«Formann i motstandsbevegelsen og fremst i hylekoret eller toppledelsens forlengede arm?»

Transkript

1 «Formann i motstandsbevegelsen og fremst i hylekoret eller toppledelsens forlengede arm?» Teamledelse og Årsplanlegging i et heltidsperspektiv Nytt blikk Kongsberg

2 Agenda Bakgrunn Kunnskapsbasert/teoretisk forankring Hvorfor Teamledere? Lederrollen Rammeplan for årsplanlegging Årsplanlegging som tiltak for hele stillinger

3

4 Bakgrunn fra helse Kommunens totale Økonomi: Kommunestyret har gitt i oppdrag å effektivisere kommunal virksomhet med 23 mill kr i løpet av Dette kommer i tillegg til de 14 mill kr som er kuttet i Årsaken til behovet for slik effektivisering er endringer i rammebetingelser, økte kapitalkostnader som følge av store investeringer og mulige satsinger i kommende økonomiplanperiode. Organisatoriske utfordringer (helse og omsorg): «Gammel» struktur, for mange enheter som yter samme tjenester, store lederspenn, for mange mennesker på for små stillingsstørrelser, ikke effektiv bruk av kompetanse, lite målrettet kompetanseutvikling, stor vekst i tjenester til «yngre eldre» og til mennesker med sammensatte og komplekse lidelser. For dårlig samhandling mellom «siloene».

5 Bakgrunn Master of Public Administration 2015 Komparativ analyse av Levanger kommune og Oslo politidistrikt Tidenes omstilling kommunedelplan Utfordringer i drift Stort kontrollspenn Mange deltidsstillinger Høyt sykefravær Stort vikarbehov AML 14.9 og 14-4 Lederstruktur

6 Bakgrunn Forskjeller i organisering av ledelse i offentlig sektor i et endringsperspektiv Komparativ analyse Levanger kommune vs. Oslo Politidistrikt Ledelse på «dagtid vs. ledelse «døgnet rundt»

7 Komparativ Casestudie Analyse Levanger kommune Oslo Politidistrikt Kommune Stat Helse og omsorgstjenester 24/7 365 Polititjenester 24/7-365 Flat struktur Hierarki Deltid Heltid Profesjoner Profesjon Nærmeste leder på dagtid - Avdelingsleder Nærmeste leder i samme skift - Divisjonsleder Turnus 2 skift egne nattvakter Skift 3 delt Stort kontrollspenn, ca. 60 ansatte pr leder Lite kontrollspenn, ca. 15 ansatte pr leder Mange ansatte ledelse eller administrasjon? Hvilken rolle? Leder eller formann Kvinnedominert Mannsdominert

8 Bakgrunn Kommunal organisering Rådmann Kommunalsjef Enhetsleder Avdelingsleder Politiets organisering Politimester Visepolitimester Stasjonssjef Avsnittsleder Divisjonsleder

9 Kort teoretisk forankring Kontrollspenn Heltid vs. Deltid Divisjonsleder vs. Avdelingsleder Interaksjonsfrekvens Interaksjonskvalitet (kvantitet)

10 Definisjon av ledelse Erik Johnsens definisjon av ledelse; «.som et målformulerende, problemløsende og språkskapende samspill»

11 Stort kontrollspenn og mye deltid.. «så må det være svært utfordrende og nå mål, jeg tenker at det er nødt til å oppstå mange forskjellige kulturer innen de forskjellige vaktlaga og jeg tenker at her må det nødvendigvis bli en del utfordringer knyttet til arbeidsmiljøet. Sånn kjapt oppsummert.»

