FAQ 2015 (versjon )

Transkript

1 FAQ 2015 (versjon ) Vi gjør oppmerksom på at alle krav og føringer til søknaden er beskrevet i utlysningen samt de vedlagte dokumentene som finnes på utlysningssiden. Dette dokumentet inneholder ingen nye krav og føringer, men inneholder svar på spørsmål vi har mottatt der vi har svart ut fra utlysningen. Husk at komiteen i trinn 1 vil bli spurt om å vurdere søknaden etter kriteriene i dokumentet "Assessment criteria SFF-IV". Contents FAQ 2015 (versjon )... 1 Spørsmål om prosjektbeskrivelsen... 6 Legges det mest vekt på den planlagte forskningen eller på senterdannelsen i vurderingen?... 6 Vil ekspertene i trinn 2 ha tilgang til søknadene fra trinn 1?... 7 Hvilke konkrete deler skal prosjektbeskrivelsen til trinn 1 inneholde?... 7 Hvor fritt står vi til å bestemme organiseringen av de 5 siste sidene av prosjektbeskrivelsen?... 7 On the first page, does the order matter as far as the summary versus the primary and secondary objectives?... 7 Are we permitted to list our Deputy Director, PIs, and main collaborators before the project summary on the first page of the project description?... 7 Er det lov å bruke plassen som blir "til overs" (etter at vi har satt inn eksakt kopi av "summary" og "objectives" fra nettskjemaet) på første side av prosjektbeskrivelsen til noe?... 7 Hvilken fontstørrelse kan vi bruke i prosjektbeskrivelsen?... 8 Hva er minimum fontstørrelse i figurtekster?... 8 Hva er minimum fontstørrelse inne i en figur i prosjektbeskrivelsen? Er det mulig å bruke andre typer fonter enn Times New Roman?... 8 We have a few boxes in our proposal that are separate from the main text.can the text be Font 9 as with figure text?... 8 Hvordan formidles søknadene til evalueringspanelene?... 8 Er det lov å bruke fotnoter i prosjektbeskrivelsen?... 8 I referanselisten er vi bedt om å oppgi fullstendige referanser. Kan vi likevel liste de første X forfatterne og så skrive et al.?... 8 Kan vi skrive noe i margene?... 8 Spørsmål om "The research"... 8 Er det viktig at et senters forskning bidrar til å løse et samfunnsproblem?... 8 I hvilken grad skal "Societal Impacts" og relevans beskrives i prosjektbeskrivelsen i trinn 1?

2 Er det viktig at forskningen fører til innovasjon for næringsliv?... 8 Hvordan vurderes tverrfaglige søknader?... 9 Hva legges i at senteret skal være "nytt"? Hvor store endringer i forskningsfokus er påkrevd i forhold til et tidligere senter?... 9 Hvor mye fokus legges på "high risk, high gain"?... 9 Vi har brukt en side i prosjektbeskrivelsen til å beskrive hva faget vårt er fordi det ikke er så godt kjent, og det er høyst sannsynlig ikke er en ekspert i evalueringskomiteen. Da får vi mindre plass til resten. Hvordan ser Forskningsrådet på det?... 9 Spørsmål om "The centre director"... 9 Hvilket faglig nivå bør en senterleder ha?... 9 Må senterleders "track record"/cv sammenfalle med senterets forskningstema eller er erfaring fra ledelse av store prosjekter viktigere?... 9 Kan et senter ha to senterledere på en gang?... 9 Kan senteret skifte senterleder i løpet av senterperioden?... 9 Hva skal vi gjøre hvis senterleder sannsynligvis vil gå av med pensjon i senterperioden?... 9 Kan en forsker som nå er ansatt i utlandet være senterleder? Blir CV til senterleder vurdert ut fra personens alder? Skal senterleder bare ta med sine 10 beste publikasjoner i ERC track record? Spørsmål om "The principal investigators (PIs)" Hvor mange PIs kan et senter sende inn CV fra? Kan en søker til senterleder i en SFF være PI på en annen SFF søknad? Kan en PI være PI på flere søknader? Kan man skifte ut PIs mellom trinn1 og trinn 2? Kan en forsker som nå er ansatt i utlandet være PI? Blir nestleders track record vurdert? Hvor stor prosent av tiden skal en forskningsleder (PI) jobbe med SFFen? Kan en PI ha hovedstilling hos en samarbeidspartner? Er det mulig å utvide "core group" (2-6 forskningsledere/pis) fra 1. til 2. trinn i søknadsprosessen, eller må dette være klart i første trinn? Kan man ha dynamikk og utskiftning av forskningsledere (PIs) underveis i senterperioden? Hvordan synliggjør vi forskningssamarbeid med fremstående internasjonale forskere som ikke er forskningsledere (PI)? Kan CV til senterets adm. leder legges ved søknaden?

