STORDAL KOMMUNE. MØTEINNKALLING FOR Formannskapet

Transkript

1 STORDAL KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR Formannskapet Møtedato: Møtestad: Kommunestyresalen Møtetid: Kl. 16:30 - Merk Tida Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf , slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemer møter etter nærare innkalling. Dokument som ikkje er tilsende, kan du få kopi av på rådhuset. Dokument som ikkje er offentlege, vil bli utsendt i eigen konvolutt. Sakliste Sak nr. Innhald: Side 053/11 Godkjenning av møteprotokoll - møte i 1 Formannskapet den 11.mai /11 Utbygging Stordal skule - val av entreprenør /11 Utbygging Stordal skule fullfinansiering av prosjektet 21 Ev. andre saker som måtte komme til. Stordal kommune, den 20.mai 2011 Charles Tøsse Ordførar Lars Joranger rådmann

2

3 STORDAL KOMMUNE SAKSPAPIR GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Endeleg vedtaksorgan: Formannskapet Saksansvarleg.: Randi Holmen Vestre Arkiv: Objekt: Møte-, FE-033 Arkivsaksnummer 11/596 SAKSGANG Saksnr Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksbehandlar 053/11 Formannskapet RHV Godkjenning av møteprotokoll - møte i Formannskapet den 11.mai 2011 Vedlegg i saka: Nr. Tittel 1 FS FRAMLEGG TIL VEDTAK: Møteprotokollen frå møte den vert godkjent slik den ligg føre.

4 STORDAL KOMMUNE SAKSPAPIR Endeleg vedtaksorgan: Kommunestyret Saksansvarleg.: Stig Arne Busengdal Arkiv: FE-614, FA- A00 Objekt: Arkivsaksnummer 09/970 SAKSGANG Saksnr Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksbehandlar 025/11 Byggenemnd kommunale bygg SAB 054/11 Formannskapet SAB 018/11 Kommunestyret SAB Utbygging Stordal skule - val av entreprenør. Nr. Tittel 1 Situsjonskart tiltotalentreprise-med bygning merka A,B,C.pdf 2 Dok Oppnemning av evalueringsgruppe i samband med tilbydarar - byggeprosjektet Stordal skule.doc 3 Åpningsprotokoll Stordal skule.pdf 4 Dok 86 - Stordal skule evaluering av tilbod - merknadsfrist.doc 5 Evalueringsskjema Totalentreprise Stordal Skule.xls 6 Stordal skule - budsjett pdf 7 Framdriftsplan ombygging/påbygging Stordal skule Vedlegg i saka til handsaming i Byggenemnda: -situasjonskart til totalentreprise med bygning merka A, B og C. -kunngjering i Doffin. Totalentreprise. -påmeldte entreprenørar -oppnemnt evalueringsgruppe -innkomne tilbod/opningsprotokoll -evaluering av tilbod -merknadsfrist -budsjettforslag -revidert framdriftsplan pr Andre saksdokument (ikkje vedlagt): -tilbodsdokument totalentreprise -innkomne tilbod -sjekkliste innkomne tilbod -anskaffelsesprotokoll.