12 Samspill Målformulerende Driftsmål Utviklingsmål Tilpasningsmål Språkskapende Adferdsspråk Systemspråk Beslutningsspråk

13 Problemløsning Konfliktløsning Problemløsning relatert til organisasjonens mål Problemer som ikke løses fordi leder ikke er tilstede er stjeler kapasitet, ressurser og hemmer utvikling

14 Kunnskapsgrunnlaget Hvorfor heltid og Teamleder Språkskaping Teamleder påvirker muligheten til å utøve makt ved å sette agendaen Kontroll av agendaen gir mulighet for språkskaping Teamleder kan utvikle adferdsspråk og systemspråk Systemspråket avhengig av overordnede systemspråk Endringsmotstand eller endringsverktøy

15 Opportunisme vs. Teamleder Redusere asymmetrisk informasjon Forebygge ulik målstruktur Forhindre feil ulik risikoaversjon Fokus på hva som er riktig, heller enn hva som er galt

16 «Er det mulig å få til språkskapende samspill uten nærvær av leder?» Nærvær av leder har ikke stor betydning for utvikling av beslutningsspråket, men betydning for utvikling av adferdsspråket og stor betydning for utvikling av systemspråket. Jo mer inngripende en endring er, jo viktigere vil nærværet mellom ansatt og leder være for lederens mulighet til å være endringsagent.

17 «Er det mulig å få til språkskapende samspill uten nærvær av leder?» «Om språkskapingen ved nærvær av leder skal være et fortrinn fremfor en ulempe, avhenger av at lederne på alle nivåer utvikler et systemspråk som er i tråd med overordnede ledelse. I motsatt fall vil nærvær av leder fungere som godt organisert endringsmotstand, fremfor et endringsverktøy.»

18 Samspill Problemløsing Profesjonsspesifikke Generelle Wicked problems Gode og onde problemer

19 Hva gjør nærvær av leder med muligheten til å håndtere problemer? Leder er ikke viktig for løsning av profesjonsspesifikke problemer. De kan løses ved utpekte ansvarlige profesjonsmedarbeidere, gode rutiner, trening og klare driftsmål. Nærvær av leder har derimot betydning for evnen til løsning av de generelle problemer som ikke kan utsettes. Konflikter er et slikt problem, og ved endringer er konflikter vanlig.

20 Hva gjør nærvær av leder med muligheten til å håndtere problemer? Muligheten for konflikthåndtering, adferdskorrigering og ressursallokering påvirker muligheten til å gjennomføre endringer. De endringer man kan få til, avhenger imidlertid av hva slags mål man setter seg. Og skal man endre annet enn daglig drift, må man i større grad få ansatte til å arbeide mot tilpasnings og/eller utviklingsmål også.

21 Opportunisme Ulik risikoaversjon Ulik målstruktur Asymmetrisk informasjon

22 Mellomlederrollen Formann Fremst blant likemenn Toppledelsens forlengede arm Leder Sikre arbeidsdeling, koordinasjon og samarbeid Profesjonsspesifikke problemer Lede og fordele arbeid ut fra overordnede, helhetsorienterte og langsiktige hensyn Wicked problems

23 PAUSE 0915

24 «Omsorgskrisen skapes ikke av eldrebølgen, men av forestillingen om at omsorg ikke kan gjøres annerledes enn i dag.» Kilde: Kåre Hagen

25 Staup Helsehus

26

27

28

29 Profesjoner Hele Stillinger Totalt 73 Profesjon Årsverk Lege 2,4 Avdelingsleder 1 Team-leder inkl legevakt 4 Spesialsykepleier 3 Sykepleiere inkl legevakt 40 Ergoterapeuter (spes) 2 Fysioterapeuter (spes) 3 Vernepleiere 6 Fagarbeidere 9 Fagarbeider Kjøkken 3

30 Mål og hensikt med årsplan/års-turnus Levanger kommune ved Helse og Omsorgstjenesten innfører årsplaner/årsplanlegging som et hovedprinsipp for arbeidsplanleggingen for alle ansatte og alle yrkesgrupper. Alt kjent fravær planlegges og legges inn i årsplanen, slik at antall medarbeidere og hvilken kompetanse som er tilgjengelig på jobb vises, og at aktiviteten og ressursforbruket planlegges etter dette. Årsplan er en langsiktig metode for bemanningsplanlegging der behandling, aktiviteter og arbeidsoppgaver i en arbeidsplanperiode blir styrende for fordelingen av kompetanse og ressurser. Årsplanen kjennetegnes ved at arbeidsgiver skriver forslaget til arbeidsplan etter innspill fra de ansatte i enheten.

