Denne fylles ut ved behandling. Journalnummer [Journalnummer] Prosjektnummer [Prosjektnummer] Behandlet av / Prosjekteier [Navn] Utarbeidet av [Navn]

Transkript

1 SLUTTRAPPORT FOR Tiltak 37 og 37.1 Anskaffelse og implementering av felles nasjonalt Forvaltning, Drift og Vedlikeholdssystem (FDV) for MedisinskTeknisk Utstyr (MTU) og BehandlingsHjelpeMidler (BHM) Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer [Prosjektnummer] Behandlet dato [Dato] Beslutning [Godkjent / ikke godkjent] Signatur (prosjekteier) Journalnummer [Journalnummer] Behandlet av / Prosjekteier [Navn] Utarbeidet av [Navn]

2 Innhold 1 Kort oppsummering av prosjektet Oppnåelse av prosjektets mål Prosjektets produkter Prosjektets begrunnelse Nytteeffekter Prosjektets milepæler Oppnåelse av kriterier for avslutning av prosjektet Prosjektets anvendelse av it-politiske føringer fra Digitaliseringsrundskrivet Evaluering av prosjektet Suksessfaktorer Usikkerhet Viktige læringspunkter Vedlegg... 12

3 1 Kort oppsummering av prosjektet De regionale helseforetakene besluttet gjennom AD-møtet i mars 2010 å gjennomføre en nasjonal prosess med målsetning om en felles dataløsning for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av medisinskteknisk utstyr (MTU) og behandlingshjelpemidler (BHM). Oppgaven ble overført til Nasjonal IKT. Etter en kost-/nytte vurdering og en periode med en prosjektleder fra et helseforetak, ble det våren 2012 besluttet å leie inn ekstern prosjektleder for å fullføre anskaffelsen. Fra prosjektet ble det meldt at lite gjenstod før man kunne gå ut med konkurransen, noe som viste seg å ikke stemme. Etter en omfattende prosess hvor konkurransen blant annet ble endret fra en rammeavtale til en felles anskaffelse, ble utlysningen gjennomført sommeren Deretter fulgte kvalifisering, tilbud, forhandlinger og reviderte tilbud før det ble inngått kontrakt med SoftPro Medical Solutions i februar Kontrakten dekker en sentral installasjon og opsjoner for innføring hos det enkelte helseforetak. Universitetssykehuset Nord-Norge HF og helseforetakene i Helse Midt-Norge RHF var piloter og dermed ikke opsjoner. Fra kontraktsinngåelse ble det utlyst et nytt engasjement for prosjektledelse i implementeringsperioden fra april 2014 til ut Samme prosjektleder ble valgt for dette oppdraget. I implementeringsprosjektet ble det etablert tre arbeidsgrupper med bred representasjon fra alle regioner for å spesifisere hvordan det valgte systemet skulle settes opp og hvordan den funksjonaliteten som skulle utvikles skulle være. Disse gruppene jobbet intenst gjennom sommeren frem til oktober 2014 før leverandøren igangsatte sitt utviklingsarbeid og innføringsprosjektene hos pilotene. Siden utviklingen av BHM-funksjonalitet var vesentlig mer omfattende enn for MTU ble pilotene satt i drift med MTU først. Dette skjedde i mars 2015 for Universitetssykehuset Nord-Norge HF og i mai 2015 for helseforetakene i Helse Midt-Norge RHF. Fokus videre i prosjektet var «innsalg» hos de øvrige helseforetakene, samt verifisering av kontraktskravene og ferdigstillelse av funksjonalitet for BHM. Et positivt element med kontraktens utforming var at det har vært veldig viktig for leverandøren å tilfredsstille pilotenes ønsker for å få til innsalget hos de øvrige helseforetakene. Dette medførte at leverandøren utviklet vesentlig mer funksjonalitet enn det kontrakten tilsa, men samtidig fikk ikke kontraktens krav samme fokus i perioden. Resultatet ble at milepælen for godkjenning av leveransen (krav) og idriftsettelse av pilot BHM ble skjøvet på til fordel for å tilfredsstille de ønskene som kom opp underveis. BHM-delen av systemet hos pilotene ble satt i drift i mars 2016, og dermed ble kontraktsmilepælen Leveringsdag godkjent. Den siste kontraktsmilepælen knyttet til verifisering av krav (Installasjonsdag) ble godkjent 21.april Fokuset på kontraktsmilepæler har også blitt balansert mot den kanskje største suksessfaktoren til prosjektet, som er høy grad av ibruktakelse. Arbeidet med å bistå de ulike helseforetakene i sine beslutningsprosesser har vært omfattende og tidkrevende. Pr. august 2016 har Oslo Universitetssykehus HF, Helgelandssykehuset HF og Helse Førde HF kommet i drift i tillegg til Universitetssykehuset Nord-Norge HF og helseforetakene i Helse Midt- Norge RHF som allerede er på plass. Sykehuset Vestfold HF er nesten ferdig og skal i drift i september. Disse utgjør i størrelse til sammen 50 % av sykehusene i Norge. I tillegg har Finnmarkssykehuset HF, Sykehuset Innlandet HF og Sykehuset Telemark HF besluttet å starte etter sommerferien (+10 %). Vestre Viken HF og Sykehuset Østfold HF benytter allerede samme system lokalt og har sagt at de ønsker å konvertere til det nasjonale etter hvert. Det vil utgjøre Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

