Bilag 1 Oppdragsgivers beskrivelse av Oppdraget

Transkript

1 Bilag 1 Oppdragsgivers beskrivelse av Oppdraget Leverandør av «Kommunikasjonsrådgivning» er i det videre benevnt leverandør, og oppdragsgiver er i det videre benevnt som oppdragsgiver, Eksportkreditt Norge eller selskapet. 1. Om Eksportkreditt Norge: Eksportkreditt Norge er et heleid statlig aksjeselskap underlagt Nærings- og fiskeridepartementet (NFD). Selskapet ble stiftet 25. juni 2012 og har vært operativt siden 1. juli Selskapet har 45 ansatte og holder til sentralt i Oslo. Selskapet formål Vårt samfunnsoppdrag er å hjelpe norske eksporterende bedrifter med å lykkes i utlandet. Eksportkreditt Norge ble opprettet for å sikre et robust eksportfinansieringstilbud til norsk industri. Hovedmålet for Eksportkreditt Norge er å fremme norsk eksport gjennom å tilby konkurransedyktig, tilgjengelig og effektiv eksportfinansiering. Med tilgjengelig eksportfinansiering menes et kjent tilbud fra et selskap med godt nasjonalt og internasjonalt omdømme. Statlig støttede eksportkreditter spiller en sentral rolle i finansieringen av norsk kapitalvareeksport, spesielt i tider med uro i finansmarkedene og få alternative kilder til finansiering. Eksportkredittordningen Eksportkreditt Norge forvalter eksportfinansieringsordningen ved å yte lån til norske og utenlandske selskaper når de skal kjøpe kapitalvarer og tjenester fra norske eksportører. Eksempel: En norsk eksportør skal selge borepakker til et utenlandsk verft, og verftet finansierer kjøpet blant annet med lån fra Eksportkreditt Norge. Eksportkreditt Norge ivaretar hele prosessen knyttet til søknadsbehandling, tilsagn, gjennomføring av låneavtaler og -dokumentasjon, utbetaling og oppfølging av lån. Den norske staten finansierer ordningen og utlånene står på statens balanse. Ordningen med fastrentelån (CIRR-lån) ble opprettet i Utgangspunktet for ordningen er den OECD-tilknyttede avtalen «Arrangement on Officially Supported Export Credits». Avtalen regulerer konkurransen mellom OECD-landene bl.a. når det gjelder rente- og avdragsvilkår for offentlig støttede lån ved kapitalvareeksport. Ordningen skal bidra til at norske eksportører av kapitalvarer kan konkurrere på like vilkår med andre eksportører med nasjonale eksportkredittordninger. SIDE 1 AV 11

2 Ytterligere informasjon For ytterligere informasjon om eksportkredittordningen og organiseringen av Eksportkreditt Norge vises til selskapets hjemmeside; 2. Beskrivelse av oppdraget Eksportkreditt Norge ønsker knytte til seg en leverandør som kan bidra til effektiv og god kommunikasjon med selskapets relevante interessent- og målgrupper. Vi er på jakt etter en samarbeidspartner som er sterk på strategisk kommunikasjons- og medierådgiving så vel som produksjon og ferdiggjøring av kommunikasjonsmateriale. Leverandøren vil jobbe tett med selskapets kommunikasjonsavdeling og selskapets ledelse. Vi ønsker en samarbeidspartner som evner å ivareta det eksterne perspektivet og som har god forretningsforståelse. Vi ønsker videre å samarbeide med en leverandør som har solid kunnskap om norsk næringsliv og norsk industri, og aller helst også god bransjeinnsikt i relevante kundesegment for eksportkredittordningen. Eksportkreditt Norge ønsker primært å jobbe sammen med et lite kjerneteam bestående av 2-3 personer hos leverandøren. Dette for å sikre både effektiv ressursbruk og effektiv felles oppgave/kontekstforståelse. Vi jobber langsiktig i vårt kommunikasjonsarbeid, men er samtidig opptatt av smidig og effektiv gjennomføring av aktiviteter og prosjekter. Vi ønsker å samarbeide med en leverandør, og et kjerneteam, som er handlingsorientert og evner å være «strategisk i det operative». Leverandøren vil i perioder kunne fungere som tilleggskapasitet for selskapet egen kommunikasjonsavdeling, med stort og smått av oppgaver tilknyttet intern- og ekstern kommunikasjon. Dette kan være ved enkeltprosjekter eller i arbeidsintensive perioder. Eksportkreditt Norge arbeider internasjonalt med kunder over hele verden. Kommunikasjonsarbeidet tilknyttet dette oppdraget er primært rettet mot relevante norske interessent- og målgrupper. Det vil likevel være fordelaktig om tilbyder besitter internasjonal erfaring, særlig med vekt på relevante markeder for eksportkredittordningen. Det forventes at leverandøren behersker engelsk og norsk, både skriftlig og muntlig særdeles godt. En god penn og journalistisk teft er ønskelig. SIDE 2 AV 11