3 Kan CV til en forskningstekniker bli lagt ved for å vise at senteret har toppfolk til en krevende stilling? Er det mulig å ta med publikasjoner fra 2005 i "Ten-year track record"? Hvilken ERC track record mal skal jeg bruke dersom det er relativt kort tid siden jeg tok doktorgrad? Hvilken font-størrelse skal det være i ERC "track record"? Kan ERC track record skrives som prosa eller må den være i punktform? Hvor fleksible er NFR i henhold til å tilpasse overskriftene i track record'en slik at de bedre passer forskernes behov? I vårt felt kan "main author" henvise til enten første- eller senior-/sisteforfatter. Er det ok å ha artikler av begge typer "main authorship" blant de 10 representative artiklene i ERC track record? 12 Er det mulig i ERC track record å ta med 10 artikler man er førsteforfatter på pluss 10 artikler man er senior-/sisteforfatter på? Finnes det en mal for den 2 siders CVen? Hvilken font skal vi bruke i den 2-siders CVen? Spørsmål om "Organisation of the centre" Må et senter ivareta "nasjonalt samarbeid"? Hvordan skal vi velge navn på senteret? Kan en SFF være liten, med en mindre, men langsiktig bevilgning? Kan en SFF bli for stor? Må senteret være samlokalisert? Forventes det at forskere ved våre samarbeidende institusjoner får (midlertidig) ansettelse ved vertsinstitusjonen? Hva er en samarbeidspartner? Is it enough that we have allocated guest professor stipends in the budget for inviting external researchers in order for the respective institutions to be listed as partners in the e-proposal? Skal man også legge inn samarbeidspartnere i den nettbaserte søknaden? Skal vi kun oppgi partnere fra andre institusjoner som samarbeidspartnere på nettskjemaet? Skal internasjonale samarbeidspartnere legge ved utkast til samarbeidsavtaler el.l. i trinn 1? Skal det legges ved «letter of intent» for andre samarbeidspartnere som vi vil knytte til oss som f.eks. organisasjoner som driver databaser som er relevante for prosjektet? Det bes om «letter og intent» fra senterleder/forskningsleder som ikke er ansatt ved en norsk institusjon betyr dette at dere ikke ønsker «letter of intent» fra norske samarbeidspersoner? Kan senteret ha samarbeidspartnere i utlandet?

