Kontrollutvalget i Evenes kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Evenes kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag 20. april 2015 kl ved Evenes rådhus. Sakskart Sak 01/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 5. desember 2015 Sak 02/15 Sak 03/15 Sak 04/15 Sak 05/15 Gjennomgang av sakslister fra siste kommunestyremøte i Evenes. Gjennomgang av tilbakemeldinger fra administrasjonen etter vedtak i kontrollutvalgssak 13/14. Regnskap Evenes kommune for 2014 oppfølging status. Gjennomgang regnskap og formål Evenes kraftforsyning som ledd i selskapskontrollen. Sak 06/15 Forvaltningsrevisjonsrapport - Forebygging og oppfølging av sykefravær - Evenes kommune. Sak 07/15 Eventuelt/orienteringer. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail [email protected] eller telefon / Evenes, 11. april 2015 Åse Elvemo Kontrollutvalgets leder Narvik, 11. april 2015 ELU Consult AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/15 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 5. desember 2015 Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra møtet 5. desember 2015

3 Kontrollutvalget i Evenes Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus 5. desember 2014 Fra sak: Til sak: 18/ /2014 Fra kl.: Til kl.: 09:00 11:30 Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) Leif Jørgen Jakobsen Rolf Moholt Ragnar Fronth IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Aina Heimdal FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Hugo Heimgård, økonomisjef Evenes kommune Espen Lund, Hålogaland Revisjon AS, møtte fra sekretariatet ANDRE: Jan Egil Dørum fra KomRev Nord IKS 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Sak 18/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 14. november 2014 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 14. november 2014 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 19/14 Kontrollutvalgets behandling av regnskap for Evenes kommune for Hugo Heimgård var til stede fra administrasjonen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet. Jan Egil Dørum orienterte kort for revisjonens arbeid med revisjon av regnskapet for Kontrollutvalget diskutere saken videre etter at Heimgård hadde forlatt møtet, og ytret seg kritisk til at kommunen ikke hadde klart å avlegge regnskapet før en er nesten ferdig med påfølgende år og således lenge etter fastsatte frister i lov og forskrift. Etter diskusjonene avga kontrollutvalget slik Sak 18/14 til sak 21/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 5. desember 2014 Side 1

4 Kontrollutvalget i Evenes UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2013 godkjennes. 2: Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5 fra KomRev NORD IKS av 3. desember 2014 og vil få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold i sin revisjonsberetning om at ubenyttede midler fra eksterne parter som er gitt til bestemte formål/prosjekt, er avsatt i balansen til bundne driftsfond, uten at det foreligger tilfredsstillende dokumentasjon som bekrefter at disse balansekontoene pr er bundne fond. 2-2: Kontrollutvalget vil videre rette oppmerksomheten mot revisjonens forbehold i revisjonsberetningen om flere tilfeller hvor det er vesentlige avvik mellom avlagt regnskap og budsjett. Kontrollutvalget påpeker at budsjettreguleringer som foretas gjennom året er for å overholde politikernes styringsrett og endringer i forhold til politisk fastsatt budsjett skal fremmes for kommunestyret for godkjenning, slik at budsjettavvik fanges opp og blir politisk behandles tidligst mulig. Kontrollutvalget vil be kommunestyret anmode administrasjonen om å respektere dette for fremtiden, og gi en redegjørelse om den måten dagens rapportering foretas på er formålstjenlig. 2-3: Kontrollutvalget vil også rette oppmerksomheten mot revisjonens forbehold i revisjonsberetningen om at det ikke er redegjort for merforbruk på enkelte områder slik forskrift om årsregnskap og årsberetning krever. 2-4: Kontrollutvalget vil også vise til av det er tatt inn under overskriften andre forhold i revisjonsberetningen at det ikke er foretatt innberetning av økonomisk stønad med kr ,- etter lov om sosiale tjenester. Kontrollutvalget vil kommentere at dette i ytterste konsekvens er foretatt utbetalinger fra kommunen som ikke kommer til skattemyndighetenes kunnskap. 2-5: Kontrollutvalget vil avslutningsvis henlede oppmerksomheten til note nr. 2 til regnskapet for 2013 hvor det fremkommer at kommunen har bokført premieavvik knyttet til pensjoner med totalt kr. 14,482 mill. 2-6: Avslutningsvis vil kontrollutvalget fremheve at det finner det meget kritikkverdig at regnskapet for Evenes kommune for regnskapsåret 2013 ikke kan behandles av kontrollutvalget før 5. desember Dette gjør etter kontrollutvalgets mening at regnskapet ikke kan benyttes som styringsinstrument for kommunen og vanskeliggjør prosessen med budsjettarbeid for nytt år betraktelig. Enstemmig uttalelse. Sak 20/14 Revisjonsbrev nr. 5 årsregnskap 2013 Evenes kommune Kommunerevisor Jan Egil Dørum redegjorde for innholdet i revisjonsbrev nr. 5 fra revisjon som er oversendt som oppfølging etter revisjon av regnskapet for Forholdene i brevet var etter kontrollutvalgets oppfatning tilstrekkelig diskutert og gjennomgått samtidig som en gikk gjennom regnskapet, og det ble fattet slikt VEDTAK: Sak 18/14 til sak 21/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 5. desember 2014 Side 2

5 Kontrollutvalget i Evenes Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning. Videre ber kontrollutvalget administrasjonen gi svar på revisjonsbrev nr. 5. Enstemmig vedtak. Sak 21/14 Eventuelt/orienteringer Det forelå ingen saker under dette punktet. Møtet ble etter dette hevet. Evenes, 5. desember 2014 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg Sak 18/14 til sak 21/14 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 5. desember 2014 Side 3

6 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/15 Sakstittel: Gjennomgang protokoller kommunestyremøter Evenes kommune. Saksopplysninger Kontrollutvalget gjennomgår sakslister fra kommunestyret i Evenes for siste kommunestyremøte(r) og vurderer om det er noen saker som kontrollutvalget ønsker tilbakemelding på oppfølging av vedtak. Kommunestyrets sakspapirer blir ikke sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer, - kontrollutvalget gjennomgår disse elektronisk i møtet. Vedlegg: Ingen.

7 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/15 Sakstittel: Gjennomgang av tilbakemeldinger fra administrasjonen etter vedtak i kontrollutvalgssak 13/14. Saksopplysninger Kontrollutvalget gjennomgikk i sak 13/14 ulike saker behandlet av Evenes kommunestyre og fattet vedtak om å etterspørre administrasjonen om hvordan de aktuelle sakene var fulgt opp av administrasjonen. Det er kommet tilbakemelding fra rådmann Steinar Sørensen ved notat av 22. desember Kontrollutvalget vil gjennomgå og diskutere innholdet i tilbakemeldingene og vurdere om det er noe som ønskes utdypet ytterligere. Vedlegg: Notat fra rådmann av 22. desember 2014 med redegjørelse for de spørsmål kontrollutvalget stilte i vedtak 13/14. Vedtekter Næringsfondet

8 Evenes kommune Rådmannen Kontrollutvalget v/sekretariatet Vår dato: Vår ref: /1 216 Deres dato: Deres ref: Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen Oppfølging av vedtak fattet av kontrollutvalget i møte Det vises til henvendelse hit datert og foreløpig svar i min epost Innledningsvis gjøres oppmerksom på at alle saksdokumenter og protokoller er tilgjengelige fra vår hjemmeside i tilfelle en ønsker å se nærmere på enkelte saker. Kontrollutvalget er også mottaker av disse ved at medlemmene ligger i epostgruppe som mottar innkallinger og møtebøker. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på en rekke saker. Bestillingene er relativt kortfattet, og det er selvsagt en viss mulighet for at det ikke besvares på forhold som kontrollutvalget anser som ønskelig. Undertegnede stiller selvsagt om ønskelig i kontrollutvalgets møte for å utdype og supplere. Gjennomgangen tas i kronologisk rekkefølge: Sak 57/12 Møte Økonomireglement Revidering: Det vises til saksframlegg for bakgrunn for endring av reglementet. Oppdatert reglement: okonomireglement Som tidligere opplyst, ligger alle våre reglementer o.l. på hjemmesiden (Selvbetjening > dokumentarkiv > Vedtekter og reglement). Her er flere reglement som antas å være av interesse for kontrollutvalget. Jeg gjør særlig oppmerksom på reglement for tilsyn og kontroll, hvor jeg tidligere har tatt til orde for at kontrollutvalgets møter bør være åpne med mindre annet er hjemlet o i lov eller forskrift. Jeg benytter denne anledning til å anmode om at kontrollutvalget vurderer dette,

9 Sak 58/12 Møte Utredning oppvekstsenter - Endringer barnehage- og skolestruktur Vedtaket medfører endring i skolestruktur ved at begge skoler ble slått sammen fra skolestart 2013/2014, og er iverksatt. For øvrig pågår fortsatt et arbeid med oppvekstsenter / bygging av ny skole for Evenes. Sak 2/13 Møte Vedtekter for næringsfondet i Evenes kommune Reviderte vedtekter: naeringsfondet-vedtekter Vedlegg: Årsrapporter for næringsfondet for 2011, 2012 og Sak 4/13 Møte Felles legetjeneste ETS ETS medisinske senter Samarbeidsavtale og prosess for etablering av Vedtaket omfatter primært inngåelse av samarbeidsavtale etter koml 28. Felles tjeneste ble etablert sommeren 2014, og det er for tidlig å evaluere denne. Etter samarbeidsavtalen skal evaluering skje etter 2 års drift. Det er jevnlige statusmøter mellom kommunene som fortløpende drøfter forhold med senteret. Sak 53/13 Møte Utredning samarbeid branntjeneste Evenes, Lødingen og Tjeldsund Saken er stilt i bero ettersom Tjeldsund kommune ved sin behandling ikke valgte å slutte seg til foreliggende forslag. Sak 57/13 Møte Regnskap 2012 Avleggelse Kontrollrutiner Saken var fremmet av kontrollutvalget, og vedtak ble fattet i samsvar med vedtak i kontrollutvalget. Sak 5/14 Møte Regnskapsavleggelse - Rutiner Saken var en gjennomgang av status og orientering om pågående tiltak. Vedrørende sak 57/13 og 5/14 vedlegges utskrift av epost av fra regnskapsansvarlig samt kopi av brev av fra undertegnede til enhetene. Sak 11/14 Møte Prosjektstilling som tilskuddsnok Rådmannen har valgt å avvente denne litt, primært fordi vi f.t. ikke har ledige kontorlokaler grunnet flytting av 1 stilling på regnskap og skatt fra Hol til Bogen samt prosjektstilling som folkehelsekoordinator.

