KONKURRANSEGRUNNLAG DRIFT AV STATLIG MOTTAK FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE ASYLSØKERE

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG DRIFT AV STATLIG MOTTAK FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE ASYLSØKERE Kunngjøringsdato: DOFFIN-referanse: 15/08921 Tilbudsfrist: kl Utlysningsområde: Vestfold Telemark Aust-Agder Vest-Agder 1

2 DEL A 1. INNLEDNING Dette konkurransegrunnlaget gjelder anskaffelse av tjeneste til Utlendingsdirektoratet (UDI) om drift av mottak for enslig mindreårige asylsøkere i alderen år. Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN 2. oktober Referansenummeret for kunngjøringen er: 15/ Utlendingsdirektoratet har behov for å øke kapasiteten i ordinære mottak for enslige mindreårige asylsøkere mellom 15 og 18 år. UDI ved Region Sør skal derfor anskaffe inntil 700 mottaksplasser for enslige mindreårige. Mottakene skal lokaliseres innenfor fylkene Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Mottakene skal ha en grunnkapasitet på plasser, hvorav 20 % skal være stykkprisplasser. Det er sterkt ønskelig at avtalene inneholder opsjon på utvidelse av kapasiteten med faste plasser, evt 10 faste plasser. Mottakene kan ha gradvis oppstart etter avtalt opptrappingsplan, men på grunn av kapasitetssituasjonen er det også ønskelig at opsjonsplassene kan tas i bruk ved oppstart av mottaket. Kontrakt inngås for 3 år, og oppdragsgiver har opsjon på forlengelse i inntil ytterligere 3 år. Driftsoperatører som driver mottak eller avdelinger for enslige mindreårige på midlertidige avtaler inngått fra og med juni 2015, kan gi tilbud i konkurransen om ordinær drift av disse mottakene. Et mottak for enslige mindreårige som evt drives på samme område som et ordinært mottak, skal være fysisk og bygningsmessig atskilt fra det ordinære mottaket. Evt. planer om sambruk av lokaler skal skisseres i tilbudet. UDI vil forbeholde seg rett til å forhandle antall plasser i de enkelte tilbud for å tilpasse dette til evt endret behov fram mot tildeling av avtale. Vi tar forbehold om avlysning av konkurransen, jf i Forskrift om offentlige anskaffelser, eksempelvis ved reduksjon i behovet for mottaksplasser. 1.1 Evt virksomhetsoverdragelse Fra 1.januar 1994 reguleres rettsvirkningene ved virksomhetsoverdragelse m.v. av arbeidsmiljøloven (aml) kapittel XII A, jf aml. 73 A første ledd. Regelverket om virksomhetsoverdragelse regulerer i prinsippet arbeidstakeres rettigheter overfor en ny arbeidsgiver ved overføring av virksomhet. Regelverket kan i visse tilfeller innebære en virksomhetsoverdragelse i forbindelse med at gamle driftsavtaler utløper og nye driftsavtaler med annen driftsoperatør blir inngått. Dette er særlig aktuelt der en ny driftsoperatør (DRO) etablerer drift i de samme lokaler som tidligere driftsoperatør. UDI har ikke arbeidsgiveransvar for mottaksansatte, men vil likevel gjøre tilbydere oppmerksom på regelverket. UDI har heller ikke ansvar for de konklusjoner som tilbyderne kommer frem til. Som veiledning til dette spørsmålet kan vi evt formidle redegjørelse utarbeidet av advokat Jan Tormod

3 Dege. 1.2 Endringer i konkurransegrunnlaget Dette konkurransegrunnlaget er på noen punkter endret i forhold til tidligere konkurransegrunnlag. Noen viktige endringer: Pkt 1: Opsjoner for tilleggsplasser i EM-mottak har bare faste plasser Pkt 2.3 Levering av tilbudet er endret etter endring i 11-2 i FOA Pkt 2.11 er endret Pkt 2.12 er nytt I pkt 6.2. er krav til sprinkling av bygninger med mer enn 20 mottaksbeboere endret Pkt 9 er endret slik at tilbudet med tidligst oppstart vinner ved poenglikhet Tilbyder er selv ansvarlig for at tilbudet inngis etter denne versjonen av konkurransegrunnlaget. Endrede konkurransegrunnlag vil framover få endret versjonsnummer, se bunnteksten. 2. TILBUDSBESTEMMELSER 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyrene reguleres av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 med forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Prosedyren for anskaffelsen er konkurranse med forhandlinger, jfr 5. Vi viser i denne sammenheng spesielt til foa Fra bestemmelsen siteres flg. Konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En eventuell reduksjon skal skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. I den avsluttende fase skal det likevel være igjen et tilstrekkelig antall tilbud som kan sikre reell konkurranse. Anskaffelsen gjelder en uprioritert tjeneste med CPC-ref.nr. 93, jf forskriften vedlegg 6 kategori Framdriftsplan og frister Aktivitet Dato 1 Frist for å melde spørsmål Svar publiseres Frist for tilbud Kl Start av forhandlinger Tildeling av avtale Karensfrist Undertegning av avtale Uke 49 Vedståelsesfrist Vi tar forbehold om eventuelle endringer i framdriftsplanen under punkt 4 6.

