RAMMEAVTALE nr xxxxx

Transkript

1 RAMMEAVTALE nr xxxxx mellom Helse Sør-Øst RHF og «Selger» heretter benevnt Kjøper heretter benevnt Selger AVTALEN GJELDER: Leveranse av MFV Intensivprodukter for non-invasiv maskebehandling, PEEPventiler, thoraxdrenasjesystem og pleuratappesett til Helse Sør-Øst Forsyningssenter i henhold til vedlagt prisskjema. Alle helseforetakene i Helse Sør-Øst er tilknyttet Forsyningssenteret som kunder. AVTALEN GJELDER I PERIODEN: Mars/april 2015 mars/april 2017 med opsjon på forlengelse ytterligere 2 år (1+1 år). Nøyaktig avtaleperiode fastsettes før signering. AVTALEDOKUMENTASJON: Som bilag til denne avtalen følger: 1. Prisskjema 2. Selgers besvarelse av kravspesifikasjon (Spesielle kontraktsvilkår) 3. Oversikt over virksomheter tilsluttet denne rammeavtale 4. Krav til etisk handel 5. Logistikkbetingelser Helse Sør-Øst Forsyningssenter 6. Gjeldende statistikkmal fra Sykehuspartner 7. Norkat instruks for leverandør Avtalen er laget i to eksemplarer hvorav partene beholder ett eksemplar hver. for Helse Sør-Øst RHF den for «Selger» den Signatur Navn med blokkbokstaver Signatur Navn med blokkbokstaver Side 1 av 12

2 1 PARTENES REPRESENTANTER AVTALENS PARTER DOKUMENTRANG BESKRIVELSE AV RAMMEAVTALEN HVEM KAN BENYTTE AVTALEN BESTILLINGER AVROP FORETATT FØR AVTALENS IKRAFTTREDELSE ELEKTRONISK HANDEL SAMARBEID LOJALITET MILJØ- OG SAMFUNNSANSVAR KRAV TIL ETISK HANDEL REVISJON PRISDEFINISJON REFORHANDLING OG PRISENDRING ENDRINGER I AVTALEPERIODEN RETUR STATISTIKK VAREKATALOG UTPRØVING AV NYE PRODUKTER OG PRODUKTER TIL FORSKNING PRØVETID LEVERINGSBETINGELSER MISLIGHOLD MANGLER FORSINKELSE DAGBOT VED FORSINKELSE AVTALEFORLENGELSE OPPSIGELSE BETALINGSVILKÅR TAUSHETSPLIKT MARKEDSFØRING LOVVALG OG TVISTELØSNING Side 2 av 12

3 1 PARTENES REPRESENTANTER Fullstendig firmanavn, post- og gateadresse: KJØPER Helse Sør-Øst RHF Postboks Hamar SELGER Fullstendig firmanavn Postadresse Postnr og sted Telefon: Sentralbord: Sentralbord Telefaks: Firmafax Hjemmeside: Foretaksnummer: Kontraktsansvarlig kontaktperson: Telefon: Mobiltlf.: E-post: Teknisk/faglig kontaktperson: Telefon: Mobiltlf: E-post: Navn, avdeling xx xx xx xx xxx xx xxx Navn, avdeling xx xx xx xx xxx xx xxx Navn, avdeling xx xx xx xx xxx xx xx Navn, avdeling xx xx xx xx xxx xx xxx Side 3 av 12

4 2 AVTALENS PARTER 2.1 Avtalens parter fremgår av avtalens forside og benevnes heretter som henholdsvis Kjøper og Selger. 2.2 Dersom det i avtaleperioden skjer omstrukturering av helseforetakene, endring i eierskap av helseforetakene, endring i regionsstrukturen etc. vil helseforetakenes rettsetterfølger kunne tre inn i avtalen på gjeldende vilkår. 2.3 Selger kan ikke overdra sine rettigheter og plikter etter avtaleinngåelse uten Kjøpers skriftlige samtykke. Slikt samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. 3 DOKUMENTRANG 3.1 Avtalen består av dette avtaledokumentet med vedlegg som nevnt på forsiden, og eventuelle endringsavtaler. 3.2 Ved motstrid gjelder spesielle avtalevilkår foran de generelle bestemmelsene i denne avtalen. 3.3 Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder lov om kjøp av 13. mai 1988 nr. 27 (kjøpsloven). 4 BESKRIVELSE AV RAMMEAVTALEN 4.1 Rammeavtalen er en avtale mellom Kjøper og Selger som har til formål å fastsette vilkårene for de avrop som skal foretas i avtaleperioden, særlig med hensyn til pris, kvalitet på produktene og logistikkbetingelser. 4.2 Selger er eneleverandør av de varer som avtalen omfatter dersom ikke annet er avtalt. 4.3 Rammeavtalen gir Kjøper en rett til å foreta avrop i henhold til rammeavtalen, men innebærer ingen forpliktelse til å kjøpe et bestemt kvantum. Kjøper blir først økonomisk forpliktet i forbindelse med det enkelte avrop på avtalen. 5 HVEM KAN BENYTTE AVTALEN 5.1 Avtalen gjelder for virksomheter spesifisert i vedlegg til denne avtale. Virksomheter og selskaper hvor Kjøper yter driftstilskudd eller er eier, kan knytte seg til avtalen ved at de skriftlig underretter Selger, dersom dette fremgår av kunngjøringen. 6 BESTILLINGER 6.1 Avrop kan foretas av HSØ-FS. Helse Sør-Øst RHF er juridisk ansvarlig for avrop som foretas av HSØ-FS. 6.2 Det åpnes opp for at avrop unntaksvis kan foretas av deltakende virksomheter som angitt i bilag 3. Dette gjelder kun dersom det av beredskapsmessige hensyn eller ved akutte, uforutsette hendelser gjør avrop fra Selger nødvendig. Virksomhetene er juridisk ansvarlige for sine avrop. 6.3 Det gjelder egne betalingsvilkår for avrop foretatt etter punkt 6.2, se punkt Side 4 av 12