10 Prosjektet vurderes fortløpende, og vil bli drøftet med enhetslederne med sikte på å legge noen midler i potten. Dette både for å redusere økonomisk risiko samt skape større oppslutning til tiltaket ved at enhetene i enda større grad etterspør resultater for å «få igjen for pengene». Det tas sikte på utlysning i løpet av første halvår Jeg håper at foranstående og vedlegg er tilstrekkelig for kontrollutvalgets behandling, og er selvsagt til disposisjon for ytterligere informasjon. Med hilsen Steinar Sørensen Rådmann Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikke underskrift. Kopi til: Kontrollutvalgets leder Åse Elvemo

11 Evenes kommune årsrapport næringsfondet 2011 Regnskap Saldo pr kr ,36 Tildeling fra Nordland fylke kr ,00 Konsesjonsavgift (avsatt) kr ,00 Sum nye midler 2011 kr ,00 Nye tilsagn 2011 kr ,00 Utbetalt/brukt 2011 kr ,00 Saldo pr kr ,36 Oversikt søkere/behandling Søker - bedrift Formål Behand. F-sak Søknad Grunnlag/ Søknads- Tilskudd % Utbetalt/ Kv/ungd Kate- dato nr. nr. behov beløp (tilsagn) bruk 2010 flyktn. gori Nye Evenes Hotell AS Div. investeringer /11 1/ ,- 50, ,- x Profilering/markeds- 14/11 2/11 Nye Evenes Hotell AS ,- 40, ,- x føring Evenes Buss AS Div. investeringer /11 3/ ???? ,- 30, , Utvikling av 23/11 4/11 Nordic Corporation AS Avslag 0,00 0, næringavirksomhet Investering forskallingselementer 24/11 5/ Steinbakk Entreprenør ,- 30, , Div investeringer 30/11 6/ ,- Nye Evenes Hotell AS , ,- x utendørs gitt som lån 34/11 7/ ,- Firestop AS Produkttesting , , gitt som lån Firestop AS Inventar og utstyr /11 8/ Se ovenfor ,- 30,0 0, Tyr Eiendom/Nordland Etableringstilskudd 41/11 9/ , , Elementbygg Prosjektutvikling 10/ ,- 50,0 Vedproduksjonsutstyr 42/11 12/ Jack Lambertsen Avslag 0,

12 Eluf Andersen /11 13/ ???? Avslag 0, Dokumentarfilm 56/11 14/11???? Roger Albrigtsen , Intervju Runar Waag Johnsen Etableringstilskudd 57/11 15/ Filmrekvisita m.v. Investeringer 16/ ,0 Tonje Unstad Plateutgivelse /11 17/ Avslag Hilde Birkelund 78/11 18/ Inventar og utstyr m.v Avslag x Fotklinikk (Evenskjær) Sum Det er i 2011 behandlet 14 søknader om støtte fra 12 forskjellige bedrifter/søkere. I 2011 er det gitt 12 tilsagn om støtte på til sammen kr ,- fordelt med kr ,- i tilskudd og kr ,- i lån. Totale utbetalinger/bruk i 2011 beløper seg til kr ,-; hvorav kr. 0,- gjelder vedtak fra 2010 eller tidigere. Hele 5 søknader er avslått. Gjennom de 3 foregående årene ble det gitt tilsagn om støtte i kun 7 saker. Det ble da gitt uttrykk for en viss bekymring for den manglende interessen. For 2011 er situasjonen en helt annen. Strategisk næringsplan: Strategisk næringsplan for ETS-kommunene (Evenes, Tjeldsund og Skånland) ble vedtatt i Planen har ikke vært rullert. De fleste tiltakene i næringsplanen er gjennomført eller uaktuelle i dag. Strategisk næringsplan for hele Ofoten er under utarbeidelse (Ofoten Regionråd). Når det gjelder bruken av næringsfondsmidlene for 2011 er disse i liten grad en oppfølging av strategier og tiltak i næringsplanen. Tiltak rettet mot kvinner og ungdom: 3 av tiltakene/tilsagnene som fikk utbetalt midler i 2011, var spesielt rettet mot kvinner og ungdom. Bogen i Ofoten,

13 Asbjørn Johansen Økonomikonsulent

14 Evenes kommune årsrapport næringsfondet 2012 Regnskap Saldo pr kr ,36 Tildeling fra Nordland fylke kr ,00 Konsesjonsavgift (avsatt) kr ,00 Sum nye midler 2012 kr ,00 Nye tilsagn 2012 kr ,00 Utbetalt/brukt 2012 kr ,00 Saldo pr kr ,36 Oversikt søkere/behandling Søker - bedrift Formål Behand. Saks- Søknad Grunnlag Søknads- Tilskudd % Utbetalt/ Utbet. Rest til Kv./ Kate- dato. nr. nr. Behov beløp (tilsagn) bruk 2012 dato utbet. ungd. gori Filmgården AS Etableringstilskudd 15/ / ,0 Investeringer utstyr 16/ X Nye Evenes Hotell AS Profilering/markedsføring / ,- 40, X Rødberg Hunde- og Hunde- og katte- Kattehotell Pensjonat /12 1/ , X Filmgården AS Diverse utstyr /12 2/ , Firestop AS Markedsføring/ Seminardeltakelse / Avslag Butikkdrift Liland Div. utstyr butikk /12 4/ ???? 50,0 (kjøledisker m.v.) Lån X Evenes Syn- og Mestringssenter Renovering alle bad /12 5/ ???? ?? Jack Lambertsen Vedprod.-utstyr /12 6/ , Evenes Rør AS Etablering samt utstyr m.v /12 7/ Eta.b.til 40, Sum 2012 Tils T

15 Lån L Det er i 2012 behandlet 7 søknader om støtte fra 7 forskjellige bedrifter/søkere. I 2012 er det i alt gitt 6 tilsagn om støtte på til sammen kr ,- fordelt med kr ,- i tilskudd og kr ,- i lån. Totale utbetalinger/bruk i 2009 beløper seg til kr ,-; hvorav kr ,- gjelder vedtak fra søknad er avslått. Strategisk næringsplan: Strategisk næringsplan for ETS-kommunene (Evenes, Tjeldsund og Skånland) ble vedtatt i Planen har ikke vært rullert. De fleste tiltakene i næringsplanen er gjennomført eller uaktuelle i dag. Strategisk næringsplan for hele Ofoten er under utarbeidelse (Ofoten Regionråd). Når det gjelder bruken av næringsfondsmidlene for 2012 er disse i liten grad en oppfølging av strategier og tiltak i næringsplanen. Tiltak rettet mot kvinner og ungdom: 4 av tiltakene som fikk utbetalt midler i 2012 var spesielt rettet mot kvinner og ungdom. Bogen i Ofoten, Asbjørn Johansen økonomikonsulent

16 Evenes kommune årsrapport næringsfondet 2013 Regnskap Saldo pr kr ,36 Tildeling fra Nordland fylke kr ,00 Konsesjonsavgift (avsatt) kr ,00 Sum nye midler 2013 kr ,00 Nye tilsagn 2013 kr ,00 Utbetalt/brukt 2013 kr ,00 Saldo pr kr ,36 I tillegg kommer kr ,-

17 Oversikt søkere/behandling Søker - bedrift Formål Behand. Saks- Søknad Grunnlag Søknads- Tilskudd % Utbetalt/ Utbet. Rest til Kv./ Katebruk utbet. dato. nr. nr. Behov beløp (tilsagn) dato ungd. gori 2013 Evenes Rør AS Etablering samt utstyr m.v /12 7/12 Rødberg Hunde- og Kattehotell Hunde- og katte- Pensjonat Eta.b.til 40, , /12 1/ , , x Nordmo Gård; Evenes Flytebrygger /13 1/ Avslag Rødberg Hunde- og Varmepumpe til Hunde- og katte- Betinget /13 2/ Kattehotell Pensjonatet Avslag 2.603,- Des./13 x Støperi Nord AS Forprosjekt vedr. opprusting av bygg samt ny produksjonslinje /13 3/ , Kjøp av konsulenttjeneste Filmgården AS Prosjektbeskrivelse/ Søknad Innovasjon N /13 4/ , Sum

18 Epost fra Hugo Heimgård til driftsenhetene Som kjent er fristen for avleggelse av kommuneregnskapet 15. februar. Vi har som mål at regnskapet for 2014 skal avlegges innen fristen. For at vi skal få dette til er vi imidlertid avhengig av at alle foretar kontroller og bistår ved avslutning av sine budsjettområder. Vi setter følgende frister vedr. regnskapsavslutningen: Gjennomgang av regnskapet med tanke på feil den korte fristen må dette arbeidet påbegynnes så snart som mulig Av hensyn til Refusjonskrav vedr. interkommunale samarbeid/ andre refusjoner: Sendes over til Edna for fakturering. Hvis det er utgifter vi vet vil komme og som ikke er registrert/anvist må det gjøres anslag på disse. Anvisning av leverandørfakturaer/-bilag som gjelder 2014: Fakturaer som ikke er registrert men som vi vet vil komme må posteres ut fra anslag. Bokføring av internsalg Vi kommer tilbake med påminnelse og nærmere beskrivelse av det enkelte punkt ovenfor. Alle oppfordres til å sette av tid til disse oppgavene i denne perioden. For at vi skal klare dette er vi helt avhengige av at fristene overholdes og at vi ikke skyver på disse. Mvh. Hugo Heimgård Økonomisjef / Økonomiavdelingen for Evenes og Tjeldsund kommuner Postadresse: Postboks 43 Telefon: Bankgiro: E-post: [email protected] Telefaks: Org.nummer: Besøksadresse: Rådhuset, Bergvikveien 11, 8539 Bogen i Ofoten

19 Evenes kommune Rådmannen Enhetene Vår dato: Vår ref: / Deres dato: Deres ref: Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen Regnskapsavslutning 2014 Som kjent er særlig de to siste årsregnskap avlagt langt etter fristen, og vi har som mål å kunne avlegge regnskapet innen fristen som er 15. februar. Dette krever en koordinert innsats fra oss alle sammen. Følgende prosedyrer og frister gjelder, med fortløpende tilbakemelding til undertegnede når dette er utført: 1. Gjennomgang av alle ansvarsområder mht. feil, manglende beløp osv. jf. e-post fra Hugo Heimgård : De som ikke har fått gjort dette bør så snart som mulig ta en gjennomgang av alle poster med tanke på feil mht. art, ansvar og funksjon og manglende inntekter og utgifter (manglende utgiftsposter/ fakturaer kan være bokført på feil ansvar eller vil komme i 2015) beregning/kostnadsfordeling (f.eks. % av lønn) kan bokføres så snart som mulig. Meld fra til undertegnede når denne gjennomgangen er foretatt. 2. Utgående fakturaer vedr. interkommunale og andre samarbeid (avregninger) må være fakturert Inngående fakturaer / refusjonskrav (vedr. interkomm. samarbeid o.l.) må være anvist. Hugo vil komme med en nærmere orientering behandling av faktura som mottas i 2015, men som tilhører regnskapet for Som hovedregel skal varer og tjenester som er bestilt i 2014 belastes dette regnskapet, selv om faktura er datert og mottatt i Om faktura mangler og beløpet er kjent, kan belastning foretas ut fra anslag

20 4. Bokføring av internsalg som ikke er faste beløp, jf. pkt. 1. Meld fra til undertegnede når denne gjennomgangen er foretatt Tilskudd/refusjoner som ikke er mottatt og skal inntektsføres på 2014 må beregnes og bokføres. Eksempel: Tilskudd ressurskrevende tjenester og avregning medfinansiering samhandlingsreformen Jeg er selvsagt kjent med at disse fristene kan oppleves som stramme, men skal vi klare å avlegge regnskapet i rett tid er vi helt avhengige av at alle overholder gitte frister. Med hilsen Steinar Sørensen Rådmann Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikke underskrift.

21 VEDTEKTER FOR NÆRINGSFONDET I EVENES KOMMUNE 1. Hjemmel, kapital og avkastning: Fondskapital er: Årlig konsesjonsavgift Niingen Kraftlag AS Årlige tilskudd fra Nordland fylkeskommune/staten Kommunens egne bevilgninger/avsetninger Fondet skal til enhver tid ha en minimumskapital på kr ,-. Avkastninger: a) Renter og annen avkastning av fondskapitalen tilføres fondet. 2 Støtteformål: a) Det kommunale næringsfondet er et virkemiddel i kommunens arbeid med lokal næringsutvikling med utgangspunkt i lokalmiljøenes forutsetninger og muligheter. b) Fondet skal nyttes til å fremme etablering av ny næringsvirksomhet og til videreutvikling av eksisterende bedrifter med sikte på å trygge bosettingen i Evenes kommune. Støtte fra fondet må ikke føre til at kommunen subsidierer privat næringsdrift. c) Prosjekter som bidrar til bedre sysselsettingsmuligheter for kvinner og ungdom skal prioriteres. 3 Tiltak som kan være relevant å støtte er bl.a.: - Kommunalt nærings-/tiltaksarbeid For eksempel næringsplanlegging, etablereropplæring, samarbeid skole/næringsliv, informasjon og PR-arbeid, IT-prosjekter og begrensede utredninger av betydning for kommunens næringsliv, næringsanalyser, steds- og utviklingsprosjekter samt regionalt samarbeid. - Grunnlagsinvesteringer For eksempel planlegging, erverv og utbygging av næringsområder, boligområder, sentrumsområder samt vann- og kloakkanlegg. Bedriftsutvikling For eksempel etablererstøtte/-stipend, opplæring, produktutvikling, markedsføring, markedsundersøkelse og planlegging, pionerprosjekt/prøveprosjekt herunder prosjekter som bidrar til økt sysselsetting for kvinner og ungdom samt ulike typer av fellestiltak. - Investering i bedrifter For eksempel i utstyr/maskiner ved oppstart og utvidelser/knoppskyting av mindre eksisterende bedrifter (dog ikke kjøretøy). 4 Følgende tiltak kan ikke støttes: - Midlene kan ikke nyttes til garantier for lån til næringsvirksomhet; jfr. kommunelovens Fondsmidlene kan heller ikke nyttes til å tegne kommunale aksjer eller andeler i privat næringsvirksomhet. Det er likevel anledning til å tegne kommunale aksjer i næringsselskap, utleiebygg etc. som kommunen eier sammen med private interessenter.

