MØTEINNKALLING. Foretaksmøte Steinkjerbygg KF

Transkript

1 MØTEINNKALLING Foretaksmøte Steinkjerbygg KF Møtedato: Møtested: Rådhuset, Weidemannsalen Tidspunkt: 14:00 - Eventuelt forfall må varsles snarest på tlf eller e-post: astrid.helene.sjoli@steinkjer.kommune.no Vararepresentanter møter etter særskilt innkalling MØTESTART KL

2 -2-

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS 16/4 Innhold Orientering til foretaksmøtet Unntatt off. PS 16/5 Steinkjerbygg kommunale foretak - økonomiplan /årsbudsjett 2017 PS 16/6 Steinkjerbygg KF- godtgjøring til styret fra PS 16/7 Søknad om fritak som første varamedlem i styre i Steinkjerbygg - Kirsti Myrvang Bjørn Arild Gram ordfører -3-

4 -4-

5 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Foretaksmøte Steinkjerbygg KF /4 Arkivsaksnr: 2016/7040 Klassering: 033 Saksbehandler: Svein Olav Hansen ORIENTERING TIL FORETAKSMØTET Forslag til vedtak: Orienteringen tas til orientering. Svein Olav Hansen Daglig leder -5-

6 Saksopplysninger: Foretaksmøte vil i møte få seg forelagt en presentasjon av status for foretaket. -6-

7 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Foretaksmøte Steinkjerbygg KF /5 Arkivsaksnr: 2016/7075 Klassering: 151 Saksbehandler: Svein Olav Hansen STEINKJERBYGG KOMMUNALE FORETAK - ØKONOMIPLAN /ÅRSBUDSJETT 2017 Styrets forslag til innstilling: Økonomiplan og Årsbudsjettet for Steinkjerbygg KF godkjennes som et rammebudsjett, slik som innstilt fra styret i Steinkjerbygg KF. Styret delegeres fordelingsfullmakt for fastsettelse av foretakets særbudsjett for Steinkjerbygg KF tar opp rammelån på 50 mill. kroner for å gjennomføre ekstraordinært vedlikehold. -7-

8 Steinkjerbygg KF Økonomisk oversikt - drift Regnskap Oppr. budsjett Rev. budsjett Økonomiplan Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Overføringer uten krav til motytelse Sum driftsinntekter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i foretakets tjenesteprod Kjøp av varer og tjenester som erstatter foretakets tjenesteprod Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Brutto driftsutgifter Brutto driftsresultat Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån Annet Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finansieringstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Avsatt til dekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger Regnskapsmessig merforbruk / mindreforbruk Steinkjerbygg KF Økonomisk oversikt - investering Opprinnelig Merutgift / Mindre utgift / Revidert Opprinnelig budsjett 2016 mindre inntekt merinntekt budsjett 2016 budsjett 2017 Investeringer i anleggsmidler: Inn-Trøndelag helse- og beredskapshus Skjeftejordet bofellesskap Andre investeringer Utlån og forskutteringer - - Kjøp av aksjer og andeler - - Avdrag på lån - - Dekning av tidligere års udekket underskudd - - Avsetninger - - Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer - Kompensasjons for merverdiavgift Mottatte avdrag på utlån og refusjoner - Andre inntekter - - Sum ekstern finansiering Overført fra driftsdelen - Bruk av tidligere års udisponert overskudd - Bruk av avsetninger - Udekket / udisponert

