Dagens prosesser. DIFA Forprosjekt

Transkript

1 Dagens prosesser DIFA Forprosjekt

2 Modell for prosesskartlegging - prosesshierarki Verdikjede Hovedprosesser Delprosesser Hovedaktiviteter Konsernnivå - Kontekstuelt Prosesseier i linjen - Beskrivende Verdikjeden er toppnivået. Her benyttes en overordnet modell for å uttrykke hvordan apotekene skape verdi for sine eiere. Hovedprosessene er ende-til-ende beskrivelse av logisk sammenkoblede arbeidsprosesser. Delprosesser er en ytterlig granulering som beskriver hvilke funksjoner som trengs for å gjennomføre hovedprosessen. Aktiviteter logisk sammenkoblet arbeidsaktiviteter som skal til for å gjennomføre delprosessen. Underaktiviteter Oppgaver Prosessgjennomfører - Operasjonelt Underaktiviteter er ytterlig dekomponering av aktiviteten. Oppgaver gir et detaljert bilde av alle oppgaven, steg for steg, som skal til for å gjennomføre jobben. Side 2

3 Beskrivelse av prosesshierarki I denne modellen er de seks forskjellige nivåene delt inn i tre logiske grupperinger; kontekstuelt, beskrivende og operativt: På det kontekstuelle nivået skal man definere på toppnivå i hvilke sammenhenger en prosess eller komponentene i en prosess brukes. Dette gir prosesseiere, de som skal implementere prosessene og andre deltagere en forståelse av hvor i forretningen prosessen griper inn. Det kontekstuelle nivået er nyttig for å sette scope riktig, og for å forstå hvilke effekt man kan forvente seg ved endringer, og hvordan disse kan forplante seg videre I organisasjonen. For ledelsen vil dette hjelpe til med å ha fokus på de overordnede resultatene. På det beskrivende nivået beskrives delprosesser og deres aktiviteter og forventede resultater i forretningstermer. Disse prosessene fungerer som blueprints til utvikling og implementering av operasjonelle delaktiviteter og oppgaver, og forklarer prosesseiers formål med prosessene. På det operasjonelle nivået defineres underaktiviteter og oppgaver. Det beskriver de tekniske detaljene av automatiserte prosesser, og det manuelle oppgavene som utføres av mennesker, samt lovlige avvik og resultater. Disse detaljerte prosessene er ofte styrt av regler og begrensninger som er tilpasset gjeldende forretningspraksis og tekniske løsninger. I AS-IS arbeidet har man forholdt seg til prosesser på et overordnet nivå, og det er kartlagt hovedprosesser, delprosesser og enkelte hovedaktiviteter Side 3

4 Side 4 Aktuelle områder for prosesskartlegging

5 Prosesser som er dokumentert Hovedprosesser - Salg til kunder i apotek (inkludert HSP og fjernkunder) - Bestill på nett, utlever i apotek - Salg B2B i apotek (Sykehjem, sykehus, medisinutsalg, apotek osv.) - Bestille B2B-ordre via apotek (bestill via telefon, faks, internett) Delprosesser (og hovedaktiviteter) - Resepthåndtering Hovedaktiviteter: Identifiser kunde og håndter eventuell fullmakt, behandle resept - Refusjonshåndtering - Informasjon og rådgivning - Farmasøytiske tjenester - Bransjerapportering Side 5

6 Aktuelle hovedprosesser AS-IS: Salg til kunder i apotek (inkluderer HSP og fjernkunder) Bestill på nett, hent i apotek Salg B2B i apotek (Sykehjem, sykehus, apotek osv.) Bestill B2B-ordre via apotek (bestill via telefon, faks, internett alle forsendelser) Side 6

7 Hovedprosess - Salg til kunder i apotek Salg til kunder i apotek Titte på handelsvarer Apotekansatt Kunde Kunde ankommer apotek Ønsker å titte? Ønsker hjelp/kjøp? Stå i kø Avdekk kundebehov Kan behovet dekkes? Resepthåndtering? Klargjør resept Kan resepten utleveres? Klargjør salgsordre Betaling Utlevering Salg gjennomført Ikke salg Salg av legemidler og handelsvarer til privatkunder og hjemmesykepleien i apotek. Inkluderer fjernkunder Avdekk kundebehov kan naturlig dukke opp flere steder i prosessen Rekkefølgen på betaling og utlevering kan variere Side 7