4 Kan Forskningsrådets bevilgning gå til samarbeidspartnere i utlandet? Vi har flere "Associated partners" fra utlandet som vil bidra til internasjonalisering. I hvilken grad bør vi beskrive hva disse internasjonale partnerne skal bidra med? Internasjonale partnere får ikke betaling fra SFF midlene for forskningen de utfører hjemme, men vi ønsker å tilby stipend og/eller dekking av direkte utgifter til besøkende fra utlandet. Opphold som forsker i senteret må dog være langvarig og ikke bare noen uker. Er det i tråd med SFF-policy? Hvor viktig er internasjonalt samarbeid? Kan vi legge ved støtte- og anbefalelsesbrev fra ledende internasjonale fagmiljøer? Prioriteres søknader med mange PhDer og postdoktorer? Må vi svare fyldig på "To what extent is the proposed centre supported by the host institution"?.. 15 Spørsmål om budsjettering Hva er et normalt nivå på egenfinansieringen av en SFF for et universitet/høyskole? Hvilke krav er det til egenfinansieringen? Skal "særskilt høye driftskostnader " innlemmes som en del av sentrets grunnfinansiering? Kan prøveanalyser utført ved utenlandske spesiallaboratorier betales av NFR? Dekker dere mer en rundsum til høylønnede internasjonale forskere/professorer? Kostnader til (medisinske) forsøk kan være svært høye, er dette aktuelt som "særskilt høye kostnader"? Når det skal kjøpes utstyr til prosjektet det første året, kan det søkes om ekstrabevilgningen (særskilt høye kostander) på 5 millioner kr kun for dette året og ikke for de neste årene? Kan tilleggsprosjekter være lokalisert hos samarbeidspartnere? Kan tilleggsfinansiering komme fra industri? Kan "ekstra [særskilt] høye driftskostnader" være lønn til teknisk personell, også høyt utdannet som er nødvendig for drift av avansert forskningsinfrastruktur? Hvordan blir vedlegget "Description of particularly high operating costs" vurdert? I vedlegget for "Total SFF funding plan", er "Estimated future external project funding" en sum for hva man forventer, eller skal man spesifisere hvert enkelt prosjekt/finansieringskilde? I tabellen for "Total SFF funding plan", kan "Estimated future external project funding" også komme fra Forskningsrådsprosjekter? Kan "særskilt høye driftskostnader" finansiere 100 % av en forskningsinfrastruktur? Vil vertsinstitusjonen ved evt. innvilgelse av søknaden, kunne kjøpe inn en infrastruktur, opprette et leiested og få dekket investeringen ved 100 % avskrivning på leiestedet, forutsatt at infrastrukturen benyttes 100 % av senterets tilsatte? Dersom det trengs en tekniker full tid til å drive infrastrukturen, kan vi da legge inn hele den årlige lønnskostnaden for vedkommende på leiestedet?

5 Kan særskilt høye driftskostnader benyttes til medlemskap i store internasjonale infrastrukturer på ESFRI roadmap eller bør det her søkes støtte gjennom INFRASTRUKTUR-programmet? Kan man kjøpe dyre spesiallagede instrumenter/deler fra laboratorier i utlandet? Prinsipper for grunnfinansiering og tilleggsfinansiering har vi forstått riktig? Er det mulig at senterets leder og forskere kan undervise mindre i senterperioden og legge dette inn i budsjettet? Hvilke rundsumsatser for vitenskapelige stillinger skal vi bruke for perioden ? Når vi skal budsjettere SFF, kan prosjekter der prosjektleder ikke er PI/senterleder tas med også? 18 Kan SFF-bevilgningen benyttes til husleie for økte arealkostander ifm SFFen? Kan vi legge inn leie av leilighet til våre utenlandske PIs i budsjettet? Kan vi budsjettere med forskjellig størrelse på kostnadene i forskjellige år? Kan budsjettet for ett år overstige 13 MNOK (utenom særskilte høye driftskostnader)? Kan et in-kind bidrag fra en samarbeidspartner være eksternt finansiert? Skal all in-kind rapporteres til Forskningsrådet dersom SFFen blir bevilget? One of the partner institutions (a Norwegian university) will allocate time for one of their professors to undertake research in the CoE. Should the amount this corresponds to in NOK be included under the heading Public funding in the Funding Plan section of the application budget page? Spørsmål om søknadsskjemaet på "Mitt Nettsted" Det er ikke 10 år i søknadsskjemaet vi er begrenset til 2025 og 2024 i e-skjema når det gjelder prosjektperiode og milepæler I søknadsskjemaet er det mulig å legge inn budsjett-tall f.o.m t.o.m Hvordan forholder vi oss til dette? Skal framdriftsplanen for de første 5 årene være detaljert? Hva skal vi legge inn under "Fellowships" i nettskjemaet? I søknadsskjemaet er det et punkt som heter "Dissemination plan". Hva skal vi skrive her? Hvem er hva i nettskjemaet? Hvordan viser vi at søknaden er fremmet av søkerinstitusjonens øverste ledelse? Hvordan får vi i praksis til at vertsinstitusjonens ledelse godkjenner søknaden i e-søknaden? Hvordan kan vi som driver administrativ støtte få sett et søknadsskjema? Skal rektor/direktør være administrativt ansvarlig ("project administrator") i søknaden? Må man nå fylle inn personnummer på "project administrator" i e-søknaden? Vil NFR ha et støttebrev fra vertsinstitusjonen (men ikke fra samarbeidspartnerne)?