4 2.3 Levering av tilbudet Tilbudet skal leveres i ett trykt eksemplar, og i sin helhet i PDF-format på CD/R- eller DVD/R- plate (ikke overskrivbar), som legges inn i tilbudskonvolutten. De enkelte filene på plata skal ikke overstige 5 MB, og innholdet på CD-plata skal ikke stykkes unødig opp i mange filer. Forsendelsen / tilbudskonvolutten skal merkes: «Tilbud på drift av mottak, referansenummer xx/xxxxx». Tilbudet kan leveres i resepsjonen hos oppdragsgiver. Det kan også leveres per post. Besøksadresse: Utlendingsdirektoratet, Skippergata 13-17, 4. etasje, Kristiansand Postadresse: Utlendingsdirektoratet, Postboks 647, 4666 Kristiansand NB! Levering til rett tid skjer ved at tilbudet er kommet i oppdragsgivers postkasse eller i oppdragsgivers resepsjon på leveringsadressen, innen tilbudsfristen. Tilbyder har selv risikoen for at tilbudet innkommer rettidig. Tilbud som ikke leveres innen fastsatt frist, skal avvises i følge forskrift om offentlige anskaffelser 11 11(1) a. 2.4 Kontaktpersoner Kontaktpersoner for denne anskaffelsen er Jan Erik Sivertsen, tlf , sjes@udi.no og Thor Lund, tlf , stlu@udi.no Spørsmål som er av slik art at likhetsprinsippet tilsier at svar gis til samtlige tilbydere, vil behandles etter bestemmelsene i punkt Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget sendes skriftlig innen fristen, jf punkt 2.2, til oppdragsgiver, helst per e-post rks@udi.no, med kopi til oppdragsgivers kontaktpersoner, se punkt 2.4. NB! Vi ber om at alle som laster ned konkurransegrunnlaget og som ønsker å levere tilbud, også melder sin interesse ved å krysse av for meld interesse på denne annonsen i DOFFIN. Alle som melder interesse på denne måten vil få direkte melding om publisering av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget, og eventuelle rettelser/endringer/suppleringer. Spørsmål til konkurransegrunnlaget som mottas etter fristen besvares ikke.

5 2.6 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer som måtte oppstå i tilbudsfasen vil bli lagt på DOFFIN og meddelt automatisk pr e-post til alle som har meldt interesse. 2.7 Tilbudsundertegning Tilbudet skal være undertegnet av person med signaturfullmakt for tilbyder i følge firmaattest. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med 20. desember Språk Tilbudet skal være skrevet på norsk Forbehold og avvik i tilbudet Det kan ikke tas forbehold som avviker vesentlig fra konkurransegrunnlag/utkast til avtale. Vi gjør også oppmerksom på foa , som forplikter oppdragsgiver til å avvise tilbud som inneholder vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget. Dersom tilbyder tar forbehold om noen av kravene/vilkårene, må det fremgå uttrykkelig hvilke(t) krav/vilkår det tas forbehold om og hva det går ut på. Forbehold som kan ha prismessig betydning skal prisfastsettes Oppdragsgivers budsjettrammer UDI har i forkant fastsatt økonomiske rammer for konkurransen og forbeholder seg retten til å avvise tilbud der prisen i hoveddelen av tilbudet (pris eksklusiv tilleggsopsjon) ligger over kr ,- pr plass per år for mottak med inntil 29 plasser og kr ,- per plass per år for større mottak. Se for øvrig pkt 7.«Økonomi» for beregning av pris Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Som saklig grunn anses bortfall av behov for mottaksplasser, endring i politiske beslutninger, at tilbudene prismessig ligger høyere enn oppdragsgivers budsjett, eller at tilbudene prismessig ligger høyere enn normale markedspriser Krav til oppstartsdato Avtalen skal ha oppstart snarest mulig, og seinest Oppstartdato fastsettes i forhandlingene. 3 KRAV TIL DRIFT AV MOTTAK 3.1 Styringsdokumenter Driften av statlig mottak er regulert gjennom egne styringsdokumenter. Kravene til drift av