8 Hovedprosess - Salg til kunder i apotek Delprosesser Titte på handelsvarer Stå i kø Avdekk kundebehov Klargjør resept Klargjør salgsordre Betaling Utlevering Beskrivelse Å gå omkring i apoteket og lete etter ønskede handelsvarer Å ta plass i kø og vente på ekspedering Snakk med kunde om behov, og gi veiledning og skap omsorgssalg av varer og tjenester. Herunder identifisere og gi produktanbefalinger, helseråd og tjenesteanbefalinger. Klargjøre en resept for utlevering. Prosessen skal sikre at det utleveres riktig legemiddel til riktig kunde. Sammenstille alle varer og tjenester som kunden skal kjøpe, og klargjøre ordren for betaling og utlevering. Med ordre menes varer som selges i et ordinært kundemøte i apoteket eller bestillinger gjort i forkant via Nettapotek, telefon eller andre kanaler. Ta betalt for varer, ulike betalingsmåter som lojalitetspoeng, penger, kort, etc Utlevere varer til kunde Side 8

9 Bestill på nett eller telefon, hent i apotek Hovedprosess Bestill på nett eller telefon, hent i apotek Apotekansatt Kunde Kunde ønsker å bestille varer Bestill varer Motta ordre Kan behovet dekkes? Resepthåndtering? Klargjøre resept Kan resepten utleveres? Klargjør salgsordre Vent på kunde Ankommer kunden apoteket? Kanseller salgsordre Betaling Utlevering Salg gjennomført Ikke salg Informer kunde Kunde bestiller RX, OTC og/eller handelsvarer på nett eller over telefon. Varene klargjøres i apotek, og utleveres eller sendes hjem til kunde fra apotek. Rekkefølgen på betaling og utlevering kan variere Side 9

10 Bestille B2B-ordre via apotek Hovedprosess Bestille B2B-ordre via apotek Apotekansatt B2B-kunde Kunde ønsker å bestille varer Bestill varer Registrer ordre Kan vi dekke behovet? Klargjør B2Bsalgsordre Hent i apotek Send til kunde Vent på kunde Utlevering Betaling Salg gjennomført Informer kunde Ikke salg B2B-kunder bestiller varer for utlevering via apotek. Bestilling skjer via internett, faks, telefon, e-ordre etc. Utlevering skjer ved at kunden henter i apotek, eller at varene sendes fra apotek til kunden. Rekkefølgen på betaling og utlevering kan variere Side 10

11 Salg til B2B-kunder i apotek Hovedprosess Salg til B2B-kunder i apotek Apotekansatt B2B-kunde Kunde ønsker å kjøpe varer Stå i kø Behandle rekvisisjon Kan vi dekke behovet? Klargjør B2B-salgsordre Vent på kunde Utlevering Betaling Salg gjennomført Informer kunde Ikke salg Salg til B2B-kunder som møter opp i apotek. B2B-kunder inkluderer sykehjem, sykehus, medisinutsalg*, apotek, etc. Klargjør B2B-salgsordre: Inkluderer å splitte ordren i det som må bestilles og det som kan leveres direkte. Det vil bli to utleveringer, men ikke to betalinger. Side 11 * Man selger egentlig ikke til medisinutsalg da lageret der eies av apoteket det tilhører. Men i dagens prosess er dette en vanlig omgåelse da det støttes av FarmaPro.

