Styret Helse Sør-Øst RHF 20. november Administrerende direktør iverksetter nødvendige forberedelser med sikte på etableringen.

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 20. november 2014 SAK NR ETABLERING AV SYKEHUSPARTNER SOM HELSEFORETAK Forslag til vedtak: 1. Sykehuspartner HF etableres med virkning fra 1. januar Administrerende direktør iverksetter nødvendige forberedelser med sikte på etableringen. 3. Styrets valgkomité anmodes om å foreslå styresammensetning for Sykehuspartner HF. 4. Stiftelsesmøte gjennomføres i forbindelse med styremøte 18. desember Hamar, 12. november 2014 Peder Olsen administrerende direktør Side 1 av 8

2 1. Hva saken gjelder Etter beslutning fra administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF har en i 2014 gjennomført et arbeid for å vurdere alternativer til fremtidig eierskap, struktur og styring av Sykehuspartner. Det er bl.a. vurdert om det er riktig å etablere Sykehuspartner som egen juridisk enhet, om de ulike virksomhetsområdene i Sykehuspartner skal eies og styres på ulike måter, samt valg av fremtidig selskapsform. Arbeidet er gjennomført av et internt arbeidsutvalg med representasjon fra RHF og Sykehuspartner samt tillitsvalgte på konsernnivå og fra Sykehuspartner. Som en del av prosessen er det også gjennomført en rekke intervjuer med representanter/nøkkelpersoner fra helseforetakene og Sykehuspartner. Arbeidets hovedkonklusjon er at en utskilling av Sykehuspartner til en egen juridisk enhet er bedre egnet til å møte de utfordringene en står overfor, og at dette vil bidra til klarere ansvars- og styringslinjer i forhold til Helse Sør-Øst RHF som eier, klarere leverandør- og partnerrolle i forhold til helseforetakene og legge til rette for en ytterligere profesjonalisering av organisasjonen. Det vurderes at helseforetak er den selskapsformen som er aktuell. Når beslutningen om selskapsetableringen er tatt vil en iverksette en rekke oppfølgingsaktiviteter mht. formell selskapsetablering/-stiftelse, sammensetting av styre, virksomhetsoverdragelse mv. En vil også arbeide videre med utvikling av verktøy og metodikk for styring og oppfølging. 2. Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer Dagens organisering Sykehuspartner er i dag formelt en avdeling av Helse Sør-Øst RHF, men med separat resultat- og balanseregnskap. Forankring til linjen er etablert gjennom driftsstyret, som ledes av viseadministrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF. Direktøren i Sykehuspartner rapporterer til driftsstyret. Sykehuspartner har per oktober 2014 om lag 1320 ansatte. Sykehuspartner er organisert i fem virksomhetsområder. 1. IKT tjenester (drift/forvaltning) 2. IKT service (brukerstøtte) 3. IKT prosjekttjenester (prosjekt- og porteføljestyring, ressurser til gjennomføring av prosjekter) 4. Innkjøp og logistikk 5. HR/økonomi og regnskap I tillegg til disse er det stabsfunksjoner innenfor kunderelasjon, HR og økonomi. IKT-området utgjør ca. 85 % av virksomheten målt i omsetning, og finansieres som følger: A. Løpende drift via tjenesteprisinntekter B. Årlig tildeling (basisramme) fra Helse Sør-Øst RHF C. Regionale investeringer ved tildeling fra Helse Sør-Øst RHF D. Lokale investeringer ved lån fra helseforetakene Side 2 av 8

3 HR-området får sine inntekter via tjenestepris og i noen grad basisramme fra Helse Sør-Øst RHF, mens innkjøp og logistikk primært tildeles midler i form av basisramme fra Helse Sør-Øst RHF. I fortsettelsen er det redegjort for en del momenter og vurderinger som vil ligge til grunn for det videre arbeidet og som det også er hensiktsmessig at styret er kjent med. Formålet med fellestjenester Begrunnelsen for å opprette fellestjenester er at en gjennom denne måten å organisere seg på kan oppnå gevinster det ikke ville vært mulig å ta ut som enkeltvise virksomheter. I dette ligger også at de delene av kostnadsbasen som overføres fra helseforetakene til fellestjenesteleverandøren gjøres mer fleksibel. Helseforetakene kan justere sitt uttak av tjenester uten å måtte hensynta konsekvensene for egen organisasjon. Gjennom å prise de enkelte tjenestene skapes større bevissthet i helseforetakene om hva tjenestene faktisk koster, enn når de