Tilbudsfrist , kl. 12:00.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Tilbudsfrist , kl. 12:00.

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Orientering om anskaffelsen Beskrivelse av oppdraget Fremdrift tidsfrister Avtalens varighet Oppdragsgiver Oppdragsgiver og kontaktperson Beskrivelse av oppdragsgiver Tilbudsbestemmelser Generelt Alminnelige bestemmelser Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsens verdi Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Endring og tilbakekalling av tilbud Alternative tilbud Forbehold Språk Avklaringer Klager Alminnelige innkjøpsvilkår / spesielle innkjøpsvilkår Alminnelige innkjøpsvilkår Krav til responstid ved beredskap Døgnmulkt/sanksjoner Spesielle innkjøpsvilkår Avrop på planlagt graving Levering av tilbudet Tilbudslevering Komplett tilbud Kvalifikasjonskrav Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav til konkurransegrunnlaget Kriterier for valg av tilbyder tildelingskriterier Behandling av tilbudet Tilbudsåpning Protokoll for anskaffelse åpningsprotokoll Avvisning Avvisning av tilbyder Avvisning av tilbudet Avklaringer Retting av åpenbare feil Tildeling begrunnelse - klageadgang Beskrivelse av anskaffelsen Vedlegg Tilbudsmappe med vedlegg Alminnelige innkjøpsvilkår tjenester Spesielle innkjøpsvilkår for avrop på planlagt graving Prosedyresveising Side 2 av 12

3 1. Orientering om anskaffelsen 1.1. Beskrivelse av oppdraget Med bakgrunn i Hovedplan vann og Hovedplan avløp, er det stilt krav til leveringssikkerhet. Vannledningsbrudd skal repareres omgående. Brudd og lignende avløpsledninger skal ikke gi mer enn 2 timers svikt i avløpsbortledningen. Som en viktig del av vår virksomhet vil hurtig reparasjon av lekkasjer være nødvendig. Det er registrert ca hendelser med brudd på rør i løpet av en 12 mnd periode. I tillegg er det behov for gravearbeid på mindre planlagte prosjekter. Omfanget på planlagt graving vil variere fra år til år, både i antall og størrelse. Dette kan omfatte oppgaver som bl.a graving for kabelgrøfter, utskifting av kummer og ledningsnett, mindre uforutsett saneringsarbeider, etablering av nye kummer, rydding og opprensking for vanninntak, etablering av nye vannmålere. For planlagt graving skal hvert enkelt prosjekt ikke overskride en kostnadsramme på kr eks mva. For kostnader ut over dette vil det bli gjennomført separate tilbudsforespørsler. Alt gravearbeid omfatter graving i og utenfor offentlig vei. Arbeidet kan også inkludere montering av kummer og rør inklusiv ferdigstillelse med tilfylling og asfaltering. Narvik Vann KF ønsker derfor å inngå avtale for en periode av 4 år som skal omfatte: Beredskap for graving ved vann og avløpsbrudd Planlagt graving Andre tjenester som spyling og filming av rørledninger, tetthetsprøving/trykkprøving, og desinfisering Tilbyder må inneha nødvendig kompetanse med sentral godkjenning og ADK1 mm. samt dokumentere beredskap for gjennomføring av sikring med påfølgende utbedring ved akutte hendelser slike som brudd på vann og avløpsledninger. Tilbudsgrunnlaget består av denne beskrivelsen og tilbudsmappe med masseoppstilling Fremdrift tidsfrister Følgende tidsfrister er aktuelle i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget: Frist for å stille spørsmål (se pkt ): Tilbudsfrist for innlevering av tilbudet (se pkt 3.3): , kl Valg av tilbyder: Klage på tildeling: Vedståelsesfrist: , kl Avtalens varighet Avtalen har en avtaleperiode på 4 år. Avtaleperioden gjelder fra Side 3 av 12

4 2. Oppdragsgiver 2.1. Oppdragsgiver og kontaktperson Oppdragsgiver: Narvik Vann KF 8512 Narvik Org. nr Oppdragsgivers kontaktperson: Bård Pedersen 2.2. Beskrivelse av oppdragsgiver Narvik kommune har ca innbyggere. Arealmessig utgjør kommunen km 2 og har en utstrekning fra Vidrek i sør til Bjerkvik med Herjangen i nordvest. Narvik Vann KF er et kommunalt foretak i Narvik kommune som rapporterer til eget styre med Narvik bystyre som øverste organ. Narvik Vann består av ca 26 ansatte fordelt på avdelingen vann og avløp. Foretaket har en årlig omsetning på ca. 65 mill., og investerer for ca mill. årlig. Vann- og avløpsavdelingen har ansvar for å levere vann- og avløpstjenester til kommunens innbyggere. I dag drifter Narvik Vann 5 vannverk, 36 vanninstallasjoner med tilhørende ledningsnett, 4 avløpsrenseanlegg og 51 pumpestasjoner med tilhørende ledningsnett. Mer informasjon om Narvik Vann KF finnes på hjemmeside 3. Tilbudsbestemmelser 3.1. Generelt Alminnelige bestemmelser For tilbudskonkurransen gjelder Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 07.april For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Loven med forskrifter finnes på Anskaffelsesprosedyren Dette er en bygg og anleggskontrakt som gjennomføres som nasjonal utlysning etter forskriftenes del 2, åpen anbudskonkurranse Anskaffelsens verdi Beregning av anskaffelsens anslåtte verdi er 9-10 mill. eks mva. for hele avtaleperioden Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises. Oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Tilbyder kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet. Hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Side 4 av 12

