Møteinnkalling. Utvalg: Kommunestyret Møtested: Nygaardsvoldsalen, Bruket kulturhus Dato:

Transkript

1 Utvalg: Kommunestyret Møtested: Nygaardsvoldsalen, Bruket kulturhus Dato: Tidspunkt: 17:00 MERK OPPSTARTSTIDSPUNKT Møteinnkalling Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , e-post Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune ordfører Sissel Langås sekretær 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Arkivsaksnr Side Referatsaker RS 15/17 Referat fra brukerutvalget /139 4 RS 16/17 Møtereferat fra eldreråd / RS 17/17 Møtereferat Malvik Ungdomsråd jan / RS 18/17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte / Saker til behandling PS 9/17 Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen gangs behandling 2016/ PS 10/17 Rapport eierskapsoppfølging Malvik kommune 2017/ PS 11/17 Plan for forvaltningsrevisjon / PS 12/17 Årsmelding 2016 for kontrollutvalget 2017/ PS 13/17 Brattalia 48/217 - Revidert avtale / Forespørsel FO 1/17 Spørsmål til ordføreren vedr. reglement for utvalg 2017/ FO 2/17 Interpellasjon - Bruken av Bruket kulturhus 2017/ Orienteringssak Kort orientering fra rådmann om foreløpig regnskapsresultat 2016 Temamøte Gruppearbeid med evaluering av gjeldende samfunnsdel og arealdel Tidsramme: 17:00 19:30 Temamøte 19:30 22:00 Behandling av politiske saker 2

3 Referatsaker RS 15/17 Referat fra brukerutvalget

4 Koordinerende enhet Møtereferat Til stede: Dato: Tone Wiig, Hege Hafstad Johansen, Per Malvik, Roar Drøyvold, Aud Irene Thoresen, Anna Rønning og Kari Rønneberg til sak 2/17, Marthe V. Blix og Sunniva Rishaug til sak 3/17 Forfall: Referent: Ingen Elise Margrethe Mathisen Gjelder: Referat fra Brukerutvalget Sak: 2017/139-2 Møtetid: 18:30 20:45 Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1/17 Godkjenning av referat fra Brukerutvalgets møte Konklusjon: Møtereferatet ble godkjent. 2/17 Orientering om BPA-ordningen (brukerstyrt personlig assistanse) i Malvik kommune v/rådgivere i Koordinerende enhet Kari Rønneberg og Anna Rønning. Rønneberg og Rønning orienterte utvalget om ordningen som 8 personer i Malvik har fått innvilget. Lenke til anbefalt håndbok om BPA produsert av Helsedirektoratet finner dere her: Vedlagt følger presentasjonen til Rønneberg og Rønning (se vedlegg). Konklusjon: Utvalget tok orienteringen til etterretning. 3/17 Orientering om avlastningstilbudet for barn og unge i Malvik Stasjonsvegen 16 v/virksomhetsleder Sunniva Rishaug og ass. leder Marthe V. Blix. Rishaug og Blix orienterte utvalget om avlastningstilbudet Boveiledningstjenesten tilbyr for 4 barn/unge i Malvik kommune. Utvalget ble bl.a. orientert om bemanningen, dårlige og manglende lokaler samt innholdet i avlastningen. Konklusjon: Brukerutvalget tok orienteringen til etterretning. 4/17 Møteplan for Følgende møtedatoer ble vedtatt: Elise (foreløpig dato for fellesmøte med Eldrerådet)

5 Møter vil utgå med få/manglende saker på agendaen. Konklusjon: Møteplan for Brukerutvalget for 2017 ble vedtatt. 5/17 Eventuelt: Brukerutvalget stilte spørsmål om Fretex sagt opp avtalen med Malvik kommune om å kjøre ut hjelpemidler? Fretex har sagt opp avtalen med kommunen om utkjøring av hjelpemidler til innbyggerne i Malvik. Avtalen er imidlertid utvidet til aug./sept. d.å. Malvik kommune jobber nå med å skaffe ny leverandør for utkjøring av hjelpemidler. Brukerutvalget ønsker orientering om følgende saker fremover: - Avlastning for barn/unge hos private bedrifter/foretak og i private hjem samt orientering om støttekontaktordningen Malvik. Hvordan er ordningene? Hvilken oppfølging mottar avlastere, støttekontakter og familiene som er berørt? Hvem er ansvarlig for opplegget i avlastningen? - Tilskuddsordning til frivillige lag og organisasjoner i Malvik? Hvilke midler får Malvik kommune og hvordan fordeles disse videre? Hvilke tilskudd kan frivillige lag søke på? Hva kreves av organisasjonene for å få tildelt midler av kommunen? Neste møtedato er tirsdag Elise Elise Elise Elise Kopi til: Brukerutvalgets varamedlemmer Tone Østvang Randi Rasmussen Ester Sandtrø Carl-Jakob Midttun Ingrid Aune Side 2 av 2 5

6 Brukerstyrt personlig assistanse- BPA Brukerutvalget, Malvik kommune, Anna Rønning og Kari Rønneberg ÅPEN - NYSKAPENDE 6 - SAMHANDLENDE

7 Innhold Hva er BPA? Målgruppe Lovgrunnlag Tjenestekonsesjon BPA i Malvik kommune Lokale forhold ( antall, kjønn, alder..) Hvordan søke? Kilder ÅPEN - NYSKAPENDE 7 - SAMHANDLENDE

8 Hva er brukerstyrt personlig assistanse (BPA)? BPA er personlig assistanse som er brukerstyrt. Formålet med BPA er å bidra til å gjøre den enkelte mest mulig selvhjulpen i dagliglivet, og tjenesten skal hvis det er hensiktsmessig også innebære opplæring i dagliglivets praktiske gjøremål. Hjelpe den enkelte til en meningsfull fritid og samvær med andre. Brukerstyrt personlig assistanse ( BPA) omfatter hjelp til egenomsorg og personlig stell og det som i dag omtales som personlig rettet praktisk bistand. Videre omfattes hjemmehjelp og annen hjelp til alle dagliglivets praktiske gjøremål i hjemmet og i tilknytning til husholdningen f.eks. innkjøp av varer, matlaging og vask av klær med videre. Gjelder organisering av eksisterende tjenester. ÅPEN - NYSKAPENDE 8 - SAMHANDLENDE

9 Lovgrunnlag Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Brukerstyrt personlig assistanse -Kommunen skal ha tilbud om personlig assistanse etter 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b, i form av praktisk bistand og opplæring, organisert som brukerstyrt personlig assistanse. ÅPEN - NYSKAPENDE 9 - SAMHANDLENDE

10 Lovgrunnlag forts. Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) 2-1d Rett til brukerstyrt personlig assistanse - Personer under 67 år med langvarig og stort behov for personlig assistanse etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b har rett til å få slike tjenester organisert som brukerstyrt personlig assistanse. Retten omfatter avlastningstiltak etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav d for personer med foreldreansvar for hjemmeboende barn under 18 år med nedsatt funksjonsevne. Helsetjenester i avlastningstiltak omfattes ikke. - Rettigheten omfatter ikke tjenester som krever flere enn én tjenesteyter til stede eller nattjenester, med mindre brukeren kontinuerlig har behov for slike tjenester. - Med langvarig behov i første ledd menes behov ut over 2 år. - Med stort behov i første ledd menes et tjenestebehov på minst 32 timer per uke. Brukere med tjenestebehov på minst 25 timer per uke har likevel rett til å få tjenester organisert som brukerstyrt personlig assistanse, med mindre kommunen kan dokumentere at slik organisering vil medføre vesentlig økt kostnad for kommunen. ÅPEN - NYSKAPENDE 10 - SAMHANDLENDE

11 Lovgrunnlag forts. Rett til egen tros- og livssynsutøvelse - Alle som er avhengige av kommunale helse- og omsorgstjenester skal få tilrettelegging og bistand for å kunne utøve sin tro og sitt livssyn. I praksis betyr dette at helse- og sosialtjenesten må sette seg inn i den enkeltes livshistorie og bakgrunn. Rundskriv 1-9/2015 Rettighetsfesting av brukerstyrt personlig assistanse (BPA) - Den 1. januar 2015 trådte 2-1 d i pasient- og brukerrettighetsloven om rett til brukerstyrt personlig assistanse i kraft. Helsedirektoratet: Opplæringshåndbok brukerstyrt personlig assistanse (BPA) ÅPEN - NYSKAPENDE 11 - SAMHANDLENDE

12 Målgruppe/kriterier for BPA Personer under 67 år med langvarig ( over 2 år) og stort behov for personlig assistanse ( timer pr. uke). Personer som ikke kan dra omsorg for seg selv, eller som er helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål. I utgangspunktet en forutsetning at bruker både ønsker å påta seg det ansvaret som arbeidslederrollen innebærer, og at vedkommende har forutsetninger for å ivareta denne rollen på en forsvarlig måte. ÅPEN - NYSKAPENDE 12 - SAMHANDLENDE

13 Arbeidsleder Arbeidsleder- det daglige lederansvaret i den enkelte BPA ordning. Følge lover og avtaleverk for assistentene på samme måte som andre personalledere. Planlegge arbeidstid som er innenfor de timene som er innvilget pr. uke. Holde regnskap med timeforbruk. Skape gode arbeidsforhold for assistentene. Skal delta på kurs og opplæring for å tilegne seg kunnskap og ledelseskompetanse. Rekruttering, utlysning, intervju, utvelgelse og ansettelse av assistenter. ÅPEN - NYSKAPENDE 13 - SAMHANDLENDE

14 Medarbeidsleder Tilsvarende ansvar og oppgaver som arbeidsleder. Kjenne tjenestemottakeren godt, slik at brukerstyringen blir ivaretatt. ÅPEN - NYSKAPENDE 14 - SAMHANDLENDE

15 Assistenter Har rettigheter og plikter som alle andre ansatte. Skal utføre oppgavene som ligger til stillingen. Ansvar: - Bidra til måloppnåelse som er satt for den enkelte BPA- ordning. - Oppgavene skal utføres forsvarlig. - Obs. Det er gjort unntak for dokumentasjonsplikt etter journalforskriften. - Skal ha profesjonell tilnærming. ÅPEN - NYSKAPENDE 15 - SAMHANDLENDE

16 Tjenestekonsesjon i Malvik kommune Tjenestekonsesjon er en forvaltningsmessig tildeling der oppdragsgiver (Malvik kommune) stiller vilkår for å godkjenne leverandører. Vilkårene må oppfylles gjennom hele avtaleperioden. Ansvaret for å gjennomføre lovlige offentlige anskaffelser ligger hos den enkelte kommune. Formålet med tjenestekonsesjonsordningen er å legge til rette for at brukere av BPA skal få en reell valgmulighet i henhold til hvilke leverandører de ønsker skal utføre tjenestene (brukervalg). ÅPEN - NYSKAPENDE 16 - SAMHANDLENDE

17 Tjenestekonsesjon forts.: Ordningen fungerer slik at leverandører som oppfyller gitte tjenestekonsesjonsvilkår etter søknad gis rett til å tilby. I Malvik kommune er det etablert en ordning med tjenestekonsesjon knyttet til brukerstyrt personlig assistanse (BPA). I den forbindelse har det vært foretatt utlysing, og 7 firmaer har fått tildelt konsesjon. ÅPEN - NYSKAPENDE 17 - SAMHANDLENDE

18 Tjenestekonsesjon forts.: Følgende firma har tjenestekonsesjon i Malvik kommune: OptimalAssistanse AS ULOBA Dialologue AS JAG Assistanse AS Aleris Ungplan & BOI Kvæfjord Opplevelses og Avlasnting AS Prima Omsorg AS ÅPEN - NYSKAPENDE 18 - SAMHANDLENDE

19 Lokale forhold I Malvik kommune er 8 personer innvilget BPA Innvilgede timer per uke er fra 10 til menn/gutter og 1 kvinne/jente Alder fra 14 år til 58 år 4 personer er arbeidsleder selv 4 personer har medarbeidsleder 4 personer bruker firma og 4 velger kommunen som arbeidsgiver ÅPEN - NYSKAPENDE 19 - SAMHANDLENDE

20 Hvordan søke? Malvik kommunes hjemmeside- Søknadsskjema for helse-og omsorgstjenester. Henvende seg hos Servicetorget på Rådhuset. ÅPEN - NYSKAPENDE 20 - SAMHANDLENDE

21 Kilder Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) 2-1d Rett til brukerstyrt personlig assistanse. Helse- og omsorgsdepartementet. Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) 2-1d Rett til brukerstyrt personlig assistanse. Helse- og omsorgsdepartementet. Rett til egen tros- og livssynsutøvelse. Helse- og omsorgsdepartementet. Rundskriv I-9/2015 Rettighetsfesting av brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Helse- og omsorgsdepartementet. Opplæringshåndbok brukerstyrt personlig assistanse (BPA). ÅPEN - NYSKAPENDE 21 - SAMHANDLENDE

22 Takk for oss! Kari Rønneberg, Anna Rønning, ÅPEN - NYSKAPENDE 22 - SAMHANDLENDE

23 Servicetorget Møtereferat Dato: Til stede: Jan Henrik Dahle, Karin Bestvold, Brit Ragna Renanger, Harald Kullbotn, Brit R. Aune Forfall: Referent: Marit Haugen Gjelder: Møtereferat fra eldreråd 25. januar 2017 Sak: 2017/359-2 Møtetid: Møtested: Møterom Vikhammer helsetun, 2. etg Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1/17 Godkjenning av referat/møteinnkalling Referat sak 44/16: feil dato i møteplan for 2017 rettes opp av sekretær. Ingen merknad til møteinnkalling. Sekretær 2/17 Samarbeidsmøte med Malvik og Hommelvik pensjonistforening Leder og nestleder i Malvik og Hommelvik pensjonistforening var invitert til møte under sak 2/17 og 3/17. Presentasjon av alle møtedeltakere, og informasjon om eldrerådets sammensetning. Dahle orienterte om eldrerådets viktigste oppgaver, og om noe av det som har vært tatt opp i rådet. Eldrerådet ønsker innspill fra, og samarbeid med pensjonistforeningene i saker som angår eldre. Det ble også diskutert hvordan det rekrutteres medlemmer til eldrerådet. Det er ønskelig at Malvik kommune informerer innbyggerne om at alle kan foreslå medlemmer til eldreråd. Ikke bare via de største pensjonistforeningene. Det ble i møtet enighet om at det nedsettes en trafikksikkerhetsgruppe i hver av pensjonistforeningene for å ivareta trafikksikkerheten for eldre i nærmiljøet. De kan sende saker de ønsker å ta opp via eldrerådet, eller ved direkte henvendelse til trafikksikkerhetsutvalget i Malvik kommune med kopi til eldreråd. 23