5 7 AVROP FORETATT FØR AVTALENS IKRAFTTREDELSE 7.1 HSØ-FS er en del av Kjøpers logistikkjede og skal, for å være leveringsdyktig til sine kunder fra dato for avtalestart, kunne foreta avrop i henhold til betingelsene i denne avtale fra og med 14 dager før avtalen trer i kraft. HSØ-FS vil ikke effektuere bestillinger fra helseforetakene før avtalen trer i kraft. 8 ELEKTRONISK HANDEL 8.1 Selger forplikter seg til elektronisk samhandling med de virksomheter som er tilsluttet denne rammeavtale. Avtalen benevnes i kortform som Elektronisk samhandlingsavtale Helse Sør-Øst. 8.2 Ved elektronisk handel skal vilkårene i Elektronisk samhandlingsavtale Helse Sør- Øst gjelde, og vil ved motstrid gå foran de generelle vilkårene i rammeavtalen. 9 SAMARBEID 9.1 Kjøper og Selger har et felles ansvar for å bidra til aktivt samarbeid med sikte på å oppnå større effektivitet i alle ledd i avtaleforholdet. Årlig evaluering er en del av dette samarbeidet. 9.2 Kjøper skal ta kontakt med de aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi dem nærmere produktopplysninger og informasjon om leveringsforhold. Dette skal inkludere varekatalog og oppdatering av denne til personer med innkjøpsfullmakt. Selger skal i nødvendig grad utføre brukeropplæring for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostnad for Kjøperen. Opplæring skal skje innenfor rammen av de gjeldende Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst. 9.3 Selger skal i avtaleperioden melde fra om endringer av produktene, gi dokumentasjon om dette og innhente skriftlig godkjennelse fra Kjøper. 9.4 Selger skal kontinuerlig holde Kjøper á jour med endringer i organisasjon, rutiner og lignende som innvirker på driften av avtaleforholdet. 10 LOJALITET 10.1 For at helseforetakets innkjøpsordning skal tjene sin hensikt, nemlig å bidra til mer kostnadseffektiv drift, må Kjøpers virksomheter følge opp og benytte avtalen. På den annen side er det også forventet at Selger ikke selger produkter til Kjøpers virksomheter som han vet at andre selskaper har avtale på. Introduksjon av nye produkter skal avtales med avtaleansvarlig Det forventes at Selger ikke selger produkter til Kjøpers virksomheter i andre tilfeller enn det som fremgår av avtalens punkt 6.2, eller selger produkter til Kjøper som han vet at andre selskaper har avtale på. Introduksjon av nye produkter skal avtales med avtaleansvarlig. Side 5 av 12

6 11 MILJØ- OG SAMFUNNSANSVAR 11.1 Selger skal garantere at han i avtaleperioden oppfyller avtalens miljøkrav og gjeldende miljølovgivning. De produkter som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert e.l. dersom slik godkjenning er pålagt i lover, forskrifter eller direktiver. For kjemikalier og alle helsefarlige stoffer skal Selgeren sørge for at virksomheter som bruker avtalen har HMS-produktdatablad på norsk til enhver tid. Selgeren skal arbeide for at emballasjen reduseres til et nødvendig minimum. Emballasjen skal være resirkulerbar. Polyvinylclorider (PVC) bør ikke benyttes Selger skal aktivt jobbe for å minske miljøbelastningen og redusere bruken av emballasje uten at det går utover eller skader produktene ved oppfyllelse av avtalen Hvis norsk Selger (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at Selger er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig måte (Grønt punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 12 KRAV TIL ETISK HANDEL 12.1 Selger forplikter seg til å følge krav til etisk handel som følger vedlagt denne avtale. 13 REVISJON 13.1 Kjøper har rett til å foreta revisjon av Selgers systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med Leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Selger vederlagsfritt yte rimelig assistanse. 14 PRISDEFINISJON 14.1 Dersom ikke annet er avtalt, er prisen i norske kroner, fast, og eksklusive merverdiavgift, men inkluderer emballasje, faktureringskostnader, toll, skatter og andre avgifter. 15 REFORHANDLING OG PRISENDRING 15.1 De avtalte prisene er bindende, og gjelder i ett (1) år fra avtaletidspunktet Enhetsprisene er faste det første avtaleåret. Partene har rett til å reforhandle priser etter ett (1) år og i forbindelse med opsjonsforlengelser. Kun vesentlige endringer i offentlige avgifter, eller valutaendringer utover +/- 5 % i forhold til kurser på tidspunktet for inngivelse av anbud gir anledning til reforhandling. Justeringer som følge av valutaendringer vil baseres på den prosentvise endring i valuta med fratrekk av 5 prosentpoeng. Dette forutsetter at Selger har oppgitt hvilken valuta som er lagt til grunn i sitt tilbud. Den valutaavhengige andelen av prisen er fastsatt til 60 %. Valutaendringer skal ta utgangspunkt i Norges Banks gjennomsnittlige valutakurs for de siste tre (3) avsluttede måneder før tilbudsfrist og før dato for anmodning om prisendring fremsettes. Side 6 av 12

7 15.3 Forslag om prisendringer som nevnt i pkt skal fremmes skriftlig minst tre (3) måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Helse Sør-Øst har godkjent prisendringen Forslag om prisendringer vil være gjenstand for forhandlinger. Anledning til å kunne reforhandle baseres kun på forhold som nevnt ovenfor Etter prisendring er prisene faste i tolv (12) måneder, og nye priser gjøres gjeldende i forbindelse med første ordinære katalogoppdatering i Norkat etter prisendringen Kjøper betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av Kjøper. 16 ENDRINGER I AVTALEPERIODEN 16.1 Det er ikke anledning til å foreta vesentlige endringer i avtalen, verken når det gjelder volum eller sortiment Alle endringer må godkjennes på forhånd av Kjøper før de kan gjøres gjeldende Dersom Selger ønsker å erstatte avtaleprodukter som følge av produktutvikling, produktforbedring, endring av fabrikasjonssted, endring eller avvikling av sortiment o.l, kan selger forespørre kjøper om dette. Alle erstatningsprodukter skal leveres til samme pris og på samme betingelser som eksisterende avtaleprodukter. 17 RETUR 17.1 For retur av varer fra HSØ-FS gjelder egne logistikkbetingelser som følger vedlagt denne avtale I tilfeller av feillevering plikter Kjøper å rapportere dette til Selger umiddelbart. Om feillevering skyldes forhold Selger har ansvaret for i henhold til avtalen, plikter Selger å levere erstatningsvarer uten ekstra kostnad for Kjøper. Returen krediteres med den enhetspris som ble betalt for varen inklusiv frakt. 18 STATISTIKK 18.1 I avtaleperioden er Selger forpliktet til å levere statistikk på solgte produkter i henhold til vedlagte statistikkmal, uten omkostninger. Salgsstatistikken skal omfatte alle enheter som er omfattet av avtalen i Helse Sør-Øst. Statistikken skal dekke alle varer og tjenester som det er tildelt rammeavtale på, samt alle andre varer og tjenester Selger leverer til Kjøper. Rapportering av salgsstatistikk skal skje kvartalsvis og lastes opp via Selgers tilgang til Portalen for offentlige anskaffelser ( senest femten (15) virkedager etter utløp av hvert kvartal. For informasjon, ta kontakt med: statistikk@sykehuspartner.no 18.2 Dersom Kjøper i avtaleperioden endrer statistikkmalen, skal Selger varsles senest to måneder i forkant. Side 7 av 12