3 Leverandøren vil bli Eksportkreditt Norges hovedleverandør av «Kommunikasjonsrådgivning». I tillegg er selskapet også tilknyttet rådgivere for bl.a. grafisk design og digitale tjenester, vedlikehold og videreutvikling av websider. Samarbeidet med disse leverandørene vil fortsette, og det forutsettes at valgte leverandør vil forsøke å samarbeide godt med Eksportkreditt Norges eksisterende samarbeidspartnere. Det vil være mulig for leverandøren til å trekke på ytterligere interne spesialistressurser utover kjerneteam ved behov i enkelt-leveranser. Leverandøren kan også selv benytte underleverandører på del-leveranser utover hovedleveranse i bistanden, f.eks. gjennomføring av omdømmeundersøkelse. Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Bistanden omfatter følgende ytelser (ikke prioritert rekkefølge): Generell beskrivelse av arbeidsoppgaver 24/7 reaktiv beredskap for issue management Bidra til og bistå med å kommunisere effektivt med våre målgrupper Bidra til å videreutvikle, vedlikeholde og å gjennomføre Eksportkreditt Norges kommunikasjonsstrategi Krise- og beredskapskommunikasjon Medieovervåkning og rapportering/analyse av aktuelle saker Proaktiv og reaktiv mediehåndtering Produksjon og tilpasning av budskap og tekst for ulike redaksjonelle kanaler Videreutvikle og vedlikeholde etablerte kommunikasjonskanaler Rådgivning knyttet til samfunns- og myndighetskontakt Ekstern profilering, bistand konferanser, arrangementer m.m. Noe mer utfyllende informasjon om enkelte oppgaver (ikke prioritert rekkefølge, og ikke en uttømmende liste): Eksportkreditt Norge leverer i dag på en ekstern kommunikasjonsstrategi utarbeidet for inneværende strategiperiode ( ). Tilknyttet strategien foreligger operative handlings- og aktivitetsplaner. Selv om hovedretningen i strategien ligger fast kan det være behov for justeringer i strategien. Vi ønsker fra leverandørens side bistand til å revidere dagens strategi med vekt på prioritering, samt å etablere gode måleparametere og nullpunktsanalyser for kommunikasjonsstrategiens hovedmål og delmål. I forbindelse med kommende kommunikasjons- og markedstiltak ønskes det bistand til å videreutvikle/ spisse selskapets verdiforslag og relevante budskap for enkelte målgrupper. Herunder er det også ønskelig med hjelp til utforming av mindre kampanjer skreddersydd enkelte målgrupper for å øke kjennskap til vårt tilbud. SIDE 3 AV 11