12 Hovedprosesser: Utfordringer og forbedringsområder Overordnet for alle prosesser Identifisering og logging av brukere i systemet er en stor tidstyv, hvor det bukes mye tid på tasting og flere innlogginger. Systemet slik det er i dag skorter også på sikkerhet. Det er viktig at det i fremtiden blir et sikrere og mer effektivt system for brukertilgang. Stå i kø Det brukes for mye tid på å stå i kø i dag, og køtiden burde reduseres og utnyttes på en bedre måte. Her kunne man f.eks. utnyttet tiden til selvbetjening for registrering av kundeinformasjon i likhet med innsjekking på fly. Ved å utnytte køtiden til legitimering av kunde kunne man brukt kundekontakten til mer verdiskapende arbeid. Avdekk kundebehov Dette er ikke god støtte for i dag. Det er vanskelig å få tak i relevant informasjon da informasjonen er tett sammenkoblet til enkelte bruksområder og det er vanskelig å søke opp. Det er behov for en bedre søkemotor og en database som går an å søke opp i uavhengig av resepthåndtering. Det brukes for mye tid i systemet og dette tar tid fra den gode kundesamtalen. Mer automatisering og mindre bruk på registering av data ville frigitt mye tid som kunne blitt brukt på bedre kundebehandling. Side 12

13 Hovedprosesser: Utfordringer og forbedringsområder Bestille varer og motta ordre Det burde gjøres en faglig vurdering når kunde legger inn bestilling, for å unngå feilbestillinger og for å sikre at kunden får dekt sitt behov. Det er generelt ønskelig å flytte informasjon så nært kunden som mulig, f.eks. gjennom kontroll av bestillinger som kan føre til informasjon eller dialog med kunde. Dette gjelder ved alle bestillinger. Vent på kunde I dag er det en manuell registrering av når kunde kommer, og dette kunne det vært bedre løsninger for. Behandle rekvisisjon Det er ønskelig med mer beslutningsstøtte og arkiveringsfunksjonalitet tilknyttet rekvirering, i dag sitter denne informasjonen mye i farmasøytens hode. En felles løsning for rekvirering er noe som det er behov for. Tolkning av regelverk blir i dag en konkurrerende faktor. Rekvirering av legemidler til veterinær fungerer dårlig da veterinær både kan være tilknyttet kontor og ønsker egne varer, og dette skaper utfordring med bruk av rekvirentkode og rapportering. Utlevering Det er i dag ikke godt tilrettelagt for å dokumentere hva som er gjort i kontakt med kunde. Det vil være behov for bedre dokumentasjon i fremtiden. Dette gjelder ved utlevering i alle prosesser. Side 13

14 Side 14 Aktuelle områder for prosesskartlegging

15 Resepthåndtering Delprosess Klargjør resept Klargjør resept Farmasøyt Apotekansatt Kunde ønsker å hente varer på resept Identifiser kunde og håndter evt fullmakt Ny kunde Ikke gyldig legitimasjon Registrer kunde Eksisterende kunde Resept type E-resept Papir resept Hent resept Registrer resept Behandle resept Istandgjør resept Utfør strekkodekontroll Utfør farmasøytkontroll Legemiddel klar til salg Registrer kunde kan skje på grunnlag av e-resept, og rekkefølgen vil da blir annerledes. Side 15

16 Delprosess - Klargjør resept Utfør farmasøytkontroll Resepthåndtering Aktiviteter Identifiser kunde og identifiser evt. fullmakt Registrer kunde Hent resept Registrer resept Behandle resept Istandgjør resept Utfør strekkodekontroll Beskrivelse Kunden må identifiseres på en sikker måte. Kunden kan ha fullmakt fra en person. Kunden må registreres i apotekets system dersom det er en ny kunde. Apotekansatt gjør søk i reseptformidleren og henter resepten(e) som skal behandles. Apotekansatt registrerer papirresept. Det gjøres en kontroll på generika, interaksjoner, gyldighet, refusjonshjemmel og godkjenningsfritak, og det gjøres ved behov en intervensjon før etikett redigeres. De fysiske produktene hentes, etiketter og brukerveiledninger produseres. Dersom det er anbrudd eller reseptproduksjon håndteres dette. Det gjøres en prisberegning hvor utsalgspriser sammenstilles med kundens frikortgrenser og endelig pris beregnes. Det gjøres en ny kontroll på at legemidler og dosering er korrekt. Verifisere at rett pakke er valgt i forhold til det som er registrert i systemet, samt at rett etikett har kommet på rett pakke. En endelig farmasøytisk kontroll utføres og farmasøyten vurderer alle typer resepter med hensyn til formalitetene og gyldigheten av resepten, dosering og interaksjoner. Side 16