samme tjenestene inngår i egen kostnadsbase og ikke er stykkpriset. Ansvaret for å tilpasse kostnadsnivået til den faktiske etterspørselen etter tjenester ligger hos fellestjenesteleverandøren. Det er ulike måter å oppnå gevinster på ved å opprette fellestjenester. Et viktig område er å utnytte stordriftsfordeler innenfor såkalt transaksjonstunge aktiviteter, for eksempel lønnskjøring, fakturabehandling mm. Storskalafordeler kan også utnyttes til å oppnå økt kvalitet til lavere kostnader enn om en skulle gjøre dette hver for seg. Innen IKT-området vil dette være en viktig begrunnelse for fellestjenester. Et annet område hvor fellestjenester ofte nyttes er knyttet til å samordne aktiviteter for å oppnå en bedre markedsposisjon. Innkjøp er et typisk eksempel på dette. Videre vil en fellestjenesteenhet kunne være et viktig instrument til å oppnå ønsket standardisering. Det er også et argument for å etablere en fellestjenesteenhet at det bidrar til at helseforetakene i større grad kan fokusere på sin kjernevirksomhet. Samtidig vil aktivitetene i fellestjenesteenheten også bli kjernevirksomhet for denne enheten, og vil dermed kunne få større ledelsesmessig fokus enn når de samme aktivitetene er en del av et helseforetak. Formålet med å etablere Sykehuspartner som eget helseforetak Hensikten ved å opprette Sykehuspartner som ett nytt helseforetak er å tydeliggjøre Helse Sør- Øst RHF som strategisk eier og Sykehuspartner som fellestjenesteleverandør. Gjennom endring i strukturen oppnår Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner følgende: 1) Klarere ansvars- og styringslinjer i forhold til eier Gjennom opprettelse av Sykehuspartner som eget helseforetak etableres tydelige, definerte og hensiktsmessige styringslinjer mellom eier og utfører med hensyn til de virksomhetsområdene som til en hver tid skal finnes hos Sykehuspartner. Det er for eier sentralt å kunne gi tydelige styringssignaler som medfører ønsket endring i organisasjonen. For Sykehuspartner er det viktig å kunne ha forutsigbar oppfølging gjennom formaliserte styringslinjer, mens det for helseforetakene vil være viktig å ha en tydelig fordeling av ansvar mellom kunde og leverandør. Etableringen betyr et tydeligere skille mellom rollene som kunde og leverandør. Side 3 av 8

4 2) Klarere leverandør- og partnerrolle i forhold til helseforetakene Etablering av Sykehuspartner som eget helseforetak legger til rette for en positiv utvikling av samhandlingen og partnerskapet mellom helseforetak og Sykehuspartner. I dette ligger også en styrkning og videreutvikling av Sykehuspartners kjernevirksomhet. Endringene skal bidra til økt leveransekraft og gjennomføringsevne på de oppdragene som gis, bedre kostnadseffektivitet, samt kvalitet og sikkerhet i tjenestene og understøtting av pasientsikkerheten. 3) Legger til rette for en ytterligere profesjonalisering av organisasjonen Sykehuspartner skal profesjonaliseres med hovedfokus på effektiv og stabil drift og forvaltning, og samtidig understøtte ønsket faglig utvikling og bidra i det regionale utviklingsarbeidet. Problemstillinger knyttet til tydeliggjøring av trepartsforholdet Det er det regionale helseforetaket som har det overordnede ansvaret for å utvikle strategien for fellestjenester i foretaksgruppen. Strategier og mål formidles til Sykehuspartner i oppdragsdokumentet. Sykehuspartners ansvar er å utvikle virksomhetsplaner for å realisere strategier og mål fastlagt i oppdragsdokumentet. Når det regionale helseforetaket har foretatt de nødvendige avveininger og prioriteringer av ressursbruken, er det helt avgjørende at kostnadene og investeringsbehovet knyttet til Sykehuspartners virksomhet, både drift og investeringer, håndteres innenfor de gitte rammer. Dette gjelder selvfølelig generelt, men blir en ekstra viktig forutsetning ved etablering av Sykehuspartner som eget helseforetak. Ved etablering av Sykehuspartner som et eget helseforetak, vil virksomhetens ansvar for egen økonomi og egne leveranser bli tydeliggjort og forsterket. I dag er Sykehuspartner en del av Helse Sør-Øst RHF, og selv om Sykehuspartner er en egen resultatenhet, er det er grunn til å anta at det helhetlige ansvaret Helse Sør-Øst RHF har