ble det avholdt ordinær generalforsamling 2014 i Beverveien borettslag. 1.3 Valg av 1 andelseier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen

Transkript

1 PROTOKOLL Dato og klokkeslett: kl Sted: I Det Chilenske kulturhus, Veitvetveien 8 ble det avholdt ordinær generalforsamling 2014 i Beverveien borettslag. SAK 1: KONSTITUERING 1.1 Valg av møteleder Som møteleder ble valgt: Henning Hoel 1.2 Valg av sekretær Som sekretær ble valgt: Karianne R. Karadas 1.3 Valg av 1 andelseier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen Valgt ble: Håkon Fotland 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter Antall fremmøtte med stemmerett: 62 Antall fremlagte fullmakter: 7 Totalt: Godkjenning av innkalling Godkjent 1.6 Godkjenning av saksliste Godkjent (sak 5.4 erstattes med valg av valgkomitè) SAK 2: GODKJENNING AV ÅRSOPPGJØRET 2.1 Godkjenning av årsmelding 2013 fra styret Styrets årsmelding for 2013 ble gjennomgått. Godkjent 2.2 Godkjenning av årsregnskapet 2013 Årsregnskap for 2013 ble gjennomgått. Godkjent SAK 3: GODTGJØRELSE TIL STYRET FOR SISTE STYREPERIODE Kr ,- er enstemmig vedtatt i styrehonorar

2 SAK 4: Sak 4.1 ANDRE SAKER Forslag om prosjekt uteområder nytt avfallssystem Generalforsamlingen fattet i 2013 følgende vedtak: Styret får fullmakt til å iverksette og inngå kontrakter for etablering av nytt avfallssystem og uteområder innenfor en kostnadsramme på kr. 4 millioner under forutsetning av tilsagn om tilskudd fra Husbanken på minimum kr. 1,5 millioner. Styret har etter vedtaket med bistand fra prosjekt AS utarbeidet tilbudsbeskrivelse på full oppgradering av uteområdene, helt nytt avfallssystem og i tillegg tatt med dreneringsarbeider rundt trapperomshusene som er nødvendig. Det er innhentet tilbud fra flere leverandører og billigste tilbud gir følgende priser: Total prosjektramme inkludert byggeledelse og uforutsett beregnet til kr ,-. Dersom man trekker ut avfallsbrønnene er total prosjektkostnad kr ,-. Kostnadene ligger vesentlig over estimatene fra generalforsamlingen i 2013, og styret legger derfor saken frem for generalforsamlingen for ny behandling. Husbanken hadde opprinnelig to søknadsfrister i året, og borettslaget søkte innen opprinnelig frist 1. februar. Etter regjeringsskiftet er imidlertid rutinene endret, og ny søknadsfrist er satt til 1. juni. Dette betyr at vi ikke får svar på vår søknad til Husbanken før i sommer, og borettslaget har behov for å inngå kontrakt og starte arbeidene så raskt som mulig. Styret har også søkt Usbls miljøfond om tilskudd til prosjektet, og vi har mottatt bindende tilsagn om kr ,- i støtte. Det vil også bli søkt om tilgjengelighetsmidler fra Oslo kommune når prosjektomfanget er endelig klarlagt. Situasjonen er derfor at man vil motta tilskudd mellom kr ,- og kr. 2,4 mill. Styrets vurdering er at man med stor sannsynlighet vil motta tilskudd også fra husbanken. Dette gir en nettokostnad for prosjektet på mellom kr ,- og kr ,-. Dersom man utelater avfallsbrønner vil total kostnad vil nettokostnad i prosjektet utgjøre mellom kr. kr ,- og ,-. Dersom prosjektet finansieres med låneopptak over 20 år med en rente på 3,7% vil dette utgjøre følgende pr. leilighet: Scenarie / alternativ Prosjektkostnad For leil. pr mnd. For hybler pr mnd. Både uteområder + avfall uten tilskudd fra Husbanken Kr ,- Kr. 254,- Kr. 127,- Både uteområder + avfall med fullt tilskudd fra Husbanken Kr ,- Kr. 180,- Kr. 90,- Kun uteområder uten tilskudd fra Husbanken Kr ,- Kr. 204,- Kr. 102,- Kun uteområder med fullt tilskudd fra Husbanken Kr ,- Kr. 130,- Kr. 65,- Styrets anbefaling er at man vedtar både uteområder og nytt avfallssystem. Prosjektleder Lars Myhrbraathen fra Obos prosjekt stiller på generalforsamlingen for å redegjøre for arbeidene som ligger i tilbudsbeskrivelsen og svare på spørsmål. Styrets forslag til vedtak:

3 Styret får fullmakt til å iverksette og inngå kontrakter for etablering av nytt avfallssystem og uteområder innenfor en kostnadsramme på kr ,-. Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å inngå avtale om opplåning av borettslagets lån med inntil kr ,- med prioritet foran borettsinnskuddene. Enstemmig vedtatt Sak 4.2 Forslag om endring av vedtektene Styret har gjennomgått vedtektene med bakgrunn i erfaringer fra rehabiliteringsprosjektet og spørsmål om vedlikeholdsansvar og behov for presiseringer/avklaringer. Det foreslås etter dette, følgende vedtektsendring fra styret. Endringer i vedtektene krever kvalifisert flertall. Nytt andre ledd i vedtektenes punkt. 4.2 andelseiers vedlikeholdsplikt: "Andelseier har vedlikeholds- og utskiftningsansvaret for terrasser og rekkverk på begge sider". Vedtatt (2 stemmer mot forslaget) Sak 4.3 Forslag om endring av vedtektene Styret foreslår etter innspill fra forretningsfører Usbl følgende ny tekst til slutt i vedtektenes punkt 1.1 for å presisere hvem som tegner firmaet (i tråd med gjeldende firmaattest) Representasjon og fullmakt «To styremedlemmer i fellesskap representerer laget utad og tegner dets navn.» Enstemmig vedtatt Sak 4.4 Forslag om endring av Husordensreglene Borettslaget har i dag husordensregler som ikke er oppdatert etter ny borettslagslov som kom i 2005 (det henvises til leiekontrakter, og leiekonstruksjonen bortfalt ved ny lov). Videre har man et eget regelsett om parkeringsplasser, og deretter har styret i forbindelse med rehabiliteringen vedtatt regler for fasadeendringer. Det fremmes derfor forslag om å samle reglene i et nytt sett med husordensregler som vedtas av generalforsamlingen, slik at det blir lett for andelseierne å finne frem i regelverket. Videre foreslås det enkelte endringer/presiseringer av regelverket. Endringene fremgår som kursiv tekst. Styrets forslag til vedtak: Forslag til nye husordensregler fra styret vedtas av generalforsamlingen. Vedtatt (1 stemme mot forslaget)

4 Sak 4.5 Forslag om endring i borettslagets retningslinjer for fasade PUNKT 4 Retningslinjene fastsatt av styret lyder i dag: 4. Forbud mot etablering av port mot fellesareal Det er ikke tillatt å montere porter for adkomst til fellesareal fra terrasser med rekkverk. Andelseier Håkon Fotland har foreslått følgende endring av bestemmelsen: 4. Port ut mot fellesareal Beboere med terrasser som ønsker å etablere port ut mot fellesområdet kan gjøre dette for egen regning. Porten må ha samme utforming, farge og høyde som øvrig rekkverk. Porten må etableres mellom to nærliggende, vertikale spikerslag så langt som mulig til høyre på terrassen. Styrets innstilling: Styret har også behandlet endringsforslaget i styret og ga følgende begrunnelse for ikke å endre retningslinjene på dette punkt: Uten å redegjøre for inngående om styrebehandlingen kan jeg si at dette var et av spørsmålene som ble mye diskutert i styret da det er hensyn i begge retninger. Dersom det etableres porter på terrassene, vil det medføre behov for trapp pga høydeforskjellene. Dette vil naturligvis variere ettersom hvor det blir etablert trapp, noen steder vil høydeforskjellene være små mens andre steder vil de være vesentlige og også påvirke fasadene og det bygningsmessige mer. Styret fant det vanskelig å ha forskjellige regler for leilighetene, og hvor eventuelt skillelinjene skulle gå, slik at vi falt ned på at man etter en helhetsvurdering ikke tillater noen etablering av porter. Hvorvidt vi har avveiet hensynene riktig og er i tråd med flertallets mening kan være usikkert, men hver enkelt andelseier kan også fremme forslag om endringer av retningslinjene på generalforsamlingen evt. forslag om konkret tillatelse for noen leiligheter. Styret anser at det er gode argumenter både for og mot forslaget, og mener det er riktig at generalforsamlingen avgjør spørsmålet, og fremmer derfor ingen innstilling til forslaget. Vedtatt endring av retningslinjer for fasade punkt 4. (Beboere med terrasser som ønsker å etablere port ut mot fellesområdet kan gjøre dette for egen regning. Porten må ha samme utforming, farge og høyde som øvrig rekkverk. Porten må etableres mellom to nærliggende, vertikale spikerslag så langt som mulig til høyre på terrassen.)