24 Sak 3/17 Eldres dag 2017 Sak 4/17 Eventuelt Friske eldre hjelper svake eldre. Frivillighetsarbeid og frivillighetssentral var også tema under møtet. Et fint tiltak for både yter og mottaker, hjelp til selvhjelp. Eldrerådet ønsker å ta opp dette som en egen sak i løpet av Nestleder i eldrerådet orienterte om organisering av eldres dag de siste årene. Etter litt diskusjon ble det enighet om at Stav Hotel er best egnet til arrangementet. Da kan alle komme til dekket bord. Det vil da bli begrenset antall deltakere. Konklusjon: Eldres dag 2017 vil bli avviklet ved Stav Hotel mandag 2. oktober kl Malvik og Hommelvik pensjonistforening melder inn to medlemmer hver til arrangementskomite sammen med nestleder i eldrerådet. Pensjonistforeningene er behjelpelig med å skaffe premier til utlodning. Egenandel er 100 kroner. Omvisning v/vikhammer helsetun Orientering om medvirkning til revidering av samfunnsdel og arealdel i kommuneplanen. Kommunestyret vil den 30. januar behandle planprogrammet som bestemmer hvordan prosessen skal være. I rådmannens forslag til prosess er det lagt opp til at det skal være et møte i bl.a. eldrerådet og brukerutvalget hvor kommuneplanen er tema, og hvor de inviteres til å komme med innspill til innhold i de reviderte planene. Fellesmøte med brukerutvalget er foreløpig satt til 5. april som en mulig dato. Invitasjon fra pensjonistforbundet til kurs i eldrerådsarbeid med mer. Sekretær sjekker med kursarrangør om nestleder kan erstatte sekretær. Sak 42/16 følges opp av sekretær. Sekretær Marit Haugen kunderådgiver Tlf: E-post:marit.haugen@malvik.kommune.no Side 2 av 2 24

25 Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift. Kopi til: Eldrerådets medlemmer Hommelvik Pensjonistforening - Håkon Renanger Kirkegata HOMMELVIK Malvik Pensjonistforening - Sigrun Aasved Simavik Tverrvege VIKHAMMER Carl-Jakob Midttun Randi Rasmussen Tone Østvang Ingrid Aune Inger Haugsand Åshild Johansen Grethe Forbord Lise Karin Dybvad Mottakere: Jan Henrik Dahle Karin Bestvold Brit Ragna Renanger Harald Kullbotn Brit R. Aune Side 3 av 3 25

26 Møtereferat Dato: Til stede: Forfall: Referent: Jørgen Alexander Enoksen, Lene Malvik Hanger, Jeannet Smith, Milla Reppen, Elise Belsvik Hansen, Tora Herringbotn Theigmann, Aurora Drage, Helene Wean, Kristin Nybrodahl, Sondre Buseth Johannessen, Tim Johansen Ina Sahr Hans Jørgen Renå Gjelder: Referat møte i ungdomsrådet Sak: Møtetid: kl 15:30-17:30 Virksomhet kultur Sak Innhold 1 Nye saker siden sist -Jørgen refererte fra interkommunalt politiråd og sitt foredrag om narkotika. -Politiet har kommet med statusrapport for Malvik som viser økning i narkotikabeslag. - MalvikBladet ønsker kommentar fra ungdomsrådet vedr. voldsepisode. Samlet svar fra ungdomsrådet ble utarbeidet. -Ungdomsrådet er involvert i gjennomføring av UngData-undersøkelse Status hovedsatsningsområder: Helsesøster Usikkert om Helsedirektoratet viderefører midler til ekstra helsesøster. Ungdomsrådet vil jobbe videre for å øke helsesøster-ressurs. Nye ungdomsskoler Leder sender henvendelse om at rådet vil være involvert i rullering av kommuneplan, og spesielt det som omhandler Vikhammer sentrum og ny ungdomsskole. «vi ønsker å bidra i prosesser vedr. utforming av Vikhammer Ungdomsskole og området rundt». Busstilbud Sendt henvendelse til ATB 9.januar 2017, kun fått svar om at henvendelse er mottatt. 26

27 3 Nye saker som kom opp etter drøfting: - Rådet ønsker å få tilgang til elevundersøkelser fra begge ungdomsskolene. Hans Jørgen forespør dette. - Ønsker å gjennomføre møtene nye steder. Forsøker formannskapssal i neste møte, alternativt Bruket. - Gatelys Vuluvegen? Vurderes om dette skal løftes videre. - Status kultursal YMS? HJR sjekker. - Status Kulturskole og økning av egenbetaling? HJR sjekker. 4 Status andre saker i handlingsplan: Rådgivning i ungdomsskolene virker som det er bedre i år. Samarb. Elevråd følges opp videre Utvikle ungdomsråd vi er på rett veg Neste møte: torsdag 9.feb PS: nytt møterom 27

28 Fra: Arvid Hanssen Sendt: :07:35 Til: 'Randi Eikevik 'Malvik Jahn Harry Kristiansen'; 'Torkel Ystgaard'; 'Kerstin Leistad'; Midttun Carl-Jakob; Langås Sissel; 'Gard S.G. Lyng' Kopi: Politiker Anita Furuvik; Politiker Even Ytterhus; Aune Ingrid; ': 'RMN-Postmottak''; Postmottak.Malvik.kommune; 'Finn O. Fosmo'; Wenche Holt ( Revisjon); 'Tor Arne Stubbe'; Fosmo Randi Hammer Emne: Protokoll fra kontrollutvalgets møte Vedlegg: Protokoll kontrollutvalget pdf Vedlagt følger protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokollen legges på på og legges i dropbox. Med vennlig hilsen Arvid Hanssen Daglig leder KonSek Midt Norge IKS Mobil: E post: arvid.hanssen@konsek.no Hjemmeside: 28

29 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato/tid: kl 17:00-18:30 Møtested: Formannskapssalen Møtende medlemmer: Jahn Harry Kristiansen, nestleder og møteleder Kerstin Leistad Erling Foss Torkel Ystgaard Forfall: Randi Eikevik, leder Geir Roar Larsen, vara for Eikevik Andre møtende: Ingrid Aune, ordfører (Sak 1-3) Carl-Jakob Midttun, rådmann (Sak 1-3) Arvid Hanssen, Konsek Arkivsak: 17/02 Merknader: Det fremkom ingen merknader til innkalling og saksliste. Sakliste: Saksnr. Saktittel 01/17 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /17 Rapport eierskapsoppfølging Malvik kommune. 03/17 Plan for forvaltningsrevisjon /17 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /17 Årsmelding 2016 for kontrollutvalget. 06/17 Kontrollutvalgets arbeidsform - erfaringer så langt i valgperioden. 07/17 Eventuelt. 29

30 Sak 01/17 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 02/17 Rapport eierskapsoppfølging Malvik kommune. Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra eierskapskontrollen til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen vurdere om det bør etableres et eierskapsutvalg, som har som viktig oppgave å formidle styringssignaler fra eier til valgte representanter i forkant av møter i eierorgan. 3. Kommunestyret ber alle eierskapsrepresentanter ta initiativ til at bruk av valgkomite vedtektsfestes i selskaper der dette ikke er tilfelle. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av disse punktene i forbindelse med neste rullering av eierskapsmelding. Behandling: Ordfører og rådmann var tilstede under behandlingen. De orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget om hvordan kommunen i praksis følger opp eierstyringen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra eierskapskontrollen til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen vurdere om det bør etableres et eierskapsutvalg, som har som viktig oppgave å formidle styringssignaler fra eier til valgte representanter i forkant av møter i eierorgan. 30

31 3. Kommunestyret ber alle eierskapsrepresentanter ta initiativ til at bruk av valgkomite vedtektsfestes i selskaper der dette ikke er tilfelle. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av disse punktene i forbindelse med neste rullering av eierskapsmelding. Sak 03/17 Plan for forvaltningsrevisjon Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Behandling: Kontrollutvalget prioritere Kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten som nummer en. De øvrige 6 aktuelle kontrollområder foreslår utvalget å sette opp i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget ønsker å vurdere/prioritere de øvrige kontrollområder i planen når det er aktuelt å foreta bestilling. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 31

32 Sak 04/17 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Behandling: Følgende referatsaker ble presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 3/17 Avdekking og oppfølging av mobbing i grunnskolen. 2. Kommunestyrets behandling av sak 76/16, Plan for selskapskontroll for Malvik kommune. 3. Orientering fra konferanse for kontrollutvalg, Gardermoen 1.og 2.februar Presentasjoner ligger på: 4. Kommunene må få mer ut av arbeidsplassene, Kommunal Rapport Ulovlig å fjerne saksdokument, Kommunal Rapport Kritisk til ny varslingsordning i Tromsø, Kommunal Rapport Status utredning av sammenslåing Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og KomSek Trøndelag IKS. 8. Ressursbruk sekretariatstjenester fra Konsek 2016 og samlet for perioden for Malvik kommune. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 05/17 Årsmelding 2016 for kontrollutvalget. Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 32

33 Vedtak: Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Sak 06/17 Kontrollutvalgets arbeidsform - erfaringer så langt i valgperioden. Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger de foreløpige tanker og synspunkter det ble enighet om i møtet til grunn for arbeidet fremover. Kontrollutvalget vurderer arbeidsformen løpende og formell sak settes på dagsorden når utvalget har behov for dette. Behandling: Da kontrollutvalgets leder hadde meldt forfall til møtet vedtok kontrollutvalget et omforent forslag om å utsette behandlingen av saken. Vedtak: Saken utsettes. Sak 07/17 Eventuelt. Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Behandling: Ingen saker ble fremmet. 33

34 Saker til behandling PS 9/17 Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen gangs behandling 34

35 Arkiv: U01 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Ole Christian Iversen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 7/ Kommunestyret 9/ Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen gangs behandling Rådmannens innstilling: 1. Malvik kommune vedtar Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen og legger planen til grunn for videre næringsutviklingsarbeid i kommunen. 2. Overordna mål, delmål og strategier legges til grunn for utarbeiding av toårig handlingsplan for næringsarbeid i Malvik kommune, i tråd med vedtatt planstrategi, innen de områder som er mest relevant for kommunen. Behandling i Formannskapet Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Innstilling til kommunestyret fra Formannskapet Malvik kommune vedtar Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen og legger planen til grunn for videre næringsutviklingsarbeid i kommunen. 2. Overordna mål, delmål og strategier legges til grunn for utarbeiding av toårig handlingsplan for næringsarbeid i Malvik kommune, i tråd med vedtatt planstrategi, innen de områder som er mest relevant for kommunen. Vedlegg: Vedlegg: Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen endelig versjon 35

36 Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sammendrag: Forslag til rullert næringsplan for Trondheimsregionen ble behandlet i kommunestyret i september Etter den tid er alle høringsinnspill behandlet av sekretariatet i Trondheimsregionen, og i desember 2016 vedtok regionrådet i Trondheimsregionen det endelige plandokumentet for SNP som nå foreligger. Dokumentet som nå foreligger skiller seg ikke vesentlig ut fra høringsforslaget som ble behandlet av kommunestyret i september, og rådmannen anbefaler derfor at Malvik kommune slutter seg til planen. Saksopplysninger Da forslaget til rullert SNP ble behandlet 26. september 2016, vedtok kommunestyret enstemmig å slutte seg til planforslaget. Kommunestyret besluttet imidlertid følgende presisering: «For å styrke forankring av Strategisk næringsplan og Næringsrådets arbeid i kommunene, foreslår Malvik kommune at den kommunale representasjon i Næringsrådet utvides fra to til fem rådmenn, dersom Næringsrådet skal bestå som organ.» Flere kommuner i regionen hadde tilsvarende innspill om Næringsrådets sammensetting. I det endelige plandokumentet som nå foreligger er Næringsrådet opprettholdt som organ, men utvidet med to rådmenn, altså fra to til fire. I rådmannsforum 1. februar 2017 ble det besluttet at rådmannen i Malvik og rådmannen i Trondheim tiltrer Næringsrådet, sammen med rådmennene i Melhus og Rissa som er representert fra før. Rådmennene i Næringsrådet har en representasjonstid på to år. Vurdering For Malvik kommune vurderes det som positivt at den regionale næringsplanen nå foreligger i oppdatert utgave. Vi står på terskelen til å revidere kommuneplanens samfunnsdel og arealdel, og Strategisk næringsplan har, sammen med andre regionale planer, tradisjonelt vært viktig når vi har utarbeidet egne styringsdokumenter. SNP har vært klart retningsgivende for arbeidet med næringsutvikling i Malvik kommune. Det vurderes også som positivt for Malvik kommune, og næringsarbeidet i hele aksen øst for Trondheim, at rådmannen i Malvik fra er representert i Næringsrådet i Trondheimsregionen. Næringsrådet er styringsgruppe for gjennomføring av Strategisk næringsplan, og fungerer som et viktig organ for gjensidig informasjon og avstemming av prioriteringer mellom partene. Foruten rådmenn består Næringsrådet av representanter fra Næringsforeningen i Trondheimsregionen, NTNU, Innovasjon Norge Trøndelag, SINTEF og fylkeskommunen. Foruten sammensetningen av Næringsrådet er det rådmannens vurdering at det fremlagte plandokumentet ikke skiller seg vesentlig ut fra høringsdokumentet som ble behandlet av kommunestyret i september Rådmannen anbefaler derfor at kommunestyret slutter seg til planen, og at denne danner utgangspunkt for Malvik kommunes egen handlingsplan for næring, som skal utarbeides i tråd med vedtatt planstrategi. Her er det viktig å understreke at Malvik kommune står fritt til å legge større eller mindre vekt på enkeltdeler av planen når vi skal lage vår lokale handlingsplan, ref. punkt 2 i innstillingen. 36

37 37

38 Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen

39 Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen Overordnet mål: Trondheimsregionens andel av brutto nasjonalprodukt (BNP) skal tilsvare vår andel av befolkningen i Målområde Kobling FoU og næringsliv 1. Delmål: Trondheimsregionen skal være best på å utvikle eksisterende og starte nye bedrifter i samspill med forsknings- og utviklingsmiljøene (FoU). Strategier: 1.1. Trondheimsregionen skal etablere den beste praksis for å koble næringsliv og FoU/utdanningsmiljøene Trondheimsregionen skal legge til rette for innovasjon og gründerskap i eksisterende næringsliv Trondheimsregionen skal styrke samarbeidet mellom næringsliv, FoU/utdanningsmiljø og offentlige myndigheter (Triple Helix) Aktørene i Trondheimsregionen skal arbeide for å påvirke sentrale myndigheter til å styrke rammebetingelsene og utviklingsmulighetene for FoU, herunder laboratorier og utdanning i regionen Trondheimsregionen skal aktivt utnytte mulighetene for næringsutvikling gjennom klynger. Målområde Næringsfremmende kommuner 2. Delmål: Trondheimsregionen skal ha de mest næringsfremmende politikerne og kommuneadministrasjonene i Norge. Strategier: 2.1. Hver kommune skal ha en felles arena for næringsliv, politikere og kommuneadministrasjon med faste årlige møter Kommunene og regionrådet skal jevnlig ha næringsutviklingssaker knyttet til næringsplanen på agendaen i kommunestyre- og regionrådsmøtene, samt vurdere sitt arbeid med planen annet hvert år Kommunens politikere og administrasjon skal besøke næringslivet/bedrifter jevnlig Sørge for at regionen og kommunen har en kompetent offentlig sektor med tilstrekkelig kapasitet som møter næringslivet med et godt og forutsigbart offentlig tjenestetilbud Regionen skal arbeide for et bedre tverrpolitisk samarbeid som sikrer større kraft på regionens lobbyvirksomhet mot sentrale myndigheter. 39