22 - Det kan ikke gis støtte til gjeldssanering, driftstilskudd til bedrifter, eller til ordinære kommunale oppgaver som for eksempel avlønning av tiltakskonsulent. - Det kan heller ikke gis støtte til virksomheter som mottar betydelige overføringer over statsbudsjettet. - Redskaper innenfor transportvirksomhet/anleggsvirksomhet; for eksempel bil/lastebil/buss, brøyteutstyr, gravemaskiner, traktorer, lastebiler samt redskaper til fiske, landbruk og skogbruk - Etableringer som vil konkurrere med etablert virksomhet i kommunen på en uheldig måte. - Prosjekter som er igangsatt på søknadstidspunktet. Næringsfondsstyret gis anledning å dispensere der opprettholdelse av vilkåret vil virke svært urimelig. 5 Støtteformer/vilkår a) Støtte kan gis som tilskudd og/eller lån (herunder ansvarlige og betingede lån). Maksimal avdragsfrihet er 2 år, og maksimal nedbetalingstid 7 år (2 + 5) b) Samlet tilskudd av midler fra næringsfondet til private næringstiltak skal normalt ikke overstige 30 % av kapitalbehovet. Ved prosjekter av særlig betydning for kvinner/ungdom og ved nyetableringer kan det dog gis inntil 50 % støtte. c) Lån kan gis inntil 50 % av kapitalbehovet. d) Maks. samlet støtte i lån og tilskudd kan ikke overstige 50 %; dog kvinnerettet/tiltak for ungdom og ved nyetableringer inntil 70 %. e) Deltakelse på etablererskolen innvilges tilskudd med 75 % av eksterne kostnader Inntil 75 % av innvilget tilskuddsbeløp kan utbetales forskuddsvis mot fremlegging av faktura el.l. Resterende 25 % utbetales etter dokumentert gjennomført tiltak/prosjekt og mot fremlegg av dokumentasjon på at kostnaden er betalt. 6 Prosjektenes kapitalbehov: a) Kun prosjekter med samlet kapitalbehov under kr ,- kan søke støtte fra næringsfondet. Beløp over anbefales henvist til andre sentrale finansieringsinstitusjoner. 7 Forvaltning av fondet a) Formannskapet fungerer som fondsstyre og gis fullmakt til å disponere fondet innenfor de rammer/ retningslinjer som bestemt av Nordland fylkeskommune og i h.h.t. de kommunale vedtektene. b) Fondsmidlene plasseres på rentebærende konto. Renter av fondskapitalen samt renter og avdrag på lån tilbakeføres fondet. c) Budsjett og regnskap for fondet skal være integrert i kommunens budsjett og regnskap i samsvar med gjeldende forskrifter d) Et mindretall på min. 2 medlemmer kan anke fondsstyrets vedtak inn for kommunestyret. Anken må fremsettes i det aktuelle møtet. e) Det gis ankeadgang for søkende part, og slik anke må fremsettes innen 3uker i h.ht forvaltningslovens bestemmelser. 8 Årsmelding a) Fondsstyret utarbeider hvert år en årsmelding vedr. bruken av fondet. Årsmeldingen forelegges formannskapet til behandling. Årsmeldingen skal inneholde både regnskap,

23 prosjektoversikt og en vurdering av bruken i forhold til mål, strategier og tiltak i næringsplanen. I tillegg skal rapporten inneholde en vurdering av behovet for endrede prioriteringer/retningslinjer for neste års bruk av fondet. *********************

24 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/15 Sakstittel: Regnskap Evenes kommune for 2014 oppfølging status Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å få en oversikt over status for regnskapsavleggelsen for regnskapet for Evenes kommune for 2014 fra administrasjonen og revisjon. Vedlegg: Ingen

25 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/15 Sakstittel: Gjennomgang regnskap og formål Evenes kraftforsyning som ledd i selskapskontrollen. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. I kontrollutvalgssak 15/14 fattet kontrollutvalget vedtak om at sekretariatet skulle innhente offentlig tilgjengelig informasjon om Evenes Kraftforsyning AS i den hensikt at kontrollutvalget ønsket å orientere seg om dette selskapet i sammenheng med selskapskontrollen. Vedlegg: Vedtekter Evenes Kraftforsyning AS (ettersendes) Registerutskrift fra Brønnøysundregistrene for Evenes Kraftforsyning Årsberetning 2013 for Evenes Kraftforsyning

26 Œª ªÆ µæ fi fi ŁŁ æ fi» fifi» fi»» fi»» Łº fi( ( «fi» fi»» º fiæ( (ß ºÆª ƪ ª fi»» Ł fi( ( »»fi»»» غ غ»» غ غ º fi fifi»»fi» ''' fifi»

27 Œª ªÆ µæ Œ Ÿ Õà ŒÀÃÕ Œ à Œfl ÿ ÃÕŒ Ÿ Õà Œ à Ÿ Œ Ãfl ÕŒ Ÿ Õà Œ à Ãß ª ± ß ªÆÊ Œª ÆªÆ ª ± ß ªÆÊ ø ± ±Æ ªÆµ øºê Æ ø ø ± ÆÚÊ ÁÔÏ Á Ï ÔËË Æª ÆÚÊ ø Ò ±Æª øµ ø Ê Õ Œfl à ŒÕ«Ÿ flõ ÏÚ ÎÚÔÁËÁ ±Æƪ øºæúê Õ Æø º ª ª ÌÔ ÓÍÚ ËÚÓ Ï ËÎÌÌ fi Ÿ à ± ªÊ ÔËÎÌ Õ ø ºÊ ±Æ ª Û ± øºæª ªÊ ± ª ª ª µæø Ú ª ËÚ ÌÚÓ Í Ãª ª ± ªÆÊ ÈÍ ÁË ÏË Î ÓÍÚ ËÚÓ Ï Ãª ª øµ ªÆÊ ÈÍ ÁË ÏË ÍÁ ÓÍÚ ËÚÓ Ï Æ ø ø ± ±Æ Ê flµ ª ª µø Õ ª ª ºø ±Ê ÔÏÚÔ ÚÔÁÌÎ ÏÚ ÎÚÔÁËÁ ø ªºªÆÒ øº Úº ƪµ (ÆÊ Ã± ß ª Õ ª º ;ƺ ÔÍÚ ÁÚÓ Ï fl ºªÆ ª ª ÔË ËÎÌÌ fi Ÿ à (º ª ºø ±Ê ÓÈÚ ÁÚÔÁÍÓ ªº ªµ ºø ±Ê ÍÚ ÈÚÓ Ï ÓÍÚ ËÚÓ Ï ªº ªµ ª ª ±Æ ; Ê ; ± (ƪ ± ºÆ ª ª ª ø ª Ù ÓÍÚ ËÚÓ Ï µ ( ª ± ª ª ª ªÆ ± ºÆ ª Ƶ ± ª ± ;Æ ø Æ ø ª ª ªº ºª ª ± ø ª Ƶ ± ª ± µø ßƵª ª µø ª (µ± ± Ú Õª µø ª µø ºÆ ª ª ªÆ ±Æƪ ª ª Æ ªÆÚ Æµ ± ª ÒøÆ Ò ææø ªÊ [ ºÆ ª µæø ªÆµ ± ºÆ ª ºª ÏÚ ÎÚÔÁËÁ ª ª º± ªÆ ª µø ª ª ªÆÚ :Æ µ±ºªê ÌÎÚÔÌ Æ æ ± ø ª ªµ Æ ª ÓÁÚÔ ÚÓ È ± ª ªµ ±Æµ±ºªÊ ÔÎÓ ± ø ª ºª øµ ª ª µø ªÆ ÓÏÚÔ ÚÓ ÔÔ ÔÌÚ ÏÚÓ ÔÎ µ ÔÓÊÎÁ fiæ( (ß ºÆª ƪ ª Õ ºª Ô ø Ì

28 Œª ªÆ µæ Ú Õ:Æ ª ± ß ªÆÊ Œª ÆªÆ ±Æª øµ ƪ ªÆª ÏÚ ÎÚÔÁËÁ Œª ÆªÆ ÔÓÚ ÌÚÔÁÁÎ ªÆ ªÆº ø ƪ ªÆª Õ ª º ª ;Æ Æª µø Ó ÔÌ ÓËÚ ËÚÓ ÔÏ flµ ªµø ø Ê Î Ù ÓÚ ÁÚÔÁÁÈ Õ ßÆªÊ Õ ßƪ ªºªÆÊ fi (Æ øæ ªÆ ª ÿ( ºø ª ª ÌË ËÎÌÌ fi Ÿ à (º ª ºø ±Ê Ì Ú ÔÚÔÁÎÓ ÓÓÚÔ ÚÓ ÔÏ ª ªºªÆÊ Ÿª Æ ª «øæµ Œª ƪ ª ø Õ º ª ª Ô Í ±Æ flû ËÎÌÏ fl øµ ± :ƪ ª (º ª ºø ±Ê ÓÍÚÔÔÚÔÁÈÔ Õ ßƪ ªº ª Ê Õ ø Õ ª º ª µ º Œª ƪ ª ø Ã;Æ øº ª ª ÌÈÈ ±Æ flû ËÎÌÎ Ã[ŒÕÃfl øµ ± :ƪ ª (º ª ºø ±Ê ÓÌÚ ÍÚÔÁËÌ ÿ ºª ø ß ª ª Æø µ ª ª ÔÍÌ Æø µ ËÎÌÏ fl (º ª ºø ±Ê ÍÚÔÔÚÔÁÍÓ (Æ Æ ª º ÿø ª [ ª ª ª ÓÎ ËÎÌÌ fi Ÿ à (º ª ºø ±Ê ÏÚ ÍÚÔÁËÏ øæø ªº ª Ê Õ ª º ÿ( ; Œª ƪ ª ø Ã;Æ øº ª ª ÏÓÌ ±Æ flû ËÎÌÎ Ã[ŒÕÃfl øµ ± :ƪ ª (º ª ºø ±Ê ÌÚÔÔÚÔÁÈÔ Õ ª ª ª Ʊ ª ª ÔËÏ ËÎÌÏ fl (º ª ºø ±Ê ÔËÚ ÏÚÔÁÍ Œª ƪ ª ø ±Æ flû øµ ± :ƪ ª fi (Æ [ ª øæ ª Œª ƪ ª ø ÔÌÚ ÏÚÓ ÔÎ µ ÔÓÊÎÁ fiæ( (ß ºÆª ƪ ª Õ ºª Ó ø Ì

29 Œª ªÆ µæ ª Ʊ ª ª ÓÏÎ ±Æ flû ËÎÌÏ fl øµ ± :ƪ ª (º ª ºø ±Ê Ô Ú ÌÚÔÁÍÎ Õ ª ªÆº Õ ±Æª ª µæ±µª Ï ËÎÌÏ fl (º ª ºø ±Ê ÓÍÚ ËÚÔÁÏÁ ± ª øæ ª ª ª Ô Á ËÎÌÌ fi Ÿ à (º ª ºø ±Ê ÔÚ ËÚÔÁÎÁ Õ ø ÆÊ ø ªºªÆ ± ßƪ ªºªÆ ÓÍÚ ËÚÓ Ï ª ª µø Ú Ã± ßƪ ªº ª ªÆ ± ºø ªºªÆ ª ª µø Ú Œª ±ÆÊ Ÿ±ºµ ª ƪ ± ª µø ÔÈÚÔÓÚÓ Ë Æ ø ø ± ªÆ ÁË Ï Ï ÓÈÈ ÿœÿ Œ Õ flõ øæ ƪ ª (Æ ª ª ª Ôfl ÁÏ Í ÿflœõãfl ; ±Æ Ê fi±µ ; ÔÓÚ ÌÚÔÁÁÎ «Õ Ÿ Œ Œ Õ ÿ ÃÊ Æ ø ø ± ÆÚÊ ÁÈÔ ÈÏË ËÈ Ã ªÆ ææ µ ø Òø ºª Û æª ª ª ªÊ Õ Œfl à ŒÕ«Ÿ flõ ÓÁÚ ËÚÔÁÁÈ fiª ª ª øºæúê Õ Æø º ª ª ÌÔ ËÎÌÌ fi Ÿ à ÓÍÚ ËÚÓ Ï :Æ µ±ºªê ÌÎÚÔÌ Æ æ ± ø ª ªµ Æ ª ÓÁÚÔ ÚÓ È ÔÌÚ ÏÚÓ ÔÎ µ ÔÓÊÎÁ fiæ( (ß ºÆª ƪ ª Õ ºª Ì ø Ì

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48 Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/15 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsrapport - Forebygging og oppfølging av sykefravær - Evenes kommune Saksopplysninger Vedlegg: Kontrollutvalget i Evenes har bestilt forvaltningsrevisjon fra KomRev NORD IKS under tittelen «Forebygging og oppfølging av sykefravær - Evenes kommune». Forvaltningsrevisjonsrapporten for dette oppdraget foreligger nå og fremmes for kontrollutvalget for videre behandling. Oversendelsesbrev endelig rapport forvaltningsrevisjonsprosjekt - Forebygging og oppfølging av sykefravær - i Evenes kommune Forvaltningsrevisjonsrapport - Forebygging og oppfølging av sykefravær - Evenes kommune NB! Forvaltningsrevisjonsrapporten deles ut i møtet i innbundet form til alle kontrollutvalgsmedlemmene.

