Til medlemmer av fellesstyret Oslo, 26. november Innkalling

Transkript

1 Til medlemmer av fellesstyret Oslo, 26. november 2012 Innkalling Det innkalles til møte tirsdag 4. desember 2012 kl. 10:30 15:00 for Fellesstyret for Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Styremøtet finner sted på Universitetet for miljø- og biovitenskap, styrerommet, Cirkus. Forslag til saksliste: FS-64/12 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-65/12 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17. oktober 2012 FS-66/12 Orienteringssaker fra styreleder fra rektorene fra sekretariatet/ OPAD-prosjektet FS-67/12 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-68/12 Styringsdokument for Fellesstyret FS-69/12 Utfyllende bestemmelser til styringsreglementet FS-70/12 Første drøfting av finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell FS-71/12 Tilsettingsfullmakt FS-72/12 Campussamarbeid: rapport fra arbeidsgruppe FS-73/12 Innovasjonssenter på Campus Ås FS-74/12 Kommunikasjonsplan for fellesstyret FS-75/12 Fellesstyrets budsjett 2013 FS-76/12 Eventuelt Eventuelt forfall til møtet sendes Siri Hatlen (sign.) styreleder Knut Moksnes (sign) sekretariatsleder

2 FS-65/12 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17. oktober 2012 Det var ingen merknader til utkast til protokoll i merknadsrunden. Forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll fra fellesstyrets møte 17. oktober Vedlegg

3 1 Vedlegg FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 17. oktober 2012 Tid: 08:30 12:15 Sted: Soria Moria Utkast til PROTOKOLL 06/12 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Lars Ivar Løkken, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB), Yngvild Wasteson (NVH), Birger Kruse (NVH), Jan Henrik Martinsen (LMD) og Gudmund Holstad (VI). Fra sekretariatet: Knut Moksnes, Malena Bakkevold, Halvor Hektoen, Finn-Hugo Markussen, Paul Stray, Kai Einar Tilley og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-53/12 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-54/12 Godkjenning av protokoll fra styremøte 3. september 2012 FS-55/12 Orienteringssaker fra styreleder fra rektorene fra sekretariatet/opad-prosjektet FS-56/12 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-57/12 Byggeprosjektet - forprosjektet KS 2 og detaljprosjekt videre framdrift og prosess, og SHF orienteringer fra Kunnskapsdepartementet og Statsbygg FS-58/12 Prosessbeskrivelse for arbeidet med grafisk og visuell profil for NMBU FS-59/12 Strategi for NMBU oppfølging etter seminaret 16. oktober FS-60/12 Budsjettforslag for 2014 utenfor rammen og søknad til KD om dekning av tilleggskostnader FS-61/12 Organisatorisk plassering av sentre FS-62/12 Fellesstyrets arbeidsplan FS-63/12 Eventuelt Sak FS-57/12 ble utsatt og behandlet etter sak FS-59/ FS-53/12 Godkjenning av innkalling og saksliste

4 2 Vedtak: Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-54/12 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Merknader i høringsrunden er tatt inn i sak FS-48/12 Styrereglementet for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet, pkt. 4 bestemmelser om instituttstyrer side 8. Styret vedtok å stryke bisetning i 2. setning i avsnittet. På side 9 i protokollen vil skal bli erstattet med bør i første linje. Vedtak: Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll 05/12 fra fellesstyrets møte 3. september 2012 med styrets justeringer. 3. FS-55/12 Orienteringssaker Styreleder viste til invitasjon til møte med VI 6. eller 7. november orienterte fra møte med KD med ønske fra KD om henvendelse ved styrelederne om forlengelse ut 2013 av funksjonstiden for de tre styrene. (Fellesstyret gav styreleder fullmakt.) med gjennomgang av brevet fra KD knyttet til brukerutstyrprosjektet der institusjonene som teknikalitet forskuterer en likviditet om avtalt møte med KD for bedre å komme i inngrep med byggeprosjektet, der SB også deltar. viste til enighet i koordineringsgruppen om reorganisering av sekretariatet. OPAD 2014 ved prosjektleder går inn som del av sekretariatet. Det er behov for sterkere prioritering av OPAD-oppgavene, som plasseres inn i styrets arbeidsplan. Koordineringsgruppen blir styringsgruppe for OPAD. Fra NVH Yngvild Wasteson orienterte om stramt busjett for 2013 arbeider for å skaffe handlingsrom viste til positivt og nyttig dialogmøte med LMD, som er en årlig foreteelse orienterte om forskingslederseminar dynamikk knyttet til etablering og ledelse av forskergrupper viste til SFF-søknad som er inne i 2. søknadsrunde rapporterte fra rektorenes årlige møte med ledere for samarbeidsuniversitet i Tanzania. Fra UMB Hans Fredrik Hoen orienterte om Tanzaniasamarbeidet og at NORAD skal administrere neste generasjons programmer (NORHED) viste til budsjettuttelling omtrent som forventet, med bra resultatuttelling for utdanning og noe økning på forskning, og glede over rehabilitering av Urbygningen viste til styrebehandling av ny målstruktur 1. november orienterte om at infrastruktursøknad Bioklima er sendt NFR.