40 2.6. I saksfremstillinger som fremmes til beslutning i politiske organer, og som har relevans for næringslivet, skal det redegjøres for om dette er i tråd med strategisk næringsplan. 3. Delmål: Trondheimsregionen skal være området i Norge hvor det er lettest å utvikle eksisterende og starte nye bedrifter. Strategier: 3.1. Trondheimsregionen skal ha en helhetlig areal- og samferdselspolitikk som bidrar til vekst og økt lønnsomhet i næringslivet, og en større pendlerregion Saksbehandlingstiden for bygge- og reguleringssaker skal være blant de korteste i Norge målt hhv. fra første innsendte søknad og fra komplett søknad Offentlig sektor i Trondheimsregionen skal bidra til næringsutvikling og innovasjon gjennom sine anskaffelser og sine tjenester, og bidra til utvikling av nærmarkedet ved å handle lokalt der dette er mulig Trondheimsregionen skal aktivt bidra til å forsterke gründerkulturen og gründerkompetansen. Målområde Kommersialisering av teknologi 4. Delmål: I 2025 skal Trondheimsregionen ha teknologiselskaper med ansatte. Strategier: 4.1. Trondheimsregionen skal aktivt bidra til å utvikle kommersialisering av teknologi som regionens satsingsområde Trondheimsregionen skal være ledende på å fremme internasjonalisering av regionens næringsliv Trondheimsregionen skal arbeide aktivt for å sikre tilstrekkelig kapital i alle faser Trondheimsregionen skal arbeide for at kommersialisering av teknologi skal bidra til det grønne skiftet. Målområde Attraktiv region 5. Delmål: Trondheimsregionen skal være den mest attraktive storbyregionen I Norge. Strategier: 5.1. Trondheimsregionen skal opprettholde sin status som den mest attraktive storbyregionen i Norge gjennom god tilrettelegging for en befolkningsvekst på i året Trondheimsregionen skal bidra til at Trondheim skal etablere seg som Nordens beste studieby Trondheimsregionen skal ta godt vare på utenlandsk arbeidskraft som ønsker å etablere seg i regionen. 40

41 5.4. Trondheimsregionen skal benytte merkevaren teknologihovedstaden i profilering av regionen Styrke Trondheimsregionens omdømme som innovasjonstyngdepunkt nasjonalt og internasjonalt. Organisering av det arbeidet med gjennomføring av Strategisk Næringsplan for Trondheimsregionen Næringsrådet for Trondheimsregionen ble opprettet som en konsekvens av Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen (SNP) som i sin tid foreslo en slik løsning for arbeidet med gjennomføring av planen. En triple helix-modell ble lagt til grunn for sammensetningen av Næringsrådet, med tre deltakere hver fra henholdsvis FoU, offentlig sektor og næringsliv. Prosessen i forbindelse med rulleringen av planen ga flere innspill på hva som fungerer bra og hva som fungerer mindre bra. Dette kan oppsummeres som følger: - Det er for dårlig forankring av SNP og Næringsrådets arbeid ute i kommunene - Regionrådet diskuterer for lite næringssaker - Næringsrådets rolle og sammensetning bør diskuteres på nytt Det var imidlertid stor enighet i tilbakemeldingene om at det er behov for en felles strategisk næringsplan for Trondheimsregionen. Dette er et viktig utgangspunkt å ta med seg i det videre arbeid, i tillegg til det faktum at regionen henger så tett sammen at det er svært naturlig å tenke utover kommunegrensene i næringsutviklingssammenheng. Forankring i kommunene. Disse grepene innføres for å legge forholdene bedre til rette for et mer forpliktende samarbeid om gjennomføring av en felles Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen: - Samle formannskapene med jevne mellomrom med tema næringsutvikling. - Spre de gode eksemplene fra de kommunene som har jobbet konkret og konstruktivt med Strategisk næringsplan. - Gi næringsapparatet i kommunene en tydeligere felles bestilling om å utvikle tiltak og prosjekter innen de forskjellige målene og strategiene. Administrasjonen i Trondheimsregionen gjennomfører felles møter med næringsapparatet i de ti kommunene to ganger per år. Tema for disse møtene (som bør avholdes på rundgang i de ulike kommunene) vil være å gjennomgå status og videre fremdrift i arbeidet med SNP i regi av Trondheimsregionen og de enkelte kommuner. Regionrådets rolle i næringssaker. Regionrådetvilr ha en sterkere kobling til næringssaker/snp enn det som har vært tilfellet frem til nå, blant annen gjennom å sette faste saker på Regionrådsmøtene i et tydeligere årshjul: - Den årlige utviklingsplanen vedtas av Regionrådet i desember, med de årlige budsjettrammene. 41

42 - Toårige handlingsplaner for SNP vedtas av Regionrådet i desember annet hvert år. Dette vil være dynamiske dokument som kan endre seg underveis. - Årsrapportering på gjennomførte/pågående tiltak og status ifht. mål i SNP behandles i Regionrådet i februar I tillegg innføres det tydeligere retningslinjer for hvilke næringssaker som skal besluttes i Regionrådet: Administrativ behandling: Hastesaker inntil kr ,- kan avgjøres administrativt mellom Næringsrådsmøtene. Næringsrådets leder orienteres. Næringsrådet: Saker inntil kr ,- kan avgjøres i Næringsrådet. Regionrådet: Alle saker over kr ,- skal besluttes i Regionrådet. I tillegg må saker som innebærer strategiske valg/nye satsingsområder opp til beslutning i Regionrådet. Når det gjelder saker som kan være kontroversielle eller innebærer nye satsingsområder, må det vurderes om saken skal fremlegges for beslutning på et høyere nivå uavhengig av beløp. Sammensetning av, og oppgaver for Næringsrådet Næringsrådet beholdes som styringsgruppe for gjennomføring av SNP, ved å legge ned Næringsrådet vil den sterke koblingen til næringsliv og FoU bli betraktelig dårligere. Næringsrådet fungerer godt som organ for gjensidig informasjon og avstemming av prioriteringer mellom partene, i tillegg til den besluttende rollen som Næringsrådet har ift SNP. Sammensetningen av Næringsrådet justeres til denne sammensetningen: Administrerende direktør i Næringsforeningen i Trondheimsforeningen er fortsatt leder i Næringsrådet. Prorektor for nyskaping ved NTNU. Direktør i Innovasjon Norge Trøndelag. Representant fra ledernivå i SINTEF. Fylkesrådmann i Trøndelag Fire rådmenn fra kommunene, sitter i to år. En representant fra de øvrige næringsorganisasjonene i regionen, rulleres hvert andre år. NAT tar stilling hvem som skal representere. Næringsrådet har fra starten av hatt en tydelig policy om at det skulle være den øverste administrative ansvarlige i hver av de respektive institusjonene som skulle delta i Næringsrådet. Det prinsippet beholdes, men det vil være mulig å sende vara unntaksvis. I tillegg vil det også være mulig å delta ved møtene for ansatte i næringsapparatet i kommunene eller fra NAT, men uten stemme- og talerett. De vil også tilsendt sakspapirene fra Næringsrådet Følgende prinsippene ble lagt til grunn for næringsutviklingsarbeidet i Trondheimsregionen i 2011, og de vil fortsatt gjelde: - Budsjett næringsutvikling skal ikke forvaltes på en slik måte at en kommer i konflikt med, eller vil være til erstatning for øvrig virkemiddelapparat. 42

43 - Tiltak under SNP skal søkes delfinansiert via virkemiddelapparat (regionalt utviklingsprogram via fylkene, Innovasjon Norge, VRI Trøndelag ), næringsaktører og FoU sektoren etc. der tiltakene er av en slik karakter at dette vil være naturlig. - Prosjektleder for SNP og budsjett næringsutvikling skal fokusere innsats på tiltak av regional betydning, ikke tiltak som kun har betydning i enkeltkommuner. Unntak kan være piloter/forprosjekt som kan utprøves i en kommune, men som vil ha allmenn interesse i neste fase. - Lokale tiltak i enkeltkommuner håndteres av kommunen selv, også økonomisk. - Ikke alle tiltak igangsatt via SNP vil favne flertallet av de deltagende kommuner, eller majoriteten av næringslivet, men alle igangsatte tiltak skal bidra til at regionen når de strategiske mål i SNP. - Summen av tiltak hvert år bør involvere alle parter i triple helix samarbeidet. - Det bør velges ut noen tiltak hvert år hvor det er lett å kommunisere konkrete positive resultater fra. Trondheimsregionen skal ikke være en søknadsorganisasjon, både ut fra en ressursmessig betraktning og ut fra hvordan et slikt regionsamarbeid bør fungere. Rollen bør fortsatt være å utvikle prosjekt/tiltak innen rammene av SNP med relevante aktører innen feltet. Men samtidig må det være rom for å støtte prosjekt/tiltak som åpenbart ligger innenfor det næringsplanen prioriterer, som eksterne parter har utviklet og som er avhengig av støtte fra Trondheimsregionen/andre offentlige parter for å kunne bli gjennomført. Det å være partner/støttespiller i andres initiativ, gir Trondheimsregionen kjennskap og legitimitet innenfor et bredere spekter enn om all satsning/prosjekter skal komme fra eget bryst. Implementering av Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen i kommunenes planverk Rulleringsprosessen av SNP har tydeliggjort at det for mange av kommunene har vært utfordrende å komme fra en overordnet strategiplan for Trondheimsregionen og ned på konkrete tiltaksplaner i hver enkelt kommune som skal bidra til måloppnåelse av den regionale planen. En del av kommunene har også andre gjeldende strategiske næringsplaner da de også deltar i andre regionale samarbeidskonstellasjoner enn Trondheimsregionen. Følgende mal/veileder for den videre oppfølging av SNP i kommunene anbefales: 1. Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen er også hver enkelt kommune sin næringsplan, og skal inngå som del av kommunens planverk. 2. Kommunene skal utarbeide toårige handlings-/tiltaksplaner for de strategier som anses som aktuelle for hver enkelt kommune. Næringsliv og andre aktuelle parter skal gis anledning til å bidra inn i arbeidet. 3. Handlings-/tiltaksplanen skal vedtas av kommunestyret, og det skal orienteres på oppfølging av vedtatte tiltak. 4. I saker av viktighet for næringslivet som skal opp til politisk behandling skal det innarbeides en rutine hvor det gjøres en vurdering av om vedtaksforslag er i tråd med målsettinger og strategier i SNP. 43

44 Arkiv: 037 Arkivsaksnr: 2017/808-2 Saksbehandler: Arvid Hanssen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget 02/ Kommunestyret 10/ Rapport eierskapsoppfølging Malvik kommune Kontrollutvalgssekretariatet innstilling: Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten fra eierskapskontrollen til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen vurdere om det bør etableres et eierskapsutvalg, som har som viktig oppgave å formidle styringssignaler fra eier til valgte representanter i forkant av møter i eierorgan. 3. Kommunestyret ber alle eierskapsrepresentanter ta initiativ til at bruk av valgkomite vedtektsfestes i selskaper der dette ikke er tilfelle. 4. Kommunestyret ber om at dette rapporteres om oppfølging av disse punktene i forbindelse med neste rullering av eierskapsmelding. Behandling i kontrollutvalget Ordfører og rådmann var tilstede under behandlingen. De orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget om hvordan kommunen i praksis følger opp eierstyringen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kontrollutvalget Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten fra eierskapskontrollen til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen vurdere om det bør etableres et eierskapsutvalg, som har som viktig oppgave å formidle styringssignaler fra eier til valgte representanter i forkant av møter i eierorgan. 44

45 3. Kommunestyret ber alle eierskapsrepresentanter ta initiativ til at bruk av valgkomite vedtektsfestes i selskaper der dette ikke er tilfelle. 4. Kommunestyret ber om at dette rapporteres om oppfølging av disse punktene i forbindelse med neste rullering av eierskapsmelding. Innstilling til kommunestyret fra kontrollutvalget Kommunestyret tar rapporten fra eierskapskontrollen til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen vurdere om det bør etableres et eierskapsutvalg, som har som viktig oppgave å formidle styringssignaler fra eier til valgte representanter i forkant av møter i eierorgan. 3. Kommunestyret ber alle eierskapsrepresentanter ta initiativ til at bruk av valgkomite vedtektsfestes i selskaper der dette ikke er tilfelle. 4. Kommunestyret ber om at dette rapporteres om oppfølging av disse punktene i forbindelse med neste rullering av eierskapsmelding. Vedlegg: Rapport eierskapsoppfølging Malvik kommune Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskap som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). I plan for selskapskontroll er oppfølging av kommunens eierstyring gitt førsteprioritet. Det var ønskelig å få en oppfølging av om kommunestyrevedtak etter tidligere selskapskontroller har gitt effekt. Dette omfattet kontroller av selskapene Malvik Næringsbygg AS, (2013), TrønderEnergi AS (2014) og Malvik Biogass (2014) Rådmannen orienterte i januar 2015 kontrollutvalget om pågående arbeid med ny eierskapsmelding. Den nye meldingen skulle ta hensyn til svakheter som var påpekt ved tidligere selskapskontroller. Ny og forbedret eierskapsmelding ble vedtatt av kommunestyret Kontrollutvalget bestilte i august 2016 en revisjonsrapport som i hovedsak skulle gi tilbakemelding på om viktige punkter i ny eierskapsmeldingen er fulgt opp. Revisjon Midt-Norge IKS leverte rapporten " Eierskapsoppfølging, Malvik kommune" som svar på bestillingen. 45