17 Resepthåndtering: Utfordringer og forbedringsområder Farmasøytkontroll I dag er det fleksibelt hvor i prosessen farmasøytkontrollen skjer, og dette kunne blitt mer standardisert for å optimalisere prosessen. Det er f.eks. et effektivitetstap dersom det skjer en intervensjon sent i prosessen. Registrering av kunde I dag registrerer hvert apotek alle kunder, og det hadde vært bedre om denne informasjonen var mer delt og tilgjengelig mellom aktører. Forenkling i identifikasjon og tilgjengeliggjøring av kundeinformasjon er generelt et stort forbedringsområde. I dag er det en utfordring om man mangler personnummer da dette gjør søk mot RF komplisert. Etiketter Bruk av etiketter er veldig gammeldags og tungvint, og dette er et område med stort forbedringspotensial. Her kan man tenke innovativt på hvordan man kan gi nødvendig informasjon til kunden som sikrer riktig legemiddelbruk, f.eks. SMS-varslinger og kalenderpåminnelser. En annen løsning er å beholde etiketter, men gjøre de mer tilpassede og bruke roboter til påklistring. Side 17

18 Hovedaktivitet - Identifiser kunde og håndter eventuell fullmakt Resepthåndtering Identifiser kunde og håndter eventuell fullmakt Gyldig ID? Opptrer kunden på vegne av en annen? Kunde må identifiseres Identifiser kunde Kunden er identifisert Apotekansatt SJekk om kunden er registrert som fullmaktshaver Er kunden registrert som fullmaktshaver? Innhent fullmakt fra kunde Kan kunden forelegge fullmakt? Registrer fullmakt Kunden er ikke identifisert Side 18

19 Identifisering og fullmakt: Utfordringer og forbedringsområder Identifiser kunde I dag identifiseres kunden manuelt, og dette kan med fordel forenkles og gjøres mer automatisk i fremtiden. Det er viktig at systemet støtter at man også kan kjenne kunden fra tidligere og ikke alltid må gjøre en identifikasjon. Fullmaktshåndtering Det eksisterer ikke noe system for fullmaktshåndtering i dag og det behandles ved bruk av papirskjema. Myndighetene arbeider med dette i dag, men DIFA og bransjen bør ligge forut for å sikre at det ikke blir «digitalisering av papir». Side 19

20 Resepthåndtering Hovedaktivitet Behandle resept Behandle resept Behandle godkjenningsfritak Kontrolleres i apotek? Kontroller gyldighet ift utleveringsforskriften med tillegg Apotekansatt Resept må behandles Godkjenningsfritak? Bytt generisk eller basert på varetilgjengelighet Utfør interaksjonskontroll Endring på resept? Rediger/skriv etikett Resept klargjort Utfør intervensjon Kontroller refusjonshjemmel Det ligger mye masterdata til grunn for disse kontrollene som må defineres når vi kommer på mer detaljert nivå Kontroller gyldighet ift utleveringsforskriften med tillegg inkluderer utleveringsbestemmelser Det er behov for å kommunisere med andre aktører ved uklarhet tilknyttet resept og legemiddel Side 20

21 Behandle resept: Utfordringer og forbedringsområder Generelt Prosessen mangler standardisering med faste spørsmål man skal stille og en logisk rekkefølge for fremgang. Det forventes bedre beslutningsgrunnlag i fremtiden hvor systemet i større grad kan bidra til økt kvalitet. Under behandling av resept er kommunikasjon med lege et område med stort forbedringspotensial. Per i dag skjer dette via mail og telefon, og det burde være tilrettelagt for enklere elektronisk kommunikasjon. Det er ønskelig å få en større tydelighet i hvilke endringer apotek kan gjøre på en resept i dag uten å kontakte lege. I dag må man kontakte lege for mange spørsmål om endringer som man opplever at kunne vært løst direkte av farmasøyt. Det er derfor ønskelig å arbeide for at apotekets endringsmuligheter utvides og farmasøyten får lov til å håndtere flere endringer på egen hånd. Bransjen bør gjennom Apotekforeningen utfordre forskrifter der det skaper hindringer og effektivitetstap. Normens intensjon er god, men ordlyden kan utfordres. Dette er et arbeid som bør startes så tidlig som mulig da utfallet kan påvirke krav til nye løsninger. Side 21