4 ytterligere 10 %. Stemningen i de øvrige helseforetakene er at spørsmålet ikke lenger er om, men når de skal ta i bruk den nasjonale løsningen. I juni 2015 ble det avholdt et møte for helseregion Vest hvor konklusjonen var at det var ønskelig med en felles regional løsning på samme måte som Midt har implementert. I juni 2016 ble det gjennomført et nytt møte for å legge planer frem mot overgang til Medusa og det jobbes nå med å sette opp en demo/pilot for Vest. I et nasjonalt evalueringsmøte for MTU som ble gjennomført i juni 2015 ble det sagt fra pilotene at erfaringene er meget positive og at ingen har ønsket det gamle systemet tilbake. I mars 2016 ble det avholdt et tilsvarende erfaringsmøte på St. Olavs hospital HF for BHM. Tilbakemeldingene fra møtet var meget positive og bør være et godt grunnlag for at ytterligere helseforetak kommer i gang med egne planer. 2 Oppnåelse av prosjektets mål Fra Prosjektdirektivet heter det: «I systemet vil de Medisinsk Tekniske Avdelingene oppfylle kravene som stilles i Lov og Forskrift om Medisinsk Teknisk Utstyr med å registrere alt utstyr som anskaffes, legge inn dokumentasjon, holde oversikt over plassering og eierskap, planlegge og dokumentere vedlikehold, dokumentere feilsituasjoner, bestille deler og holde oversikt over reservedeler. Innen BHM er utlåns- og logistikkfunksjonalitet viktigst, og siden denne delen inneholder sensitive pasientopplysninger er tilgangsstyring en viktig komponent.» Videre heter det: «dele vedlikeholdsinformasjon for å kunne optimalisere sine vedlikeholdsplaner. Ved anskaffelser er det ønskelig å se erfaringer fra andre HF/regioner på typer utstyr. Fra et styringsperspektiv vil et felles system lettere kunne gi gode beslutningsunderlag i forhold til gjenanskaffelse og investeringer i medisinsk teknisk utstyr med grunnlag i utstyrsparkens alder, teknologi, stabilitet og vedlikeholdskostnader hvor man kan innhente sammenliknbar informasjon på tvers av HF/regioner» Prosjektets mål Grad av oppnåelse Forklaring Virksomhetsmål Tilfredsstille lover og forskrifter til virksomheten. Optimalisere vedlikeholdsplaner Forbedret underlag til anskaffelser. Dette målet er oppnådd i sin helhet. Systemet legger i stor grad til rette for oppnåelse av disse målene. Se tekst over Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

5 Effektmål Effektmål A Deling av jobbhistorikk som gir erfaringsgrunnlag ved reparasjoner. Effektmål B Samarbeid ved re-/nyanskaffelser. Effektmål C Bedre oversikt over utstyrsparken for investeringer. Effektmål D Felles innsyn i hvem som har reservedeler, hvor disse kan kjøpes og til hvilken pris. Resultatmål Resultatmål A1 Lage en infrastruktur som gjør det mulig å dele data. Resultatmål A2 Registrere utstyr likt. Resultatmål B1/C1 Lage en infrastruktur som gjør det mulig å dele data. Resultatmål D1 Lage en infrastruktur som gjør det mulig å dele data, lik bruk av nomenklatur. Resultatmål D2 Registrere utstyr likt. Dette målet er nådd (for de helseforetak som har tatt ibruk systemet). Systemet legger til rette for dette gjennom deling av informasjon. Det er nå mulig å få full oversikt over utstyr på alle nivå (lokalt/regionalt/nasjonalt). Dette målet er nådd (for de helseforetak som har tatt ibruk systemet). Priser deles foreløpig ikke (i påvente av juridiske vurderinger). Dette målet er nådd i sin helhet. Dette har vært en viktig suksessfaktor. Mye er gjort og det vil jobbes videre med dette fremover. Dette målet er nådd i sin helhet. Dette målet er nådd i sin helhet. Samme som A2. Sømløs overgang mellom søk lokalt og nasjonalt. Krever utveksling av beste praksis, tolkning av kodeverk, arbeidsprosesser. Forvaltning av nomenklaturet er nå lagt til forvaltningsrådet. Systemet støtter automatisk utveksling av nye koder. 3 Prosjektets produkter Frem til nå har helseforetakene brukt ulike FDV-løsninger/installasjoner. Dette kombinert med ulik praksis for hvordan det medisinske utstyret forvaltes og tungvint tilgang til slik informasjon, har medført: Lite utveksling av informasjon og praksis Begrenset og upraktisk samarbeid og koordinering på tvers av institusjoner, helseforetak og regioner Kostbar IT-drift Den nye løsningen har hatt som overordnet mål å øke effektiviteten i det enkelte foretak samt å øke pasientsikkerhet og bedre pasientbehandlingen. Med utgangspunkt i at mest mulig informasjon skal deles er det levert en løsning sentralt installert hos norsk helsenett hvor tilgang gis til det enkelte helseforetak. Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