8 19 VAREKATALOG 19.1 Selger har i forbindelse med kontraktsoppstart levert varekatalog over alle produkter som omfattes av denne rammeavtale. I avtaleperioden plikter Selger å sørge for at varekatalogen holdes løpende oppdatert, for eksempel prisendringer, nye produkter eller erstatningsprodukter (skal godkjennes på forhånd), utgåtte produkter osv. Alle endringer skal fremkomme i form av ny og oppdatert varekatalog. Varekatalog anses ikke som levert før den er komplett og godkjent av Kjøper Dersom Kjøper i avtaleperioden endrer mal for varekatalog, skal Selger varsles senest to måneder i forkant. 20 UTPRØVING AV NYE PRODUKTER OG PRODUKTER TIL FORSKNING 20.1 Kjøperen forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter fra konkurrerende leverandører i avtaleperioden Produkter til bruk i godkjente kliniske forskningsstudier, omfattes ikke av avtalen. 21 PRØVETID 21.1 Alle produkter som blir valgt er gjenstand for seks (6) måneders prøvetid etter kontraktsinngåelse Dersom det viser seg at produktene ikke er av avtalt kvalitet og/eller ikke dekker Kjøpers behov fullt ut, forbeholder Kjøper seg retten til å bytte ut produkter i prøvetiden. Selger vil først få anledning til å rette opp i forholdet ved eksempelvis å levere erstatningsvarer på de samme betingelser. Dersom Selger ikke er i stand til å levere nytt og godkjent produkt vil Kjøper vurdere produkter fra den tilbyder som kom nest best ut i konkurransen. Dersom prøveperioden er løpt ut vil det bli kunngjort ny konkurranse for de aktuelle produktene. 22 LEVERINGSBETINGELSER 22.1 For levering til Helse Sør-Østs Forsyningssenter gjelder egne logistikkbetingelser som følger vedlagt denne avtale Dersom Selger midlertidig ikke er leveringsdyktig forplikter han seg til å levere samme eller tilsvarende produkt fra eget sortiment eller andre Selgere, til uendrede betingelser Levering før avtalt leveringstid skjer for Selgers risiko og regning med mindre Kjøper skriftlig har samtykket til slik levering Dersom Selger har grunn til å tro at avtalt leveringstid ikke kan overholdes, skal han straks skriftlig varsle Kjøper. Varselet skal oppgi begrunnelse for forsinkelsen og antatt varighet, samt forslag til tiltak for å begrense forsinkelsen. Selger skal dekke egne kostnader som påløper for å begrense forsinkelsen, med mindre denne skyldes Kjøpers forhold. Selger er ansvarlig for tap som Kjøper lider, som følge av forsinkelsen, med mindre forsinkelsen skyldes forhold på Kjøpers side. Side 8 av 12

9 22.5 Alle leveranser skal følges av nødvendig dokumentasjon slik som fraktbrev og pakkseddel. Ved levering skal Selger påse at representant for Kjøper signerer for mottak av forsendelsen Kjøper er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at Leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom Leveransen eller deler av den har en vesentlig mangel, har Kjøper rett til å avvise hele eller den mangelfulle del av Leveransen. I slike tilfeller må Selger få beskjed omgående. For den avviste del, anses levering som ikke skjedd Leveranser med manglende kvalitet, skal erstattes omgående med ekstraordinære tiltak og kostnadsfritt for Kjøper. 23 MISLIGHOLD 23.1 Leveringsforsinkelse og mangler ved avtaleproduktene regnes som mislighold fra Selgers side. Det regnes også som mislighold at Selgers service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene Vesentlig mislighold fra Selgers side gir Kjøper rett til hel eller delvis heving av kontrakten med umiddelbar virkning. Ved vesentlig mislighold kan Kjøper motsette seg Selgers tilbud om utbedring. 24 MANGLER 24.1 I tilfeller av mangel må Kjøper gi Selger informasjon om mangelen innen rimelig tid etter at mangelen ble oppdaget Mangel foreligger dersom Leveransen ikke er kvalitativt eller kvantitativt i henhold til rammeavtalen Dersom det foreligger mangel ved Leveransen, kan Kjøper holde kjøpesummen tilbake, kreve retting, omlevering eller prisavslag. Kjøper kan motsette seg utbedring dersom utbedring vil innebære en uforholdsmessig ulempe for ham. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for Kjøper Kjøper kan kreve erstattet det tap han lider som følge av mangelen. Slik erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Selger eller noen han svarer for har opptrådt grovt uaktsomt eller forsettelig. 25 FORSINKELSE 25.1 Forsinkelse foreligger dersom Selger ikke leverer til avtalt tid eller på avtalt sted, med mindre forsinkelsen skyldes forhold hos Kjøper Ved forsinkelse, eller antatt forsinkelse, skal Selger uten ugrunnet opphold gi Kjøper skriftlig melding om dette. Meldingen skal oppgi årsaken til forsinkelsen, samt når Leveransen vil bli utført. 26 DAGBOT VED FORSINKELSE 26.1 Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfelle forsinkelse dagbot med 1 % av det totale vederlag i den aktuelle bestilling, eksklusiv merverdiavgift, pr. kalenderdag Side 9 av 12

