Utviklingsprogram for mellomledere i. Barne- og likestillingsdepartementet

Transkript

1 Til søkere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Utviklingsprogram for mellomledere i Kvalifikasjonsgrunnlag Fase 1 Konkurranse med forhandling (2-trinns) (FOA [2007] Del II) Sak

2 Innholdsfortegnelse: Kvalifikasjonsgrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Beskrivelse av leveransen Innledning Omfang Hvem skal avtalen gjelde for Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av søknader Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Aksept av vilkår Søknadens utforming Innlevering av søknaden Åpning Tilbud Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Utvelgelseskriterier Vedleggsoversikt...7

3 Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (BLD) skal arbeide for en trygg, økonomisk og sosial situasjon for barnefamiliene samt gode oppvekst- og levekår for barn og ungdom. Full likestilling mellom kvinner og menn, et ikke-diskriminerende samfunn for alle uavhengig av kjønn, seksuell orientering, funksjonsevne, alder, etnisitet og religion, og et samfunn uten vold i nære relasjoner. Gode og trygge rammevilkår for forbrukerne, og en kvalitetsbevisst, effektiv og åpen barne-, familie- og forbrukerforvaltning. Departementet har ca. 160 ansatte fordelt på fire avdelinger samt en enhet for kommunikasjon. Det er til sammen 20 ledere fordelt på tre formelle ledernivåer: Departementsråd, ekspedisjonssjef og avdelingsdirektør. 1.2 Generelt om avtalen BLD ønsker å inngå avtale om utvikling, planlegging og gjennomføring av et utviklingsprogram for mellomledernivået i departementet. Programmet skal ha fokus på personallederrollen og meg som leder, dvs. individuell lederstil og relasjonelle ferdigheter. Den primære målgruppen for programmet er avdelingsdirektører med personalansvar samt leder for arkiv. Denne gruppen består av 14 ledere. I tillegg vil departementsråd, ekspedisjonssjefer og kommunikasjonssjef delta på et igangsettingsseminar og et avslutningsseminar. Denne gruppen består av seks personer. Programmet skal bidra til å: o o o o Skape en felles plattform for utøvelse av mellomlederrollen i BLD Tydeliggjøre mellomledernes rolle og funksjon i departementet Øke bevisstheten om egen lederstil, styrker og svakheter Gi mellomlederne nye ferdigheter gjennom praktisk trening og bruk av gode verktøy Etter endt program skal lederne ha reflektert rundt, og fått tilbakemeldinger på egen lederstil, og ha definert, diskutert og jobbet med sine personlige utfordringer og utviklingsbehov. Programmet vil gå over 2 år. Kontrakten vil ha en varighet på 1 år fra kontraktsignering med mulighet for forlengelse i ytterligere 1 år. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II, 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling (2-trinns). Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Side 1 av 10

4 Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 Beskrivelse av leveransen 2. 1 Innledning Plattform for ledelse i staten (Fornyings- og administrasjonsdepartementet 2008) legger viktige føringer, omtaler basis, rammer og prinsipper for lederskap i staten. Denne plattformen skal sammen med BLDs lederverdier danne grunnverdiene for mellomlederutvikling i BLD. Utviklingsprogrammet skal bestå av både kollektive og individuelle tiltak. De kollektive tiltakene forutsettes å være obligatoriske, mens individuelle tiltak skal være et tilbud til deltakerne. Temaene i samlingene bør i størst mulig grad ta utgangspunkt i reelle utfordringer lederne har i sitt daglige arbeid. Det bør legges til rette for at ledere kan reflektere over egen adferd og hvordan de framstår i relasjon til sine medarbeidere og overordnede. For dem som ønsker det, skal det tilbys individuelle oppfølgingssamtaler mellom samlingene. Arbeidsformene i programmet skal være en nødvendig blanding av kunnskapsformidling, erfaringsutveksling, refleksjonsarbeid, og mye praktisk trening (rollespill/oppgaveløsing). Programmet skal være så tett knyttet til ledernes hverdag som mulig, og det skal tilbys og øves i konkrete verktøy Omfang Programmet for hele perioden på 2 år er planlagt å inneholde fem samlinger samt tilbud om samtaler/coaching mellom samlingene. I tillegg legges det opp til ett oppstart- og ett avslutningsseminar med alle ledere. Innhold: I utgangspunktet fem samlinger á to dager. I tillegg en oppstartsamling for alle ledere (inkl. toppledelsen) ½-dagsseminar. Tilbyder presenterer opplegg og forventninger avstemmes. Videre et avslutningsseminar med alle ledere. Tilbud om samtaler/coaching mellom samlingene Tilbud om måling med personprofilverktøy Minimum to eksterne konsulenter Antall deltakere 14 Leveransen forutsettes levert av én leverandør. Men det åpnes for at leverandøren kan nytte underleverandører. Hvis leverandør velger å gjøre dette, bes det i søknaden oppgitt navn og firma på ev. underleverandører og hvilke leveranser de skal levere. Side 2 av 10