4 Eksportkreditt Norge samarbeider tett med flere andre aktører innen virkemiddelapparatet. Tilstrekkelig rolle- og prosessforståelse om selskapets tilbud og virkeområde blant våre interessenter er viktig for oss. Vi har forståelse for at det å forstå helhet i eksportkredittordningen, og «hvem som gjør hva» kan være utfordrende fra utsiden. Å tydeliggjøre Eksportkreditt Norges rolle og tilbud samt å bedre prosessforståelsen for eksportkredittordningen vil være et viktig stykke arbeid for oss og leverandør i avtaleperioden. Leverandøren skal bidra til å styrke vår evne til å kommunisere det komplekse og vanskelige på en lettfattelig og interessant måte. Eksportkreditt Norge sørger for lånefinansiering til en rekke prosjekter, til nytte for både små og større aktører. Erfaringsmessig knyttes selskapet til store aktører innenfor olje, gass og maritim sektor. Men selskapet bidrar også til realisering av prosjekter for en rekke mindre selskaper innen f.eks. fornybar og annen industri. Det er ønskelig at leverandøren kan hjelpe oss å løfte frem disse historiene, for å øke kjennskap og kunnskap om selskapets tilbud og virkeområde. Eksportkreditt Norge ønsker mulig å gjennomføre målinger og analyser i forbindelse med kommende eksterne kommunikasjonstiltak. Til dette ønskes rådgivning og bistand til planlegging, gjennomføring og analyse av ulike typer undersøkelser. Vi ønsker herunder rådgivning fra leverandøren om hva vi bør måle samt finne et fornuftig nivå for resultat vs. ressursinnsats. Eksportkreditt Norge vurderer å gjennomføre årlige faste omdømmeundersøkelser, og endelig beslutning avhenger av andre pågående prosesser. Om selskapet velger å gjennomføre faste omdømmeundersøkelser skal dette inngå som en del av leverandørens leveranse. Tilbyder kan benytte en underleverandør til dette. Lederkommunikasjon og internkommunikasjon i tilpasnings/endringsprosesser vil også være en del av ønsket leveranse i avtaleperioden. SIDE 4 AV 11

5 Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Oppstart Bistanden skal påbegynnes september 2015 Tidsrammen for Bistanden Bistanden løper inntil med mulighet for forlengelse 2 år hvor av et år av gangen. Tildeling av opsjon skjer senest og SIDE 5 AV 11

6 Bilag 3 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndigede representanter for partene: For Kunden Navn: Ellen B. Svaheim Stilling: Leder Kommunikasjon Telefon: E-post: ebs@eksportkreditt.no For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell/kjerneteam i forbindelse med utførelsen av Bistanden: Navn Stilling Kompetanseområde E-post Telefon Nøkkelpersonell anses å være svært relevante for tildeling av kontrakt. Eksportkreditt Norge forbeholder seg retten til å terminere avtalen dersom nøkkelpersonell fratrer sine arbeidsforhold eller av andre grunner ikke kan stilles til selskapets disposisjon, se forslag til endringer i den generelle avtaleteksten i bilag 5. SIDE 6 AV 11

7 Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå. Avtalen punkt 4.1 Vederlag Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå av bilag 5. Prisskjema nedenfor skal fylles ut av leverandøren. Leverandøren har anledning til selv å sette forutsetninger for pris oppgitt der informasjonen definert av Eksportkreditt Norge ikke oppleves som tilstrekkelig for å prise tjenesten. Timepris for spesialister som skal benyttes innen særskilte / definerte områder som ikke inngår i anbudet må avtales med oppdragsgiver på forhånd. Vederlag for et hvert oppdrag avtales før oppstart kan påbegynnes. En ved avtalt time omfang, eller annen fastpris. Retainer-avtale, pris oppgis per måned Medietrening, pris pr. årlig trening Beredskapsøvelse, pris pr. årlig øvelse Eventuell oppstartskostnad leverandørforhold/ Eksportkreditt Norge (tilbyder oppgir estimat dersom relevant) Pris eks. mva Pris inkl. mva Timepris for kjerneteam Navn og tittel (kategori) på utførende konsulent(er) - tilbyder oppgir betegnelse Teamleder Rådgiver/konsulent Rådgiver/konsulent Timepris i NOK, eks. mva. Alle priser skal oppgis i norske kroner. SIDE 7 AV 11