6 Et kort spørsmål angående budsjettet i e-søknadsskjemaet til SFF. Hvordan skal vi beskrive egenfinansieringen foruten totalsummen per år? Må fageksperter man er bedt om å foreslå i «Form for additional information for application to SFF- IV, phase 1» komme fra Europa? Vi har problemer med å laste opp et vedlegg i søknadsskjemaet. Hva kan være galt? Vi har lastet opp 20 vedlegg, men nå får vi ikke lastet opp ett til. Hva kan være problemet? Kan vi legge ved andre vedlegg (støtteerklæringer, invitasjonsbrev ) enn de som er etterspurt? Vedlegget "Template - Description of particularly high operating costs" - hvor mye skal vi skrive?. 21 Hva skal vi skrive I feltet "Discipline(s)*" i "Supplementary info from applicant" under "Placement" i esøknad? Andre spørsmål Finnes det regler for habilitet for de fagekspertene vi foreslår til trinn 2? Hva skjer hvis senterleder får både FRIPRO Toppforsk og SFF? Når skal vertsinstitusjonens "retningslinjer for SFF" foreligge? Dersom et SFF har eksterne samarbeidspartnere, er det likevel slik at Forskningsrådet betaler ut senterfinansieringen til det er senterets vertsinstitusjon som så eventuelt betaler samarbeidspartnerne for sitt arbeid? Siden det er senterets vertsinstitusjon som i utgangspunktet får SFF finansiering fra Forskningsrådet, får samarbeidspartneren "finansieringspoeng" for sin del? Hvis søknaden vår skal behandles i to fagkomiteer, må vi legge inn et sammendrag til andre fagkomite nederst på skjemaet "Form for additional information for application to SFF-IV phase 1"? Skal SAB (Scientific Advisory Board) medlemmer nevnes med navn og affiliasjon i søknadsskissen?22 Spørsmål om prosjektbeskrivelsen Legges det mest vekt på den planlagte forskningen eller på senterdannelsen i vurderingen? De vitenskapelige resultatene er det viktigste målet for en SFF. Mål for SFF-ordningen: "SFF-ordningen gir Norges fremste vitenskapelige miljøer mulighet for å organisere seg i sentre der ambisiøse vitenskapelige mål nås gjennom samarbeid og langsiktig grunnfinansiering. Forskningen ved sentrene skal være nyskapende og ha stort potensial for grensesprengende resultater som flytter den internasjonale forskningsfronten. Sentrene arbeider med ambisiøse ideer og komplekse problemer der samordnet og langsiktig forskningsinnsats innenfor, eller på tvers av, fagområder er viktig for å nå målene." 6

7 Komiteene og panelene som skal vurdere og velge ut de beste søknadene forholder seg kun til de fire vurderingskriteriene. " Vurderingskriteriet "The research" vurderer potensialet til den planlagte forskningen (ref kriteriet). Den planlagte forskningen bør kunne beskrives som et stort forskningsprosjekt (evt. med delprosjekter der det legges vekt på hvordan disse løftes i samarbeidet i senteret) (men det er lite plass til detaljer) og ikke som "hvis disse eksellente gruppene samarbeider og kombinerer disse forskningsområdene kommer det sikkert veldig god forskning ut av det". En glimrende vurdering på kriteriet "The research" er en forutsetning for å kunne bli vurdert høyt. Vurderingskriteriet "The organization of the centre" er formulert som følger for trinn 1 (for trinn 2 legges det til tre punkter der de fleste kan oppnå å score bra med god planlegging): To what extent is the successful accomplishment of the main research objectives dependent on the described research collaboration in the proposed centre? To what extent is the described research team and expertise optimal for the proposed research? To what extent are the structure, physical organisation and size of the centre optimal for the proposed research? Disse tre første punktene er viktige her. Kriteriet legger altså kun vekt på at organiseringen skal være optimal for forskningen som er beskrevet under "The research". Selve organiseringen er ikke verd noen ting i seg selv. Vil ekspertene i trinn 2 ha tilgang til søknadene fra trinn 1? Ja, søknaden