5 3 viste til fellesfesten på Ås 26. oktober som felles kulturtiltak med oppfordring til å delta. Sekretariatet/OPAD-prosjektet opplyste om notat fra NIVA om at søknad på saltvannsakvarie ikke sendes nå, men at ambisjonsnivået opprettholdes (vil bli forberedt som sak for fellesstyret) orienterte om at protokoll fra styremøtene skal legges ut raskt med godkjenning fra styreleder og forbehold om endringer ved endelig styrebehandling orienterte om arbeidet med fellesstyrets budsjett for 2013 innspill tas med til videre diskusjon i koordineringsgruppen opplyste om at sakslister med sakoppsummering for koordineringsgruppen legges ut på lifescienses.no styringsdokumentet for Prosjekt Rubicon skal oppdateres OPAD-prosjektet prioriterer arbeidet med avgrensning av driftstekniske oppgaver (m/tidsplan) som må være på plass , vurdering av systemer som må være på plass (m/beslutningsfullmakter) og videre arbeid med internt finansieringssystem med budsjettfordelingsmodell (første behandling i styremøte 4.12) det er nytt møte i referansegruppa 5. desember. viste til at OPAD har hatt møte med VI om driftsmessige forhold med vekt på videre samarbeid etter 2018, og at OPAD har møte med direktørene, sekretariatsleder, fagansvarlige administrative ledere og arbeidsgruppeledere i slutten av november. Vedtak: Fellesstyret tar orienteringene til etterretning. 4. FS-56/12 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat fra felles IDF-møte 12. oktober 2012 ble delt ut. Siri Margrethe Løksa orienterte fra møtet, som fulgte sakslista for møtet i fellesstyret. Underskrevet protokoll i sak FS-61/12 Organisatorisk plassering av sentrene ble delt ut. Vedtak: Fellesstyret tar referat fra IDF-møte til orientering. 5. FS-57/12 Byggeprosjektet: -forprosjekt, KS 2 og detaljprosjekt videre framdrift og prosess, og SHF Orienteringer fra Kunnskapsdepartementet og Statsbygg Rolf L. Larsen, Kunnskapsdepartementet orienterte om byggeprosessen for hovedprosjektet og SHF som blir ett prosjekt ved oversendelse til KS 2-behandling 29. oktober. Det ble vist til budsjettprosess og til bevilgningen til Urbygningen som del av av det store prosjektet, spesielt knyttet til kommende felles studentaktiviteter ved NMBU. Byggeprosjektet som et politisk prosjekt ble understreket. (Presentasjonen legges ut på Erik Antonsen, Statsbygg viste til mottatte høringsuttalelser til forprosjektet, som kan tas videre til detaljprosjektet etter KS 2. Før det, vil det bli arbeidet nærmere med bl.a. kontorløsninger, arbeidsprosesser og metoder, drift, logistikk og gjennomgang smitte. Det ble vist til at gjennomført usikkerhetsanalyse av skisseprosjektet hadde truffet godt. Plan for SHF forutsetter oppstartsbevilgning i 2013, oppstart grunnarbeider høst 2013, byggetid ca. ett år og

6 4 prøvedrift vår Eksisterende bygninger rives juli SB s brukerutstyrsprosjekt starter i høst organisering og ansvar vil bli diskutert i koordineringsgruppen. Vedtak: Fellesstyret tar orienteringene fra Kunnskapsdepartementet og Statsbygg til orientering. 6. FS-58/12 Prosessbeskrivelse for arbeidet med grafisk og visuell profil for NMBU Norsk designråd ved Benedicte Wildhagen presenterte forslag til prosess for det videre arbeidet. Sammenhengen med strategisaken ble understreket. Styret ber sekretariatet komme tilbake med budsjett og timeplan for prosessen. Vedtak: Fellesstyret ber sekretariatet ta utgangspunkt i forslaget til prosess som ble presentert i møtet, og styrets tilbakemeldinger i det videre arbeidet med grafisk og visuell profilering. 7. FS-59/12 Strategi for NMBU oppfølging etter seminaret 16. oktober Strategiseminaret 16. oktober var basert på bearbeidet utkast fra arbeidsgruppe for utarbeiding av forslag til ny strategi for NMBU. Sekretariatets oppsummering av drøftingene var delt ut. Innspill til det videre arbeidet: få fram mer entusiasme i kapittelinnledningene, få fram NMBUs særpreg på en tydeligere måte, gå gjennom strategiens momenter og revurdere om de skal formuleres som mål eller strategier/tiltak og presisere målsettinger og strategier for å ivareta samfunnsbehov. Det ble også vist til nødvendig diskusjon av vekstambisjoner. Sekretariatet arbeider videre med utkast til strategi og høringsbrev. Utkast sendes på høringsrunde til styret, med rask tilbakemelding. Vedtak: Fellesstyret gir styreleder fullmakt til å ferdigstille høringsutkastet etter de innspill og føringer som fremkommer på møtet. 8. FS-60/12 Budsjettforslag for 2014 utenfor rammen og søknad til KD om dekning av tilleggskostnader for 2013 Ferdigbehandlet satsingsforslag fra UMB og forslag til satsingsforslag fra NVH ble delt ut. Viktighet av samkjøring med de to institusjonsstyrene for reelle prioriteringer fra fellesstyret ble understreket. Punkt 2 i vedtaket ble endret slik at styreleders fullmakt forvaltes i samråd med koordineringsgruppen. Vedtak: 1. Fellesstyret tar forslag fra NVH og UMB til Kunnskapsdepartementet om budsjett for 2014 til orientering 2. Styreleder i samråd med koordineringsgruppen gis fullmakt til å prioritere til sammen fire av de faglig-strategiske tiltakene i budsjettforslagene fra NVH og UMB og fremme disse overfor KD som budsjettforslag fra NMBU for Styreleder gis fullmakt til å utforme søknad på vegne av NMBU om dekning av pukkelkostnader.

7 5 9. FS-61/12 Organisatorisk plassering av sentre Styret sluttet seg til de justeringer i formulering av vedtaket som det var forhandlet om i IDFmøtet 12. oktober. I tillegg vedtok styret at siste setning i forslagets punkt 1 strykes. Vedtak: 1. Senter for husdyrforsøk (SHF) og Senter for klimaregulert planteforskning (SKP) fortsetter som egne resultatenheter organisert under rektor. 2. NVHs nåværende klinikker fortsetter som deler av Institutt for sports- og familiedyr og Institutt for produksjonsdyrmedisin under Fakultet for veterinærmedisin ig biovitenskap. 3. Organisering av Senter for etter- og videreutdanning avgjøres når OPAD 2014 har lagt frem forslag til administrativ organisering. 10. FS-62/12 Fellesstyrets arbeidsplan I samråd med koordineringsgruppen har sekretariatet utarbeidet arbeidsplan for fellesstyret. Arbeidsplanen vil erstatte den tidligere handlingsplanen. Det ble kommentert spesielt på framtidig behandling av sak om dimensjonering av NMBUs utdanningsvirksomhet og sak om finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell. Vedtak: Fellesstyret godkjenner vedlagt arbeidsplan for 2012/2013 med de endringer som fremkom i møtet. 11. FS-63/12 Eventuelt Ingen saker ble behandlet under eventuelt.