5 Saksopplysningar/vurderingar: Tilbodsdokument utarbeidd av Arc-Ess AS vart kunngjort i Doffin som totalentreprise den Frist for forespørsel om utlevering av dokument var sett til Innan fristen var 8 firma påmeldt i konkurransen, jf liste over påmeldte entreprenørar. Innan tilbodsfristen onsdag den 04.mai 2011 kl hadde følgjande 3 firma levert tilbod: 1. Rask Bygg AS, 6250 Stordal 2. Hellesylt Trevare AS, 6218 Hellesylt 3. Christie & Opsahl AS, Sofus Jørgensensveg Molde. Ein viser elles til vedlagte opningsprotokoll av og vedlegg om oppnemnt evalueringsgruppe av Evalueringsgruppa har evaluert innkomne tilbod. Ein viser i den samanheng til vedlagte Evalueringsskjema pris totalentreprise Stordal skule, datert og Evalueringsskjema på evalueringskriterium, datert Evalueringssum frå skjema Evalueringsskjema pris totalentreprise Stordal skule dannar grunnlag for evalueringskriterium i skjema Evalueringsskjema på evalueringskriterium. Det er i dokument for totalentreprise sett 3 evalueringskriterium: 1. Pris vekta 50% 2. Kompetanse nøkkelpersonell vekta 30% 3. Leveringstid vekta 20% Plassering av entreprenør i skjema Evalueringsskjema på evalueringskriterium er gjennomført basert på kalkulert evalueringssum i kvart tilbod samt med vekting av dei 3 evalueringskriteria. Med dette som grunnlag har dei 3 tilbydarane fått plassering såleis: 1. Christie & Opsahl AS 2. Hellesylt Trevare AS 3. Rask Bygg AS. Ved skriv av til tilbydarane er klagefristen på evalueringsrapporten sett til I tilbodskonkurransen er følgjande opsjonar valt/ bedt om pris på: -riving og nybygg 1.etg eksisterande bygning B (over etasjeskillar) tillegg/frådrag -påstøyp bygg B (stipulert til 200 m2) -omtekking tak bygning C -utskifting av vindauge i symjehall -nytt ventilasjonsaggregat for underetasje bygning B -ny heis i bygning B -innbrudd- og adgangskontrollanlegg -etterlysande ledelyssystem I skjema Evalueringsskjema pris totalentreprise Stordal skule er følgjande opsjonar valt: -påstøyp bygg B (stipulert til 200 m2) -omtekking tak bygning C -utskifting av vindauge i symjehall -nytt ventilasjonsaggregat for underetasje bygning B -ny heis i bygning B

6 -innbrudd- og adgangskontrollanlegg Opsjonane riving og nybygg og etterlysande ledelyssystem har evalueringsgruppa valt bort. I skjema budsjettforslag har evalueringsgruppa valt å tilrå følgjande element som nødvendig for å gjennomføre eit best mogleg prosjekt: Uforutsatte kostnader/tilleggsarbeid kr ,- Felleskostnader (tilbodssum) kr ,- Opsjoner kr ,- Utendørs arbeid, dvs. oppgradering av uteområde som ikkje er med i tilbodet kr ,- Påløpne kostnader i prosjektet pr kr ,- Ekstern byggeledelse kr ,- Gebyr (komm. gebyr som byggeskashandsaming mm) kr ,- Inventar og utstyr/skilting kr ,- Leige av brakker til midlertidig skulerom kr ,- Kostnadsramme for gjennomføring av prosjektet kr ,- eks. mva. FRAMLEGG TIL VEDTAK: I. Med visning til evalueringsrapporten datert samt med atterhald om evt. merknader til evalueringsrapporten innan 30.mai 2011 vedtek Stordal kommunestyre å inngå kontraktsforhandlingar med Christie & Opsahl AS. II. Stordal kommunestyre tek forslag til kostnadsramme til gjennomføring av prosjektet til vitande. Behandling i byggenemnda : Byggenemnda utarbeidde nytt framlegg til vedtak i møtet: I. Stordal kommunestyre vedtek å inngå kontraktsforhandlingar med Christie & Opsal A/S basert på deira tilbod datert , med ein kontraktssum på kr ,- + opsjonar på kr ,- II. Kommunestyret tek atterhald om ev. merknader til evalueringsrapporten innan 30.mai Framlegget utarbeidd av byggenemnda i møtet vart samrøystes vedteke. BYGG-025/11 Tilråding til VEDTAK: I. Stordal kommunestyre vedtek å inngå kontraktsforhandlingar med Christie & Opsal A/S basert på deira tilbod datert , med ein kontraktssum på kr ,- + opsjonar på kr ,- II. Kommunestyret tek atterhald om ev. merknader til evalueringsrapporten innan 30.mai 2011.