9 Steinkjerbygg KF Økonomisk oversikt - investering Regnskap Budsjett Økonomiplan Investeringer Inn-Tr.lag helse og ber.sk.hus Investeringer Skjeftejordet Påkostninger boliger iht investeringsplan Kjøp av eiendommer Dekning av tidligere års udekket underskudd Avsetninger Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Kompensasjons for merverdiavgift Mottatte avdrag på utlån og refusjoner Andre inntekter Sum ekstern finansiering Overført fra driftsdelen Bruk av tidligere års udisponert overskudd Bruk av avsetninger Udekket / udisponert Saksopplysninger: STEINKJERBYGG KF ØKONOMIPLAN / ÅRSBUDSJETT 2017 INNLEDNING Steinkjerbygg kommunale foretak (KF) ble stiftet og ble operativt Bakgrunnen for at Steinkjerbygg KF (SBKF) ble stiftet er at Steinkjer kommune sammen med Steinkjerbygg AS (SBAS) har gjennomført en prosess om hvordan organiseringen og forvaltning av den kommunale boligmassen best kan skje i framtiden relatert til den øvrige kommunale eiendomsmassen. Grensesnittavtalen mellom Steinkjer kommune og Steinkjerbygg AS regulerer ansvar og roller hos hhv. Steinkjer kommune og Steinkjerbygg AS for kommunale boliger og det boligsosiale arbeidet. Etter etableringen av Steinkjerbygg KF bør grensesnittavtalen revideres slik at Steinkjer kommune og Steinkjerbygg KF blir avtalemotparter. Styret i foretaket velges av kommunestyret. Ved utløpet av 2016 har styret bestått av følgende: Styrets leder: Styrets nestleder: Styremedlemmer: Varamedlemmer: Endre Skjervø Grete Bækken Mollan Brit Tove Welde Anne Caroline Haugan Olav Hougen Sigbjørn Elstad (ansattevalgt) Kirsti Myrvang Elisabeth Erle Borg Jan Andor Foosnæs Toril Våset (ansattevalgt) Daglig leder er Svein-Olav Hansen. -9-

10 Foretaket har totalt 14 ansatte, 5 i administrasjonen og 9 på vedlikeholdsseksjonen. I løpet av første kvartal 2017 vil administrasjonen bli økt med to personer. Administrasjonen ivaretar også alle administrative funksjoner i underliggende konsern. I forkant av at SBKF ble operativt, ble den tidligere eiendomsmassen i SBAS splittet mellom Steinkjerbygg KF og Steinkjerhus AS med hhv. 600 og 140 boenheter. Boenhetene ble overdratt fra SBAS med markedsverdi som basis. Samtidig ble også SBAS banklån splittet tilsvarende. De 600 boenhetene i SBKF samsvarer med antallet kommunale boliger i Boligsosial handlingsplan fra 2011 og med kommunens Boligmelding fra I og med at SBKF ennå ikke har et helt driftsår med normal drift, vil både økonomiplan og årsbudsjett 2017 være basert bl.a. på erfaringstall fra driften i SBAS samt regnskap så langt i SBKF. Økonomiplan og årsbudsjett er utarbeidet som et samlet dokument. SBKF er inne i en krevende og utfordrende driftsfase hvor en ny driftsform og organisasjon skal innfases. Dette sammen med nye utfordringer fra eier som innebærer overtagelse av fem eiendomsselskap samt flere større utbyggingsprosesser gjør økonomistyringen særs viktig. SBKF overtok alle aksjene i SBAS i Samtidig overtok SBAS aksjene i: Steinkjer rådhus AS Steinkjer tomteselskap AS Bogavegen 24 A AS DH Eiendom AS Steinkjer utbygging AS (Steinkjer utbygging AS har skiftet navn til Steinkjerhus AS) Selskapsstrukturen og datterselskapene vil bli brukt som et instrument for å ivareta og gjennomføre eiers oppdrag. Antall selskap vil bli fortløpende vurdert og vil være avhengig av hva som er praktisk for å kunne gjennomføre eiers bestillinger. Steinkjerbygg AS er morselskapet i Steinkjerbyggkonsernet mens Steinkjerbygg KF vil være eiers konsernspiss og kontaktpunktet mellom konsernet og foretaksmøtet (eier). Organisasjonskartet per dags dato: Steinkjerbygg KF Steinkjerbygg AS Steinkjer rådhus AS DH Eiendom AS Bogavegen 24A AS Steinkjer tomteselskap AS Steinkjerhus AS -10-