46 Om rapporten Revisjonen har i rapporten undersøkt og gitt tilbakemelding på følgende forhold for blant annet å se om kommunen følger vedtatte rutiner for eierstyring: Innholdet i eierskapsmeldingen, herunder revidering. Utvelgelse av eierrepresentanter Styringssignaler fra kommunestyret til eierrepresentanter Tilbakemelding fra eierrepresentanter til kommunestyret Eiers utvelgelse av styremedlemmer, herunder prosess ved valg Revisor har foretatt egen vurdering i forhold til de enkelte punkter. Revisors konklusjoner og anbefalinger gjengis i sin helhet: Malvik kommune har vedtatt eierskapsmelding. Kommunen vil rullere denne så ofte det anses hensiktsmessig. Det bemerkes at KS anbefaler at rullering bør skje årlig. Eierskapsmeldingens innhold oppfyller anbefalingene. Malvik kommune har oppnevnt eierrepresentanter i tråd med anbefalinger. Malvik kommune har ikke etablert system for å gi eierrepresentantene styringssignal, men overlater vurderingen om avklaringer skal innhentes i forkant til representantenes skjønn. Malvik kommune behandler tilbakemeldinger fra eiermøter som referatsaker i kommunestyret. Malvik kommune er i liten grad kjent med hvilken kompetanse det er behov for i styrene og om kompetansebehov ivaretas ved styrevalg. Malvik kommune er lite kjent med prosessen for valg av styremedlemmer i selskaper de har eierinteresser i. Malvik kommune har fokus på habilitet i styrende organer. Basert på ovenstående konklusjoner vil revisor anbefale at Malvik kommune gjør enkelte forbedringer. Dette gjelder: Malvik kommune bør vurdere å oppnevne et eierutvalg, og innføre rutine for eierutvalgets involvering i saker knyttet til eierstyring. Malvik kommune bør sikre at selskapsstyrene besettes med riktig kompetanse, og at bruk av valgkomite vedtektsfestes. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Rapporten viser at kommunen gjennom revidering av eierskapsmeldingen i 2015 har lagt til rette for en vesentlig bedre oppfølging av sine eierinteresser enn tidligere og at det i praksis også har vært en positive utvikling. Dette viser at kommunen er blitt en mer profesjonell eier. Sekretariatet ser at det kan være behov for å legge til rette for en sikrere praksis for kontakt mellom valgte eierrepresentanter og kommunen, særlig i forkant av møter. Rådmannen har i sitt høringssvar signalisert at dette kan gjøres gjennom en tydeliggjøring i eierskapsmeldingen og opplæring. Sekretariatet støtter likevel revisors anbefaling om å vurdere om det skal oppnevnes et eierskapsutvalg. Når det gjelder sammensetning av styrer inneholder eierskapsmeldingen mange og viktige punkter som, hvis de følges opp i praksis, bør bidra positivt til å velge kompetente styrer. Dette bør sees i sammenheng med at de enkelte selskap bør velge valgkomite og fastsette instruks for 46

47 arbeidet. Der dette ikke er på plass bør kommunen vurdere å be sine representanter komme med innspill i eierorganer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å legge rapporten frem for kommunestyret og foreslå at kommunestyret ber rådmannen vurdere innholdet i anbefalingene fra revisor og rapportere tilbake til kommunestyret ved rullering av eierskapsmeldingen. 47

48 EIERSKAPSOPPFØLGNING MALVIK KOMMUNE DESEMBER TITTEL

49 49

50 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Forord Denne eierskapskontrollen er gjennomført på oppdrag av Malvik kommunes kontrollutvalg i perioden september desember Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Gard S.G. Lyng /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor - Eierskapsoppfølgning

51 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Sammendrag Denne rapporten oppsummerer en gjennomgang av Malvik kommunes system og praksis for eierstyring av de selskaper kommunen har eierinteresser i. Undersøkelsen er et ledd i selskapskontrollen i kommunen. Malvik kommune, ved kommunestyret, besitter eierposisjon i en rekke selskaper. Det innebærer at kommunestyret må være bevisst de styringsmulighetene som ligger i eierrollen, og utnytte den til det beste for kommunens interesser, innenfor rammene for god eierstyring. Vi har i denne undersøkelsen sett nærmere på kommunens eierrepresentasjon, kommunikasjon mellom kommunestyret og valgte eierrepresentanter, foruten prosessen for valg av styremedlemmer i selskapene. Kommunestyret i Malvik kommune har behandlet eierskapsmeldingen for 2015, og vil, basert på signal fra rådmann, få eiermeldingen til ny behandling i løpet av vår Eiermeldingen synes å ha et aktivt innhold, som tilfredsstiller kravene. Revisor finner at kommunikasjonen, i form av styringssignal og tilbakemeldinger, mellom kommunestyret og den enkelte eierrepresentant kunne vært bedre. Malvik kommune bør også arbeide for å sikre at selskapenes styrer besettes med personer med nødvendig kompetanse, basert på selskapenes behov. - Eierskapsoppfølgning

52 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Aktivt kommunalt eierskap Eierskap Malvik kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstilling Kontrollkriterier Metode Malvik kommunes arbeid med eierstyring av de selskaper kommunen har eierandeler i Eierskapsmelding og revisjon av meldingen Revisjonskriterier Data Årlig behandling av eierskapsmeldingen Eierskapsmeldingen inneholder: Revisors vurdering Årlig gjennomgang av eierskapsmelding Eierskapsmeldingens innhold Utvelgelse av eierrepresentanter Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Styringssignaler fra kommunestyret til eierrepresentantene Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Tilbakemelding fra eierrepresentantene til kommunestyret Revisjonskriterier Data Eierskapsoppfølgning

53 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Arkivering av dokumenter knyttet til kommunens eierstyring Revisors vurdering Eiers utvelgelse av styremedlemmer, herunder prosess for valg Revisjonskriterier Data Valg av styremedlemmer til eide selskaper kompetanse og prosess Sikre habilitet i styret Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Anbefalinger...26 Tabell Tabell 1 Oversikt over kommunens elevrepresentanter i følgende selskap...16 Tabell 2 Gjennomførte møter i eierorgan for eide/deleide selskaper...19 Tabell 3 Er kommunen kjent med bruk av valgkomite i eide/deleide selskap? Eierskapsoppfølgning

54 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 1 Innledning Ved brev av fra Kontrollutvalgets sekretariat bestilte Malvik kommune selskapskontroll angående eierskapsoppfølgningen i Malvik kommune. I Kontrollutvalgets vedtak 27/16 fremgår: Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll hvor revisjonen ser på kommunens forvaltning og oppfølging av eierinteresser i selskaper. 2. Kontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på 100 timer. Rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen Det ble i bestillingen vist til at eiermeldingens kapittel 4 om Handlingsplan og årshjul for eierstyring inneholder viktige punkter som revisjonen bør undersøke. Revisjon Midt-Norge IKS gjennomførte i 2007 begrenset selskapskontroll av Interkommunalt arkiv IKS, Malvik Næringsbygg, Malvik Næringsutvikling, Malvik Produkter AS og Trønderenergi AS der Malvik kommune har eierinteresser. Den gangen fant revisjonen at kommunen ikke hadde et system for å følge opp sine eierinteresser. Revisjonen anbefalte derfor kommunen å utarbeide rutiner for å følge opp sine eierinteresser, med særlig fokus på kommunikasjonen mellom eierorgan og kommunestyret. 1.1 Aktivt kommunalt eierskap Som følge av at kommuner og fylkeskommuner i stadig større grad organiserer sin virksomhet i selskaper, har det de siste årene vært økende oppmerksomhet om kommuners rolle som eiere. Kommunesektoren har fått kritikk for å være passive eiere, og det har blitt lagt ned mye arbeid, blant annet fra KS, for å bevisstgjøre kommuner og fylkeskommuner på det ansvaret som ligger i eierrollen. 1 Oppfordringen til kommuner og fylkeskommuner er at de må være bevisste hva de eier, og hvorfor de eier det og hva kommunen ønsker med eierskapet. 2 Kommunestyret har i utgangspunktet full beslutningsmyndighet for virksomhet som er organisert som en del av kommunens organisasjon. Slik er det ikke når virksomhet er organisert i selvstendige rettssubjekt. Da må kommunestyret forholde seg til de styringssystemene som gjelder for den aktuelle organisasjonsformen, og lovgivningen som 1 Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene, KS Styrings og eierskap i kommunalt eide bedrifter, Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget Eierskapsoppfølgning

55 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS regulerer denne. Aktivt eierskap innebærer at de folkevalgte bruker de mulighetene disse styringssystemene gir til å utøve eierstyring. I selvstendige rettssubjekt skal eierstyringen skje gjennom det øverste eierorganet, altså generalforsamling for aksjeselskap og representantskap for interkommunale selskap. 3 I aksjeselskap og interkommunale selskap skal det velges et styre. Styrets oppgaver er å fastlegge selskapets strategi og å føre tilsyn med daglig ledelse og selskapets virksomhet forøvrig. Styreverv er personlig, der det påhviler et personlig styreansvar. Et styremedlem skal ivareta selskapets interesser i utøvelsen av vervet Eierskap Malvik kommune Malvik kommune har, alene eller sammen med andre, eierinteresser i en rekke selskaper. Disse er i hovedsak organisert som aksjeselskap (AS), interkommunale selskap (IKS) og samvirkeforetak (SA). Kommunens aksjer og andeler er regnskapsført i balansen til kr 77,4 mill. 5. Dette er aksjenes anskaffelsesverdi, og det er grunn til å tro at den reelle verdien er høyere enn bokført verdi. 6 Dette betyr at eierinteressene har en betydelig økonomisk verdi for kommunen. Følgende aksjeselskaper har Malvik kommune eierandeler i, ref kilde årsregnskapet 2015: Tabell 1. Aksjeselskaper Selskapsnavn Eierandel Trønderenergi AS 3,28 % Norservice Eiendom AS 1,60 % Regionalt Pilegrimssenter Stiklestad AS 7,69 % Følgende interkommunale selskaper har Malvik kommune eierandeler i, ref kilde årsregnskapet 2015: 3 Resch-Knudsen (2007) 4 KS anbefalinger nr. 8 og 9 5 kommunens største eierandeler er i Trønder-Energi AS (34,7 mill.). 6 Aksjer og andeler skal etter gjeldende regler på området bokføres til historisk anskaffelseskostnad etter forsiktighetsprinsippet. - Eierskapsoppfølgning

56 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Tabell 2. Interkommunale selskaper Selskapsnavn Eierandel Midt-Norge 110-sentral IKS 4,29 % Trondheim Havn IKS 0,01 % Innherred Renovasjon IKS 13,8 % Interkommunalt Arkiv IKS 2,41 % Revisjon Midt-Norge IKS 10,60 % Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS 10,60 % Trøndelag Brann- og Redningstjeneste IKS 6,50 % Malvik kommune har også eierandeler i andre foretak, som eksempelvis Vikhammer Vestre borettslag (16,3 mill.) og Motrøtunet borettslag (22,9 mill.). Disse omhandles ikke i undersøkelsen. 2 Undersøkelsesopplegget 2.1 Avgrensning Det er bestilt en selskapskontroll i Malvik kommune, med fokus på kommunens system for oppfølgning av eierskap i selskaper kommunen har eierandeler i. Kontrollen retter seg mot kommunens system for eierstyring, herunder om eierskapsmeldingen pkt. 4 om handlingsplan og årshjul er fulgt opp. Undersøkelsen begrenser seg til gjennomgang av kommunens eierskap i aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS). Kontrollen retter seg ikke mot selskapene, men mot kommunens system for eierstyring, og hvordan denne utføres av eierrepresentant og formidles til eier. Dette vil i praksis si at vi kontrollerer om kommunens eierutøvelse i disse selskapene skjer i tråd med gitte føringer. - Eierskapsoppfølgning

57 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 2.2 Problemstilling I samråd med KU har revisjonen funnet frem til følgende problemstilling: Følger Malvik kommune de vedtatte rutiner for eierstyring av de selskaper kommunen har eierandeler i? Herunder vil revisjonen undersøkelse: o Eierskapsmelding og revisjon av meldingen o Utvelgelse av eierrepresentanter o Styringssignaler fra kommunestyret til eierrepresentantene o Tilbakemelding fra eierrepresentantene til kommunestyret o Eiers utvelgelse av styremedlemmer, herunder prosess for valg. 2.3 Kontrollkriterier Revisjonskriteriene er aktuelle og autoritative normer som vi vurderer de innsamlede data mot. I denne undersøkelsen er det sentrale utgangspunkt hentet fra Kommuneloven 6, som bestemmer at kommunestyret er kommunens øverste organ. Det innebærer at det er kommunestyret som opptrer som eier i de selskapene kommunen har eierinteresser i. Kommunens vedtatte eierføringer er også aktuelle, som kriterier å vurdere praksis mot. KS-anbefalinger for aktivt eierskap er også relevante for undersøkelsen. KS Eierforum har utarbeidet en rekke anbefalinger for aktivt eierskap i kommunesektoren. 7 Disse anbefalingene er ikke obligatoriske, men er uttrykk for god praksis for kommunal eierstyring og er relevante kriterier å vurdere kommunens praksis mot. Kriteriene vil bli utdypet senere i rapporten. 2.4 Metode Undersøkelsen er bestilt som en eierskapskontroll, og ikke som en fullstendig selskapskontroll, eller en forvaltningsrevisjon i Malvik kommune. Standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, 7 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum, siste versjon november Eierskapsoppfølgning

58 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS har vært veiledende for det arbeidet som er gjort. Standarden sikrer at undersøkelsen er utføres i henhold til krav til god kommunal revisjonsskikk. I denne undersøkelsen har vi innhentet informasjon på følgende måter: Intervju med ordfører E-post dialog med administrasjonen Gjennomgang av kommunens eierskapsstrategi Andre relevante dokumenter for eierstyring Gjennomgangen av kommunens eierstyring er gjort for å undersøke om disse er i tråd med egne og anbefalte føringer. Gjennom intervju og dokumentgjennomgang har vi fått informasjon om hvordan prosedyrene og rutinene er fulgt opp i praksis. Referat fra intervju er verifisert av intervjuobjektet. Eierskapskontroll innebærer således en vurdering av eierskapsutøvelsen, og forhold knyttet til rapportering og informasjonsflyt fra et eierperspektiv. Alle dokumenter som gjelder kommunens eierskap utgjør nødvendige referanser for selskapskontrollen. - Eierskapsoppfølgning

59 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 3 Malvik kommunes arbeid med eierstyring av de selskaper kommunen har eierandeler i. I dette kapittelet vil vi undersøke om Malvik kommune følger de rutiner som er vedtatt for eierstyring av de selskapene kommunen har eierandeler i. 3.1 Eierskapsmelding og revisjon av meldingen Revisjonskriterier Basert på anbefaling fra KS, nr 4, bør kommunestyrene fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap, i form av en eierskapsmelding. Det anbefales videre at eiermeldingen gjennomgås årlig. Eierskapsmeldingen bør, i følge anbefalingen fra KS, som minimum inneholde: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og øvrige samarbeidsformer. 2. En gjennomgang av kommunens prinsipper for eierstyring, 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. En drøftelse av formålet med eierskapet og et valg av selskapsstrategi. 5. En beskrivelse av kommunens oppfatning av selskapenes samfunnsansvar, mht. miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Eierskapsmeldingen Malvik kommune av fastslår i pkt 1.2. at «Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og revideres jevnlig av kommunestyret». Oppsummert er kriteriene i denne delen av undersøkelsen at: - kommunen bør vedta en eierskapsmelding, - at meldingen revideres / rulleres årlig og - at meldingen bør ha et visst minimumsinnhold. - Eierskapsoppfølgning

