Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune. Organisering av OT/PPT i Hordaland fylkeskommune

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Organisering av OT/PPT i Hordaland fylkeskommune Audit & Advisory Oktober 2009

2 Innhald 1. Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensing Metode Dokumentanalyse Kvalitative intervju Spørjeundersøking Revisjonskriterium Krav om Oppfølgingsteneste og pedagogisk psykologisk teneste Oppfølgingstenesta Pedagogisk psykologisk teneste Fylkeskommunale vedtak og føringar Datadel Organiseringa av OT/PPT i Hordaland fylkeskommune Omorganisering av leiarstrukturen Regionstruktur Oversikt over målgruppa Arbeidsmåtar og -oppgåver OT/PPT sine samarbeidspartnarar Vurdering Organisering av OT/PPT Oversikt over målgruppa Verksemda i OT/PPT Forslag til tiltak Referansar Vedlegg 1: Høyringsuttale Deloitte AS

3 1. Innleiing I samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune datert 18. februar 2009, sak nr. 2/09, er det gjennomført forvaltningsrevisjon av fråfall og bortval i vidaregåande opplæring og organisering av OT/PPT i Hordaland fylkeskommune. Prosjektet er gjennomført i samsvar med RSK 001, Standard for forvaltningsrevisjon. Denne rapporten tar føre seg andre del av bestillinga, Organisering av OT/PPT i Hordaland fylkeskommune. Den første delen blir handsama i ein eigen rapport, Fråfall og bortval i vidaregåande opplæring i Hordaland fylkeskommune. 2. Bakgrunn I 1997 blei Oppfølgingstenesta (OT) og Pedagogisk-psykologisk rådgjevingsteneste (PPT) slått saman til ei rådgjevingsteneste. Det blei etablert sju regionkontor som fordelte dei vidaregåande skulane mellom seg. I 2008 blei leiarstrukturen for OT/PPT endra, ved at talet på regionleiarar gjekk frå fem til tre. 3. Føremål og problemstillingar Føremålet med denne delen av forvaltningsrevisjonsprosjektet er å undersøkje om organiseringa av OT/PPT er i samsvar med gjeldande regelverk og politiske vedtak. Følgjande problemstillingar er undersøkte: 1. Er organiseringa av OT/PPT føremålstenleg? 2. I kva grad er organiseringa av OT/PPT i samsvar med vedtak og politiske føringar? 3. Er verksemda i OT/PPT i samsvar med regelverket? 4. Avgrensing Denne rapporten har fokus på verksemda i Oppfølgingstenesta i OT/PPT. Verksemda i PP-tenesta er handsama i ein tidlegare rapport, og vil difor ikkje vere sentralt i denne forvaltningsrevisjonen. 5. Metode 5.1 Dokumentanalyse Revisjonen har samla inn relevant dokumentasjon frå OT/PPT i Hordaland fylkeskommune. Dokumenta skildrar mellom anna målsettingar og tiltak i samband med omorganisering av OT/PPT. 2

4 5.2 Kvalitative intervju Det er gjennomført intervju med regionleiarane og OT/PPT sjefen. Intervjureferata er verifiserte. Det er også gjennomført intervju med ungdom som får oppfølging av OT/PPT. 5.3 Spørjeundersøking I samband med forvaltningsrevisjonen fekk alle rektorar, elevinspektørar og rådgjevarar ved dei vidaregåande skulane i fylket, samt alle tilsette i OT/PPT, tilsendt ei spørjeundersøking. Undersøkinga hadde eigne spørsmål til tilsette i OT/PPT om organiseringa av tenesta. Det vart sendt ut spørjeskjema til 40 tilsette i OT/PPT, og det kom inn svar frå 30 av dei. Dette utgjer ein svarprosent på Revisjonskriterium 6.1 Krav om Oppfølgingsteneste og pedagogisk psykologisk teneste Fylkeskommunen skal i følgje opplæringslova ledd ha ei oppfølgingsteneste (OT) for ungdom som har rett til opplæring, og som ikkje er i opplæring eller i arbeid. Tenesta gjeld fram til ungdommen fyller 21 år. Fylkeskommunen skal i tillegg ha ei pedagogisk psykologisk teneste (PPT) for elevar i vidaregåande skular (jf ledd i opplæringslova). 6.2 Oppfølgingstenesta Føremålet med fylket si oppfølgingsteneste går fram av 13-1 i forskrift til opplæringslova: Føremålet med oppfølgingstenesta er å sørgje for at all ungdom som høyrer til målgruppa, jf. 13-2, får tilbod om opplæring, arbeid eller anna sysselsetjing. Tilbod som blir formidla gjennom oppfølgingstenesta, skal primært ta sikte på å føre fram til studiekompetanse, yrkeskompetanse eller kompetanse på lågare nivå innanfor vidaregåande opplæring. Oppfølgingstenesta kan også arbeide for å redusere fråfallet frå vidaregåande opplæring gjennom samarbeid med rådgivingstenesta i grunnskole og vidaregåande opplæring. I 13-2 er målgruppa for oppfølgingstenesta definert på følgjande måte: Målgruppa for oppfølgingstenesta er ungdom som er omfatta av den lovfesta retten til vidaregåande opplæring, og som det aktuelle skoleåret a) ikkje har søkt eller teke imot elev- eller læreplass, eller b) avbryt slik opplæring, eller c) ikkje er i arbeid, eller d) har tapt retten som følgje av vedtak om bortvising med heimel i opplæringslova 3-8 eller som følgje av vedtak om heving av lærekontrakt i samsvar med opplæringslova 4-6. Oppgåvene til oppfølgingstenesta er regulert i 13-3 i forskrift til opplæringslova: Fylkeskommunen skal gjennom oppfølgingstenesta sørgje for a) å ha oversikt over målgruppa som er definert i 13-2 b) at det blir teke kontakt med kvar enkelt ungdom i målgruppa c) at alle i målgruppa får tilbod om rettleiing d) at alle i målgruppa får tilbod i samsvar med

