Anbud skadeforsikringer 2013

Transkript

1 Anbud skadeforsikringer 2013 Ringerike Boligstiftelse 2013 Konkurranse Anskaffelse av skadeforsikringer for Ringerike Boligstiftelse Willis 1

2 2013 Konkurranse Anskaffelse av skadeforsikringer for Ringerike Boligstiftelse Willis 2

3 Innhold Meglerfullmakt 2 Tilbudsinvitasjon 4 Konkurransegrunnlag Ringerike Boligstiftelse 5 Rammeavtale 13 Dekningsspesifikasjoner 14 - Eiendom 14 - Ansvar 15 Skadeforebyggende 17 Skadestatistikk Konkurranse Anskaffelse av skadeforsikringer for Ringerike Boligstiftelse Willis 3

4 Tilbudsinvitasjon Willis har på vegne av Ringerike Boligstiftelse gleden av å invitere til anbudskonkurranse for boligstiftelsens skadeforsikringer. Hovedforfall 1.1 Avtaleperiode Frist for innlevering av tilbud kl 15:00 Tilbyder skal sette seg inn i forespørselen og innhente all nødvendig informasjon for å kunne gi et fullstendig og bindende tilbud. Tilbyder er ansvarlig for at tilbudet møter forespørselens krav. Dagens forsikringer er plassert i SpareBank1 Ringerike Hadeland. Tilbudene utarbeides på grunnlag av de oppgitte opplysninger, med bindende premier for kommende forsikringsår. Willis AS har utarbeidet informasjon om underwriting som følger vedlagt tilbudet. Vi imøteser deres beste tilbud! Med vennlig hilsen Willis AS Geir Larsen Tlf: Mobil: E-post: geir.larsen@willis.com 2013 Konkurranse Anskaffelse av skadeforsikringer for Ringerike Boligstiftelse Willis 4

5 KONKURRANSEGRUNNLAG Skadeforsikring Konkurranse uten forhandling 1-trinns prosess DATO: Ringerike Boligstiftelsen Telefon: Askveien Hønefoss e-post: tba@eiendomsservice.com 2013 Konkurranse Anskaffelse av skadeforsikringer for Ringerike Boligstiftelse Willis 5

6 1 OPPDRAGET OM RINGERIKE BOLIGSTIFTELSE KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING FREMDRIFTSPLAN FEIL I KONKURRANSEGRUNNLAGET 8 2 TILBUDET INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING VEDSTÅELSESFRIST KLAGEADGANG KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER KVALIFIKASJONSKRAV KRAVSPESIFIKASJON KRITERIER FOR VALG AV TILBUD 11 3 KONKURRANSEREGLER VALG AV TILBUD ALTERNATIVE TILBUD AVTALEINNGÅELSE OPPDRAGSGIVERS RETT TIL Å FORETA RETTELSER, SUPPLERINGER OG ENDRINGER SPØRSMÅL FRA TILBYDER KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN TAUSHETSPLIKT Konkurranse Anskaffelse av skadeforsikringer for Ringerike Boligstiftelse Willis 6

7 1 OPPDRAGET 1.1 Om Ringerike Boligstiftelse Historikk: - Stiftelsen ble opprettet av Ringerike Kommune i 1970 og det var RINGBO som var forretningsfører de første årene. Styret: - Stiftelsen blir ledet av et styre som er utnevnt av Ringerike Kommune. I dag består styret av: Gjermund Riise Brekke Dag Stenersen Berit Watne Andersen Marit Bolstad Arne Dølerud - Leder - Nest leder - Styremedlem - Styremedlem - Styremedlem Virksomhetens omfang: Stiftelsen eier 654 boenheter i Ringerike kommune. Byggene inneholder: - Sykehjemsplasser - Omsorgs- og trygdeboliger - Hospits avd. - Rehabilitering og avlastnings avd. - Servicesenter og dagtilbud - Boliger for vanskeligstilte og personer med lav boevne 1.2 Kontraktens omfang og varighet Ringerike Boligstiftelse, heretter benevnt oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på Boligstiftelsens skadeforsikringer. Oppdragets varighet: Kjøper ønsker å inngå en avtale med varighet opptil år. 1.3 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA), endringer ved forskrift 24. november 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder del 1 og del 3 i forskriften. Konkurranse med forhandling er valgt som prosedyre for denne anskaffelsen. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN dato: Konkurranse Anskaffelse av skadeforsikringer for Ringerike Boligstiftelse Willis 7

