtalen for gjeldende produkt/produktgruppe Dersom Kjøper erfarer at kvaliteten på Selgers produkt/produktgruppe ikke er tilfredsstillende, forbeholder Kjøper seg retten til å si opp avtalen for gjeldende produkt/produktgruppe. Oppsigelsestiden er tre (3) måneder Oppsigelse som følge av pkt og 29.4 skal fra Kjøpers side begrunnes skriftlig og skje med minst tre (3) måneders varsel. Eventuelle resterende produkter i avtalen skal ikke prisjusteres som følge av at eventuelle produkter faller ut fra avtalen. Side 11 av 13

12 30 BETALINGSVILKÅR 30.1 For Helse Sør-Østs Forsyningssenter gjelder egne betalingsvilkår som følger av logistikkbetingelsene vedlagt denne avtale Betaling skal skje 30 dager etter at kontraktmessig levering har funnet sted, og korrekt faktura er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt Fakturering skal gjøres elektronisk i tråd med statens fastsatte standardformat (EHF). Tilsvarende gjelder for eventuelle purringer og kreditnotaer Selgers fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kjøper. Alle fakturaer skal være påført Kjøpers bestillingsnummer (rekvisisjonsnummer), eventuelt andre referanser som Kjøper krever, og klart angi hva beløpet gjelder. Delfaktura godtas ikke med mindre dette er særskilt avtalt. Unntak fra dette er ved bruk av efaktura Betaling innebærer ingen godkjennelse av Leveransen Ved forsinket betaling kan Selger kreve forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven (lov av 17. desember 1976 nr. 100) Behandlingsgebyr, faktureringsgebyr og lignende fra Selgers side aksepteres ikke. 31 TAUSHETSPLIKT 31.1 Partene har taushetsplikt etter forvaltningsloven (Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker) 13 flg. Hver part skal bl.a. sørge for at andre ikke får kjennskap til opplysninger som fremkommer om andres forretningsmessige eller personlige forhold. Dette skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for gjennomføringen av oppdraget. Dersom Leveransen innebærer elementer av tjenesteyting skal taushetserklæring signeres før Selger får adkomst til Kjøpers lokaler. 32 MARKEDSFØRING 32.1 Selger må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Kjøper dersom Selger for reklameformål eller på annen måte ønsker å utgi informasjon om avtaleforholdet eller benytte Kjøpers navn og logo. 33 LOVVALG OG TVISTELØSNING 33.1 Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen reguleres i sin helhet av norsk rett Dersom det oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkninger av avtalen skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem skal saken avgjøres ved de ordinære domstoler, med mindre partene er enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftbehandlingen For voldgiftrettens oppnevnelse og saksbehandling for øvrig gjelder bestemmelsene i voldgiftsloven (lov av 14. mai 2004 nr 25). Side 12 av 13

13 33.4 I tilfelle søksmål eller voldgift vedrørende avtalen, skal Kjøpers alminnelige verneting legges til grunn. Side 13 av 13

14 Bilag 3 Oversikt over kjøpende virksomheter Helse Sør-Øst RHF eier 10 underliggende datterselskap - helseforetak. Disse er: Akershus universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Vestre Viken HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet sykehus HF Sykehusapotekene HF 1

15 Bilag 4 Krav til etisk handel Etiske krav - kontraktsvilkår Våre leverandører skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Varer som leveres til Helse Sør- Øst skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonal lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter leverandør å påse at underleverandører etterlever samme krav. 1. ANSATTES RETTIGHETER ILOs kjernekonvensjoner Leverandøren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til og avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111) 1

16 Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. Bestemmelser i nasjonal lovgivning: Leverandøren plikter å påse at arbeidsretten og arbeidslovgivningen etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr at lover og reguleringer knyttet til: 1)lønns- og arbeidstidsbestemmelser; 2) helse, miljø og sikkerhet; 3) regulære ansettelser; 4) brutal behandling; og 5) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger skal etterleves. 2. OPPFØLGING Leverandør skal påse at ansattes rettigheter i punkt 1 etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. På oppfordring fra Helse Sør- Øst skal dette dokumenteres ved: Egenrapportering og / eller Oppfølgingssamtaler og /eller En uavhengig parts kontroll av arbeidsforholdene 1 og / eller 3.partssertifisering som SA8000 eller tilsvarende 3. BRUDD Brudd på punkt 1 og 2 innebærer kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som Helse Sør- Øst bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten Helse Sør- Øst bestemmer. Manglende utbedring er å anse som et vesentlig mislighold og oppdragsgiver vil kunne heve kontrakten. 1 Oppdragsgiver, eller den oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre annonserte, semi-annonserte eller uannonserte kontroller hos en eller flere aktører i leverandørkjeden i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandør(er). Kontaktopplysninger behandles konfidensielt. 2