10 inntil avtalemessig levering finner sted. Samlet dagbot skal minimum utgjøre kroner 500 pr. dag og ikke overstige 15 % av det totale vederlag i den aktuelle bestilling Dagbot påløper uten hensyn til lidt tap Skyldes forsinkelsen at Selger eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett, kan Kunden, i stedet for dagbot, kreve erstattet det tap han lider som følge av forsinkelsen. 27 AVTALEFORLENGELSE 27.1 Avtaleperioden framgår av avtalens forside Kjøper har rett til å forlenge eksisterende avtale med inntil to (2) år med ett (1) år om gangen. Kjøper må skriftlig gi melding til Selger om at avtalt opsjon blir utløst Etter endt avtaleperiode opphører avtalen uten oppsigelse Kjøper har en ensidig rett til å beslutte prolongering, på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Kjøper kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene som en forutsetning for å utløse opsjonen. Selgeren vil kunne velge å motsette seg dette, men ikke en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i kontrakten. 28 OPPSIGELSE 28.1 Avtalen er uoppsigelig for Selger de første tolv (12) måneder Etter de første tolv (12) måneder har avtalen en gjensidig oppsigelsestid på seks (6) måneder Dersom det i avtaleperioden utvikles ny teknologi eller nye produkter fra andre leverandører som gir Kjøper mulighet for å oppnå vesentlig forbedrede resultater og/eller rutiner, forbeholder Kjøper seg retten til å si opp avtalen for gjeldende produkt/produktgruppe Dersom Kjøper erfarer at kvaliteten på Selgers produkt/produktgruppe ikke er tilfredsstillende, forbeholder Kjøper seg retten til å si opp avtalen for gjeldende produkt/produktgruppe Oppsigelse som følge av pkt og 28.4 skal fra Kjøpers side begrunnes skriftlig og skje med minst tre (3) måneders varsel. Eventuelle resterende produkter i avtalen skal ikke prisjusteres som følge av at eventuelle produkter faller ut fra avtalen. Side 10 av 12

11 29 BETALINGSVILKÅR 29.1 Betaling skal skje 30 dager etter at kontraktmessig levering har funnet sted, og korrekt faktura er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt Fakturering skal gjøres elektronisk i tråd med statens fastsatte standardformat (EHF). Tilsvarende gjelder for eventuelle purringer og kreditnotaer Ved avrop foretatt etter punkt 6.2, kan Selger fakturere et påslag på 20 % på avtalt pris med tillegg av frakt Selgers fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kjøper. Alle fakturaer skal være påført Kjøpers bestillingsnummer (rekvisisjonsnummer), eventuelt andre referanser som Kjøper krever, og klart angi hva beløpet gjelder. Delfaktura godtas ikke med mindre dette er særskilt avtalt. Unntak fra dette er ved bruk av efaktura Betaling innebærer ingen godkjennelse av Leveransen Ved forsinket betaling kan Selger kreve forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven (lov av 17. desember 1976 nr. 100) Behandlingsgebyr, faktureringsgebyr og lignende fra Selgers side aksepteres ikke. 30 TAUSHETSPLIKT 30.1 Partene har taushetsplikt etter forvaltningsloven (Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker) 13 flg. Hver part skal bl.a. sørge for at andre ikke får kjennskap til opplysninger som fremkommer om andres forretningsmessige eller personlige forhold. Dette skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for gjennomføringen av oppdraget. Dersom Leveransen innebærer elementer av tjenesteyting skal taushetserklæring signeres før Selger får adkomst til Kjøpers lokaler. 31 MARKEDSFØRING 31.1 Selger må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Kjøper dersom Selger for reklameformål eller på annen måte ønsker å utgi informasjon om avtaleforholdet eller benytte Kjøpers navn og logo. 32 LOVVALG OG TVISTELØSNING 32.1 Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen reguleres i sin helhet av norsk rett Dersom det oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkninger av avtalen skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem skal saken avgjøres ved de ordinære domstoler, med mindre partene er enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftbehandlingen For voldgiftrettens oppnevnelse og saksbehandling for øvrig gjelder bestemmelsene i voldgiftsloven (lov av 14. mai 2004 nr 25). Side 11 av 12

12 32.4 I tilfelle søksmål eller voldgift vedrørende avtalen, skal Kjøpers alminnelige verneting legges til grunn. Side 12 av 12

13 Bilag 3 - Oversikt over kjøpende virksomheter Helse Sør-Øst RHF eier 10 underliggende datterselskap - helseforetak. Disse er: Akershus universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Vestre Viken HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet sykehus HF Sykehusapotekene HF Regionen har driftsavtaler med fem ikke-kommersielle sykehus (ideelle/stiftelser): Betanien Hospital Diakonhjemmet Sykehus Lovisenberg Diakonale Sykehus Martina Hansens Hospital Revmatismesykehuset 1

14 Bilag 4 - Etiske krav - kontraktsvilkår Våre leverandører skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Varer som leveres til Helse Sør-Øst skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonal lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter leverandør å påse at underleverandører etterlever samme krav. 1. ANSATTES RETTIGHETER ILOs kjernekonvensjoner Leverandøren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til og avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. 1

15 Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. Bestemmelser i nasjonal lovgivning: Leverandøren plikter å påse at arbeidsretten og arbeidslovgivningen etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr at lover og reguleringer knyttet til: 1)lønns- og arbeidstidsbestemmelser; 2) helse, miljø og sikkerhet; 3) regulære ansettelser; 4) brutal behandling; og 5) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger skal etterleves. 2. OPPFØLGING Leverandør skal påse at ansattes rettigheter i punkt 1 etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. På oppfordring fra Helse Sør- Øst skal dette dokumenteres ved: Egenrapportering og / eller Oppfølgingssamtaler og /eller En uavhengig parts kontroll av arbeidsforholdene 1 og / eller 3.partssertifisering som SA8000 eller tilsvarende 3. BRUDD Brudd på punkt 1 og 2 innebærer kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som Helse Sør-Øst bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten Helse Sør-Øst bestemmer. Manglende utbedring er å anse som et vesentlig mislighold og oppdragsgiver vil kunne heve kontrakten. 1 Oppdragsgiver, eller den oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre annonserte, semi-annonserte eller uannonserte kontroller hos en eller flere aktører i leverandørkjeden i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandør(er). Kontaktopplysninger behandles konfidensielt. 2

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 Kjøpers org.nr Postnr Fakturadato Fakturanr Artikkelnr Artikkelnavn Antall solgte salgsenheter Salgsenhet Pris per salgsenhet Totalbeløp Antall me pr salgsenhet UNSPSC Avtalenr Lokalt avtalenr Kategori Bilag 6 - Statistikkmal SP Statistikk Side 1 av 1

27

28 Innholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORHOLD Bakgrunn Målsetning Omfang Helse Sør-Øst sortimentsstyring Datavarehus - Sykehuspartner Oppdatering av Norkat instruks Informasjonsmøter KATALOG OG TEKNISK INFORMASJON Generelt Katalog innhold og beskrivelse Overordnet flyt av varedata Norkat FS katalog Flytskjema Beskrivelse Oppdateringsplan Norkat FS katalog Generelt Bølger (Kvartalsvis) Oppdateringer annenhver uke Ekstra oppdateringer Differanserapporter Oppdateringsplan (se vedlegg 1) Logistikkalternativ Generelt Lagervarer Skaffevarer Direktevarer Tilgang for helseforetak: Bulk Ja / Bulk Nei Aktivering av nye artikler Generelt Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 2

