Årsmøte. NMK Notodden

Transkript

1 Årsmøte 2016 NMK Notodden Klubbhuset ved Leivstein motorsport senter Mandag 27. Februar 2017 Kl

2 Konstituering av Årsmøte 1,1 Registrering av stemmeberettiget Fylt 15 år. Medlem i minimum en mnd, å ha betalt for inneværende år. 1,2 antall stemmeberettiget 1,3 Tilstede totalt 2,1 Godkjenning av innkalling 2,2 Saksliste 2,3 Forretningsorden 2,4 Valg av 2 stk protokollunderskrivere 3.1 Godkjenning av Møtedirigent 3,2 Godkjenning av møtesekretær 3,3 Godkjenning av 2 stk telekorps 4, Årsberetning 4,1 Styrets årsberetning v/leder 4,2 Godkjenning av Årsberetning 5, Regnskap 5,1 Regnskap med revisjon V/økonomiansvarlig 5,2 Godkjenning av regnskap 6. Innkommende 6,1 Innkommende forslag og saker 6,2 Godkjenning av innkommende forslag og saker 7, Fastsette medlemskontinent 7,1 Godkjenning av medlemskontigent 8, Budsjett 8,1 Budsjett ved Økonomiansvarlig

3 8,2 Godkjenning av Budsjett 9, Handlingsplan 9,1 Handlingsplan 9,2 Behandle handlingsplan 10, Valg 10,1 Valgkomiteens forslag 10,2 Vedta NMK Notodden sitt styre 10,3 Valg av 2 Revisorer 10,4 Styrets innstilling til valgkomite 10.5 Valg av representant og vara til styret i Notodden motorsportsenter 1,1 Registrering av stemmeberettiget 1,2 Godkjenne antall stemmeberettiget 1,3 Tilstede totalt

4 Forretningsorden 1. Ordet forlanges med håndsopprekning. 2. Ingen får ordet mer enn 3 min i samme sak min, taletid førstegang 3 min, andre og tredje gang. 4. Ordet til forretningsorden gis 1 gang i hver sak. 5. Dirigent kan forslå forkortet taletid og strek. 6. Forslag kan kun fremmes i saker som står på sakslista. De må fremmes skriftlig, og før strek er satt. 7. Vedtak og valg avgjøres ved vanlig flertall, med de unntak som er beskrevet i loven. Valg skal være skriftlig hvis det foreligger fler forsalg. 8. Blanke stemmesedler teller ikke, og regnes som ikke avgitt.

5 2,1 Godkjenning av innkalling 2,2 Godkjenning av Saksliste 2,3 Godkjenning av dagsorden og forretningsorden 3,1 Godkjenning av Møtedirigent 3,2 Godkjenning av møtesekretær 3,3 Godkjenning av 2 stk protokollunderskrivere

6 4.1 NMK Notodden Årsberetning NMK Notodden styret har bestått av: Leder Nestleder Økonomiansvarlig Sekretær Grenansvarlig MX Vara Grenansvarlig ATV Vara Grenansvarlig Miljø Vara Representant Senterstyret Vara Petter Bakke Roar Karlskås Steinar Syftestad Karin Linnerud Odd Arne Meyer Marianne Halstensen Trosthoel Karoline Kleppo Jeanette Tørre isabeth Evensen Petter Bakke Jan Oddvar Kaasa Brenna Valgkomiten Leder: Vegard Pedersen Veronica Ødegåren Oddvar Rønning Vara : Anette Asheim NB - Roar Karkskårs har vært permiter fra nestledervervet grunnet personlige årsaker. - Vegard møte trekke fra valgkomiteet grunnet familiære årsaker.