og det faktum at kundene er heleide døtre kan påvirke adferden i problemsaker. Ved etablering av Sykehuspartner som et eget helseforetak oppstår det en relasjon mellom tre ulike rettsubjekter der det i dag kun er to. Foruten eierrollen ivaretar i dag Helse Sør-Øst RHF et betydelig ansvar for utvikling gjennom programmet Digital fornying. Dette krever samordning og avstemming av flere forhold. Sykehuspartner må være i stand til å etablere en driftsorganisasjon som leverer tjenester kostnadseffektivt til rett kvalitet. Utviklingsaktivitetene må innrettes slik at de ikke reduserer Sykehuspartners evne til å være en god driftsleverandør samtidig som Sykehuspartner kan påta seg det nødvendige gjennomføringsansvaret knyttet til utviklingsoppgaver. Utviklingsoppgavene må planlegges og styres på en god måte. Dette innebærer bl.a. at helseforetakene må være i stand til både organisatorisk og økonomisk å ta imot og nyttiggjøre seg nye løsninger, herunder ta ut tilstrekkelige gevinster. Videre må dimensjoneringen av utviklingsoppgaver avstemmes i forhold til foretaksgruppens samlede økonomiske bæreevne. Dette omfatter både muligheten til å oppnå nødvendige gevinster og muligheten til å finansiere nødvendige investeringer. Det regionale helseforetaket som eier av både helseforetakene og Sykehuspartner har en sentral rolle ift å sikre en mest mulig rett balanse mellom ressurser anvendt på kjernevirksomheten i helseforetakene og ressurser anvendt i Sykehuspartner. Side 4 av 8

5 Virksomhetsoverdragelser Dagens Sykehuspartner omfatter virksomhetsområdene IKT, HR samt innkjøp og logistikk. En har drøftet om områdene muligens burde behandles forskjellig, men har landet på at det ville øke risikobildet og at en derfor i første omgang bør løfte hele Sykehuspartner samlet over i et eget foretak. Hvorvidt hele eller deler av avdeling for teknologi og e-helse og deler av andre stabsavdelinger i RHFet bør overføres til Sykehuspartner som nytt foretak, henger sammen med hvilke oppgaver som evt. skal bli liggende igjen i RHF. Dette vil det bli arbeidet videre med og styret vil bli orientert om de endringer som gjennomføres i forhold til oppgavene i RHFets avdelinger. Forholdet til Digital fornying. Hvilke oppgaver skal ivaretas av Sykehuspartner og hvilke oppgaver skal ivaretas av RHF? Innen IKT pågår en stor satsning i Helse Sør-Øst som er organisert i Digital fornying med et eget fornyingsstyre underlagt administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF, jf. styresak IKT-strategi og handlingsplan, - et fornyingsprogram for standardisering og teknologiske løsninger. Det er Helse Sør-Øst RHF som har ansvar for IKT-prosjektene under Digital fornying. Ved etablering av Sykehuspartner som eget HF vil en vurdere om deler av aktivitetene under Digital fornying ansvarsmessig bør overføres til Sykehuspartner. En vil bl.a. vurdere om det skal trekkes en klar ansvarsmessig grense mellom strategiske oppgaver og mer operative aktiviteter innenfor Digital fornying. Det er viktig å sikres gode rapporteringslinjer og dialog slik at en samtidig ivaretar et helhetlig perspektiv. Om målbilde for Sykehuspartner i et 3-5-årig perspektiv Sykehuspartner har vært gjennom en periode med sterk vekst og krevende utfordringer knyttet til å håndtere store enkeltprosjekter som nytt sykehus i Østfold og innføring av DIPS. Samtidig med at Sykehuspartner har utviklet seg kraftig og håndtert gjennomføring av store enkeltprosjekter, har det vært utfordrende å ivareta alle løpende driftsoppgaver fullt ut tilfredsstillende. Det naturlig at Sykehuspartners fokus de nærmeste 3-5 årene er å konsolidere stillingen og ha sitt hovedfokus på løpende drift. Det er viktig at Sykehuspartner klarer å levere på de viktigste intensjonene ved å etablere en fellestjenesteleverandør gjennom å utnytte skalafordeler og samordning av aktiviteter til å levere kvalitativt sett gode tjenester kostnadseffektivt. Dette gjelder innen alle Sykehuspartners tjenesteområder. Utviklingsaktivitetene bør primært konsentreres om å få på plass en mer hensiktsmessig og moderne infrastruktur. En viktig årsak til både driftsutfordringer og manglende muligheter til å ta ut kostnadsmessige gevinster av fellestjenestekonseptet, er en utilfredsstillende infrastruktur. Det vil heller ikke være mulig å etablere regionale løsninger på en effektiv måte og gjennom det også oppnå standardisering, uten en mer moderne infrastruktur. Side 5 av 8