60 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Data Årlig behandling av eierskapsmeldingen Eierskapsmeldingen 2015 for Malvik kommune ble vedtatt i kommunestyret , sak 32/15. Det heter i eierskapsmeldingen til Malvik kommune, pkt 1.2., at «Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og revideres jevnlig av kommunestyret.». På spørsmål fra revisor har kommunen opplyst at rådmannen tar sikte på å fremme sak om revidering av eiermeldingen våren Ordfører har opplyst at saken vil bli satt opp for kommunestyret når saken er ferdig forberedt fra rådmannens side Eierskapsmeldingen inneholder: Revisor har foretatt en dokumentgjennomgang av eiermeldingens innhold og sett at den har følgende innhold som er relevant for denne undersøkelsen. 1. Innledning Her er inntatt hensikten med eierskapsmeldingen. Det heter blant annet: «Formålet med eierskapsmeldingen er å tydeliggjøre eierstrategier for selskap kommunen har eierinteresser i». Videre: «En eierskapsmelding vil sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar». 2. Eierstyring Under pkt 2 om eierstyring har kommunen, pkt 2.1. og 2.2, beskrevet hvilke motiv en kommune generelt kan ha for sitt eierskap. Under pkt 2.3. beskrives aktuelle selskapsformer for kommunal virksomhet. Det understrekes at «eierskapet utøves gjennom selskapet sitt eierorgan». I pkt redegjøres for de ulike roller som inntrer i forbindelse med at kommunen er eier av selskaper og foretak, mens de eierprinsipper kommunen legger til grunn for sitt eierskap er beskrevet i pkt Oversikt over kommunens aksjer og eierposisjon I pkt. 3 gis oversikt over kommunes eierskap. Under beskrivelsen av de ulike selskaper/ foretak har eierskapsmeldingen inntatt en beskrivelse av bakgrunnen for kommunens eierskap i det enkelte selskap. - Eierskapsoppfølgning

61 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 4. Handlingsplan og årshjul for eierstyring Eierskapsmeldingen har i pkt. 4 tatt inn handlingsplan og årshjul for kommunens behandling av saker relatert til eierskapet Revisors vurdering Årlig gjennomgang av eierskapsmelding Revisor ser at Malvik kommune har fastsatt i eierskapsmeldingen at meldingen skal rulleres «jevnlig», uten at det her er angitt noe om hyppighet. Anbefalingen fra KS er årlig gjennomgang av eierskapsmeldingen, i den hensikt å bidra til å bevisstgjøre kommunestyret i forhold til sin rolle som eier. Dette bør Malvik kommune ta i betraktning ved avgjørelsen av hvor hyppig eierskapsmeldingen bør opp til behandling i kommunestyret Eierskapsmeldingens innhold Eierskapsmeldingen har, slik revisor ser det, et aktivt innhold, der også kommunens intensjon og hensikt bak eierskapet er behandlet. Det gir grunnlag for kommunestyret til å drøfte bakgrunnen for at man har eierandeler i det enkelte selskap, herunder hvilke politiske mål man ønsker å oppnå ved å være eier i selskapet. - Eierskapsoppfølgning

62 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 3.2 Utvelgelse av eierrepresentanter Revisjonskriterier Når kommunen er eier og deltager i et foretak må en fysisk person bli gitt fullmakt til å opptre på vegne av kommunen i eierorganet. Det viktigste enkeltelement når det gjelder fullmakt er å avgi stemme på vegne av kommunen. I tråd med kommuneloven 6 må fullmakten gis av kommunestyret, som kommunens øverste organ. KS har i sine anbefalinger om kommunalt eierskap, nr 7, fremholdt at kommunestyret bør oppnevne sentrale politikere som selskapets eierrepresentanter i eierorganet (generalforsamling / representantskap). Det fremgår av anbefalingen at man ved å oppnevne sentrale folkevalgte til å representere kommunen i eierorganet bidrar til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom kommunestyret og eierorganet/foretaket Data Revisjonen har gått gjennom kommunens delegasjonsreglement, vedtatt senest i K-sak 07/105. Spørsmål om fullmakt til å opptre på kommunens vegne i eierorgan ses ikke å være behandlet i reglementet. I eierskapsmeldingen for Malvik kommune for 2015 fremkommer at: «Den eller de valgte representantene eller fullmektigen i eierorganet skal utøve kommunestyrets interesser i selskapet og gjennom disse utøve kommunens eierskap i selskapet.» Kommunen har i brev til revisjonen meddelt at eierrepresentanter for kommunen oppnevnes av kommunestyret ved flertallsvalg. Det vises til kommunestyrets vedtak av at «Ordfører er kommunens representant i generalforsamling, med mindre annet er bestemt av kommunestyret.» Ordfører opplyser i intervju at i de tilfelle det ikke er fattet annet vedtak gjelder vedtaket fra august 2015, om at ordfører er kommunens representant. Revisjonen har mottatt oversikt over hvem som er oppnevnt som eierrepresentant for Malvik kommune i følgende selskaper, inntatt i tabell nedenfor: - Eierskapsoppfølgning

63 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Tabell 1 Oversikt over kommunens eierrepresentanter i følgende selskap Selskap Navn Verv Referanse oppnevning Kontrollutvalgssekretariat Jahn Harry Kristiansen Medlem representantskap K-sak 80/15, Midt-Norge IKS Randi Eikevik Varamedlem rep.skap Revisjon Midt-Norge IKS Randi Eikevik Jahn Harry Kristiansen Medlem representantskap Varamedlem rep.skap K-sak 81/15, Interkommunalt Arkiv Lise Guldsten Medlem representantskap K-sak 92/15, Trøndelag IKS Christine Elveland Varamedlem rep.skap Innherred renovasjon IKS Ingrid Aune Knut Svisdahl Per Walseth Ole Herman Sveian Lisa Kristiansen Eivind Engan Medlem representantskap Medlem representantskap Medlem representantskap Varamedlem rep.skap Varamedlem rep.skap Varamedlem rep.skap K-sak 85/15, Trøndelag brann- og Kjell Dahle Medlem representantskap K-sak 84/15, redningstjeneste IKS Håvard Renanger Varamedlem rep.skap Midt-Norge 110-sentral IKS Matz Ulstad Medlem representantskap K-sak 11/16, Randi Eikevik Varamedlem rep.skap Trondheim Havn IKS Ingrid Aune Medlem representantskap K-sak 82/15, Kjell Dahle Varamedlem rep.skap Trønderenergi AS Ingrid Aune Medlem generalforsamling Eierskapsmelding kap. 2.4: Ordfører er kommunens repr. i operative eierorganer med mindre annet er bestemt av kommunestyret. Se også K- sak 50/15 den Norservice Eiendom AS Ingrid Aune Medlem generalforsamling Eierskapsmelding kap. 2.4 Kilde: Malvik kommune Revisors vurdering Revisor merker seg at kommunestyret har foretatt en generell delegasjon til ordfører, med fullmakt til å representere kommunen i de selskapene der kommunen har eierinteresser. Denne generelle fullmakten viker i de tilfeller der kommunestyret foretar direktevalg, slik vist ovenfor. Revisjonen finner at Malvik kommune oppfyller de føringer som ligger i anbefalingene fra KS. - Eierskapsoppfølgning

64 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 3.3 Styringssignaler fra kommunestyret til eierrepresentantene Revisjonskriterier I KS anbefaling nr. 7, vises det til at eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Den nærmere samhandling mellom kommunestyret og eierrepresentanten er ikke regulert. Eierstyring av selskapene skal skje gjennom eierorganet for selskapene. For selskapsformene AS og IKS heter det i anbefalingene at det bør etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyret og eierorganet. Hensikten med en slik kommunikasjon er å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring. For å få til slik kommunikasjon er det behov for systemer for at eierrepresentanten får signaler om hvordan vedkommende skal opptre i eierorganet, særlig ved stemmegivning Data I eierskapsmeldingen pkt vises det til at «god eierstyring krever god kompetanse, klare styringssignaler og rolleavklaringer». Videre heter det at for å «sikre det demokratiske eierskapet, er det viktig at kommunen etablerer systemer for at vedtak som fattes i de operative eierorganene er forankret i kommunestyret.» I eierskapsmeldingen pkt. 2.4 fremgår at: «Man kan politisk behandle saker på forhånd som skal opp i generalforsamlingen, men generalforsamlingen må aksepteres som selskapets øverste organ.» Videre heter det: «Det vil være opp til kommunestyret å ta stilling til hvor mye som skal være forankret eller diskutert i kommunestyret i forkant av behandling i det operative eierorganet. Det er også den enkelte representant sitt selvstendige ansvar å innhente tilstrekkelig informasjon til å kunne utøve sin rolle som eierrepresentant for en kommune i det aktuelle selskapet.» I kapittel 4 i eierskapsmeldingen fremgår at: «Representanter til generalforsamling eller representantskap avklarer med ordfører i forkant av møtene om noen av sakene skal diskuteres i kommunestyret eller formannskapet i forkant av eiermøtet». - Eierskapsoppfølgning

65 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS I brev til revisjonen viser kommunen 8 til at kommunestyret har gitt generelle styringssignaler gjennom eierskapsmeldingen. Der har hvert selskap blitt gjenstand for selvstendig vurdering. Kommunestyret har ikke gitt noen andre protokollførte styringssignaler. I intervju med revisjonen opplyser ordfører at det kan være tilfeller der det er behov for ytterligere avklaringer, og da kan representantene holde dialog med ordfører om videre prosess for disse avklaringene. Ordfører opplyser at det har vært få spørsmål fra eierrepresentantene når det gjelder dette Revisors vurdering Revisor merker seg at Malvik kommune ikke har valgt et organ, eks formannskapet, til å utøve rolle som eierutvalg. Det er heller ikke etablert et fast system for politisk involvering i forkant av eiermøter. Revisor er ikke trygg på at de mer generelle anvisninger i eierskapsmeldingen gir eierrepresentanten tilstrekkelig trygghet ved stemmegivning i de konkrete saker som settes til behandling i generalforsamling / representantskap. Videre synes det som om valget mht å drøfte enkeltsaker med ordfører for avklaringer er overlatt til den enkelte eierrepresentants skjønn, med tanke på å skille mellom saker av «alminnelig karakter» og saker av «større betydning». Et annet aspekt er jo at ordfører ikke har andre å avklare slike spørsmål med, i og med at ordfører er valgt eierrepresentant i flere selskaper. Det er samtidig klart at det neppe er nødvendig med politiske avklaringer i de eiermøter der kun de fast angitte sakene skal behandles. 8 Brev fra Malvik kommune av Eierskapsoppfølgning

66 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 3.4 Tilbakemelding fra eierrepresentantene til kommunestyret Revisjonskriterier KS anbefaler at kommunestyret sikrer seg anledning til å gi eierrepresentantene styringssignaler i forkant av eiermøtene. I forlengelsen av dette er det behov for et system for at eierrepresentantene gir tilbakemelding til kommunestyret i etterkant av eiermøter. Ved slik toveis kommunikasjon kan man oppnå det som er hensikten, nemlig å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring. Eierskapsmeldingen, kap 4, omhandler rapportering tilbake til eier. Det heter at «Representanter til generalforsamling eller representantskap avgir skriftlig rapport etter eiermøtene, og denne refereres til Kommunestyret på førstkommende møte på standardisert rapportskjema.» Det er også av sentral betydning at dokumentene (protokoller fra eiermøter) arkiveres på en måte som gjør det enkelt å finne tilbake til dem Data Revisor har mottatt oversikt over gjennomførte eiermøter i 2015 og 2016, se tabell: Tabell 2 Gjennomførte møter i eierorgan for eide/deleide selskaper Gjennomførte møter i generalforsamling/ representantskap Gjennomførte møter i generalforsamling/ representantskap Trønderenergi AS Norservice Eiendom Mangler dokumentasjon Mangler dokumentasjon Pilegrimssenter Stiklestad AS Stiftelsesmøte Ingen Innherred Renovasjon IKS Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalgets sekretariat IKS Trøndelag Brann- og Redningsselskap Kilde: Malvik kommune og Eierskapsoppfølgning

67 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Ordfører opplyser i intervju at rapportering fra eierrepresentanten til kommunestyret skjer blant annet ved behandling av referatsakene i kommunestyret. I brev av fra Malvik kommune opplyses at det hender at eierrepresentanter gir en muntlig orientering til kommunestyret. Det opplyses at skriftlige tilbakemeldinger på fastsatt skjema hittil ikke har blitt benyttet, men at representantene vil følge opp dette framover Arkivering av dokumenter knyttet til kommunens eierstyring Kommunen viser til at styringsdokumentene arkiveres elektronisk i kommunens sak- og arkivsystem slik at det oppretters en sak pr år pr selskap. Dokumentasjonen brukes til evaluering ved revidering av eierskapsmelding Revisors vurdering Ovenstående data viser at Malvik kommunes eierrepresentanter ofte gir tilbakemelding til kommunestyret, men uten at dette er satt i noe system. Videre viser ovenstående at eierdokumenter blir arkivert i kommunens saksarkiv. - Eierskapsoppfølgning

68 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 3.5 Eiers utvelgelse av styremedlemmer, herunder prosess for valg Revisjonskriterier En av eiernes viktigste oppgave er å sikre at selskapenes styre består av medlemmer som til sammen besitter slik kompetanse som selskapet har behov for. 9 Det er dette som kalles komplementær kompetanse. KS anbefaler at prosessen med utvelgelse av styrekandidater gjennomføres ved bruk av valgkomite. Prosessen bør beskrives i selskapenes vedtekter. Valgkomiteen bør gi skriftlig begrunnelse for sin innstilling til styrevalg, med grunnlag i det mandatet komiteen er gitt. Videre anbefaler KS at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. I forlengelsen av dette anbefales at ordfører og rådmann ikke bør være medlemmer av styrer i selskaper der kommunen har eierandeler, i den hensikt å unngå hyppig forekommende habilitetssituasjoner. I KS anbefaling nr. 19 vises det til viktigheten av at selskaper utarbeider etiske retningslinjer og at eier bør påse at disse revideres jevnlig. I dette ligger det også at kommunen i kraft av sin eierrolle bør påse at kommunalt eide selskaper har et antikorrupsjonsprogram, i tråd med KS` håndbok om antikorrupsjon 10. Malvik kommune har i sin eierskapsmelding, pkt 2.5, påpekt at: «Styresammensetningen skal være slik at den ivaretar selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold.» Oppsummerte kriterier for undersøkelsen: Selskapene må sikres riktig og komplementær kompetanse i styret, som er tilpasset selskapets behov, Arbeidet med styrevalg må vedtektsfestes ved bruk av valgkomite, og valgkomiteen må gi en skriftlig begrunnelse for innstilling til styrevalget, og Kommunen må sikre system for å unngå inhabilitet, og unngå at ordfører og rådmann velges som styremedlemmer i selskaper der kommunen har eierinteresser. 9 KS anbefaling nr 9, 10 og Eierskapsoppfølgning

