Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 12/35 Møtedato/tid: , kl. 11: NB! Merk tidspunkt Møtested: Beskjed kommer senere Deltagere: Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold Erik Snekvik Kristin Kjønsvik Jorulf Gumdal Forfall: Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 6/12 7/12 8/12 9/12 1/12 11/12 12/12 13/12 14/12 15/12 Godkjenning av protokoll fra møte Referatsaker Orientering om behandling av permisjoner i grunnskolen Årsrapport skatteregnskapet 211 Årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 212 Årsmelding for kontrollutvalget 211 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Utarbeidelse av plan for selskapskontroll Eventuelt I tilknytning til møtet vil det bli gitt en innføring i bruk av ipad og oppsett for direkte nedlasting av kontrollutvalgets sakspapirer. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Geir Rostad (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek

2 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 6/12 Sverre B. Midthjell 33 12/35-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Protokoll Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

3 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato/tid: kl. 12: 14: Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtende medlemmer: Geir Rostad, leder Eldbjørg Røstvold Erik Snekvik Kristin Kjønsvik Jorulf Gumdal Per Erik Bjerksæter (Vara for Gumdal) Forfall: Møtende varamedlemmer: Ingen Andre møtende: Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS (Møtesekretær) Saker til behandling: 1/12-5/12 Arkivsak: 12/4 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Saksliste 1/12 2/12 3/12 4/12 5/12 Godkjenning av møteprotokoll fra Referatsaker Rapport fra forvaltningsrevisjon - betryggende kontroll av byggeprosjekt Møteplan for kontrollutvalget 212 Eventuelt

4 Sak 1/12 - Godkjenning av møteprotokoll fra Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 2/12 - Referatsaker Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av rapport om kontrollutvalgets arbeid i valgperioden , behandlet som sak 13/11 den Folkevalgtopplæring Hemne kommune. Kontrollutvalgets leder opplyste at kontrollutvalget gis tilbud om å delta på kommunens folkevalgtopplæring i februar 212. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering.

5 Sak 3/12 - Rapport fra forvaltningsrevisjon - betryggende kontroll av byggeprosjekt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten Betryggende kontroll i byggesaker til orientering, og er tilfreds med at kommunen har kommet langt i arbeidet med å sikre slik kontroll. Kommunestyret ber om at rådmannen vurderer tiltak innenfor følgende områder, og rapporterer om dette innen utgangen av 212: Rapportering av avvik på rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet. Sårbarheten i kompetanse og ressurser. Kommunikasjonsprosedyrer med eksterne parter. Oppfølgingsrutiner i kvalitetssystemet. Helhetlig rapportering for kommunens internkontroll til kommunestyret. Protokoll Forvaltningsrevisor Arve Gausen fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte innledningsvis om formelle krav til gjennomføring av forvaltningsrevisjon ihht god kommunal revisjonsskikk. Gausen gjennomgikk hovedpunktene i rapporten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten Betryggende kontroll i byggesaker til orientering, og er tilfreds med at kommunen har kommet langt i arbeidet med å sikre slik kontroll. Kommunestyret ber om at rådmannen vurderer tiltak innenfor følgende områder, og rapporterer om dette innen utgangen av 212: Rapportering av avvik på rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet. Sårbarheten i kompetanse og ressurser. Kommunikasjonsprosedyrer med eksterne parter. Oppfølgingsrutiner i kvalitetssystemet. Helhetlig rapportering for kommunens internkontroll til kommunestyret.

6 Sak 4/12 - Møteplan for kontrollutvalget 212 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 212: Januar 13. Juli Februar August Mars September 7. April 27. Oktober 5. Mai Juni November 15. Desember 7. Mai Juni November 15. Desember 7. Møter avholdes som hovedregel fredager kl 12:. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 212: Januar 13. Juli Februar Mars August September 7. April 27. Oktober 5. Møter avholdes som hovedregel fredager kl 12:. Sak 5/12 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker ble tatt opp. Møtedato

7

8 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 7/12 Sverre B. Midthjell 33 12/35-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Foreløpig forvaltningsrevisjonsrapport til kontrollutvalget Regnskapsoversikt kontroll og revisjon 211 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Brev fra Revisjon Midt-Norge angående bruk av foreløpige rapporter for forvaltningsrevisjon. 2. Økonomisk oversikt kontrollutvalget per

9

10

11 Regnskapsoversikt pr , kontroll og revisjon Konto Tekst Godtgjøringer folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontormateriell (ipad, abbonement) Varer/bevertning Kurs folkevalgte Skyss/kost folkevalgte Bompenger/parkeringsavgift Andre transportutgifter Kontingent Drift kontrollutvalget 1375 Sekretariatstjenster KonSek 1375 Revisjon Midt-Norge Totalt kontroll og revisjon Mindreforbruk Regnskap 211 Budsjett 211 kr , kr 28., kr 7.187,5 kr 18., kr 1.52,1 kr 3., kr 1.28, kr 3., kr 2.75, kr 3., kr kr 13., kr 1.765, kr 13., kr 96, kr kr 75,93 kr kr 1.1, kr 1., kr 42.86,44 kr 82., kr kr kr kr 197., , ,44 kr 839., ,56