6 I forhold til allerede igangsatte programmer/utviklingsaktiviteter innenfor dagens Sykehuspartner må det gjøres en grundig vurdering av hvilke av disse som bør videreføres de neste 3-5 årene. Hovedregelen bør være at det er programmer som bidrar til regionale løsninger/standardisering og mer kostnadseffektiv drift som prioriteres. Kun unntaksvis bør det tillates at dette fravikes. Det regionale helseforetaket må gi en tydelig prioritering i oppdragsdokumentet. Det er igangsatt et arbeid i Sykehuspartner med å vurdere hvorvidt alle dagens oppgaver skal løses av Sykehuspartner eller om deler av leveransene kan skje gjennom et eksternt partnerskap med en eller flere leverandører. Dette vil være en krevende prosess som nødvendigvis vil måtte ta noe tid. Det er derfor viktig at dette arbeidet gis tilstrekkelig oppmerksomhet slik at beslutninger kan tas så raskt som mulig. Det må arbeides videre med en konkret utforming av målbilde/hovedoppgave for Sykehuspartner, til bruk i vedtekter, stiftelsesdokumenter mv. og som grunnlag for den styringsstruktur som skal etableres. Dette baseres på bl.a. følgende forutsetninger Arbeidsoppgavene konkretiseres. Tjenesteendringer som er påkrevet for å sikre forsvarlig drift i helseforetakene gis prioritet. Utnyttelse av skalafordeler og samordning av aktiviteter til å levere kvalitativt gode tjenester kostnadseffektivt innen alle Sykehuspartners tjenesteområder Modernisering av infrastruktur. Videreføre prioriterte utviklingsaktiviteter. Prioritering av programmer som bidrar til regionale løsninger/standardisering og mer kostnadseffektiv drift (kun unntaksvis bør det tillates at dette fravikes). Styringsmessige forhold God styring og oppfølging av en fellestjenesteenhet er nødvendig for å sikre at de forventede gevinster, både økonomiske og kvalitative, oppnås. Enheten må underlegges god kostnadskontroll og det må være minst samme krav til effektivisering i en fellestjenesteenhet som i et helseforetak. Helseforetakene må kunne forvente at ved overføring av oppgaver til en fellestjenesteleverandør skal de oppnå, alt annet likt, reduksjon av antall ansatte og reduksjon av driftskostnader knyttet direkte til de oppgavene som overføres. Eventuelle kostnadsøkninger skal være en konsekvens av at helseforetaket velger å øke uttaket av tjenester eller velger å øke kvaliteten på tjenestene. I tillegg til de kostnadsmessige gevinstene er det rimelig å forvente at både kvaliteten på og kontrollen med de oppgaver/prosesser fellestjenesteenheten får ansvaret for blir bedre. Det vil være viktig å utvikle en god kunderelasjon til helseforetakene/det regionale helseforetaket slik at de innenfor gitte rammer og standarder opplever at fellestjenesteleverandører gir merverdi. Det vil kunne være ulike interesser mellom enkeltforetak og hensynet til helheten som skal ivaretas av fellestjenesteenheten og det regionale helseforetaket. Forholdet må derfor balanseres ut slik at helseforetakene opplever stor grad av merverdi samtidig som tilpasningen til den enkelte kunde må skje innenfor rammer og standarder som ikke medfører suboptimalisering. Side 6 av 8

7 Sykehuspartner er tildelt enerett på leveranser de har ansvaret for. Dette er nødvendig for å unngå at fellestjenestekonseptet smuldrer opp. Dersom det enkelte foretaket tillates å velge løsninger utenfor Sykehuspartner veltes mer kostnader over på de gjenværende, og det vil uthule mulighetene til regional standardisering som er en viktig begrunnelse for å gi enerett. Men det er ikke bare valgfrihet ift leverandører utenfor Sykehuspartner som skaper utfordringer, det samme gjelder dersom det enkelte helseforetak tillates å velge lokale tilpasninger i strid med for eksempel krav til regional standardisering. Siden helseforetakene er pålagt å bruke Sykehuspartner har Helse Sør-Øst RHF som eier et klart ansvar for å sikre at tjenestene leveres kostnadseffektivt og med rett kvalitet. Etablering av Sykehuspartner som eget