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27 Instruks for utfylling Statistikken som er innlevert skal automatisk leses inn i vår statistikkbase, og det er derfor viktig at denne instruksen følges detaljert for å unngå manuell avviksoppfølging. Statistikk skal leveres på dette regnearkformatet. Merk at vi ønsker en transaksjonslogg over alle faktura- og kreditnotaer - på linjenivå. Delsummer, pivottabeller, pdf-filer eller tilsvarende alternative løsninger aksepteres ikke. Endelig regneark MÅ inneholde arkfanen "Statistikk" Dokumentet lagres med følgende navn:[siste dato i perioden][mellomrom][leverandørnavn].xls. Dato formateres som ÅÅÅÅMMDD Eksempel: " Helseprodukter.xls". Filen sendes som et vedlegg til e-post til statistikk@sykehuspartner.no. Kolonne Dataformat Obligatorisk? Kommentar Kjøpers org.nr Heltall Obligatorisk Kun organisasjonsnummer oppgitt i arkfanen "Org.nr" kan benyttes. Dette betyr sannsynligvis at leverandør må konvertere en eller flere kundereskontro til korrekt org.nummer. Postnr Heltall Obligatorisk Leveringsadressens postnummer. 4 siffer Fakturadato Dato Obligatorisk Fakturadato (evt kreditnotadato). Format: DD.MM.ÅÅÅÅ Fakturanr Tekst Obligatorisk Fakturanummer (evt kreditnotanummer) Artikkelnr Tekst Obligatorisk Leverandørens artikkelnummer Artikkelnavn Tekst Obligatorisk Leverandørens artikkelnavn Antall solgte salgsenheter Desimal Obligatorisk Antall artikler på den aktuelle fakturalinjen (evt kreditnotalinjen) Salgsenhet Tekst Obligatorisk Aktuell enhetsstørrelse. Kun enheter oppgitt i arkfanen "Enheter" kan benyttes. Dette er de samme enhetene som tillates i varekatalogen på den offentlige markedsplassen. Pris per salgsenhet Desimal Obligatorisk Fakturert enhetspris, etter eventuelle rabatt(er) er fratrukket, eks. mva. Pris skal oppgis i NOK. Kan ikke være ett negativt tall. Ved evt kreditt, må antall være negativt Totalbeløp Desimal Obligatorisk Totalbeløp = Antall solgte salgsenheter x pris per enhet etter eventuelle rabatt(er) er fratrukket, eks. mva. skal oppgis i NOK. Antall me pr salgsenhet Desimal Obligatorisk Antall minste enhet i fakturert forpakning. (eks: EA = 1, PK = X antall EA) UNSPSC Heltall Obligatorisk For artikler på varekatalog over ehandel.no er UNSPSC (versjon ) et obligatorisk krav. Se for gyldige koder (8-sifret kode ønskes). Avtalenr Heltall Obligatorisk Fyll inn avtalenummer skal brukes hvis artikkel ikke er på avtale skal brukes hvis artikkel er på en lokal avtale med et helseforetak. - For avtaler uten nummer (kun tekst): Kontakt Sykehuspartner for å få tildelt et nummer statistikk@sykehuspartner.no Lokalt avtalenr Heltall Obligatorisk Fyll inn det lokale avtalenummeret. (dersom aktuell) Kategori Tekst Ønskelig Leverandørens varekategori Bilag 6 - Salgstatistikkmal Instruks Side 1 av 1

28 Norkat Instruks Sykehuspartner/Helse Sør-Øst RHF Leverandører Norkat instruks leverandører v 2.0.docx

29

30 Innholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORHOLD Bakgrunn Målsetning Omfang Helse Sør-Øst sortimentsstyring Datavarehus - Sykehuspartner Oppdatering av Norkat instruks Informasjonsmøter KATALOG OG TEKNISK INFORMASJON Generelt Katalog innhold og beskrivelse Overordnet flyt av varedata Norkat FS katalog Flytskjema Beskrivelse Oppdateringsplan Norkat FS katalog Generelt Bølger (Kvartalsvis) Oppdateringer hver uke Ekstra oppdateringer Differanserapporter Logistikkalternativ Generelt Lagervarer Skaffevarer Direktevarer Tilgang for helseforetak: Bulk Ja / Bulk Nei Aktivering av nye artikler... 9 Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 2

31 2.6.1 Generelt Lagervarer Forhåndsordre/reservering av varer Deaktivering av artikler Generelt Øyeblikkelig deaktivering Planlagt deaktivering retur Planlagt deaktivering - sluttselges Midlertidig deaktivering Endring av artikkelinformasjon Generelt Unntak Endring av artikkelinformasjon - gjennomføring Endring fra lagervare til skaffevare Endring fra skaffevare til lagervare Erstatningsvarer Generelt Erstatningsvarer alternative leveranseløsninger Godkjennelse av erstatningsvare Norkat FS katalog Retur restbeholdninger - erstatningsvarer HSØ-FS - erstatningsvarer Ekstraordinært tiltak - direkteleveranser Priser & betingelser Generelt Prisoppdatering Kampanjepriser Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 3

32 2.11 Sterile artikler Beredskapsvarer LEVERANDØR Generelt Ny leverandør Endringer i Norkat FS katalog HSØ-FS Kontrollstasjon - lagervarer IBX laste og kontroll av katalog Laste katalog Teknisk validering av katalog Sykehuspartner kontroll av katalog Artikler på gyldig avtale Priser Prisjusteringer Logistikkinformasjon Felleskatalog Leverandør kontroll av katalog Vareinformasjon Forhåndsordre / innkjøpsordre Norkat oppdateringsplan Datavarehus - Sykehuspartner Generelt Innrapportering av salgsstatistikk til Helse Sør-Øst RHF Frister for innrapportering Instruks for utfylling av salgsrapport VEDLEGG 1: OPPDATERINGSPLANER VEDLEGG 2: KONTAKTLISTE HSØ-FS, SYKEHUSPARTNER OG IBX VEDLEGG 3: TEKNISKE BESKRIVELSER Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 4

33 1 GENERELLE FORHOLD 1.1 Bakgrunn Norkat FS katalog er Helse Sør-Øst RHF sin produktkatalog for alle artikler som logistikkhåndteres av Helse Sør-Øst Forsyningssenter (HSØ-FS). Drift og vedlikehold av katalogen utføres av Sykehuspartner. Norkat FS katalog inneholder komplett artikkelinformasjon og avtalepriser inngått mellom leverandør og Helse Sør-Øst RHF. Logistikkoperatør som drifter HSØ-FS på vegne av Helse Sør-Øst RHF benytter Norkat FS katalog for innkjøp av artikler til HSØ-FS og salg av artikler til helseforetakene. Helseforetak i Helse Sør-Øst RHF benytter Norkat FS katalog for innkjøp av artikler fra HSØ- FS. 1.2 Målsetning Målsetningen med Norkat instruksen er å forenkle og standardisere arbeidsprosessene rundt Norkat FS katalog for alle involverte parter. 1.3 Omfang Norkat instruksen regulerer alle forhold rundt validering, oppdatering og vedlikehold av Norkat FS katalog. Norkat instruksen gjelder alle artikler som logistikkhåndteres via HSØ-FS, samt artikler som er registrert som direktevarer. Det er kun artikler med en gyldig leverandøravtale som kan gjøres tilgjengelig i Norkat FS katalog. Artikler levert inn av leverandører uten avtale vil bli lagret i databasen, men ikke gjort tilgjengelig for andre involverte parter. Norkat instruksen gjelder for Leverandører til HSØ-FS, helseforetak som kjøper varer fra HSØ- FS, logistikkoperatør som drifter HSØ-FS på vegne av Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner. Leverandør må ha avtale med HINAS, Helse Sør-Øst RHF eller lokalt med et eller flere helseforetak i Helse Sør-Øst RHF på artikler/produktgrupper som er registrert i Norkat FS katalog. Norkat instruksen følger og henviser til Samhandlingsavtale_Helse Sør-Øst Norkat instruksen er delt inn i 6 seksjoner. Del 1-2 og vedleggene gjelder for alle involverte parter og beskriver generelle krav samt rutiner rundt oppdatering og vedlikehold av Norkat FS katalog. Del 3-6 er særskilte krav og rutiner for den enkelte part. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 5