5 e) å ha oversikt over aktuelle tilbod for målgruppa og f) å følgje opp ungdom som har teke imot tilbod gjennom oppfølgingstenesta. Ungdom i målgruppa som ikkje tek imot tilbod gjennom oppfølgingstenesta, og som ikkje er i utdanning eller arbeid, skal kontaktast og få tilbod kvart skoleår så lenge dei er omfatta av den lovfesta retten til vidaregåande opplæring. Registrering av ungdom som høyrer til ansvarsområdet for oppfølgingstenesta, og som tenesta formidlar tilbod til, skjer gjennom heile året. 6.3 Pedagogisk psykologisk teneste Oppgåver for fylket si PP-teneste går fram av opplæringslova 5-6, 2.ledd: Tenesta skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa til rette for elevar med særlege behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det blir utarbeidd sakkunnig vurdering der lova krev det. 6.4 Fylkeskommunale vedtak og føringar I 1997 blei Oppfølgingstenesta og PP-tenesta i Hordaland fylkeskommune slått saman, etter eit administrativt vedtak 1. I vedtaket går følgjande fram: 1. Oppfølgingstenesta og Pedagogisk-psykologisk rådgjevingsteneste vert slått saman til ei rådgjevingsteneste. Tenesta skal byggje på prinsippa heilskapleg omsorg, nærleik og tilgjenge. 2. Ei stilling ved OT/PP-tenesta vert gjort om til leiar for den nye tenesta. Denne stillinga vert lyst ut eksternt. Leiaren skal rapportere til fylkesopplæringsdirektøren. 3. Det vert etablert 7 regionar med identiske grenser som etterutdanningsregionane til dei vidaregåande skulane. Kontorplasseringa skal etter dette vere slik: Bergen Sentrum Bergen Vest i Aasegården, Askøy, Sotra og Austevoll Bergen Sør i Fana og Os. Bergen Nord i Åsane. Hardanger/Voss i Kvam, Odda og Voss. Sunnhordland på Stord, Husnes og Ølen. Nordhordland på Isdalstø 4. Det skal vere ein koordinator i kvar region (leiar). Denne skal vere sekretær for samarbeidsrådet og koordinere aktivitetane i regionen etter nærare instruks. Koordinatorstillingane vert lyst ut internt. 5. Det vert oppretta samarbeidsråd i kvar region med rektorane, leiaren for OT/PP-tenesta og regionsleiar, eventuelt deira representantar. Samarbeidsråda skal vere rådgjevande for tenesta. 6. Omorganiseringa er effektivisering av tenesteproduksjonen og danner grunnlag for tingingar etter paragraf 5.2 i hovudtariffavtalen. 7. Omorganiseringa skal verte gjennomførd innan 1. juli Fylkesopplæringsdirektøren får ansvaret for iverksetjing av vedtaket 9. Personaldisponeringar som følgje av omorganiseringa vert fremja som eige sak. 1 Vedtaket vart fatta Sak 14/97 Fylkesrådmannen etter fullmakt. 4