29 2.6.2 Lagervarer Forhåndsordre/reservering av varer Deaktivering av artikler Generelt Øyeblikkelig deaktivering Planlagt deaktivering retur Planlagt deaktivering - sluttselges Midlertidig deaktivering Endring av artikkelinformasjon Generelt Unntak Endring av artikkelinformasjon - gjennomføring Endring fra lagervare til skaffevare Erstatningsvarer Generelt Erstatningsvarer alternative leveranseløsninger Godkjennelse av erstatningsvare Norkat FS katalog Retur restbeholdninger - erstatningsvarer HSØ-FS - erstatningsvarer Ekstraordinært tiltak - direkteleveranser Priser & betingelser Generelt Prisoppdatering Kampanjepriser Sterile artikler Beredskapsvarer LEVERANDØR Generelt Ny leverandør Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 3

30 3.3 Endringer i Norkat FS katalog HSØ-FS Kontrollstasjon - lagervarer IBX laste og kontroll av katalog Laste katalog Teknisk validering av katalog Sykehuspartner kontroll av katalog Artikler på gyldig avtale Priser Prisjusteringer Logistikkinformasjon Felleskatalog Leverandør kontroll av katalog Vareinformasjon Forhåndsordre / innkjøpsordre Norkat oppdateringsplan Datavarehus - Sykehuspartner Generelt Innrapportering av salgsstatistikk til Helse Sør-Øst RHF Frister for innrapportering Instruks for utfylling av salgsrapport VEDLEGG 1: OPPDATERINGSPLAN VEDLEGG 2: KONTAKTLISTE HSØ-FS, SYKEHUSPARTNER OG IBX VEDLEGG 3: TEKNISKE BESKRIVELSER Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 4

31 1 GENERELLE FORHOLD 1.1 Bakgrunn Norkat FS katalog er Helse Sør-Øst RHF sin produktkatalog for alle artikler som logistikkhåndteres av Helse Sør-Øst Forsyningssenter (HSØ-FS). Drift og vedlikehold av katalogen utføres av Sykehuspartner. Norkat FS katalog inneholder komplett artikkelinformasjon og avtalepriser inngått mellom leverandør og Helse Sør-Øst RHF. Logistikkoperatør som drifter HSØ-FS på vegne av Helse Sør-Øst RHF benytter Norkat FS katalog for innkjøp av artikler til HSØ-FS og salg av artikler til helseforetakene. Helseforetak i Helse Sør-Øst RHF benytter Norkat FS katalog for innkjøp av artikler fra HSØ- FS. 1.2 Målsetning Målsetningen med Norkat instruksen er å forenkle og standardisere arbeidsprosessene rundt Norkat FS katalog for alle involverte parter. 1.3 Omfang Norkat instruksen regulerer alle forhold rundt validering, oppdatering og vedlikehold av Norkat FS katalog. Norkat instruksen gjelder alle artikler som logistikkhåndteres via HSØ-FS, samt artikler som er registrert som direktevarer. Det er kun artikler med en gyldig leverandøravtale som er registrert i Norkat FS katalog. Norkat instruksen gjelder for Leverandører til HSØ-FS, helseforetak som kjøper varer fra HSØ- FS, logistikkoperatør som drifter HSØ-FS på vegne av Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner. Leverandør må ha avtale med HINAS, Helse Sør-Øst RHF eller lokalt med et eller flere helseforetak i Helse Sør-Øst RHF på artikler/produktgrupper som er registrert i Norkat FS katalog. Norkat instruksen følger og henviser til Avtale om elektronisk samhandling ved bruk av Ehandel.no pkt. 3. Elektronisk produktkatalog. Norkat instruksen er delt inn i 6 seksjoner. Del 1-2 og vedleggene gjelder for alle involverte parter og beskriver generelle krav samt rutiner rundt oppdatering og vedlikehold av Norkat FS katalog. Del 3-6 er særskilte krav og rutiner for den enkelte part. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 5

32 1.4 Helse Sør-Øst sortimentsstyring Helse Sør-Øst RHF beslutter i samarbeid med helseforetak, Sykehuspartner og de regionale produktråd hvilke artikler som skal inngå i Norkat FS katalog. Produktrådene består i hovedsak av spesialsykepleiere og ledere innenfor ulike fagområder. Medlemmer er oppnevnt av helseforetak. Produktrådene bidrar til utarbeidelse av kravspesifikasjoner og er involvert i tilpasninger av varesortimentet basert på brukernes tilbakemeldinger. 1.5 Datavarehus - Sykehuspartner Datavarehuset er en rapportmodul som driftes av Sykehuspartner på vegne av Helse Sør-Øst RHF. Datavarehuset inneholder all informasjon om kjøp og salg av alle artikler i Helse Sør-Øst RHF. Leverandør, helseforetak og logistikkoperatør skal laste opp avtalt informasjon til datavarehuset hver måned. Frist for opplasting er den 8. i påfølgende måned. Informasjonen relatert til den enkelte part (leverandør, helseforetak eller logistikkoperatør) vil bli tilgjengeliggjort for nedlasting innen den 20. i påfølgende måned. Se det enkelte underpunkt for mer detaljer. 1.6 Oppdatering av Norkat instruks Norkat instruksen vil bli oppdatert med nye versjoner etter behov. Nye versjoner vil bli sendt involverte parter minimum 4 uker før eventuelle endringer trer i kraft. 1.7 Informasjonsmøter Sykehuspartner skal årlig avholde felles informasjons- og erfaringsmøter med involverte parter. Her skal det informeres om fremtidsplaner, utvikling, krav og rapportering, samt partene kan utveksle erfaringer og beslutte endringer. Se Vedlegg 2 for kontaktliste HSØ-FS, Sykehuspartner og IBX. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 6