34 1.4 Helse Sør-Øst sortimentsstyring Sykehuspartner beslutter i samarbeid med helseforetak, leverandører og de regionale produktråd hvilke artikler som skal inngå i Norkat FS katalog. Produktrådene består i hovedsak av spesialsykepleiere og ledere innenfor ulike fagområder. Medlemmer er oppnevnt av helseforetak. Produktrådene bidrar til utarbeidelse av kravspesifikasjoner og er involvert i tilpasninger av varesortimentet basert på brukernes tilbakemeldinger. 1.5 Datavarehus - Sykehuspartner Datavarehuset er en rapportmodul som driftes av Sykehuspartner på vegne av Helse Sør-Øst RHF. Datavarehuset inneholder all informasjon om kjøp og salg av alle artikler i Helse Sør-Øst RHF. Leverandør er forpliktet til å levere statistikk på solgte produkter til Helse Sør-Øst. Rapportering skal skje kvartalsvis, senest 15 virkedager etter utløpt kvartal. Logistikkoperatør skal levere avtalt informasjon til datavarehuset hver måned. Frist for opplasting er den 8. i påfølgende måned. Informasjonen relatert til den enkelte part (leverandør og helseforetak) vil bli tilgjengeliggjort for nedlastning når data godkjent innlest, innen den 20. i påfølgende måned. Se det enkelte underpunkt for mer detaljer. 1.6 Oppdatering av Norkat instruks Norkat instruksen vil bli oppdatert med nye versjoner etter behov. Nye versjoner vil bli sendt involverte parter minimum 4 uker før eventuelle endringer trer i kraft. 1.7 Informasjonsmøter Sykehuspartner skal årlig avholde felles informasjons- og erfaringsmøter med involverte parter. Her skal det informeres om fremtidsplaner, utvikling, krav og rapportering, samt partene kan utveksle erfaringer og beslutte endringer. Se Vedlegg 2 for kontaktliste HSØ-FS, Sykehuspartner og IBX. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 6

35 2 KATALOG OG TEKNISK INFORMASJON 2.1 Generelt Sykehuspartner og IBX samarbeider om teknisk oppdatering og vedlikehold av Norkat FS katalog. Leverandør skal i utgangspunktet forholde seg til IBX vedrørende Norkat FS katalog, og det vil unntaksvis være behov for direktekontakt mellom leverandør og Sykehuspartner. 2.2 Katalog innhold og beskrivelse Leverandør, helseforetak, logistikkoperatør, IBX og Sykehuspartner skal følge avtalt standard for utfylling og vedlikehold av Norkat FS katalog. Utfyllende informasjon finnes på levererandørens Portal. Vedlegg 3 Tenisk beskrivelse_5.0.xlsx. 2.3 Overordnet flyt av varedata Norkat FS katalog Flytskjema Leverandør IBX Helseforetak Sykehuspartner Logistikkoperatør Leverer artikler til FS Kontrollst. Laster inn katalog Validerer teknisk Laster og validerer katalog Laster inn katalog Validerer funksjonelt Sjekker priser og avtale Kontroll lokale avtaler Overføres via FTP server Godkjent Avvist/reject hele filen Avvist enkelte artikler Etablerer felleskatalog Godkjent Norkat FS katalog Laster katalog Beskrivelse Artikler til Norkat FS katalog skal på forhånd være godkjent av Sykehuspartner, samt være godkjent av HSØ-FS Kontrollstasjon for nye artikler. Leverandør utarbeider en komplett katalog med artikler som er på gyldig avtale med enten HINAS, Helse Sør-Øst RHF eller helseforetak i Helse Sør-Øst RHF. Leverandør laster en katalog pr. kunde. Katalogen lastes opp til IBX iht. oppdateringsplan Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 7