12 Orientering om behandling av permisjoner i grunnskolen Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 8/12 Sverre B. Midthjell 33 12/4-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Informasjon til kontrollutvalget vedrørende elevfravær Saksutredning I sak 23/11 i kontrollutvalgets møte ble det gitt en skriftlig orientering fra rådmannen v/svein Johnny Forren om behandling av permisjonssøknader i grunnskolen. Denne redegjørelsen er vedlagt saken. I kontrollutvalgets møte ble det fremmet ønske om at det også skulle orienteres muntlig og gi mulighet til å stille spørsmål rundt saken. Da rådmannens representant var forhindret fra å møte i forrige møte vil saken blir saken tatt opp igjen nå. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å vurdere den informasjon som gis, og ta redegjørelsen til orientering med mindre utvalget finner at det er momenter som krever videre handling.

13 Informasjon til kontrollutvalget vedrørende elevfravær

14 Når en elev ikke møter til skole må foreldre/foresatte gi skolen melding om dette. Fravær på grunn av sykdom: Dersom en elev er syk gis det skriftlig melding i meldeboka i etterkant av fraværet. Etter tre dager kontakter kontaklærer heimen for å avklare fraværets årsak. Dersom det er snakk om et langvarig fravær vurderes hjemmeundervisning. Dette skjer i samarbeid mellom avdelingsleder/rektor, kontaktlærer og hjemmet trinn: Ved langvarig sykefravær (lengre enn tre dager) kan eleven levere legeattest. Ved dokumetasjon/attest fra lege har eleven rett til å skjule dette fraværet fra vitnemålet. Planlagt fravær: Planlagt fravær må varsels skolen i forkant av fraværet. Kontaktlærer kan gi permisjon på inntil 1 dag. Rektor kan gi permisjon på inntil 14 dager. Søknad om permisjon må gis i god tid før det planlagte fraværet, som hovedregel minst en uke før. Lengre fravær enn 14 dager regnes om eleven tas ut fra skolen trinn: Fravær som er søkt om på forhånd og er gitt etter Opplæringslovens 211, er fravær eleven har rett til å skjule fra vitnemålet. Gjelder kun hele dager. Ugyldig fravær: Skolen tar kontakt med foreldre/foresatte når de registrerer ugyldig fravær for elever. Evt sanksjoner mot eleven iverksettes etter skolens ordensregler. For elever på ungdomstrinnet kan nedsatt ordenskarakter vurderes. Ved langvarig ugyldig fravær vises til rutine for utsatte barn og unge.

15 Registrering: Fravær; sykefravær, planlagt fravær og ugyldig fravær, føres i Visma skolens digitale adminitrative system. Fravær registreres som timer og/eller hele dager. Både faglærer og kontaktlærer har ansvar for å føre fravær i Visma. Fraværet registreres som udokumentert inntil melding er levert. Dokumentert fravær

16 Rådmannen delegerer hermed myndighet til rektor / enhetsleder Sodin skole. Nedenfor omtales de punkt innen ansvarsområdet Sodin skole, ppt, SFO og voksenopplæring som omfattes av delegasjonen. Vi gjør oppmerksom på at der begrepet Rektor selv eventuelt er brukt, kan ikke myndigheten videredelegeres. Enhetsleder er ansvarlig for å delta i - og tilrettelegge for å arbeide tverrfaglig innenfor hele kommunens ansvarsområde slik at innbyggerne opplever å få en sammenhengende tjeneste. Rektor / enhetsleder Sodin skole har på rådmannens vegne myndighet til å fatte avgjørelser i følgende saker: 1. Søknader om midler til voksenopplæring (funksjonshemmede, psykisk utviklingshemmede og mangelfull grunnskoleopplæring) i Hemne kommune. 2. Voksenopplæring (funksjonshemmede, psykisk utviklingshemmede og mangelfull grunnskoleopplæring) i Hemne kommune. 3. Utredning, sakkyndig vurdering, innhenting av sakkyndig bistand, enkeltvedtak og organisering av spesialundervisning i h.h. til opplæringslovens 5 i Sodin skolekrets. 4. Ha ansvar for organisering/oppfølging av særskilt norskopplæring og morsmålsopplæring for minoritetsspråklige elever i base og i klasser. Fatte enkeltvedtak etter 2-8 i Opplæringsloven. 5. Enkeltvedtak i henhold til opplæringslovens 9a-2, 4. ledd og 9a-3, 3. leddelevenes fysiske og psykososiale arbeidsmiljø. 6. Ansvar for at øvrige skoler, barnehager og voksne får den spesialpedagogiske kompetanse til utredning og sakkyndig vurdering som er nødvendig innenfor de rammer rektor disponerer til formålet og innenfor rammen av opplæringslovens Opptak av barn til Sodin SFO. 8. Søknader om utsatt skolestart Sodin skolekrets 9. Søknader om fri utenom ordinær skolerute Sodin skole. 1. Deltakelse i fastsetting av skolerute sammen med pedagogisk konsulent og øvrige rektorer, herunder fastsettelse av planleggingsdager i skoler. 11. Innplassering av foreldrebetaling SFO Sodin innenfor vedtatt regulativ. Personalområdet Hemne kommune som arbeidsgiver tilstreber likebehandling i alle personalsaker. Rådmannen vil ha en enhetlig praksis på personalområdet. Den skal utøves i tråd med vedtatte reglement og rutiner. For å få likebehandling skal personalsaker håndteres i samråd med rådmannen når det bør være tvil om hvordan en sak skal behandles. Følgende fullmakter skal utøves i samråd med rådmannen: 12. Tilsettinger av personale innen egen enhet i faste og midlertidige stillinger, myndigheten utøves i.h.t. vedlagte Reglement for behandling av personalsaker i Hemne kommune og Rutiner for behandling av personalsaker