helseforetak stiller med andre ord store krav til det regionale helseforetaket mht å sikre en god og tydelig styring av Sykehuspartner, slik at virksomheten skjer i tråd med det som er forutsetningene for å etablere en fellestjenesteleverandør. For å sikre en god og kontrollert overgang til eget helseforetak må følgende ivaretas: Det iverksettes et arbeid for å tydeliggjøre det regionale helseforetakets rolle overfor Sykehuspartner HF og i tredjepartsforholdet. Det regionale helseforetaket har ansvaret for å utvikle en tydelig strategi for Sykehuspartner og formidle denne i oppdragsdokumentet. Dette gjelder også Sykehuspartners bidrag i forbindelse med Digital fornying. Det regionale helseforetaket må gjøre en vurdering av om dagens ressursbruk rettet mot fellestjenestene og det kostnadsnivået som følger av denne, representerer en bærekraftig utvikling over tid. Dette er en vurdering som må gjøres uavhengig av om Sykehuspartner etableres som eget helseforetak eller ikke. Sykehuspartner utvikler på basis av eiers strategi, oppdragsdokument og ressurstildeling sine virksomhetsplaner for å kunne svare opp eiers bestilling. Det må etableres et formelt og tilstrekkelig stramt opplegg for styring og oppfølging, som sikrer måloppnåelse og er egnet til å ivareta tredjepartsforholdet RHF, Sykehuspartner, helseforetakene. Det må finnes fram til en egnet styresammensetning basert på de kriterier som gjelder for sammensetning av HF-styrer. Finansiering Finansieringsmodellene som velges for en fellestjenesteenhet må bidra til å sikre gode insentiver slik at formålet med etablering av fellestjenesteenheter kan realiseres. Helt sentralt i denne sammenheng er at det må være mulighet til å se hva de enkelte leveransene koster. Dette stiller igjen store krav til Sykehuspartner mht å ha oversikt over sitt samlede kostnadsbilde, og kunne henføre disse kostnadene til de enkelte aktivitetene. For det videre arbeid vil en legge følgende forutsetninger: Dagens økonomimodell videreføres og videreutvikles. Sykehuspartners inntekter skal i hovedsak utgjøres av tjenestepris fra foretakene basert på virksomhetsområdenes kostnadsbaserte tjenesteprismodeller. Finansiering gjennom basisramme skjer kun unntaksvis. Videre prosess må avklare håndtering av økonomisk risiko og forholdet mellom Sykehuspartner og Digital fornying/regionale IKT-prosjekt Side 7 av 8

8 3. Administrerende direktørs anbefaling Sykehuspartner har stor betydning for helseforetakenes kjernevirksomhet og øvrig drift. Sykehuspartner bør videreutvikles som profesjonell fellestjenesteleverandør innenfor en formalisert styringsstruktur, med forankring i lovverk og innenfor etablert styringspraksis i Helse Sør-Øst. Det vurderes at helseforetak er en hensiktsmessig selskapsform og at dette vil kunne bidra til klarere ansvars- og styringslinjer i forhold til eier, klarere leverandør- og partnerrolle i forhold til helseforetakene samt legge til rette for en ytterligere profesjonalisering av organisasjonen. I sum vil dette tydeliggjøre Helse Sør-Øst RHF som strategisk eier og Sykehuspartner som fellestjenesteleverandør og bidra til realisering av målbilde og oppgaver som er beskrevet. Det anbefales at Sykehuspartner HF etableres med virkning fra 1. januar 2015 og at stiftelsen gjennomføres i styremøte 18. desember. En del av stiftelsesprotokollen er å utpeke styre for helseforetaket. Styrets valgkomité anmodes om å foreslå styresammensetning for Sykehuspartner HF. Administrerende direktør vil, på bakgrunn av de utredninger og risikovurderinger som er foretatt iverksette nødvendige forberedelser med sikte på etableringen, herunder bl.a. utarbeidelse av stiftelsesdokument med vedtekter, forberedende aktiviteter mht. virksomhetsoverdragelse i Sykehuspartner, samt nødvendig forankring i forhold til helseforetak, tillitsvalgte og brukere. Som et ledd i dette arbeidet vil en også etablere et formelt og tilstrekkelig stramt opplegg for styring og oppfølging, som sikrer måloppnåelse og er egnet til å ivareta tredjepartsforholdet det regionale helseforetaket, helseforetakene og Sykehuspartner HF. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Rapport fra arbeidsutvalg i Helse Sør-Øst RHF Side 8 av 8