49 KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD ELU Consult AS Dronningens gate Narvik Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Telefon: Dato: 1u/TSIR Truls Siri / [email protected] OVERSENDELSE AV RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET FOREBYGGING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR I EVENES KOMMUNE Vedlagt oversendes for behandling i kontrollutvalget revisjonens rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjektet «Forebygging og oppfølging av sykefravær». Trykte eksemplarer av rapporten vil bli ettersendt. Med hilsen Truls Siri e.f. Forvaltningsrevisor og prosjektleder Kopi: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen Evenes kommune v/rådmann Steinar Sørensen Evenes kommune v/personal- og økonomikonsulent Stig Ørjan Haugen Besøks- og postadresse: Avdelingskontor: Telefon: Organisasjonsnummer: Sjøgt HARSTAD [email protected] Tromsø, Finnsnes, Narvik, Sortland, Storslett

50 FORVALTNINGSREVISJON Forebygging og oppfølging av sykefravær Evenes kommune Rapport 2015

51

52 Forord På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i Evenes kommune har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon av kommunens arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. Kontrollutvalgets plikt til å påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres, følger av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 4. Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet overfor Evenes kommune, jf., kommuneloven 79 og revisjonsforskriften 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. KomRev NORD og Evenes kommune v/personal- og økonomikonsulent hadde oppstartsmøte for prosjektet den I ettertid har revisjonen hatt løpende kontakt med personal- og økonomikonsulenten, og vi har opplevd dialogen som konstruktiv og god. Vi benytter anledningen til å takke Evenes kommune for samarbeidet.

53 Sammendrag Revisjonens undersøkelser viser at Evenes kommune fører statistikk over sykefraværet i kommunens enheter og sektorer slik de er pliktig etter folketrygdloven Statistikken viser at kommunens samlede sykefravær gikk ned fra 10,2 % i 2012 til 9,1 % i Undersøkelsene viser at Evenes kommune har utarbeidet og dokumentert HMS-system der virksomhetens organisering, ansvars-, oppgave og myndighetsfordeling i HMS-arbeidet fremgår. Kommunen har utarbeidet planer og gjennomført tiltak som er forebyggende, men revisjonen finner at det i kommunens enheter i liten grad har vært gjennomført risikovurderinger. Ifølge personal- og økonomikonsulenten vil kommunen implementere ROS-analyser. Det fremgår videre av våre undersøkelser at Evenes kommune gjør sine arbeidstakere kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, men at det er forbedringspotensial når det gjelder å gi de ansatte nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. HMS-systemet legger til grunn at alle ledere med personalansvar skal ha nødvendig HMS-kompetanse og våre funn viser at alle ledere har gjennomført 40-timers HMSkurs. Evenes kommune har inngått avtale med Narvik Bedriftshelsetjeneste, og kommunen har ved en rekke anledninger innhentet sakkyndig bistand. Videre tilsier våre undersøkelser at kommunen ved de fleste enheter har planlagt eller gjennomført tiltak for å fremme fysisk aktivitet. Vi konkluderer med at Evenes kommune i stor grad oppfyller sin plikt til systematisk arbeid med forebygging av sykefravær. Evenes kommune har gjennomført en rekke tiltak for at arbeidstakere som har fått redusert arbeidsevne, skal få kunne beholde eller få passende arbeid. IA-handlingsplanen beskriver blant annet målsettinger og tiltak når det gjelder inkluderende arbeidsliv, og handlingsplanen redegjør for tilrettelegging for personer med redusert funksjonsevne. Evenes kommune har videre dokumentert å ha gjennomført ulike former for tilrettelegging og omplassering av arbeidstaker. Fra NAV har kommunen fått tilretteleggingstilskudd, og bedriftshelsetjenesten har vært brukt i forbindelse med individuell tilrettelegging for arbeidstakere. Våre undersøkelser av kommunens arbeid med oppfølgingsplaner og dialogmøter viser at kommunen med få unntak oppfyller regelverkets krav. Avvikene som ble avdekket, var at èn av syv oppfølgingsplaner var utarbeidet to uker etter fristen på fire uker samt at det i èn sak var sendt innkalling til dialogmøte halvannen uke etter fristen. Vi konkluderer med at Evenes kommune i all hovedsak oppfyller sin plikt til systematisk arbeid med oppfølging av sykefravær. Revisjonens samlede konklusjon er at Evenes kommune i hovedsak oppfyller plikten til systematisk arbeid med forebygging og oppfølging for å redusere sykefraværet blant de ansatte Finnsnes, Tone Steffensen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Truls Siri Prosjektleder, forvaltningsrevisor

54 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Problemstilling Problemstilling 2 og QuestBack ORGANISERING AV EVENES KOMMUNE OMFANGET OG UTVIKLINGEN I SYKEFRAVÆRET Sykefraværsstatistikk FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR Oversikt over organisering og HMS-arbeid ROS-analyse, planer og tiltak Informasjon, opplæring og kompetanse Bedriftshelsetjeneste og sakkyndig bistand Tilbud om fysisk aktivitet Konklusjon OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR Tiltak for arbeidstakere med redusert arbeidsevne Oppfølgingsplan og dialogmøte Konklusjon OPPSUMMERING OG SAMLET KONKLUSJON HØRING REFERANSER... 29

55

56 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 1 INNLEDNING Evenes kommunes kontrollutvalg vedtok i sak 03/13 å bestille en undersøkelse av kommunens arbeid med å redusere sykefraværet. Revisjonens forslag til prosjektskisse ble vedtatt i kontrollutvalgets møte den (sak 09/14) med tilføyelse om at revisjonen burde intervjue utvalgte ansatte i spesielt relevante posisjoner/stillinger «på et bredt grunnlag, herunder ledelse, mellomledere og tillitsvalgte». Kontrollutvalgets formål med forvaltningsrevisjonsprosjektet er å undersøke om det er iverksatt tiltak i kommunen for å redusere sykefraværet og om eventuelle slike tiltak er hensiktsmessige for å kunne bidra til redusert sykefravær, herunder om arbeidet i kommunens AMU bidrar til denne målsetningen. Videre ønsket kontrollutvalget å få vurdert hvorvidt kommunen kan legge bedre til rette for at de ansatte skal kunne stå i arbeid og redusere sykefraværet samt få en gjennomgang av samarbeidet mellom kommunen og NAV og en vurdering av om det bør legges opp til tiltak for å styrke dette samarbeidet. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger På bakgrunn av kontrollutvalgets formål med bestillingen har vi utarbeidet følgende hovedproblemstilling for våre undersøkelser: Oppfyller Evenes kommune plikten til systematisk arbeid med forebygging og oppfølging for å redusere sykefraværet blant ansatte? For å besvare denne hovedproblemstillingen har vi utarbeidet følgende underproblemstillinger: 1. Hvordan har omfanget og utviklingen av sykefraværet i kommunen vært de siste tre årene og oppfyller kommunen sin plikt med å føre statistikk over sykefraværet? 2. Oppfyller kommunen sin plikt til systematisk arbeid med forebygging av sykefravær? 3. Oppfyller kommunen sin plikt til systematisk arbeid med oppfølging av sykefravær? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis på det reviderte området skal vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene til forvaltningsrevisjon av kommunens arbeid med reduksjon og oppfølging av sykefravær har vi utledet fra følgende kilder: Lov av nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Lov av nr. 19 om folketrygden (folketrygdloven) Ot.prp. nr. 6 ( ) Om lov om endring i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven (tilrettelegging for og oppfølging av sykmeldte mv.) Ot.prp.nr. 49 ( ) Om lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Prop.102 L ( ) Endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven (forenkling av regelverket om oppfølging av sykmeldte arbeidstakere) Side: 2

57 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær I problemstilling 1 vil vi presentere omfanget og utviklingen av sykefraværet i Evenes kommune de siste tre årene ( ). Kommunen har plikt etter folketrygdloven 25-2 første ledd, om å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Vi utleder følgende revisjonskriterium for å svare på problemstilling 1: Evenes kommune skal føre statistikk over sykefraværet Revisjonskriteriene til problemstilling 2 er utledet fra arbeidsmiljøloven (aml) 3-1 første og andre ledd og 3-2 og 3-4. Arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd stiller krav til at arbeidsgiver skal, for å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten og at dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Aml 3-1 andre ledd stiller en rekke krav til arbeidsgiver for hva systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeidet innebærer. Blant annet skal arbeidsgiver ha oversikt over virksomhetens organisasjon herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. Videre skal arbeidsgiver kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Aml 3-2 første ledd bokstav a, b, og c, stiller krav til forholdsregler for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Arbeidsgiver skal gjøre arbeidstaker kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, samt gi arbeidstaker nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon. Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som skal lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Arbeidsgiver skal videre sørge for sakkyndig bistand når dette er nødvendig for å gjennomføre lovens krav. Arbeidsmiljøloven 3-3 første ledd angir at arbeidsgiver plikter å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste når risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Vurderingen av om slik plikt foreligger skal foretas som ledd i gjennomføringen av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Av arbeidsmiljøloven 3-4 følger det at arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne. Av forarbeidene til loven framgår det at bestemmelsen er først og fremst en «signal- og bevisstgjøringsbestemmelse» som skal bidra til at virksomhetene, gjennom økt fokus på tiltak for å fremme fysisk aktivitet for arbeidstakerne, skal oppnå gunstige helseeffekter. Kravet vil være oppfylt dersom fysisk aktivitet faktisk tas inn som vurderingstema i tilknytning til utøvelse av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. Det er ikke krav om at tiltak faktisk iverksettes, kun om at slike tiltak vurderes. På bakgrunn av redegjørelsen ovenfor utleder vi følgende revisjonskriterier for å besvare problemstilling 2: Som arbeidsgiver skal Evenes kommune sørge for å utføre helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i alle sine virksomheter i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, som innebærer blant annet: å ha oversikt over virksomhetens organisering, ansvars-, oppgave- og myndighetsfordeling i sitt HMS-arbeid å kartlegge farer og problemer for deretter å vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen å gjøre arbeidstaker kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet å gi arbeidstaker nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon Side: 3