69 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Data Valg av styremedlemmer til eide selskaper kompetanse og prosess Revisor har bedt kommunen gi tilbakemelding på om kommune er kjent med prosessen for valg av styremedlemmer i utvalgte eide/deleide selskaper. Tilbakemeldingen er fremstilt i tabell, nedenfor Tabell 3 Er kommunen kjent med bruk av valgkomite i eide/deleide selskap? Vedtektsfestet bruk av valgkomite Trønderenergi AS Norservice Eiendom Pilegrimssenter Stiklestad AS Innherred Renovasjon IKS Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalgets sekretariat IKS Trøndelag Brann- og Redningsselskap Kilde: Malvik kommune Nei Nei Ja Nei Nei Nei Nei Tabellen viser at kommunen i liten grad er kjent med hvordan styremedlemmene i eide selskaper velges. Kommunen oppgir å ikke være kjent med om selskapene de har engasjement i har vedtektsfestet bruk av valgkomite ved styrevalg. Imidlertid opplyser ordfører i intervju at det er valgkomite i de selskapene hun er kommunens eierrepresentant i. Revisor har også spurt kommunen om de er kjent med innstillingen fra valgkomite, om det er gjennomført kartlegging av hvilken kompetanse selskapene har behov for og om kompetansen for aktuelle styrekandidater er kartlagt. I brev av har kommunen svart at: «Det forutsettes at selskapets behov for kompetanse er utgangspunktet når styrekandidater blir vurdert.» Relatert til spørsmålet om kompetanse i styret opplyser ordfører at behovet for kompetanse varierer fra selskap til selskap, og må sees i sammenheng med mål for virksomheten. Ordfører opplyser videre at: «Som eierrepresentant har jeg så langt fulgt opp dette i Innherred renovasjon der jeg har krevd at administrasjon, styre og valgkomite må komme med en redegjørelse for hvilken kompetanse det er i styret, og hvilken kompetanse det er behov for ved nyvalg, samt at denne presentasjonen til slutt skal drøftes av representantskapet som kommer med endelig uttalelse i saken før nytt styre velges.» - Eierskapsoppfølgning

70 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Sikre habilitet i styret I kommunens eiermelding, pkt fremgår at: «God eierstyring krever god kompetanse, klare styringssignaler og rolleavklaringer. Habilitetsreglene må etterleves for å motvirke rolleblanding og for å gi tillit til kommunens forvaltning av fellesskapets midler». I intervju med revisjonen opplyser ordfører at spørsmålet om habilitet ofte er tema i kommunestyremøtene. På det grunnlag vil samtlige eierrepresentanter være godt klar over de regler som gjelder. Videre opplyser ordfører at kommunestyrets representanter har fått opplæring i habilitetsreglene. Kommunestyrets representanter er for øvrig bedt om å oppdatere sine verv og bindinger i styrevervregisteret Revisors vurdering Revisor merker seg at Malvik kommune i liten grad er kjent med hvilken kompetanse styrene i de enkelte selskap har behov for, og prosessen for hvordan de velges. Det er i denne sammenhengen ikke tilstrekkelig å forutsette at selskapets behov for kompetanse er ivaretatt. Dette bør kommunen være med på å sikre, for å ivareta sine eierinteresser. Revisor legger merke til at kommunen er opptatt av spørsmål om habilitet og har fokus på det i kommunestyret. Kommunen er også klar over de habilitetsutfordringer som følger med, dersom ordfører og rådmann, og andre sentrale politikere, skulle bli valgt som medlem av et selskaps styre. Registrering i styrevervregister er med på å sikre at vedtak blir fattet av habile representanter. - Eierskapsoppfølgning

71 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 4 Høring En foreløpig høringsrapport ble oversendt ordfører og rådmannen til høring Revisjonen mottok høringssvar fra Malvik kommune v/ rådmannen ved brev av ; brevet er inntatt som vedlegg til rapporten. Fra høringssvaret merker revisor seg følgende: Rådmannen mener at hyppigheten av rullering av eierskapsmeldingen må fastsettes ut fra en hensiktsmessighetsvurdering, og at meldingen skal ha et aktivt innhold. Rådmannen mener at hensynet til styringssignal fra kommunestyret til eierrepresentantene kan ivaretas ved å gjøre det tydeligere i eiermeldingen, samt i opplæring og klargjøring for øvrig. Praksis for tilbakemelding fra eierrepresentantene til kommunestyret er vitalisert. Rådmannen viser til eiermeldingens kap om kompetansebehov ved styrevalg. Revisor har ikke funnet grunn til å gjøre endringer i rapporten, under hensyn til innspill fra rådmannen under høring. - Eierskapsoppfølgning

72 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 5 Konklusjoner og anbefalinger 5.1 Konklusjoner I forhold til problemstillingen, om kommunen følger vedtatte rutiner for eierstyring, finner revisor at: o o o o o o o o Malvik kommune har vedtatt eierskapsmelding. Kommunen vil rullere denne så ofte det anses hensiktsmessig. Det bemerkes at KS anbefaler at rullering bør skje årlig. Eierskapsmeldingens innhold oppfyller anbefalingene. Malvik kommune har oppnevnt eierrepresentanter i tråd med anbefalinger. Malvik kommune har ikke etablert system for å gi eierrepresentantene styringssignal, men overlater vurderingen om avklaringer skal innhentes i forkant til representantenes skjønn. Malvik kommune behandler tilbakemeldinger fra eiermøter som referatsaker i kommunestyret. Malvik kommune er i liten grad kjent med hvilken kompetanse det er behov for i styrene og om kompetansebehov ivaretas ved styrevalg. Malvik kommune er lite kjent med prosessen for valg av styremedlemmer i selskaper de har eierinteresser i. Malvik kommune har fokus på habilitet i styrende organer. - Eierskapsoppfølgning

73 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS 5.2 Anbefalinger Basert på ovenstående konklusjoner vil revisor anbefale at Malvik kommune gjør enkelte forbedringer. Dette gjelder: Malvik kommune bør vurdere å oppnevne et eierutvalg, og innføre rutine for eierutvalgets involvering i saker knyttet til eierstyring. Malvik kommune bør sikre at selskapsstyrene besettes med riktig kompetanse, og at bruk av valgkomite vedtektsfestes. - Eierskapsoppfølgning

74 Revisjonsrapport Revisjon Midt Norge IKS Kilder Malvik kommune - Eierskapsoppfølgning

75 Vedlegg 1 høringssvar rådmannen 75

76 76

77 77

78 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

79 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2017/810-2 Saksbehandler: Arvid Hanssen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget 03/ Kommunestyret 11/ Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Behandling i kontrollutvalget Kontrollutvalget prioriterer Kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten som nummer en. De øvrige 6 aktuelle kontrollområder foreslår utvalget å sette opp i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget ønsker å vurdere/prioritere de øvrige kontrollområder i planen når det er aktuelt å foreta bestilling. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kontrollutvalget Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 79

80 Innstilling til kommunestyret fra kontrollutvalget Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg: Utkast til plan for forvaltningsrevsjon Overordnet analyse Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget fremmer i denne saken plan for forvaltningsrevisjon for Utvalget inviterte rådmann, hovedutvalgsledere og partiledere til kontrollutvalgets møte og fikk innspill på områder hvor det kan være risiko for at Malvik kommune ikke når politisk vedtatte målsettinger, oppfyller lovkrav eller driver effektivt. Hovedverneombud og tillitsvalgte er også invitert til kontrollutvalget, men de som valgte å gi tilbakemelding gjorde dette skriftlig direkte til sekretariatet. Sekretær har hatt kontakt med Revisjon Midt-Norge IKS i arbeidet. Kommunestyret er i henhold til kommuneloven øverste tilsynsorgan i Malvik kommune og i henhold til loven er det kommunestyret selv som må vedta plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til områder for forvaltningsrevisjon for Planen inneholder flere fokusområder for forvaltningsrevisjon enn det som det ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i denne perioden. Det kan påregnes at 2-3 prosjekter kan gjennomføres. Utvalget har en forvaltningsrevisjon av beredskapsarbeidet i bestilling, med levering innen

81 Det er opp til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta den endelige prioriteringen av hvilke områder som kontrollutvalget skal se nærmere på i perioden. Dersom det over tid oppstår forhold, f.eks. endringer i risikovurderinger, som gjør at prioriterte områder blir uaktuelle, er det en fordel om kontrollutvalget har mulighet til å omprioritere. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen, dersom utvalget finner dette formålstjenlig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for Etter at kontrollutvalget har behandlet planen oversendes saken til kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for den kommende perioden. 81

82 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Malvik kommune Vedtatt i sak 5/17, Utkast til kommunestyret. 82

83 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi,produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for forvaltningsrevisjon i en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 83

84 Denne planen er utarbeidet for perioden Planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Fylkekommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen en tidsplan for gjennomføring av prosjektene, og mer konkrete bestillinger av det enkelte prosjekt. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen dersom de finner det nødvendig. Ved omfattende endringer rapporteres det om disse til fylkestinget. 84

85 2 Prioriterte områder for forvaltningsrevisjon Hvert enkelt område er foreslått på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. I prioriteringen har vi tatt hensyn til at det er ønskelig med en viss fordeling mellom ulike områder av kommunens virksomhet og at man prioriterer noen områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år. Forslagene til av innretning av hver forvaltningsrevisjon er ikke bindende for planleggingen og gjennomføringen. Kun første prosjekt er prioritert i nummerrekkefølge. Kontrollutvalget prioriterer blant de øvrige prosjekt ut fra en vurdering når det er aktuelt å bestille. Område 1. Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene Flere pårørende har kritisert tjenestetilbudet ved helsetunene gjennom det siste året. En forvaltningsrevisjon av kvaliteten på tilbudet innen pleie og omsorg kan belyse om kommunen oppfyller lovkravene til kvalitet. Det vil også være relevant å undersøke om kommunen sørger for at tilbakemeldinger fra medarbeidere, brukere og pårørende brukes i kontinuerlig utvikling av tjenestetilbudet, og at kommunen har et system for internkontroll. Saksbehandling og internkontroll i barnevernet Malvik kommune bryter fristen i en rekke barnevernssaker. En forvaltningsrevisjon kan gi svar på om barneverntjenesten har nødvendige ressurser, bemanning og kompetanse, og om det er etablert internkontroll som bidrar til at kommunen oppfyller lovkravene til tjenesten. Overholder Malvik kommune arbeidsmiljøloven? Skoler og barnehager samt pleie- og omsorgstjenestene omfatter mange ansatte og det er omfattende behov for vikarer. Setter man inn vikarer ved sykdom? I hvilken grad jobber kommunen for å unngå brudd på arbeidsmiljøloven? Avvikshåndtering Malvik kommune har et system for å håndtere avvik. I hvilken grad er det etablert en kultur for å melde og håndtere avvik? Gir kommunen systematisk opplæring i systemet? En forvaltningsrevisjon vil være mest aktuell innenfor helsetjenestene. Økonomistyring Kommunen har over flere år hatt stram økonomi, noe som krever god økonomistyring og budsjettdisiplin. På tross av dette har det dukket opp større uforutsette utgifter ved flere anledninger. Har kommunen tilstrekkelig kontroll på økonomiområdet? Systemene for rapportering og dialogen mellom rådmann/økonomisjef og virksomhetene vil være sentral i en forvaltningsrevisjon av økonomistyringen. Avlastningstilbudet til barn og unge Malvik kommune tilbyr avlastning til familier med funksjonshemmede barn og unge og familier og personer med særlig tyngende omsorgsoppgaver. Kommunen skal jobbe med å finne mer egnede lokaler for de ulike brukergruppene. Avlastningstilbudet er likevel ikke bare avhengig av lokaler, men av tilstrekkelig grunnbemanning for å sikre at brukerne får gode tjenester, at medarbeiderne har riktig kompetanse, og at de er gitt tilstrekkelig opplæring. Det vil også være aktuelt å belyse om kommunen oppfyller kravene til å innhente politiattest. 85

86 Saksbehandling ved areal og samfunnsplanlegging (ARESAM) Kommunens omdømme er i stor grad avhengig av at innbyggerne får dekket sine behov for kommunale tjenester. Byggesaksavdelingen har overskredet frister for saksbehandling i varierende grad de siste årene. En forvaltningsrevisjon kan avdekke om byggesak har de nødvendige ressursene og forutsetningene som skal til for effektiv saksbehandling og god kommunikasjon med publikum. Det kan være aktuelt å undersøke saksbehandlingen ved hele ARESAM. 2.1 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor gi rapport til kontrollutvalget om resultatene av forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget skal rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Dette skjer vanligvis ved at utvalget legger fram rapporten fra den enkelte forvaltningsrevisjonen fram for kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer også til kommunestyret om administrasjonens oppfølging av kommunestyrets vedtak ved behov, og samlet ved slutten av valgperioden. 86

87 OVERORDNET ANALYSE FOR FORVALTNINGSREVISJON Malvik kommune Januar

88 1 Innledning... 3 Sammendrag Om kommunen... 4 Organisering... 4 Styringssystem og styringsdokumenter Om det enkelte tjenesteområde... 5 Administrasjon, styring, økonomi og støttetjenester... 5 Oppvekst og kultur... 7 Kommunehelse... 9 Tekniske tjenester og drift KOSTRA-data

89 1 Innledning Ifølge forskrift om kontrollutvalg 10 skal kontrollutvalget minst én gang i perioden, seinest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal fremmes for kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette dokumentet utgjør en slik overordnet analyse. Det er basert på offentlig informasjon som kommunens årsmelding og økonomiplan, i tillegg til KOSTRArapportering og rapporter fra statlige tilsyn. I tillegg har administrasjonen, hovedutvalgslederne, gruppeledere i kommunestyret, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud bidratt gjennom deltakelse i kontrollutvalgets møter eller skriftlige tilbakemeldinger. Dokumentet er delt i fire deler. I neste del, del to, følger en kort gjennomgang av Malvik kommunes organisering. Den fullstendige analysen finnes i del tre. Her gjennomgås tjenesteområdene i kommunen. For hvert tjenesteområde presenteres en risiko- og vesentlighetsanalyse i tabellform. Den fjerde og siste delen inneholder utvalgte data fra kommunens KOSTRA-rapportering. Sammendrag Basert på den følgende analysen anbefaler kontrollutvalget å gjennomføre forvaltningsrevisjon på følgende områder og med følgende tema i planperioden: Administrasjon, styring, økonomi og støttetjenester Arbeidsmiljø sykefravær, vikarbruk og økonomi Oppvekst Kvalitet i barneverntjenesten Helse og velferd Kvalitet i tjenestene Avvikshåndtering Tekniske tjenester Kapasitet og kompetanse i saksbehandlingen 3 89

90 2 Om kommunen Organisering Malvik kommune er organisert i en tonivåmodell med rådmann og rådmannsteam på øverste nivå. Rådmannsteamet består av organisasjonssjef, som også har lederansvar for virksomhetene under teknisk og drift, økonomisjef, som har lederansvar for skatteoppkreveren i Værnesregionen og Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag. Rådmannsteamet består dessuten av kommunalsjefene for helse og velferd og for oppvekst og kultursom har lederansvar virksomhetene som sorterer under de respektive tjenesteområdene. Kommunens tjenesteproduksjon foregår på 20 virksomheter fordelt på de tre fagområdene helse og velferd, oppvekst og kultur, teknisk og drift. Organisasjonskart Styringssystem og styringsdokumenter De overordnede styringsdokumentene, samfunnsdelen og arealdelen i kommuneplanen, er fra henholdsvis 2010 og Begge skal ifølge kommunens planstrategi revideres i løpet av I løpet av året kommunen også vedta sentrumsplan for Vikhammer og hovedplan for vann, avløp og vannmiljø. I tillegg skal gamle reguleringsplaner revideres i perioden fram til I løpet av 2018 skal Malvik kommune dessuten vedta handlingsplan basert på strategisk næringsplan for Trondheimsregionen. 4 90