36 IBX gjennomfører en teknisk og en funksjonell validering av katalogen på utvalgte kontrollpunkter som er avtalt med Sykehuspartner. Er det feil i katalogen blir denne avvist og returnert til leverandør med informasjon om hva som er feil. Godkjente kataloger overføres Sykehuspartner som utfører egen validering og fletter inn logistikkinformasjon innhentet på HSØ-FS Kontrollstasjon. Er det feil i katalogen, som skyldes leverandør, blir de artiklene det gjelder avvist og returnert til leverandør. Ved store feil og/eler mangler blir hele katalogen avvist. Leverandør må da oppdatere katalogen og laste denne på nytt hos IBX. Sykehuspartner lagrer godkjente kataloger frem til planlagt oppdateringstidspunkt. Godkjente kataloger eksporteres til logistikkoperatør, IBX og helseforetak. Kataloger blir gyldig for alle involverte parter fra ett avtalt tidspunkt, se vedlegg Oppdateringsplan Norkat FS katalog Generelt Sykehuspartner er ansvarlig for å utarbeide og styre oppdateringsplanene. Oppdateringsplanene må følges av alle involverte parter for at de forskjellige systemer hos leverandør, logistikkoperatør, Sykehuspartner og helseforetak skal være synkroniserte i forhold til vareinnhold og priser Bølger (Kvartalsvis) Sykehuspartner gjennomfører 4 bølger per år. Bølger er forbeholdt inn- og utfasing av sortiment eks. ved skifte av leverandører, prisjusteringer og større endringer av sortiment i Helse Sør-Øst RHF Oppdateringer hver uke Oppdateringer hver uke av Norkat FS katalog er forbeholdt feilretting, endring av eksisterende artikkelinformasjon, deaktivering av artikler, samt aktivering av erstatningsvarer Ekstra oppdateringer Sykehuspartner kan ved særskilte behov gjennomføre ekstraoppdateringer av Norkat FS katalog. Det må foreligge ekstraordinære grunner til denne type oppdatering, eks. inn- eller utfasing av sortiment som er kritisk for helseforetak. Ekstra oppdatering vil da inngå og bli gjennomført i forbindelse med en planlagt oppdatering hver uke. Antall ekstra oppdateringer skal begrenses både med hensyn til frekvens og til antall artikler som skal oppdateres, så langt som dette er mulig. Ekstra oppdateringer skal varsles til de involverte parter, min. 1 uke før planlagt gjennomføring. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 8

37 2.4.5 Differanserapporter Ved hver oppdatering (bølge, oppdatering hver uke og ekstra) vil Sykehuspartner sende ut en differanserapport som overordnet beskriver oppdateringen, samt gir nødvendig tilleggsinformasjon til partene. 2.5 Logistikkalternativ Generelt Norkat FS katalog inneholder 2 logistikkalternativer; lagervarer og skaffevarer (ref. Helse Sør-Øst Forsyningssenter, Logistikkbetingelser). Artikler på alle godkjente avtaler kan enten være lagerført eller være definert som skaffevarer. Sykehuspartner beslutter om en artikkel skal være lagervare eller skaffevarer. Dette besluttes i samarbeid med HSØ-FS innkjøpsavdeling og den enkelte leverandør, samt vil basere seg på forventet omsetning/omløp gjennom HSØ-FS Lagervarer Lagervarer er lagerført på HSØ-FS og kjøpes inn i bulk (større kvanta) av logistikkoperatør Skaffevarer Skaffevarer kjøpes inn først når ordre foreligger fra helseforetak. Varen crossdockes i HSØ-FS og leveres ut på første mulige forsendelse til helseforetak Direktevarer Direktevarer er artikler som leveres direkte fra leverandør til helseforetak. Artikler på avtale som ikke tilbys via HSØ-FS er merket direktevarer i Norkat. Disse inngår ikke i Norkat FS katalogen. Helseforetak har selv ansvaret for oppdatering og vedlikehold av direktevarer Tilgang for helseforetak: Bulk Ja / Bulk Nei Begrepet bulk ja/nei i kombinasjon med HF benyttes av Sykehuspartner for å tilgjengeliggjøre riktig vare/sortiment til riktig helseforetak. Bulk Ja tilsier at varen er tilgjengelig for alle helseforetak. Bulk Nei tilsier at varen kun er tilgjengelig for et eller flere helseforetak som velger å ha dette i sitt sortiment. 2.6 Aktivering av nye artikler Generelt Leverandør skal laste katalog til IBX på nye artikler Lagervarer Artikler som skal lagerføres på HSØ-FS må være levert til HSØ-FS Kontrollstasjon minimum 4-5 uker før planlagt aktivering av artikkelen (ref. Helse Sør-Øst Forsyningssenter, Logistikkbetingelser). Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 9

38 2.6.3 Forhåndsordre/reservering av varer HSØ-FS vil 2-3 uker før aktivering av ny artikkel som skal lagerføres, sende en forhåndsordre (reservasjon) til leverandør. Forhåndsordre er kun et estimat og er ikke en bindende innkjøpsordre. Leverandør kan bruke forhåndsordre til å planlegge første leveranse. Første innkjøpsordre fra HSØ-FS innkjøpsavdeling vil bli sendt leverandør ca. 1-2 uker før aktivering av nye artikler som skal lagerføres på HSØ-FS. 2.7 Deaktivering av artikler Generelt Sykehuspartner kan deaktivere artikler i Norkat FS katalog basert på tilbakemelding fra Helse Sør-Øst RHF, helseforetak, leverandør eller logistikkoperatør. Leverandør skal kontakte Sykehuspartner for å få godkjent deaktivering av artikler, før oppdatert katalog sendes via IBX. Artikler som blir deaktivert vil følge første oppdatering av Norkat FS katalog. Ved neste katalogoppdatering vil artikkelen være fjernet og eventuell restbeholdning på HSØ-FS vil bli returnert til leverandør Øyeblikkelig deaktivering Hvis det oppdages en feil ved artikkel vil Sykehuspartner og logistikkoperatør gjennomføre en øyeblikkelig deaktivering. Sykehuspartner og ansvarlig leverandør må sammen bli enige om erstatningsvare, enten fra ansvarlig leverandør eller annen valgt leverandør. Informasjon om erstatningsvare/ny artikkel skal sendes Sykehuspartner innen 5 virkedager. Hvis deaktivert artikkel er lagerført, vil restbeholdning bli returnert fra HSØ-FS for kreditering innen 10 virkedager. Artikkelen vil få Status 80 i Norkat FS katalog. Status 80 vil også benyttes ved feil som oppdages hos HSØ-FS Kontrollstasjon Planlagt deaktivering retur Planlagt deaktivering av artikler og lagerført beholdning returneres til leverandør. Sykehuspartner informerer logistikkoperatør om planlagt deaktivering av artikkelen fra planlagt dato. Logistikkoperatør planlegger stans av innkjøp og evt. retur av restbeholdning (hvis lagervare) til tidligere leverandør. Logistikkoperatør sender over beholdningsliste til leverandør og partene avtaler retur og kreditering. Logistikkoperatør planlegger og gjennomfører innkjøp av ny artikkel fra ny leverandør slik at nye artikler er lagerført når katalog blir oppdatert. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 10