58 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær å sørge for at de som skal lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte å bruke sakkyndig bistand ved behov å knytte til seg en bedriftshelsetjeneste å vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne Ifølge arbeidsmiljøloven 4-6 første ledd skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstakere som har fått redusert arbeidsevne skal kunne beholde eller få et passende arbeid. Det fremgår av forarbeidene til bestemmelsen at arbeidsgiver gis en tilretteleggingsplikt når arbeidstakere underveis i arbeidsforholdet av en eller annen grunn får redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende. Det fremgår videre av forarbeidene at tilretteleggingskravet er vidtrekkende, men ikke absolutt; det skal legges til rette «så langt det er mulig». Dette innebærer at det skal foretas en konkret helhetsvurdering, der virksomhetens art, størrelse, økonomi og arbeidstakers forhold må veies opp mot hverandre. Det er presisert i forarbeidene at om ikke tilrettelegging er mulig skal arbeidsgiver vurdere omplassering/ overføring til annet arbeid. I paragrafens tredje ledd pålegges arbeidsgiver å utarbeide en oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid, med mindre det er åpenbart nødvendig, og denne planen skal utarbeides i samråd med arbeidstakeren. Oppfølgingsplanen skal påbegynnes så snart som mulig og skal være ferdig utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeid i fire uker. Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne samt aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene og plan for videre oppfølging. Arbeidsgiver skal sørge for at planen formidles til sykmelder så snart den er utarbeidet, og senest etter fire uker. Det følger av arbeidsmiljøloven 4-6 fjerde ledd at arbeidsgiver skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest syv uker inn i arbeidstakers sykefravær, med mindre det er åpenbart unødvendig. Det fremgår av forarbeidene at unntaksbestemmelsen omfatter saker der sykdoms- eller skadetilfellene er av en slik art at arbeidstakeren uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er nødvendig med særlige tilretteleggingstiltak. Dette gjelder også i tilfeller med alvorlige sykdomstilstander der det er sikkert at arbeidstakeren ikke vil vende tilbake til arbeid. Det er en nær sammenheng mellom kravene i arbeidsmiljøloven 4-6 tredje og fjerde ledd og folketrygdloven 25-2 andre ledd, som sier at arbeidsgiver plikter å utarbeide oppfølgingsplan og gjennomføre dialogmøte etter arbeidsmiljøloven 4-6 tredje og fjerde ledd. Videre følger det av folketrygdloven 25-2 tredje ledd at arbeidsgiver skal sende oppdatert oppfølgingsplan til NAV senest en uke før det avholdes dialogmøter. Før lovendring som trådte i kraft , var arbeidsgiver pliktig til å gi skriftlig melding til NAV når arbeidstaker hadde vært helt eller delvis borte fra arbeidet i ni uker. I og med at revisjonens undersøkelse av kommunens oppfølging av sykemeldte også inkluderte oppfølging som skjedde før lovendring om fristen for rapportering til NAV, vil revisjonen benytte både det gamle og nye kravet i folketrygdloven Arbeidsmiljøloven 4-6 femte ledd stiller krav om at arbeidsgiver skal kunne dokumentere hvordan bestemmelsene om oppfølgingsplan og dialogmøte har vært fulgt opp. På bakgrunn av vår redegjørelse ovenfor utleder vil følgende revisjonskriterier for å besvare problemstilling 3: Side: 4

59 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Evenes kommune skal, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker som har fått redusert arbeidsevne skal kunne beholde eller få et passende arbeid Evenes kommune skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring i arbeid, med mindre det er åpenbart nødvendig, så snart som mulig. Oppfølgingsplanen skal være ferdig senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker. Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne samt aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene og plan for videre oppfølging Evenes kommune skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest innen syv uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet Evenes kommune skal sende oppdatert oppfølgingsplan til NAV senest en uke før det avholdes dialogmøter. Før hadde arbeidsgiver plikt å gi skriftlig melding til NAV når arbeidstaker hadde vært helt eller delvis borte fra arbeidet i ni uker Evenes kommune skal dokumentere at oppfølgingsplan er laget og at eventuelle dialogmøter er gjennomført Revisjonskriteriene vi har utledet, oppgis i tekstboks innledningsvis i kapitlene de brukes i. Side: 5

60 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Som nevnt innledningsvis vedtok kontrollutvalget i sak 09/14 at revisjonen burde intervjue utvalgte ansatte i spesielt relevante posisjoner/stillinger «på et bredt grunnlag, herunder ledelse, mellomledere og tillitsvalgte». Tid brukt til intervju, reiser og referatskriving/-verifisering og databearbeiding og -analyse, ville imidlertid ha tatt uforholdsmessig mye av timeressursen til dette prosjektet. Revisjonen valgte derfor å benytte en web-basert spørreundersøkelse for å nå ut til flest mulig informanter. Bruk av spørreundersøkelsen er ressurssparende sammenlignet med intervju, og analyse og bearbeiding av dataene er enklere. Vi har avgrenset vår undersøkelse av kommunens sykefraværsstatistikk til årene 2012, 2013 og Når det gjelder oppfølging av sykefravær, har vi tatt utgangspunkt i saker der arbeidstakere i perioden 2012 og fram til i midten av januar 2015 har vært delvis eller fullt sykemeldt, og som har fått utarbeidet oppfølgingsplan. Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til gjeldende standard for forvaltningsrevisjon 1. I det følgende beskriver og drøfter vi hvordan vi har gått frem i vår undersøkelse av de tre problemstillingene for prosjektet. Vi drøfter også dataenes gyldighet og pålitelighet, som vil si henholdsvis om dataene vi har samlet inn i undersøkelsen utgjør et relevant og tilstrekkelig grunnlag for å vurdere den reviderte virksomheten opp imot revisjonskriteriene og problemstillingen og at datamaterialet skal være mest mulig nøyaktige. 3.1 Problemstilling 1 For å besvare problemstillingen om hvordan omfanget og utviklingen av sykefraværet i kommunen har vært de siste tre årene og om kommunen oppfyller sin plikt med å føre statistikk over sykefraværet, har vi basert oss på dokumentanalyse samt muntlig og skriftlig opplysninger fra personal- og økonomikonsulent ved administrasjonen, som var prosjektets kontaktperson. Revisor har mottatt sykefraværsstatistikk for de siste tre årene. Statistikken viser sykefraværet for kommunen samlet og for ulike sektorer og enheter. For enhetene fremgår også langtidsfraværet samt mulige og utførte dagsverk. Sykefraværsoversikten inneholder både egenmeldt og legemeldt sykefravær, men fravær som skyldes barns sykdom og annet fravær som skyldes permisjoner inngår ikke i denne statistikken. Sykefraværsstatistikken er hentet fra kommunens lønnssystem. På grunnlag av foranstående redegjørelse vurderer vi samlet at datagrunnlaget er relevant, tilstrekkelig og pålitelig for å kunne si noe om omfanget og utviklingen av sykefraværet samt om kommunen oppfyller sin plikt til å føre statistikk over sykefraværet i kommunen. 3.2 Problemstilling 2 og 3 For å svare på problemstillingene om Evenes kommune oppfyller sin plikt til systematisk arbeid med forebygging samt oppfølging av sykefravær, har vi samlet inn datamateriale med bruk av dokumentanalyse, muntlige og skriftlige opplysninger fra kommunens personal- og økonomikonsulent samt spørreundersøkelse. Personal- og økonomikonsulenten har gjennomgått og verifisert referatet fra intervju som ble gjennomført i forbindelse med oppstart av prosjektet. Blant dokumentasjon vi har undersøkt, er kommunens HMS-system, referater fra møter i AMU og nærværsgruppa, avtale med Narvik Bedriftshelsetjeneste samt årsrapporter. Videre har revisor i samarbeid med personal- og økonomikonsulenten plukket ut syv saker fra tre virksomheter i kommunen der arbeidstakere har vært delvis eller fullt sykemeldt og fått utarbeidet oppfølgingsplan. 1 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 Side: 6

61 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Vi har i tillegg sendt ut en spørreundersøkelse til ledere, mellomledere verneombud og tillitsvalgte i Evenes kommune. Spørreundersøkelsen ble gjennomført ved bruk av QuestBack 2. Her stilte vi en rekke spørsmål om enhetenes HMS-arbeid og arbeid med forebygging av sykefravær. I spørreskjemaet var det også spørsmål som omhandlet oppfølging av sykefravær, og disse spørsmålene var rettet til ledere og mellomledere. Spørreskjemaet ble utformet etter en velutprøvd mal og på bakgrunn av krav i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven, som revisjonen har lagt til grunn i tilsvarende forvaltningsrevisjonsprosjekter i andre kommuner. Revisor sendte ut spørreundersøkelsen til 13 ledere og mellomledere hvorav tolv svarte (92 %), samt ti verneombud og tillitsvalgte hvorav seks svarte (60 %). Personene som besvarte spørreundersøkelsen, blir i rapporten omtalt som respondenter. Revisor vurderer muntlige og skriftlige opplysninger fra personal- og økonomikonsulenten som relevante data, på bakgrunn av at konsulenten er sentral i og har ansvar for kommunens HMS-arbeid og forebygging og oppfølging av sykefravær. Likeså betrakter vi informasjonen innsamlet i spørreundersøkelsen som relevante data fordi den kommer fra respondenter som i kraft av sine roller deltar og er sentrale i forebygging og/eller oppfølging av sykefravær. Enkeltsakene vi har undersøkt når det gjelder oppfølging av sykemeldte, dokumenterer kommunens praksis på området representert gjennom flere av kommunens virksomheter. Også øvrig skriftlig dokumentasjon som vi har analysert og lagt til grunn som revisors funn i rapporten (bl.a. kommunens HMS-hovedbok), har relevans for problemstillingene og utledete revisjonskriterier. En svarprosent på mer enn 50 fra begge respondentgruppene i spørreundersøkelsen, omfanget og spredningen av undersøkte enkeltsaker om kommunens oppfølging av sykemeldte sammen med øvrig skriftlig og muntlig informasjon i saken anser vi samlet som tilstrekkelige relevante data for å vurdere kommunens praksis opp mot undersøkelsens problemstillinger og revisjonskriterier. Det kan hefte ved påliteligheten av datamaterialet vi har lagt til grunn når det gjelder oppfølging av sykemeldte, at kommunens personal- og økonomikonsulent deltok i utvelgelsen av enkeltsaker som revisor gjorde nærmere undersøkelser av. Imidlertid inngikk det i undersøkelsesutvalget også saker der kommunen hadde fått purringer fra NAV på uteblitt oppfølgingsplan og i ett tilfelle var blitt ilagt gebyr av samme grunn. Kommunens medarbeider bidro dermed til å velge ut også saker som dokumenterte avvik fra kommunens side, noe som tilsier at dette datamaterialets pålitelighet kan anses som tilfredsstillende. Revisor finner ingen uoverensstemmelser mellom de ulike delene av datamaterialet, og vi vurderer derfor dataenes pålitelighet som god. 2 Side: 7

62 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 3.3 QuestBack I kapittel 5 og 6 presenterer og drøfter vi resultatene fra spørreundersøkelsene. På to av spørsmålene har respondentene måttet krysse av på ett av flere rangordnede alternativ, slik som vist i tabell 1 nedenfor. Tabell 1. Svaralternativer (ordinalnivå) og deres betydning/fortolkning Verdi (tall) Betydning/fortolkning 1 I svært liten grad 2 I liten grad 3 I middels grad 4 I stor grad 5 I svært stor grad Summering av respondentenes svar på spørsmål med svaralternativer av typen i tabell 1 gir grunnlag for å regne ut gjennomsnittsskårer. I tabell 2 fremkommer revisors fortolkninger for gjennomsnittsverdier inndelt i fem ulike intervaller. Intervallene og fortolkningene som fremgår av tabell 2, legger vi til grunn i forbindelse med flere av spørsmålene vi presenterer og drøfter resultater for i kapittel 6. Vi vil understreke at tolkningene av verdiintervallene for gjennomsnittsverdier, slik disse fremgår av tabell 2, er våre, og ikke respondentenes. På spørsmålene der tolkninger av gjennomsnittsverdier er aktuelt, ble respondentene kun gitt anledning til å svare med ett alternativ f.o.m. 1 t.o.m. 5. Når gjennomsnittsverdien tilsvarer i middels grad, betyr det at dette er vår tolkning av gjennomsnittsverdien. 3 Tabell 2. Gjennomsnittsskårer: Verdintervaller og fortolkning Verdiintervall, gjennomsnittsverdier 1,00 1,50 = I svært liten grad 1,51 2,50 = I liten grad 2,51 3,50 = I middels grad 3,51 4,50 = I stor grad 4,51 5,00 = I svært stor grad I presentasjonen og drøftingen i kapittel 5 og 6 bruker vi følgende begreper: o Respondentene: personer som har besvart undersøkelsen o Svarfordeling: hvordan respondentenes svar fordeler seg på de ulike svaralternativene på spørsmålene o N: det totale antallet personer som har svart på det enkelte spørsmålet i spørreundersøkelsen o Gjennomsnittsskår: gjennomsnittsverdien av respondentenes svar på de ulike svaralternativene når vi regner svaralternativene om til tallverdi 3 De tre mellomste intervallene i tabell 3 er relativt store, noe som for eksempel medfører at vi tolker gjennomsnittsverdi leser selv å foreta mer avanserte tolkninger av den enkelte gjennomsnittsverdi, utover at vi der dette synes relevant kommenterer gjennomsnittsverdier som ligger på grensen mellom to av intervallene i tabell 2 Side: 8