17 13. Myndighet til å avgjøre søknader om permisjon i egen enhet i.h.t. vedlagte permisjonsreglement (KS) og i h.h. til statlig avtaleverk. 14. Administrasjon av enheten for øvrig, organisering i samråd med rådmannen. Enhetsleder har følgende generelle fullmakter 15. Betjening av henvendelser om innsyn i dokumenter jfr. pkt 5.1 i reglement for folkevalgtes innsynsrett. 16. Det gis anvisningsmyndighet og disposisjonsfullmakt til å disponere budsjettrammen og foreta endringer innenfor følgende ansvar: 211Sodin skole 2111 SFO Sodin 21 kommunal pp- tjeneste 294 voksenopplæring i skoleverket, bortsett fra kto. 133 / 17 (norsk med samfunnsfag for fremmedspråklige over grunnskolealder). Myndigheten skal utøves i samsvar med gjeldende økonomireglement Det henvises ellers til Prinsipper og reglementer for arbeidsdeling og utøvelse av myndighet i Hemne kommune vedtatt av kommunestyret , sak 17.97: Den overordnede målsetting, under romertall I, rolleavklaring mellom administrasjon og folkevalgte, pkt. 1 og 2, samt virkemidler under pkt. 3, gjelder som ramme for all delegering etter denne fullmakt. Generelt for utøvelse av delegert myndighet gjelder også at denne skal utøves innenfor rammene av vedtatt årsbudsjett og innenfor mål, rammer og reglement satt av kommunestyre og rådmann. Det henvises spesielt til Sluttrapport Administrativ organisering av Hemne kommune avgitt 4. april 23 og de prinsipper / verdier som der er nedfelt som styringsgrunnlag for Hemne kommunes administrasjon. All saksbehandling skal utøves i.h.t. kommunelov, forvaltningslov og eventuelle bestemmelser gitt i særlov. God forvaltningsskikk skal utøves. Eventuelle uklarheter i.h.t. gitte fullmakter/enkeltsaker tas opp med rådmannen. Denne delegering gjelder f.o.m Tidligere gitte delegeringer oppheves.

18 OPPLÆRINGSLOVENS GRUNNLAG

19 Årsrapport skatteregnskapet 211 Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 9/12 Sverre B. Midthjell /175-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar informasjon fra kemneren til orientering. Vedlegg Årsregnskap og redegjørelse kemneren 211 Kontrollrapport 211 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Saksutredning Kontrollutvalget mottar årlig kopi av skatteregnskapet og kontrollrapport fra skatteetaten. Disse ligger vedlagt. Kemner Wenche Vuttudal vil stille i møtet for å orientere om kemnerens oppgaver og skatteregnskapet for 211. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å ta informasjon fra kemneren til orientering.

20 Kemneren i Hemne Årsrapport for 211

21 -2- ÅRSREGNSKAP OG REDEGJØRELSE Årsregnskap for Hemne kommune for inntektsåret 211. Avlagt etter kontantprinsippet. 1 Sum 2 Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre Innestående margin Udisponert resultat Arbeidsgiveravgift Kildeskatt Personlige skatteytere Selskapsskatt Renter Innfordring Sum 3 Fordelt til Folketrygden arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt Sum Sum totalt Tall hentet fra D.rapport: Årsregnskap kommune sammendrag Kyrksæterøra, Wenche Snildalsli Vuttudal Kemner Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

22 -3- Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

23 -4-1. Generelt om kemnerens virksomhet 1.1 Kemnerkontoret Ressurser Ressursfordeling Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet til skatteoppkreverfunksjonen i regnskapsåret Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret, fordeling av årsverk Skatteregnskap Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift Arbeidsgiverkontroll Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg Administrasjon (Andel fordelt skal være 1 %) Årsverk 1, ,36,9,14,4,1,5 Sum %-andel fordelt 1 % % 6 % 9,3 % 2,7 %,7 % 3,3 % 1 % Organisering Oppgavene er fordelt mellom kemner og konsulent. Deler av året har kontoret også hatt en saksbehandler tilgjengelig. Arbeidsgiverkontrollen er løst gjennom avtale med Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag hvor Malvik er vertskommune Ressurser og kompetanse Kemnerkontoret har 2 årsverk tilgjengelig. I deler av året har vi vært oppe i 2,5 årsverk. Av dette anslås 1,5 årsverk å være direkte knyttet opp mot skatt. Resterende andel er benyttet til tvangsinndrivelse av kommunale krav og avgifter. I tillegg er den daglige driften av eiendomsskattekontoret lagt til kemner. Kontoret har i en tid slitt med ustabil bemanning ved kontoret, men i 211 har dette bedret seg. Det har vært lite sykefravær ved kontoret i 211. Kemner tar MPA-utdanning, og har noe fravær som følge av deltakelse på studiesamlinger og eksamener. Ansatte ved kontoret har jevnlig deltatt på kurs og oppdateringer som tilbys av Skatt MidtNorge, og har hatt godt utbytte av dette. Samarbeidet på kontoret er godt, og kompetansen hos ansatte oppleves som god. Konsulent Sissel Kjønsvik deltar i Samarbeidsforum Skatt MidtNorge. Kemner var oppnevnt som setteskatteoppkrever i forbindelse med habilitetsproblematikk i annen kommune. Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag er en god samarbeidspartner. Representanter på kontoret deltar på arbeidsgruppemøtene og mener oppgavene er løst på en god måte. Kemner deltar i prosjektgruppe som skal danne grunnlag for felles skatteoppkreverfunksjon fra 212 for Orkdalsregionen. 9 kommuner deltar i dette prosjektet. Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