6 mottak er formulert i styringsdokumentene, utlysingen, konkurransegrunnlaget og driftsavtalen, samt i regelverk, rutiner, skjemaer og veiledere som gjelder til enhver tid. RS : Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige RS : Krav til identifisering og oppfølging av beboere i mottak som kan være utsatt for menneskehandel eller vold i nære relasjoner RS : Varsling og oppfølging når enslige mindreårige forsvinner fra asylmottak RS : Krav til returarbeid i mottak RS : Krav til arbeid med individuell kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige beboere i statlige mottak RS : Krav til arbeid med oppvekstmiljø, beboermedvirkning og aktivitetstilbud for enslige mindreårige i mottak RS : Rutiner for flytting mellom og fra ordinære mottak RS : Fordeling av asylsøkere fra transittmottak til ordinære mottak RS : Krav til omsorgsarbeid for enslige mindreårige i mottak RS : Rapportering og eventuell anmeldelse av potensielt straffbare forhold ved trusler mot liv og sikkerhet RS : Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak RS : Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre RS : Reglement for drift av statlige mottak RS : Krav til mottakenes håndtering av enslige mindreårige asylsøkeres ankomst til, og flytting fra mottak samt permisjonssøknader RS : Dekning av kostnader til ekstraordinære tiltak i mottak RS : Krav til varsling og oppfølging når enslige mindreårige forsvinner fra statlige mottak RS : Krav til forebygging og håndtering av overgrep og grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlige mottak RS : Krav til bemanning og kompetanse i ordinære statlige mottak RS : Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak RS : Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak RS : Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/funksjonshemminger RS : Krav til samarbeid med lokale instanser RS : Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak RS : Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak RS : Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak RS : Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak RS : Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak RS : Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak RS : Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak 3.2 System for elektronisk samhandling med asylmottak UDI stiller System for elektronisk samhandling med asylmottak (Sesam) til disposisjon for mottakene. Sesam inneholder oversikt over mottakets egne beboere og dekker logistikk og økonomifunksjoner. Sesam er obligatorisk å bruke i henhold til brukerveiledningene for systemet. UDI har ansvar for å gi opplæring i bruken av Sesam. 3.3 Andre dokumenter RS : Tilskudd til kommuner som har statlige mottak eller omsorgssenter for enslige mindreårige asylsøkere : Regelverk for tilskudd til retur- og tilbakevendingstiltak og prosjekter Statsbudsjettet for 2014, kap. 490, post JD Regelverk for tilskuddsordning for aktivitetstilbud for barn i mottak, Statsbudsjettet 2014, kap. 490, post 71 Vi forutsetter at driftsoperatør er kjent med alle reglementer og retningslinjer for drift av mottak. Disse er til enhver tid å finne på Styringsdokumentene oppdateres ved behov. Driftsoperatør pålegges å følge alle endringer og suppleringer av styringsdokumentene i kontraktsperioden.

7 4 OM VERTSKOMMUNEN Vertskommunen er et mottaks viktigste samarbeidspartner, og de fleste beboeres viktigste tjenesteyter. Kommunene må oftest etablere nytt og/eller utvide eksisterende tjenestetilbud ifm etablering av mottak. UDI forutsetter derfor at tilbyder på tidligst mulig tidspunkt oppretter kontakt med vertskommunen og gir kommunen all informasjon som er relevant i forbindelse med en eventuell etablering. Når tilbudet er åpnet hos UDI, tar UDI umiddelbart kontakt med kommunen v/ ordfører og rådmann. Forhold som gjelder vertskommunen i dette konkurransegrunnlaget finnes i Kvalifikasjonskravene (pkt 5), Krav til tilbudets innhold (pkt 6) og Tildelingskriterier (pkt 9). Tilbyder må være særskilt oppmerksom på forhold som gjelder vertskommunen i konkurransegrunnlaget, se spesielt pkt KVALIFIKASJONSKRAV Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i denne anbudskonkurransen. Dette er minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt og økonomisk sikkerhetsnivå til å gjennomføre kontraktsperioden. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Alle egenerklæringer som kreves i pkt 5 i konkurransegrunnlaget skal gjelde samme foretak som firmaattesten gjelder, og være undertegnet av person med signaturfullmakt for tilbyder i følge firmaattest. 5.1 Skatt og HMS Skatteattest Sammen med tilbudet må det legges ved Attest for skatt og merverdiavgift utstedt av enten Altinn, kemner/kommunekasserer der tilbyderen har sitt hovedkontor, eller av skattefogden i vedkommende fylke. Attesten gjelder direkte skatter og merverdiavgift. Attesten skal gis på blankett RF Kommunale tilbydere er fritatt for krav om skatteattester. Attesten må ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra dagen for tilbudsfristen HMS-attest Egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 i forskrift om offentlige anskaffelser skal vedlegges tilbudet. Egenerklæringen opplyser at tilbyderen skal oppfylle lovfestete krav i Norge innen helse,