6 Hovudprinsippa bak omorganiseringa i 1997 var at tenesta skal byggje på prinsippa om heilskapleg omsorg, nærleik og tilgjenge. OT/PPT skal også leggje vekt på tenesteutøving i nærmiljøet til brukarane Datadel 7.1 Organiseringa av OT/PPT i Hordaland fylkeskommune Samanslåinga av OT og PPT i 1997 blei evaluert av Personal- og Organisasjonsavdelinga ved Organisasjonsutviklingskontoret i Hordaland fylkeskommune i I evalueringsrapporten frå heiter det at: Hordaland fylkeskommunes politikk på området er i hovudsak uttrykt i saka Omorganisering av OT/PPT (sak 14/97- Fylkesrådmannen etter fullmakt). Utover dette er den politiske styringa avgrensa til økonomiske rammer som blir lagt i årlege budsjett og langtidsbudsjett 4. Evalueringsrapporten konkluderte med at samanslåinga av OT og PPT var riktig. Av evalueringsrapporten går det også fram at tenesta blei omorganisert ein gong til etter 1997, ved at kontoret på Austevoll blei lagt til Bergen Sør og at kontora i Nordhordland og Bergen Nord blei slått saman. Etter kvart fekk OT/PPT ei inndeling i fem regionar 5. Revisjonen har ikkje mottatt dokumentasjon som viser grunnlaget for overgang frå sju til fem OT/PPT regionar. Inndelinga var som følgjer: Region Kontorplassering Geografisk ansvarsområde Sentrum/Vest Bergen sentrum Fyllingsdalen, Laksevåg, Loddefjord, Askøy, Fjell, Sund, Austevoll Sør Nesttun Fana, Ytrebygda, Os, Fusa, Austevoll, Tysnes Nord Åsane Åsane, Arna, Osterøy, Lindås, kommunane i Nordhordland Hardanger/Voss Voss Hardanger, Voss m/ filial i Odda og Kvam Sunnhordland Leirvik Sunnhordland m/ filial i Etne I notat 6 til Fylkesrådmannen frå Opplæringsdirektøren går det fram at tenesta sine sentrale oppgåver og arbeidsformer var blitt vurdert opp mot organisasjonsmodellen. Dette resulterte i eit forslag til endring i tenesta sin leiarstruktur. Forslaget bestod i å endre leiarstrukturen frå fem til tre regionleiarar. Det blei ikkje fremja forslag om endringar i lokalisering av tenesta, og i notatet går det fram at opplæringsdirektøren la vekt på å føre vidare dei same hovudprinsippa som låg til grunn for samorganiseringa i Det går vidare fram i notatet at bakgrunnen for endring i leiarstrukturen var: å betre tilbodet til brukarane med ei meir samordna leiing, å gi betre vilkår for styring og oppfølging og større lokal råderett over ressursar og verkemiddel. Saka har vore handsama i OT/PPT og i fylkesadministrasjonen etter dei vedtekne retningslinene for denne typen saker. Arbeidet og målsettingane har vidare vore i tråd med endringane av leiarstruktur i dei vidaregåande skulane. Hordaland fylkeskommune følgde opp forslaget om endringar i leiarstrukturen, og fekk etter vedtak tre regionleiarar for OT/PPT med ansvar for kvar sine regionkontor. I vedtaket går det fram: 2 Jf. Evalueringsrapport OT/PPT Hordaland fylkeskommune, januar Evalueringsrapport OT/PPT Hordaland fylkeskommune, januar Side 9. 5 Jf. Vedtak Ny organisering av leiarstrukturen i oppfølgings- og pedagogisk psykologiskteneste, OT/PPT Arkivsak Dagsett

7 OT/PPT skal styrke leiarfunksjonane ved å fordele leiarressursen på til saman tre regionleiarar. Kvar av regionleiarane skal ha ansvaret for to regionkontor. Leiarfunksjonen skal vere faste stillingar og utgjere minimum 75% av årsverket. I tillegg skal OT/PPT ha ein leiar for tenesta i 100% stilling. Vedtaket gjeld med umiddelbar verknad 7. Organiseringa av OT/PPT er i dag som følgjer: Region Kontorplassering Filial Sentrum/Vest Bergen sentrum Sør/Sunnhordland Nesttun, Leirvik Etne Nord/Hardanger/Voss Åsane, Voss Odda, Kvam 7.2 Omorganisering av leiarstrukturen I Opplæringsdirektøren sitt vedtak 8 om ny organisering av leiarstrukturen i OT/PPT blir det vist til at OT/PPT er organisert som ei ytre eining under Opplæringsavdelinga, på lik line med dei vidaregåande skulane. Arbeidet med organisering og leiarstrukturen i dei vidaregåande skulane har i følgje vedtaket ført til større vekt på tydeleg leiing, tydeleg organisering, utvikling av lærande organisasjonar og betre tilpassa opplæring. OT/PPT arbeider tett opp mot alle dei vidaregåande skulane i fylket. På bakgrunn av dette såg Opplæringsdirektøren eit behov for å omorganisere leiarstrukturen i OT/PPT. Det kjem fram av intervju at omorganisering av leiarstrukturen i OT/PPT har ført til ei styrking av leiarfunksjonen, fordi regionleiarane no kan konsentrere seg om å følgje opp leiaroppgåvene. Dei som er intervjua peiker på at endringa først og fremst består i at regionleiaren ikkje skal vere sakshandsamar lengre, men ha 100% administrativt arbeid. Dette meiner dei fører til meir fokus på leiing og ikkje berre det å ha ein leiarfunksjon. Regionleiarane inngår også i leiargruppa under OT/PPTsjefen. OT/PPT-sjefen forklarar at dei som var regionleiarar i den tidlegare organiseringa berre var leiarar i 40% stilling. Dette var åremålstillingar. I resten av stillinga var dei fagpersonar. På grunn av ulik storleik på regionane og talet på tilsette, blei det ein ubalanse i systemet. På Voss/kvam/Odda var det til dømes berre fem årsverk, og dei hadde like stor leiarressurs som Bergen med mange fleire tilsette. Det kjem fram at det ikkje lengre er slik at leiaren skal ta dei vanskelege sakene, slik det ofte var før. Leiinga i OT/PPT freistar å styrke dei tilsette slik at dei kan ta dei vanskelege sakene sjølv. Dei som er intervjua meiner dette er ein anna måte å tenkje leiing på. Ein av dei som er intervjua forklarar at når ein jobba åleine og hadde ein sjef som berre var leiar i nokre prosent av stillinga, måtte sakshandsamarane ta mange avgjerder sjølv. No er det ein regionleiar i ei heil stilling som kan gi meir føringar på korleis arbeidet skal organiserast. Det er lettare for ein leiar i full stilling, som i tillegg er ein utanforståande, å gje ordre om å følgje lovverket og halde fokus på kva som er OT/PPT sine oppgåver. I følgje dei som er intervjua har endringa ført til ei fagleg styrking ved nokre kontor, fordi tilsette som tidlegare hadde ein leiarfunksjon no kan fokusere på faglege oppgåver på full tid. Ingen av kontora har mista ressursar i samband med omorganiseringa. Ingen av dei som er intervjua meiner at tilbodet til brukarane av tenesta har blitt redusert som følgje av den nye leiarstrukturen. Det blir uttalt i intervju at: Tilbodet ute er i stor grad som før, eller 7 Opplæringsdirektøren etter fullmakt: Arkivsak: Dagsett Arkivsak: Dagsett