39 Artikkelen som skal deaktiveres vil få Status 80 i Norkat FS katalog Planlagt deaktivering - sluttselges Planlagt deaktivering av artikler og lagerført beholdning sluttselges. Sykehuspartner informerer logistikkoperatør om planlagt deaktivering. Logistikkoperatør stanser innkjøp av utgående artikkel og sluttselger restbeholdning. Logistikkoperatør kjøper inn ny artikkel og legger denne på lager til riktig tidspunkt. Ved varsel om deaktivering sluttselges, skal logistikkoperatør gi tilbakemelding til Sykehuspartner om status varebeholdning på artikkel som skal deaktiveres sluttselges. Logistikkoperatør vil fortløpende informere om artiklene som skal deaktiveres/aktiveres. Hvis det blir endringer i ovennevnte uke pga. endring i salget, skal logistikkoperatør sende oppdatert tidsestimat senest innen onsdag kl iht. plan om oppdateringer hver uke. Artikkelen som skal deaktiveres vil få Status 50 i Norkat FS katalog Midlertidig deaktivering Midlertidig deaktivering benyttes når en leverandør ikke kan levere artikkelen i et definert tidsrom. Leverandør skal ved varemangel tilby erstatningsvare innen 5 virkedager, enten fra eget sortiment eller fra annen leverandør. Hvis dette er en lagerført artikkel vil logistikkoperatør kjøpe inn erstatningsartikkel frem til opprinnelig artikkel igjen kan leveres. Restbeholdning av artikler benyttet som erstatningsvarer vil bli returnert leverandør for kreditering. Midlertidig deaktivering kan kun benyttes når opprinnelig artikkel og erstatningsvare kan leveres i samme pakningsformat (salgsenheter). Artikkelen som skal midlertidig deaktiveres vil få Status 15 i Norkat FS katalog. Informasjon om midlertidige erstatninger vil ikke fremkomme av Norkat FS katalogen til helseforetakene. For å begrense antall endringer. Opplysningen om konvertering vil logistikkoperatør føre på pakkseddelen. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 11

40 2.8 Endring av artikkelinformasjon Generelt Artikkelinformasjon kan endres ved oppdatering av Norkat FS katalog Unntak Unntak er vesentlige endringer som kan kreve at artikkelen blir aktivert som ny artikkel i Norkat FS katalog. Vesentlige endringer kan være (eksempel): Den fysiske varen er endret (design, funksjonalitet) Endret/nytt varenummer fra leverandør Vesentlig endring av varetekster Endringer av UNSPSC Nye pakningsformater (salgsenheter) Endring av artikkelinformasjon - gjennomføring Sykehuspartner og logistikkoperatør beslutter i samarbeid om artikkelinformasjon artikkelen må bli aktivert som ny artikkel (se eget avsnitt) eller kan endres. Hvis partene beslutter å endre artikkelinformasjonen, gjelder følgende tidsplan: Varsling fra Sykehuspartner til logistikkoperatør 2 uker før planlagt gjennomføring Enighet og fastsettelse av plan for gjennomføring 1 uke før planlagt gjennomføring Endring av artikkelinformasjon gjennomføres i en planlagt oppdatering hver uke. Endring av artikkelinformasjon kan medføre stans i innkjøp og salg av gjeldende artikler i en avtalt tidsperiode (inntil 2 virkedager), da logistikkoperatør må oppdatere og endre artikkelinformasjon i egne systemer, samt utføre varetelling og evt. ompakking av gjeldende artikler på HSØ-FS. Sykehuspartner må på forhånd varsle involverte parter slik at nødvendige forberedelser kan planlegges av leverandør (holde igjen leveranser) og helseforetak (kjøp inn ekstra med varer før omlegging) Endring fra lagervare til skaffevare Ved endring av en artikkel fra lagervare til skaffevare vil HSØ-FS sluttselge artikkelen. Ved større varebeholdning vil HSØ-FS returnere restbeholdningen Endring fra skaffevare til lagervare Ved endring av en artikkel fra skaffevare til lagervare må punkt 2.6 Aktivering av nye artikler følges. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 12

41 2.9 Erstatningsvarer Generelt Leverandør plikter å levere erstatningsvarer til HSØ-FS hvis ikke opprinnelige artikkel kan leveres innenfor avtalt leveringstid (ref. leverandøravtale). En erstatningsvare skal være av tilsvarende eller bedre kvalitet og skal leveres til samme eller lavere pris. En erstatningsvare tilbys som en midlertidig løsning frem til opprinnelig artikkel igjen kan leveres av leverandør. Eventuelt utskiftning av større deler av sortiment tilbudt i anbud (såkalt anbudssortiment) er ikke å betrakte som en del av rutinen rundt erstatningsvarer. Hvis en leverandør ikke kan levere tilbudte artikler på større deler av sortimentet som er avtalt, vil Sykehuspartner vurdere om dette er brudd på gjeldende leverandøravtale Erstatningsvarer alternative leveranseløsninger Sykehuspartner og leverandør skal sammen vurdere 3 alternativer i forbindelse med erstatningsvarer: Erstatningsvare fra samme leverandør Leverandør har en annen artikkel i eget sortiment som kan tilfredsstille kravene til erstatningsvare. Informasjon til Norkat må oversendes innen 2 virkedager og erstatningsvarer må leveres HSØ-FS innen 5 virkedager Erstatningsvare fra annen leverandør Leverandør sørger for å kjøpe inn og håndterer selv en annen artikkel fra annen leverandør. Informasjon til Norkat må oversendes innen 2 virkedager og erstatningsvarer må leveres HSØ-FS innen 5 virkedager Erstatningsvare fra annen leverandør - HSØ-FS Sykehuspartner og HSØ-FS beslutter innkjøp av annen artikkel direkte fra annen leverandør. Dette vil bli utført automatisk hvis ikke leverandør tilfredsstiller kravene i pkt og Sykehuspartner vil sørge for at HSØ-FS fakturerer merkostnadene med denne løsningen til ansvarlig leverandør Godkjennelse av erstatningsvare En erstatningsvare skal alltid godkjennes av Sykehuspartner før denne tilbys HSØ-FS Norkat FS katalog En erstatningsvare skal være registrert i Norkat FS katalog. Leverandør må da alltid levere oppdatert varekatalog gjennom IBX ved aktivering av erstatningsvare. Aktivering av erstatningsvare kan gjøres i forbindelse med oppdateringer hver uke av Norkat FS katalog. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 13