24 -5- SOFIE har over tid bidratt til at arbeidsoppgavene har endret seg fra mindre manuelle oppgaver i forbindelse med føring av skatteregnskap til innfordring. Aktiv bruk av særnamskompetanse har i tillegg bidratt til å effektivisere innkrevingen. Konkursbehandling av selskap har vist seg tidkrevende for vårt kontor med relativt beskjeden bemanning. Oppmøte i tingrett og deltakelse i bostyre er interessante utfordringer, men tidkrevende. Verdt å påpeke at i en arbeidshverdag da oppgavene blir stadig mer komplekse, oppleves tiden tilgjengelig til oppgaveløsning å ha blitt knappere. 1.2 Internkontroll Kontoret har utarbeidet rutinebeskrivelse for skatt. Rutinebeskrivelsen skal sikre effektiv og riktig saksbehandling. Rutinebeskrivelsen skal være lett tilgjengelig og lett å revidere for å tilpasse endringer i daglige gjøremål. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret I alt ble kr ,- innbetalt i skatt og avgift i 211. Dette tilsvarer en økning på 8,3 % fra 21. Fra 29 til 21 var økningen på 8,9 %. (tall hentet fra D.rapport: Årsrapport-kommune-sammendrag 211) Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Hemne kommunes andel av skatteinntektene for 211 var på kr ,-. Budsjettert inngang for 211 var kr ,-. Skatteinngangen for 211 var på 4 % over budsjett. (tall hentet fra årsbudsjett Hemne kommune og D.rapporten: Årsrapport-kommune-sammendrag 211) 1.4 Skatteutvalg 3 er behandlet i skatteutvalget i Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Kemneren i Hemne kommune bekrefter at skatteregnskapet for 211 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

25 -6- Ved kontrollbesøk utført av regional kontrollenhet ble kontoret pålagt å følge gjeldende regelverk ved inngåelse av betalingsavtaler og følge intensjonen om bruk av midlertidig innfordring. Kontoret har nå skjerpet sine rutiner, og krever skriftlige søknader med dokumentasjon for å vurdere inngåelse av betalingsavtale. Midlertidig unntak for innfordring brukes i liten grad, og da i hovedsak rettet mot tilfeller der det er feil i ligning som er åpenbare og bekreftet fra skattekontoret. Årsregnskapet for 211 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av kemneren. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 21 Beskrivelse Beløp Innestående margin for inntektsår 21, pr For lite avsatt margin for inntektsår 21 Tall hentet fra D-rapporten: Margin - avsetning og bruk Regnskapsår tom : '211', Periodenr tom : '1' Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 1 %. Gyldig fra: før Kommentarer til marginavsetningen Marginavsetning for inntektsåret 211, pr viser et underskudd på kr ,-. Gjeldende prosentsats: 1. Økning av marginprosent ble vurdert av kommunestyret i 29, uten at endring ble foretatt. Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

26 -7-3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Skatteart Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgiveravgift inkl. avsavnsrenter Artistskatt Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Forskuddsskatt person Forskuddstrekk inkl. avsavnsrenter Gebyr Innfordringsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt inkl. avsavnsrenter, avregningsrenter og tilbakesøkingskrav Restskatt person inkl. avsavnsrenter, avregningsrenter og tilbakesøkingskrav Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav Restanse (forfalte debetkrav) Herav berostilt restanse Restanse (forfalte debetkrav) Herav berostilt restanse Endring i Endring i berostilt restanse restanse D.rapportene: Restanse - sum pr. skatteart Aar : '211', Periodenr : '12' Restanse - sum pr. skatteart Aar : '21', Periodenr : '12' Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restansesituasjonen ved utgangen av 211 viser en bedring på kr ,-. 21 viste også en nedgang på godt over 65,-. Samlet ser vi en restanseendring på over 1,1 millioner over 2 år. Av dette er kr ,- endring i berostilte krav. En del av endringen i berostilte krav skyldes avskriving som følge av avsluttet gjeldsordning, men i hovedsak skyldes den bedrede restanseutviklingen omlegging av innfordringsrutiner og aktiv bruk av særnamskompetanse. Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