5 Sak 4.6 Forslag om gjenåpning av en del av tidligere gangvei Forslagsstiller: Tove Jahren, Bv 8: Gjenåpning av den nedlagte delen av gangveien fra Beverveien 10 mot Veitvetveien 5-6 meter. Markert med hvit firkant til høyre for midten av bildet. Historikk: De som har bodd her noen år husker at gangveien gikk fra inngangspartiet i Beverveien 10 og direkte til Veitvetveien. Kort sagt ble 5-6 meter av veien nærmest Bv 10 omgjort til grøntareale og veien ble forlenget via en sving ned mellom nr 10 og 12 og ned til Beverveien. Hensikten var å styre trafikken til/fra naboborettslagene mest mulig bort fra boområdet. Folk fra naboborettslagene gikk feststemte foran soveromsvinduene i nr 10 natters tider. Borettslagets egne beboere fikk en løsning med å gå ned langs gavlveggen på nr 10 og så ta en sving inn på den nyanlagte delen av gangveien. Dagens løsning var genial da den ble vedtatt. Begrunnelse for forslaget: Tiden er inne for å legge til rette for at beboerne i nr 8 og 10 skal få et bedre tilbud. Det er ikke tilfredsstillene at travle og eldre beboere med eller uten barnevogn, trillebag eller rullator vises til alternative veier som blir lengre og tyngre. Vi ser på stien som har oppstått på grøntarealet paralellt med den nedlagte delen av veien, at beboerne ønsker en gangveie som går i rett linje til Veitvetveien. Gangveien mellom Veitvetveien og Beverveien er mye brukt. Naboene våre har et etablert gåmønster slik det var tenkt. Beboernes tilbud om å gå ned et par trappetrinn og så ned en alt for bratt bakke er ikke lenger et godt tilbud. Mange vintere har trappetrinnene vært veldig isete pga vann som drypper dit og det har vært mangelfull snømåking og strøing der. Bakken nedenfor trinnene er for bratt. En bekjent gled og slo hodet og måtte på legevakta. Styret har tidligere avslått forslaget med den begrunnelsen at det ikke finnes penger. Snart skal det brukes mange penger på utearealet og fremkommeligheten i borettslaget vil helt klart bli et tema. Vi trenger å få tilbake den nedlagte veistumpen på 5-6 meter slik at vi kan gå i nesten rett linje fra Bv 10 til Veitvetveien. Jeg oppfordrer alle beboerne til å tenke seg inn i situasjonen til de som kan oppnå bedre framkommelighet der vi ferdes flere ganger daglig. Stem med de som kan få bedre forhold! Styrets innstilling: Det er gode argumenter både for og mot en gjenåpning av veien. Styret har behandlet forslaget som styresak, og valgte å ikke fatte vedtak om gjenåpning av veistumpen. Når veien ble fjernet var dette som følge av høy gjennomgangstrafikk i borettslaget som andelseierne ikke ønsket på bakgrunn av den støy det medførte også på nattestid. Styret vurderte at forholdene trolig ikke er endret og at man ved en gjenåpning av veien vil få de samme problemene og at man vil falle tilbake til tidligere gåmønster som beskrevet av forslagsstiller. Det er trolig at en gjenåpning av veien også vil medføre relativt høye kostnader som er ukjente da det ikke er innhentet pris for tiltaket før generalforsamlingens behandling.

