Konkurransegrunnlag. Renholdstjenester. for. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE. Saksnr. 2012/780

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Renholdstjenester for Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Saksnr. 2012/780

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Kontraktsverdi Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Tilbyders kontaktperson Befaring Retur av tilbud Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Offentlighet KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming Tilbudsfrist Vedståelsefrist Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Forbehold Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudsbrevet Krav til prisskjemaene Sammensetting av tilbudet KRAV TIL LEVRANDØREN Kvalifikasjonskrav: OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Tildelingskriterier KONTRAKTSVILKÅR Alminnelige kontraktsbestemmelser Kontraktens varighet oppsigelse Tilleggsbestemmelser Fakturering og betaling VEDLEGG... 9

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), heretter kalt oppdragsgiver eller Difi, er et statlig direktorat under Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Difi har ca 240 ansatte fordelt på Oslo og Leikanger hvorav ca. 150 ansatte i Oslo og ca. 90 ansatte i Leikanger. 1.2 Anskaffelsens formål Det ønskes tilbud på renholdstjenester i Difis kontorlokaler i Skrivarvegen 2 i Leikanger. 1.3 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen omfatter renhold av Difis kontorlokaler i Statens hus Leikanger, Skrivarvegen 2, 6863 Leikanger. Lokalene er for tiden på tilsammen m² fordelt på 4 etasjer. Etter planen vil et tilbygg på ca m² stå klart til bruk fra 1. januar Totalt areal leieareal vil da være ca m². Difi tar likevel forbehold om endringer i tidsplanen som er utenfor Difis kontroll. Spesifiserte tegninger både for dagens lokaler og lokaler med tilbygg er vedlagt (vedlegg 1a og vedlegg 1b). 1.4 Kontraktsverdi Tjenesten har en samlet anslått kontraktsverdi på ca. NOK eks. mva. for heile kontraktsperioden basert på pt. 1.3 om omfang og pt. 7.2 om varighet. 1.5 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av kontraktsvilkår i Kap Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen. 1.7 Tilbyders kontaktperson Oppdragsgiveren ber tilbyder levere vedlegg 3 Tilbyders kontaktopplysninger sammen med tilbudet. 1.8 Befaring Befaringen vil bli foretatt tirsdag kl. 10:00, oppmøte hos Difi i Skrivarvegen 2, Leikanger. Fordelingen mellom kontorer, kontorlandskap, møterom, kantine m.m. vil kunne sees på vedlagte tegninger, vedlegg 1a og 1b. 1.9 Retur av tilbud Innleverte tilbud vil ikke bli returnert Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandørene finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved:

4 Navn: E-post: Endre Frimanslund Henvendelser pr. e-post om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger - Difi - Renholdstjenester 2012/780. Alle henvendelser skal være skriftlige. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Uprioriterte tjenester. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 2.3 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. Offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal gis på grunnlag av de opplysninger som fremkommer i konkurransegrunnlaget med vedlegg. 1. Tilbudet skal være skriftlig. 2. Tilbudet skal oversendes i nøytral lukket konvolutt merket: Direktoratet for forvaltning og IKT Tilbud renholdstjenester 2012/ Tilbudet med tilhørende dokumenter skal leveres på norsk. 4. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf pkt Tilbudet skal leveres i en original (papirformat) og en kopi på CD eller minnebrikke. Dersom avvik mellom papirformat og CD/minnebrikke gjelder tilbudet i papirformatet foran CD/minnepinne. 6. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 7. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. 3.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl.12:00.