63 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 4 ORGANISERING AV EVENES KOMMUNE Evenes kommune hadde pr. 1. januar innbyggere 4. Det er pr ansatte i kommunen fordelt på 121,9 årsverk. Evenes kommunes virksomhet er organisert som vist i figur 1 ovenfor. Økonomi- og skatteavdelingene drives i samarbeid med Tjeldsund kommune hvor Evenes er vertskommune. Videre så har kommunen et interkommunalt samarbeid om barnevern og kulturskole sammen med kommunene Tjeldsund og Skånland, hvor Evenes er vertskommune. Figur 1: Organisasjonskart pr , Evenes kommune Rådmann Felleavdelingen ET Økonomiavdelinge ET Skatteavdelinge Liland barnehage Bogen barnehage Helse og omsorg Liland skole Flyktningetjenesten Bibliotek ETS Kulturskole ETS Barnevern Psykiatri Miljøtjenesten Hjemmetjenesten Helsesøster Evenes syke og bygdeheim Kilde: Side: 9

64 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 5 OMFANGET OG UTVIKLINGEN I SYKEFRAVÆRET Hvordan har omfanget og utviklingen av sykefraværet i kommunen vært de siste tre årene, og oppfyller kommunen sin plikt med å føre statistikk over sykefraværet? Revisjonskriterium: Evenes kommune skal føre statistikk over sykefraværet Kilde: Folketrygdloven Sykefraværsstatistikk Revisors funn Revisor har mottatt sykefraværstatistikker for perioden Statistikken viser samlet sykefravær for Evenes kommune og fraværet innenfor enheter og sektorer. Oversikten viser i tillegg sykefraværet for hvert kvartal samt korttids- og langtidsfraværet. Sykefraværsstatistikken er laget på bakgrunn av fraværsdata i lønnssystemet, hvor også fravær ved barns sykdom fremgår. I statistikken som revisjonen har mottatt fra personal- og økonomikonsulenten og som vi presenterer her, er det korrigert for fravær ved barns sykdom. Det fremgår av diagram 1 nedenfor at det samlede sykefraværet i Evenes kommune har gått ned i perioden Det samlede sykefraværet i 2014 endte på 9,1 %, noe som er 0,1 % over kommunens målsetning. Evenes kommune har målsetting om å redusere sykefraværet med ett prosentpoeng årlig frem til Diagram 1: Sykefraværet i Evenes kommune , (i prosent) , , Kilde: Evenes kommune Side: 10

65 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Revisors vurdering Revisors funn viser at Evenes kommune fører statistikk over sykefraværet i kommunens enheter og sektorer. Revisors vurdering er at Evenes kommune overholder kriteriet om å føre statistikk over sykefraværet jf. folketrygdloven Konklusjon Evenes kommunes samlede sykefravær gikk ned fra 10,2 % i 2012 til 9,1 % i Revisors funn og vurderinger viser at kommunen oppfyller sin plikt med å føre statistikk over sykefraværet. Side: 11

66 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 6 FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR Oppfyller kommunen sin plikt til systematisk arbeid med forebygging av sykefravær? Revisjonskriterier: Som arbeidsgiver skal Evenes kommune sørge for å utføre helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i alle sine virksomheter i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, som innebærer blant annet: å ha oversikt over virksomhetens organisering, ansvars-, oppgave- og myndighetsfordeling i sitt HMS-arbeid å kartlegge farer og problemer for deretter å vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen å gjøre arbeidstaker kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, samt gi arbeidstaker nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon at arbeidstaker som skal lede eller kontrollere andre arbeidstakere har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte å bruke sakkyndig bistand ved behov å knytte til seg en bedriftshelsetjeneste å vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne Kilder: Arbeidsmiljøloven 3-1, 3-2, 3-3, Oversikt over organisering og HMS-arbeid Evenes kommune har utarbeidet nytt HMS-system som ble tatt i bruk i Det nye HMS-systemet er implementert i alle kommunens enheter. Samlet består HMS-systemet av HMS-hovedbok som inneholder oversikt over ansvarsforhold, prosedyrer og retningslinjer for systematisk HMS-arbeid i Evenes kommune, samt oversikt over HMS-lovgivningen. Videre beskriver HMS-hovedboken kommunens internkontrollsystem for helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet. HMS-hovedbok har et vedlegg som heter HMS-verktøykasse som inneholder ulike prosedyrer og skjemaer for bruk i det daglige arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Evenes kommunes overordnede HMS-mål er at ansatte i kommunen skal ha grunnleggende kunnskap om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Aktiviteter som er listet opp i HMShovedbok, er at i 2014 skal alle ansatte gjøre seg kjent med HMS-hovedbok, at nyansatte skal signere på at de har lest og satt seg inn i den samt at verneombudene i løpet av 2014 skal ha orientert arbeidstakerne om egen rolle i HMS-arbeidet. Det fremgår av HMS-hovedbok at den enkelte enhet er ansvarlig for å lage lokal handlingsplan for HMS-arbeidet på sin enhet, på bakgrunn av kommunens overordnede mål og handlingsplan. Evenes kommunes handlingsplan for HMS-arbeid i 2014 er vist i utklipp 1 på neste side. Side: 12

67 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Utklipp 1: Handlingsplan HMS-arbeid, Evenes kommune 2014 Kilde: Evenes kommune, HMS-hovedbok Revisors vurdering Revisors funn viser at Evenes kommune gjennom sitt HMS-system har dokumentert å ha oversikt over virksomhetens organisering, ansvars-, oppgave- og myndighetsfordeling i sitt HMS-arbeid, og på bakgrunn av dette vurderer revisor kriteriet som oppfylt. Side: 13

68 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 6.2 ROS-analyse, planer og tiltak Revisors funn Det fremgår av HMS-hovedboka at de enkelte enhetene skal kartlegge arbeidsmiljøet og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene og dette skal gjøres ved gjennomføring av vernerunder og risikovurderinger. Handlingsplanene som utarbeides på bakgrunn av vernerunder og risikovurderinger, er enhetenes dokumentasjon på gjennomført aktivitet. I spørreundersøkelsen spurte vi ledere og mellomledere samt verneombud og tillitsvalgte om enheten de arbeider ved, har gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse). Som vi ser av diagrammene 2 og 3, er det kun to respondenter blant ledere og mellomledere og èn respondent blant tillitsvalgte og verneombud som har svart at deres enhet har gjennomført ROS-analyse. At åtte ledere/mellomledere svarer at deres enhet ikke har gjennomført ROS-analyse, tolker vi som at dette arbeidet ikke er satt i system eller implementert. Personal- og økonomikonsulenten opplyser i intervju at ROS-analyser i liten grad er gjennomført og at dette er noe de skal implementere. Ifølge Bedriftshelsetjenestens årsrapport for 2014 for Evenes kommune har det vært gjennomført risikovurdering ved barneverntjenesten der Bedriftshelsetjenesten har bistått. Diagram 2 og 3: Har enheten du arbeider ved, gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)? Ledere/mellomledere (N=11), verneombud/tillitsvalgte (N=6) Ledere og mellomledere Verneombud og tillitsvalgte Ja Nei Vet ikke 3 2 Ja Nei Vet ikke 8 Kilde: QuestBack, KomRev NORD IKS I diagram 4 på neste side, presenterer vi svarene samlet for ledere, mellomledere, verneombud og tillitsvalgte. Det framgår at det er langt flere som oppgir at enheten de arbeider ved, har utarbeidet handlingsplan, enn at de har planlagt risikoreduserende tiltak eller gjennomført risikoreduserende tiltak. En nærmere analyse av svarfordelingen viser at respondentgruppen med ledere og mellomledere uttaler seg mer positivt enn verneombud og tillitsvalgte når det gjelder om enheten deres har planlagt og/eller gjennomført risikoreduserende tiltak. Respondentgruppene har imidlertid svart nokså likt på spørsmålet om enhetene har utarbeidet handlingsplan. Resultatene viser at faste gjøremål som er omtalt i HMS-hovedboka, ikke har blitt gjennomført. Dette samsvarer med opplysningene fra personal- og økonomikonsulent om at gjennomføring av ROS-analyser ikke er satt i system. Side: 14

69 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Diagram 4: Har enheten du arbeider ved, gjort noe av følgende? Planlagt risikoreduserende tiltak (N=17) Utarbeidet handlingsplan (N=18) Gjennomført risikoreduserende tiltak (N=17) Kilde: QuestBack, KomRev NORD IKS Ja Nei Vet ikke Av tiltak som enten er planlagt eller gjennomført nevner respondentene følgende: Nærværsdag, oppfølgingssamtaler og dialogmøter, medarbeidersamtaler og tiltak for å minske fysiske belastninger. Nærværsgruppe og nærværsdag Evenes kommune valgt å organiserer arbeidet med å redusere sykefraværet gjennom å opprette Nærværsgruppe, som består av verneombud, tillitsvalgt, personal- og økonomikonsulent, en mellomleder samt helse- og omsorgsleder. Nærværsgruppa møtes omtrent en gang i måneden der ulike temaer rundt sykefravær og arbeidsmiljø drøftes samt at gruppa planlegger tiltak som kan øke nærværet blant arbeidstakerne i kommunen. Nærværgruppa har blant annet utarbeidet mal for medarbeidersamtale samt arbeidet for å øke kompetansen for gjennomføring av medarbeidersamtalen. Ett av de viktige tiltakene gruppa planlegger og gjennomfører årlig, er nærværsdagen. Dette er en dag der alle ansatte i kommunen møter der arbeidsmiljø, nærvær og HMS er viktige temaer. Gjennomføringen skjer over to bolker, èn bolk på formiddagen og èn bolk på ettermiddagen, slik at alle ansatte skal få mulighet til å delta. I 2014 var tema plikter og rettigheter for arbeidstakere i IAvirksomheter, og i år var temaet HMS-hovedbok og verktøykasse samt rettigheter og pikter i forbindelse med sykefravær. Arbeidsmiljøutvalg Nåværende arbeidsmiljøutvalg i Evenes kommune ble opprettet etter valget i Utvalget består av tre representanter fra arbeidsgiver og tre representanter fra arbeidstakersiden. I tillegg har Narvik bedriftshelsetjeneste og personal- og økonomikonsulent deltatt på alle møter. AMU behandlet i 2014 blant annet godkjenning og implementering av nytt HMS-system, årsrapport fra Narvik bedriftshelsetjeneste, Ny IA-avtale, Økonomiplan samt oppfølging av HMS arbeidet i kommunen. I forbindelse med behandlingen av kommunens handlingsprogram og økonomiplan , vedtok AMU at de anbefaler at målsetting om sykefravær vedtas. Det fremgår av økonomiplan at det er en målsetting å redusere sykefraværet til 8 % i 2015, deretter med ett prosentpoeng årlig i perioden til 6 % i år Side: 15

70 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær IA-Avtalen Evenes kommune har inngått samarbeidsavtale (IA-avtalen) om inkluderende arbeidsliv med NAV- Arbeidslivssenter. I den forbindelse har kommunen utarbeidet en handlingsplan som beskriver kommunens egne målsettinger og tiltak. Handlingsplanens pkt. 2.4 redegjør for kommunens forebyggende arbeid for å øke omfanget av nærværet. Av utklipp 2, som er hentet fra handlingsplanen, fremgår det ulike eksempler på forebyggende tiltak. Tiltakene er også presentert på siste side i kommunens HMS-hovedbok. Utklipp 2: Eksempler på forebyggende tiltak, IA-Handlingsplan Evenes kommune Kilde: Evenes kommune Revisors vurdering Revisors funn tilsier at det i liten grad har vært gjennomført risikovurderinger i enhetene i Evenes kommune. Videre viser revisors funn at Evenes kommune har utarbeidet planer og gjennomført tiltak som er forebyggende. Revisor vurdering er at kommunen til en viss grad oppfyller kriteriet om å kartlegge farer og problemer for deretter å vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Side: 16