7 TRENINGER: Vinteren var nokså kort i Men det ble gjennomført noen vinterkjøringer. Treningen kom sent i gang på vårenparten, dette skyldes at bannen var i dårlig forfattning etter vinteren, samt at traktoren som brukes til prepping av banen hadde store girproblemer. Klubben jobbet mye med å finne en løsning på traktorproblemet, noe som vile bli dyrt å sette på et verksted. Det ble derfor jobbet med å finne gode innbytteløsninger av traktoren, dette lot seg ikke få til. Derfor ble traktoren sent til verksted, noe som ble dyrere og tok lengere tid en forventet. Dette gjorde at vi ikke hadde noe preppeutstyr når trenings sesongen begynnte. Men vi fikk leid maskin med personel til å gjennomføre en god prepping av banen, når sesongen startet. Mangel på preppeutstyr når sesongen begynnte samt ikke gyldig bannegodkjenning, har nok vært avgjorende faktorer for at kjøreaktiviteteten var lav på vårparten. Treningstidene ble gjenomført slik det ble gjenomført året før. ATV har hatt treninger Torsdag: og Lørdag: MX har hatt treninger Tirsdager fra og Søndager fra til MX har hatt teknisk trening på mandager, med Odd Arne Meyer som trenere. ATV har hatt mulgheter for teknisk trening på fredager. Miljøgruppa har trent hver onsdag med ivrige deltakere på hver trening. Det er Signe Marie Vestmoen Olsen med hjelpere som har trent utøverne. Takk til alle sikkerhetsledere!

8 LØP MX NC og NM for MX har bestått av 4 NC runder og 3 NM runder. NMK Notodden har hatt en god sesong, med mange utøvere som har hat en god utviklet i disse løpene. Eskil Eriksen og Marius Pedersen er eneste som har kjørt all av årets NC og NM runder, men NMK Notodden har hvert godt representer med deltagere i klassene innenfor barneidrett. NMK Notodden har hatt 1 klubbløp for MX denne sesongen, dette ble gjennomført på høsten. ATV NC for ATV var i år på Elgane, jenvnaker og Notodden. Vi hadde stort oppmøte på alle løpene og gode resultater i alle alders grupper. Henriette fikk 1 plass under NC for damer, mens Christian fikk 2 plass for junior. NMK Notodden har hatt 3 utøver som har konkurrert i DM " Danske mesterskapet". Dette er Henriette Trosthoel, Hellene Trosthoel og Christian Stenersen. NMK Notodden sine utøvere har også i år deltatt på flere internasjonale løp med meget gode resultater. NMK Notodden har hatt 1 klubbløp for ATV denne sesongen, dette ble gjennomført på høsten. Klubbmestere Klubbmester i ATV Junior ble Christian Stenersen. Klubbmester i ATV åpen klasse Ingen deltagere. Klubbmester i MX Nicolas Halstensen Klubbmester i MX åpen klasse Marco Herberg

9 BILLCROSS Klubben har noen aktive Billcross utøver. Dette er Veronica Ødegåren, Fredrik Helleberg Drøbak. Klubben har også seniorkjører Ingard Vihovde som har konkurrert i bilcross i mange år. CROSSKART NMK Notodden har hatt en utøver på Crosskart i 2016, dette er Thomas Murstad. Han har fortsatt sin gode trend fra fjordår sesongen. I år har han deltatt i alle NM løpene og fikk en samlet 4 plass. Han vant Race Champion som er ett 3 løps Cup i Danmark. I DM serien fikk han 3 plass sammenlagt. Han har også deltatt North Europion Zoon NEZ hvor han fikk en 7 plass. Thomas sattser videre i 2017 SYNLIGGJØRING/REKRUTTERING: Klubben og Leivstein Motorsport senteret har i løpet av 2016 hatt flere TV opptredener. Både som synlighetgjøring av sporten og intervjuer av enkelt medlemer i klubben. Klubben deltok også i årets borger tog på 17mai, hvor klubbens innslag har begynt å bli et av høydepunkt i toget. Klubben har også vært synlig i avisen Telen med artikler om aktiviteten på Levistein, og av enkelt personer i klubben. Klubben har vært synlig ved å deltatt med stand på IDEA familiedag. Klubben har også vært synliggjort av organisasjonen "FriTid" som ble opprettet på høsten i Notodden. Organisasjonen har som hensikt i å synliggjore aktiviteter i lokalområdet. Klubben har ikke drevet noe aktiv rekrutering i denne sesongen.

10 INFORMASJON TIL MEDLEMMER: Informasjon blir lagt ut fortløpende på hjemmeside og Facebook av Jeanette Tørre. Noe av informasjonen har også foregått ved hjelp av SMS og E-post. Er derfor viktig at mail liser er oppdatert! klubben side på Facebook funker godt og har et stort antall følgere. Grenlendere vurderer å legge ut info i forkant av løp og andre tilstelninger. REKLAME / SPONSORER: Klubben har fått bruke maskiner for å forbedre banen på sommerhalvårt. Klubben har fått bruke personell av VSC Security ved gjennomføringen av NC for ATV på Notodden. Klubben har ikke hatt noen form for annen sponsor i løpet av sesongen. Men ser at klubben har et potensial for tjene mer på dette, noe Mariane Halstensen og Jeanette Tørre har begynnt å se på. MILJØBANE: Miljøbanen beynner å ta form, og vi håpper å kunne bruke den fult ut i 2017.