11 Hovedaktiviteter i foretaket: Steinkjerbygg KF har som hovedaktivitet å stille 600 boenheter til rådighet for kommunal bosetting. Fordelingen er 400 boenheter for omsorg og 200 boenheter til gjennomgangsboliger. I tillegg er foretaket nå i full gang med realiseringen av Inn-Trøndelag helse- og beredskapshus, et prosjekt som er kostnadsberegnet til ca. 420 mill.kr. (2016-tall). Oppdragsgiver har justert bestillingen slik at byggetrinn 2 nå skal realiseres sammen med byggetrinn 1. Dette medfører at bygget blir på ca m 2. Det er foretatt masseutskifting og forbelastning av tomten. Detaljprosjekteringen av selve bygget har nå startet og entreprisene skal ut på anbud før sommerferien Byggestart i oktober Ferdigstillelse av bygget er beregnet til forsommeren Foretaket er også i startfasen med detaljprosjekteringen av Skjeftejordet bofellesskap byggetrinn 2, et prosjekt som er kostnadsberegnet til ca. 99 mill.kr. (2016-tall). Anbud sendes ut i januar 2017 og med byggestart satt til april Ferdigstillelse av bygget er beregnet til november Hovedaktiviteter i datterselskapene: Steinkjerbygg AS er morselskapet i konsernet og ivaretar denne funksjonen. Konsernbidrag, utnyttelse av skattemessige muligheter etc. ivaretas av morselskapet. Steinkjerbygg AS brukes også som redskap for framtidige investeringer etc. Steinkjer rådhus AS er fullt ut utleid til Steinkjer kommune. Gjennom de siste årene er det foretatt betydelige oppgraderinger av bygget. Det er skiftet tak på bygget, alle vinduer er skiftet til mer energivennlige vinduer, ventilasjons- og kjøleanlegg er oppgradert, nytt brannalarmanlegg og nye branndører i hht. gjeldende forskrifter for å nevne en del av de større tiltakene. Bygget er nå tilknyttet fjernvarmeanlegget til InnTre og oppvarmingen av bygget skjer dermed med ny fornybar energi. I løpet av 2017 vil heisene bli skiftet. Gjennom mange år har det vært lekkasjer i glasstaket over Weidemannssamlingen ved foajeen. Dette taket vil bli skiftet i løpet av DH Eiendom AS leier ut lokaler til Nord universitet, BDO samt en del mindre virksomheter. Selskapet er nå i en prosess med forprosjekt til utvikling av Innovasjonscampus Steinkjer hvor det tilrettelegges for et område med læring, landbruksklynge og kreative næringer. Revidert forprosjekt vil være ferdig primo februar Steinkjerbygg mener det er svært viktig at dette prosjektet realiseres da det vil være med å skape ny aktivitet og arbeidsplasser samt at eksisterende virksomheter forsterkes. Bogavegen 24 A AS driver utleie av lokaler og tomt til Skanska Husfabrikken. Selskapet er i tett dialog med leietaker for å sikre at eiendommen, og dermed arbeidsplassene, videreutvikles i tråd med leietakers behov. Steinkjer tomteselskap AS fortsetter med tilrettelegging av boligtomter, både i sentrum og i grendesentrene. Det er utarbeidet et nytt boligfelt på Heggesåsen som ble lagt ut til salgs høsten 2016 og de fleste tomtene er nå solgt. Det er også en viss etterspørsel etter ledige tomter i Frøsetåsen og Hervikmarka, Sør-Beitstad. Utbygging i sentrum har de senere årene blitt ivaretatt av private utbyggere, noe som gir Steinkjer Tomteselskap AS større rom for å ivareta distriktsmandatet som vår eier har gitt oss. Steinkjerhus AS har aktivitet av ulik karakter hvor bl.a. boliger som skal avhendes ligger. Steinkjerhus AS leier også ut boliger til Steinkjer kommunale mottak med ca. 150 plasser. Dette er løst med innkjøp av 3 boliger og bruk av ledige boliger i selskapet. I tillegg er presteboliger og annen ordinær boligutleie i dette selskapet. Foretaket og underliggende konsern planlegger og er i ferd med å realisere flere store prosjekter Det legges derfor spesielt vekt på å sikre konsernets likviditet, dette også sett opp mot foretakets likviditet og økonomiske muligheter. For stor belastning i ett av datterselskapene vil kunne påvirke konsernets økonomi og til slutt også foretakets drift og framtidige overføringer til kommunen. -11-