8 miljø og sikkerhet. Erklæringen skal være medundertegnet av en av de ansatte i bedriften. Dersom bedriften ved tilbudsfristen ikke har ansatte, typisk der bedriften er nyopprettet, krysses det av for dette i egen rubrikk på skjemaet. Attesten må ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra dagen for tilbudsfristen. 5.2 Finansielle - og økonomiske krav 5.2. Tre års regnskap Hovedregelen er at tilbydere skal vedlegge kopi av tre siste års revisorbekreftet regnskap. Det gjøres unntak for følgende tilfeller: Kommunale tilbydere, som ikke allerede er driftsoperatører. Selskap som har eksistert i mindre enn tre år. Disse vedlegger regnskap for den delen av denne perioden som selskapet har eksistert. For kommunale tilbydere som allerede er driftsoperatører, vedlegges regnskap kun for den delen av virksomheten som omfatter drift av mottak. For andre eksisterende driftsoperatører, vedlegges regnskap bare for den delen av virksomheten som omfatter drift av mottak, dersom dette er skilt ut som eget selskap. UDI vil vurdere hvorvidt tilbyder har tilstrekkelig finansiell kapasitet til å gjennomføre og fullføre en evt. driftsperiode for UDI. UDI forbeholder seg rett til å kredittsjekke tilbyder. 5.3 Tekniske og faglige krav Korrespondanse med vertskommunen Tilbyder skal tidligst mulig og i god tid før tilbudsfrist i brevs form informere vertskommunen v/rådmann med kopi til ordfører om plan om mottaksetablering, med informasjon om mottakets kapasitet og planene for driften. Disse dokumentene skal legges ved brevet til vertskommunen RS : Tilskudd til kommuner som har statlige mottak eller omsorgssenter for enslige mindreårige asylsøkere RS V1: Satser for tilskudd til kommuner som har statlig mottak eller omsorgssenter for enslige mindreårige asylsøkere Kopi av tilbyders brev til vertskommunen skal vedlegges tilbudet Lignende oppdrag, referanser, egne erfaringer m.m. Tilbyder skal levere dokumentasjon etter minst ett av disse tre punktene: Oversikt over minimum 3 lignende oppdrag som er utført i løpet av de siste 3 år. Oversikten skal angi arbeidenes verdi, samt tid og sted for utførelsen, sammen med eventuelle attester over tilfredsstillende fagmessig utførelse. o Oversikt over referanseperson for de 3 viktigste arbeidene skal oppgis, med kontaktdata og fullmakt for UDI til å kontakte vedkommende.

9 Leverandører som ikke kan vise til 3 lignende oppdrag skal så langt som mulig legge ved annen dokumentasjon som kan påvise faglig kompetanse. Eksempelvis nøkkelpersoners oppdrag etc. Tilbydere som har levert til UDI de senere 3 år, skal ta med disse leveransene i oversikten. Oppdragsgiver vil i så fall benytte egne erfaringer (tilsynsrapporter m.m.) i kombinasjon med øvrige referanser. 5.4 Juridiske krav Firmaattest Firmaattest fra Foretaksregisteret må legges ved tilbudet. Attesten må ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra dagen for tilbudsfristen. Kommunale tilbydere er fritatt for kravet om firmaattest Egenerklæring om vandel Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det er samtidig et krav at foretaket ikke er rettskraftig dømt for deltagelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitevasking av penger. Leverandør skal heller ikke ved rettskraftig dom være kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel eller i sitt yrke ha gjort seg skyldig i alvorlig forsømmelse mot faglige og etiske krav i sin nåværende eller tidligere bransje. Kravet skal dokumenteres gjennom en egenerklæring om vandel. Mal for egenerklæring er vedlegg til dette konkurransegrunnlaget Lønns og arbeidsvilkår Leverandøren skal sammen med tilbudet levere en egenerklæring hvor det framgår at ansatte i leverandørens egen organisasjon og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle driftsoperatørs del av kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med bestemmelse om dette i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. For øvrig vises til klausul i kontraktens punkt 13. Mal for egenerklæring er vedlegg til dette konkurransegrunnlaget. 6 KRAV TIL TILBUDETS INNHOLD Tilbudets redegjørelser og vedlegg skal være rettet mot de målsettinger og krav som stilles til mottaksdrift, jf konkurransegrunnlagets hovedpunkt 3. Konkret skal tilbudet redegjøre for og ha vedlegg etter bestemmelsene i punkt 6. (NB: Nærmere om krav til utformingen av tilbudet følger av del B i konkurransegrunnlaget.) 6.1 Generell redegjørelse Driftsoperatør skal redegjøre for hvorledes den tilbudte løsningen bidrar til at mottaket når målsettingene i Driftsreglementet, RS Bygninger, kapasitet, fleksibilitet og beboersammensetning Driftsoperatør må selv eie eller leie lokalene som skal benyttes som mottak.