8 kanskje betre. I intervju kjem det vidare fram at tilbodet til brukarane var meir forskjellig før omorganiseringa av leiarstrukturen, fordi det var ulike kulturar når det gjaldt oppfølging og arbeidsmåtar ovanfor brukarar og skular. Det var til dømes mykje meir arbeid inn mot enkelte skular i enkelte regionar enn i andre. Variasjonane mellom regionane gjekk både på ressursar og arbeidsmetodar. Alle jobba ikkje alltid ut frå same mål. I intervju blir det hevda at det tidlegare var for utydelige målsettingar i OT/PPT. Omlegginga er meint å føre til eit meir samordna og likeverdig tilbod for brukarane i heile fylket. Fleire av dei som er intervjua meiner at den desentraliserte strukturen i OT/PPT gjorde at det utvikla seg ulike praksisar på kontora i dei forskjellige regionane. Særlig der det er små kontor og folk må ta eigne avgjerder undervegs i arbeidet. Regionleiarane meiner at det å vere frigjort frå sakshandsaming, gjer at dei kan møte desse ulike praksisane og samstundes ha overblikk over alle kontora. I intervju går det fram at eit av måla med sentralisering av leiarfunksjonen er å jobbe for eit meir likeverdig tilbod til OT-ungdom. 7.3 Regionstruktur I OT/PPT regionane Nord og Sør blir det mykje reising for leiarane. I intervju blir det peika på at den nye leiarstrukturen gjer at leiinga kjem lengre vekk geografisk, fordi regionane strekkjer seg over store geografiske områder. Ein informant uttalar at effekten av store avstandar blir meir sjølvstyre for kontora, som tidlegare hadde eigne regionleiarar. I intervju kjem det fram at avstanden til regionleiar ikkje har effekt på tilbodet til brukarane. Store geografiske avstandar blir skildra som ei intern utfordring for dei tilsette i OT/PPT. Fleire av dei som er intervjua meiner det i større grad enn tidlegare er behov for å ta i bruk ny teknologi (til dømes videokonferanse). I intervju blir det gitt uttrykk for at det tar tid å omstille seg til leiarstrukturen. Det kan opplevast kunstig og formelt å måtte setje opp møteplanar, når ein er vant til små kontor med tett kontakt. Det kjem også fram i intervju at ikkje alle har vore vande med å formalisere møte på den måten som dei i større grad må gjere etter omlegginga til den nye leiarstrukturen. Dei som er intervjua peiker på at det kan vere eit sakn hjå enkelte tilsette å ikkje ha leiaren tilgjengeleg på same måte som tidlegare. Men også tidlegare leiarar måtte reise mykje på grunn av oppfølging av saker. Det blir peika på at mange av kontora heller ikkje hadde leiarane på kontoret før omlegginga av leiarstrukturen. For å møte denne nye utfordringa med lang avstand til leiar har det blitt gjort endringar av møtefora. Leiarane reiser ut i til regionkontora og har faste møte med dei tilsette. Saker må meldast inn til regionleiar i forkant av møta. 7.4 Oversikt over målgruppa OT/PPT får via eit meldeskjema melding frå dei vidaregåande skulane om alle elevar som sluttar på vidaregåande skule. Inntakskontoret i Hordaland fylkeskommune overfører informasjon til OT/PPT om kven som har lovfesta rett til vidaregåande opplæring, men som ikkje har søkt eller som har takka nei til tilbydd plass. OT/PPT sender i september kvart år ut standardbrev til ungdom som er registrert utan tilbod om vidaregåande opplæring gjennom det offentlege. I brevet blir dei tilbydt rettleiing for å skaffe seg ei utdanning eller eit yrke, praktisk utprøving gjennom praksisplass via NAV eller kombinert opplæring med skule og arbeidsliv. Det er to ulike malar for standardbreva. Den eine er tilpassa ungdom som ikkje nyttar retten sin til vidaregåande opplæring og den andre er stila til dei som sluttar på skule. OT/PPT ber også om tilbakemelding frå ungdommane anten dei har eit tilbod eller ikkje. 7