71 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 6.3 Informasjon, opplæring og kompetanse Revisors funn Informasjon og opplæring I HMS-hovedbokas pkt. 1.8 er det redegjort for at enhetene skal ha prosedyrer for hvordan spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner skal uføres. Enhetene skal sikre at nyansatte og øvrige ansatte får opplæring og øvelse i spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner for å unngå skalder og sykdom. Det står videre i pkt. 2.3 under ansvar og myndighet at avdelingsledere skal sørge for at ansatte har kjennskap til helsefarer ved arbeidet. I diagram 5, ser vi at blant ledere og mellomledere var det elleve av tolv respondenter som i spørreundersøkelsen svarte at ansatte ved deres enhet blir gjort kjent med ulykkes- og helsefarene som kan være forbundet med arbeidet. Èn respondent blant ledere/mellomledere svarte vet ikke. Flere av respondentene gav eksempler på ulike måter de ansatte blir gjort kjent med ulykkes- og helsefarer i forbindelse med arbeidet: - Gjennom informasjon gitt i personalmøter - Via bedriftshelsetjenesten - Gjennomgang av vernerunde og handlingsplan i personalgruppa - HMS-perm og internkontroll - Rutinebeskrivelse på arbeidsoppgaver - Diagram 5: Blir de ansatte ved enheten du arbeider ved, gjort kjent med ulykkes- og helsefarene som kan være forbundet med sitt arbeid? Ledere/mellomledere (N=12) 1 Ja Nei Vet ikke 11 Kilde: QuestBack, KomRev NORD IKS I diagram 6 på neste side, ser vi at det er stor variasjon mellom hva ledere/mellomledere og verneombud/ tillitsvalgte har svart når det gjelder i hvilken grad de ansatte får opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Når lederne/ mellomlederne er mer fornøyd på dette punktet, kan det ha betydning at disse respondentene selv har fått HMS-opplæring og de er (med)ansvarlige for at kommunens ansatte får nødvendig opplæring for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Svarfordelingen viser likevel at bare halvparten av lederne/mellomlederne svarte at de i stor eller svært stor grad er fornøyde med denne Side: 17

72 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær opplæringen. Verneombud og tillitsvalgte som representerer de ansatte, er i mindre grad fornøyde med opplæringen. Vi tolker på bakgrunn av gjennomsnittsskårene og svarfordelingene i begge respondentgruppene at kommunen har forbedringspotensial med hensyn til å gi ansatte den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Respondentene oppga flere ulike måter de ansatte får nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon på. Følgende er et utvalg: - Gjennom HMS-verktøykasse og hovedbok - Brannøvelse to ganger pr år - Svømmesertifisering hver høst for de det er aktuelt for - Livredningskurs og førstehjelpskurs - Medisinkurs - Planleggingsdager og personalmøter - Opplæring og kurs i forflytningsteknikk - Diagram 6: I hvilken grad får de ansatte opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen? 7 Ledere/mellomledere (N=12), Gj.snitt 3,25 Verneombud/tillitsvalgte (N=6), Gj.snitt 2, I svært liten grad I liten grad I middels grad I stor grad I svært stor grad Kilde: QuestBack, KomRev NORD IKS Kompetanse Ifølge HMS-hovedboka skal ledere og avdelingsledere sørge for tilstrekkelig opplæring blant ledere og ansatte i HMS-arbeidet. Det skal settes av tid og ressurser på alle nivå til å jobbe systematisk med HMS-arbeidet, og dette er et lederansvar. I HMS-hovedboka pkt. 7 står formålet for opplæring i HMS. Ledere og ansatte skal være i stand til å utøve sin funksjon innenfor HMS-arbeidet på en tilfredsstillende måte. Alle ansatte skal ha kunnskap og ferdigheter slik at de kan utføre arbeidet på en sikker og forsvarlig måte. Ledere med personalansvar skal ha nødvendig HMS-kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet utføres på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Videre skal ledere med personalansvar sørge for at ansatte har tilstrekkelig opplæring og skal aktivt sørge for å kartlegge områder der arbeidstakerne behøver opplæring i HMS. Side: 18

73 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær I HMS-hovedboka er det oversikt over ansatte i Evenes kommune som har deltatt på opplæring 5 i HMS. Det fremgår av oversikten at alle ledere, mellomledere og verneombudene høsten 2011 deltok på HMS-kurs. Revisors vurdering Revisors funn viser at Evenes kommune har rutiner for å gi informasjon om ulykkes og- helsefare forbundet med arbeidet og rutiner for at nyansatte og øvrige ansatte skal få opplæring i risikofylte arbeidsoperasjoner. I tillegg tilsier funn i spørreundersøkelsen at de ansatte blir gjort kjent med ulykkes- og helsefarene som kan være forbundet med arbeidet, men at kommunen har forbedringspotensial med hensyn til å gi ansatte den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Revisors funn viser videre at ledere og verneombud har gjennomført HMS-kurs og at HMS-systemet legger til grunn blant annet at ledere med personalansvar skal ha nødvendig HMS-kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet utføres på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Revisor vurderer at Evenes kommune i hovedsak oppfyller kriteriet om å gjøre arbeidstaker kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, samt gi arbeidstaker nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon. Revisor vurderer kriteriet ikke fullt ut oppfylt på bakgrunn av funnene i spørreundersøkelsen som tilsier forbedringspotensial når det gjelder å gi ansatte den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Videre vurderer revisor at Evenes kommune oppfyller kriteriet om at arbeidstaker som skal lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte 6.4 Bedriftshelsetjeneste og sakkyndig bistand Revisors funn Evenes kommune har avtale med Narvik Bedriftshelsetjeneste om levering av bedriftshelsetjenester. På neste side er utklipp fra overordnet samarbeidsplan der det fremgår hva bedriftshelsetjenesten kunne bistå med i 2013 og Årsrapport for 2013 og 2014 fra Narvik Bedriftshelsetjeneste viser hvilke tjenester og aktiviteter de har bistått Evenes kommune med. Av tjenester og aktiviteter kan nevnes: Kurs, bistand ved oppfølging av sykefravær, gjennomgang av ergonomi ved kontorarbeidsplasser, kartlegging og undersøkelser, AMU-møter, bistand ved revisjon av HMS-systemet 6. Det er samlet enighet blant respondentene i spørreundersøkelsen om at de er fornøyd med samarbeidet og kontakten med bedriftshelsetjenesten. 5 HMS-opplæring i form av 40-timers kurs 6 For nærmere detaljer se årsrapport 2013 og 2014 fra Narvik Bedriftshelsetjeneste Side: 19

74 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Utklipp 3: Overordnet handlingsplan , Narvik Bedriftshelsetjenesten og Evenes kommune Kilde: Evenes kommune Revisors vurdering Revisors funn viser at Evenes kommune har inngått avtale med Narvik Bedriftshelsetjeneste samt at kommunen ved en rekke anledninger har fått bistand fra bedriftshelsetjenesten. Revisor vurdering er at Evenes kommune oppfyller kriteriene om å bruke sakkyndig bistand ved behov samt å knytte til seg en bedriftshelsetjeneste. 6.5 Tilbud om fysisk aktivitet Revisors funn Av diagram 7 på neste side, fremgår det at tolv av de 18 respondentene har svart at deres enhet har planlagt eller gjennomført tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant de ansatte. Ni av tolv ledere og mellomledere samt tre av seks verneombud og tillitsvalgte har svart positivt på spørsmålet. Det er flere av respondentene som opplyser at de har mulighet til en times treningsfri i uka. Enkelte av respondentene opplyser at det er felles trim i gymsalen på slutten av dagen og mulighet for å benytte trimrom. Av svarfordelingen og kommentarene tolker vi at det kan ha vært ved de ulike enhetene i Side: 20

75 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Evenes kommune og/eller at planlagte og gjennomførte tiltak er bedre kjent blant på ledernivå enn blant ansatte og deres representanter. Diagram 7: Har enheten planlagt eller gjennomført tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant de ansatte? (N=18) 6 12 Ja Nei Vet ikke Kilde: QuestBack, KomRev NORD IKS Revisors vurdering Revisors funn tilsier at det ved de fleste enhetene i Evenes kommune er planlagt eller gjennomført tiltak for å fremme fysisk aktivitet. Revisors vurdering er at Evenes kommune oppfyller kriteriet om å vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne. 6.6 Konklusjon På bakgrunn av revisors funn og vurderinger er revisors konklusjon at Evens kommune i stor grad oppfyller sin plikt til systematisk arbeid med forebygging av sykefravær. Side: 21

76 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 7 OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR Oppfyller kommunen sin plikt til systematisk arbeid med oppfølging av sykefravær? Revisjonskriterier: Evenes kommune skal, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker som har fått redusert arbeidsevne skal kunne beholde eller få et passende arbeid Evenes kommune skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring i arbeid, med mindre det er åpenbart nødvendig, så snart som mulig. Oppfølgingsplanen skal være ferdig senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker. Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne samt aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene og plan for videre oppfølging Evenes kommune skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest innen syv uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet Evenes kommune skal sende oppdatert oppfølgingsplan til NAV senest en uke før det avholdes dialogmøter Før hadde arbeidsgiver i tillegg plikt å gi skriftlig melding til NAV når arbeidstaker hadde vært helt eller delvis borte fra arbeidet i ni uker Evenes kommune skal dokumentere at oppfølgingsplan er laget og at eventuelle dialogmøter er gjennomført Kilder: Arbeidsmiljøloven 3-1, 4-6, folketrygdloven Tiltak for arbeidstakere med redusert arbeidsevne Revisors funn Inkluderende Arbeidsliv - handlingsplan Handlingsplanen beskriver kommunens målsettinger og tiltak når det gjelder inkluderende arbeidsliv. Handlingsplanens punkt 2.2 redegjør for tilrettelegging for personer med redusert funksjonsevne: «Evenes kommune skal drive holdningsskapende arbeid innad i virksomheten og hvor det er mulig å tilrettelegge arbeidsplassen, slik at personer med redusert funksjonsevne blir inkludert i bedriften. Videre skal det brukes eksterne ressurser ved behov, for eksempel Arbeidslivssenterets IA-rådgiver og bedriftshelsetjenesten.» Det er videre i handlingsplanen nærmere redegjort for at egenmelding kan inneholde en egenerklæring hvor funksjonsevne inngår. Her kan arbeidstaker beskrive hva han/hun kan utføre og om vedkommende har behov for tilrettelegging. Side: 22

77 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Ulike former for tilrettelegging Det fremgår av dokumentasjon revisor har gjennomgått, muntlige og skriftlige opplysninger fra personal- og økonomikonsulenten samt respondentenes svar i spørreundersøkelsen, at det er flere måter arbeidsgiver kan tilrettelegge på. Dokumentasjonen og opplysningene viser i tillegg at det har vært gjennomført ulike former for tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Følgende er tiltak som er gjennomført/mulig å gjennomføre: Gjøre alternative arbeidsoppgaver på arbeidsplassen Unngå tunge løft Tilpasning av turnus, spredning av vakter for mindre vaktbelastning Innkjøp og bruk av hjelpemidler Tilpasning av arbeidsmengde Omplassering Personal- og økonomikonsulenten opplyser at hvis ikke tilrettelegging er mulig, kan arbeidstakere få annet passende arbeid i en annen avdeling ved sin arbeidsplass, eller ved en annen arbeidsplass. Bruken av omplassering beskrives av personal- og økonomikonsulenten som vellykket i flere saker, men det kan være en utfordring at dette brukes i så stort omfang at enkelte virksomheter ikke kan ta imot flere på en slik ordning. Tilretteleggingstilskudd Som IA-virksomhet har Evenes kommune en egen kontaktperson ved NAV-Arbeidslivssenter. Denne kontaktpersonen kan ved behov bistå i enkeltsaker og hjelpe til med å utløse økonomiske virkemidler. Av økonomiske virkemidler kan kommunen søke om forebyggings- og tilretteleggingstilskudd. Tilretteleggingstilskuddet skal dekke utgifter i forbindelse med tilrettelegging på arbeidsplassen ved redusert arbeidsevne hos arbeidstaker. I fire av de syv sakene revisor undersøkte (jf. kapittel 7.2), hadde kommunen søkt om og fått innvilget tilretteleggingstilskudd. Et eksempel er at tilretteleggingstilskuddet dekte utgifter til vikar for arbeidstaker som var delvis sykemeldt og som blant annet ikke kunne løfte tungt. Bedriftshelsetjeneste Bedriftshelsetjenesten kan ifølge avtalen (jf. kapittel 6.5) inngått med Evenes kommune, involveres i oppfølgingsarbeidet, delta i dialogmøter ved behov og bistå med råd og veiledning når det gjelder tilrettelegging. I følge årsrapport for 2014 fra Narvik Bedriftshelsetjeneste har Evenes kommune i flere saker benyttet seg av bedriftshelsetjenesten, i forbindelse med individuell tilrettelegging for arbeidstakere. Revisors vurdering Revisors funn viser at Evenes kommune har gjennomført en rekke tiltak for arbeidstakere med redusert arbeidsevne, og revisors vurdering er at kommunen oppfyller kriteriet om å iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker som har fått redusert arbeidsevne, skal kunne beholde eller få et passende arbeid. Side: 23