fra trinn 1 er tilgjengelige for fagekspertene og komiteen i runde 2 slik at de kan se at det er samme prosjekt som gikk videre til trinn 2. Det er likevel viktig at søknaden til trinn 2 kan stå på egne ben. Hvilke konkrete deler skal prosjektbeskrivelsen til trinn 1 inneholde? Se " Project description requirements phase 1" under dokumenter på utlysningssiden. Hvor fritt står vi til å bestemme organiseringen av de 5 siste sidene av prosjektbeskrivelsen? Vi har ikke lagt føringer på hvordan dere disponerer disse sidene da vi antar at dere selv best kan vurdere hvordan dere vil besvare vurderingskriteriene. On the first page, does the order matter as far as the summary versus the primary and secondary objectives? In the e-form the objectives come before the summary, whereas in the document "Requirements for the Project description, phase 1" the order is reversed. You can put any of the two first (with clear headings), whichever provides the committee the immediate right picture of the research/centre. Are we permitted to list our Deputy Director, PIs, and main collaborators before the project summary on the first page of the project description? We ask for only the centre leader and the host institution on page 1. However, if you manage to get them in WITHOUT pushing summary and primary/secondary objectives to page two, it is ok. Er det lov å bruke plassen som blir "til overs" (etter at vi har satt inn eksakt kopi av "summary" og "objectives" fra nettskjemaet) på første side av prosjektbeskrivelsen til noe? Side 1 skal inneholde "An EXACT copy of "Project summary" (2000 char) and "Primary and secondary objectives of the project" (1000 char) as submitted in the electronic application form "My RCN web" (Mitt Nettsted)". I "summary" og "objectives" kan man bare bruke tekst. Men, det blir det muligens litt plass igjen nederst på denne siden. Vi kommer ikke til å forkaste en prosjektbeskrivelse som har en figur el.l. her. En lenke til hva prosjektbeskrivelsen skal inneholde finner du forøvrig på utlysningssiden. 7

8 Hvilken fontstørrelse kan vi bruke i prosjektbeskrivelsen? Se "Project description requirements, Phase 1" i høyremargen i utlysningen. Minimum fontstørrelse er Times New Roman 12 pt. Hva er minimum fontstørrelse i figurtekster? Minimum fontstørrelse er 9 pt. Hva er minimum fontstørrelse inne i en figur i prosjektbeskrivelsen? Er det mulig å bruke andre typer fonter enn Times New Roman? Du kan bruke andre fonttyper enn Times New Roman. Det er viktig at bokstavene er lett leselige, så vi anbefaler å bruke 9pt eller større font også inne i figurer. We have a few boxes in our proposal that are separate from the main text.can the text be Font 9 as with figure text? The 9pt is for captions, references We will not reject the project description. We do not recommend it, the committee members could be quite irritated if some of the text is much less readable than the rest It is not a good idea at all to write small letters! Hvordan formidles søknadene til evalueringspanelene? De får tilgang til en pdf-fil fra vårt system. Er det lov å bruke fotnoter i prosjektbeskrivelsen? Man kan bruke noen få fotnoter for referanser og forklaringer av forkortelser, men vi anbefaler ikke utstrakt bruk av fotnoter fordi det går ut over lesbarheten. Minimum fontstørrelse for fotnoter er 9 pt. Fotnotene må stå innenfor margene. I referanselisten er vi bedt om å oppgi fullstendige referanser. Kan vi likevel liste de første X forfatterne og så skrive et al.? Dere kan forkorte forfatterlisten etter f.eks. 5 eller flere forfatternavn og så skrive et al. Dersom dere ønsker å vise eget bidra må man ta med alle forfatterne foran. Teksten i prosjektbeskrivelsen er godt egnet til å understreke eget bidrag. Kan vi skrive noe i margene? Dere kan skrive en header og sidenumre i margene. Ellers er margene absolutte, dvs at dere ikke kan skrive noe