8 1.5 Fremdriftsplan 14.6 kl. 15:00 Anbudsfrist Uke Gjennomgang av tilbud Uke Valg av leverandør 21.8 kl. 12:00 Klagefrist Avtale inngått Det tas forbehold om at endringer i fremdriftsplanen kan forekomme. 1.6 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget skal tilbyder umiddelbart varsle oppdragsgiver om dette og rette spørsmål skriftlig til Willis. 2 TILBUDET 2.1 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er kl. 15:00. Tilbudet skal sendes elektronisk til e-postadressen geir.larsen@willis.com. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen kan bli avvist. Tilbudet er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp, eller det kan godtgjøres med kvittering fra postverket at det er sendt senest dagen før. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere et eksemplar av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (ref ny offentlighetslov gjeldende fra ). Det skal fremgå hva som er sladdet. 2.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning er ikke offentlig. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Klageadgang Kjøper vil informere alle tilbydere om innstilling til valg av leverandør før kontrakt inngås. Tilbyder kan be om en begrunnelse, og har en frist for å klage på beslutningen på 10 kalenderdager før kontrakt inngås. Tilbyder skal så snart som mulig informeres hvis hans tilbud blir avvist. 2.5 Rett til å forkaste tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftenes Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. For å forenkle behandlingen av de innkomne tilbud, ber vi om at dokumentene sorteres etter denne rekkefølgen: 2013 Konkurranse Anskaffelse av skadeforsikringer for Ringerike Boligstiftelse Willis 8

9 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. 2. Taushetsbelagte opplysninger er angitt, her følger eksempel på tekst til tilbudsforsiden: - Tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr konkurransegrunnlaget punkt 2.1) - Tilbudet inneholder ikke opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr konkurransegrunnlaget punkt 2.1) 3. Kort informasjon om tilbyder. 4. Besvarelse i henhold til kravspesifikasjonen. 5. Utfylt premiematrise. Alle tilbudsdokumentets matriser for premie og egenandel skal benyttes. Et omskrevet dokument kan ikke kreves vurdert. Alle summer er oppgitt i NOK. Premier skal i matrisen oppgis uten naturskadepremie (dersom annet ikke er spesifisert). Dog skal naturskadepremien spesifiseres. Premieratene skal være faste i hele avtaleperioden. Dette betyr at nye objekter/dekninger skal baseres på de samme ratene som kommuniseres i tilbudet. 6. Vilkår 7. Dersom tilbudet inneholder eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal dette angis samlet i eget dokument. 8. Beskrivelse og eventuell dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene. 9. Dokumentasjon som viser oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: 10. Eventuelt a. Skatteattester b. HMS egenerklæring c. Firmaattest d. Årsberetning 2.6 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller gevinst. Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et ekstra sett tilbud som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Konkurranse - Anskaffelse av forsikringstjenester Ringerike Boligstiftelse Willis 9

10 2.7 Kvalifikasjonskrav Obligatorisk dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: 1. Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester: - Attest fra kemner/skatteoppkrever (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) - Attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. 2. HMS - egenerklæring I samsvar med Forskrift for offentlig anskaffelser skal det vedlegges HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Egenerklæring skal være i oppdragsgiver hende senest ved tilbudsfristens utløp. Erklæringen skal ikke være eldre enn 3 år, regnet fra tilbudsfristens utløp. Følgende kvalifikasjonskrav for juridisk og finansiell stilling gjelder for denne konkurransen: 1. Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak Dokumenteres med: Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen) 2. Det kreves meget god soliditet Dokumenteres med: Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregistret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Oppdragsgiver vil i tillegg kunne innhente kredittvurdering av leverandørene. 3. Bruk av underleverandører Angivelse av hvor stor del av kontrakten tjenesteyteren har til hensikt å benytte underleverandører. Dersom leverandøren skal benyttes, stilles krav om at firmaattest(er) legges ved for samtlige underleverandører som er planlagt brukes. 2.8 Kravspesifikasjon Det vil bli en sentral koordinering av forsikringsavtalene til Ringerike Boligstiftelsen. Likevel må det ved plassering av forsikringsavtalen kunne utstedes egne forsikringsbevis eller spesifikasjoner som viser det enkelte virksomhetsområde eller avdelings forsikringsobjekter og premier. Dette vil bli nærmere spesifisert ved plassering av forsikringsavtalene Konkurranse - Anskaffelse av forsikringstjenester Ringerike Boligstiftelse Willis