9 I spørjeundersøkinga blei følgjande spørsmål stilt til dei tilsette i OT/PPT: Har OT/PPT der du er tilsett oversikt over alle ungdommar i målgruppa innanfor regionen. Til det svarte 59,3% ja og 33,3% nei, medan resten svarte veit ikkje. Figur 1: Har OT/PPT der du er tilsett oversikt over alle ungdommar i målgruppa innanfor regionen? I spørjeundersøkinga blei dei tilsette også bedne om å svare på om OT/PPT der dei er tilsett tar kontakt med alle ungdommar i målgruppa. For ungdom som ikkje har søkt eller tatt imot elev- eller læreplass og som avbryt opplæringa er det over 90% av respondentane som svarer at dei alltid tar kontakt med desse ungdommane. Når det gjeld ungdom som har tapt retten til vidaregåande opplæring som følgje av vedtak om bortvising, er det 48,1% som svarer at dei alltid tar kontakt, og 14,8% som svarer nokre gonger. 33,3% svarer at dei veit ikkje om denne delen av målgruppa blir kontakta, og ein respondent svarer at dei aldri blir kontakta. Vidare svarer 48,1 % at dei alltid og 18,5% at dei nokre gonger tar kontakt med ungdommar som har tapt retten til vidaregåande opplæring som følgje av heving av lærekontrakt. 25,9% svarer at dei veit ikkje om det blir tatt kontakt med denne målgruppa. I samband med verifisering av rapporten opplyser fylkesrådmannen følgjande: For ungdom som har vorte bortviste eller har fått heva lærekontrakten får OT/PPT tilsendt kopi av det formelle brevet som ungdommen mottar. Som følgje av dette sender OT/PPT alltid ut eit brev til ungdommen med tilbod om bistand. I ein rapport som er utarbeida i samband med arbeid for å kvalitetssikre oppfølgingstenesta sitt OTarbeid i Hordaland fylkeskommune, går det fram at det er uklart om rutinar for overføring av informasjon frå Fagopplæringskontoret fungerar 9. Dette vil då dreie seg om lærlingar som anten avbryt lærekontrakten eller der bedrifta hevar kontrakten med lærlingen før læretida er avslutta. I intervju kjem det vidare fram at det er få lærlingar som tar imot tilbod om rettleiing og oppfølging av OT/PPT. I intervju kjem det fram at det er svært låg svarprosent på standardbreva. Forklaringa på dette er at ein sender ut mellom 1000 og 1500 brev i kvar region. Alle dei som mottar brevet står i realiteten ikkje utan tilbod om opplæring. Det viser seg at mange som mottar standardbrev frå OT/PPT har komme inn på private skular, folkehøgskule, er i arbeid (pauseår), har flytta til anna fylke, har fått læreplass, er i utveksling m.m. Utsending av brev baserer seg på om ungdom er registrerte med eit 9 Handlingsplan for oppfølging av OT-ungdom 1.okt.08. 8

10 opplæringstilbod i offentleg vidaregåande skule, og mange ungdommar tar utdanning som ikkje er i regi av Hordland fylkeskommune. OT/PPT opplyser at dei har valt å sende ut standardbrev kort tid etter skulestart, for å komme raskt i gang med rettleiing av ungdommane og eventuelt få ungdommane over i eit opplæringstilbod eller sysselsetjing. 7.5 Arbeidsmåtar og -oppgåver Alle sakshandsamarane i OT/PPT må jobbe både med OT-oppgåver og med sakkunnig arbeid (PPT arbeid). OT-arbeidet består hovudsakleg i å delta i ressursteam på dei vidaregåande skulane og å ha individuelle samtalar med ungdommar. Det kjem fram i intervju at det er ein del forskjellar mellom kontora når det gjeld korleis dei jobbar. Ein av forskjellane som blir trekt fram i intervju er følgjande: ( ) ved noen kontor har ein ei oppfølging av OT-ungdom langt utover det ungdommane har krav på eller som ligg til OT-ansvaret. Det er behov for å avklare kva som er godt nok, lage rutinebeskrivelser for saksbehandling, korleis ein møter ungdommane osv. Det er forskjellar i kultur mellom de ulike kontora. Likeverdigheit og likhet i tilbodet er ikkje det same. Nokon treng meir oppfølging enn andre, og det skal tilpasses behov. Ein jobbar med å få lik forståing av korleis ein jobbar med OTungdommane, og kva som er OT/PPT sine faktiske oppgåver. Det kjem også fram i intervju at det er forskjell i arbeidsmåtar ved dei ulike kontora når det gjeld kva tid sakshandsamarane avsluttar sakene. Det er opning i systemet for å ikkje avslutte ei sak, basert på ei oppfatning av at den enkelte ungdommen kjem til å komme tilbake (eventuelt ikkje fullføre opplæringstilbodet). Derfor er det vanskeleg å få eksakte tal på kor mange ungdommar som er i kontakt med OT/PPT til ei kvar tid. Ved ulike kontor kan det vere større gjennomstrømming fordi ein avsluttar saker i større grad, medan andre kontor har mange opne saker. Vidare kjem det fram i intervju at lokale tilhøve er med på å gjere at det er forskjellar mellom dei ulike OT/PPT kontora og regionane når det gjeld måten å jobbe på. Til dømes vil dei som arbeider sentralt i Bergen kanskje ha mindre oversikt over næringslivet i området, medan dei som sit på mindre stader gjerne sjølv kan fortelje NAV om aktuelle bedrifter som tar inn ungdom i praksis. I byen er ein gjerne meir avhengig av at NAV fortel OT/PPT om aktuelle bedrifter. Ein har også høve til å ha oversikt over målgruppa på ein annan måte på mindre stader. Mellom anna fordi ein veit at ein ungdom går på privat vidaregåande skule, og ikkje treng oppfølging. I intervju er det fleire som peiker på at det er behov for meir fokus på systemarbeid i ressursteama. Størstedelen av tida i ressursteam går med til å drøfte individuelle saker, og det blir sett av lite tid til drøfting og planlegging av utviklingsarbeid. Det kjem fram i intervju at det er behov for kompetanseutvikling på systemarbeid både hjå OT/PPT og i skulane. Følgjande blir uttalt i intervju: Det er viktig å få folk i skulane til å sjå på ressursteamet som ein utviklingsarena og at OT/PPT er ein utviklingspartnar for skulene. Der er det særlig viktig at OT/PPT si rolle blir legitimert i høve til dette. Ynskje er å få til eit arbeid [i ressursteamet] som prosjektgruppe, som er utviklingsorientert. Dette har ein ikkje kultur for i skulen frå før. Det blir i eit av intervjua peika på at skulane og OT/PPT treng kompetanseheving knytt til minoritetsspråkleg ungdom i vidaregåande opplæring. I intervju kjem det fram at OT/PPT ikkje har oppfølging av mange minoritetsspråklege elevar. Dei meiner det er fordi det er få minoritetsspråklege som tar imot tilbod om rettleiing. Ein av dei som er intervjua fortel at skulane spør om hjelp til arbeidet med denne gruppa, fordi dei opplev å ikkje ha kompetanse. Det blir nemnt i intervju at OT/PPT har vurdert å sende ut brev til minoritetsspråkleg ungdom med ein internettadresse, der ein kan lese standardbrevet på ulike språk. 9