12 Løpende drift Driften av 600 boenheter er omfattende og vi har i snitt inn- og utflyttinger hvert år, dette tilsvarer en flytting pr. arbeidsdag. De aller fleste flyttinger krever oppussing av større eller mindre karakter og vi ser at en del av boenhetene får stor slitasje. Enkelte leiligheter blir pusset opp for mer enn det som har kommet inn i leie i leieperioden. Dette viser at det er viktig at det etableres gode ordninger for at husleien blir betalt. Her kan nevnes samarbeidet med NAV som gjør at en del av leietakerne går med på frivillig trekk i ytelsen slik at husleien blir rettidig betalt. Forholdsvis mange som bor på eldresentrene har opprettet avtalegiro, dette sørger for at en stor andel av husleien fra disse kommer rettidig inn til foretaket. Overføringene til kommunen er også vesentlige, disse er på 10,9 mill.kr., Steinkjerbygg dekker også en stilling på bolig- og tildelingskontoret etter en avtale som ble inngått på et tidlig tidspunkt for å dekke kostnadene med å administrerer AS Steinkjerbyggs boliger. Videre dekkes en stilling som boveileder, denne avtalen er kommet i stand etter at kommunen og foretaket i felleskap ser stor nytte i arbeidet som boveilederen utfører. Organisatorisk er stillingen plassert på arbeidssentralen. Foretaket har i 2016 gjennomført ekstraordinært vedlikehold på Kvam eldresenter og på Tunet/Teigen på Egge. Imidlertid gir driften marginale overskudd til å gjennomføre ekstraordinært vedlikehold og foretaket ber derfor om mulighet til å oppta ett rammelån på inntil 50 mill.kr. for å kunne realisere ekstraordinært vedlikehold bl.a. på de øvrige eldresentrene i de neste tre årene. Det er også gjennomført ekstraordinært vedlikehold på flere av de store bygårdene med gjennomgangsboliger det siste året. Interne prosesser I 2016 er det igangsatt arbeid med de interne prosessene slik at foretaket kommer på samme linje som kommunen. Foretaket er nå i ferd med å flytte regnskapet over til Inn-Trøndelag Regnskap og lønn og dette vil være i drift fra Videre er foretaket i tett dialog med personaltjenesten for å avklare arbeidsfordelingen mellom kommunen og foretaket på dette feltet. Foretaket er nå inne på samme kvalitetssystem som kommunen, EQS. Videre er foretaket under kommunens hovedverneombud og bedriftshelsetjeneste. Foretaket har etablert hjemmeside som informasjonskanal og kontaktpunkt, I tråd med at foretaket og underliggende konsern får nye utfordringer og løpende oppgaver fra kommunen vil antall ansatte bli vurdert fortløpende. Foretaket vil søke å være rustet for de nye utfordringer som måtte dukke opp. I forbindelse med den pågående prosessen med å vurdere flytting av eiendomsenheten til Steinkjerbygg KF vurderer foretaket at det nå er beredt til å ta imot enheten. Rasjonaliseringsgevinster stordriftsfordeler: Dannelsen av konsernet gir eier en bedre og mer koordinert utnyttelse av de totale ressurser som brukes på eiendommene. Konsernet vil benytte regnskapsmessige muligheter som konsernbidrag og utnyttelse av framførbare underskudd i enkelte datterselskap, slik at ressursene utnyttes optimalt. Selv om disse mulighetene vil bli benyttet vil dette ikke endre likviditetsstrømmen innad i konsernet. For å oppnå den forutsatte rasjonaliseringsgevinsten, er nå alle styrer med unntak av styret i DH Eiendom AS, samordnet med gjennomgående styrerepresentasjon og nedskalerte styrer. Det jobbes også med felles innkjøp i forhold til revisjon, banktjenester og regnskapsførsel for å kunne hente ut stordriftsfordelene og for å understøtte mulighetene for å skape et reelt konsern. Strategi for Steinkjerbygg KF Steinkjerbygg AS: Ved overtagelsen av eiendomsselskapene fikk konsernet fem selskap som driver med vidt forskjellige oppgaver. Styret i Steinkjerbygg KF har nå startet en strategiprosess som også skal se på oppgavene til de ulike datterselskapene opp mot de nye oppgaver og utfordringer som eier gir oss. Denne prosessen vil bl.a. også se på hvor mange datterselskap det skal være og hvilke oppgaver som skal løses av det enkelte datterselskapet. -12-