22 Behandle resept: Utfordringer og forbedringsområder Generisk bytte Generisk bytte fungerer i dag dårlig da manglende kommunikasjon mellom lege, pasient og apotek fører til utfordringer og misforståelser ved generika. Dette er noe som arbeides med i dag. Refusjonshjemmel I dag gjøres det en manuell vurdering på om kunden har rett på refusjon, og i fremtiden er det ønskelig med en mer visuell eller automatisk fremstilling som kan bidra til å gjøre bedre vurderinger. Interaksjonskontroll Interaksjonskontroll er lite knyttet til kunden, og ettersom man har bare kontroll på legemidler som er utlevert i eget apotek, mangler det fullstendig oversikt over kundens legemiddelbruk. Dette viser behovet for en felles legemiddeljournal. Side 22

23 Delprosess - Refusjonshåndtering Refusjonshåndtering Krev refusjon for resepter HELFO Generer faktura til refusjonsgivende instans Andre Send faktura Helfo Apotek Apotek har krav på refusjon Hent resepter til refusjonsgrunnlag Krav til HELFO? Send refusjonskrav til HELFO Sjekk svar på refusjonskrav (oppgave) Behandle refusjonskrav Avviste eller avkortede krav Håndter avviste krav Utbetale refusjonskrav Refusjonskrav innfridd Jernbaneverket og andre Håndter avviste krav: krav: Apotek gjør gjør endring i i resept og og refusjonskrav og og starter på på nytt nytt prosess for for refusjonshåndtering Refusjon ender ender ofte ofte med med tap tap Behandle faktura Bestride faktura Side 23

24 Refusjonshåndtering: Utfordringer og forbedringsområder Refusjon til HELFO: Det er en utfordring at apoteket ikke vet om refusjonen vil bli godkjent eller avvist i det man er i kontakt med kunden. Det er ønskelig med en større sikkerhet i at pengene vil bli refundert i det kunden blir ekspedert, eventuelt en bedre kontroll underveis som sikrer at refusjonen blir riktig. Dette kan løses på flere måter, eksempelvis gjennom live oppdatering (slik som FarmaPro 4) eller ved å sikre at HELFO og apoteket bruker samme regler for refusjonsberegning. En annen mulighet er at HELFO godkjenner refusjonen allerede i Reseptformidleren slik at refusjonen følger resepten. Det er samtidig viktig at man ikke gjør endringer på refusjonshåndteringen som kan føre til at apotek mister en viktig del av sin rolle. Refusjonshåndtering av H-resepter er en stor utfordring i dag hvor det ikke er tilrettelagt for elektronisk refusjon. Dette må være på plass i ny løsning. Side 24

25 Informasjon og rådgivning Informasjon og rådgivning Informasjon og rådgivning Journalfør rådgivning Apotekansatt Kunde trenger informasjon Avdekk informasjons behov Innhent informasjon Gi informasjon og rådgivning Kunde har fått informasjon Råd skal journalføres? I dag er det ingen tydelig prosess for informasjon og rådgivning, og informasjon blir innhentet fra ulike kilder avhengig av kjede og person. Kunde kan ønske informasjon, og kunde kan ha et behov for informasjon som den apotekansatte kjenner til Side 25

26 Informasjon og rådgivning Informasjon og rådgivning Det mangler prosesser tilknyttet informasjon og rådgivning, og dette må gjøres for TO-BE Informasjon og rådgivning kan både skje i forbindelse med og utenfor reseptekspedering. Det finnes støtte for såkalte fagtekster i dagens system, hvor kjedene lager og sender ut informasjonstekster knyttet til gitte varenumre. Når man scanner disse i FarmaPro så får man en pop-up med den tilhørende teksten. Dette brukes til å minne de ansatte på å informere om gitte ting. Eksempler på mulig informasjon og rådgivning Identifisere og gi produktanbefalinger Identifisere og gi tjenesteanbefalinger Identifisere og gi helseråd Side 26