27 Restanser eldre år Inntektsår 29 Sum restanse (debet) Herav skatteart Restskatt person XX D.rapporten: Sum per skatteart aldersfordelt Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Gi kommentarer til restanser for eldre år: Antall krav som var foreldet pr : Samlet beløp på krav som var foreldet pr : ,- Gi kommentarer til restanseoppfølgingen for eldre år: Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste forelda krav dato t.o.m Lista inneholdt 4 skatteytere. Av disse er den første bosatt i land med bistandsavtale, men restanse er under grense. Siste søk mot skatteetaten/ skatt vest ble utført i , men ved en feil ble ikke endring i foreldelsesdato endret. Forfallsdato rettes. Den andre skatteyteren har vi avtale om nedbetaling med, og det kommer månedlige innbetalinger fra denne. Siste innbetaling var Varsel om nedsettelse av pensjonsgivende inntekt ble stoppet på grunn av forannevnte. Vi har også dialog med skatt vest ang. konkursbegjæring sammen med annen skatteoppkrever. Forfallsdato rettes. De to siste er konkursbo, og avskrives. Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

28 Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Styringsparameter Totalt innbetalt skatt/avgift av sum krav siste år, fordelt på skatte-/avgiftsart Resultat pr. Resultat-krav Differanse Restskatt for personlige skattytere (29) Forskuddstrekk (21) Arbeidsgiveravgift (21) Utskrevet forskuddsskatt for personlige skattytere (21) 97,8 % 92, % 5,8 % 1, % 99,9 % 1, % 99,8 %, %,1 % 99,4 % 99, %,4 % Innfordret restskatt av sum krav til innfordring siste år (inntektsåret 29) 87,4 % 7,5 % Ingen avviksrapportering Tabell hentet fra resultatrapportering per Kontoret nådde resultatmålene med god margin for 21, og resultatet for per 3.6. viser at denne utviklingen har fortsatt. Også for Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Vi har jobbet målrettet mot skatteytermassen over tid for å få bukt med restansene. Gjennom god dialog med skatteyterne og en restriktiv bruk av betalingsavtaler og aktiv bruk av særnamskompetanse ønsker vi å øke etterlevelsen, slik at vi får frigjort tid til å hjelpe vanskeligstilte Omtale av spesielle forhold Oppmøte i tingrett og deltakelse i bostyre har vist seg tidkrevende for vårt kontor med relativ liten bemanning. Erfaringen er god å ha, men man er usikker på om resultatet av å begjære konkurs er verdt merarbeidet. Deltakelse i samarbeidsforum er nyttig da dette er en fin arena for å komme med innspill og også skape relasjoner til andre enheter. Kemner ble oppnevnt som setteskatteoppkrever i en sak i 211. Dette førte til at vi så med nye øyne de muligheter for samarbeid på tvers av kommunene man har med SOFIE i alle landets kommuner. Kontoret har ansvar for innfordring av kommunale krav og avgifter, og dette gir oss anledning for å møte skatteyter med samlet front både med tanke på service til skatteyter og effektivitet i innfordringen. Som et ledd i et tjenestesamarbeidprosjekt deltar kemner i en delprosjektgruppe som utreder felles skatteoppkrever for ni kommuner i Orkdalsregionen fra 212. Gruppa har frist Skattekontoret i Hemne hadde åpent en dag per uke fram til Kemnerkontoret har opplevd mange henvendelser der skatteytere skulle vært på skattekontoret. Dette opplever vi som spesielt problematisk da skatteyterne melder om vanskeligheter med å komme gjennom på Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

29 - 1 - skatteetatens sentralbord. Det synes som dette sentralbordet ikke er bygd/ bemannet for å handtere stor pågang i perioder av året. Ansatte ved kemnerkontoret merker også at dialogen med skattekontoret har forverret seg siden kontoret ble lagt ned. Ved vanskelige saker er det behov for å få direkte kontakt med saksbehandler for å få lagt fram saken. Mye kan gjøres via telefon, men ikke alle opplysninger er tillatt sendt per e-post Utvidelse av eiendomsskatteområdet i Hemne kommune har som tidligere nevnt gjort at kontoret har hatt en til tider stram ressurssituasjon. Styrking av bemanningen med en saksbehandler har gjort at vi har fått løst arbeidsoppgavene tilfredsstillende, selv om man gjerne skulle hatt mer tid til etterkontroll Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Kontoret har opparbeidet seg god kompetanse og deltar jevnlig på kurs og konferanser. Deltakelse i samarbeidsforum gir et nyttig innblikk i andre etaters hverdag, og bidrar til å gjøre samarbeidet lettere. Kemner forventer å bli ferdig med sin MPA i 213. Innfordring av pengekrav modul 2 vil bli vurdert dersom tilbud kommer. 3.3 Særnamskompetanse Kemner bruker særnamskompetansen aktivt, og vi ser at dette har god effekt på innfordringen. Vi kommer raskere i gang, og får i sterkere grad styre valg av utleggsobjekt. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Hemne deltar i interkommunal arbeidsgiverkontroll, Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag, med Malvik som vertskommune. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 211: Som utgjør: 5,2 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 211: Som utgjør 1 7 3,7 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 21: Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