7 STORDAL KOMMUNE SAKSPAPIR Endeleg vedtaksorgan: Kommunestyret Saksansvarleg.: Lars Joranger Arkiv: FE-251, FA- A20 Objekt: Arkivsaksnummer 11/576 SAKSGANG Saksnr Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksbehandlar 055/11 Formannskapet LJ 019/11 Kommunestyret LJ Utbygging Stordal skule fullfinansiering av prosjektet Vedlegg i saka: Stordal skule Budsjett datert sjå anna sak Andre saksdokument (ikkje vedlagt): K-sak 075/10 - Budsjett 2011 K-sak 074/10 - Økonomiplan Saksopplysningar: Då kommunestyret i K-sak 074/11 handsama Økonomiplanen for perioden vart det gjort slikt samrøystes vedtak: KS-074/10 VEDTAK: Stordal kommunestyre vedtek slik økonomiplan for : 1. Driftsdelen i økonomiplanperioden vert vidareført på same nivå som 2010 sine nettorammer. Endringar i rammer og tenestetilbod vert å vurdere ved kvart årsbudsjett/rullering av Økonomiplanen i perioden. 2. Finansieringane vert finansiert ved låneopptak, etter dei til ei kvar tids gjeldande vilkår. 3. Investeringane i planperioden vert slik: 2011: Skulebygg kr Vegar/bruer kr Heis kommunehuset kr Forprosjektering ny barnehage kr Vatn og avløp Øvre Stordal kr Finansiering: Innanfor finansieringa i Økonomiplanen : Stordalstunet kr

8 Skifte vindu aust Kyrkja kr Vegar bruer kr Kloakkrenseanlegg kr Skulebygg kr : Skulebygg kr Kloakkrenseanlegg kr Vegar bruer kr Kyrkja. Garasje/redskapshus kr : Kloakkrenseanlegg kr Vegar bruer kr Beplanting kyrkjegarden kr Gang- og sykkelsti Øvrebust-Vad kr Dersom planar og fylkeskommunal medverknad tilseier det, kan gang- og sykkelvegen verte framprioritert i høve til Som det går fram av vedtal i K-sak 074/10 har utbygging av Stordal skule ei ramme på totalt kr 25 millionar. Det er no gjennomført anbodskonkurranse. I tillegg til sjølve anbodet vil det kome tilleggskostnader knytt til prosjektering, leige av naudsynt skulebygg/-areal i byggeperioden, uføresette kostnader, opparbeiding og tilplanting av uteområde, inventar m.m. Med bakgrunn i mottekne anbod samt det som vi veit vil kome av tilleggskostnader, vil dei totale byggekostnadene for å få gjennomført prosjektet i tråd med skisseteikningane som låg til grunn for anbodet truleg overstige kr 31 millionar eks. mva. Ein legg då til grunn oppsett av 18. mai 2011 utarbeida av Stig Busengdal og lagt fram for byggenemnda same dag. Dersom ein skal makte å halde seg innafor vedteken kostnadsramme må det skjerast kraftig i dei planane som ligg til grunn for anbodsutlysinga. Alternativet er å auka kostnadsramma med 20 %. Dermed vil kostnadene eks. mva verte totalt kr 30 millionar. Vurdering: Ei auke i kostnadsramma ut over dei alt vedtekne kr 25 mill. vil truleg måtte få som konsekvens at andre prosjekt må setjast på vent. Eventuelt må det realøkonomisk skjerast i tenestetilbodet for å finansiere årlege rente og avdragskostnader. Innafor ei auka ramme på kr 5 millionar ser rådmannen at ein kan bruke av avsette bundne investeringsfond, og dermed unngå låneopptak. Rådmannen ser likevel grunn til å peike på at det frå sentralt hald vert åtvara mot betydeleg renteauke i løpet av 2011 og Det er viktig at ein ved investeringar no tek høgde for dette. Vurderinga her vert utviklinga i innlånsrenta sett i høve til avkastninga på fondsplasseringane av det bunde investeringsfondet. I ei tidleg fase i planlegging av ny skule vart det frå rådmannen signalisert at ein kunne sjå føre seg finansiering av ny skule ved hjelp av låneopptak med kr 15 mill. og å bruke inntil kr 10 mill. av TK-formuen eller av eventuelle sal av andre verdipapir som Stordal kommune har. Det er likevel grunn til å minne om at ein alt i dag nyttar avkastningar frå kapitalfond og TKformua inn i den årlege drifta, og at ein ved å reduser kapitalfonda har mindre reservar til svingingar i finansmarknaden og til reservar i den dagleg drifta. Spørsmålet vert då om det er mogeleg å skjere vesentleg i prosjektet og i tilfelle kvar. Rådmannen har overfor teknisk avdeling ved fleire høve peika på at når ein no har auka opp bemanninga med nesten 50 %, bør ein og freiste å gjennomføre slike byggeprosjekt ved med eigen byggeleiing. Dette åleine vil redusere kostnadene med kr ,-.