27 Farmasitjenester Farmasøytiske tjenester Farmasøytiske tjenester Journalfør tjeneste Apotekansatt Kunde ønsker farmasitjeneste Booke avtale for tjeneste ved behov Utfør tjeneste Dokumenter utført tjeneste Tjeneste skal journalføres? Tjeneste utført og dokumentert I dag er det bare booking og betaling/registrering som skjer i FarmaPro, deretter er det manuell dokumentasjon Side 27

28 Farmasitjenester Farmasøytiske tjenester Tjenesteprosessen handler om å booke tjenesten, gjennomføre tjenesten og dokumentere tjenesten Farmasitjenester må være en frittstående delprosess da den ikke systemmessig bør tilhøre en bestemt plass i løpet Det er viktig å skille mellom farmasitjenester og kommersielle tjenester Eksempler på mulige tjenester Legemiddelsamtale LAR Medisinstart Schengenattest Farmasøytisk tilsyn (gjøres blant annet på sykehjem) Skipsmedisin? Undersøkes om dette kan gå inn under B2B eller håndteres spesielt? Vaksinering? Farmasøytrekvirering? Side 28

29 Informasjon og rådgiving og farmasøytiske tjenester: Utfordringer og forbedringsområder Informasjon og rådgiving Det eksisterer ingen prosess eller systemstøtte for god informasjon og rådgivning, samt dokumentasjon i etterkant. Dette er et stort forbedringsområde som er viktig å få på plass for å gjøre apotekansatte til gode rådgivere og en viktig bidragsyter til helsebransjen. Farmasøyter i apotek må ha tilgang til samme beslutningsstøtteverktøy som forskrivende lege. Beslutninger legen har tatt må være synlige for farmasøyt (for eksempel etter varsel om interaksjon) Det er viktig at informasjonen er tilgjengelig gjennom hele kundeløpet. Informasjonen bør også kunne filtreres på kunden etter identifisering. Eksisterende pop-up oppfattes ofte som «støy» i arbeidsprosessen, og kommer ofte ikke på riktig sted i kundebehandlingen. Det er et forbedringsområde tilknyttet hvordan man følger opp at kunden tar legemidler på riktig måte. Her er det mange muligheter, eksempelvis ved bruk av app som kan monitorere faktisk brukte legemiddel og refusjonssystem basert på riktig legemiddelbruk. Det er viktig å få en anerkjennelse fra myndigheter på at apotekene har behov for mer informasjon om kunden for å gjøre en god jobb i apotek. Tilgang til journal, informasjon fra minhelse.no og bruk av apper vil være nyttig informasjonskilder. Farmasitjenester Denne er lite aktuell i dag ettersom apoteket har lite støtte for farmasitjenester. Dette er likevel et interessant område hvor det må arbeides for å få lov til å gjøre mer og for å få offentlig refusjon. Side 29

30 Side 30 Aktuelle områder for prosesskartlegging

31 Bransjerapportering Delprosess Generere bransjerapporter Generere bransjerapporter Apotekansatt Behov for rapport Automatisk? Samle data for manuell/ny rapport Automatisere rapport? Send manuell rapport Manuell rapport sendt Apoteksystem Generer og send automatisk rapport Automatisk rapport sendt Automatiske rapporter: Bransjestatistikk Informasjon om alle salg. Data sammenstilles fra bransjesystem og tilgrensede systemer Reseptregisteret Oversikt over alle reseptlegemidler som er utlevert i apotek. VetReg Oversikt over utleverte legemidler til dyr. Tuberkolosemidler Oversikt over utlevering av tuberkoloselegemidler (foreløpig bare SHA) Manuelle rapporter: Ekspedisjonsliste legemidler Ekspederte legemidler etter liste spesifisert av Fylkesmannen/Helsetilsynet Side 31