11 Vidare blir det i intervju peika på at det er utvikla fleire nettbaserte verkty for minoritetsspråklege elevar, men at skulane ikkje kjenner godt nok til dette. Det kjem også fram at det er for lite systematiske rutinar for korleis ein jobbar med minoritetsspråklege elever. 7.6 OT/PPT sine samarbeidspartnarar OT/PPT i Hordaland har inngått ein samarbeidsavtale med NAV Hordaland der det går fram at hensikten er å fremme samarbeid som skal hindre at flere elever faller fra i utdanningsløpet og havner utenfor arbeidslivet. 10 I spørjeundersøkinga fekk tilsette i OT/PPT spørsmål om i kva grad OT/PPT samarbeider med ulike aktørar. Dei ulike aktørane som blei lista opp er: Fagopplæringskontoret, Senter for yrkesrettleiing, skulehelsetenesta, NAV, barne- og ungdomspsykiatien, barnevernet, StatPed-Vest, syns- og audiopedagogiske tenester, bedrifter og andre aktørar i lokalsamfunnet. Svara i undersøkinga tilseier at OT/PPT i størst grad samarbeider med dei vidaregåande skulane og NAV. Vidare går det fram at dei fleste i OT/PPT samarbeider i nokon grad med elevane sine føresette, Fagopplæringskontoret, bedrifter, barnevernet, barne- og ungdomspsykiatrien og skulehelsetenesta. I tillegg har ein del av dei som har svart på undersøkinga samarbeidd i varierande grad med dei andre tenestene. I ope kommentarfelt til spørsmål om samarbeid med andre etatar og tenester, kom det fram at særleg samarbeidet med NAV er viktig, men at det kan variere frå kommune til kommune kor godt dette fungerer. I tillegg kommenterer ein del at NAV-reforma har ført til at ungdomskontaktar ved NAV har vore nøyd til å prioritere andre oppgåver. Det blir stadfesta i intervju med mange av informantane i skulane, at NAV-reforma har ført til vanskar i samarbeidet om ungdom. Dei fleste meiner dette vil betre seg når omorganiseringa i NAV er komme meir i orden. Dei fleste meiner vidare at NAV-kontora som har eigne ungdomskontaktar gjer ein god jobb i oppfølginga av OT-ungdom. Det er mange som peiker på at barnevern, barne- og ungdomspsykiatri og ulike instansar innanfor helsesektoren er viktige samarbeidspartnarar for OT/PPT. Det kjem fram i intervju at nokre ungdommar som kjem til OT/PPT bør tilvisast andre etatar. Enkelte av dei som er intervjua peiker på at tilboda som OT/PPT kan anbefale ungdommane varierer i dei ulike regionane. Enkelte tilbod er meir tilgjengelege sentralt i Bergen enn ute i distrikta. Det er i tillegg fleire av respondentane i spørjeundersøkinga som peiker på at samarbeidet med andre instansar kan vere avhengig av den enkelte sakshandsamaren. Det kjem også fram i intervju at det ikkje finst ei total oversikt over alle dei ulike tilboda som sakshandsamarane i OT/PPT kan bruke til å finne fram til eigna tilbod til ungdommane. Dette medfører at sakshandsamar som har ein del erfaring med OT-arbeid, har meir oversikt over ulike alternativ enn andre. 10 Jf. 10