5 3.3 Vedståelsefrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl.12: Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbud skal være merket med: Direktoratet for forvaltning og IKT Tilbud renholdstjenester 2012/780 Tilbud bes sendt/innlevert til: Direktoratet for forvaltning og IKT Skrivarvegen Leikanger For sent mottatte tilbud vil bli avvist. 3.5 Forbehold Eventuelle forbehold skal klart fremgå i et eget punkt i tilbudsbrevet for å være gyldige, selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, er upresise og tvetydige, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Vi gjør oppmerksom på at dersom det vedlegges egne salgsbetingelser vil disse bli betraktet som forbehold dersom de avviker vesentlig fra kontraktsbetingelser angitt i dette konkurransegrunnlag. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.8 Krav til tilbudsbrevet Eventuelle forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet. Totaltilbudspris fra prisskjemaene skal settes inn i tilbudsbrevet. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Dersom oppdragstager ønsker å gi detaljspesifikasjoner og priser utover det som framgår av prisskjemaene, skal dette identifiseres og gis i tilbudsbrevet eller i eget skjema. 3.9 Krav til prisskjemaene Tilbudspriser skal gis i prisskjemaet (vedlegg 6) basert på: 1. Pris pr. år for perioden (første år) 2. Pris pr. år for perioden (tre siste år) Priser skal oppgis eksklusiv mva.

6 Totalprisen skal oppgis inkludert leverandørens øvrige kostnader. Leverandøren bes å spesifisere hvilke kostnader (for eksempel levering, gebyrer, rengjøringsmidler, avfallsemballasje, godtgjørelse og lignende) som er inkludert i totalprisen. Prisskjemaene innleveres i utfylt stand, og skal være datert og underskrevet. Tilbud hvor prisskjema ikke er fullstendig utfylt blir avvist. Det er den totale tilbudsprisen i prisskjemaet basert på hele avtaleperioden som blir brukt for sammenligning av priser i tildelingskriteriene Sammensetting av tilbudet Tilbudet skal leveres i perm eller lignende og settes sammen på følgende måte: Flik 1: Tilbudsbrevet Flik 2: Dokumentasjon på kvalifikasjonskriteriene Flik 3: Tilbudsbeskrivelse Flik 4: Prisskjemaer Flik 5: Tilbyders kontaktopplysninger Flik 6: Eventuell prisliste på andre tjenester som ikke er etterspurt. Flik 7-x: Andre relevante opplysninger 4 KRAV TIL LEVRANDØREN 4.1 Kvalifikasjonskrav: Tilbudet skal som et minimum inneholde følgende dokumentasjon: Teknisk og faglig kapasitet: Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende tjenester for siste 3 år Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende tjenester for siste 3 år. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. Navn på firma, e-post og telefonnummer på kontaktperson, samt årlig kontraktssum skal oppgis slik at oppdragsgiver kan kontakte disse. Finansielle og økonomiske stilling: Det kreves at firmaet har god soliditet. Organisatoriske og juridiske stilling: Firmaets siste årsregnskap, inkl. noter og revisors beretning skal vedlegges. Firmaattest som viser at leverandøren er et lovlig foretak. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at

7 Finansielle og økonomiske stilling: selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Skatt Innbetalt mva. Attesten skal ikke være eldre en 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS Egenerklæring undertegnes, vedlegg 4. Lønns- og arbeidsvilkår Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, vedlegg 5. Miljø Miljøvennlige rengjøringsmetoder og rengjøringsprodukter Det skal benyttes moderne og miljøvennlige rengjøringsmetoder og rengjøringsprodukter. Rengjøringsproduktene som benyttes skal oppfylle kravene til miljømerking, for eksempel: svanemerke, eu-blomsten, Miljøfyrtårn eller andre. Oppdragsgiver skal til en hver tid kunne kreve at leverandøren dokumenterer oppfyllelse av dette kravet eventuelt at disse krav oppfylles i løpet av kontraktsperioden. HMS datablader/sikkerhetsdatablader for alle rengjøringsmidlene skal henges opp i alle bøttekott senest en uke etter oppstart. Pliktig medlemskap i returordning for emballasje Avfall skal håndteres og sorteres riktig etter Difis og Simas krav, og bringes til anvist plass i bygget. En norsk leverandør (merverdiavgiftsregistrert i Norge) skal senest ved kontraktsinngåelsen fremlegge dokumentasjon (medlemsbevis fra Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning) for at han er medlem i en miljømessig forsvarlig returordning for sluttbehandling av emballasje eller oppfyller forpliktelsen gjennom tilsvarende egen returordning.