32 Bransjerapportering Delprosess - Generere og distribuere Bransjestatistikk Generere og distribuere Bransjestatistikk Bransjestatistikk Motta rapport Rapport ok? Etterspør rapport Oppdater eksisterende rapporter Utvikle nye rapporter Identifiser mottakere Send Bransjestatistikk Bransjestatistikk distribuert Apotek Send rapport Motta forespørsel om ny rapport Generer ny rapport Prosess som ligger utenfor Bransjeløsning, men som håndteres felles gjennom Bransjestatistikk Side 32

33 Varsel og kommunikasjon Varsler og kommunikasjon Omfatter varsler fra myndigheter/kjede og kommunikasjon mellom aktører Dette er i dag ikke en prosess, men i større grad en funksjon som kalles på i andre prosesser. F.eks. informasjon fra Legemiddelverket som er viktig informasjon for apotekmedarbeiderne og som skal vises frem i egnede brukstilfeller. Side 33

34 Journalføring Journalføring Det har ikke vært lovhjemmel for apotekjournal, og reseptekspedisjon i apotek har vært unntatt journalplikt. Enkelte apotek har oppbevart opplysninger som for eksempel blodtrykks- og blodsukkermålinger etter samtykke fra kunde. I tillegg til dokumentasjon av intervensjoner i FarmaPro, lagrer de fleste apotek noe informasjon lokalt i merknadsfeltet til kunden. Eksempel på dette er; - Vedtaksinformasjon - Informasjon om kontakt med rekvirent ved spørsmål om interaksjoner o.l - Informasjon om kundens ønsker ved generisk bytte - Informasjon om kundens preferanser ved medisinsk utstyr - (listen er ikke uttømmende) Side 34

35 Bransjeinformasjon Bransjeinformasjon Området omfatter tilgjengeliggjøring av informasjon som gjelder hele bransjen. Dette er i dag ikke en prosess, men i større grad en funksjon som kalles på i andre prosesser. F.eks. informasjon om varer og priser som inngår i kjøpsprosessen. Informasjon om Vareregister - Slå opp i Vareweb hos Farmalogg og presenterer varer til bruk i andre funksjoner. Informasjon om prisberegning er dette en funksjon som eksisterer i dag? - Beregne utsalgspris for prisregulerte varer i apotek Side 35

36 Farmasi støttefunksjoner: Utfordringer og forbedringsområder Bransjerapportering I dag mangler det informasjon på om rapporter blir sendt, og man har lite innsikt i rapportene som kjører automatisk. I fremtiden ønskelig med mer sentral kontroll hvor kjedene har innsikt, mens det for det enkelte apotek er noe som skjer helt i bakgrunnen. Dagens rapporter er veldig låste på innhold, og det er ønskelig med mer flytende data og enklere endring i hvilke data som fremvises. Det er ønskelig å få mer felles KPIer inn i Bransjestatistikk som følges opp for hele bransjen, ved at det opprettes bransjestandarder på kvalitetsindikatorer som kan vise hvor utfordringene ligger. Det er mulig mye av dette skal ligge i kjedenes system, men det er viktig å få samlet det i felles rapporter. F.eks. servicegrad, intervensjoner, kanselleringer. Kommunikasjon og varsler Varsler fra SLV håndteres i dag utenfor FarmaPro ved at det kommuniseres via grossister direkte til kjedene. Det arbeides med å få flere varsler inn i FEST som kan være aktuelt å håndtere i bransjesystemet. Det bør gjøres enklere å legge inn varsler for apotekene, f.eks. for å gi bedre beslutningsstøtte i resepthåndteringen. Det bør brukes offentlige/felles register for å kontrollere hvilke farmasøyter som har lov til å håndtere aktuelle resepter. I dag eksisterer dette hos den enkelte kjede. Det er nyttig å få systemstøtte for å slike kontroller. Journalføring Bransjen har behov for å dokumentere intervensjoner og tjenester. For å sikre god kundeoppfølging er det også andre opplysninger som vil være nyttig å dokumentere. Noen av denne informasjonen bør deles med andre apotek for å sikre en god farmasøytisk oppfølging. Dagens dokumentasjon av reseptintervensjoner i FarmaPro gir ikke meningsfulle rapporter, og kan ikke brukes til noe verken for det enkelte apotek eller bransjen. Side 36