11 FLAGGPOSTENE: Elgposten, som har vert en dødsone har blitt løftet slik at dødsonen er blitt borte.posten har også fått en boks med tak, hvor tideliger vi bare hadde en europalle å stå på. Vi har også byttet flere planker på resterende flaggposter DEPO/SIKKERHETSGJÆRER: Vi har fått opp skilt med flagg og baneregler i depo området. Videre har vi ikke gjort vesentlige endringe i depo dette året. Mange sikkerhetsgjærer har gjennom sesongen blitt byttet med volder. START SLETTE OG STARTGRIND: Utløser mekanismen ble levert og grinnen ble satt samme. Men ved en test ble det oppdaget at startgrindene måtte heve vinkelen på bøylene for at dem skulle falle. Dette vil bli fikset tidelig i 2017, slik at vi får god nytte av den i året som kommer. BANEN: Den eksisterende banegodkjenningen gikk ut så klubben hadde dermed ikke gyldig banegodkjenning i begynnelsen av Vi fikk en midligtidig banegodkjenning for trening før påsken. For å få en gyldig banegodkjenning måte vi forbedre bannen på enkelte steder. Banen har blitt betydelig utbedret med nye og utfordrerne hopp. Det er også gjort betydelige grep for å bedre sikkerheten på utsatte steder. Dette arbeidet ble gjennomført som en forberedelse til NC for ATV løpet. Takk til alle som bidro med det arbeidet.

12 Vinteren var nokså kort i Men det ble gjennomført noen vinterkjøringer. Noen steder var vi byttet planke gjerde med volder, dette er blitt gjort for å bedre sikkerheten samt at banen blir mer utfordrene å kjøre på disse stedene. Banen hadde noen steder der vi hadde mye vann bak gjerdene, vi så at dette hadde noen risikoer. Derfor har vi fylt igjen dette med masse for å få vannet bort. Det har også i år blitt lagt på store mengder masse i enkelt områder av banen. Banen var sommer stengt også i år. Bannen ble brukt ut over høsten, og tælen i bakken kom forter en forventet, uten at vi hadde preppet banen. Dette gjort at tidelig vinterkjøring ble vanskelig. MASKINER/ UTSTYR: Traktoren har gjennomgått en store overhalding med inklusiv gir byttet. Vanningsbilen har gjennom sesongen lev litt sitt eget liv, ved å fungere så ikke fungere.vi ser at denne trenger en god service for å fungere optimalt.

13 INNTEKTSBRINGENDE DUGNADER: Dekk dugnaden på Funnmark vår og høst gav oss inntekter på kr ,- Klubbens arrangerte løp ga inntekt på kr ,- av denne summen ga NC løpet inntekter på kr ,-i ljøreinntekter og i NMF tilskudd. Samlet overskudd etter NC løpet var på ,-. I tillegg hadde vi også inntekt ved kiosksalg under NC. Blues campen under årets Bluesfestival er en av senteret viktigste inntektskilde. Mange bidro for få gjennomført også i år, tusen takk. Senteret fikk overskudd på blues camp på ca kr ,- Salg av Lions lodd gav klubben inntekter på kr , KOMPETANSEHEVING: Klubben har avdekket at vi er sårbare på enkelte kompetanseområder. Dette er områder på tidtaker anlegg, trenerkurs, stevneleder kurs og jurymedlem kurs. I tillegg trenger klubben flere meda sikkerhetsleder og aktivitetsleder kurs Kompetansehevning er derfor en viktig sak i fremtidige sesonger SOSIALE HAPPENINGER: Borgertog 17. mai ble som alltid en stor suksess og vi hadde et langt tog med mange utøvere som deltok. Årets julebord ble utsatt til januar 2017 grunnet få påmelte. Julebordet ble denne sesongen flytet fra Hustvedt låven til Sangerheimen.Arragemenget ble rettet for barn, ved at etterselskapet for voksene utgikk. Disse tiltaken ble gjort for å få til et rimeligere julebordalternativ for kubbens medlemer.