30 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vi opplever liten grad av avdekking av forhold på skatte- og avgiftsområdet. Dette tyder på god etterlevelse hos arbeidsgiverne, og at informasjon til nye arbeidsgivere virker. Vi opplever at skattekontoret følger opp forslag til endringer i kontrollrapportene. I 211 ble det levert rapporter forslag til endring i arbeidsgiveravgift og inntektsgrunnlag. 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Det har over tid vært vanskelig å finne tid til å prioritere arbeidsgiverkontroll, og det var år da det ikke var gjennomført arbeidsgiverkontroll i Hemne. Etter at Hemne gikk inn i kontrollsamarbeidet i Malvik, har dette arbeidet fått den prioritet det fortjener. Arbeidsgiverkontroll er et komplekst fagfelt, og ved deltakelse i arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag sikrer vi en faglig god tjeneste. Arbeidsgiverkontrollen har hatt utfordringer på personalsiden med sykmeldinger og permisjoner, men vi håper at dette retter seg for 212, slik at målet om 1 kontroller for Hemne oppnås. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Arbeidsgiverkontrollen har dialog med kontrollørene på mva-området. Dette kan føre både til felles kontroller og motvirke at samme firma blir kontrollert 2 år på rad. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Det er registrert 8 nye arbeidsgivere i 211. Samtlige er kontaktet med egen informasjonsbrosjyre om rettigheter og plikter som ny arbeidsgiver, kontaktinformasjon til kemnerkontoret, og orienteringshefte produsert av skatteetaten. Kyrksæterøra Wenche Snildalsli Vuttudal Kemner Vedlegg: Årsregnskapet for signert av kemneren Årsrapport 211/dato: Kemneren i Hemne kommune

31

32

33

34

35 Årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 1/12 Sverre B. Midthjell /175-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Hemne kommunes årsregnskap for 211 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning Hemne kommune 211 Årsregnskap og årsberetning 211 Årsregnskap og årsberetning utkast til kontrollutvalgets uttalelse Saksutredning Årsregnskapet skal vedtas av kommunestyret, etter innstilling fra formannskapet. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Hemne kommune har for 211 valgt å dele årsrapporteringen inn i to dokumenter: Årsberetning med regnskap, som følger standarder gitt av kommuneloven med forskrifter og god kommunal regnskapsskikk, og et eget dokument med tjenesterapporter. Kontrollutvalget er forelagt årsberetning og regnskap, i tråd med kommunelovens bestemmelser. Regnskapet for 211 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr , og et netto driftsresultat (overskudd) på kr , noe som er bedre enn budsjettert nivå. Dette viser at kommunens driftsnivå ikke overstiger inntektene, og at kommunen avsetter mer penger til fremtidige utgifter enn planlagt. Kommunen klarer likevel ikke å nå sin målsetning om å ha en resultatgrad på minst 3 %. Denne er i 211 på 1,7 %, noe som er under det nivået fylkesmannen anbefaler. Dette viser at kommunen fortsatt har behov for et fokus på budsjettdisiplin og driftsnivå. Enhetene synes å ha en akseptabel budsjettdisiplin (slik det fremgår av dokumentets s. 13). De største overskridelsene kommer innenfor barnevernet, som bruker ca. kr 1 mill. over opprinnelig budsjett for 211. Dette er lovpålagte tjenester der kommunen har begrenset mulighet til å styre tjenestenivået. Merforbruket på dette området, og på enkelte andre enheter, er i budsjettet i stor grad dekket inn gjennom mindreforbruk områdene pleie og omsorg og rådmannen.

36 Kommunens lånebyrde tilsvarer kr per innbygger, noe som er vesentlig lavere enn 1 gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner og gjennomsnittet i Sør-Trøndelag. Gjelden har holdt seg på et stabilt nivå de siste årene. Med et svært lavt rentenivå har kommunen også en rente- og avdragsbelastning som er vesentlig lavere enn kommunens egen målsetning om et nivå på maksimalt 6 % av driftsinntektene. Kommunen vil imidlertid ha behov for en vesentlig styrking av driftsresultatet dersom man skal kunne forsvare større låneopptak til investeringer i kommende år. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Hemne kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er datert , mottatt av sekretariatet Revisjonsberetningen er en såkalt normalberetning, hvilket vil si at revisor ikke har funnet avvik av en slik størrelsesorden at det er nødvendig at de påpekes. Rådmann og revisor er invitert til møtet for å orientere om regnskap, årsberetning og regnskapsrevisjonen og svare på spørsmål. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget, ut over det som er foreslått tatt inn i forhold til kommunens økonomiske utfordringer. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. 1 KOSTRA-kommunegruppe 2, som Hemne inngår i består av: Små kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, middels frie disponible inntekter

37

38

39 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HEMNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 211 Kontrollutvalget har i møte , sak 1/212, behandlet Skaun kommunes årsregnskap for 211. Grunnlaget for behandlingen har vært administrasjonssjefens avlagte årsberetning med årsregnskap og noter, samt revisjonsberetningen, datert , avlagt I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Hemne kommunes driftsregnskap for 211 er gjort opp med en total ramme til fordeling drift på kr 29,5 mill kr, et regnskapsmessig mindreforbruk på 7,4 mill kr og et positivt netto driftsresultat på 4,7 mill kr. På tross av et positivt driftsresultat har kommunen ikke oppnådd sin målsetning om en driftsmargin på 3 %, noe som betinger fortsatt fokus på budsjettdisiplin og driftsnivå. Kontrollutvalget mener årsberetning og årsregnskap gir et oversiktlig bilde av kommunens økonomiske stilling pr , og er egnet som beslutningsgrunnlag for kommunestyret. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Hemne kommunes årsregnskap for 211 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Kyrksæterøra, Geir Rostad Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet.

