Protokoll for det 07. styremøtet i Vestfold Bygdeungdomslag 16/17

Transkript

1 Til Styret i Vestfold Bygdeungdomslag Representant fra Vestfold Bondelag Representant fra Vestfold Bygdekvinnelag Kontaktperson i sentralstyret Protokoll for det 07. styremøtet i Vestfold Bygdeungdomslag 16/17 Tid: , kl 18:00 Sted: Gjennestad Tilstede: Inger Martha Skjelland, Kristian Nilsson, Anne Helene Sommerstad, Karina Skjauff, Kathrine Skaug, Åse Marit Jorde, Kristian Lunde, Camilla Vaaden, Benedikte Didrikson, Line Johannessen, Tora Voll Dombu og representant fra Vestfold Bygdekvinnelag Faste saker Sak 01/16 17 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 02/16 17 Godkjenning av protokoll Sak 03/16 17 Lokallagsrunde Sak 04/16 17 Orienteringssaker A) Orientering fra VBL og VBK (muntlig) B) Orientering om økonomi (muntlig) C) Fellesreise til Høstarrangementet Sak 07/16 17 Åpen post (muntlig) Løpende saker Sak 13/16 17 Valg av leder til hovedkomiteen for LS 2018 Sak 32/16 17 Høstkurs Sak 33/16 17 Medarbeidersamtaler

2 Sak 01/16 17 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 02/16 17 Godkjenning av protokoll Forslag til vedtak: Protokoll godkjennes. Sak 03/16 17 Lokallagsrunde Vi har lokallagsrunde på alle styremøter. Lokallagskontakter skal kontakte sine lokallag i forkant av alle styremøter, og gi en orientering om situasjonen. Det orienteres også om medlemstall og medlemstallmål. Botne/Hillestad Ant. medlemmer: 54 Mål: 100 Lågendalen Ant. medlemmer: 110 Mål: 175 Re Ant. medlemmer: 71 Mål: 101 Sande Ant. medlemmer: 80 Mål: 100 Stokke og Andebu Ant. medlemmer: 91 Mål: 110 Sum medlemmer Vestfold: 407 Mål: 586 Bamble Ant. medlemmer: 80 Mål: 100 Norsjø Ant. medlemmer: 50 Mål: 100 Sum medlemmer Telemark: 136 Mål: 200 Forslag til vedtak: Lokallagsrunden tas til etterfølge.

3 Sak 04/16 17 Orienteringssaker A) Orientering fra VBL og VBK (muntlig) VBL: Ikke til stede. Samarbeider med VBU om Min Tur. VBK: Skal ha inspirasjonskveld snart, og jobber med å lage ny kokebok med lokalmat her i Vestfold. B) Orientering om økonomi (muntlig) Vi har rundt på brukskonto og på bankkonto. Faktura for høstkurs er sendt ut til alle lokallag. Faktura for tevlinger på landsstevne, årsmøte og forrige VBU nytt er sendt ut. C) Fellesreise til Høstarrangementet Jon Olav har vært i kontakt med Buskerud om felles buss til NBUs Høstarrangement i Rogaland. Buss og to sjåfører er i orden, og den ene sjåføren skal være med på Høstarrangementet selv. Forslag til vedtak: Orienteringssakene tas til orientering Sak 07/16 17 Åpen post Åpen gård i Melsomvik i helga. Det ble en vellykket dag med motorsagshow og swingoppvisning. Burde hatt flere folk på stand. Vi må bli flinkere til å spørre hverandre om hjelp, og ikke minst ta initiativ til å hjelpe hverandre. Materialer til motorsagshow på stands koster en del, og dette bør vi få inn på neste års budsjett. Vi må få en full oversikt over hvor alle VBU sine eiendeler ligger, hvem som låner (og når) til enhver tid. Lokallagsledere bør også få tilgang til denne oversikten. Vi har fått tilbud om å leie et skjul, hvor alt av ting kan oppbevares. Vi hører videre om pris og størrelse og kommer tilbake til dette. Min Tur vil i neste omgang finne sted i nordre Vestfold. Det vil også denne gangen bli busstur, og grønt vil være i fokus. Vi planlegger samkjøring til høstkurs for å bruke færrest biler. Protkoll fra årsmøte i VBU legges ut på drive og nettsiden. Den må også bli underskrevet av siste person.

4 Sak 13/16 17 Valg av HK leder Bakgrunn for saken: I forbindelse med tildeling av LS 2019 må det velges en person som skal lede Hovedkomiteen for arrangementet. Saken Styremedlemmene kommer med forslag i møtet. Fint om aktuelle kandidater er tas kontakt med i forkant av møtet, for å lette arbeidet på møtet. Mathias Lien Nordhaug er ringt, og svarer før høstkurs. I mellomtiden tenker alle på eventuelle kandidater. Forslag til vedtak: Mathias Lien Nordhaug har blitt spurt, og får halvannen uke betenkningstid. Vi tar med saken videre om Mathias takker nei. Sak 32/16 17 Høstkurs Det er noen ting som er uklart i forbindelse med årets høstkurs. Styret tar en diskusjon og kommer frem til løsninger på disse punktene: Kortkurs lørdag: Vestfold Teaterråd kan ikke holde kortkurs på lørdag. Dermed må teatersport erstattes av et annet kurs. Hva ønsker vi og hvem kan holde det? Mathias kan holde kortkurs om teatersport. Narkotikakurs på søndag: Anne Helene gir en oppdatering på hvordan det ligger an. Vi har blitt lovet narkotikakurs på søndag. Økonomi: Karina gir en oppdatering Vi går i underskudd på budsjettet, ca Regner med at 40 deltar på kurs (styret er utenom). Valgkomitekurs: Tora/Kristian orienterer om opplegget Alle fylker skal ha dette kurset, nytt av året. Maks 2 timer kurs. Bankett: Ordner kulturdelen underholdning/ opplegg? Kulturleder og sine deltagere ordner dette på kurset sitt fritt. Vanlig av tidligere er å lage en morsom og tilfeldig vri på bordplassering og eventuelt andre ting. Årshjul: Vi setter raskt opp et årshjul for VBU, slik at alle opererer med det samme på høstkurs. Dokument ligger ute på drive.

5 Lokallag og søking om støtte: Alle lokallagskontakter tar kontakt med sitt lokallag om at de bør søke støtte FØR høstkurs starter. Videre ble vi enige på kursholderkurs at alle skulle ha planlagt kurset sitt ferdig til dette styremøtet. Vi tar en runde hvor alle legger frem sine planer og styret kan komme med innspill. Forslag til vedtak: Saken med høstkurs er i orden, og kursholdere har kontroll på sitt. Sak 33/16 17 Medarbeidersamtaler Nå er vi omtrent halvveis i styreåret, og da er det på tide å evaluere oss selv litt. Inger Martha har samtaler med samtlige styremedlemmer på tomannshånd. Skjema som brukes ligger som vedlegg, fint om alle forbereder seg på spørsmålene. Møtet hevet 20:30