14 Styret er opptatt av å være en åpne og inkluderende klubb der samholdet i klubben er en viktig prioritering. Vi burte derfor få til flere hendelser hvor begge grenene deltar neste sesong. Dette kan eksempel vis være en felles sommeravslutning. UTMERKELSER I NMK NOTODDEN 2016: Årets Pådriver: Espen Trosthole Årets utøver MX: Eskil Eriksen Årets utøver ATV: Henriette Trosthoel Årets gjennombrudd MX: Halvor Øygaarden Årets nykommer ATV: Marcus Rønningen Årets utøver bilsport: Thomas Murstad Årets Fear player: Andreas Mayer 4.2 Godkjenning av årsberetningen

15 5 Regnskap 5.1 Regnskap med revisjon V. økonomiansvarlig

16

17

18

19

20 NMK Notodden har etter årets underskudd på kr ,- en egenkapital på kr ,- På grunnlag av overstående mener styre i NMK Notodden at fortsatt drift er forsvarlig, og har avlagt regnskapet på slike premisser. Utover dette har det ikke skjedd vesentlige ting etter regnskapsårets slutt som har betydning for det fremlagte resultat. 5.2 Godkjenning av regnskap

21 6.1 Innkommende forslag Det har ikke kommet noen innkommende forslag.lov normen 6.2 Godkjenning av innkommende forslag 7,1 Medlemskontingent, styrets forslag Følger NMK sentralt sine satser, som per i dag er: Senior: (520 kr) Ytterligere medlemskap: (310 kr) 7,2 Godkjenning av medlemskontingent

22 8.1 Budsjett for 2017

23 8.2 Godkjenning av Budsjett 9.1 Handlingsplan for SATSING PÅ REKRUTTERING, BREDDE, ELITE Styret finner en rekrutterings-ansvarlig til to hjul og en til fire hjul. Det kan settes opp en midlertidig bane på startsletta ved behov. Alle medlemmer, store og små, tar godt imot nye kjørere og foresatte. NMK Notodden har rekrutterings-sykler til utlån. Det arrangeres løp på hjemmebane. Lisenskurs arrangeres. Det satses på kompetanseheving av aktivitetsledere. Det utdannes trenere knytta til klubben, som trener utøverne en fast dag i uka. Sosiale happeninger Reiser på løp sammen Det satt av søkbare midler ,- pr år vedtatt på årsmøte 2012 Vi fokuserer på integrering. Norges motorsport forbund tilbyr elitesatsing gjennom Team Norway, vi oppfordrer våre medlemmer å søke. INTEGRERING Utøvere oppfordres til å komme flere dager i uka. Satser på å rekruttere flere og med ulike funksjons utfordringer. INFORMASJON TIL MEDLEMMENE Styret legger ut informasjon på hjemmesiden. Gren-lederne sender informasjon på mail til de som ønsker. REKLAME ANSVARLIG. Reklameansvarlig skaffer sponsorer. Hvor det brukes, avgjøres i samarbeid med styret. WEB ANSVARLIG Ansvarlig for hjemmesiden. TEGNE KART OVER OMRÅDE. Styret tegner kart over øvre område i Motorsportsenteret og plasserer inn brakker, containere o.l. Våren 2016

24 MILJØBANE Styret skaffer prosjektleder. Prosjektleder lager planer som må godkjennes av styre Penger settes av i budsjett. Banen lages kjørbar Ferdigstilles 2015 Det samarbeides med entreprenør. Gravemaskin leies inn. NYTT KLUBBHUS NMK Notodden og Notodden motorsportsenter samarbeider om å finne en prosjektleder som lager tekniske og økonomiske planer med mål om byggestart så fort som mulig. NMK Notodden sender dette som forslag til Årsmøte i Motorsportsenteret. FLAGGPOSTENE Styret skaffer prosjektleder. Prosjektleder lager planer som må godkjennes av styret Flytte de som har behov for bedre plassering. Alle flaggposter får tak for skygge om sommeren og ly for regnvær. Det lages stiger/trapper for enkel ankomst til postene. Postene males. Alle poster er ferdige innen utgangen av 2015 SIKKERHETSGJÆRER.