annet der. Dette er viktig fordi tekst kan bli borte under binding/utskrift. Spørsmål om "The research" Er det viktig at et senters forskning bidrar til å løse et samfunnsproblem? Vurdering av slik relevans ligger ikke inne i vurderingskriteriene. Man kan likevel velge å skrive inn forskjellige typer forventet "impact" i avsnittet om "How to measure centre success after 4 and 10 years" i den 15-siders prosjektbeskrivelsen i trinn 2. I hvilken grad skal "Societal Impacts" og relevans beskrives i prosjektbeskrivelsen i trinn 1? "Societal impacts" ligger ikke i vurderingskriteriene. Er det viktig at forskningen fører til innovasjon for næringsliv? Nei, innovasjon er ikke et vurderingskriterium. Man kan likevel velge å skrive inn forskjellige typer forventet innovasjon i avsnittet om "How to measure centre success after 4 and 10 years" i den 15-siders prosjektbeskrivelsen i trinn 2. 8

9 Hvordan vurderes tverrfaglige søknader? Den felles vitenskapelige utvelgelseskomiteen er samlet i flere dager for å velge ut søknadene som går videre til trinn 2. Det vil foregå diskusjoner i fagkomiteene, men også på fellesmøter og i grupper satt sammen av fagkomitemedlemmer fra forskjellige fagkomiteer. Det er den felles vitenskapelige felleskomiteens ansvar at meget gode søknader som søker har bedt om at skal behandles i to fagkomiteer, får oppmerksomhet i fellesdiskusjonen. Den felles vitenskapelige komiteen vil foreslå den endelige listen over prosjekter som går videre til trinn 2. Hva legges i at senteret skal være "nytt"? Hvor store endringer i forskningsfokus er påkrevd i forhold til et tidligere senter? En SFF skal føre til en klar fornyelse av de deltagende forskningsgruppenes forskning. Hvor mye fokus legges på "high risk, high gain"? Kriteriet "The research" legger vekt på både "break through results" og "feasible approach". Selv om grensesprengende forskning alltid innebærer en risiko, skal senterets helhetlige faglige suksess være sannsynlig. Vi har brukt en side i prosjektbeskrivelsen til å beskrive hva faget vårt er fordi det ikke er så godt kjent, og det er høyst sannsynlig ikke er en ekspert i evalueringskomiteen. Da får vi mindre plass til resten. Hvordan ser Forskningsrådet på det? Navn på fagkomitemedlemmene ligger ute, de må sees på som generalister fordi alle skal lese alle søknadene. Det er vel derfor et generelt problem for alle søkere at de må beskrive fagområdet sitt for ikke-eksperter. Spørsmål om "The centre director" Hvilket faglig nivå bør en senterleder ha? En SFF-senterleder bør ha et internasjonalt svært høyt faglig nivå som for eksempel er sammenliknbart med det som kreves til ERC advanced grant (evt. consolidator grant) søknad. Må senterleders "track record"/cv sammenfalle med senterets forskningstema eller er erfaring fra ledelse av store prosjekter viktigere? Det blir vurdert hvor gode senterleders (og PIs) ekspertiser er for det planlagte senteret. "To what extent are the successful accomplishments of the main research objectives dependent on the described research collaboration in the proposed centre? To what extent is the described research team and expertise optimal for the proposed research?" Kan et senter ha to senterledere på en gang? Nei. Kan senteret skifte senterleder i løpet av senterperioden? Ja, hvis skiftet av senterleder er beskrevet i søknaden. I så fall blir begge senterlederne vurdert etter kriteriet for senterleder, så det er viktig at begge to er svært sterke kandidater. Det er også mulig at to senterledere skifter fram og tilbake, slik at begge senterledere er dypt involvert i senteret i hele 10-års perioden. Det er også spurt om tre senterledere kan rotere, slik at alle tre er ansvarlige for å lede senteret sammen gjennom senterperioden. For de fleste tilfeller er dette ikke å anbefale, men mulig hvis alle har ansvar gjennom 10-års perioden. Det kan i alle fall kun legges ved totalt 7 