42 Hvis leverandør ønsker å levere en annen artikkel med samme funksjon, men med høyere kvalitet og pris, kan evt. prisnedjustering av erstatningsvaren utføres i forbindelse med den oppdateringen hver uke av Norkat FS katalog Retur restbeholdninger - erstatningsvarer Erstatningsvarer som blir lagerført på HSØ-FS vil først bli forsøkt sluttsolgt. Hvis artikkelen ikke blir etterspurt vil den bli deaktivert og resterende lagerbeholdning returnert leverandør for kredit, når opprinnelig artikkel igjen kan leveres fra leverandør HSØ-FS - erstatningsvarer HSØ-FS vil automatisk levere godkjente erstatningsvarer til helseforetak når artikkelinformasjonen er tilgjengelig i Norkat FS katalog. Ved elektroniske bestillinger og ordrebekreftelser vil HSØ-FS sørge for at erstatningsvaren blir påført ordrebekreftelse og faktura til helseforetak. Frem til ny teknisk løsning som kan håndtere erstatningsvare er utarbeidet av IBX, kan HSØ-FS tilby oppdaterte ordrebekreftelser via mail. Ved manuelle bestillinger og ordrebekreftelser vil HSØ-FS kundeservice kontakte kjøpende helseforetak og sørge for at opprinnelige ordrelinje blir slettet og erstattet med ny ordrelinje med erstatningsvaren. Erstatningsvaren vil bli ordrebekreftet og fakturert til helseforetak Ekstraordinært tiltak - direkteleveranser Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner beslutter ekstraordinært tiltak direkteleveranser. Partene kan i spesielle tilfeller iverksette ekstraordinære tiltak og herav avtale midlertidig leveranse av artikler direkte fra leverandør til helseforetak. Spesielle situasjoner kan være store forsinkelser, kritiske artikler som må leveres helseforetak så raskt som mulig, artikler hos helseforetak har en kvalitetsfeil og må skiftes ut med nye artikler, etc. Ekstra kostnadene med direkteleveranser dekkes av den part som er ansvarlig for forsinkelse, feil eller mangel. Partene avtaler dette skriftlig på forhånd før direkteleveranser iverksettes. Artikler som direkteleveres kan i en kortere periode (1-2 uker) unntas registrering i Norkat FS katalog. Leverandør skal i ettertid rapportere alle direkteleveranser til Sykehuspartner. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 14

43 2.10 Priser & betingelser Generelt Katalogen fra leverandør skal inneholde priser og betingelser definert i avtalen(e) mellom partene. Er artikkelen definert på flere avtaler skal den laveste prisen fra leverandør benyttes i katalogen Prisoppdatering Eventuelle prisendringer i avtaleperioden er definert i avtalen mellom partene. Ved prisendringer skal dette gjennomføres i forbindelse med en bølgeoppdatering. Prisoppdageringer må på forhånd godkjennes og unntak fra dette må avtales med Sykehuspartner Kampanjepriser Kampanjepriser skal i sin helhet håndteres mellom leverandør og logistikkoperatør. Dersom leverandører i avtaleperioden tilbyr kampanjepriser som er lavere enn avtalepris, skal leverandør alltid fakturere kampanjepris ovenfor HSØ-RHF. Priser i Norkat FS katalog vil ikke bli oppdatert for kortere tidsrom (eks. i en kampanjeperiode). Når HSØ-FS sender innkjøpsordrer med avtalepriser skal leverandør sende ordrebekreftelse og faktura med kampanjepriser, såfremt disse er lavere enn avtalepris. Er det særskilte forhold knyttet til kampanjen (eks. volumkjøp) så må dette avtales særskilt mellom HSØ-FS og leverandør. HSØ-FS står fritt til å avslå kampanjetilbud hvis ikke dette er forenlig med den operative logistikken. Eksempler; bundling av artikler, artikler med andre pakningsformater enn avtalt, større volum som ikke er omsettelig gjennom HSØ-FS innenfor normal omløpsperiode, etc Sterile artikler Helse Sør-Øst RHF følger det interne regelverket for håndtering av sterile artikler. Sterile artikler har Kode S i Norkat FS katalog. Sterile artikler som skal lagerføres på HSØ-FS eller som sendes via HSØ-FS som skaffevarer, skal leveres i 3. lags transportforpakning. Unntak til 3. lags transportforpakninger er sterile varer hvor leverandørene kan bekrefte at varen leveres i henhold til produsentens krav. En signert bekreftelse skal oversendes til Norkat. Disse vil bli merket i Norkat som 2. lags. Informasjonen vil bli oversendt til HSØ-FS, som sikrer at varene kun oppbevares på grovlager og ytteremballasjen ikke brytes. Dersom leverandøren ikke kan bekrefte dette, avvises varen. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 15

44 2.12 Beredskapsvarer Artikler som er definert som beredskapsvarer i Helse Sør-Øst RHF er merket i egen kolonne i Norkat FS katalog. HSØ-FS er pålagt særskilte bestemmelser vedrørende beredskapsvarer og kravet til servicegrad er 100 % i en normal driftssituasjon. Leverandør skal også påse at beredskapsvarer til enhver tid er tilgjengelige i eget forsyningssystem for leveranse til HSØ-FS. Særskilte avtaler og ordninger (eks. bufferlager hos leverandør) kan ved behov etableres mellom HSØ-FS og leverandør. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 16