5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av om offentlighet i forvaltningen 23, 3 ledd. Innsynet kan begrenses med hjemmel i FOA 3-6. Dersom tilbyder ønsker å holde tilbake opplysninger må det fremkomme av tilbudet, eventuell ved egen offentlig tilbudsmappe Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Endring og tilbakekalling av tilbud Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å tilbakekalle samt foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud på hele eller på deler av oppdraget/leveransen Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må dette klart fremkomme av tilbudsmappens hovedpunkt 4. Tilbyder må da: Henvise til punkt i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold refererer seg til. Gi en nærmere beskrivelse av forbeholdet. Prisfastsette forbeholdet. Forbeholdene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Tilbud hvor forbehold ikke er prisfastsatt kan avvises Språk Alle dokumenter eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk Avklaringer Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger ved forespørsel, inntil 7 dager før tilbudsfristens utløp. Spørsmål rettet etter denne tid vil bli avvist. Skriftlig henvendelser om tilleggsopplysninger må sendes på e-post til oppdragsgivers kontaktperson og merkes med navn på konkurransegrunnlaget. Side 5 av 12

6 Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 3 dager før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har for øvrig en plikt til å informere om det er åpenbar feil i forespørselen Klager Dersom tilbyder føler berettigelse kan det fremsettes klage på: Avvisning Tildeling Tilbyder må da sende en skriftlig begrunnet klage, med henvisning til gitte lover og forskrifter til oppdragsgiver innen fastsatte frister gitt i brev til tilbyder Alminnelige innkjøpsvilkår / spesielle innkjøpsvilkår Alminnelige innkjøpsvilkår Se vedlegg om alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av tjenester Krav til responstid ved beredskap Gitt ut fra Hovedplan vann og Hovedplan avløp settes responstiden til 2 timer ved brudd på vann og avløpsledning. Beredskapsoppdrag/akuttoppdrag starter ved utkalling fra Narvik VANNs vannvakt eller avløpsvakt. Tidspunktet for responstid starter når dette varsel er gitt. Responstiden måles frem til det tidspunkt tilbyder er virksom på det aktuelle hendelsesstedet Døgnmulkt/sanksjoner Tidsfrist gitt i pkt er knyttet til beredskap. For overskridelse gjelder følgende sanksjoner i form av prisavslag på det enkelte oppdraget: For inntil 1 en times overskridelse av tidsfrist reduseres priser med 10 % For inntil 2 to timers overskridelse av tidsfrist reduseres priser med 20 % For ut over 2 to timers overskridelse av tidsfrist reduseres priser med 50 %. I tillegg utstedes det en skriftlig advarsel for brudd på avtale. Ved 3 advarsler kan det gi grunnlag for oppsigelse av avtalen Spesielle innkjøpsvilkår Hovedregel er at spesielle innkjøpsvilkår gjelder foran de generelle innkjøpsvilkår Avrop på planlagt graving Se vedlegg om spesielle vilkår for avrop på planlagt graving 3.3. Levering av tilbudet Tilbudslevering Anbudet forutsettes levert i et kopieringsvennlig format samt datert og undertegnet. Anbudet sendes/leveres i lukket konvolutt merket med Tilbud Beredskap og gravetjenester Innleveringssted: Narvik kommune, økonomienheten/innkjøp Havnens hus 1 etg. Havnegata 8512 Narvik Side 6 av 12