91 3 Om det enkelte tjenesteområde Administrasjon, styring, økonomi og støttetjenester Kommunalt ansvar på området Tillitvekkende forvaltning basert på kommuneloven og forvaltningsloven Praktisering av åpenhet i tråd med offentleglova Et helhetlig system for internkontroll basert på risikovurderinger Hensiktsmessig system for administrativ og politisk styring Forvaltning av kommunens likviditet, gjeld og eiendeler Forsvarlig regnskapsføring og budsjetteringspraksis Interkommunalt samarbeid Innkjøp i tråd med lov om offentlige anskaffelser Forvaltning av kommunalt næringsfond Tilrettelegging for lokal næringsvirksomhet og lokale arbeidsplasser Organisering Rådmannsnivået består av rådmannen med stab, organisasjonssjef, kommunalsjefer, økonomisjef, kommuneoverlege og støttetjenester. Malvik kommune deltar i Værnesregionen på områdene innkjøp, lønn og regnskap, skatteoppkreving og arbeidsgiverkontroll. Skatteoppkreveren er lokalisert i Malvik kommune. I tillegg er hovedkontoret for arbeidsgiverkontrollen for 15 kommuner i Trøndelag lagt til Malvik kommune. Næringssjefen er lagt direkte under rådmannen. Utfordringer Dårlig kommuneøkonomi i kombinasjon med store investeringsbehov Ikke tilfredsstillende økonomistyring de siste årene Tomt disposisjonsfond Tiltak og satsinger Effektivisering av tjenesteproduksjon Sikre bærekraftig økonomi Revisjon av arbeidsgiverpolitikken Digitalisering Øke antall lærlinger Systematiske bedriftsbesøk Utarbeide strategisk næringsplan Revidering av kommuneplanens areal- og samfunnsdel Redusere sykefravær ROS-analyser på alle virksomheter som ledd i beredskapsarbeidet Tidligere forvaltningsrevisjon og statlige tilsyn 2014: Malvik biogass (selskapskontroll) 2014: Trønderenergi AS (selskapskontroll) 2013: Malvik næringsbygg (selskapskontroll) 2013: KOSTRA-rapportering (forvaltningsrevisjon) 2011: Vurdering av interkommunalt samarbeid (forvaltningsrevisjon) 5 91

92 Risikoområde Indikatorer Risikoreduserende tiltak Økonomistyring Manglende oversikt over utgifter Tett administrativ Budsjettoverskridelser oppfølging Organisasjon Vakanse i stillinger Omstilling Beredskap Manglende ROS-analyser på virksomhetene Forvaltningsrevisjon Ikke gjennomført øvelser på virksomhetene? leveres 2017 Risiko Vesentli ghet Priorite ring Høy Høy Middels Høy Høy Lav Høy Høy Lav 92

93 Oppvekst og kultur Kommunalt ansvar på området Gi skoletilbud i tråd med opplæringslova Ha SFO-tilbud før og etter skoletid for årstrinn, også for barn med særskilte behov på årstrinn Barnehagemyndighet godkjenning av og tilsyn med offentlige og private barnehager i kommunen Barnehageeier ansvar for tilbudet i den enkelte kommunale barnehage Forberede saker for behandling i fylkesnemnda Gjennomføre undersøkelser i henhold til frister i barnevernloven Iverksette og følge opp barneverntiltak Ha internkontroll som sikrer at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Etter kulturloven sørge for økonomiske, organisatoriske, informerende og andre relevante virkemidler og tiltak som fremmer og legger til rette for et bredt spekter av kulturvirksomhet. Eksempelvis idrettsanlegg, kino, kunstformidling, kulturbygg, aktivitetstilbud til barn og unge, tilskudd til lag og foreninger Kulturskole Bibliotek Organisering 5 barneskoler, 2 ungdomsskoler, 9 kommunale barnehager Bruket kulturhus Ytre Malvik samfunnshus og Sveberg grendahus Fritidsklubber Hommelvik og Vikhammer Malvik folkebibliotek Barneverntjenesten med foreldreveiledere, Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) Psykologtjenesten Helsesøstertjenesten, (helsestasjon, skolehelsetjeneste, jordmor, fysio- og ergoterapitjenester til barn) Administrativt arbeid på området: Plan- og utviklingsarbeid, forvaltning, drift og tilskudd på kulturområdet Utfordringer Kapasitet ved skolene Saksbehandling i mobbesaker ved skolene (jf. forvaltningsrevisjon 2016) Høy andel skoleelever som får spesialundervisning Tiltak og satsinger Skolebygg IKT-investeringer Læringsmiljøprosjekt i skolen Vri ressursbruken i BFT fra kjøp av tjenester til bruk av egen kompetanse Styrking av tilbudet til minoritetsspråklige Rydding, merking og drift av nærturområder Tidligere forvaltningsrevisjon og statlige tilsyn : Avdekking og oppfølging av mobbing i grunnskolen (forvaltningsrevisjon) : Helhetlig innsats for barn og unge (forvaltningsrevisjon) : Barnevern (forvaltningsrevisjon) 93

94 Risikoområde Indikatorer Risikoreduserende tiltak Risiko Vesentli ghet Priorite ring Regeletterlevelse Fristbrudd på undersøkelser i barnevernet Høy Høy Høy Kapasitet/struktur Ledig kapasitet i barnehagene, flere barn går i Høy Høy Lav barnehage i Trondheim Brudd på arbeidsmiljøloven, barnehage Lukket avvik etter Høy Høy Middels Arbeidsmiljø tilsyn i 2016 Lite vikarbruk ved fravær Høy Høy Middels Bibliotek Få utlån Lokal plan for bibliotekene i.l.a Høy Lav Lav 94

95 Kommunehelse Kommunalt ansvar på området Fastlegeordning sørge for å tilby fastlege til alle innbyggere i kommunen Forebyggende arbeid, psykisk og somatisk - Helsetjeneste i skoler, helsestasjonstjeneste og miljørettet helsevern Legevakt Habilitering og rehabilitering Plass i institusjon Helsetjenester i hjemmet Brukerstyrt personlig assistanse Individuell plan for brukere med behov for koordinerte og langvarige tjenester Støttekontakt Internkontroll Omsorgstjenester med et visst kvalitetsnivå Økonomisk sosialhjelp Kvalifiseringsprogram Råd og veiledning sosialt forebyggende tiltak Tilbud til personer med psykiske problemer Boliger til vanskeligstilte Individuell plan for koordinering av langvarige behov Introduksjonsprogram for flyktninger Organisering Samfunnsmedisin og legetjeneste Boveiledningstjenesten Psykisk helsetjeneste og rus Hjemmesykepleien Helse- og rehabilitering Koordinerende enhet NAV Malvik Utfordringer Kapasitet Forebyggende arbeid Endring av tjenestestrukturen Sykefravær Ulik bemanningsfaktor ved helsetunene Avlastningstilbud for barn og unge Tiltak og satsinger Øke andelen heltidsstillinger Redusere sykefraværet Forebygging og tidlig innsats Hverdagsmestring Tidligere forvaltningsrevisjon og statlige tilsyn - Økonomisk sosialhjelp (forvaltningsrevisjon 2015) 95

96 Risikoområde Indikatorer Risikoreduserende tiltak Risiko Vesentli ghet Priorite ring Manglende internkontroll ved legevakta Tilsyn av Høy Høy Lav Fylkesmannen 2015 Ikke system for brukerundersøkelser i pleie- og Høy Høy Høy Internkontroll omsorgstjenestene Klager fra pårørende Prosjekt for Høy Høy Høy systematisk kvalitetsarbeid Økonomi Manglende oversikt over utgifter Tett administrativ Høy Høy Middels oppfølging Samhandlingsreformen Enkelte år høye utgifter til utskrivningsklare Høy Høy Middels pasienter på St.Olavs hospital Institusjonsplass Høyt kostnadsnivå Høy Høy Middels Bemanning Lite bruk av vikarer Høy Høy Middels Avvikshåndtering Utilstrekkelige rutiner? Høy Høy Høy 96

97 Tekniske tjenester og drift Kommunalt ansvar på området Forvalte kommunale bygg på vegne av innbyggerne og i tråd med aktuelt lovverk Ha oversikt over eiendomsmassen og en plan for verdibevarende vedlikehold Drift og vedlikehold av kommunale veier Etablere en plan for beredskap basert på risiko- og sårbarhetsanalyser Beredskapsøvelser i tråd med planverk, minimum hvert annet år Forebyggende brannvern Arealforvaltning fatte vedtak etter jordloven, skogloven, konsesjonsloven m.m. Landbruksfaglig utredning i arealsaker Forvaltning av statlige drifts- og investeringsvirkemidler Gi råd og legge til rette for landbruksbasert næringsutvikling Avfallshåndtering fra private husholdninger Utbygging, drift og vedlikehold av vann- og avløpsanlegg Organisering Areal og samfunnsplanlegging (ARESAM) FDV- kommunalteknikk (forvaltning, drift og vedlikehold) Utfordringer Stort vedlikeholdsetterslep på bygninger Tilstand og kapasitet på vann- og avløpsnettet Omfattende planarbeid i forbindelse med utvidelse av E6 og jernbane Tiltak og satsinger Plan for langsiktig vann- og reservevannløsning Gjennomgang av eiendomsmassen Automatisering av driftsoppgaver Tidligere forvaltningsrevisjon og statlige tilsyn Byggesaksbehandling (forvaltningsrevisjon, 2012) 97

98 Risikoområde Indikatorer Risikoreduserende tiltak Risiko Vesentli ghet Priorite ring Verdiforringelse Vedlikeholdsetterslep Plan for håndtering av Høy Høy Lav boligmassen Regeletterlevelse Overskridelse av saksbehandlingsfrister Høy Høy Middels 98

99 4 KOSTRA-data Administrasjon, styring, økonomi og støttetjenester Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 4 1,9 0,5 2,3 2,2 2,2 Disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 3,5 0,2 0 5,5 4,1 5,7 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter 75,3 98,5 93,6 82,4 96,8 72,9 Netto driftsutgifter til administrasjon og styring, % av totale 7,6 7,1 5,7 7,5 8,3 8 driftsutgifter Brutto driftsutgifter til funksjon 100 Politisk styring, i kr. pr. innbygger Barnehage Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter til barnehager per innbygger Korr. br. driftsutg. komm. bhg. per korrigert oppholdstime Andel barn 1-5 år med barnehageplass Andel ansatte med barnehagelærerutdanning Andel ansatte med annen pedagogisk utdanning Grunnskoleopplæring, SFO Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter til grunnskolesektor per innbygger 6-15 år Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning 9,4 9,4 9 8,2 8 7,9 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 14,4 14,1 13,9 14,1 13,9 13,5 Gjennomsnittlige grunnskolepoeng 40,9 41,6 41,8.. 40,8 40,7 Andel lærere med videregående utdanning eller lavere 1,6 1,5 1,8 6,7 5,5 7,5 99

100 Kommunehelse Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter pr innbygger i kroner Netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjeneste pr innbyggere 0-20 år Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten 11,5 11,3 12,2 9,2 9,6 10,5 Fysioterapiårsverk pr innbyggere, 6,5 8 8,2 9,1 8,3 9,1 kommunehelsetjenesten Årsverk av ergoterapeuter pr innbyggere (khelse+plo) 0,8 0,7 8,1 2,8 6,1 3,6 Årsverk av psykiatriske sykepleiere per innbyggere 0 0 1,5 3,5 3,4 4,5 (khelse+plo) Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,55 0,42 0,42 0,51 0,42 0,54 Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,33 0,51 0,44 0,45 0,32 0,38 Andel brukere (ekskl. langtidsbeboere på institusjon) med individuell plan 12 10,8 8,4 9,6 10,3 10,3 Pleie og omsorg Indikator KGr S-Tr 2015 Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter pr innbygger 67 år +, pleie- og omsorgtjenesten Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr kommunal plass Andel plasser i brukertilpasset enerom m/ eget bad/wc 16,2 17, ,8 84,5 Andel innbyggere 80 år + som er beboere på institusjon 13,2 12,6 7,9 11,3 16,4 13,2 Andel 80 år + i bolig med heldøgns bemanning 4,5 3,3 8,7 3 3,8 3,

101 Sosialtjenesten Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr innbygger år Antall sosialhjelpsmottakere med stønad i 6 måneder eller mer Gjennomsnittlig stønadslengde mottakere år 3,8 3,6 3, Gjennomsnittlig stønadslengde mottakere år 3, Andelen sosialhjelpsmottakere i alderen år, av innbyggerne år 2,7 3,3 3, ,9 Barnevern Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter pr innbygger 0-17 år, barneverntjenesten Netto driftsutgifter pr barn i barnevernet : Andel barn med barneverntiltak i forhold til innbyggere 0-17 år 2,7 3,6 3,6 : 4 4,8 Barn med undersøkelse eller tiltak pr årsverk 25,2 20,1 21,1 : 10,9 16,2 Andel undersøkelser som førte til tiltak 47,3 59,8 54,5 : 44,7 42,8 Andel undersøkelser med behandlingstid innen 3 måneder Stillinger med fagutdanning per barn 0-17 år 1,8 2,6 2,7 3,6 5,2 4,3 Avfall, renovasjon, avløp, vann Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Finansiell dekningsgrad avfall Årsgebyr avfall Finansiell dekningsgrad avløp Andel innb. tilknyttet komm. avløp 93 93,7 92,8.. 83,8 82,2 Finansiell dekningsgrad vann Andel innb. tilknyttet komm. vann ,9 89,4.. 86,7 82,7 Gj.sn. årlig avbruddstid vannforsyn. 3,26 0,74 2,2.. 1,26 0,

102 Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø per innbygger Alder for kommuneplanens arealdel Alder for kommuneplanens samfunnsdel Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt saksbehandlingstid Andel innvilgede disp.søknader for nybygg i 100-m-beltet langs sjø. Prosent Andel innv. disp.søkn. om nybygg i LNFR-omr. m byggeforb. v. ferskvann. Prosent Kultur Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter for kultursektoren pr innbygger Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge pr innbygger 6-20 år Utlån alle medier fra folkebibliotek pr innbygger. 2,1 2,9 2,8 4,1 5 4,4 Samferdsel Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgift i kr per innb, kommunale vei, konsern Br. investeringsutgift i kr per innb, komm. vei konsern Andel kommunale veier og gater uten fast dekke 42,1 : 35,1 31,6 40,7 31,3 Brutto driftsutgift per km komm. vei, konsern