8 FS-68/12 Styringsdokument for fellesstyret Fellesstyrets første styringsdokument ble vedtatt på møtet 11. oktober 2010 og hadde utgangspunkt i «Prosjekt Rubicon» som omfattet tiltak for å gjennomføre samorganiseringen av NVH og UMB og samlokaliseringen av NVH, Veterinærinstituttet og UMB. Det er behov for å vedta et nytt styringsdokument som kan sikre at det omfattende arbeidet med å forberede fusjonen og de store byggeprosjektene har tydelig forankring i 2012 og Forslag til vedtak Fellesstyret godkjenner styringsdokumentet. Vedlegg

9 1 FS-68/12 V Styringsdokument for fellesstyret Nytt styringsdokument for 2012 og 2013 Fellesstyrets første styringsdokument ble vedtatt på møtet 11. oktober 2010 og hadde utgangspunkt i «Prosjekt Rubicon» som omfattet tiltak for å gjennomføre samorganiseringen av NVH og UMB og samlokaliseringen av NVH, Veterinærinstituttet og UMB. Det er behov for å vedta et nytt styringsdokument som kan sikre at det omfattende arbeidet med å forberede fusjonen og de store byggeprosjektene har tydelig forankring. Styringsdokumentet skal konkretisere delegasjon av myndighet og oppgaver fra fellesstyret til underliggende organer. Dokumentet skal også redegjøre for ansvarslinjene mellom institusjonsstyrene og fellesstyret. Styringsdokumentet gjelder for fellesstyrets mandatperiode frem til Det søkes imidlertid om å forlenge mandatperioden til Målsettingen med styringsdokumentet Fellesstyret skal avklare hvem som har myndighet til å beslutte, iverksette og rapportere på vegne av fellesstyret. Fellesstyret har ansvar på vegne av det fremtidige Norges miljø- og bovitenskapelige universitet (NMBU). Dette universitetet er ennå ikke formelt opprettet og har ikke eget organisasjonsnummer. Det nye styringsdokumentet skal vise på hvilke områder fellesstyret er overordnet de to institusjonsstyrene og hvem som kan fatte beslutninger som binder NVH og UMB inntil NMBU formelt og reelt er opprettet. Det skal i 2013 utarbeides en fullmaktsmatrise som gir nærmere oversikt over myndighetsområdene til henholdsvis fellesstyret og institusjonsstyrene med utgangspunkt i det foreslåtte styringsdokumentet. Vedlagt følger forslag til styringsdokument for fellesstyrets mandatperiode: FORSLAG TIL STYRINGSDOKUMENT FOR FELLESSTYRET Fellesstyrets mandat og oppgaver Fellesstyrets oppgave er å forberede og gjennomføre samorganiseringen og samlokaliseringen av NVH og UMB. Fellesstyret overtar deler av ansvarsoppgavene som institusjonsstyrene har etter Universitetsloven 9-2. Mandatet Kunnskapsdepartementet har gitt fellesstyret omfatter disse ansvarsområdene: Mål og strategier for det nye universitetets samlede virksomhet. Styring, ledelse og faglig-administrativ organisering og driftsmodeller for den nye institusjonen. Utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester. Fremme fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og

10 2 utarbeide opplegg for nødvendige omstillingsvedtak. Fellesstyret er opprettet med hjemmel i Universitets- og høyskolelovens 9-2 som har denne ordlyden: (1) Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen. (2) Styret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med bestemmelser om dette gitt av overordnet myndighet, og etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak. (3) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. Styret skal fastsette instruks for institusjonens daglige ledelse. (4) Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt. (5) Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene av virksomheten og legge frem forslag til budsjett for kommende år. (6) Det skal i størst mulig grad være åpenhet om styrets arbeid. I tillegg til Universitets- og høyskolelovens bestemmelser og mandatet som Kunnskapsdepartementet har gitt fellesstyret, er disse vedtakene viktige retningsgivere for styringsdokumentet: - Visjonen for NMBU vedtatt i sak FS-26/12 på møtet Samfunnsoppdraget for NMBU vedtatt i sak FS-40/11 på møtet Styring, ledelse og organisering av NMBU vedtatt i sak i FS-48/12 på møtet Fellesstyrets arbeidsplan 2012 til 2013 vedtatt i sak FS-62/12 på møtet OPAD 2014 Revidert prosjektplan vedtatt i sak FS-38/12 på møtet Fellesstyrets arbeidsplan viser hvilke vedtak fellesstyret må fatte på vegne av de to institusjonene for at NMBU skal fungere som universitet fra 1. januar Fellesstyrets mandat gjelder til NVH og UMB er enige om å søke om forlengelse for fellesstyrets mandatperiode ut Organisering og koordinering Fellesstyret har ekstern styreleder oppnevnt av Kunnskapsdepartementet. Ansvarsområdene og oppgavene som fellesstyret skal ta stilling til, er formulert i fellesstyrets arbeidsplan for 2012 og Fellesstyrets leder har en rådgivende koordineringsgruppe som gir råd om hvilke saker som skal innarbeides i arbeidsplanen. Denne gruppen består av de to rektorene og direktørene for NVH og UMB, fellesstyrets leder og sekretariatsleder. Denne gruppen skal også koordinere ressursbruk til samorganiserings- og samlokaliseringsarbeidet. Koordineringsgruppen skal ha ansvar for at sakskartet for institusjonsstyremøtene og fellesstyrets arbeidsplan er koordinert. Styremøtene legges opp slik at styrene for NVH og UMB kan gi anbefalinger, forslag og vurderinger til fellesstyret før fellesstyret skal fatte vedtak. Sekretariatet har ansvaret for at fellesstyrets møter gjennomføres på en forsvarlig og effektiv måte. Det er en viktig oppgave å formidle informasjon om fellesstyrets arbeid. Sekretariatet har også ansvaret for å planlegge fellesstyrets dagsorden til hvert møte frem til sommeren 2013, eventuelt til hvis Kunnskapsdepartementet forlenger fellesstyrets mandatperiode. Sekretariatsleder legger frem alle saker for fellesstyret. Prosjektet «Operativ administrasjon 2014» er fra oktober 2012 organisert som en del av sekretariatet. Koordineringsgruppen fungerer som styringsgruppe for dette prosjektet. Landbruks- og