33 2 KATALOG OG TEKNISK INFORMASJON 2.1 Generelt Sykehuspartner og IBX samarbeider om teknisk oppdatering og vedlikehold av Norkat FS katalog. Leverandør skal i utgangspunktet forholde seg til IBX vedrørende Norkat FS katalog, og det vil unntaksvis være behov for direktekontakt mellom leverandør og Sykehuspartner. 2.2 Katalog innhold og beskrivelse Leverandør, helseforetak, logistikkoperatør, IBX og Sykehuspartner skal følge avtalt standard for utfylling og vedlikehold av Norkat FS katalog. Se vedlegg Overordnet flyt av varedata Norkat FS katalog Flytskjema Leverandør IBX Helseforetak Sykehuspartner Logistikkoperatør Laster katalog Validerer teknisk Laster og validerer katalog Laster katalog Kontrollst. Log. Info Validerer funksjonelt Sjekker priser og avtale Kontroll lokale avtaler Overføres via FTP server Godkjent Avvist/reject hele filen Etablerer felleskatalog Godkjent Norkat FS katalog Laster katalog Beskrivelse Artikler til Norkat FS katalog skal på forhånd være godkjent av Sykehuspartner, samt være godkjent av HSØ-FS Kontrollstasjon for nye artikler. Leverandør utarbeider en komplett katalog med artikler som er på gyldig avtale med enten HINAS, Helse Sør-Øst RHF eller helseforetak i Helse Sør-Øst RHF. Leverandør laster en katalog pr. kunde. Katalogen lastes opp til IBX iht. oppdateringsplan, ref. kvartalsvise bølger eller oppdateringer annenhver uke. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 7

34 IBX gjennomfører en teknisk og en funksjonell validering av katalogen på utvalgte kontrollpunkter som er avtalt med Sykehuspartner. Er det feil i katalogen blir denne avvist og returnert til leverandør med informasjon om hva som er feil. Godkjente kataloger overføres Sykehuspartner som utfører egen validering og fletter inn logistikkinformasjon fra endringslogg fra HSØ-FS Kontrollstasjon. Er det feil i katalogen, som skyldes leverandør, blir hele katalogen avvist og returnert til leverandør. Leverandør må da oppdatere katalogen og laste denne på nytt hos IBX. Sykehuspartner lagrer godkjente kataloger frem til planlagt oppdateringstidspunkt. Godkjente kataloger eksporteres til logistikkoperatør, IBX, helseforetak og leverandør. Kataloger blir gyldig for alle involverte parter fra ett avtalt tidspunkt, se vedlegg Oppdateringsplan Norkat FS katalog Generelt Sykehuspartner er ansvarlig for å utarbeide og styre oppdateringsplanene. Oppdateringsplanene må følges av alle involverte parter for at de forskjellige systemer hos leverandør, logistikkoperatør, Sykehuspartner og helseforetak skal være synkroniserte i forhold til vareinnhold og priser Bølger (Kvartalsvis) Sykehuspartner gjennomfører 4 bølger per år. Bølger er forbeholdt inn- og utfasing av sortiment eks. ved skifte av leverandører, prisjusteringer og større endringer av sortiment i Helse Sør-Øst RHF Oppdateringer annenhver uke Oppdateringer annenhver uke av Norkat FS katalog er forbeholdt feilretting, endring av eksisterende artikkelinformasjon, deaktivering av artikler, samt aktivering av erstatningsvarer Ekstra oppdateringer Sykehuspartner kan ved særskilte behov gjennomføre ekstraoppdateringer av Norkat FS katalog. Det må foreligge ekstraordinære grunner til denne type oppdatering, eks. inn- eller utfasing av sortiment som er kritisk for helseforetak. Ekstra oppdatering vil da inngå og bli gjennomført i forbindelse med en planlagt oppdatering annenhver uke. Antall ekstra oppdateringer skal begrenses både med hensyn til frekvens og til antall artikler som skal oppdateres, så langt som dette er mulig. Ekstra oppdateringer skal varsles til de involverte parter, min. 1 uke før planlagt gjennomføring. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 8

35 2.4.5 Differanserapporter Ved hver oppdatering (bølge, oppdatering annenhver uke og ekstra) vil Sykehuspartner sende ut en differanserapport som overordnet beskriver oppdateringen, samt gir nødvendig tilleggsinformasjon til partene Oppdateringsplan (se vedlegg 1) Vedlegg 1 beskriver detaljert oppdateringsplan for bølger og oppdateringer annenhver uke i Sykehuspartner vil årlig sende ut ny oppdateringsplan 3 måneder før denne trer i kraft. Ved spesielle situasjoner kan Sykehuspartner beslutte endring av tidspunkter, utsettelse eller kansellering av bølger eller oppdateringer annenhver uke. Informasjon om dette skal gis i god tid, dog minimum en uke før planlagt oppstart. 2.5 Logistikkalternativ Generelt Norkat FS katalog inneholder 2 logistikkalternativer; lagervarer og skaffevarer (ref. Helse Sør-Øst Forsyningssenter, Logistikkbetingelser). Artikler på alle godkjente avtaler kan enten være lagerført eller være definert som skaffevarer. Sykehuspartner beslutter om en artikkel skal være lagervare eller skaffevarer. Dette besluttes i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF, HSØ-FS innkjøpsavdeling og den enkelte leverandør, samt vil basere seg på forventet omsetning/omløp gjennom HSØ- FS Lagervarer Lagervarer er lagerført på HSØ-FS og kjøpes inn i bulk (større kvanta) av logistikkoperatør Skaffevarer Skaffevarer kjøpes inn først når ordre foreligger fra helseforetak. Varen crossdockes i HSØ-FS og leveres ut på første mulige forsendelse til helseforetak Direktevarer Direktevarer er artikler som leveres direkte fra leverandør til helseforetak. Det er kun helseforetak som benytter varekatalog bulk nei som har direktevarer i Norkat. Helseforetak har selv ansvaret for oppdatering og vedlikehold av direktevarer Tilgang for helseforetak: Bulk Ja / Bulk Nei Begrepet bulk ja/nei i kombinasjon med HF og avtalenummer benyttes av Sykehuspartner for å tilgjengeliggjøre riktig vare/sortiment til riktig helseforetak. Bulk Ja tilsier at varen er tilgjengelig for alle helseforetak. Bulk Nei tilsier at varen kun er tilgjengelig for et eller flere helseforetak som velger å ha dette i sitt sortiment. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 9