45 3 LEVERANDØR 3.1 Generelt Leverandør skal laste ned kataloger med artikler til IBX. Kun artikler på gyldig avtale med HINAS, Helse Sør-Øst RHF eller helseforetak kan lastes i Norkat FS katalog. Leverandør må følge denne instruks inkl. vedlegg for å få godkjent artikler i Norkat FS katalog. 3.2 Ny leverandør Sykehuspartner vil ved registrering av ny avtale opprette nye leverandører i HSØ sin Innkjøpsportal. Leverandøren vil etter kort tid få tilsendt informasjon om egen innlogging til portalen. Etter tilsendt brukernavn og passord, må leverandøren sørge for å registrere alle obligatoriske felter, som HSØ skal bruke i kontakt med IBX og HSØ-FS. Alle Helseforetakene vil ha tilgang til informasjonen og bruke denne ved registrering av ny leverandør i sine systemer. 3.3 Endringer i Norkat FS katalog Leverandør skal i samarbeid med Sykehuspartner informere om behov for endringer og oppdateringer til Norkat FS katalog. Endringer skal godkjennes av Sykehuspartner, før artiklene kan lastes i katalog til IBX. 3.4 HSØ-FS Kontrollstasjon - lagervarer Alle nye artikler som skal lagerføres på HSØ-FS skal gjennom HSØ-FS Kontrollstasjon før artikkel blir godkjent i Norkat FS katalog (ref. Helse Sør-Øst Forsyningssenter, Logistikkbetingelser). Dette gjelder også midlertidige erstatninger og eksisterende artikler som får nytt artikkelnummer etter endringer på forpakninger. Logistikkoperatør vil sørge for registrering og oversendelse av logistikkinformasjon (eks. vekt, volum, mål, kontroll av pakningsformater etc.) til Sykehuspartner som sørger for at denne informasjonen registreres i Norkat FS katalog. 3.5 IBX laste og kontroll av katalog Laste katalog Leverandør skal følge IBX instrukser (se vedlegg 3) for utfylling og lasting av varekatalog Teknisk validering av katalog IBX vil foreta tekniske og funksjonelle valideringer av varekatalogen. Finner IBX feil ved varekatalogen vil hele katalogen bli returnert til leverandør for ny gjennomgang. Blir katalogen godkjent av IBX blir denne overført til Sykehuspartner for ny validering, samt sjekk av priser og avtaler. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 17

46 3.6 Sykehuspartner kontroll av katalog Artikler på gyldig avtale Sykehuspartner vil kontrollere om artiklene er på gyldig avtale. Er ikke artiklene på gyldig avtale og/eller ved tvil, vil aktuelle artikler blir returnert leverandør for oppdatering. Leverandør må laste oppdatert katalog via IBX Priser Sykehuspartner vil kontrollere om artiklene er priset i henhold til avtale. De artiklene som ikke har riktig pris vil blir returnert leverandør for oppdatering. Leverandør må laste oppdatert katalog via IBX Prisjusteringer Leverandør skal på forhånd varsle og få godkjent prisjusteringer hos Sykehuspartner. Er ikke prisjusteringene godkjent på forhånd vil artiklene med nye justerte priser bli avvist. Leverandør må laste oppdatert katalog via IBX Logistikkinformasjon Nye artikler vil ikke bli aktivert i Norkat FS katalog før logistikkinformasjon foreligger fra HSØ-FS Kontrollstasjon Felleskatalog Når katalogen er godkjent av Sykehuspartner blir den enkelte leverandørs katalog konsolidert til en felleskatalog og eksportert som Norkat FS katalog i henhold til oppdateringsplan (se vedlegg 1) til helseforetak og logistikkoperatør Leverandør kontroll av katalog Sykehuspartner vil sende oppdatert katalog til leverandør slik at denne kan kontrolleres av leverandør. Finner leverandør feil i katalogen, skal dette tilbakemeldes til Sykehuspartner og logistikkoperatør så raskt som mulig. Katalog vil bl.a. inneholde tilleggsinformasjon som for eksempel logistikkinformasjon, logistikkalternativ, steril artikkel, beredskapsvare m.m. 3.7 Vareinformasjon Leverandøren plikter å følge teknisk beskrivelse av varekatalog i vedlegg 3 i forbindelse med oppdatering og vedlikehold av Norkat FS katalog. 3.8 Forhåndsordre / innkjøpsordre Ved innfasing av nye artikler som lagervarer på HSØ-FS vil leverandør motta en forhåndsordre (ikke bindende reservasjon/prognose) min. 1-2 uker før artiklene blir bestilt ved ordinær innkjøpsordre. Etter at innkjøpsordre er mottatt skal leverandør levere nye artikler til HSØ-FS innen 3 virkedager (ref. Helse Sør-Øst Forsyningssenter, Logistikkbetingelser). Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 18

47 3.9 Norkat oppdateringsplan Det er viktig at leverandør overholder tidsfrister gitt av Sykehuspartner og er ute i god tid med oversendelse av varekataloger og artikler til HSØ-FS Kontrollstasjon. Dette for at eventuelle returer av varekataloger fra IBX og/eller Sykehuspartner til leverandør eller at artikler ikke blir godkjent av HSØ-FS Kontrollstasjon, ikke vil påvirke fastsatte datoer i oppdateringsplan Datavarehus - Sykehuspartner Generelt Sykehuspartner har ansvar for administrasjon av innrapportering av salgsstatistikk og drift av datavarehuset for Helse Sør-Øst RHF Innrapportering av salgsstatistikk til Helse Sør-Øst RHF Fristen for innrapportering er 10 virkedager etter utløp av hvert kvartal. Leverandør må etablere en rutine for produksjon og innsendelse av denne rapporten i henhold kvartalsvis rapporteringsfrekvens. Utsendt mal (Instruks for utfylling av salgsrapport) skal benyttes. Rapport skal leveres via leverandørens tilgang til portalen for offentlige anskaffelser For informasjon, ta kontakt med: statistikk@sykehuspartner.no Frister for innrapportering Frister for innrapportering sendes ut av Sykehuspartner en gang pr. år. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 19