8 Miljø Kompetanse Dersom leverandøren er av den oppfatning at han ikke kommer til å benytte emballasje, skal han senest ved kontraktsinngåelsen sende en skriftlig erklæring til oppdragsgiver om dette. En beskrivelse av renholdspersonalets fagkompetanse og opplæring vedlegges. All kvalifikasjonsdokumentasjon skal leveres inn innen tilbudsfristens utløp. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottagelse etter hvert som de ankommer innleveringsadressen. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted ved innleveringsadresse kl. 14:00. Åpning vil bli foretatt av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Total tilbudspris, jf. pkt % Leveringstid jf. pkt % 7 KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Alminnelige kontraktsbestemmelser Som alminnelige kontraktsbestemmelser gjelder NS utgave, desember 2005, Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold. I tillegg gjelder forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av nr Kontraktens varighet oppsigelse Tjenesten ønskes utført i perioden Oppdragsgiver tar forbehold om at dato for innflytting i tilbygget kan bli endret. Leverandør må tilpasse endringer i tjenestene etter reell innflyttingsdato for tilbygget.

9 Kontraktens varighet er 2 år med mulighet for forlengelse på 1+1 år regnet fra tidspunktet kontrakten undertegnes. Oppdragsgiver har rett til å si opp kontrakten med 4 måneders skriftlig varsel. Ved slik oppsigelse betales ingen erstatning til leverandøren. 7.3 Tilleggsbestemmelser Det settes krav til at personalet er utstyrt med egnede arbeidstøy. Prosedyrer for nøkler og alarmer for Difi skal følges. Nøkler/nøkkelkort (ID-kort) oppbevares utilgjengelige for uvedkommende. Reservenøkkel oppbevares hos leverandør. Vikarer får nøkkel hos leverandør. Tap av nøkler/nøkkelkort skal omgående meldes til oppdragsgiver. Leverandør kan ved tap stilles til økonomisk ansvar for følger og følgeskader dette måtte medføre. Personalet skal bære synlig ID-kort. Personalet skal skrive under Difis taushetserklæring. Leverandør slukker lys, lukker vinduer og låser dører i forbindelse med rengjøring i rom som ikke er i bruk. Leverandør skal gi oppdragsgiver melding om nødvendige utbedringer og om iakttatte uregelmessigheter. Det skal benyttes bare godkjente og i størst mulig grad miljøvennlige rengjøringsmidler. Utstyr og midler skal til enhver tid oppbevares sikkerhetsmessig forsvarlig. Difis kantine- og servicepersonell skal ha tilgang til renholdsrom/bøttekott og kunne bruke renholdsutstyret ved behov. I tillegg til faste møter mellom Leverandør og Oppdragsgiver en gang pr. måned, skal visuell kontroll av rengjøringskvalitet utføres minimum kvartalsvis. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidsleder og kontaktperson hos Difi. Metode for vurdering av rengjøringskvalitet utføres i henhold til Veiledning til NS-INSTA 800: Fakturering og betaling Fakturering skal skje månedlig etterskuddsvis. Betalingsfrist er 30 dager. Fakturaene skal vise hva som er renhold og hva som er sanitærartikler. Det sendes egen faktura for særskilt bestilte rengjøringsoppdrag etter at oppdragene er utført. 8 VEDLEGG Vedlegg 1a: Tegninger av kontorlokalene før utbygging Vedlegg 1b: Tegninger av kontorlokalene etter utbygging Vedlegg 2: Kravspesifikasjon/krav til tjenesten Vedlegg 3: Tilbyders kontaktperson Vedlegg 4: HMS egenerklæring Vedlegg 5: Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 6: Prisskjema