CVer, så hvis tre av CVene er for senterledere er det plass til fire CVer for PIs. En forsker som skal bli senterleder må være PI først, en forsker som har vært senterleder må være PI etterpå. Hva skal vi gjøre hvis senterleder sannsynligvis vil gå av med pensjon i senterperioden? Forskningsrådet legger seg ikke opp i institusjonenes personalpolitikk og heller ikke hvor lenge en senterleder kan sitte i posisjonen. Men, i dette tilfellet anbefaler vi sterkt at senteret planlegger et skifte av senterleder slik at også den nye senterlederen kan vurderes i søknadsbehandlingen. Et ikke-planlagt skifte av en sterk senterleder uten en fullgod etterfølger vil kunne føre til avslutning av senteret. 9

10 Kan en forsker som nå er ansatt i utlandet være senterleder? Ja, men senterlederen må være ansatt ved- og tilbringe hoveddelen av sin arbeidstid ved vertsinstitusjonen i senterperioden. Det er en stor jobb å lede et senter med vitenskapelige og administrative oppgaver og vi syns minst 80 % er et godt råd. Søknaden må ha et ekstra vedlegg, et "letter of intent" (maks en side), der vedkommende bekrefter at han/hun vil takke ja til ansettelse hos vertsinstitusjonen hvis prosjektet blir finansiert. Brevet skal angi en stillingsprosent. Hvis ansettelsen ikke går i orden vil ikke senteret bli finansiert. Blir CV til senterleder vurdert ut fra personens alder? Nei, senterleder blir vurdert ut fra kriteriene i "Assessment criteria SFF-IV" punkt 2. Skal senterleder bare ta med sine 10 beste publikasjoner i ERC track record? Yes, in the 10-year track record the point is to select the 10 most relevant publications from the 10 last years. If you wish, it is possible to list other publications in the 2 page CV but it is probably not wise to spend all the space on a long publication list. An h-index and the total number of publications would often be smart numbers to add. Spørsmål om "The principal investigators (PIs)" Hvor mange PIs kan et senter sende inn CV fra? Det kan sendes maksimalt 6 CVer fra PIs, og minimum 2. Det må også sendes CV fra senterleder. Hvis det planlegges skifte av senterleder skal begge senterledere være PIs i tiden de ikke er senterleder. Det sendes da 2 CVer for senterledere og 2-5 CVer for PIs. Dette er fordi vi vil vurdere de forskerne som vil være sentrale i senteret. Det er heller ikke mulig å legge ved et ekstra vedlegg som beskriver gjesteprofessorers kompetanse hvis de ikke skal være PI. Vi har gjort det på denne måten fordi utvelgelseskomiteen skal lese en stor mengde korte søknader, hovedpoenget er at de skal klare å skaffe seg en oversikt over søknadene og vurdere dem i forhold til hverandre. Vi kan derfor ikke åpne for svært mange vedlegg. Det er derimot mulig å legge til flere PIs når senteret starter, hvis det gir den beste forskningen. Kan en søker til senterleder i en SFF være PI på en annen SFF søknad? Ja. Kan en PI være PI på flere søknader? Ja. Kan man skifte ut PIs mellom trinn1 og trinn 2? Nei. Søknaden fra Trinn 1 blir lest også i Trinn 2. Kan en forsker som nå er ansatt i utlandet være PI? Ja, men forskeren må være ansatt ved- og tilbringe en vesentlig del av sin arbeidstid ved vertsinstitusjonen i senterperioden. Fagkomiteer og fagpanel (i trinn 2) vurderer om den planlagte stillingsprosenten virker tilstrekkelig. Man kan tenke seg at en "verdensledende" professor kan vurderes til å kunne bidra svært effektivt. Det må legges ved et ekstra vedlegg til søknaden et "letter of intent" (maks en side), der vedkommende bekrefter at han/hun vil takke ja til ansettelse hos vertsinstitusjonen (eller en av samarbeidspartnerne) hvis prosjektet blir finansiert. Brevet skal også angi en stillingsprosent. Blir nestleders track record vurdert? Det er ikke krav om å ha en nestleder, men mange har det. Nestlederen må være en av de 2-6 PIene og blir vurdert som det. Senterets organisering blir også vurdert. Hvor stor prosent av tiden skal en forskningsleder (PI) jobbe med SFFen? Det forventes at en PI bruker den vesentlige delen av sin arbeidstid i SFFen. Det innebærer forskning som støtter opp om senterets mål og deltagelse i senterets ledelse. 10