10 Organiseringen av driften og den fysiske innrettingen i mottaket skal være fleksibel, slik at kapasiteten kan justeres i forhold til varierende ankomsttall. UDI skal kunne disponere plassene til enhver tid og til de personer direktoratet finner hensiktsmessig å plassere i mottaket. Driftsoperatør må forvente at beboermassen vil variere og bestå av ulike familiesammensetninger, enslige personer av begge kjønn, personer med fysiske funksjonshemminger, og personer med sykdom, skade eller lyte. Kapasiteten i mottaket skal ikke være avhengig av beboermassens sammensetning. Boligbygningene skal være fleksible, slik at beboersammensetningen ikke medfører bortfall av plasser. Tilbyder skal presentere en plan for når bygningsmassen kan tas i bruk for den del av tilbudt kapasitet som evt ikke er dekket ved tilbudsfristen. Tilbudet skal ha vedlagt tegninger og beskrivelse av mottakets fellesarealer og boligbygninger som synliggjør i hvilken grad kravene til boforhold og fellesarealer vil bli oppfylt, jf RS Redegjørelsen skal ta høyde for de ulike behov som vil foreligge i beboermassen. Forskrift om offentlig anskaffelser 3-1 (8) stiller krav til universell utforming. Sosial- og helsedirektoratets veileder Universell utforming i offentlige anskaffelser nr gir anvisning om hvordan denne bestemmelses innhold skal forstås. o Tilbudet skal redegjøre for hvordan mottakets administrasjons- og fellesarealer og adkomsten til disse, samt et antall av mottakets boliger, ivaretar krav til universell utforming. Alle nødvendige statlige og kommunale tillatelser for mottaksdrift i gjeldende bygningsmasse må foreligge og dokumenteres senest på tidspunkt for tildeling av avtale. Tillatelser som mangler på dette tidspunkt anses som vesentlig avvik fra krav i konkurransegrunnlaget og vil medføre at tilbudet avvises etter e i Forskrift om offentlige anskaffelser. Bygninger med mer enn 20 mottaksbeboere, med nødvendig godkjenning før byggteknisk forskrift av 1. juli 2010 (TEK10), skal ha installert godkjent varslingsanlegg og automatisk brannslokkeanlegg. Dersom tilbyder ved tilbudsfrist kan fremlegge dokumentasjon fra firma med sentral godkjenning for ansvarsrett i tiltaksklasse 3 innen brann, av at installering av automatisk brannslokkeanlegg kun marginalt vil heve brannsikkerheten for beboere, kan UDI etter en egen risikovurdering vurdere å frafalle kravet. Ved eventuell installasjon av vanntåkeanlegg forutsettes det at brannrådgiver med nødvendig godkjenning dokumenterer at et vanntåkeanlegg i den aktuelle bygningsmassen vil gi tilstrekkelig brannsikkerhet, og at Forsikringsselskapenes Godkjennelsesnevnds «FG-veiledning for vanntåkesystemer» følges. Tilbyder må i tilbudet forplikte seg til at dokumentasjon på at disse to kravene vil bli oppfylt, fra firma med sentral godkjenning for ansvarsrett i tiltaksklasse 3 innen brann, skal utarbeides og oversendes oppdragsgiver før oppstart av mottaket. Etter forhandlinger kan frist for ferdigstillelse av automatisk brannslokkeanlegg kunne avtales forlenget inntil 2 mnd etter oppstartstidspunkt. Hvis dette medfører bortfall av plasser, vil mottaket få økonomiske overføringer etter hvor stor del av mottaket som er i drift ved oppstartstidspunkt. Manglende oppfylling av krav vil bli betraktet som et vesentlig kontraktsbrudd, og vil kunne medføre heving av kontrakten, samt krav om dekning av eventuelle følgekostnader for UDI som resultat av dette, eller andre avtalte sanksjoner, ref kontraktens pkt 14.

11 For bygninger med eksisterende slokkeanlegg: Eier må framlegge dokumentasjon på at eksisterende slokkeanlegg er installert og vedlikeholdt etter UDI sine krav og aktuell standard for installasjon, testing, vedlikehold og kontroll. Følgende brannforebyggende tiltak skal finnes i alle boliger ved oppstartstidspunkt: Brannteppe og komfyrvakt 1 i alle rom med kokemuligheter Trekk til madrasser, som tilfredsstiller krav iht NS-EN 597-2, for alle beboere. 6.3 Innkvarteringstilbudet Tilbudet skal punktvis redegjøre for oppfyllelse av krav i RS lokaler for informasjonsmøter, aktiviteter og annet beboerrettet arbeid fellesarealer til sosial omgang, egne rom for jenter og gutter lokale for kontemplasjon, med mindre behovet dekkes i boenhetene atskilte bad og toaletter for jenter og gutter, og antall beboere pr kjøkken, bad og toalett kjøkkenløsning og dennes betydning for organisering av måltider og opplæring i kosthold og matlaging beboernes selvhushold 6.4 Mottakets organisatoriske og administrative forhold Kompetansekrav i tillegg til kravene i RS : Mottak for enslige mindreårige skal ha tilknyttet eller ansatt psykologfaglig kompetanse (St.prp. nr ) Tilbyder skal vedlegge en plan for bemanning, samt intern oppgave- og ansvarsfordeling som oppfyller RS og RS , herunder hvordan følgende funksjoner og oppgaver skal utføres o Alle funksjoner nevnt i RS pkt 4. o Turnus o Ekstern veiledning for personalet o Kartleggings- og dokumentasjonsarbeid Driftsoperatør skal i ansettelsene i mottaket også tilstrebe å oppfylle disse kompetansekravene: Fagkunnskap og relevant erfaring fra omsorgs- og fritidsarbeid med ungdom. Allsidig pedagogisk erfaring og kompetanse Sosial- og helsefaglig kompetanse Kompetanse i kosthold og ernæring (real- og/eller formalkompetanse) Tilbudet skal punktvis redegjøre for oppgavedeling mellom mottaket og driftsoperatør i økonomi- og personalforvaltningen, og økonomiske overføringer til driftsoperatør ifm disse funksjonene plan for bruk av tolk og språkassistenter, RS hvordan samarbeidet med IOM og Politiets Utlendingsenhet skal ivaretas 1 Komfyrvakt er her å forstå som en teknisk innretning som kobler ut strømtilførselen til komfyren dersom det oppstår fare for overoppheting.