7 Tilbudsfrist: Dato: Klokkeslett: Komplett tilbud For at et tilbud skal anses som fullstendig og komplett så må alle poster og forhold i tilbudsmappe være utfylt Tilbudet skal leveres inn i 3 eksemplarer, 1 original papirversjon og 1 elektronisk orginalversjon på USB minnepenn samt en sladdet (offentlig) elektronisk versjon Kvalifikasjonskrav Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til tilbyderne, herunder å vurdere krav til tilbyders tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av tilbyders tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at tilbyderne er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver skal ta hensyn til tilbyders berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. Dersom ikke dokumentasjon med henhold til kvalifikasjonskravene er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere tilbyder som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet blir avvist Kvalifikasjonskrav til konkurransegrunnlaget Følgende kvalifikasjonskrav stilles til denne forespørselen: 1. Lovlig etablert foretak 2. Betaling av offentlige avgifter Skatte og merverdiavgiftsattest 3. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet 4. Tilfredsstillelse av barnekonvensjon og ILO-konvensjon Responstid for beredskaps utrykning. 6. Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen 7. Gyldig godkjenning/ sertifisering : Tiltaksklasse 2 for utførende Fagområde Veg- og grunnarbeider Fagområdet Vannforsynings og avløpsanlegg Eller som alternativ til de to ovennevnte Sentral godkjenning for grunnarbeid og landskapsutforming, Tiltaksklasse 2. Samt Personell med ADK 1 sertifisering. Personell med sertifisering ; Arbeid på offentligvei 8. Forsikring For detaljer, viser vi til tilbudsmappen Kriterier for valg av tilbyder tildelingskriterier Valg av anbud vil ikke skje utelukkende på grunnlag av laveste pris. Tildeling baseres på det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud for Narvik Vann KF Følgende tildelingskriterier legges til grunn ved denne forespørselen: 1. Pris 90 % 2. Gjennomføring 10 % For detaljer, viser vi til tilbudsmappen. Side 7 av 12

8 4. Behandling av tilbudet 4.1. Tilbudsåpning Åpning av innkomne tilbud gjøres normalt på samme dag som innleveringsfrist. Kun oppdragsgiver er representert Protokoll for anskaffelse åpningsprotokoll Tilbyderne vil ikke uoppfordret få tilsendt utskrift av åpningsprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert Avvisning Avvisning av tilbyder Oppdragsgiveren har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattest og HMS erklæring innen de angitte fristene, og de tilbydere som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise tilbyder som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise tilbyder av andre årsaker Avvisning av tilbudet Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet når det: a) ikke er levert innen fastsatte tilbudsfristen b) ikke er levert i samsvar med pkt 3.3 vedr. lukket forsendelse og underskrevet tilbudsbrev c) det er et alternativ tilbud avgift i strid med tilbudsbestemmelsene d) det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene e) det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget f) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Oppdragsgiveren kan avvise tilbudet når det: a) tilbudet, etter forsøk på avklaring, inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige b) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene c) tilbudet virker unormalt lavt d) tilbudet ikke er signert 4.4. Avklaringer Ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: Klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram. Side 8 av 12

9 4.5. Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes Tildeling begrunnelse - klageadgang Tildeling vil skje etter en totalvurdering basert på det mest fordelaktige tilbudet ut fra de fastsatte tildelingskriteriene. Melding om tildeling sendes alle tilbydere i rimelig tid før kontrakt inngås. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. Se også Beskrivelse av anskaffelsen All graving skal skje ihht. krav gitt i gjeldende forskrifter og prosedyrer for slikt arbeid. Samt Narvik Vann`s VA-norm og VA- miljøblad. Tilbyder har ansvar å foreta arbeid aktsomt, herunder at: Alle nødvendig opplysninger og tillatelser skal innhentes før arbeidet iverksettes. Det skal gis varsel til berørte offentlige instanser Arbeidet skal gjennomføres ihht de, til en hver tid gjeldende, forskrifter og lover Alle maskiner og kjøretøy skal inneha nødvendig sertifisering, samt til en hver tid ha en teknisk tilstand som ikke fraviker krav til slik godkjennelse. Alt personell skal ha sertifikat og/eller bevis som dokumenterer kunnskap for betjening av gjeldende kjøretøy eller maskin. For alt arbeid på rørnett skal det være tilstede personell som har godkjenning for slikt arbeid. Generelt kreves ADK 1 godkjenning. For sveising av PE og PP- rør med elektromuffesveis, stilles det krav om sertifisering ihht NS 416. Her plikter tilbyder å fremskaffe kvalifisert personale. Tilbyder skal dokumentere tilgang på tilstrekkelig mengde og godkjent type sperremateriell. Herunder gjerder, varsellys og annet nødvendig utstyr for slik sikring. Medtatt her er også sikring for trafikk samt personell. Konkurransen gjelder en samlet rammeavtaler innen følgende arbeidsområde: 1. Beredskap for graving ved vann og avløpsbrudd 2. Planlagt graving 3. Andre tjenester 1. Beredskap for graving ved vann og avløpsbrudd Med bakgrunn i Hovedplan vann og Hovedplan avløp, er det stilt krav til leveringssikkerhet. Vannledningsbrudd skal repareres omgående. Brudd og lignende avløpsledninger skal ikke gi mer enn 2 timers svikt i avløpsbortledningen. Som en viktig del av vår virksomhet vil hurtig reparasjon av lekkasjer være nødvendig. Det er registrert ca hendelse med brudd på rør i løpet av en 12 mnd periode. Oppdragsgiver stiller krav til responstid for gjennomføring av oppdrag tilknyttet slike akutte hendelser. Dette er et krav som er omtalt i kvalifikasjonskravene og disse er ufravikelig. For å oppfylle kravene til responstid er Oppdragsgiver av den oppfatning at det vil være nødvendig med en beredskap/vaktordning hos tilbyder. Beredskapsoppdrag/akuttoppdrag starter ved utkalling fra Narvik Vann`s vannvakt eller avløpsvakt. Tidspunktet for responstid starter når dette varsel er gitt. Responstiden måles frem til det tidspunkt tilbyder er virksom på det aktuelle hendelsesstedet. Side 9 av 12