40 Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 212 Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 11/12 Gunn Kari Skavhaug /79-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. 2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtale om gjennomføring av finansiell revisjon Avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon Saksutredning I 211 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92.

41 Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget stor frihet for kontrollutvalget til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det vært viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere dette til kontrollutvalget på prosjektnivå, og at samlet forbruk for kommunen rapporteres årlig til selskapets representantskap. Timetall for 212 For 212 er ramme til regnskapsrevisjon satt til 33 timer, som er en økning på 3 timer. Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 212 er satt til 246 timer, som er en reduksjon på 28 timer i forhold til 211. Det legges derfor opp til et revisjonsomfang på nivå med 211. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til for 211. Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 212.

42

43

44

45

46 Årsmelding for kontrollutvalget 211 Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 12/12 Sverre B. Midthjell 33, &14 12/9-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Årsmeldinga legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 211 til orientering. Vedlegg Årsmelding for kontrollutvalget 211 I henhold til kommunelovens 77, punkt 6, skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret på resultatene av sitt arbeid. Kontrollutvalget rapporterer løpende gjennom året gjennom saker til kommunestyret ved forvaltningsrevisjonsrapporter og andre forhold kommunestyret bør ta stilling til. I tillegg er det vanlig praksis at kontrollutvalget oppsummerer sitt arbeid i en årsmelding. Sekretariatet har utarbeidet utkast til årsmelding for 211. Denne behandles av kontrollutvalget og legges deretter frem for kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at årsmelding 211 for kontrollutvalget i Hemne legges fram for kommunestyret til orientering.

47 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 211 (ADMINISTRATIVT UTKAST) Hemne kommune

48 1 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av dette føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget inngår som en del av kommunens system for egenkontroll. En troverdig egenkontroll er et viktig virkemiddel for å verne om kommunenes råderett og lokaldemokratiets stilling. Kontrollutvalget hadde ved utgangen av valgperioden følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold (nestleder) Erik Bakken Per Erik Bjerksæter Asbjørn Åsmul Kjell Øyasæter Odd Jarle Svanem Erik Snekvik Jorulf Gumdal Etter kommunevalget 211 består kontrollutvalget av følgende medlemmer Medlemmer Varamedlemmer Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold (nestleder) Erik Snekvik Kristin Kjønsvik Jorulf Gumdal Willy Merkesnes Bjørn Even Hageskal Rune Stavaas Asbjørn Åsmul Per Erik Bjerksæter I henhold til kommuneloven skal minst ett medlem av utvalget være medlem av kommunestyret. Kristin Kjønsvik ivaretar denne funksjonen i utvalget. 1.1 Likestilling Kontrollutvalget består av 3 menn og 2 kvinner. Lovkrav om likestilling mellom kjønnene er dermed ivaretatt.

49 2 Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er definert av kommunelovens 77 med tilhørende forskrift. Disse ble vesentlig utvidet etter lovendringer i 24. Kommunestyret kan i tillegg be kontrollutvalget ivareta andre oppgaver og fastsette egne retningslinjer for kontrollutvalgets arbeid. Kommunestyret i Hemne har vedtatt slike retningslinjer. Kontrollutvalget er opptatt av å fokusere på samarbeid og å opptre partipolitisk nøytralt. Ordfører har rett til å møte i kontrollutvalget, og har vært til stede ved 2 møter i 211. Rådmannen inviteres eller innkalles i enkeltsaker for å redegjøre for forhold kontrollutvalget etterspør. Rådmannen har møtt personlig eller ved stedfortreder på 5 møter i 211. Kontrollutvalget ser en jevnlig dialog med ordfører og rådmann som en sentral del av sitt arbeid med å føre tilsyn med kommunens virksomhet. Kontrollutvalget rapporterer løpende på sin virksomhet til kommunestyret gjennom å legge fram møteprotokoller som melding, gjennom presentasjon av revisjonsrapporter og uttalelse til årsregnskapet. Kontrollutvalget imøtekommer gjerne spørsmål og henvendelser fra kommunestyret. I tråd med kommunelovens 77, punkt 9, holdes kontrollutvalgets møter normalt for lukkede dører. Kontrollutvalgets sekretariat har siden 25 vært organisert i det interkommunale selskapet Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS der Hemne kommune deltar sammen med 13 andre kommuner i tillegg til fylkeskommunen. Kontrollutvalget samarbeider også nasjonalt med andre kontrollutvalg gjennom organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn. Kommunal- og regionaldepartementet ga i 211 ut veilederen Kontrollutvalgsboken1 som gir en ytterligere innføring i kontrollutvalgets oppgaver. 2.1 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget har i 211 avholdt 6 møter og behandlet 29 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Alle kontrollutvalgets sakspapirer, møteprotokoller og revisjonsrapporter er tilgjengelige på sekretariatets nettsider: Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen følges opp gjennom orienteringer fra revisor, normalt to til tre ganger årlig. Kontrollutvalget avgir årlig uttalelse om kommuneregnskapet, i tråd med kontrollutvalgsforskriftens 7. For regnskapsåret 21 hadde kontrollutvalget ingen merknader til regnskapet. Kontrollutvalget mener årsregnskapet ga en riktig oversikt over kommunens virksomhet. Kontrollutvalget har også merket seg at Hemne kommune har kommet langt i å få på plass et system for tilstrekkelig økonomisk internkontroll Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget la i 211 fram en forvaltningsrevisjonsrapport om kvalitet, kompetanse og frister i barnevernet. Rapporten ga inntrykk av at Hemne kommune har en god barneverntjeneste, men at det finnes rom for forbedringer. Særlig ble det trukket fram at kommunen mangler en akuttberedskap for barnevernet utenfor kontortid, en utfordring som nå søkes løst gjennom interkommunalt samarbeid i Orkdalsregionen. 1 Veilederen er tilgjengelig på