12 mottakets plan for lokalsamfunnsarbeid, RS skoletilbud, både grunnskole og voksenopplæring og helsetilbud i vertskommunen planer for samarbeid med vertskommunen i henhold til RS , herunder planer for samarbeid med helsetjeneste, barnevern, grunnskole og voksenopplæring planer for samarbeid med vertskommunen om tilrettelegging av og oppfølging av personer med særskilte hjelpebehov. 6.5 Beboerrettet arbeid Se rundskriv for beboerrettet arbeid. Tilbudet skal punktvis redegjøre for hvordan driftsoperatør vil skape et godt bomiljø i mottaket hvordan informasjonsprogrammet er tenkt ivaretatt ut ifra kravene som stilles i RS og tilpasning til beboere med kort botid i mottak hvordan mottaket vil legge til rette for at beboerne skal kunne ivareta eget språk og egen kultur, herunder tilgang til informasjon fra hjemlandet organisering og gjennomføring av returarbeidet, herunder differensiert og individuell returplanlegging, returinformasjon og mottakets program for retursamtaler og bistand til beboerne i deres dialog med IOM gjennomføring av barne- og ungdomsfaglig arbeid, RS hvordan mottaket vil legge til rette for oppvekstmiljø, beboermedvirkning og aktivitetstilbud, RS planlagt oppfyllelse av krav i RS , herunder blant annet o særkontaktordning og mottakets rolle som foresatt for beboerne o det pedagogiske opplegget for innkjøp, matlaging og organisering av måltider, samt sikring av et godt kosthold som tar hensyn til kulturelle og religiøse tradisjoner, aktivitetstilbud på hverdager og i helger og ferier o psykososialt arbeid og helsearbeid o leksehjelp o hvordan ungdoms behov for omsorg og individuell oppfølging skal ivaretas, bl.a. ved tilgjengelige voksne som ungdommene har behov for o hvordan ungdoms behov for struktur og rutiner skal ivaretas o tiltak for personer med særskilte behov, som enslige mødre, personer med psykiske eller fysiske funksjonshemminger, atferdsvansker o.a. o tiltak for utsatte beboere, som mulige ofre for menneskehandel, tvangsekteskap, kjønnslemlestelse o.a. 6.6 Sikkerhet i mottak Brannsikkerhet o Tilbyder skal redegjøre for byggtekniske forhold av betydning for beboernes sikkerhet, herunder løsninger ifm byggtekniske krav i konkurransegrunnlagets pkt 6.2 o Tilbyder skal redegjøre for organisatoriske rutiner, planer og tiltak for brannsikkerhet, RS pkt 3.4. Øvrige tiltak for trygghet og sikkerhet for beboere, RS pkt 3.3 o Tilbyder skal redegjøre for rutiner, planer og tiltak for å ivareta trygghet og sikkerhet for beboere, herunder spesielt tiltak for utsatte grupper, samt skjerming av enslige kvinner

13 Tilbyder skal redegjøre for hvordan ansattes arbeidsforhold vil bli ivaretatt etter gjeldende regelverk, særlig med henblikk på hendelser som konflikter, vold og trusler. Aktuelle tema kan være HMS-tiltak som risiko- og sårbarhetsanalyser, kartlegging og tiltaksplaner, konflikthåndtering overfor beboerne, tiltak for trygghet i mottakets lokaler og i daglige arbeidsoppgaver, med mer. 6.7 Opsjon tilleggplasser For opsjonsdelen beskrives dette: Hva slags boliger planlegges anskaffet Om tilleggsplassene vil medføre behov for utvidelse av fellesarealer nevnt i pkt 6.3 og hvordan dette i så fall tenkes løst Bemanningsplan for tilleggsplassene 7 ØKONOMI 7.1 Generelt om pristilbudet Tilbyders totalpris for leveransen skal omfatte alle nettokostnader inkludert mva forbundet med anskaffelse, drift og avvikling slik den er definert i dette konkurransegrunnlag. Tilbudet skal skille mellom driftskostnader og leiekostnader. Hvis pristilbudet tar forbehold om justering av prisen som følge av lønns- og prisstigning, skal dette særlig nevnes. I UDIs avtaler benyttes Prisomregningsfaktoren for overføringer til drift og Konsumprisindeksen for overføringer til leie. Pristilbudet må ivareta kravene som stilles til et fleksibelt mottak både med hensyn til funksjonskrav til mottaket og en varierende beboersammensetning som beskrevet i pkt 6.1. Pristilbudet skal være separat for hoveddel og opsjonsdel av tilbudet. Se konkurransegrunnlagets del B, pkt 2.4. Totalpris per opsjonsplass skal ikke være lavere enn 70 % av totalprisen i hoveddelen av tilbudet. UDI og/eller Riksrevisjonen skal til enhver tid ha innsynsrett i driftsoperatørs økonomiske disposisjoner av midler som er overført fra UDI i forbindelse med drift og leie av statlig mottak. 7.2 Driftskostnader/vedlikehold Driftsmidlene skal, i tillegg til løpende driftskostnader og kostnader til faglig drift, dekke innkjøp av utstyr av varig verdi (for eksempel kontorutstyr og maskiner, data, internettilkobling, telefon, telefaks), serviceavtaler, bilhold/tjenestekjøring, møbler og hvitevarer, TV, radio, video, fjernsynslisens, renteutbetalinger i forbindelse med utbetalinger til beboerne, utstyr for barns og voksnes aktiviteter, kjøp av faglitteratur/aviser samt annet nødvendig utstyr som kreves for hensiktsmessig drift. Alle utgifter forbundet med drift og vedlikehold av bygninger og uteareal, inklusive kommunale avgifter, energi, snørydding, vask av kontorlokaler, samt nødvendige forsikringer skal også dekkes innenfor overføringene. Alle utgifter forbundet med ansettelse og engasjering av ansatte skal inntas i pristilbudet.