6 I august 2014 inngikk Nasjonal IKT samarbeidet en driftsavtale med Norsk Helsenett på vegne av de regionale helseforetakene. Dette er et avvik fra praksis om at slike avtaler skal tegnes mellom leverandør og hver av de fire helseregionene. Prosjektet har basert seg på at det ligger gevinster i å ha et felles nasjonalt FDV-system. Som et sentralt element i dette ligger det at enkelte oppgaver knyttet til systemet skal utføres nasjonalt i stedet for lokalt for å redusere kostnader, øke kvaliteten på innholdet og rapporter og for å sikre at gevinstene med å dele data på tvers blir ivaretatt. I sin innstilling til forvaltning beskrev derfor styringsgruppen i prosjektet et permanent forvaltningsråd som ønskes etablert i forbindelse med innføringen av det nasjonale systemet. Nasjonal IKT sluttet seg til denne modellen i sitt styringsgruppemøte 5.juni Det lå da til grunn at den permanente finansieringen av forvaltningsrådet skulle skje gjennom et spleiselag mellom regionene. Nasjonal IKT har også gjort en vurdering på om de skulle ta en rolle i forhold til permanent finansiering og organisering av slike forvaltningsråd, men i februar 2015 ble det klart at NIKT ikke skal ha noen slik rolle fremover. I samarbeid med Norsk Helsenett ble det i etterkant skissert flere organiseringsmodeller for forvaltningsrådet. Prosjektets styringsgruppe behandlet alternativene i juni 2015 og konkluderte med en modell hvor Norsk Helsenett er fasilitator for forvaltningsrådet. Oppgavene som skal utføres av forvaltningsrådet er av en slik faglig art at de må utføres av de som arbeider i fagmiljøene. Tanken var da at ressursbehovet skulle dekkes gjennom at Norsk Helsenett leide inn personer fra universitetssykehusene. Denne løsningen viste seg kostbar da det må legges til merverdiavgift både når et helseforetak fakturerer Norsk Helsenett, og når Norsk Helsenett fakturerer de regionale helseforetakene eller helseforetak tilbake. Det siste forslaget ble derfor en mellomregningsmodell hvor innsatsen fra hver region avregnes mot andelen av den samlede finansieringen før de regionale helseforetakene fakturerer restbeløpene mellom seg. Det var et ønske fra styringsgruppen å få på plass en formell beslutning om finansieringsordning for et slikt nasjonalt forvaltningsråd på et høyere nivå enn prosjektet. Etter behandling hos Nasjonal IKT i juni 2013 har saken vært behandlet flere ganger i helseregionene, i RHF AD-møtet og RHF eierdirektørmøtet. 22.august 2016 ble saken behandlet på nytt i AD-møtet, og denne gangen ble det gjort vedtak både på organiseringsmodell og finansieringsmodell. I et utdrag fra vedtaket heter det: «Finansieringen av systemforvaltningen fordeles på samme måte som driftsavtalen med Norsk Helsenett.» «Organiseringen av FDV for MTU og BHM gjøres gjeldende, inntil fremtidig modell for forvaltning av felles nasjonale system er besluttet.» I forhold til organiseringen og nødvendige fagressurser pekes det på Universitetssykehusene på grunn av at de har best kapasitet i sine MTU/BHM-avdelinger. Tanken er at innsatsbidraget fra hver region skal tilnærmet tilsvare størrelsen på regionen. Til sammen er ressursbehovet beregnet til 3,5 årsverk. Norsk Helsenett vil ivareta en fasiliterings-/koordineringsrolle blant disse personene for å sikre fremdrift og at alle oppgaver blir utført innenfor forventede tidsrammer. Norsk Helsenett s fasilitator vil også rapportere til forvaltningsrådets systemeierstyre. Som en kommentar til denne innstillingen skriver Ola Stenseth, direktør Drift i norsk helsenett: Norsk Helsenett takker for tilliten til å ivareta funksjonen for forvaltningsråd og det er en oppgave vi gjerne tar på oss. Vi ser frem til å knytte oss enda nærmere brukermiljøet i den nye tjenesten for Medusa som vi nå drifter. Det bli spennende å følge den nasjonale innføringen i tiden som kommer. Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