103 Bolig Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere Eiendomsforvaltning, formålsbygg Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Netto driftsutgifter til administrasjonslokaler per innbygger Netto driftsutgifter til førskolelokaler per innbygger Netto driftsutgifter til skolelokaler per innbygger Netto driftsutgifter til institusjonslokaler per innbygger Netto driftsutgifter til kommunale idrettsbygg per innbygger Netto driftsutgifter til kommunale kulturbygg per innbygger Kommunal næringsforvaltning og konsesjonskraft Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter til tilrettelegging og bistand for næringslivet i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 0,1 0,1-0,1 0,1 0 0,

104 Brann og ulykkesvern Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter til forebygging pr. innbygger, konsern Netto driftsutgifter til beredskap pr. innbygger, konsern Andel A-objekter som har fått tilsyn 95,3 97,6 63,2 75,7 76,8 72,5 Andel personer med kompetanse som fører tilsyn med særskilte brannobjekter 93,7 71, Landbruk Indikator KGr 8 S-Tr Landet u/osl 2015 Netto driftsutgifter til landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling (1000 kroner) Jordbruksareal i drift (dekar) Dyrka og dyrkbar jord godkjent omdisponert etter jordloven og etter plan- og bygningsloven (dekar)

105 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2017/809-2 Saksbehandler: Arvid Hanssen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget 05/ Kommunestyret 12/ Årsmelding 2016 for kontrollutvalget Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Behandling i kontrollutvalget : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kontrollutvalget : Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Innstilling til kommunestyret fra kontrollutvalget : Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Vedlegg: Årsmelding kontrollutvalget 105

106 Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret. 106

107 ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MALVIK KOMMUNE Vedtatt i sak 5/17 i kontrollutvalgets møte den

108 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID KONTROLLUTVALGETS RESSURSER Sekretariat Revisjon Økonomi ARBEID I UTVALGET MØTER SAKER DELTAKELSE I RELEVANTE FORA REVISJON REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER ETISK STANDARD AVSLUTNING

109 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Medlemmer og varamedlemmer fremgår nedenfor. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning Medlemmer Personlige varamedlemmer Randi Eikevik Leder Geir Roar Larsen Jahn Harry Nestleder Bente Lise Brandtzæg Kristiansen Erling Foss Medlem Halvard Dahle Torkel Ystgaard Kerstin Leistad Medlem Medlem Anita Furuvik Even Ytterhus Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommuneloven 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har gjennom året hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid

110 1.3.2 Revisjon Malvik kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt- Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Malvik kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalget hadde i 2016 kroner knapt 1,6 mill kr til disposisjon. Av dette utgjør ca 69 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 20 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 11 % benyttes til aktivitet (inkl honorar) i kontrollutvalget. Regnskapet for 2016 er ikke avlagt ved behandlingen i kontrollutvalget, men budsjettkontrollen per viser et formelt merforbruk på kr Dette skyldes at rådmannen ved en inkurie la inn kr mindre enn beløpet kontrollutvalget vedtok og oversendte administrasjonen i forkant budsjettbehandlingen for Forholdet er avklart med rådmannen og opplyst i saksfremlegget knyttet til kontrollutvalgets budsjett for 2017, behandlet i august I forhold til kontrollutvalgets vedtatte budsjett er det et mindreforbruk på kr i Arbeid i utvalget 2.1 Møter Kontrollutvalget i Malvik kommune har i 2016 avholdt 6 møter og behandlet 45 saker. Det budsjetteres med 6 møter per år. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak i tillegg til at de gjøres tilgjengelig på lesebrett for kommunestyrets medlemmer. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Kontrollutvalget legger vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Rådmann og representanter for rådmannen deler har deltatt i alle møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold utvalget er pålagt å arbeide med. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Eksempler på områder som har vært berørt i møter i 2016, utenom de faste ordinære saker knyttet til lovpålagte oppgaver: - Orientering om- og regnskap og årsrapport 2015 for skatteoppkreverfunksjonen. - Orientering om erfaringer etter innføring av samhandlingsreformen

111 - Ny henvendelse vedrørende Svehøgda 166. (Problemer med tomt solgt fra kommunen) - Henvendelse fra innbygger vedrørende eiendomsskatt og fellesdeponier for avfall, m.v. - Oppfølging av vedtak i tilknytning til innføring av eiendomsskatt. - Forvaltningsrevisjon i Værnesregionen invitasjon fra kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. - Løpende orienteringer om status i kommuneøkonomien 2016 og utfordringer fremover. 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av Konsek Midt-Norge IKS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for Kontroll og Tilsyn. (FKT) For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant, og mulig innenfor gitte økonomiske rammer. I 2016 har utvalget vært representert på alle typer samlinger nevnt ovenfor, samt i møte med kontrollkomiteen i Stjørdal, sammen med andre kontrollutvalg i Værnesregionen 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet får kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. Informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon. Kommunen har rutiner som i hovedsak sikrer avleggelse av regnskap innen formell frist 15. februar og legger til rette for å presentere hovedinnholdet i regnskapet, slik at brukerne ikke trenger å være regnskapskyndige. Kontrollutvalget hadde også i 2016 fokus på den anstrengte kommuneøkonomien, herunder høy gjeld. Rådmannen har i 2016 orientert om status på de fleste møter. 3.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget. Revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. Kommunestyret behandlet en forvaltningsrevisjon om økonomisk sosialhjelp i januar Hovedkonklusjonen i rapporten var positiv. Kommunestyret vedtok å be rådmannen følge opp revisors anbefalinger om å styrke det forebyggende arbeidet. Kontrollutvalget konkluderte i egen sak i august 2016 med at rådmannen har fulgt opp kommunestyrevedtaket og legger stor vekt på å jobbe forebyggende. En forvaltningsrevisjon med fokus på hvordan kommunen jobber i forhold til avdekking og oppfølging av mobbing ble behandlet i kontrollutvalget i og oversendt for behandling i kommunestyret. Rapporten ble behandlet i kommunestyret Malvik kommune har tatt grep for å avdekke og forebygge mobbing, men at det fortsatt er nødvendig med videre tett oppfølging og sikre dokumentasjon av hvordan saker er fulgt opp tidligere

112 Kontrollutvalget har i 2016 bestilt en forvaltningsrevisjon knyttet til beredskapsarbeidet i Malvik kommune. Rapport behandles i kontrollutvalget og legges deretter frem for kommunestyret. Kontrollutvalget hadde i 2016 et eget møte hvor partiledere, utvalgsledere, hovedverneombud og tillitsvalgte fra ulike organisasjoner var invitert til å komme med innspill til aktuelle områder for forvaltningsrevisjon for Planen blir behandlet i kontrollutvalget og kommunestyret i februar Selskapskontroll Etter rapporter som selskapskontroll som ble fremlagt i 2014 var kommunestyret kritisk til eierstyringen og ba rådmannen om å legge frem saker med henblikk på å sikre bedre eierstyring. Rådmannen har fulgt opp og kommunen vedtok en oppdatert eierskapsmelding våren Kontrollutvalget bestilte høsten 2016 en rapport for å avklare hvordan intensjonene i eierskapsmeldingen er fulgt opp. Rapporten er behandlet i kontrollutvalget og oversendes kommunestyret som egen sak. 3.4 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det er ikke gjennomført granskinger i 2016, men det er foretatt undersøkelser etter henvendelser til kontrollutvalget. Viser til saker nevnt under punkt 2.2 foran. 4. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Det er i 2016 ikke foretatt spesielle kontroller inn mot dette feltet, men etikk er av og til et element som vurderes i tilknytning til forvaltningsrevisjon og selskapskontroller. 5. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet er årsmeldingen et dokument for å informere om utvalgets rolle. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: Målet om å være uavhengig i sitt arbeide mener kontrollutvalget er ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske 7 112

113 113

114 Arkiv: Q10 Arkivsaksnr: 2015/659-4 Saksbehandler: Frank Johansen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 8/ Kommunestyret 13/ Brattalia 48/5 - Revidert avtale for 2017 Rådmannens innstilling: Malvik kommunestyre godkjenner avtale mellom Malvik kommune og Harald Kringhaug datert Behandling i Formannskapet Formannskapet endret ordlyden i innstillingen til: Malvik kommunestyre godkjenner avtale mellom Malvik kommune og Harald Kringhaug. Formannskapets forslag ble enstemmig vedtatt. Innstilling til kommunestyret fra Formannskapet Malvik kommunestyre godkjenner avtale mellom Malvik kommune og Harald Kringhaug. Vedlegg: Forslag til avtale /217 - Makeskifte - Underskrevet revidert tilleggsavtale 2015 Undertegnet avtale fra 2013 Avtale fra

115 Saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger Saken gjelder revidering av avtale av om makebytte av grunn mellom Malvik kommune og Harald Kringhaug. Makebytteavtalen kom i sin tid i stand for å få tomt til etablering av slakteriet på Sveberg. Revideringen gjelder fastsettelse av den årlige økonomiske kompensasjonen. I avtalen av 2006 forpliktet Malvik kommune seg bl.a. til å utarbeide reguleringsplan for området og å bygge veg/vann/avløp fram til gnr./bnr. 48/5 i løpet av 5 år. Malvik kommune har ikke overholdt sine forpliktelser etter denne del av avtalen, og det er derfor forhandlet fram en ny avtale som erstatter deler av den opprinnelige avtalen fra 2006 og tilhørende tilleggsavtaler fra 2013 og Vurdering Den opprinnelige avtalen med Kringhaug fra forutsatte bygging av veg og ledningsnett fram til Brattalia innen 5 år. Malvik kommune har hele tiden sett denne vegen som en del av ny veg fra Hommelvik og til Sveberg. Veien er ikke realisert, og det er dermed klart at kommunen ikke har oppfylt forpliktelsene overfor Harald Kringhaug i denne saken. I følge avtale godkjent av kommunestyret , pkt. 2, skal avtalen med Harald Kringhaug reforhandles dersom veg ikke er bygd innen Dette er årsaken til at denne saken nå kommer opp til politisk behandling. Den framforhandlede nye avtalen, jf. vedlegg, innebærer konkret en inflasjonsregulering av den økonomiske kompensasjonen med utgangspunkt i avtalen fra Beløp per korrigert for inflasjon i 2015 og 2016 på tilsammen 5,8 prosent, dvs. fra til kroner. 115

116 Avtale Avtale mellom Malvik kommune og eier av Brattalia gnr/bnr. 48/5, Harald Kringhaug. Tilleggsavtale til tidligere inngåtte avtaler av , og Denne tilleggsavtale er foranlediget av at Malvik kommune ikke har oppfylt tidsfristen i opprinnelig avtale av , jf. denne avtales pkt , samt at det heller ikke er utsikt til slik oppfyllelse i nær framtid. 1. Økonomisk kompensasjon Som kompensasjon for at regulering og bygging av veg og ledningsnett er forsinket ut over avtalt frist, økes den årlige økonomiske kompensasjonen til kroner per år, med virkning fra Beløpet indeksreguleres hvert år den 1.1 i henhold til utvikling i den offentlige konsumprisindeksen. Kompensasjonen løper til pkt i opprinnelig avtale datert er oppfylt. Jevnfør dog punkt 4 i den opprinnelige avtalen. 2. Reforhandling etter 2 år Dersom vegen, eller midlertidig veg ifølge punkt 4 i avtale av , ikke er bygd innen , kan avtalen reforhandles. 3. Andre forhold Eventuelle tvistespørsmål avgjøres ved de ordinære domstoler. 4. Politisk godkjenning Det tas forbehold om kommunestyrets godkjenning av avtalen.. Vedlegg: Avtale av Avtale av Avtale av Hommelvik den / 2017 Harald Kringhaug Grunneier Ingrid Aune Ordfører 116

117 Avtale Avtale mellom Malvik kommune og eier av Brattalia gnr/bnr 48/217, Harald Kringhaug. Tilleggsavtale til tidligere inngått avtale av og Denne tilleggsavtale er foranlediget av at Malvik kommune ikke har oppfylt tidsfristen i tidligere avtales pkt , samt at det heller ikke er utsikt til slik oppfyllelse i nær framtid. Økonomisk kompensasjon. Som en kompensasjon for at regulering og bygging av veg og ledningsnett er forsinket ut over avtalt frist økes den årlige økonomiske kompensasjon til kr , - pr. år, (kr pr mnd) med virkning fra Beløpet indeksreguleres hvert år den 1.1. i henhold til utvikling i konsumprisindeks. Kompensasjonen løper til pkt i opprinnelig avtale er oppfylt. Jevnfør dog pkt.4. Reforhandling etter 2 år. Dersom vegen, eller midlertidig veg ifølge pkt.4 (avtale ), ikke er bygd innen kan avtalen reforhandles. Andre forhold. Eventuelle tvistespørsmål avgjøres ved de ordinære domsstoler. Politisk godkjenning. Det tas forbehold om at avtalen godkjennes av kommunestyret den Vedlegg: Avtale av Avtale av Hommelvik den23 /), 2015 Harald Kringhaug erte Gran o Grunneier Ordfører

118 Avta le Avtale mellom Malvik kommune og eier av Brattalia gnr/bnr 48/217, Harald Kringhaug. Tilleggsavtale til tidligere inngått avtale av Denne tilleggsavtale er foranlediget av at Malvik kommune ikke har oppfylt tidsfristene i tidligere avtales pkt , samt at det heller ikke er utsikt til slik oppfyllelse i nær framtid. 1. Økonomisk kompensasjon. Som en kompensasjon for at regulering og bygging av veg og ledningsnett er forsinket ut over avtalt frist økes den årlige økonomiske kompensasjon til kr ,- pr. år, (kr pr mnd) med virkning fra Beløpet indeksreguleres hvert år den 1.1. i henhold til utvikling i konsumprisindeks. Kompensasjonen løper til pkt i opprinnelig avtale er oppfylt. Jevnfør dog pkt Reforhandling etter 2 år. Dersom vegen, eller midlertidig veg i følge pkt.4, ikke er bygd innen kan avtalen reforhandles. 3. Adkomstveg strøing. Som en kompensasjon for at det tar lang før ny veg etableres vil Malvik kommune forestå strøing på eksisterende adkomstveg fra FV.950 og opp til Brattalia på vinters tid etter behov. Verdien av denne kompensasjonen estimeres til kr (inkl.mva.). Denne kompensasjon starter fra denne avtale er undertegnet og løper til pkt i opprinnelig avtale er oppfylt. Jevnfør dog pkt Adkomst fra Sveberg. Når reguleringsplan for ny veg er stadfestet vil Malvik kommune vurdere å bygge en veg fra Sveberg og fram til Brattalia med «gårdsvegstandard». Dersom en slik veg bygges reduseres kompensasjon etter pkt.1 med 50 %, og kompensasjon etter pkt. 3 faller bort. 118

119 5. Andre forhold. Eventuelle tvistespørsmål avgjøres ved de ordinære domsstoler. Hommelvik den Harald Kringhaug grunneier _ Terj 4irt-nr16' n.; okii$wik. L Vedlegg: Avtale av

120 120

121 121