9 Prosjektet er planlagt som totalentreprise. Det er likevel lagt inn i budsjettet 10 % til uføresette kostnader og tilleggskostnader. Rådmannen er ev den meining at dette bør haldast innafor 7 % av entreprisekostnadene og dermed reduserast kapitalbehovet med ytterlegare kr ,- Dersom ein også seier seg nøgd med eksisterande heis vil ein kunne redusere kostnadene med enno kr Rådmannen minner om art eksisterande heis er godkjent i høve til dei krav som gjeld i dag, og den har fungert utmerka for skulen sine behov i 8 år. Han bør også kunne brukast vidare. Stordal kommunestyre har gjennom budsjettrevisjon i 2010, samt i komande vedtak om rest- /refinansiering av låneopptak og fondsbruk i anna sak (k-sak 13/11) i møte 25.mai i år lagt best mogleg til rette for ei fullfinansiering av Stordal skule. Spesielt desse to sakene har lagt grunnlaget for at eit låneopptak på inntil kr. 20 million og bruk av bunde investeringsfond med kr. 10 million kan ha dekning i det totale driftsbudsjettet innan finansansvaret. Dette føresett likevel ein rentekompensasjon på størst mogleg del av låneopptaket til skulen, samt at økonomistyringa av prosjektet vert stramt og utan rom for sprekk i høve vedteken løyving som ikkje må overskride kr 30 millionar. Rådmannen minner her om at retningslinene til byggenemnda har klare punkt i høve avvik og melding av avvik! Det er likevel viktig å vere merksam på at reservane til den daglege drifta og til komande svingingar i finansmarknaden innlånsrente og avkastning - vert ytterlegare belasta. Det vil difor vere svært viktig at den daglege drifta innan alle einingane og avdelingane vert i høve vedtekne budsjett og at økonomistyringa vert ytterlegare forbetra i 2011 og framover. Stordal kommune si lånegjeld og driftsmidlar til finansutgifter stig mykje gjennom investeringar i ny skule. Det er difor viktig at både administrasjon og politiske utval har med seg dei seinare års investeringar og komande planlagde investeringar inn i dei årlege budsjettvedtaka og ved vurderingar i høve ev nye investeringsprosjekt. Stordal kommune sin kommuneøkonomi er framleis strukturert og relativt god, samstundes er det svært viktig å ta med seg at den er marginal til å kunne takle store svingingar og overforbruk. Det er difor viktig at alle nye investeringstiltak og driftstiltak i tida framover får ei fullgod og fullverdi finansiering før nye tiltak vert satt i gang. Rådmannen bør få fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fond innanfor den samla investeringsramma, slik at ein får ei best mogleg finansiering av prosjektet i etableringsfasen og seinare etter investeringa er gjennomført. FRAMLEGG TIL VEDTAK: Stordal kommunestyret vedtek ny samla kostnadsramma for prosjektet ombygging/tilbygg Stordal skule til totalt inntil kr 30 millionar pluss meirverdiavgift. Dette vert finansiert slik: 1. Bruk av investeringsfond (TK-verdiane) med inntil kr 10 millionar 2. Låneopptak med inntil kr 30 millionar. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. 3. Meirverdiavgifta på investeringa skal tilbakeførast til prosjektet og inngå som finansiering av meirverdiavgifta i sin heilheit. 4. Budsjett 2011 med tilhøyrande budsjettrevisjonar/saker har innarbeid investeringa på inntil kr. 30 million i ansvarsområde for finans. (samla ansvar 9000) 5. Rådmannen får fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fondsmidlar innanfor vedteken ramme i punkt 1 og 2, basert på best mogleg finansiering.

10 Side 1 av 10