6 Vedtatt at det ikke blir gjenåpning av veien. Sak 4.7 Forslag om ETABLERING AV REKKVERK VED BEVERVEIEN 8 Forslagsstiller: Kjell Kvammen, Bv 8: I forbindelse med rehabiliteringen av utearealet for Beverveiens Borettslag, forslår jeg følgende: Settes opp langs veien fra trappehuset,i Beverveien 8, og ned til Beverveien, et rekkverk, slik at en har noe å holde seg i når bakken er glatt, spesielt om vinteren. Ser på dette som en HMS sak. Styrets innstilling: Generalforsamlingen må ta stilling til forslaget, men etter befaring har styret vurdert at det ikke er spesielt stort behov for rekkverk langs denne veien. Forslaget til Kjell Kvammen ble vedtatt. Sak 4.8 Diverse spørsmål/påstander fra 3 andelseiere Styret har mottatt følgende sak til generalforsamlingen. Da det ikke er formulert klare vedtaksforslag og vanskelig å vurdere hensikten med "forslaget", velger styret å gjengi forslaget i sin helhet og deretter gi sine kommentarer/innstilling: Forslag fra Kjetil Slettbakk, Tove Jahren og Slobodan Ranovanovic: ØKONOMIEN ER IKKE GOD. Det er da særdeles viktig for oss som beboere å få bekreftelse på at Borettslaget sin økonomi er blitt / blir forsvarlig disponert. Er det utarbeidet estimat over slutt summen på oppgradering av uteareal søppeltømming og avløp. Bad er en privat sak og mange har allerede utført full rehabilitering. Kan det ventes ytterligere øking av husleien? Det ønskes beskrivelse av utviklingen på styrehonorarer / styrerelaterte utgifter og lønninger fra 2009 (siste fem år ) 1. Oversikt over honorarer og lønn 2. Oversikt over Konsulentbruk. Det har blitt store overskridelser. Kan det gis en troverdig forklaring på dette. 3. Vår forståelse er at beboerne blir feilinformert og at det begås lovbrudd på flere områder ( borettslagsloven skatteloven ) for å gjøre utgift billigst mulig for Borettslaget. Som konsulent og regnskapsfører kan USBL ha et medansvar. Kan tilbud og sluttpris på maling forevises. Var verandaer på bakkeplan priset sammen med hovedentreprisen. Hvis ikke. Hva var totalprisen, og ble disse satt ut på anbud. Hvor mange priser ble innhentet? Styret svarte forslagsstillerne følgende pr e-post: Jeg skriver dette samlet til dere da dere samtlige står som forslagsstillere. Jeg skal forsøke å svare dere på e-post, og så ber jeg om en tilbakemelding på om dere