36 2.6 Aktivering av nye artikler Generelt Leverandør skal laste katalog til IBX på nye artikler iht. oppdateringsplan Lagervarer Artikler som skal lagerføres på HSØ-FS må være levert til HSØ-FS Kontrollstasjon minimum 4-5 uker før planlagt aktivering av artikkelen ( ref. Helse Sør-Øst forsyningssenter, Logistikkbetingelser). Se også vedlegg Forhåndsordre/reservering av varer HSØ-FS vil 2-3 uker før aktivering av ny artikkel som skal lagerføres, sende en forhåndsordre (reservasjon) til leverandør. (Se vedlegg 1). Forhåndsordre er kun et estimat og er ikke en bindende innkjøpsordre. Leverandør kan bruke forhåndsordre til å planlegge første leveranse. Første innkjøpsordre fra HSØ-FS innkjøpsavdeling vil bli sendt leverandør ca 1-2 uker før aktivering av nye artikler som skal lagerføres på HSØ-FS. 2.7 Deaktivering av artikler Generelt Sykehuspartner kan deaktivere artikler i Norkat FS katalog basert på tilbakemelding fra Helse Sør-Øst RHF, helseforetak, leverandør eller logistikkoperatør. Leverandør skal kontakte Sykehuspartner for å få godkjent deaktivering av artikler, før oppdatert katalog sendes via IBX. Artikler som blir deaktivert vil følge første oppdatering av Norkat FS katalog. Ved neste katalogoppdatering vil artikkelen være fjernet og eventuell restbeholdning på HSØ-FS vil bli returnert til leverandør Øyeblikkelig deaktivering Hvis det oppdages en feil ved artikkel vil Sykehuspartner og logistikkoperatør gjennomføre en øyeblikkelig deaktivering. Sykehuspartner og ansvarlig leverandør må sammen bli enige om erstatningsvare, enten fra ansvarlig leverandør eller annen valgt leverandør. Informasjon om erstatningsvare/ny artikkel skal sendes Sykehuspartner innen 5 virkedager. Hvis deaktivert artikkel er lagerført, vil restbeholdning bli returnert fra HSØ-FS for kreditering innen 10 virkedager. Artikkelen vil få Status 80 i Norkat FS katalog. Status 80 vil også benyttes ved feil som oppdages hos HSØ-FS Kontrollstasjon. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 10

37 2.7.3 Planlagt deaktivering retur Planlagt deaktivering av artikler og lagerført beholdning returneres til leverandør. Sykehuspartner informerer logistikkoperatør om planlagt deaktivering av artikkelen fra planlagt dato. Logistikkoperatør planlegger stans av innkjøp og evt. retur av restbeholdning (hvis lagervare) til tidligere leverandør. Logistikkoperatør sender over beholdningsliste til leverandør og partene avtaler retur og kreditering. Logistikkoperatør planlegger og gjennomfører innkjøp av ny artikkel fra ny leverandør slik at nye artikler er lagerført når katalog blir oppdatert. Artikkelen som skal deaktiveres vil få Status 15 i Norkat FS katalog Planlagt deaktivering - sluttselges Planlagt deaktivering av artikler og lagerført beholdning sluttselges. Sykehuspartner informerer logistikkoperatør om planlagt deaktivering. Logistikkoperatør stanser innkjøp av utgående artikkel og sluttselger restbeholdning. Logistikkoperatør kjøper inn ny artikkel og legger denne på lager til riktig tidspunkt. Ved varsel om deaktivering sluttselges, skal logistikkoperatør gi tilbakemelding til Sykehuspartner om status varebeholdning på artikkel som skal deaktiveres sluttselges, samt informere om uken ( ref. oppdateringer annenhver uke) artiklene skal deaktiveres/aktiveres. Hvis det blir endringer i ovennevnte uke pga. endring i salget, skal logistikkoperatør sende oppdatert tidsestimat senest innen onsdag kl iht. plan om oppdateringer annenhver uke. Artikkelen som skal deaktiveres vil få Status 50 i Norkat FS katalog Midlertidig deaktivering Midlertidig deaktivering benyttes når en leverandør ikke kan levere artikkelen i et definert tidsrom. Leverandør skal ved varemangel tilby erstatningsvare innen 5 virkedager, enten fra eget sortiment eller fra annen leverandør. Hvis dette er en lagerført artikkel vil logistikkoperatør kjøpe inn erstatningsartikkel frem til opprinnelig artikkel igjen kan leveres. Restbeholdning av artikler benyttet som erstatningsvarer vil bli returnert leverandør for kreditering. Midlertidig deaktivering kan kun benyttes når opprinnelig artikkel og erstatningsvare kan leveres i samme pakningsformat (salgsenheter). Artikkelen som skal midlertidig deaktiveres vil få Status 15 i Norkat FS katalog. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 11

38 2.8 Endring av artikkelinformasjon Generelt Artikkelinformasjon kan endres ved oppdatering av Norkat FS katalog Unntak Unntak er vesentlige endringer som kan kreve at artikkelen blir aktivert som ny artikkel i Norkat FS katalog. Vesentlige endringer kan være (eksempel): Den fysiske varen er endret (design, funksjonalitet) Endret/nytt varenummer fra leverandør Vesentlig endring av varetekster Endringer av UNSPSC Nye pakningsformater (salgsenheter) Endring av artikkelinformasjon - gjennomføring Helse Sør-Øst RHF, Sykehuspartner og logistikkoperatør beslutter i samarbeid om artikkelinformasjon artikkelen må bli aktivert som ny artikkel (se eget avsnitt) eller kan endres. Hvis partene beslutter å endre artikkelinformasjonen, gjelder følgende tidsplan: Varsling fra Sykehuspartner til logistikkoperatør 2 uker før planlagt gjennomføring Enighet og fastsettelse av plan for gjennomføring 1 uke før planlagt gjennomføring Endring av artikkelinformasjon gjennomføres i en planlagt oppdatering annenhver uke. Endring av artikkelinformasjon kan medføre stans i innkjøp og salg av gjeldende artikler i en avtalt tidsperiode (inntil 2 virkedager), da logistikkoperatør må oppdatere og endre artikkelinformasjon i egne systemer, samt utføre varetelling og evt. ompakking av gjeldende artikler på HSØ-FS. Sykehuspartner må på forhånd varsle involverte parter slik at nødvendige forberedelser kan planlegges av leverandør (holde igjen leveranser) og helseforetak (kjøp inn ekstra med varer før omlegging) Endring fra lagervare til skaffevare Ved endring av en artikkel fra lagervare til skaffevare vil HSØ-FS returnere restbeholdning, slik at artikkelen kan konverteres til skaffevare fra avtalt tidspunkt. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 12