14 Driftsoperatør ansetter eller engasjerer for egen regning og risiko det antall personer som er nødvendig for å løse de oppgaver som skal ivaretas på en for beboerne og UDI på en fullt ut tilfredsstillende måte. Driftsmidler for faste plasser overføres forskuddsvis hver måned. Pris per stykkprisplass skal ikke være lavere enn 1/3 av (døgn-)prisen på faste plasser Dekning av stykkprisplasser som er i bruk overføres etterskuddsvis mot dokumenterte månedlige refusjonskrav. 7.3 Leiekostnader Leie skal omfatte beboelsesrom, fellesrom, aktivitetsrom for barn samt kontorlokaler, og andre lokaler som forutsettes i RS og som ellers følger av tilbudet, og utbetales i form av faste årlige overføringer. Overføringer skjer forskuddsvis per kvartal. Det nødvendige tomteareal og nødvendige byggtekniske investeringer for å tilfredsstille UDI s eller andre sektormyndigheters krav tilpasset den tilbudte mottakskapasitet skal være inkludert i leieprisen. Kostnader til byggtekniske investeringer skal ikke medføre ulik årlig leiepris i avtalens løpetid. 7.4 Vedlegg til pristilbudet Til pristilbudet skal det vedlegges et foreløpig årsbudsjett over kalkulerte drifts- og leiekostnader som omtalt over. Budsjettet skal utarbeides i Skjema for budsjett og regnskap, RS Om UDIs prisberegning Ved tildeling beregner UDI pris per plass, (tildelingskriterium 1.a) slik: (Fast årlig overføring til drift + (stykkprisen x antall stykkprisplasser x 365) + fast årlig overføring til leie / totalt antall plasser. For opsjonstrinn beregner UDI pris pr plass, (tildelingskriterium 1.b) slik: (Fast årlig overføring til drift + fast årlig overføring til leie) / totalt antall plasser. UDI legger til grunn avtalens samlede pris per plass for avtaletiden på 3 år ved tildelingskriterium 1, Økonomi (pris). Den samlede pris beregnes slik: Pris per plass, år 1 + Justert pris per plass, år 2, (pris/plass år 1 justert for prisomregningsfaktoren og konsumprisindeks) (se pkt 7.1) + Justert pris per plass, år 3, (justert pris/plass år 2 justert for prisomregningsfaktoren og konsumprisindeks) = Samlet pris per plass Prisomregningsfaktoren og siste tilgjengelige konsumprisindeks fra SSB legges til grunn for UDIs beregning for år 2 og 3.

15 Utregningsmåten gjelder hovedavtalen. For tilbudt opsjonstrinn gjelder prisen i tilbudet. 7.6 Faktura Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura i elektronisk handelsformat, fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktoratet for økonomistyrings til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av e-faktura måtte medføre for denne. 8 KONTRAKT Se vedlagt kontraktsmal.

16 9 VALG AV TILBUD - TILDELINGSKRITERIER Vurderingen baseres på tilbydernes redegjørelse til kap.6 i konkurransegrunnlaget. Tilbudet som velges vil være det økonomisk mest fordelaktige. Følgende kriterier vil ligge til grunn for valg av tilbud: Det gis poeng på hvert vektet punkt fra 10 (best) til 1 (dårligst). Beste tilbud gis karakter 10, mens øvrig tilbud scorer relativt til dette. Delkarakterer kan gis med en desimal. Samlet karakter regnes ut med 1 desimal etter vanlige avrundingsregler. Ved poenglikhet vinner tilbudet med tidligst oppstart. TILDELINGSKRITERIER Nr Kriterier VEKTING 1 ØKONOMI (PRIS, - pkt 7.5) 35 1.a Pris pr plass/år, 80 1.b Pris pr plass/år, opsjon 20 2 INNHOLD I DRIFT / BEBOERRETTET ARBEID/ ORG.ADM 25 2.a Organisatoriske og administrative forhold, pkt Bemanningsplan Bemanningsplan for opsjonsplassene Tolking Lokalsamfunnsarbeid og samarbeid med eksterne parter Trygghet og sikkerhet for ansatte 2.b Beboerrettet arbeid, pkt Tiltak for godt bomiljø Returarbeid og tiltak for språk, kultur og informasjon fra hjemland Informasjonsarbeid Barne- og ungdomsfaglig arbeid Omsorgsarbeid for enslige mindreårige Arbeid med oppvekstmiljø, beboermedvirkning og aktivitetstilbud 2.c Vertskommune, pkt Tilbyders dokumentasjon av planlagt/avtalt samarbeid med vertskommunen 3 INNKVARTERINGSTILBUD (pkt 6.2 og 6.3) 20 3.a Bygningenes tekniske standard, alder og vedlikehold 40 3.b Egnethet og fleksibilitet beboerdel 40 3.c Egnethet fellesarealer 20 4 SIKKERHET I MOTTAK (pkt 6.6) 20 4.a Trygghet og sikkerhet bygg (Sikring mot brann og lignende, pkt 6.6) 33,3 4.b Trygghet og sikkerhet for beboere, pkt ,3 4.c Trygghet og sikkerhet for ansatte 33,3 Sum vekt % 100