7 Norsk Helsenett vil stille til rådighet de ressurser som er nødvendig for å sikre en tilfredsstillende drift og et velfungerende forvaltningsråd. Kostnaden med fasilitering av forvaltningsrådet vil bli fakturert regionene sammen med driftskostnaden. Kontraktsmessig vil dette være et tillegg til den allerede inngåtte driftsavtalen mellom Norsk Helsenett og Nasjonal IKT (på vegne av de regionale helseforetakene og underliggende helseforetak). Organiseringen er tenkt slik: Status i august 2016 er at forvaltningsrådet er i drift med medlemmer fra Oslo Universitetssykehus HF, Helse Bergen HF, St. Olavs hospital HF og Universitetssykehuset i Nord- Norge HF. Norsk Helsenett deltar med sin tjenesteansvarlige, og forvaltningsrådet ledes av Norsk Helsenett's fasilitator. Nasjonal IKT finansierte gjennom prosjektbudsjettet driften av forvaltningsrådet i I konstitueringsmøtet for systemeierstyret i juni 2016 ble det vedtatt at prosjektet går videre med budsjettering av den vedtatte rammen og foretar fakturering uavhengig av den videre behandlingen på høyere nivå. Dette på bakgrunn av at systemeierstyret er oppnevnt på vegne av regionene og de fagmiljøene som skal betale. Uten en slik avklaring på finansiering har det vært vanskelig å få helseforetakene til å prioritere forvaltningsrådsarbeid fremfor lokale oppgaver. Dette har frem til nå vært svært uheldig i forhold til forvaltningen og gevinstuthentingen av dette nasjonale systemet. Kostnadsdelingen for driftskostnadene og forvaltningsrådet er satt til 40/20/20/20 mellom regionene. Flere fordelingsnøkler ble diskutert, og denne ble valgt ut fra at styringsgruppen kjente til at den hadde blitt brukt tidligere. Prosjektets produkter kan oppsummeres i denne tabellen: Produkt Status Kvalitetskrav Ansvarlig for produkt / kvalitet i linjen Felles nasjonalt Forvaltning, Drift og Vedlikeholdssystem (FDV) for MedisinskTeknisk Utstyr (MTU) og BehandlingsHjelpeMidler (BHM). Systemet er anskaffet, implementert og godkjent. Kontraktens krav er godkjent. Det er satt opp en organisering med systemeiere i et hierarki fra lokalt, via regionalt til et nasjonalt systemeierstyre. Drift- og vedlikeholdsavtaler for systemet. Det er inngått vedlikeholdsavtale med system- Vedlikeholdsavtalen var en del av anskaffelsen. Driftsavtalen ble behandlet Systemeierstyret har ansvaret for avtalene. Forvaltningsrådet har Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

8 leverandøren og driftsavtale med norsk helsenett. av prosjektet og styringsgruppen før signering. den løpende kommunikasjonen. Forvaltningsorganisering av systemet. Forvaltningsrådet er etablert, men finansieringsløsning er enda ikke effektuert. Beskrevet i Mandat styre og forvaltningsråd. Systemeierstyret. 4 Prosjektets begrunnelse Det vises til prosjektdirektivene for Tiltak 37 og 37.1 og de foregående kapitlene i forhold til prosjektets begrunnelse. Gevinstene ved felles system og felles drift relaterer seg blant annet til forbedrede muligheter til felles anskaffelser, bedre beslutningsunderlag ved investeringer, tilgang til hverandres vedlikeholdsinformasjon/ deling av beste praksis samt bedre og enklere nasjonal rapportering/analyser ved at informasjonen er samlet på ett sted med felles betegnelser/kategorisering. Prosjektet var et ønske fra fagmiljøet selv. Det begynte med en ide om å skrive en kravspesifikasjon i fellesskap for så å anskaffe hver for seg. Deretter ble det til en felles rammeavtale og så til en felles anskaffelse av et felles system. Som beskrevet tidligere var oppgaven med anbudsunderlag større enn antatt, noe som førte til at anskaffelsen ble utsatt ett år og engasjementet til prosjektleder ble utvidet i flere runder. Siden det ble valgt konkurranse med forhandling tok selve anskaffelsen også lengre tid enn først antatt. Etter anskaffelsen ble det lagt frem et forslag om at det skulle leies inn en prosjektleder også for implementeringen. Dette ble vedtatt i Nasjonal IKT en tidshorisont på knappe 2 år. Innenfor denne perioden skulle systemet implementeres, godkjennes og driftsettes for flest mulig helseforetak. Kostnadsmessig har prosjektet utviklet seg i takt med de valgene som er gjort underveis. Utvidelsen av perioden for anskaffelse må kunne sees på som en overskridelse på grunn av mangelfull grunnlag, mens kostnadene knyttet til kontrakten og implementeringen har vært gjenstand for valg og en ønsket videreføring frem mot prosjektets målsetninger. I ettertid kan man se at det hadde vært ønskelig med en bedre faseinndeling av prosjektet med beslutningspunkter underveis i henhold til for eksempel prosjektmetodikkene Prosjektveiviseren og PRINCE2. Godkjent budsjett Tidspunkt Inkl mva Forberedende fase 2011 og ,- Avtale om prosjektledelse etter utlysning innenfor rammeavtale (innvilget ramme fra NIKT: ,-) mars ,- Tilleggsbevilling for prosjektledelse september ,- Tilleggsbevilling for å dekke utvidet prosjektledelse og kostnader med HINAS desember ,- Tilleggsbevilling til investeringskostnad desember ,- Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