48 Instruks for utfylling av salgsrapport Instruks for utfylling Statistikken som er innlevert skal automatisk leses inn i vår statistikkbase, og det er derfor viktig at denne instruksen følges detaljert for å unngå manuell avviksoppfølging. Statistikk skal leveres på dette regnearkformatet. Merk at vi ønsker en transaksjonslogg over alle faktura- og kreditnotaer - på linjenivå. Delsummer, pivottabeller, pdf-filer eller tilsvarende alternative løsninger aksepteres ikke. Endelig regneark skal kun inneholde arkfanen "Statistikk" - slett alle de andre arkfanene før oversending. Verken arkfanenavn eller kolonneoverskrifter skal endres, og celler skal ikke slås sammen (merges). Dokumentet lagres med følgende navn: [LeverandørID][Mellomrom][Siste dato i perioden][mellomrom][leverandørnavn].xls. Dato formateres som ÅÅÅÅMMDD Eksempel: " Helseprodukter.xls". Rapport skal leveres via leverandørens tilgang til portalen for offentlige anskaffelser Kolonne Dataformat Obligatorisk? Kommentar Leverandør-ID Heltall Obligatorisk Fyll inn korrekt leverandør-id for ditt firma. Se e-post/brev for korrekt ID. Kjøpers org.nr Heltall Obligatorisk Kun organisasjonsnumrene oppgitt i arkfanen "Org.nr" kan benyttes. Dette betyr sannsynligvis at leverandør må konvertere en eller flere kundereskontro til korrekt org.nr. Referanse Alfanumerisk Ønskelig Kjøpers bestillingsnummer/ Rekvisisjonnr/innkjøpsordrenr. Fakturadato Dato Obligatorisk Fakturadato (evt kreditnotadato). Format: DD.MM.ÅÅÅÅ Fakturanr Alfanumerisk Obligatorisk Fakturanr (evt kreditnotanr) Artikkelnr Alfanumerisk Obligatorisk Leverandørens artikkelnummer Artikkelbeskrivelse Tekst Obligatorisk Leverandørens artikkelbeskrivelse Antall Desimal Obligatorisk Enhet Tekst Obligatorisk Enhetspris Desimal Obligatorisk Totalbeløp Desimal Obligatorisk UNSPSC Heltall Obligatorisk Avtalenr Heltall Obligatorisk Antall artikler på den aktuelle fakturalinjen (evt kreditnotalinjen) Aktuell enhetsstørrelse. Kun enheter oppgitt i arkfanen "Enheter" kan benyttes. Dette er de samme enhetene som tillates i varekatalogen på den offentlige markedsplassen. Fakturert enhetspris, etter eventuelle rabatt(er) er fratrukket, eks. mva. Pris skal oppgis i NOK. Totalbeløp, etter eventuelle rabatt(er) er fratrukket, eks. mva. skal oppgis i NOK. For artikler på varekatalog over ehandel.no er UNSPSC (versjon )et obligatorisk krav. Se for gyldige koder (8-sifret kode ønskes). Fyll inn avtalenummer skal brukes hvis artikkel ikke er på avtale skal brukes hvis artikkel er på en lokal avtale med et helseforetak. - For avtaler uten nummer (kun tekst): Kontakt Sykehuspartner for å få tildelt et nummer statistikk@sykehuspartner.no Lokalt avtalenummer Heltall Obligatorisk (dersom aktuell) Fyll inn det lokale avtalenummeret. Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 20

49 VEDLEGG 1: OPPDATERINGSPLANER Oppdateringsplan Oppdateringer hver uke Ansvarlig Oppgaver Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Mandag HSØ Sortiment Avklare sortiment Innen kl. 12:00 Leverandør Laste katalog IBX Innen kl IBX Validering Innen kl IBX Eksport Sykehuspartner Innen kl Log. Operatør Oversende endringslogg Innen kl Sykehuspartner Validering Innen kl 16:00 Sykehuspartner Eksport HF Innen kl 16:00 Sykehuspartner Eksport Log. Operatør Innen kl 16:00 Log. Operatør Motta og kontrollere katalog Etter kl 16:00 Helseforetak Motta og kontrollere katalog Etter kl 16:00 Alle Oppdatert Norkat FS katalog Presis kl 08:00 Oppdateringer hver uke, unntatt: 2012, Uke nr: 14, 20, 26-30, 52 Uker nr måles i forhold til arbeidet som utføres fra tirsdag fredag. Nye artikler skal være kontrollert av logistikkoperatør kontrollstasjon før oppdatering i Norkat FS katalog. (Min. 1 uke før oppdatering). Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 21

50 VEDLEGG 2: KONTAKTLISTE HSØ-FS, SYKEHUSPARTNER OG IBX KONTAKTINFORMASJON HELSE SØR-ØST FORSYNINGSSENTER Tlf.: Mail: Katalog ansvarlig : johan.lindstrom@bringscm.com Innkjøpsavd. : Monica.Hogberg@bringscm.com KONTAKTINFORMASJON HELSE SØR-ØST FORSYNINGSSENTER Jimmy.Andersson@bringscm.com Gustav.Carlsson@bringscm.com Kundeservice : /25 hso.kundeservice@bringlogistics.no Kontrollstasjon : kontrollstasjon@bring.com Økonomiavd. : hso_suppl_inv@bringfrigoscandia.se Ordrebekreftelse : HSO_PO@bingscm.com KONTAKTINFORMASJON SYKEHUSPARTNER Tlf.: Mail: Priser & avtaler : avtaleforvaltning@sykehuspartner.no Statistikk : statistikk@sykehuspartner.no Mottak av filer : norkat@sykehuspartner.no WEB-Portal : portal@sykehuspartner.no KONTAKTINFORMASJON SYKEHUSPARTNER Ansvarlig : kjersti.halvorsen@sykehuspartner.no KONTAKTINFORMASJON IBX Tlf.: Mail: Kundeservice : support@ibxplatform.com Norkat instruks leverandører v 2.0.docx Side 22