39 2.9 Erstatningsvarer Generelt Leverandør plikter å levere erstatningsvarer til HSØ-FS hvis ikke opprinnelige artikkel kan leveres innenfor avtalt leveringstid ( ref. leverandøravtale). En erstatningsvare skal være av tilsvarende eller bedre kvalitet og skal leveres til samme eller lavere pris. En erstatningsvare tilbys som en midlertidig løsning frem til opprinnelig artikkel igjen kan leveres av leverandør. Eventuelt utskiftning av større deler av sortiment tilbudt i anbud (såkalt anbudssortiment) er ikke å betrakte som en del av rutinen rundt erstatningsvarer. Hvis en leverandør ikke kan levere tilbudte artikler på større deler av sortimentet som er avtalt, vil Sykehuspartner vurdere om dette er brudd på gjeldende leverandøravtale Erstatningsvarer alternative leveranseløsninger Sykehuspartner og leverandør skal sammen vurdere 3 alternativer i forbindelse med erstatningsvarer Erstatningsvare fra samme leverandør Leverandør har en annen artikkel i eget sortiment som kan tilfredsstille kravene til erstatningsvare. Informasjon til Norkat må oversendes innen 2 virkedager og erstatningsvarer må leveres HSØ-FS innen 5 virkedager Erstatningsvare fra annen leverandør Leverandør sørger for å kjøpe inn og håndterer selv en annen artikkel fra annen leverandør. Informasjon til Norkat må oversendes innen 2 virkedager og erstatningsvarer må leveres HSØ-FS innen 5 virkedager Erstatningsvare fra annen leverandør - HSØ-FS Sykehuspartner og HSØ-FS beslutter innkjøp av annen artikkel direkte fra annen leverandør. Dette vil bli utført automatisk hvis ikke leverandør tilfredsstiller kravene i pkt og Sykehuspartner vil sørge for at HSØ-FS fakturerer merkostnadene med denne løsningen til ansvarlig leverandør Godkjennelse av erstatningsvare En erstatningsvare skal alltid godkjennes av Sykehuspartner før denne tilbys HSØ-FS Norkat FS katalog En erstatningsvare skal være registrert i Norkat FS katalog. Leverandør må da alltid levere oppdatert varekatalog gjennom IBX ved aktivering av erstatningsvare. Aktivering av erstatningsvare kan gjøres i forbindelse med oppdateringer annenhver uke av Norkat FS katalog. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 13

40 Hvis leverandør ønsker å levere en annen artikkel med samme funksjon, men med høyere kvalitet og pris, kan evt. prisnedjustering av erstatningsvaren utføres i forbindelse med den oppdateringen annenhver uke av Norkat FS katalog Retur restbeholdninger - erstatningsvarer Erstatningsvarer som blir lagerført på HSØ-FS vil bli deaktivert og resterende lagerbeholdning returnert leverandør for kredit, når opprinnelig artikkel igjen kan leveres fra leverandør HSØ-FS - erstatningsvarer HSØ-FS vil automatisk levere godkjente erstatningsvarer til helseforetak når artikkelinformasjonen er tilgjengelig i Norkat FS katalog. Ved elektroniske bestillinger og ordrebekreftelser vil HSØ-FS sørge for at erstatningsvaren blir påført ordrebekreftelse og faktura til helseforetak. Frem til ny teknisk løsning som kan håndtere erstatningsvare er utarbeidet av IBX, kan HSØ-FS tilby oppdaterte ordrebekreftelser via mail. Ved manuelle bestillinger og ordrebekreftelser vil HSØ-FS kundeservice kontakte kjøpende helseforetak og sørge for at opprinnelige ordrelinje blir slettet og erstattet med ny ordrelinje med erstatningsvaren. Erstatningsvaren vil bli ordrebekreftet og fakturert til helseforetak Ekstraordinært tiltak - direkteleveranser Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner beslutter ekstraordinært tiltak direkteleveranser. Partene kan i spesielle tilfeller iverksette ekstraordinære tiltak og herav avtale midlertidig leveranse av artikler direkte fra leverandør til helseforetak. Spesielle situasjoner kan være store forsinkelser, kritiske artikler som må leveres helseforetak så raskt som mulig, artikler hos helseforetak har en kvalitetsfeil og må skiftes ut med nye artikler, etc. Ekstra kostnadene med direkteleveranser dekkes av den part som er ansvarlig for forsinkelse, feil eller mangel. Partene avtaler dette skriftlig på forhånd før direkteleveranser iverksettes. Artikler som direkteleveres kan i en kortere periode (1-2 uker) unntas registrering i Norkat FS katalog. Leverandør skal i ettertid rapportere alle direkteleveranser til Sykehuspartner. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 14

41 2.10 Priser & betingelser Generelt Katalogen fra leverandør skal innholde priser og betingelser definert i avtalen(e) mellom partene. Er artikkelen definert på flere avtaler skal den laveste prisen fra leverandør benyttes i katalogen Prisoppdatering Eventuelle prisendringer i avtaleperioden er definert i avtalen mellom partene. Ved prisendringer skal dette gjennomføres i forbindelse med en bølgeoppdatering. Unntak fra dette må avtales med Sykehuspartner Kampanjepriser Kampanjepriser skal i sin helhet håndteres mellom leverandør og logistikkoperatør. Dersom leverandører i avtaleperioden tilbyr kampanjepriser som er lavere enn avtalepris, skal leverandør alltid fakturere kampanjepris ovenfor HSØ-RHF. Priser i Norkat FS katalog vil ikke bli oppdatert for kortere tidsrom (eks. i en kampanjeperiode). Når HSØ-FS sender innkjøpsordrer med avtalepriser skal leverandør sende ordrebekreftelse og faktura med kampanjepriser, såfremt disse er lavere enn avtalepris. Er det særskilte forhold knyttet til kampanjen (eks. volumkjøp) så må dette avtales særskilt mellom HSØ-FS og leverandør. HSØ-FS står fritt til å avslå kampanjetilbud hvis ikke dette er forenlig med den operative logistikken. Eksempler; bundling av artikler, artikler med andre pakningsformater enn avtalt, større volum som ikke er omsettelig gjennom HSØ-FS innenfor normal omløpsperiode, etc Sterile artikler Helse Sør-Øst RHF følger det interne regelverket for håndtering av sterile artikler. Sterile artikler har Kode S i Norkat FS katalog. Sterile artikler som skal lagerføres på HSØ-FS eller som sendes via HSØ-FS som skaffevarer, skal leveres i 3. lags transportforpakning Beredskapsvarer Artikler som er definert som beredskapsvarer i Helse Sør-Øst RHF er merket i egen kolonne i Norkat FS katalog. HSØ-FS er pålagt særskilte bestemmelser vedrørende beredskapsvarer og kravet til servicegrad er 100 % i en normal driftssituasjon. Leverandør skal også påse at beredskapsvarer til enhver tid er tilgjengelige i eget forsyningssystem for leveranse til HSØ-FS. Særskilte avtaler og ordninger (eks. bufferlager hos leverandør) kan ved behov etableres mellom HSØ-FS og leverandør. Norkat instruks del 1-3 v 1.0 Side 15