11 3 matdepartementet (LMD) og Fiskeri- og kystdepartementet (FKD) har observatører i sekretariatet som gir råd i forberedelse av saker til fellesstyrets møter. Delegasjon fra fellesstyret Kunnskapsdepartementet forutsetter at styrene for NVH og UMB har et tett, koordinert samarbeid med fellesstyret frem til NMBU formelt og reelt er opprettet. Rektor og direktør for henholdsvis NVH og UMB har møte og talerett på fellesstyrets møter. Fellesstyrets leder har fullmakt til å inngå avtaler på vegne av NVH og UMB i alle saker som fellesstyret har fattet vedtak om. Med hjemmel i Universitetslovens 10-1,b) kan styreleder avgjøre saker i det omfang disse ikke kan utsettes til fellesstyret kan komme sammen. Styreleder kan etter samme paragraf gis fullmakt til å avgjøre løpende saker som bør avgjøres for neste ordinære møte i fellesstyret, og som ikke anses som viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles. Fellesstyret blir orientert om slike saker på neste styremøte eller på en dertil egnet måte. Fellesstyret kan delegere fullmakter til andre enn styreleder. Forslag til slike delegerte fullmakter skal legges frem for fellesstyret til godkjennelse. Det skal utarbeides en samlet delegasjonsmatrise som viser hvem som har fått delegert myndighet. Denne oversikten skal sendes Kunnskapsdepartementet til orientering. Endringer i matrisen skal meddeles departementet. Planlegging og gjennomføring av fusjonen Kunnskapsdepartementet forutsetter at institusjonene deltar med nødvendige ressurser i planlegging og gjennomføring av fusjonen. Fellesstyrets leder avtaler med koordineringsgruppen hvilke ressurser som skal stilles til rådighet. Ledelsen for NVH og UMB innarbeider dette i forslag til budsjett for 2013 som godkjennes av institusjonsstyrene. Fellesstyret legger til grunn at Kunnskapsdepartementet bidrar med ressurser i 2013 og 2014 til dekning av ekstraordinære tiltak for å gjennomføre fusjonen. Fellesstyrets sekretariat har det operative ansvaret for at fusjonen blir forberedt og gjennomført etter fellesstyrets arbeidsplan og vedtak i de enkelte saker. Fellesstyret kan gi styreleder og sekretariat fullmakt til å oppnevne arbeidsgrupper. Dette skal skje etter drøfting i koordineringsgruppen. Mandat, sammensetning og prosjektperiode skal rapporteres til fellesstyret. Sekretariatet har ansvaret for å avklare sekretærfunksjoner for slike arbeidsgrupper. Sekretariatet har ansvaret for at det utarbeides beslutningsgrunnlag for fellesstyret i alle saker som gjelder hovedområdene som er gjengitt på - OPAD Bygg og anlegg - Faglig organisering - Strategi og visjon - Styring og ledelse Fellesstyret gir styreleder fullmakt til å inngå avtaler på vegne av NMBU som gjelder administrativ forberedelse til oppstart av NMBU fra Prinsipielle forslag og forslag som binder NMBU på vesentlige områder skal legges frem for fellesstyret til godkjenning.

12 4 Slike saker skal inngå i fellesstyrets arbeidsplan. Sekretariatet er ansvarlig for gjennomføringen i samråd med koordineringsgruppen. Kunnskapsdepartementet forutsetter at sekretariatet har kapasitet og kompetanse til å ivareta NMBUs deltakelse i de store samlokaliseringsprosjektene fra 2012 og frem til byggene er ferdige. Sekretariatet skal orientere Kunnskapsdepartementet om avtaler som fellesstyret inngår. Fellesstyret disponerer midler tildelt fra Kunnskapsdepartementet. UMB er regnskapsfører for fellesstyret. NVH og UMB innarbeider fusjonskostnader i budsjettene for Fordelingen avtales i koordineringsgruppen. Informasjon Fellesstyret informerer via Sekretariatsleder er ansvarlig redaktør for denne websiden og for informasjon fra fellesstyret til omverden. Sekretariatet skal utgi et nyhetsbrev i forbindelse med alle styremøter og viktige anledninger. Sekretariatet har ansvaret for at det blir gjennomført tiltak som skaper felles kultur og tilhørighet til NMBU. Fellesstyret skal godkjenne ny grafisk og visuell profil for NMBU. UMB er arkivansvarlig for fellesstyret. Sekretariatsleder har ansvaret for å avlevere fra fellesstyret til UMB gjennom arkiv@lifesciences.no Etter at mandatperioden er utløpt, avleverer fellesstyret sitt arkiv til Riksarkivet.

13 FS- 69/12 Utfyllende bestemmelser til styringsreglement Fellesstyret vedtok på sitt møte styringsreglement for NMBU. Til dette styringsreglementet er det utarbeidet et forslag til utfyllende bestemmelser som gir nærmere presisering av myndighetsområdene for universitetsstyret, fakultetsstyrene og instituttstyrene. Koordineringsgruppen har gitt enkelte presiseringer og endringsforslag til forslaget som er utarbeidet av en arbeidsgruppe i OPAD Forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner utfyllende bestemmelser til styringsreglementet med de endringer og presiseringer som er gitt av koordineringsgruppen. Vedlegg

14 Vedlegg FS-69/12 V Utfyllende bestemmelse til styringsreglement Bakgrunn Fellesstyret fattet i FS sak 48/12 vedtak om styringsreglement for NMBU. OPAD ble i den forbindelse anmodet om å utarbeide utfyllende bestemmelser (fullmaktsfordeling) til styringsreglement. Denne fullmaktsfordelingen danner utgangspunkt for utforming av stillings- og funksjonsbeskrivelser for styrende organ og øverste lederstillinger ved NMBU. I sak FS- 71/12 legges det frem forslag til tilsettingsfullmakt. Fullmaktsmatrisen som her legges frem må sees i sammenheng med forslaget om tilsettingsmyndighet. OPAD nedsatte en arbeidsgruppe som har utarbeidet vedlagte forslag. Gruppen har hatt disse medlemmene: Hans Gran, avdelingsleder, NVH Lisbeth Andreassen, seniorrådgiver, UMB Ingeborg Hauge Høyland, seniorrådgiver, UMB Herbjørn Hovin, rådgiver, NVH Øystein Johnsen, instituttleder, UMB Birger Svihus, hovedtillitsvalgt, UMB Elizabeth de Jong, delprosjektkoordinator OPAD Arbeidsgruppa har sett på fordeling av ansvar og oppgaver mellom de ulike styringsnivå (universitetsstyre, fakultetsstyre, instituttstyre), ledelseslinjen (rektor, dekan, instituttleder) og styrene på de ulike nivå. Rapporten følger vedlagt dette saksfremlegget. Sekretariatets anbefaling Arbeidsgruppen har foreslått at fullmaktsmatrisen skulle behandles i to omganger, med første drøfting på møtet og endelig vedtak på møtet Koordineringsgruppen har imidlertid anbefalt at fellesstyret tar stilling til det foreliggende forslag på dette møtet. Koordineringsgruppen har gjennomgått forslaget fra arbeidsgruppen og gitt sine anbefalinger og kommentarer i form av fotnoter. Yngvild Wasteson har laget en grafisk fremstilling av styringslinjene. Denne følger som vedlegg 2. Sekretariatet anbefaler at fellesstyret vedtar den foreslåtte fullmaktsmatrise med de endringer som fremkommer av koordineringsgruppens merknader til forslaget. 1