25 Styret skaffer prosjektleder. Prosjektleder lager planer som må godkjennes av styre i forhold til banereglement. Det settes av penger i budsjett til innkjøp av planker og skruer. Som i ettertid finansieres av reklame inntekter. Prosjektleder skaffer planker og skruer og organiserer dugnad. Prosjektleder organiserer nedsetting av stolper i samarbeid med baneansvarlig før dugnad. Gjærende gjøres ferdig på dugnad. Gamle gjærer sjekkes. Ferdig 2016 UTKJØRING, TRIBUNE/ PUBLIKUMSPLASS MED TAK, DEPO Styret skaffer prosjektleder. Prosjektleder lager planer som må godkjennes av styret. Prosjektleder skaffer planker og skruer og organiserer dugnad. START-SLETTA MED STARTGRIND. Styret skaffer prosjektleder. Prosjektleder lager planer som må godkjennes av styret. Penger settes av i budsjett. Det skaffes penger via reklame. Startgrind kjøpes. Det settes opp gjærer til ventesone. Ferdig 2017 TRANSPORTVEI NMK Notodden oppfordrer Notodden motorsportsenter til å starte på veien så fort som mulig. CAR-PORT TRAKTOR

26 Traktor bør stå under tak. Styret skaffer prosjektleder. Prosjektleder lager planer som må godkjennes av styret. Ferdig 201x RULLESTOLRAMPE Styret skaffer prosjektleder. Prosjektleder lager planer som må godkjennes av styret Det settes av penger i budsjett. Ferdig 2014 BANEN- NYE HOPP OG SVINGER Arbeid godkjennes av styret UTSTYR RUTINER OG VEDLIKEHOLD Styret finner en ansvarlig fra hver gren. Disse kartlegger alt utstyr, skriftlig dokumentasjon De lager i samarbeid med styret rutiner for utlån og vedlikehold som alle plikter følge, settes opp oppslag i containeren. Ferdig: 2015 VASKEPLASS Det tegnes inn på oversikt og grus legges og det legges opp mulighet til oppkobling av vann A-STATUS BANE Banen forlenges. Mange av fasilitetene som kreves bygges i handlingsplan perioden. Ferdigstilles etter handlingsplan perioden. KIOSK Legge inn vann. Elektriske ferdigstilles.

27 Ferdigstilles 2015 INNTEKTSBRINGENDE DUGNADER Styret avgjør hvilke dugnader NMK Notodden deltar på. Styret finner en ansvarlig for å sette opp vaktlister. Vaktene fordeles på medlemmene. LØP PÅ HJEMMEBANE Styret avgjør hvilke løp som arrangeres utfra interesse og forutsetninger. Klubbløp All Star NC NMK mesterskap KOMPETANSEHEVING Aktivitetsleder Trenere Stevneledere Tekniske kontrollanter SOSIALE HAPPENINGER Felles sammenkomster. Sosialt fokus på klubbløp. Julebord. Hvert år Borgertog 17.mai Det søkes om deltagelse hvert år.

28 9.2 Vedtak: Prioriteringer for 2017 Prosjekter som jobbes videre med. Ferdigstille start sletten. Opprettholde og videreutvikle mandags treningene. Utvikle Fredagstreninger Danne rekrutteringsgruppe og gjennomføre nybegynner kurs. Fortsette arbeidet med miljøbanen.

29 10.1 Valgkomiteens innstilling VERV NAVN ANT. ÅR Leder Petter Bakke 1 Nestleder Tom Linnerud 2 Økonomiansvarlig Steinar Syftestad 1 Sekretær Karin Linnerud 1 Styremedlem Jeanette Tørre 1 Styremedlem vara Veronika Ødegården 1 Styremedlem (MX) Odd Arne Meyer 1 Styremedlem vara Lene Eriksen 1 Styremedlem (ATV) Espen Trosthoel 1 Styremedlem vara Karoline Kleppo 1

30 Representant Notodden Motorsportsenter Velges av styret, fra styret 1 Vara Representant Notodden Motorsportsenter Jan Oddvar Kaasa Brenna Revisorer xxxxxx xxxxxx 1 Valgkomiteen: Vegard Pedersen (leder), Oddvar Rønning,Veronika Ødegården og Anette Åsheim (vara) 10.2 Valg av leder Valg av styremedlemmer og varamedlemmer 10.4 Valg av to revisorer Valg av representant og vara til styret i Notodden Motorsport senter Valg av valgkomite Leder xxxx xxxx Oddvar Rønning Vara: xxxxxx