5 All logistikk, for eksempel møterom, hotellopphold for fellessamlinger, transport etc. for deltakerne vil bli administrert av og dekket av. Totalt sett er beløpet for hele programperioden på 2 år oppad begrenset til kr Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for 2.4 Annet Programmet for lederutvikling skal planlegges og utvikles i nært samarbeid med ansvarlige i departementet og representanter fra målgruppa. Tjenestemannsorganisasjonene vil iht avtale bli informert underveis i prosessen. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Postboks 8036 Dep 0030 Oslo Fakturaadresse: c/o DSS Efaktura Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Om leveransens faglige innhold: - Avdelingsdirektør Rolf Gabrielsen, tlf e-post: rga@bld.dep.no - Rådgiver Berit Synnes, tlf e-post: bsy@bld.dep.no Plan- og administrasjonsavdelingen Postboks 8036 Dep 0030 Oslo 1 Om innkjøpsprossen (juridiske og merkantile spørsmål): Vigdis Myran Seniorrådgiver Side 3 av 10

6 Departementenes servicesenter Kontortjenesteavdelingen Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Telefon Faks Mobil E-post All kommunikasjon vedrørende innkjøpsprosessen, skal rettes skriftlig til alle angitte kontaktpersoner alternativt til Henvendelser skal merkes med: Utviklingsprogram for mellomledere i BLD. All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt er Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen , kl Frist for mottak av søknad om å bli kvalifisert for konkurransen er , kl Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæler Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål kl Frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad kl Vurdering av søknadene Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for innlevering av tilbud kl Evaluering/forhandlinger Uke 7 og 8 Innstilling Side 4 av 10

7 Klagefrist Kontraktsignering Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører som har bedt om kvalifikasjonsgrunnlaget. 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget, plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden utformes med denne disposisjon: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 8. Annen dokumentasjon i henhold til kvalifikasjonskravene, jf. pkt Søknader som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene eller som ikke leverer dokumentasjon som det er bedt om i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, vil bli avvist Innlevering av søknaden Søknaden leveres til, Akersgt. 59, 0030 Oslo. Side 5 av 10

8 Søknaden om å bli kvalifisert skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad, saksnr v/ Vigdis Myran Seniorrådgiver Departementenes servicesenter Kontortjenesteavdelingen Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Åpnes kun av adressat Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i 3 tre - eksemplarer uten noen form for innbinding (løsark) i plastlomme eller lignende Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene Tilbud Kun leverandører som blir kvalifisert og får innbydelse til å delta i den videre konkurranse, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. Side 6 av 10

9 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor kredittverdig med krav til at sikkerhetsstillelse er tilfredsstillende Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Minst to leveranser siste tre år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes erfaring fra tilsvarende oppdrag innen leder- og ledelsesutvikling i statsforvaltningen og kjennskap til departementenes organisering, arbeidsprosesser og virksomhetskultur. Dokumentasjonskrav: Referanselister over leverandørens leveranser vedr. overnevnte de siste tre år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hvilke konsulenter som var involvert, hva som er levert og hvilken rolle leverandøren og de involverte konsulenter har hatt i leveransen. 5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn tre leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: Omfang og bredde i leverandørens relevante oppdrag. Hvor omfattende leverandørens faglige kompetanse er Dokumentert kompetanse og erfaring innen sertifiserte personprofil- og coachingverktøy De tre leverandørene med høyest totalscore vil bli invitert til å delta i den videre anskaffelsesprosessen. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Skjema for HMS-egenerklæring 2. BLDs personalpolitikk samt leder- og medarbeiderverdier Side 7 av 10

10 3. Plattform for ledelse i staten se Side 8 av 10