8 I forbindelse med «retainer-avtale» legges følgende til grunn: 24/7 reaktiv beredskap for issue management Løpende rådgivning/sparring, primært for kommunikasjonssjef Ad hoc (mindre) innholdsproduksjon og tekstarbeid Medieovervåkning og rapportering/analyse av aktuelle saker Proaktiv og reaktiv mediehåndtering. Anslår 2-3 proaktive PR-fremstøt per måned. Bistand ved kvartalsfremlegging (4x per år, kvalitetssikring rapport, budskap, utarbeidelse PM) Fra Eksportkreditt Norges side er det ønskelig at en retainer-avtale per måned dekker alle løpende rådgivningstjenester. Konkrete produkter (eksempelvis revidering kommunikasjonsstrategi, medietrening, definerte prosjekter, beredskapsøvelse) holdes utenfor retainer-avtale. I forbindelse med årlig medietrening skal følgende legges til grunn: Gjennomføring praktisk trening 2x per år for gruppe à 3 pers. Teoretisk gjennomgang (1 time) samt praktisk (kameratrening), 2 case I forbindelse med årlig beredskapsøvelse skal følgende legges til grunn: Årlig gjennomføring av «table-top» beredskapsøvelse for selskapets beredskapsledelse (8 pers.) Utarbeidelse av case i samarbeid med intern «muldvarp», gjennomføring av øvelse og evaluering anslått aktiv tid med beredskapsledelse: 4-5 timer I forbindelse med oppgitte timespriser kjerneteam skal følgende legges til grunn: Arbeidet skal utføres av de personer som er oppgitt i tilbudet. Dersom det blir behov for å erstatte enkeltpersoner skal ny medarbeider ha minst samme relevante kompetanse og erfaring som den medarbeider som erstattes. Kunden skal godkjenne eventuell utskifting av tilbyders nøkkelpersonell. SIDE 8 AV 11

9 Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt 1.4 Varighet Erstattes med Arbeidet skal påbegynnes og avsluttes i henhold til fremdriftsplanen i bilag 2. Eksportkreditt Norge har ensidig rett til å terminere avtalen med to måneders oppsigelsestid dersom en eller flere nøkkelpersonell fratrer sine arbeidsforhold eller av andre grunner ikke kan stilles til selskapets disposisjon, og tilbyder ikke kan stille med tilfredsstillende erstatter. Med tilfredsstillende erstatter menes en person med minst samme relevante kompetanse og erfaring som den medarbeider som erstattes. Det påhviler Eksportkreditt Norge å vurdere hvorvidt erstatterens kompetanse og erfaring anses for å være tilfredsstillende eller ikke. SIDE 9 AV 11

10 Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalen punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder SIDE 10 AV 11

11 Bilag 7 Tilbyders spesifikasjon av oppdraget Beskrivelse av leverandørens helhetlige oppdragsforståelse Beskrivelse av hvordan leverandøren vil gå frem for å gjennomføre oppdraget med spesiell vekt på planmessig og god gjennomføringsmetodikk Beskrivelse av hvilke konsulenter som tilbys. For hver ressurs skal dessuten følgende dokumenteres i form av cv eller resyme: o Oversikt over utdanning og evt tilleggsutdanning med uteksamineringsår o Beskrivelse av de inntil tre mest relevante oppdrag med referanser o Kort oversikt over nøkkelkompetanse/øvrig erfaring Beskrivelse av fleksibilitet i leveransemodell, samt leverandørens vilje og evne til å gi dette oppdraget høy prioritet SIDE 11 AV 11