13 Ved sluttføringen av denne strategiprosessen vil konsernet raskere ta stilling til om det er behov for å etablere nye datterselskap eller om dette kan løses i eksisterende selskaper når nye oppgaver/utfordringer blir framsatt av eier. Målet vil hele tiden være å ha den mest rasjonelle og hensiktsmessige selskapsstrukturen som samtidig tjener selskapets og eiers interesser på best mulig vis. En viktig del av styrets strategiprosess vil også være å vurdere vedtektene, både i Steinkjerbygg KF og i Steinkjerbyggkonsernet slik at disse gjenspeiler den aktivitet og målsettinger som både foretaket og konsernet vil ha i framtiden. Ansvar og forventninger Styret og administrasjonen i foretaket er lydhør overfor eier og de oppgaver som tillegges foretaket. Fra styret er det viktig å peke på behovet for klare og tydelige forventninger fra eier. Dette vil måtte utvikles og skapes i fellesskap mellom eier og KF. Det er viktig å understreke at de endringer og grep som så langt er gjort bare er starten på en prosess, hvor det må jobbes langsiktig og målrettet for å oppnå de gevinster og forventinger eier har. Styret i KF er svært opptatt av å innfri eiers forventninger til KF og de underliggende selskaper. Samtidig vil vi også være tydelige på at vi har ansvar for konsekvenser, rammer, realiteter og muligheter i blant annet realiseringen av enkeltprosjekter. Disse prosessene vil måtte bygge på en tydelig og åpen dialog, slik at nødvendig tillit skapes for å oppnå de mål som eier ønsker realisert. Foretaket forventer at eier oversender oppdragsbrev i forkant av hvert driftsår slik at foretaket kan være i stand til å oppfylle eiers forventninger. Foretaket vil opptre langsiktig i sin økonomi- og eiendomsforvaltning. Vi viser spesielt til vedlikeholdsplanen for eiendomsmassen som har en ramme på 75 mill.kr. som vil bli gjennomført slik at investert kapital forvaltes på en best mulig måte. Her ligger også en av våre store utfordringer i framtiden å unngå at vi på nytt kommer i en situasjon med et stort vedlikeholdsetterslep. Her har tiltakene med gjengs leie, trekkordninger til leietakere, depositum bidratt til bedre kostnadskontroll og forutsigbarhet. Konsernet forvalter en svært stor eiendomsmasse på vegne av kommunen. Dette gir muligheter til å ta en offensiv rolle i både by- og områdeutvikling i tilknytning til denne eiendomsmassen og de tomtereserver som nå ligger i konsernet. Her er vi spesielt avhengig av en god og løpende dialog med vår eier og andre samfunnsaktører. Kommunikasjon/rapportering: Det er svært viktig å ha en konstruktiv og tydelig dialog mellom eier og styret i KF. En forutsetning for god dialog er at eier har tilstrekkelig kunnskap og oversikt over selskapets virksomhet. Styret i KF legger derfor opp til at det rapporteres samlet fra hele konsernet med en kvartalsvis konsernrapport som bygges opp som følger: Rapporteringen fra de ulike aksjeselskapene i konsernet reguleres gjennom bestemmelsene i aksje- og regnskapslovene. Hvert enkelt selskap rapporterer månedlig til overliggende selskap. På grunnlag av denne rapporteringen utarbeides det en kvartalsvis konsernrapport som oversendes eier. Denne konsernrapporteringen vil også være basis for foretakets orientering/rapportering i de halvårlige foretaksmøtene. Alle styresaker i foretaket skal legges fram for rådmannen før de blir styrebehandlet, rådmannen kan i «saker av stor betydning eller av uvanlig art» legge ned veto inntil saken er behandlet politisk. Det må tilstrebes en så god dialog at det skapes tilstrekkelig tillit og trygghet for de beslutninger og prosesser som skjer. Foretaket hilser velkommen kommunens forslag til «Eierstrategi for kommunale foretak» og tror dette blir et nyttig verktøy i samhandlingen mellom kommunen og foretaket. Det stilles store forventninger til eiers oppdragsbrev og foretaket vil være ydmyk overfor de oppgaver som bestilles gjennom dette dokumentet. Foretaket ser også fram til periodiske eiermøter med formannskapet i Steinkjer kommune. -13-