15 Vedlegg 1: Forslag fra OPAD-arbeidsgruppe om fullmaktsfordeling til vedtatt styringsreglement vedtatt Hensikt med saken Hensikten med saken er å ha en førstegangs drøfting av utfyllende bestemmelser (fullmaktsfordeling) til vedtatt styringsreglement for NMBU. Denne saken vil danne utgangspunkt for utforming av stillings- og funksjonsbeskrivelser for styrende organ og øverste lederstillinger ved NMBU. (NB Organisering av medbestemmelse og tilsettingsfullmakten drøftes ikke i dette notatet. Delegerte fullmaktene til direktør(ene) omtalles heller ikke i dette dokumentet). Fullmaktsfordelingen viser: Hvilke roller og myndighet de styrende organ og den øverste ledelse er tildelt Hvilke ansvars- og oppgaveområder de styrende organ og de øverste lederstillinger har på de ulike nivå Innholdet i FS sak 48/12 er utgangspunkt for saken. Når det gjelder forslag til utfyllende beskrivelser av ansvars- og oppgaveområder har arbeidsgruppa tatt utgangspunkt i funksjonsbeskrivelser og stillingsbeskrivelser ved NVH og UMB og forsøkt å innpasse disse i vedtatt styringsreglement for NMBU. I dette fremlegget omtales roller og oppgaver- og ansvarsområder for universitetsstyret, fakultetsstyret, instituttstyret, rektor, dekan og instituttleder. For å lette lesingen av notatet er sitat fra universitetsloven skrevet i blått; sitat fra styringsreglementer er skrevet i kursiv. 2 Premisser for NMBUs styrings- og ledelsesmodell Følgende prinsipper legges til grunn for forståelsen av NMBUs styringsmodell: Universitetsstyret er det overordnete organet med ansvar for strategiutvikling, tilsyn og kvalitetssikring, samordning mellom enhetene, og skal dermed sikre effektiv bruk av NMBUs samlede ressurser. Rektor er sekretær for universitetsstyret. Rektor rapporterer til universitetsstyret. Fakultetenes funksjoner konsentreres om faglig strategisk arbeid og fellessatsing mellom fakultetets institutter, prioritere strategiske budsjettmidler til instituttene i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor NMBUs overordnede strategiske prioriteringer. Dekan er sekretær for fakultetsstyret, og rapporterer til sitt fakultetstyre i saker som ligger under fakultetsstyret, og forøvrig til rektor. Instituttene er resultatenhetene, instituttene har ansvar for drift og utvikling på områdene forskning, utdanning og innovasjon innenfor sine fagområder, har ansvar for prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, og rapporterer resultater og regnskap etter fastsatte rutiner. Instituttenes aktivitet skal rettes inn etter universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer. Instituttleder er styreleder og sekretær for instituttstyret. Instituttledere rapporterer til instituttstyret i saker som inngår i instituttstyrets fullmakter, og for øvrig til dekan. 2

16 3 Drøfting 3.1 Oppgaver for universitetsstyret (US) Universitetsloven ( 9-2) sier følgende om universitetsstyrets oppgaver: Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen. Styret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med bestemmelser om dette gitt av overordnet myndighet, og etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. Styret skal fastsette instruks for institusjonens daglige ledelse. Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt. Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene av virksomheten og legge frem forslag til budsjett for kommende år. Det skal i størst mulig grad være åpenhet om styrets arbeid. Nærmere om styrets oppgaver US kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av universitetsloven at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensinger i adgangen til å delegere. Med utgangspunkt i Lov om universiteter og høgskoler har styret særlige oppgaver/myndighet på en del områder som ikke kan delegeres videre. Det vises til Vedlegg A for en oversikt over disse. Arbeidsgruppa vil komme tilbake til disse punktene når funksjons- og stillingsbeskrivelser legges fram for fellesstyret januar NMBU skal ha styrer på tre nivåer. NVH har i dag styre på ett nivå (høgskolestyret) og UMB har styrer på to nivåer (universitetsstyre og instituttstyre). Det er forutsatt i FS sak 48/12 at den relative andelen av administrative årsverk ikke skal øke ved NMBU og at universitetsadministrasjonen har et samlet overordnet ansvar for å sikre stabsressurser og kompetanse til samtlige styrenivå. Arbeidsgruppa mener at det derfor er viktig at den samlede styring og ledelse ved NMBU gjøres på en effektiv måte og uten at det går på bekostning av kvaliteten. Størrelsen på NMBU tilsier at det vil være lite effektivt å utvikle egne kvalitetssystemer og regelverk på fakultetsnivå. Arbeidsgruppa foreslår derfor at NMBU har ett kvalitetssikringssystem for utdanning og ett HMS system, og at ansvaret for kultur- og arbeidsmiljøarbeid og kommunikasjonsvirksomhet ligger på institusjonsnivå. Opprettelse og nedleggelse av studieprogram 1 bør heller ikke delegeres til fakultetsnivå. Arbeidsgruppa anser at beslutningen om dette er av et såpass viktig strategisk karakter, at universitetsstyret bør beslutte i slike saker. 1 Koordineringsgruppen anbefaler at fakultetsstyret innstiller. Dette vil bli endelig landet når nemdene er på plass. Generelt anbefaler koordineringsgruppen at i saker som avgjøres på universitetsnivå, skal saken høres på fakultetsnivå. 3