10 Under slike utkallinger skal tilbyder: Sikre stedet der hendelsen har funnet sted. Sørge for nødvendig avsperring, skilting og eventuell trafikkdirigering om nødvendig. Herunder også gi melding til vegmyndigheter eller andre berørte offentlige virksomheter, blant annet 110 sentralen i Salten. Nødvendige tillatelser for gjennomføring av graving skal innhentes. Tilbyders representant skal holde Narvik Vann sitt personell orientert om: Hva som skal gjennomføres på det aktuelle aksjonsstedet. Bemanning og dimensjonering av utstyr som skal benyttes fremlegges og godkjennes av Narvik Vann. Dialogen med partene gjennomføres slik at omfanget av arbeidet blir gjennomført etter Narvik Vann sine krav. Så snart arbeid er ferdigstilt skal dette meldes til Narvik Vann sitt personell, dvs. når gravearbeid er gjennomført. All nødvendig dokumentasjon i henhold til Narvik Vann sine rutiner skal leveres og godkjennes. Tilbyder har ansvar for å opprettholde tilstrekkelig standard på vei, i henhold til veimyndighetenes krav, inntil asfaltering er gjennomført. Det skal føres daglig oversikt over: Ressursforbruk Leveranser Denne oversikt skal leveres Narvik Vann for attestasjon påfølgende dag. Manglende godkjenning gir ikke rett til ubetinget honorering. Materialkostnader skal faktureres som netto innkjøpspris tillagt oppgitt påslagsprosent, og må dokumenteres ved kopi av original faktura. Fakturering for oppdraget skal skje innen rimelig tid etter ferdigstillelse, dvs. når gravearbeid er gjennomført og evt. etter at regning for asfaltering er mottatt fra Narvik kommune v/veg og Park. 2. Planlagt graving Oppdragsgiver har behov for gravearbeid på mindre planlagte prosjekter. Omfanget på planlagt graving vil være fra år til år, både i antall og størrelse. Dette kan omfatte bl.a oppgaver som graving for kabelgrøfter, utskifting av kummer og ledningsnett, mindre uforutsett saneringsarbeider, etablering av nye kummer, rydding og opprensking for vanninntak, etablering av nye vannmålere. For planlagt graving er at hvert enkelt prosjekt ikke skal overskride en kostnadsramme på kr eks mva. For kostnader ut over dette vil det bli gjennomført separate tilbudsforespørsler. Omfanget av de ulike prosjekter skal være klart definert, hvor oppstart og leveringstidspunkt er avklart mellom partene. Ved forespørsel om oppdrag må tilbyder påregne å befare, samt gi pris på det aktuelle prosjekt. Dette for å avklare om det enkelte prosjekt er innenfor de disponible økonomiske rammene. Avrop på disse oppdragene skal for øvrig skje i henhold til de spesielle innkjøpsvilkår etter pkt Avrop kan også gjennomføres som avtalt uttak av timer og/eller levert m 3 knyttet til oppdraget. Side 10 av 12

11 3. Andre tjenester. Det vil være aktuelt med beslektede oppgaver til reparasjon av vann og avløpsledninger. Alle disse oppdrag kan gjennomføres i egenregi eller som innleid tjeneste. A, Spyling og filming av rørledninger. Skal gjennomføres ihht VA- miljøblad - Nr 51 Rørinspeksjon med videokamera av avløpsledninger - Nr 71 Høytrykkspyling av avløpsledninger B. Tetthetsprøving, trykkprøving. Skal gjennomføres ihht VA- miljøblad - Nr 25 Trykkprøving av trykkledning - Nr 24 Tetthetsprøving av selvfallsledning C. Desinfisering. Skal gjennomføres ihht VA- miljøblad - Nr 39 Desinfeksjon av vannledninger ved nyanlegg Side 11 av 12

12 6. Vedlegg 6.1. Tilbudsmappe med vedlegg 6.2. Alminnelige innkjøpsvilkår tjenester 6.3 Spesielle innkjøpsvilkår for avrop på planlagt graving 6.4. Prosedyresveising Side 12 av 12