12 8. Vurdering 8.1 Organisering av OT/PPT Revisjonen finn at omorganiseringa av leiarstrukturen i 2008 ikkje har påverka den desentraliserte strukturen i tenesta. Dei sentrale prinsippa bak omorganiseringa i 1997 synast etter revisjonen si vurdering framleis å ligge til grunn for OT/PPT si verksemd. Organiseringa av OT/PPT er etter revisjonen si vurdering føremålstenleg i høve til tenesta sine oppgåver, og synes å vere i samsvar med vedtak og føringar som er gitt. Etter revisjonen si vurdering har omorganiseringa av leiarstrukturen først og fremst medført ei styrking av leiarfunksjonen i OT/PPT. Det er likevel viktig at OT/PPT får på plass gode rutinar slik at leiarane kan følgje opp sakshandsaminga ved alle kontora, mellom anna for å sikre eit likeverdig tilbod til målgruppa i heile fylket. Revisjonen har ikkje hatt høve til å vurdere omlegginga frå sju til fem OT/PPT regionar, då det ikkje er lagt fram dokumentasjon på denne prosessen. 8.2 Oversikt over målgruppa Undersøkinga viser at OT/PPT ikkje har oversikt over alle i målgruppa. På grunn av at Hordaland fylkeskommune ikkje har oversikt over kva ungdommar som nyttar opplæringstilbod utanfor deira ansvarsområde, er det usikkert kor stor målgruppa til OT/PPT er. I praksis fører dette til at fleire får tilbod om rettleiing hjå OT/PPT enn det som er stengt nødvendig, noko som etter revisjonen si vurdering kan medføre unødig stor ressursbruk frå OT/PPT si side. Det er på ei anna side usikkert om det er mogeleg å få meir nøyaktig oversikt over målgruppa enn det dei har i dag. Sidan alle som ikkje er registrert med offentleg opplæringstilbod i fylket blir tilsendt standardbrev med tilbod om rettleiing, er det grunn til å tru at alle som står utan opplæringstilbod ved skulestart får slikt tilbod. Revisjonen registrerer at Hordaland fylkeskommune har ein rutine for å ta kontakt med ungdom som har mista retten til vidaregåande opplæring som følgje av vedtak om bortvising eller som har fått heva lærekontrakt. I spørjeundersøkinga svarer under halvparten av dei tilsette i OT/PPT at dei alltid tar kontakt med ungdommar som har mista opplæringsretten på grunn av bortvising eller har fått heva lærekontrakt. På bakgrunn av dette meiner revisjonen at Hordaland fylkeskommune bør forsikre seg om at rutinen for å ta kontakt med desse ungdommane alltid vert følgt. 8.3 Verksemda i OT/PPT Undersøkinga viser at arbeidet i OT/PPT i stor grad er individretta. Ressursteammøta omhandlar i stor grad gjennomgang av enkeltsaker. Hordaland fylkeskommune bør vurdere korleis OT/PPT i større grad kan bidra til skulane sitt førebyggande arbeide, slik at færre ungdommar sluttar på skule og må få individuell oppfølging frå OT/PPT. Undersøkinga viser at tilbodet til og omfanget av oppfølginga av OT-ungdom varierer i dei ulike regionane. Revisjonen finn også at det er for lite systematiske rutinar for arbeidet med minoritetsspråkleg ungdom, og at det er behov for kompetanseheving på dette området. 11

13 Revisjonen viser at det er få minoritetsspråklege ungdommar og ungdom som har heva lærekontakt før dei har fullført læretida, som får rettleiing frå OT/PPT. OT/PPT bør etter revisjonen si vurdering sikre at alle kontora har lik praksis når det gjeld avslutting av saker. Ein ulik praksis mellom kontora vil mellom anna føre til at klientstatistikken til OT/PPT blir feil og ikkje er mogeleg å samanlikne. 9. Forslag til tiltak 1. Hordaland fylkeskommune bør som følgje av sentraliseringa av leiarfunksjonen ha fokus på at regionleiarane i OT/PPT klarar å gje god oppfølging til alle sakshandsamarane i tenesta. 2. Hordaland fylkeskommune må sikre at alle ungdommar som er i målgruppa til oppfølgingstenesta får tilbod om rettleiing. Dette gjeld særleg ungdom som har mista retten til vidaregåande opplæring på bakgrunn av vedtak om bortvising, og ungdom som får heva lærekontrakten. 3. Hordaland fylkeskommune bør vurdere korleis ein kan leggje til rette for at OT/PPT kan bidra i førebyggande arbeid ved dei vidaregåande skulane, slik at færre ungdommar treng individuell oppfølging. 4. Hordaland fylkeskommune bør arbeide for at OT/PPT kan gje eit likeverdig tilbod til ungdommar som får oppfølging frå tenesta, på tvers av regionane. 5. Hordaland fylkeskommune bør utarbeide rutinar for arbeid med minoritetsspråkeleg ungdom, og syte for at OT/PPT har tilstrekkeleg kompetanse på dette området. 6. Hordaland fylkeskommune bør vurdere å setje i verk tiltak for å gi rettleiing til fleire minoritetsspråklege ungdommar utan opplæringstilbod og ungdom som har heva lærekontrakten før dei har fullført læretida. 12

14 Referansar Hordaland fylkeskommune: Handlingsplan for oppfølging av OT-ungdom, 1.okt.08. Hordaland fylkeskommune: Evalueringsrapport OT/PPT, januar Hordaland fylkeskommune: Vedtak: Ny organisering av leiarstrukturen i oppfølgings- og Hordaland fylkeskommune: pedagogisk psykologiskteneste, OT/PPT. Arkivsak Dagsett: Hordaland fylkeskommune: Vedtak: Sak 14/97 Fylkesrådmannen etter fullmakt, Dagsett: (Samanslåing av Oppfølgingstenesta og PP-tenesta) Kunnskapsdepartementet: Forskrift til opplæringslova. FOR Utdannings- og forskningsdepartementet: Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). LOV Gjeld frå: Internettside: : Satser på tettere samarbeid. Publisert