17 I tillegg til de oppgaver som er nevnt i universitetsloven, de oppgaver som universitetsstyret ikke kan delegere videre, foreslår arbeidsgruppa at US bør ha følgende oppgaver: Fastsette budsjettfordelingsmodellen for NMBU, og foreta tildeling av midler til fakultetene og instituttene Opprette og nedlegge studieprogrammer Godkjenne langsiktige planer for vedlikehold og utvikling av bygningsmasse, areal og infrastruktur for universitetet Påse at universitetets utdanning og forskning holder høy kvalitet og godkjenner system for kvalitetssikring av disse Godkjenne særlig store satsninger som SFF, SFI, evt SFU og lignende Påse at universitetet utvikler verdigrunnlag og inkluderende organisasjonskultur Godkjenne NMBUs styrings- og ledelsesmodell og fastsette instrukser for NMBUs styringsorganer for institusjonens daglige ledelse Fastsette universitetets sentrale forskrifter og reglement Godkjenne fakultetenes strategiske rekrutterings- og personalplaner Foreta tilsetting i sentrale lederstillinger iht. til NMBUs personalreglement Foreta utnevning til sentrale nemnder og utvalg Påse at NMBU fyller gjeldende krav til HMS, informasjonssikkerhet, beredskap og personsikkerhet Påse at lærings- og studiemiljøet ved universitet er fullt forsvarlig Se til at det utvikles systemer, rutiner, holdninger og aktiviteter som bidrar til god intern og ekstern kommunikasjon Se til at medbestemmelse og medvirkning ivaretas ved NMBU iht. avtaleverket 3.2 Oppgaver for fakultetsstyre og for instituttstyre Universitetsloven sier at universitetsstyret er det øverste organet ved institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. Styringsreglementet sier at: Fakultetsstyret er øverste organ ved fakultetet, med ansvaret for fakultetets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets fagstrategiske prioriteringer, og prioritering av strategiske budsjettmidler i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets overordnede strategiske prioriteringer. Instituttstyret er øverste organ ved instituttet med hovedfokus på saker knyttet til drift og utvikling av kjernevirksomheten, med ansvar for Instituttets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets og fakultetets overordnede fagstrategiske prioriteringer, og prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer. Virksomhetsstyringen på fakultetsnivå (fakultetsstyre) har et noe annet innhold enn virksomhetsstyringen på instituttnivå (instituttstyre). Det er lagt vekt på at fakultetstyret skal arbeide overordnet, utviklingsorientert og strategisk, med 4-6 møter pr år, mens instituttstyret skal ha hovedfokus på drift og utvikling av kjernevirksomheten. Videre tolker arbeidsgruppa at det er ønskelig at fakultetsstyret har oppmerksomhet rettet mot strategisk utvikling og mindre mot daglig drift og produksjon. 4

18 NMBUs styringsreglement sier følgende om budsjettansvar: Fakultetsstyret prioriterer strategiske budsjettmidler i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets overordnede strategiske prioriteringer, og at instituttstyret prioriterer og budsjettfordeler i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer. Siden fakultetsstyret ikke har ansvar for 2 budsjett og hovedfordeling, men har ansvar for prioritering av strategiske budsjettmidler, foretar universitetsstyret fordeling av midler til fakultet og institutt. Videre drøftet arbeidsgruppa hvordan mål- og budsjettprosesser, resultat- og regnskapsrapportering skal skje ved NMBU. Arbeidsgruppa drøftet spørsmål som hvem som skal formulere målene, hvordan nivåene skal opptre for å sikre et profesjonelt handlingsrom, og hvordan skal aktørene ansvarliggjøres. Siden det øverste styringsnivå og fakultetsnivå er ansvarlige for å fastsette de strategiske målene, bør målsetninger på instituttnivå være konsistente med disse mål, tilpasset instituttets kompetanse og arbeidsområder. Rapporteringen skjer fra institutt til dekan til rektor, som i sin rolle som universitetets daglige leder utarbeider og legger frem budsjettforslag og årsregnskap og holder styret løpende orientert om regnskapets utvikling i forhold til budsjettet og om andre forhold av betydning for institusjonens virksomhet (heretter omtalt som styringslinjen). Arbeidsgruppa tolker dekanens rolle i resultatrapporteringen slik: 3 Dekan videresender instituttenes rapporter til rektor, og vurderer instituttene i egen rapport. Det profesjonelle handlingsrom avhenger av at ledelse i stor grad bedrives gjennom dialog, evne til å skape resultater gjennom samhandling og kunnskapsdeling. Dekanens ledergruppe og rektors ledergrupper vil være viktige arenaer for dette. Styringsdialogene på øverste nivå foreslås å foregå mellom rektor og fakultetsledelsen; på instituttnivå mellom dekan og instituttledelsen. Instituttene er resultatenheter med stor grad av selvstyre innenfor de gitte rammer i styringsreglementet. Instituttene er ansvarlige for resultatene på forsknings- og undervisningsområdene. Det er viktig at instituttene har stor råderett over bidrags- og eksternfinansiert forskning, og at de har det operative ansvar for studieprogrammene, det samlede emne- og programtilbudet, koordinering av emne- og programtilbudet med mer. Fakultetenes oppmerksomhet vil være rettet mot strategisk utvikling og mindre mot daglig drift og produksjon. I denne rollen vil fakultetstyret kunne rådgi US i for eksempel saker om infrastruktur, arealbruk og bygningsmasse, store forskningssøknader med mer. Fakultetene vil også ha en koordinerende rolle og gjennom denne stimulere til økt samarbeid og effektivisering av for eksempel studieaktivitetene innad ved fakultetet. For drøfting av organisering av tilsettingsmyndighet vises det til sak FS-71/12. 2 Avsnittet kan leses på flere måter. Koordineringsgruppen mener at formuleringen «ikke har ansvar for budsjett» blir feil så lenge fakultetsstyret har ansvar for strategiske budsjettmidler. Samtidig viser gruppen til og legger til grunn ekspertrapporten for finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell for NMBU (sak FS-70/12) hvor det det understrekes at fakultetsstyret ikke har anledning til å etablere særskilte inntektsfordelingsmodeller på fakultetsnivå. 3 Koordineringsgruppen finner arbeidsgruppens tolkning av dekanens rolle i resultatrapporteringen som lite fleksibel/smidig. 5