11 Forsikringsselskapet må kunne tilfredsstille følgende krav: - Tilbyder skal ha eget skadeoppgjørsapparat i Norge. - Det skal opprettes faste takstmenn lokalisert i eller i nærheten av Ringerike Boligstiftelsen. - Det skal opprettes faste kontaktpersoner for oppfølging og service. - Det skal kunne utarbeides skadestatistikker på forespørsel, som skiller mellom utbetalt erstatning og avsatte beløp, samt spesifisere skadetype. - Senest 3 mnd. før hovedforfall skal det varsles fornyelsesbetingelser og evt. endringer i vilkår, slik at Ringerike Boligstiftelsen kan vurdere om innkjøp i henhold til opsjon skal gjøres gjeldende. - Premier skal ikke forfalle til betaling før korrekte forsikringsavtaler foreligger. 2.9 Kriterier for valg av tilbud Kontrakt vil bli tildelt tilbyderen med det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Følgende tildelingskriterier legges til grunn i konkurransen, med den oppgitte vekting av det enkelte kriterium: Pris 60 % (ref. premiematrise) Vilkår 20 % (ref. standard vilkår og vilkårsutvidelser) Skadeforebyggende 10 % (ref. pkt. 2 side 17) Skadehåndtering/oppgjør 10 % (ref. 2.8 Kravspek. side 10/11) 3 KONKURRANSEREGLER 3.1 Valg av tilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Kjøper forbeholder seg retten til å anta hvilket som helst av tilbudene, til å forkaste samtlige eller velge deler av tilbudet. Dersom selskapet anser delene som en samlet "pakke" må dette spesielt opplyses. Etter tilbudsfristens utløp er det ikke tillatt å gjøre endringer i innlevert tilbud. Hva gjelder avvisning av tilbud henvises til i forskrift om offentlige anskaffelser. 3.2 Alternative tilbud Det forutsettes at minimum det dekningsomfang som er beskrevet omfattes av tilbudet. Fravikes dette må det i detalj gjøres spesielt oppmerksom på dette i tilbudet. Dersom tilbyder leverer et alternativt tilbud må det fremkomme på egne, merkede matriser. 3.3 Avtaleinngåelse Avtale er sluttet når melding om at tilbud er antatt er kommet frem til tilbyder innen vedståelsesfristens utløp. Når et tilbud er antatt opphører de øvrige tilbud å være bindende. Megleren skal snarest orientere de øvrige tilbydere om hvilket tilbud som er antatt. Megleren skal returnere tilbudene til de tilbydere som ikke har fått sine tilbud antatt, hvis de uttrykkelig har bedt om dette Konkurranse - Anskaffelse av forsikringstjenester Ringerike Boligstiftelse Willis 11

12 3.4 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver rettelse, supplering og endring vil umiddelbart bli formidlet. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 3.5 Spørsmål fra tilbyder Spørsmål i forbindelse med forespørselsdokumentene og alle andre henvendelser i tilbudsperioden skal være skriftlige pr. e-post til Willis. Alle slike henvendelser skal være mottatt ikke senere enn 1 kalenderuke før tilbudsfristens utløp. Avklaringsspørsmål og besvarelser vil bli formidlet til alle tilbydere i nøytral form der dette er relevant. 3.6 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 3.7 Taushetsplikt Oppdragsgiver er underlagt taushetsplikt i forbindelse med leverandørforhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. Tilsvarende taushetsplikt om oppdragsgivers forhold gjelder for tilbyder. Alle dokumenter og opplysninger skal behandles konfidensielt og ikke gjøres kjent for andre enn de som tilbyder må benytte for utarbeidelse av tilbudet Konkurranse - Anskaffelse av forsikringstjenester Ringerike Boligstiftelse Willis

13 RAMMEAVTALE FOR SKADEFORSIKRINGER MELLOM RINGERIKE BOLIGSTIFTELSE OG forsikringsselskapet 1. OMFANG Med virkning fra og hovedforfall 1.1 plasserer Ringerike Boligstiftelse følgende forsikringer i forsikringsselskapet. Se dekningsspesifikasjon side 14,15 og DOKUMENTRANG - Rammeavtale - Fremforhandlet tilbud - Anbudsdokument - Forsikringsbevis - Vilkår Naturskadeloven gjelder. Forsikringsavtaleloven (FAL) gjelder i den grad den ikke er fraveket i denne avtalen. 3. FULLMAKT For å ivareta Ringerike Boligstiftelse sine interesser i nærværende avtale har Ringerike Boligstiftelse meglerfullmakt av oppnevnt Willis AS som sin konsulent. 4. PREMIER/FORNYELSE 4.1. Premier Premieratene skal være faste i hele avtaleperioden. Nye objekter som tilkommer i perioden skal kunne legges inn i rammeavtalen. Nye objekter/dekninger med tilnærmet samme risiko skal baseres på de samme ratene som kommuniseres i tilbudet Konkurranse - Anskaffelse av forsikringstjenester Ringerike Boligstiftelse Willis 13