31 Mål og hensikt med årsplan/års-turnus Av aktiviteter som kan legges inn som en del av en årsplan, kan dette for eksempel være personalmøter, brannøvelser, HMS-dager og internundervisning. Men det er også viktig å kartlegge og planlegge pasientrettede aktiviteter gjennom dag, uke og år. Avvikling av ferie og planlagt fravær i forbindelse med kompetansetiltak, permisjoner og lignende skal legges inn for hele året ved start av nytt år. Kommunens permisjonsreglement, AML og HTA er gjeldende for fravær fortløpende gjennom året.

32 Mål og hensikt med årsplan/års-turnus «Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling.» HTA Et av målene med innføring av årsplanlegging og Årsturnus er å imøtekomme HTA intensjon om retten til hel stilling. Med dette vil en også bedre kunne legge til rette for blant annet at arbeidsgiver oppnår en effektiv tjeneste, arbeidstakerne får gode arbeidsmiljø og pasienter og brukere vil merke bedre kvalitet i tjenestene som ytes. Tilsetting i hele stillinger vil også redusere utfordringene knyttet til uønsket deltid. I og med at årsplanlegging omfatter alle ansatte, innebærer dette at årsplanene vil måtte inneha ansatte med ulike arbeidstidsordninger. Dette vil også vise seg i årsturnusene, ved at ansatte kan ha ulike arbeidstidsordninger.

33 Mål og hensikt med årsplan/års-turnus Års turnus lages med 3-delt skift/turnus. Alle ansatte som berøres av års turnusen må minimum arbeide 2 skift. Dette innebærer for eksempel at ingen ansatte arbeider bare om natta. Arbeidsgiver ønsker å motivere ansatte til frivillig arbeid i tredelt turnus/rundturnus. Arbeid i rundturnus godtgjøres med kr ,- for hver års turnusperiode, og skal evalueres før hver nye periode.

34 Eksempel på Bemanningsplan vs. Årsplan Årsplanen skal ta inn over seg et estimert vikarbehov i f.h.t sykefravær, ferie og svangerskap. I denne sammenhengen er det viktig å skille mellom bemanningsplan og årsplan.

35 Gulrot eller pisk? Hovedregelen er at det skal arbeides 17/52 søndager/helger i året. Unntaksvis kan det planlegges med arbeid to påfølgende søndager. Arbeidstakere kan frivillig arbeide inntil 20 søndager i året. Dette utløser en ekstra godtgjøring for arbeid på søndag nr. 18/52, 19/52 og 20/52 tilsvarende kr ,- pr helg. Ekstra arbeidsbelastning på helg utover minimumskravet på 17 helger/søndager skal evalueres før hver års-turnusperiode.

36 Rammeavtale for årsplanlegging Hele stillinger Må søke om redusert arbeidstid Større belastning på ubekvem arbeidstid Oppfordrer til 3 delt turnus Alle må jobbe 2 skift Vikarbehovet ved sykdom, svangerskap og ferie legges i grunnbemanningen Alle må jobbe minst 17 helger Godtgjøring på kr ,- pr helg over 17 for helger ut over de avtalte

37 Konklusjon og refleksjon Fleksibilitet og forutsigbarhet Belastningen ved å være en av få med hel stilling

38 Heltidskultur Politiske føringer - ønsker mer bruk av heltid. Administrativ ledelse Helse ønsker å legge til rette for heltidskultur gjennom årsplanlegging. Forutsigbarhet kontinuitet Interaksjonskvalitet og interaksjonskvantitet Tilbakemeldinger fra TV/VO. Heltid en rettighet, deltid en mulighet.