78 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 7.2 Oppfølgingsplan og dialogmøte Revisors funn Rutiner for oppfølging av sykefravær Evenes kommune har prosedyrebeskrivelser for hvordan oppfølging av sykemeldt arbeidstaker skal foregå Dette inngår som en del av HMS-systemet og skal være til hjelp for å kvalitetssikre oppfølgingsarbeidet. Prosedyrene lister opp tidsfrister, hvem som er ansvarlig samt hva som skal gjøres i forbindelse med oppfølging av sykemeldt arbeidstaker. I tillegg er det et avkrysningsskjema for utførte tiltak i henhold til prosedyrene. I spørreundersøkelsen spurte vi ledere og mellomleder i hvor stor grad de bruker prosedyrer for oppfølging av sykemeldte og avkrysningsskjema for utførte tiltak. Resultatene fremgår av diagram 8 nedenfor og viser at lederne og mellomlederne i større grad benytter seg av prosedyrene for oppfølging av sykefravær enn avkrysningsskjemaet for utførte tiltak. Med gjennomsnittsskår på 3,91 samt at åtte av ni ledere og mellomledere i stor eller i svært stor grad benytter seg av prosedyrene for oppfølging av sykefravær, tolker vi som at prosedyrene er nyttig verktøy i oppfølgingsarbeidet. Vi ser det er stor spredning i svarene blant lederne og mellomlederne om de benytter seg av avkrysningsskjemaet for utført tiltak, men flertallet svarer at de i stor eller i svært stor grad benytter seg av dette skjemaet. Svarfordelingen kan tolkes som at noen ledere og mellomledere ikke ser behov for å bruke avkrysningsskjemaet. Diagram 8: I forbindelse med oppfølging av sykemeldt arbeidstaker, i hvor stor grad benytter du deg av følgende: (N=11) Kilde: QuestBack, KomRev Nord IKS Svaralternativer: 1 I svært liten grad 2 I liten grad 3 I middels grad 4 I stor grad 5 I svært stor grad Side: 24

79 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Oppfølgingsplan og dialogmøte I spørreundersøkelsen fikk ledere og mellomledere spørsmål om hvor mange sykemeldte arbeidstakere med oppfølgingsplan de har ved sine respektive enheter. Samlet viser resultatene at det pr var syv sykemeldte arbeidstakere i Evenes kommune med oppfølgingsplan. Revisor har i samarbeid med personal- og økonomikonsulenten plukket ut syv saker fra tre virksomheter i kommunen for nærmere undersøkelse. Disse syv sakene gjelder arbeidstakere som i perioden 2012 og fram til i midten av januar 2015 har vært delvis eller fullt sykemeldt, og som har fått utarbeidet oppfølgingsplan. Revisors funn i forbindelse med undersøkelse av dokumentasjonen i oppfølgingsarbeidet til disse syv arbeidstakerne var følgende: I samtlige syv saker har arbeidsgiver sammen med arbeidstaker utarbeidet oppfølgingsplan og oppfølgingsplanene var dokumentert Seks av de syv oppfølgingsplanene var utarbeidet innen fristen på fire uker. Den ene planen var utarbeidet innen seks uker fra arbeidstakers sykefravær startet Samtlige syv oppfølgingsplaner inneholdt en vurdering av arbeidstakers oppgaver og arbeidsevne Samtlige syv oppfølgingsplaner inneholdt oversikt over aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi Seks av oppfølgingsplanene inneholdt beskrivelse av aktuelle tiltak fra NAV og en oppfølgingsplan beskrev at arbeidstaker selv har søkt om bistand Seks av de syv oppfølgingsplanene inneholdt en plan for videre oppfølging I fem av sakene var det innkalt til dialogmøte 1 innen fristen på syv uker. I en sak var innkalling til dialogmøte 1 sendt etter åtte og en halv uke etter arbeidstakers sykefravær startet. I den siste saken var det ikke aktuelt med gjennomføring av dialogmøte. Det forelå referater fra samtlige dialogmøter det var innkalt til. I samtlige saker var oppdatert oppfølgingsplan sendt NAV senest en uke før dialogmøte I to av sakene var det ikke sendt inn nødvendig rapportering til NAV etter ni ukers sykemelding. I den ene saken svarte kommunen innen fristen gitt i purring. I den andre saken ble kommunen ilagt et gebyr på 5160 kroner for manglende rapportering. Dette rapporteringskravet, ble som tidligere nevnt, fjernet etter lovendring Revisors vurdering På bakgrunn av revisors funn ovenfor er revisors vurdering følgende: Evenes kommune oppfyller kriteriet om at de samråd med arbeidstaker skal utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring i arbeid, med mindre det er åpenbart nødvendig, så snart som mulig. Evenes kommune oppfyller i hovedsak kriteriet om at oppfølgingsplanen skal være ferdig senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker. Side: 25

80 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Evenes kommune oppfyller kriteriet om at oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne samt aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene og plan for videre oppfølging. Evenes kommune oppfyller i hovedsak kriteriet om at de skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest innen syv uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet. Evenes kommune oppfyller kriteriet at de skal sende oppdatert oppfølgingsplan til NAV senest en uke før det avholdes dialogmøter. Evenes kommune oppfyller kriteriet om dokumentasjon av at oppfølgingsplan er laget og at eventuelle dialogmøter er gjennomført. 7.3 Konklusjon På bakgrunn av revisors funn og vurderinger er revisors konklusjon at Evenes kommune i all hovedsak oppfyller sin plikt til systematisk arbeid med oppfølging av sykefravær. Side: 26

81 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 8 OPPSUMMERING OG SAMLET KONKLUSJON Oppfyller Evenes kommune plikten til systematisk arbeid med forebygging og oppfølging for å redusere sykefraværet blant ansatte? Revisjonens undersøkelser viser at Evenes kommune fører statistikk over sykefraværet i kommunens enheter og sektorer slik de er pliktig etter folketrygdloven Statistikken viser at kommunens samlede sykefravær gikk ned fra 10,2 % i 2012 til 9,1 % i Undersøkelsene viser at Evenes kommune har utarbeidet og dokumentert HMS-system der virksomhetens organisering, ansvars-, oppgave og myndighetsfordeling i HMS-arbeidet fremgår. Kommunen har utarbeidet planer og gjennomført tiltak som er forebyggende, men revisjonen finner at det i kommunens enheter i liten grad har vært gjennomført risikovurderinger. Ifølge personal- og økonomikonsulenten vil kommunen implementere ROS-analyser. Det fremgår videre av våre undersøkelser at Evenes kommune gjør sine arbeidstakere kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, men at det er forbedringspotensial når det gjelder å gi de ansatte nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. HMSsystemet legger til grunn at alle ledere med personalansvar skal ha nødvendig HMS-kompetanse og våre funn viser at alle ledere har gjennomført 40-timers HMS-kurs. Evenes kommune har inngått avtale med Narvik Bedriftshelsetjeneste, og kommunen har ved en rekke anledninger innhentet sakkyndig bistand. Videre tilsier våre undersøkelser at kommunen ved de fleste enheter har planlagt eller gjennomført tiltak for å fremme fysisk aktivitet. Vi konkluderer med at Evenes kommune i stor grad oppfyller sin plikt til systematisk arbeid med forebygging av sykefravær. Evenes kommune har gjennomført en rekke tiltak for at arbeidstakere som har fått redusert arbeidsevne, skal få kunne beholde eller få passende arbeid. IA-handlingsplanen beskriver blant annet målsettinger og tiltak når det gjelder inkluderende arbeidsliv, og handlingsplanen redegjør for tilrettelegging for personer med redusert funksjonsevne. Evenes kommune har videre dokumentert å ha gjennomført ulike former for tilrettelegging og omplassering av arbeidstaker. Fra NAV har kommunen fått tilretteleggingstilskudd, og bedriftshelsetjenesten har vært brukt i forbindelse med individuell tilrettelegging for arbeidstakere. Våre undersøkelser av kommunens arbeid med oppfølgingsplaner og dialogmøter viser at kommunen med få unntak oppfyller regelverkets krav. Avvikene som ble avdekket, var at èn av syv oppfølgingsplaner var utarbeidet to uker etter fristen på fire uker samt at det i èn sak var sendt innkalling til dialogmøte halvannen uke etter fristen. Vi konkluderer med at Evenes kommune i all hovedsak oppfyller sin plikt til systematisk arbeid med oppfølging av sykefravær. Revisjonens samlede konklusjon er at Evenes kommune i hovedsak oppfyller plikten til systematisk arbeid med forebygging og oppfølging for å redusere sykefraværet blant de ansatte Side: 27

82 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 9 HØRING Revisjonen oversendte rapporten til Evenes kommune v/rådmannen for høringsuttalelse den med høringsfrist den Rådmannen oversendte kommunens høringssvar den Høringssvaret er klippet inn nedenfor og er gjengitt i sin helhet. Side: 28

83 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær 10 REFERANSER Lover - Lov av nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) - Lov av nr. 19 om folketrygden (folketrygdloven) Forarbeider - Ot.prp. nr 6 ( ) Om lov om endring i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven (tilrettelegging for og oppfølging av sykmeldte mv.) - Ot.prp.nr. 49 ( ) Om lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) - Prop.102 L ( ) Endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven (forenkling av regelverket om oppfølging av sykmeldte arbeidstakere) Dokumenter fra Evenes kommune - Handlingsplan - Inkluderende Arbeidsliv - HMS-hovedbok og verktøykasse - Referater fra møter i arbeidsmiljøutvalget - Referater fra møter i nærværsgruppa - Årsrapport 2013 og 2014, Narvik Bedriftshelsetjeneste - Diverse dokumentasjon vedrørende oppfølging av sykemeldte arbeidstakere QuestBack - Spørreundersøkelse til ledere, mellomledere, verneombud og tillitsvalgte Side: 29

84 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Om selskapet og vår forvaltningsrevisjonskompetanse KomRev NORD IKS utfører helhetlig revisjon av kommuner, kommunale foretak, interkommunale selskaper, offentlige stiftelser, kirkeregnskap og legater. Selskapets eiere og oppdragsgivere er Troms fylkeskommune, 17 kommuner i Troms og åtte kommuner i Nordland. KomRev NORD har tidligere gjennomført følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter i Evenes kommune: Økonomistyring i pleie- og omsorgstjenesten, 2007 Økonomiforvaltningen, 2011 Vårt hovedkontor ligger i Harstad, og vi har avdelingskontorer i Tromsø, Narvik, Sortland, Finnsnes og Storslett. Vi har 30 medarbeidere som samlet innehar lang erfaring fra og god kunnskap om offentlig sektor og revisjon. Selskapet er uavhengig i forhold til kommuner, stat, privat næringsliv og andre institusjoner i samfunnet. Vårt forvaltningsrevisjonsteam består av åtte medarbeidere med høyere utdanning innen ulike fag: Juss Pedagogikk Samfunnsplanlegging Sosiologi Statsvitenskap Økonomi Side: 30

85 KomRev NORD IKS Forebygging og oppfølging av sykefravær Side: 31

86 Saksnr.: 07/15 Sakstittel: Eventuelt/orienteringer Saksopplysninger Her behandles saker som kommer inn til eller tas opp av kontrollutvalget. Vedlegg: Ingen