14 De premier som fremkommer under punkt 1 vil bli korrigert for endringer i behov, forsikringssummer og lignende før forsikringsbevisene utstedes. Ringerike Boligstiftelsen skal betjenes direkte og ikke via megler. DEKNINGSSPESIFIKASJONER: BOLIGSTIFTELSENS - EIENDOM OG EIENDELER Det bes om tilbud på forsikring av Boligstiftelsens eiendommer med innhold, samt der hvor Boligstiftelsen har forsikringsplikt. Det skal gis tilbud på bygning fullverdi. Det skal også omfatte inventar/maskiner 1. risiko kr per sted, Husleietap 24 mnd, Offentlig påbud bygning og riving/rydding/lagring og destruksjon. Bygning skal i hovedsak forsikres på fullverdivilkår, med mindre annet er spesifisert i dekningsoversikten som følger i vedlegget. Egenandel: Pr skadetilfelle Alternativ 1 kr Alternativ 2 kr Konkurranse - Anskaffelse av forsikringstjenester Ringerike Boligstiftelse Willis

15 ANSVAR Det bes om tilbud på Ringerikes Boligstiftelsen ansvarsforsikringer. Forsikringen omfatter Boligstiftelsens rettslig erstatningsansvar for skade som er voldt under utøvelse av sin virksomhet. Geografisk område: Norden Omsetning: Budsjett 2011: Netto driftsutgifter kr Investeringsbudsjett for 2013 kr millioner og vedlikeholdsprosjekter for ca. kr 6 mill. Forsikringssum: Forsikringssummen er pr. skadetilfelle og samlet for ansvarsskade og formuesskade. Styreansvar kr Byggherreansvar kr Huseieransvar kr Kriminalitet (underslag) inkl. datakriminalitet kr Ansvarsforsikringen skal inkludere følgende utvidelser: Kriminalitet skal inkludere vikarer, innleid personell og selvstendige næringsdrivende som utfører oppdrag på vegne av Ringerike Boligstiftelse. Forsikringen dekker ansvar i forbindelse med bruk av eiet eller leiet motorkjøretøy som ikke er registreringspliktig etter norsk lov. Ansvar som byggherre ved nybygg og reparasjon av eiendom. Byggeprosjekter med samlet kostnad under kr. 5 mill. skal automatisk være omfattet, og vil ikke bli innrapportert. Ved graving, pigging eller sprengning nærmere enn 5 m. fra nabobygg gjelder forsikringen bare når det ikke arbeides dypere enn nabobyggets fundament og grunnmuren er av god standard. Forsikringen skal omfatte huseieransvaret for Boligstiftelsens eiendomsmasse/tomter. Forsikringen dekker erstatningsmessig skade på ting som tilhører en annen og som Boligstiftelsen har i sin varetekt Konkurranse - Anskaffelse av forsikringstjenester Ringerike Boligstiftelse Willis 15

16 Selskapets beste vilkår skal gjelde, men må minimum inneholde ovennevnte punkter. Egenandel: Pr skadetilfelle Alternativ 1 kr Alternativ 2 kr Konkurranse - Anskaffelse av skadeforsikringer Ringerike Boligstiftelse Willis

17 SKADEFOREBYGGENDE TILTAK 1. Generelt om Boligstiftelsens tiltak Brannsikkerhet Mange bygninger i Boligstiftelsen har direkte varsling ved brann. Dette fremkommer av dekningsoversikten, som samtidig viser hvilke bygninger som er tilknyttet andre alarmsystemer og sprinkling. For å kunne tilfredsstille myndighetenes krav til dokumentasjon av brannsikkerhet i bygninger definert som særskilte brannobjekter i.h.t. Forskrift om brannforebyggende tiltak og brannsyn. 2. Tilbud i forb. med anbudskonkurransen Generelt Tilbyder skal gi en redegjørelse for hva selskapet kan tilby Ringerike Boligstiftelse av oppfølging ved brann- og skadeforebyggende tiltak, spesielt med tanke på informasjonsmateriell og kursvirksomhet Konkurranse - Anskaffelse av skadeforsikringer Ringerike Boligstiftelse Willis 17

18 SKADESTATISTIKK Skadeår Skadedato Skadetype-tekst Utbetalt Reservert Total Erstatning Vannskade bygning Brann Husleieavbrudd (tap) Vannskade bygning Vannskade bygning Brann Konkurranse - Anskaffelse av skadeforsikringer Ringerike Boligstiftelse Willis