17 DEL B 1 Tilbudets utforming Tilbudet skal innbindes i brevordner, med tilbyders navn på ryggen og med skilleark mellom hvert kapittel. Tilbudet skal innleveres i ett eksemplar. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom ikke dette har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Vi gjør oppmerksom på at et tilbud kan avvises hvis det ikke inneholder alle de opplysninger, redegjørelser, oppgaver, vedlegg mv. som er forlangt, jf FOA Vi gjør også oppmerksom på at et tilbud kan avvises hvis det på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter og lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, jf FOA Evt. innsynsbegjæring etter tildeling Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13 og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6. Tilbyder skal i eget skjema levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er underlagt taushetsplikt, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren kan gi innsyn i opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette, se siste side i konkurransegrunnlaget. Ved krav om innsyn vil oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Tilbudenes disposisjon Tilbudene skal ha følgende disposisjon: 2.1 Innledning Tilbyders navn: Postboks: Adresse: Telefonnr.: Telefaks:.....

18 Organisasjonsnummer:. 2.2 Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal redegjøre og levere vedlegg etter bestemmelsene i konkurransegrunnlagets del A punkt 5. NB: Tilbyder bes kontrollere at tilbudet inneholder alle etterspurte vedlegg: Vedlegg 1 Attest for skatt og merverdiavgift 2 Egenerklæring HMS 3 Kopi av tre siste års revisorbekreftet regnskap 4 Kopi av tilbyders brev til vertskommunen 5 Oversikt over minimum 3 lignende oppdrag som er utført i løpet av de siste 3 år, med referanseperson 5b Alternativt annen dokumentasjon som kan påvise faglig kompetanse 5c Referanser for ovennevnte oppdrag 6 Firmaattest fra Foretaksregisteret 7 Egenerklæring om vandel 8 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Levert, evt fritatt 2.3 Beskrivelse og vedlegg Tilbyder skal gi punktvis redegjøre og levere vedlegg etter bestemmelsene i konkurransegrunnlagets del A punkt Økonomi Tilbyder skal gi pristilbud og vedlegg etter bestemmelsene i konkurransegrunnlagets del A punkt 7. Tilbudets økonomiske betingelser bes oppsatt på grønne ark, slik at det kan skilles fra øvrig dokumentasjon. I tillegg skal det økonomiske kravet for hoveddelen av tilbudet presenteres på eget ark slik: Til drift av.. faste plasser kreves pr. år kr.. Til drift av.. stykkprisplasser kreves pr. benyttet plass pr. døgn kr.. Til leie av.. plasser kreves pr. år kr. Det økonomiske krav for opsjonsdelene i tilbudet presenteres slik Til drift av.. faste plasser kreves pr. år kr.. Til leie av.. plasser kreves pr. år kr.

19 Egenerklæring om vandel Vi bekrefter herved at firmaet ikke er rettskraftig dømt for deltagelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Firmaet er heller ikke ved rettskraftig dom kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, og har ikke i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlig forsømmelse mot faglige og etiske krav i sin nåværende eller tidligere bransje. Sted: Dato: Underskrift : Leverandørnavn/org.nr:

20 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Det vises til forskrift nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Leverandøren er kjent med kravene til lønns- og arbeidsvilkår i denne forskriften. Leverandøren vil sørge for at ansatte hos leverandøren, og hos eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av bestemmelsene i denne forskriften. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver kan kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel dokumenterer lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Det ovenstående bekreftes. Sted: Dato: Underskrift : Leverandørnavn/org.nr:

21 Taushetspliktige opplysninger - egenerklæring om innsyn SETT ETT KRYSS: Tilbudet inneholder ingen opplysninger som er unntatt fra innsyn etter offentleglova 13 og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6. Vi mener tilbudet inneholder følgende taushetspliktige opplysninger som skal være unntatt fra innsyn etter offentleglova 13*: Punkt i tilbudet Aktuelle opplysninger Begrunnelse for at det skal nektes innsyn i disse [TAB] for flere rader * Merk at ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren på selvstendig grunnlag vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn i disse, jf. offentleglova 29. EGENERKLÆRING Vi erklærer med dette at alle aktuelle opplysninger i vårt tilbud som vi regner som unntatt fra innsyn etter offentleglova er presist oppgitt i tabellen over. Vi aksepterer at det blir gitt fullt innsyn i alle andre opplysninger enn de som er identifisert i tabellen over. Sted og dato Signatur og evt. stempel Navn med blokkbokstaver