15 Vedlegg 1: Høyringsuttale 14

16 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkesrådmannen Deloitte Postboks 6013 Postterminalen 5892 Bergen Vår ref.: (nyttast ved korrespondanse) Dykkar ref.: Bergen, 20. oktober /523/OYDRYD Unnateke frå offentleggjering 5,2b Forvaltingsrevisjon Delrapport Organisering av OT/PPT i Hordaland fylkeskommune Merknader til rapportutkast til høyring og verifisering Det blir vist til utkast til verifisering av Forvaltningsrevisjon delrapport Organisering av OT/PPT i Hordaland fylkeskommune. I utkastet pkt.7.2 Omorganisering av leiarfunksjonen, tredje avsnitt, siste setning, er det ei formulering som vi ønskjer å rette opp med følgjande faktiske opplysning: På Voss/Kvam/Odda var det til dømes berre fem årsverk, og dei hadde like stor leiarressurs som Bergen med mange fleire tilsette. I utkastet pkt.9 er det teke inn seks forslag til tiltak. Fylkesrådmannen vil kommentere og supplere fire av desse. Forslag nr. 2 til tiltak Hordaland fylkeskommune må sikre at alle ungdommar som er i målgruppa til oppfølgingstenesta får tilbod om rettleiing. Dette gjeld særleg ungdom som har mista retten til vidaregåande opplæring på grunnlag om vedtak om bortvising, og ungdom som får heva lærekontrakten. For ungdom som har vorte bortviste eller har fått heva lærekontrakten får OT/PPT tilsendt kopi av det formelle brevet som ungdommen mottar. Som følgje av dette sender OT/PPT alltid ut eit brev til ungdommen med tilbod om bistand. OT/PPT har sett fram ønskje om samarbeidsmøte med fagopplæringskontoret for å drøfte rutinane for oppfølging av lærlingar og lærekandidatar medan dei er i læreforholdet, slik at OT/PPT kan få kjennskap til desse før dei har bryte ut. Vidare bør det vere aktuelt for fagopplæringskontoret å knytte OT/PPT til kurs for instruktørar og fagleg ansvarlege i lærebedriftene når det gjeld informasjon om særleg tilrettelegging. Det er aktuelt å etablere eit samarbeidsforum med fagopplæringskontoret, inntakskontoret og OT/PPT med fokus på rutinar og oppfølging av målgrupper. Forslag nr.3 til tiltak Hordaland fylkeskommune bør vurdere korleis ein kan leggje til rette for at OT/PPT kan bidra i førebyggjande arbeid ved dei vidaregåande skulane, slik at færre ungdommar treng oppfølging. OT/PPT har eit sterkt fokus på systemretta arbeid, og særleg har dette vore retta mot arbeidet i ressursteama på skulane. Frå og med 2009 skal tenesta skrive sakkunnige vurderingar på alle som søkjer om spesialundervisning i vidaregåande skule. Det dreier seg om ei auke på Besøksadresse: Agnes Mowinckels gate 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Telefaks Direkte telefon: E-postadresse: opplering@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

17 sakkunnige vurderingar. Som følgje av dette har arbeidet i ressursteama det siste året fått eit større fokus mot enkeltelevar med behov for sakkunnig vurdering enn tidlegare, og dette kan ha gått ut over det systemretta arbeidet som elles skal skje i ressursteamet. Sidan mars 2009 er det sett i verk to møterekkjer for alle dei vidaregåande skolane i regi av opplæringsavdelinga og OT/PPT. Møtepunkta er etablert med tanke på kvalitetssikring, rolleforståing og oppfølging av elevane sine rettar til tilpassa opplæring og spesialundervisning. For OT/PPT sitt vedkomande er dette eit viktig systemarbeid for å redusere talet på tilmelde enkeltsaker frå skulane. Forslag nr.5 til tiltak Hordaland fylkeskommune bør utarbeide rutinar for arbeid med minoritetsspråkleg ungdom, og syte for at OT/PPT har tilstrekkeleg kompetanse på dette området OT/PPT har i fleire år delteke i nettverksgrupper retta mot minoritetsspråklege elevar i den vidaregåande skulen. Det har vist seg at ulike aktørar på opplæringsområdet som skulane, OT/PPT, fagopplæringskontoret og opplæringsavdelinga, ofte opererer med nærliggjande utfordringar med behov for samordning i forhold til målgruppa. Ei intern gruppe i OT/PPT gjorde våren 2009 ei kartlegging i tenesta av arbeidet med minoritetsspråklege som stadfesta dette. OT/PPT har difor nyleg lagt fram eit forslag om å opprette ei tverrfagleg ressursgruppe som kan gi innspel når det gjeld behov, innsats og trong for kompetanse på området. Forslag nr.6 til tiltak Hordaland fylkeskommune bør vurdere å setje i verk tiltak for å gi rettleiing til fleire minoritetsspråklege ungdommar utan opplæringstilbod og ungdom som har heva lærekontrakten før dei har fullført læretida Fylkesrådmannen meiner at dette punktet er tett kopla til Forslag nr.2 til tiltak. Revisjonen synleggjer at lærlingar er meir utsette enn skuleelevar når dei har vanskar i opplæringssituasjonen. Vidare går det fram at det er behov for eit meir formelt og samla fokus på opplæringsområdet når det gjeld minoritetsspråklege som ei risikogruppe. Dette vert og reflektert i hovuddelen av rapporten om Fråfall og bortval i vidaregåande opplæring i Hordaland fylkeskommune i pkt.5.6 Vurdering av årsaker til fråfall blant lærlingar. Paul M. Nilsen Kopi: 2