7 faktisk ønsker å fremme "forslaget" slik det fremgår av e-posten. Styret må da komme med sine kommentarer/innstilling også skriftlig i innkallingen. 1) Vi har innhentet priser på oppgradering av uteområdene, og dette blir presentert for styret på styremøte i førstkommende styremøte. Vi har et tidligere generalforsamlingsvedtak med en kostnadsramme, men har ikke fått avklart tilskudd fra Husbanken enda. Dersom totalprisen blir over rammen i tidligere generalforsamlingsvedtak (noe den trolig blir) vil styret naturligvis behandle dette på en ny generalforsamling før vi kontraherer med entreprenør. 2) Utvikling i styrehonorar Styrehonoraret presiserer i egen linje i regnskapet hvert år, slik at her kan dere selv se på regnskapet for de siste 5 år hvis dere ønsker å se på utviklingen. For egen del er det et krav om at kontrakt som ekstern styreleder trykkes i innkallingen slik at samtlige andelseiere er klar over kostnaden før det er valg på styreleder. 3) Soil-rør. Det er informert både i beboermøte og i innkallingen til beboermøtet om de økonomiske sidene ved en rehabilitering av soil-rørene. Dette blir behandlet som egen sak på generalforsamlingen, hvor også konsekvenser for "husleie"/felleskostnader vil fremgå. Det er generalforsamlingen som må beslutte om rehabiliteringen skal gjennomføres og hvilket alternativ man i tilfelle velger. 4) Utvikling i konsulentbruk Det sies ingenting om hvilken konsulentbruk eller hvilke overskridelser det siktes til. Regnskap for 2013 og budsjett vil bli gjennomgått på generalforsamlingen, og jeg foreslår at dere sender meg spørsmål dere måtte ha til regnskapet når dere får innkallingen slik at vi kan svare godt på dette under generalforsamlingen. 5) Feilinformasjon/lovbrudd Styret er naturligvis av den oppfatning at det ikke foreligger feilinformasjon/lovbrudd, og det er helt umulig å besvare denne type påstander (det vises jo ikke engang til hva man mener er gjort galt). Dersom dere mener dette foregår får dere foreslå valg på andre styremedlemmer som dere har tillitt til, og/eller sette frem forslag om granskning. Det bør da fremgå hvilke disposisjoner/regnskapsår man ønsker gransket og normalt også en kostnadsramme for granskningen (dette koster jo normalt relativt mye). 6) Priser maling svalgangsside Prisen for endring av maling ble kr ,- eks mva. iht tilbud/endringsmelding fra OBE. 7) Verandaer på bakkeplan Dette var ikke priset i hovedentreprisen og ble bestilt som tillegg til denne. Prisen ble kr ,- eks mva iht tilbud/endringsmelding fra OBE. Dette omfatter også en helt annen fundamentering/drenering enn det som var opprinnelig beskrevet (beskrivelsen fra arkitekt var her altfor dårlig). Jeg håper redegjørelsen med dette er tilfredsstillende og at innspillene kan behandles i de saker som fremmes (regnskap, styrehonorar, soil-rør). Hvis dere fortsatt ønsker at "forslaget" skal trykkes i innkallingen ber jeg om en rask tilbakemelding på dette. Forslagsstillerne har etter denne tilbakemeldingen gitt følgende tilbakemelding: Svar på brev fra styret. Forslaget ble innsendt innen tidsfristen for levering. Vi har ikke sett det riktig å endre på det som allerede innsendt,

8 Styret finner det derfor riktig å trykke den opprinnelige saken i sin helhet, selv om vi mener at forslagsstiller ikke har formulerer et konkret forslag til vedtak som kan hjelpe generalforsamlingen å behandle og ta stilling til saken. Det er uklart for styret om forslaget innebærer mistillit mot styret, forslag om granskning eller lignende, men dette må forslagsstillerne gjøre rede for under generalforsamlingen. Styrets forslag til vedtak: Styrets redegjørelse ble ansett som tilfredsstillende. Styrets forslag ble enstemmig vedtatt SAK 5: VALG Følgende styremedlemmer stod på valg: Henning Hoel Siss Merete Hagberg Jonas Andersen Gro Martha Lise Granum 5.1 Valg av leder Valgt ble: Henning Hoel for 2 år. 5.2 Valg av 3 styremedlemmer Valgt ble: Petter H. Nilsen for 2 år. Mona Aaslie Siss Merete Hagberg for 1 år. for 2 år. 5.3 Valg av 2 varamedlemmer Valgt ble: Sandra Mûller Bente Persen

9 Etter generalforsamlingen fikk styret følgende sammensetning: Navn: Adresse: Leder: Henning Hoel Flaengrenda 9, 0953 Oslo Medlem: Christina Olsgaard Medlem: Mona Aaslie Medlem: Petter H. Nilsen Medlem: Siss M. Hagberg Veitvetveien 9, 0596 Oslo Veitvetveien 9, 0596 Oslo Beverveien 2, 0596 Oslo Beverveien 10, 0596 Oslo Vara: Sandra Mûller Beverveien 14, 0596 Oslo Vara: Bente Persen Beverveien 14, 0596 Oslo 5.4 Valg av valgkomité Valgt ble: Andreas Lindrupsen Jan Eriksen Marthe Aulie Henning Hoel /S/ Møteleder Håkon Fotland /S/ Valgt av generalforsamlingen