19 Oppgaver for fakultetsstyret Styringsreglement nevner følgende oppgaver for fakultetsstyret: ha ansvar for fakultetets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets fagstrategiske prioriteringer ha ansvar for prioritering av strategiske budsjettmidler i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets overordnede strategiske prioriteringar tilsette instituttledere Med utgangspunkt i ovenstående resonnement foreslår arbeidsgruppa følgende tilleggsoppgaver for fakultetsstyret: påse at mål og resultatkrav fastsatt i fakultetets strategier følges opp 4 ved fakultetet avgi årsregnskap og årsrapport for fakultetet på de områder fakultetet er ansvarlig for gjennom styringslinjen bidra til å koordinere fellesbruk av utstyr og infrastruktur ved fakultetet 5 hvor det er hensiktsmessig rådgi US i saker om infrastruktur, arealbruk og bygningsmasse rådgi US i SFF-søknader og andre søknader (som SFI og evt. SFU) og lignende bidra til koordinering og utvikling av studieaktiviteter og doktorgradsutdanningen innenfor fakultetets fagområder, samt stimulere til økt samarbeid om og effektivisering av studieprogrammene innad ved fakultetet gi anbefalinger til US i saker om alternative løsninger ifm med styreordningen ved instituttene (NB Dette avviker fra styringsreglementet som ga fakultetsstyret myndighet til å beslutte dette. I følge univl kan US ikke delegere fastsetting av virksomhetens interne organisering på alle nivåer til andre organ) 6 koordinere instituttenes langsiktige fagstrategiske personalplaner Oppgaver for instituttstyret Styringsreglement nevner følgende oppgaver for instituttstyret: ha ansvar for instituttets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets og fakultetets overordnede fagstrategiske prioriteringer. ha ansvar for prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer Med utgangspunkt i ovenstående resonnement foreslår arbeidsgruppa følgende tilleggsoppgaver: påse at mål og resultatkrav fastsatt i instituttets strategier følges opp legge fram planen for virksomheten (årsplan) for kommende år tilpasset gitte budsjettrammer og fremmer årsplanen gjennom styringslinjen rapportere instituttets samlede virksomhet og avgi årsregnskap og årsrapport gjennom styringslinjen påse at instituttet implementerer vedtatte kvalitetssikringssystemer og rapporterer årlig gjennom styringslinjen i henhold til kvalitetssikringssystemets retningslinjer 4 Koordineringsgruppen mener at formuleringen «ved fakultetet» bør slettes. 5 Koordineringsgruppen mener at formuleringen «..hvor det er hensiktsmessig», bør slettes. 6 Koordineringsgruppen mener at ordet «koordinere» ikke gir en riktig beskrivelse av fakultetetsstyrets rolle i forhold til instituttenes langsiktige fagstrategiske personalansvar 6

20 ha ansvar for utvikling og gjennomføring av forskningsaktivitetene ved instituttet og godkjenne bruk av medfinansiering i bidragsfinansierte prosjekter ha det operative ansvaret for de 7 studieprogrammene US har godkjent ved instituttet ha ansvar for utforming, utvikling og gjennomføring av det samlede emne- og programtilbudet instituttet tilbyr sørge for koordinering av faglige emner og undervisningsressurser mellom programmene har endelig beslutningsmyndighet med hensyn til deltakelse i de andre instituttenes programmer utarbeide instituttenes 8 langsiktige fagstrategiske personalplaner og fremme dette for koordinering i fakultetsstyret gjøre vedtak om løpende drift 9 og faglige prioriteringer der det er nødvendig 3.3 Ledelse (styringslinjen) Myndighets- og linjeforhold for ledelseslinjen (rektor-dekan-instituttleder) er i følge styringsreglementet som følger: Dekanen rapporterer til sitt fakultetstyre i saker som ligger under fakultetsstyret, og forøvrig til rektor. Instituttledere rapporterer til instituttstyret i saker som inngår i instituttstyrets fullmakter, og for øvrig til dekan. Dekanen leder fakultetet med vekt på strategi, utvikling og koordinering, og instituttleder leder og utvikler virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene. Instituttleder er styreleder og sekretær for instituttstyret. Instituttleder har dermed mer omfattende fullmakt i forhold til instituttstyret enn det dekan har i forhold til det å være sekretær og saksfremlegger for fakultetsstyret uten å ha stemmerett. Rapporteringsansvaret for instituttleder til sitt styre oppfattes dermed mer som et forankringsansvar enn et rendyrket rapporteringsansvar. I følge universitetsloven skal universitetsstyret føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. For at styret skal ivareta dette ansvaret foreslår arbeidsgruppa at styret etablerer årlige resultatmål for rektor og evaluerer rektor i forhold til disse. Tilsvarende foreslås det at rektor etablerer årlige resultatmål for dekan og evaluerer og følger opp dekan i forhold til disse, og at dekan etablerer årlige resultatmål for instituttleder og evaluerer og følger opp instituttleder i forhold til disse. Arbeidsgruppa forutsetter at fastsettelse av instituttleders resultatmål ses i sammenheng med budsjettildelingen til instituttet; 10 og at dekan i denne rollen opptrer på delegasjon fra rektor. Ansatt rektors oppgaver Ifølge univl 10.4 og styringsreglementet har rektor ansvar/oppgaver på følgende områder: daglig ledelse for institusjonens faglige og administrative virksomhet utarbeide og legge frem budsjettforslag og årsregnskap og holde styret løpende orientert om regnskapets stilling i forhold til budsjettet og om andre forhold av betydning for institusjonens virksomhet. 7 Veterinærstudiet har behov for et felles utvalg over instituttstyret. 8 Koordineringsgruppen mener at instituttenes langsiktige fagstrategiske personalplaner skal besluttes av fakultetsstyret. 9 Koordineringsgruppen mener at «og faglige prioriteringer der det er hensiktsmessig», bør slettes. 10 Koordineringsgruppen oppfatter setningen etter komma som kunstig og unødvendig. 7

21 ha ansvar for økonomi- og formuesforvaltning sekretær for styret og i samråd med styrets leder, forberede og gi tilråding i de faglige og administrative saker som legges frem for styret Iverksette vedtak som treffes i styret, og disponere ressurser og eiendom i samsvar med de vedtak som er truffet av styret profilere og posisjonere NMBU som forsknings- og utdanningsinstitusjon nasjonalt og internasjonalt initiere og lede institusjonelle strategiprosesser påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i hele organisasjonen utvikle velegnede administrative tjenester og påse at virksomhet drives effektivt skape en positiv organisasjonskultur og et godt og produktivt arbeidsmiljø Når det gjelder rektors rolle i forhold utad, vises det til univl Her sies det at rektor er institusjonens rettslige representant, lovlig stedfortreder og institusjonens talsperson overfor offentlige myndigheter og allmennheten. I enkelte saker kan rektor oppnevne stedfortreder i sitt sted. I følge lovkommentarer (J.F. Bernt: Universitets og høgskoleloven av 2005 med kommentarer) gjelder dette både rektor valgt som styrets leder og rektor tilsatt som daglig leder. Ekstern styreleder har med andre ord ikke disse funksjonene, og vil ikke, slik som valgt rektor, kunne opptre på styrets vegne når dette ikke sitter sammen. Med henvisning til universitetsstyrets oppgaver, bør rektor som universitets faglige og administrative daglige leder ha ansvar for å se til at universitetsstyrets oppgaver ivaretas ved institusjonen. Arbeidsgruppa foreslår følgende tilleggsoppgaver for rektor: Rektor skal sørge for at mål og resultatkrav fastsatt i strategier følges opp på fakultets - og instituttnivå i nært samarbeid med dekan Rektor skal etablere årlige resultatmål for dekan og evaluerer dekan i forhold til disse Rektor skal sørge for et godt lærings- og studiemiljø for studentene ved NMBU Rektor skal sørge for et godt samarbeid med studentsamskipnad(ene) Rektor som øverste arbeidsgiverrepresentant skal sørge for gode samarbeidsrelasjoner med tjenestemannsorganisasjonene Rektor har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner, holdninger og aktiviteter som bidrar til god intern og ekstern kommunikasjon Rektor har ansvar for at NMBU fyller gjeldene krav i lov- og regelverk, på områdene HMS, informasjonssikkerhet, personsikkerhet, beredskap Rektor er universitetets rettslige representant, lovlig stedfortreder og institusjonens talsperson overfor offentlige myndigheter og allmennheten Oppgaver for dekan og instituttleder Ifølge styringsreglement har dekan og instituttleder fullmakter på følgende områder: Dekan Dekan er både faglig og administrativ leder av fakultetet lede fakultetet med vekt på strategi, utvikling og koordinering, Instituttleder Instituttleder er både faglig og administrativ leder av instituttet (NB Dette nevnes ikke i styringsreglementet) lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene representere og posisjonere fakultetet og fremme 8 representere og posisjonere instituttet og