9 Tilleggsbevilling for å utrede forvaltningsorganisering februar ,- Tilleggsbevilling fra PEF 300 timer pluss 3 ukesverk til ekstern konsulent Knut Selliseth mai , ,- Tilleggsbevilling 100 timer ekstra for prosjektledelse juni ,- Tilleggsbevilling tilsvarende ett årsverk for interne ressurser til forvaltning (forvaltningsråd) oktober ,- Vedtatt budsjett for implementeringen var (tatt fra prosjektdirektivet). Disse summene skulle dekke prosjektledelse og reise- og møtekostnader , ,- Total bevilgning ,- Totalt forbruk pr 31. juli ,- Prognose ved prosjektslutt 30. september ,- Det største avviket på kostnader er et underforbruk på prosjektledelse på ca 3 MNOK. Spesielt for implementeringsfasen har behovet ikke vært like stort gjennom perioden som først antatt, og tidkrevende beslutningsprosesser hos helseforetakene og NIKT har gjort at det hadde vært mer fornuftig å sette en lavere stillingsandel og heller forlenge engasjementsperioden. 4.1 Nytteeffekter I rapporten «Kostnyttevurdering for nytt felles system for medisinsk teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler» fra 2011 ble det antatt at disse verdsatte nytteelementene ville være tilstede ved et nytt system: Lavere forvaltningskostnad Lavere driftskostnad Ved stikkprøver så langt har det vist seg at denne antakelsen stemte. Kostnaden for drift og vedlikehold gikk ned etter overgang til nytt system. Rapporten pekte også på ikke-verdsatte nyttevirkninger: Økt pasientsikkerhet Bedre kvalitet på pasientbehandlingen Tidsgevinst pasienter/brukere pga økt tilgang Alle disse punktene peker tilbake til et mer effektivt vedlikehold. Blant de som har bidratt i prosjektet har dette blitt tatt opp flere ganger, og det er en bred enighet om at tilgang til informasjon fra andre helseforetak vil kunne øke effektiviteten lokalt ved at man lærer av hverandre og slipper unødvendig dobbeltarbeid ved å ta utgangspunkt i det andre har gjort før dem. En siste nytteverdi fra rapporten er bedre styringsinformasjon. Dette går på forvalting av utstyr og beslutningsunderlag ved anskaffelser. Med de store verdiene som medisinsk utstyr utgjør vil et bedret beslutningsunderlag ved anskaffelser potensielt kunne gi store gevinster. Denne Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