50 Kontrollutvalget bestilte også i 211 en forvaltningsrevisjonsrapport om saksbehandling ved utbyggingssaker, blant annet på bakgrunn av innspill fra en lokal entreprenør. Denne rapporten ble lagt frem for kommunestyret i Selskapskontroll Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget. Kommunelovens 77-5 pålegger kontrollutvalget å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Formålet er både å kontrollere at kommunen forvalter sine eierinteresser på en god måte og at det enkelte selskap driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner. Utvalget har i samarbeid med de andre kommunene i sekretariatssamarbeidet gjennomført et analysearbeid som vil ligge til grunn for plan for selskapskontroll Dette vil legge til rette for en vesentlig mer aktiv og systematisk kontroll med forvaltningen av kommunenes eierinteresser i denne kommunestyreperioden. I Hemne har det enda ikke kommet på plass en eierskapsmelding, på tross av kommunestyrevedtak fra 27 om at dette skal gjennomføres, og vedtak om igangsetting i formannskapet våren 211. Med bakgrunn i det pågående arbeidet med en helhetlig gjennomgang, og på bakgrunn av at kommunen fortsatt mangler eierskapsmelding har det ikke blitt igangsatt eller vurdert igangsatt selskapskontroll i løpet av Andre saker I tillegg til de lovpålagte oppgavene knyttet til revisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget ført løpende tilsyn med kommunens virksomhet gjennom orienteringer fra rådmannen om aktuelle saker eller områder, og gjennomgang av vedtaksoppfølging fra andre politiske organer. Etter kommunevalget har også opplæring av nye kontrollutvalgsmedlemmer vært sentralt for utvalget. Blant saker som kan omtales særlig er en henvendelse fra en lokal entreprenør vedrørende kommunens saksbehandling i byggesaker. Kontrollutvalget valgte å ikke realitetsbehandle problemstillinger vedrørende den konkrete pågående byggesaken, da dette allerede var gjenstand for klagesak i Klagendemda for offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget valgte imidlertid å igangsette et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å få vurdert kommunens saksbehandling på området på generelt grunnlag. 2.2 Samarbeids- og opplæringsaktiviteter Samarbeid og dialog med andre kontrollutvalg er en nyttig arena for faglig utvikling for kontrollutvalget, og bidrar til å styrke utvalgets aktiviteter. Kontrollutvalget er medlem av organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn (FKT), en interesseorganisasjon for kontrollutvalg. Utvalget har også tilgang til møteplasser gjennom Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) og KonSek. I 211 har medlemmer av utvalget deltatt på opplæringssamling i regi av KonSek. 2.3 Kontrollutvalgets økonomi og rammebetingelser Totalt hadde kontrollutvalget, inkludert utgifter til revisjon og sekretariatstjenester i 211 et budsjett på 839 kr. Av dette er kr 197 til kontrollutvalgets egen virksomhet. Regnskapet for kontrollutvalget viser i 211 et mindreforbruk på ca. kr 39 sammenlignet med budsjett. Dette skyldes i hovedsak lite forbruk til eksterne kurs og reiser, samt tapt arbeidsfortjeneste. Det må forventes at utgifter til kurs og konferanser blir noe høyere på starten av en valgperiode.

51 Lønn og godtgjøringer Andre driftskostnader Sekretariatstjenester Revisjonstjenester Totalt kontroll og revisjon Regnskap 211 Budsjett ,51 49, ,93 36, 197, 197, 56, 56, ,44 839, Kontrollutvalget er tilfreds med den økonomiske rammen som stilles til rådighet til kontrollutvalg, revisjon og sekretariatstjenester.

52 3 Avslutning Kontrollutvalgets arbeid etter valget i 211 har i stor grad vært innrettet mot opplæring av nye medlemmer og planer for egenkontrollaktiviteter som forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Hemne kommune er beskjeftiget med. Arbeidet krever også et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i kommunen. Kontrollutvalget opplever en konstruktiv dialog med politisk og administrativ ledelse i kommunen. Utvalget takker for samarbeidet i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i inneværende år. På denne måten kan kontrollutvalget bidra til en velfungerende forvaltning, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Hemne. Kyrksæterøra, Geir Rostad Kontrollutvalgets leder