14 -14-

15 -15-

16 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Foretaksmøte Steinkjerbygg KF /6 Arkivsaksnr: 2016/6747 Klassering: Saksbehandler: Kari Aarnes STEINKJERBYGG KF- GODTGJØRING TIL STYRET FRA Valgnemndas forslag til vedtak: Det gjøres ingen endring i godtgjøringen til styret i Steinkjerbygg KF fra Styret har følgende godtgjøring: Fastgodtgjørelse: Styrets leder: Kr ,- pr. år Nestleder: Kr ,- pr. år Øvrige medlemmer: Kr ,- pr. år Varamedlemmer: kr. 900,- pr. møte. Ida Bruheim Derås Valgnemndas leder -16-

17 Saksopplysninger: Styret i Steinkjerbygg KF fikk sist fastsatt sin godtgjøring i foretaksmøte Styret har siden juli 2016 hatt følgende godtgjørelse: Leder: kr ,- pr. år Nestleder: kr ,- pr. år Medlem: kr ,- pr. år Varamedlemmer : Kr 900 pr møte. Valgnemnda behandlet d.å. godtgjøring til foretakene og legger frem følgende innstilling: Det gjøres ingen endring i godtgjøringen til styret i Steinkjerbygg KF fra

18 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Foretaksmøte Steinkjerbygg KF /7 Arkivsaksnr: 2015/6631 Klassering: 033 Saksbehandler: Kari Aarnes SØKNAD OM FRITAK SOM FØRSTE VARAMEDLEM I STYRE I STEINKJERBYGG - KIRSTI MYRVANG Valgnemndas forslag til vedtak: Kirsti Myrvang gis fritak som første varamedlem til styret i Steinkjerbygg. Som ny første varamedlem velges Liv Berit Ansnes. Ida Bruheim Derås leder -18-

19 Saksopplysninger: Kirsti Myrvang har i e-post til leder i valgnemnda bedt om fritak som innvalgt første vara i styret for Steinkjerbygg. Fritakssøknaden er begrunnet med en krevende arbeidssituasjon og behov for å prioritere egne barn. Styret som ble valgt i Foretaksmøte med endringer er følgende for perioden : Endre Skjervø leder Grete Bækken Mollan- nestleder Anne Caroline Haugan Olav Hougen Britt Tove Welde Varamedlemmer (i rekke) 1. Kirsti Myrvang 2. Elisabeth Erle Borg 3. Jan Foosnæs Styret har behandlet søknaden og tilrår fritak. Valgnemnda innstiller på Liv Berit Ansnes som ny første vararepresentant. -19-