10 gevinsten må hentes ut av helseforetakenes administrasjon og er ikke knyttet direkte til teknikerne som bruke systemet som sitt arbeidsverktøy. 5 Prosjektets milepæler Fra oppstart for ekstern prosjektleder var planen å inngå kontrakt innen årsskiftet 2012/2013. Dette skjedde ikke før i februar 2014 av årsaker nevnt over. Ved kick off for implementering i april-14 så man for seg en relativt rask innføring med installasjonsdag i august-14 og leveransedag i november-14. Som beskrevet over ble denne planen endret ettersom det ble vurdert viktigere å utvikle mer funksjonalitet før utrulling enn å ta i bruk systemet tidlig. Resultatet ble en lengre forarbeidsperiode og en lengre utviklingsperiode enn antatt, samt en splitting av innføring mellom MTU og BHM. Sluttresultatet ble installasjonsdag i april-16 og leveringsdag i mars Oppnåelse av kriterier for avslutning av prosjektet I Difis prosjektveiviser er det en rekke punkter som skal besvares for å inititere avslutningsfasen (beslutningspunkt 4, BP4) og deretter beslutte avslutning av prosjektet (BP5). Her følger spørsmål og tilhørende svar for BP4: 1. Er prosjektets leveranser i overensstemmelse med definerte resultatmål? Resultatmålene i prosjektet ble justert underveis. Fra å være en nasjonal rammeavtale ble målet endret til å være en felles nasjonal anskaffelse. Dette målet er nådd. 2. Er leveranser dokumentert og levert i henhold til plan? Gjennom en rekke tester og demonstrasjoner er kontraktens krav og leveranser testet og verifisert. Dette ble dokumentert gjennom avkrysning i kravlister. Etter avtale med kunden har fremdriftsplanen blitt justert i flere omganger. 3. Er det noe utestående arbeid som prosjektet skal ha ansvar for å avslutte? I forhold til kontrakten er det ett gjenstående punkt som går på integrasjon mot folkeregisteret gjennom Norsk Helsenett. Denne kan ikke realiseres før tjenesten er tilgjengelig fra Norsk Helsenett. Det vil ikke medføre noen kostnader å få dette på plass da integrasjonen inngikk som en del av leveransen. Saken følges opp av forvaltningsrådet. 4. Oppfatter gevinstansvarlig at de ønskede gevinstene fortsatt er realistiske, og er gevinstrealiseringsplanen gjennomgått og eventuelt oppdatert underveis i gjennomføringsfasen(e)? Dette har vært et nasjonalt prosjekt hvor gevinstene i all hovedsak vil oppstå lokalt. Gevinstansvarlige vil derfor være lokale systemeiere. Gevinstene det siktes mot vil variere noe fra helseforetak til helseforetak avhengig av førsituasjon, størrelse og driftsmodell. Den viktigste årsaken til å endre prosjektet fra å være en rammeavtale til en felles anskaffelse var nettopp å sikre gevinstpotensialet som var antydet med et felles nasjonalt system. 5. Er linjeorganisasjonen klar til å ta i bruk leveransene fra prosjektet og er nødvendig opplæring, brukerdokumentasjon, driftsrutiner osv utarbeidet og gjennomført? Systemet har vært i operativ drift siden mars 2015 i det første helseforetaket. Arbeidsprosesser er under kontinuerlig utvikling og arbeidet koordineres av Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

11 forvaltningsrådet. 6. Er det klart hvem som skal følge opp og rapportere effekter (i henhold til gevinstrealiseringsplan), og til hvem? Det er ikke etablert en felles gevinstrealiseringsplan. Likevel vil gevinster følges opp gjennom de etablerte nasjonale strukturene for forvaltning og systemeierskap. 7. Er det klart hvem som har ansvar for forvaltning og drift, og er nødvendige avtaler inngått? Drift- og vedlikeholdsavtaler er inngått. Forvaltningsorganisering er etablert med et forvaltningsråd og et nasjonalt systemeierstyre. Tilsvarende for BP5: 1. Er utestående arbeid tilfredsstillende lukket og eventuelt akseptert overført til linjen? Kontraktens milepæler er godkjent. Utløsning av opsjoner og gjennomføring av disse er lagt til det enkelte helseforetak og forvaltningsrådet. 2. Er prosjektets hovedresultat (produkt, kost, tid, kvalitet, ressursbruk) dokumentert? Produkt og kvalitet er dokumentert gjennom utfylt kravliste og godkjenningsbrev. Kost og tid er dokumentert i dette dokumentet. 3. Er positive og negative erfaringer dokumentert for erfaringsoverføring? Dette fremgår av kapittel 8 i dette dokumentet. 4. Er prosjektdokumentene forsvarlig arkivert? Prosjektdokumentene er overført til Norsk Helsenett som fasiliterer forvaltningsrådet. 5. Er alle prosjektkontrakter avsluttet? Leveransekontrakten er godkjent og lukket i forhold til hovedleveransen. Opsjonene står åpne. Drift- og vedlikeholdskontraktene er løpende. 6. Er alle relevante interessenter blitt informert om avslutning av prosjektet? Ja. 7. Er gevinstrealiseringsplanen oppdatert? Det er ikke etablert en felles gevinstrealiseringsplan. Likevel vil gevinster følges opp gjennom de etablerte nasjonale strukturene for forvaltning og systemeierskap. 8. Er erfaringslogg oppdatert, avsluttet og lagret? Erfaringer er oppført som en del av innholdet i kapittel 8 7 Prosjektets anvendelse av it-politiske føringer fra Digitaliseringsrundskrivet Prinsipp Den faktiske implementeringen i dette prosjektet Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