39 Prinsipper Eksempel på hvordan en ressurs kan fordeles mellom to avdelinger Felles rutiner på drift og fagprosedyrer er godt kjent. Rus / Psykiatri Korttidsavd. KAD Legevakt Hver avdeling har også egne fagspesifikke pasientforløp. En ressurs med kompetanse palliasjon kan også arbeide innen andre avdelinger. Men bør avgrenses til to? Der hovedvekt av vakter ligger der kompetansen er sterkest. Forsterket Demensavd. Felles Rutiner Rehabavd. Personell legevakt vil ha god synergieffekt i relasjon med korttidsavdeling/kad. Dette vil også sikre fremtidig rekruttering. Fysio- Ergoterapi tjenesten Palliasjons-avd. Dagtilbud Dagrehab Lærings og mestring Frisklivs sentral

40 Prinsipper Staup Ønskelig at omfang av vakter i arbeidsplan legges i størst grad der kompetanse er sterkest. Palliasjonsavdeling Korttidsavdeling Helsehus

41 En hyllest til mellomlederen Undervurdert og underprioritert En krevende hverdag med overskudd av oppgaver, underskudd av ressurser, stadige krav om endring og mer ris enn ros. Derfor fortjener de respekt og ros.

42 Tiltak i et endringsperspektiv Prioritere ledelse nærmest de ansatte Avdelingsleder og Teamledere Redusere kontrollspennet 2 eller 3 delt skift Heltidskultur for kontinuitet og forutsigbarhet Interaksjonsfrekvens og interaksjonskvalitet Problemløsning Språkskapende samspill

43 Avdelingsleder Gjennomføringskraft Systemforståelse Leder og fordeler arbeid ut fra overordnede, helhetsorienterte og langsiktige hensyn Problemløsning utover profesjonsspesifikke problemer

44 Teamleder I Kontinuitet og tilgjengelig ledelse Språkskapende samspill Problemløsning Ressursallokering Minst tre teamledere, hvor En har formell status som stedfortreder for avd. leder. Nærmeste leder og personalansvar for medlemmer i teamet tverrfaglig team eller fagspesifikke team? 50/50 fordeling ledelse/administrasjon vs. produksjon To-delt turnus med arbeid snitt tredje hver helg. Team for Team-ledere sammensatt med komplementere ferdigheter innen ledelse og fag Fagansvar? Fagutvikling? komplementære ferdigheter turnus personaloppfølging tverrfaglighet prosedyrer/rutiner. E-meld Meldingsansvarlig? Superbruker? «Alltid» være en teamleder på vakt (minus nattvakt)

45 Teamleder II Fortløpende forvaltning inntaksnemnd/utskrivningsklare pasienter. Ansvarlig for pasientforløp. Kvalitets- og forbedringsarbeid. Utvidet ansvar velferdsteknologi Problemløsning (Velferdsteknologiens ABC) Års-hjul internundervisning Internundervisningstilbud innenfor en gitt periode av året

46 Avdelingsleder Støttefunksjoner? Løses i teamet TEAM-LEDER TEAM-LEDER TEAM-LEDER Team-leder Legevakt? T1 T2 T2 Responssenter? TVERRFAGLIG stk TVERRFAGLIG? TVERRFAGLIG? Forutsigbarhet FAGLIG? FAGLIG? FAGLIG?

47 Aktivitetsplan Aktivitetsplanen viser hva slags aktivitet som vi antar vil være i fokus ved Staup Helsehus. Aktivitetsplan kan gi inntrykk av hvilke rutiner som kreves. Erfaringer i oppstart og første måneder vil bidra til å justere planen slik at den fremstår som forutsigbar. Det vil være naturlig å tenke at aktivitetsplanen vil være i utvikling. Aktivitetsplan påvirker kompetansebehov Tverrfaglig gjennomgang dag 1 (også lørdag) f eks

48 Bemanningsnorm «Levangermodellen» Heltidskultur Bemanningsplan vs. årsplan Års-turnus ivaretar vikarbehov og fravær Aktivitetsplan - Aktivitet styrer behovet for kompetanse Tverrfaglig gjennomgang dag 1, inklusive lørdag Mat søppel pasientkontakt jmfr Mattilsynet Minst 50 % «pleiefaktor» må være sykepleier

49 Tiltak i et endringsperspektiv Unngå intern rekruttering av ledere Kompetansekrav og egnethet Tilpasningsmål og utviklingsmål Prioriter ledelse nærmest de ansatte Kontrollspennet må reduseres Egne nattevakter Deltidsstillinger Fokus på lederrollen Interaksjonsfrekvens og interaksjonskvalitet