22 internt og eksternt samarbeid delta i institusjonens strategiske arbeid gjennom rektors ledergruppe påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i undervisning og forskning, bidra til velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv og forsvarligdrift av virksomheten, skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt og godt arbeidsmiljø forberede saker for fakultetsstyret, og iverksette fakultetsstyrets vedtak legge forholdene til rette for studentenes læringsog arbeidsmiljø ved fakultetet sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner fremme internt og eksternt samarbeid delta i fakultetets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift av virksomheten skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter forberede saker for instituttstyret, og iverksette instituttstyrets vedtak legge forholdene til rette for studentenes læringsog arbeidsmiljø ved instituttet sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner Ovennevnte ansvars- og oppgaveområder som beskriver dekanens og instituttlederens daglige lederoppgaver, er ikke nevnt som myndighetsområder for fakultets- og instituttstyrene. Arbeidsgruppa tolker dette slik at den daglige ledelsen har fått romslige fullmakter, og at både dekan og instituttleder har overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver som ikke eksplisitt er lagt til sine styrer og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Arbeidsgruppa foreslår at dekan og instituttleder skal bistå rektor i å utøve sitt ansvar på følgende tilleggsområder: Dekan Sørge for at mål og resultatkrav fastsatt i fakultetets strategier følges opp på fakultetsnivå i nært samarbeid med instituttene ved fakultetet **Alt 1: På delegasjon fra rektor etablere årlige resultatmål for instituttleder og evaluere og følge opp instituttleder i forhold til disse Instituttleder Sørge for at mål og resultatkrav fastsatt i instituttets strategier følges opp på instituttnivå Etablere årlige resultatmål for ledere ved instituttet og evaluere og følge i forhold til disse 9

23 **Alt Etablere årlige resultatmål for instituttleder og evaluere og følge opp instituttleder i forhold til disse Bidra til at NMBU fyller gjeldene krav i lov- og regelverk, på områdene HMS, informasjonssikkerhet personsikkerhet, beredskap Bidra til at det utvikles rutiner, holdninger og aktiviteter som bidrar til god intern og ekstern kommunikasjon Bidra til at NMBU fyller gjeldene krav i lov- og regelverk, på områdene HMS, informasjonssikkerhet personsikkerhet, beredskap Bidra til at det utvikles rutiner, holdninger og aktiviteter som bidrar til god intern og ekstern kommunikasjon ** Et medlem i gruppa mener at det ikke er nødvendig å understreke så sterkt at dekan handler på fullmakt og delegasjon fra rektor, og foretrekker alternativ 2. Avsluttende kommentarer Arbeidsgruppa vil komme tilbake med en drøfting av roller og ansvar for forskningsnemnd/utvalg og studienemnd/utvalg ved NMBU i neste omgang. 11 Koordineringsgruppen anbefaler alternativ 2. 10

24 Vedlegg A: Oppgaver kan universitetsstyret ikke delegere til andre organ: Studieplaner Styret fastsetter hovedlinjene i studieplanene for det faglige innholdet i studiene, jf. UHL 3-3 (3). Studentopptak Når kapasitetshensyn eller ressurshensyn krever det, kan styret selv regulere adgangen til det enkelte studium eller deler av det, innenfor de rammer og mål som gis av departementet, jf. UHL 3-7 (5). Eksamen og sensur Styret selv kan gjøre unntak for enkelteksamener fra fristen om at sensur skal foreligge innen tre uker, jf. UHL 3-9 (4). Styret gir imidlertid rektor fullmakt til å avgjøre slike søknader i mellom styremøtene. Styret selv gir forskrift om avleggelse av og gjennomføring av eksamener og prøver, jf. UHL 3-9 (4) og (7), 3-10 (3) og (4). Læringsmiljø Styret har det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret skal, i samarbeid med studentsamskipnadene, legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet, jf. UHL 4-3 (1). Styret har ansvar for at læringsmiljøet på institusjonen, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø, er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd, jf. UHL 4-3(2). Klagenemnd Styret skal opprette en klagenemnd som skal behandle klager over enkeltvedtak og, etter styrets bestemmelse, andre klagesaker for studentene. Styret skal fastsette egen instruks for dette, jf. UHL 4-7, 4-8, 5-2 og 5-3. Ansettelsesbestemmelser Styret fastsetter de nærmere regler for utlysning og ansettelse i Norges miljø- og biovitenskapelige universitet, jf. UHL 6 og 11. Når særlige grunner taler for det, kan styret foreta ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger og i instituttlederstilling uten forutgående kunngjøring, jf. UHL 6-3 (4). Styrets sammensetning Styret selv kan fastsette annen styresammensetning enn det som framgår av punkt 3, jf. UHL 9-3 (2). Styret selv kan fastsette at styret skal ha et flertall av eksterne medlemmer, jf. UHL 9-3 (3). Valg og oppnevning av styret Forslag til eksterne styremedlemmer og varamedlemmer for disse fremmes av styret, jf. UHL 9-4 (5). Styret selv fastsetter nærmere regler om valgene av rektor, prorektor og de øvrige interne styremedlemmene, jf. UHL 9-4 (9) og 10-4 (5). Ansettelse av rektor Styret kan vedta at rektor skal ansettes på åremål, jf. UHL 10-4 (1). Rektors fratreden Hvis institusjonen har en prorektor, kan styret selv fastsette at denne overtar hvis rektor har forfall eller fratrer vervet i løpet av det siste året av funksjonstiden, jf. UHL