12 Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse Innbyggere og bedrifter skal få varsling på SMS og epost. Innbyggere skal få hjelp til å finne frem til, og bruke digitale tjenester Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens arbeidsprosesser og organisering Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester skal samordnes Systemet understøtter at all kommunikasjon kan skje digitalt. Systemet har blitt godt mottatt av brukerne og anses som brukervennlig. N/A. Dette er et fagsystem som ikke skal være tilgjengelig for publikum. Er implementert med single sign on. N/A N/A N/A Systemet er i stor grad tilpasset brukernes arbeidsprosesser og ønsker. Siden BHM-delen inneholder pasientopplysninger har dette vært et spesielt fokus. Sensitive opplysninger er unntatt deling mellom foretakene/regionene og det er implementert separate databaser der sensitiv informasjon er lagret. Systemet vil kunne understøtte nasjonale anskaffelser av utstyr. Til anbudsdokumentene ble det lagt til en rekke krav fra Nasjonal IKT sin rapport om «tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten». Systemet som ble valgt tilfredsstiller disse kravene, noe som er en stor fordel i forhold til integrasjoner og drift. 8 Evaluering av prosjektet 8.1 Suksessfaktorer Suksessfaktorene er beskrevet som en del av læringspunktene under. 8.2 Usikkerhet I en risikoanalyse gjort i anskaffelsesfasen ble det identifisert to større risiki: den ene gikk på utilsiktet deling av sensitiv pasientinformasjon. Den ble håndtert gjennom å stille en rekke sikkerhetskrav i forespørselen. Det andre risikoelementet var knyttet til å ikke få sammenliknbare data selv om man benyttet samme system. Dette har det blitt jobbet med på flere fronter. Eksempler er felles kategorisering, felles kodeverk, obligatoriske felt og at forvaltningsrådet skal jobbe med beste praksis som en kontinuerlig oppgave. Et eksempel på en utfordring i denne sammenhengen er bruk av priser. Helseforetakene har hatt forskjellig praksis i forhold til registrering av priser, dette være seg priser estimert ut fra samlepris, antatt gjenkjøpskostnad, pris på anlegg og null for underliggende utstyr osv. Uten kunnskap om hvilke prinsipp som ligger til grunn kan dette føre til misvisende sammenlikninger. Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

13 8.3 Viktige læringspunkter Som en del av sluttrapporten har prosjektleder her oppsummert noen læringspunkter fra de 4 årene han har deltatt i prosjektet: Ekstern prosjektleder I et slikt nasjonalt prosjekt er det viktig at noen sitter med ansvaret for å hele tiden drive prosjektet videre og som ikke er fullt beskjeftiget med andre oppgaver fra før. I dette prosjektet har det i tillegg vært nyttig med en uavhengig prosjektleder for å skape tillit i alle miljøer til de valgene som er gjort nasjonalt. Optimistisk tidsplan Det har hele veien blitt lagt tidsplaner som har blitt forskjøvet. På en side kan man si at dette tyder på at planene ikke har vært gode/realistiske, men på den andre siden har de fungert som et middel for å drive prosjektet videre. Uten optimistiske fremdriftsplaner har sannsynligvis prosjektet tatt lengre tid totalt sett da oppgavene ikke ville fått like mye prioritet mellom milepælene. Ressurstilgang, spesielt IKT Dette prosjektet oppstod på bakgrunn av et behov i fagmiljøet. I en lengre periode gikk fremdriften tregt i forhold til å lage kravspesifikasjon, og arbeidet ble stort sett utført i møter. Dette er en klassisk problemstilling der det benyttes fagressurser som ikke er fristilt sine øvrige oppgaver. Mot slutten av kravspesifikasjonsperioden kom behovet for deltakelse fra IKT opp siden man ønsket å få med krav knyttet til sikkerhet, teknologi, integrasjoner og drift. Å få med IKTressurser viste seg meget vanskelig da prosjektet ikke hadde fulgt den vanlige saksgangen i regionene med søknad, prioritering og vedtak hos IKT-selskapene der. Det var derfor ikke satt av ressurser til prosjektet, og eierskapet var heller ikke plassert til en region siden prosjektet var nasjonalt. Prosjektet klarte likevel å få med noen IKT-ressurser i de viktigste fasene, men dette ble det brukt unødvendig mye tid på å få til. De lokale innføringsprosjektene har slitt med det samme og det har delvis vært årsaken til forsinkelser. Tvang versus frivillighet, kostnadsdeling av drift fra start Et av de store spørsmålene i prosjektet var om innføring av det felles systemet skulle være frivillig eller ikke. Deltakerne i prosjektgruppen var stort sett innstilt på at innføring skulle være obligatorisk, men det viste seg umulig å få til en slik beslutning nasjonalt. Om ikke annet så er det uklart hvilket organ som kan ta en slik beslutning. Det viktigste grepet som ble gjort i denne sammenhengen var at alle uansett skulle være med å betale driftskostnadene fra dag en. Denne kostnaden er så godt som uavhengig av hvor mange HF som bruker systemet, og hvis de første som tok systemet i bruk måtte betale denne kostnaden alene ville ingen tatt denne byrden. Slik det er nå må helseforetakene som ikke bytter til nasjonalt system dekke driftskostnaden for to systemer parallelt, noe som er et sterkt incentiv for å bytte. Mange krav, eierskap, trygghet I et nasjonalt prosjekt vil det naturlig oppstå en utrygghet for deltakerne fordi man gir fra seg den kontrollen man ville hatt i et lokalt prosjekt. I dette prosjekt som i andre medførte det at antallet innmeldte krav ble stort. For å skape trygghet og eierskap til anskaffelsen ble nesten alle kravene tatt inn i forespørselen. For å unngå at dette skulle være kostnadsdrivende ble det gjort to grep: Hele kravspesifikasjonen ble sendt ut til alle leverandører som meldte seg på Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

14 dialogkonferansen hvor vi ba om at de måtte melde tilbake hvis det fantes kostnadsdrivende krav. Det andre grepet var å vekte et fåtall av kravene høyt slik at mange av kravene hadde lite uttelling i evalueringen. Beslutningsveier Å få fattet beslutninger i denne nasjonale anskaffelsen har vist seg svært vanskelig. Nasjonal IKT har vært oppdragsgiver for prosjektet, men det har ikke vært klart underveis hvem som kan inngå kontrakt på vegne av alle regionale helseforetak (det ble Nasjonal IKT til slutt) og hvem som vedtar forvaltningsmodellen og godkjenner de permanente kostandene denne medfører. Å finne beslutningsveier har påvirker prosjektets fremdrift i flere omganger. Norsk Helsenett sin rolle Da det ble klart at det skulle anskaffes et felles system installert og driftet sentralt pekte prosjektet raskt på at Norsk Helsenett var den naturlige aktøren for dette. For å få dette inn som en føring i anbudsforespørselen ba prosjektet tidlig om en beslutning på dette, noe prosjektet ikke fikk. Styringsgruppen i Nasjonal IKT ville holde alternativene med å bruke en av de regionale IT-selskapene åpne. Etter kontraktsignering ble denne problemstillingen på nytt tatt opp, og det var bare Helse Vest IKT som kom med en prisantydning i tillegg til Norsk Helsenett. Prosjektet ser ikke at det tilførte prosjektet noen verdi å vente med denne beslutningen. Kost nytte og forankring av gevinster Som beskrevet over ble det utarbeidet en rapport for Nasjonal IKT som beskrev kostnytteverdien av et nytt system. Dette fremstår som en noe teoretisk øvelse som fagmiljøene hadde relativt lite innsikt og eierskap til. Det er ikke slik at de ikke tror at systemet vil gi store gevinster, men det er en utfordring at de ikke føler eierskap til de konkrete tallfestede gevinstene som kom ut av rapporten. HINAS HINAS ble tidlig engasjert i anskaffelsesprosjektet for å bistå med det anskaffelsestekniske. Utfordringen var at HINAS da ikke hadde gjennomført denne typen anskaffelser tidligere. Prosjektet måtte derfor i sluttfasen av utarbeidelsen av forespørselen skaffe tilveie annen bistand for å få alle bilagene på plass. HINAS gjorde likevel en solid jobb i forhold til å sette opp evalueringsmodellen og samle evalueringsresultatene i en scoringsmodell. Piloter og incentiver i opsjoner For at kontrakten skulle være attraktiv i markedet var det viktig at det lå noen helseforetak i avtalen som helt sikkert skulle bruke systemet. At Universitetssykehuset Nord-Norge HF og helseforetakene i Helse Midt-Norge RHF sa seg villig til å ta denne rollen var dermed viktig både for konkurransen og for gjennomføringen. Selv om det fra noen hold var et ønske om at «vellykket pilot» skulle ligge som et kontraktsfestet evalueringspunkt for å gå videre ble dette ikke tatt inn i kontrakten. Incentivene for leverandøren for å gjøre pilotene fornøyde har likevel vært meget sterk siden de øvrige helseforetakene har lyttet til pilotene før de har vedtatt sine egne innføringsprosjekt. 9 Vedlegg 1. Prosjektdirektivet for anskaffelsen 2. Prosjektdirektivet for implementeringen Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14

15 3. Kostnyttevurdering for nytt felles system for medisinsk teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler 4. Mandat styre og forvaltningsråd Felles nasjonalt FDV-system for MTU og BHM 17.august / 14