11 Kan en PI ha hovedstilling hos en samarbeidspartner? Ja, men å være PI må innebære en større involvering enn en 20% professor II. En PI skal være tungt involvert i senteret. Er det mulig å utvide "core group" (2-6 forskningsledere/pis) fra 1. til 2. trinn i søknadsprosessen, eller må dette være klart i første trinn? Det er ikke mulig å endre "core group" fra trinn 1 til trinn 2. Søknaden fra trinn 1 leses også i trinn 2, og navnet på forskningsledere/pis kan ikke endres. Kan man ha dynamikk og utskiftning av forskningsledere (PIs) underveis i senterperioden? Ja, et senter bør kunne være faglig dynamisk for at det til en hver tid skal kunne forfølge den forskningen som har høyest potensial. Det kan for eksempel være relevant å slippe yngre forskningsledere til etterhvert. Hvordan synliggjør vi forskningssamarbeid med fremstående internasjonale forskere som ikke er forskningsledere (PI)? Dette kan skrives inn i prosjektbeskrivelsen, for eksempel under internasjonalt samarbeid. Det kan ikke legges ved "letters of intent" eller anbefalinger fra disse. Kan CV til senterets adm. leder legges ved søknaden? Nei, den administrative lederen blir ikke vurdert (med mindre han/hun samtidig er en PI). Adm. leder kan legges inn i prosjektbeskrivelsen under organisering. Kan CV til en forskningstekniker bli lagt ved for å vise at senteret har toppfolk til en krevende stilling? En viktig forskningstekniker (som leder andre) kan være PI. I dette tilfellet kan man velge å sende kun to-siders CV og ikke "Ten-year track record". I trinn 2 vurderes også: "To what extent do the host department and the institutions involved have or plan to acquire the required scientific and technical expertise and research infrastructures to support the group?" Dette beskrives i prosjektbeskrivelsen. Er det mulig å ta med publikasjoner fra 2005 i "Ten-year track record"? Ja. Ved foreldrepermisjon eller langtidssykdom kan man også legge inn publikasjoner fra like mange måneder som disse varte ekstra tilbake i tid. Hvilken ERC track record mal skal jeg bruke dersom det er relativt kort tid siden jeg tok doktorgrad? Mal for Track record er valgfri for unge PIs, men dersom man ønsker å vurderes ut ifra at man faktisk har hatt en kortere forskerkarriere, kan man velge starter eller consolidator. Merk at senterledere uansett alltid må bruke "10- year" malen. Hvilken font-størrelse skal det være i ERC "track record"? Minimum font 11. Beskrivelse av formatene for ERC track record her: Page Format Font Type Font Size Line Spacing Margins A4 Times New Roman Arial or similar At least 11 Single 2 cm side 1.5 bottom 11

12 Kan ERC track record skrives som prosa eller må den være i punktform? Når det gjelder form på track record, så er det valgfritt om dere vil bruke punkter og/eller "prosa". Men det må være overskrifter på de etterspurte delene (om relevant): publikasjoner, konferansebidrag, patenter osv). Vi vil uansett si at dere bør tenke på lesbarhet. Punkter (selv om de er 3-4 linjer lange) er enklere å lese enn en kompakt tekstblokk. Litt prosa er uansett greit dersom man ønsker å "annotere" bibliografiske og andre oppføringer. Hvor fleksible er NFR i henhold til å tilpasse overskriftene i track record'en slik at de bedre passer forskernes behov? Vi har en forsker som ikke har noen monografier, men derimot har mange antologier hvor hun har vært redaktør og forfatter til mange kapitler. Spørsmålet er om disse bøkene kan føres opp under "research monograph" i track record'en eller om bøkene/kapitlene må inngå som en del av forskerens representative publikasjoner? Svar: ERC TR er jo maler, så dere kan være litt liberale i utforming, men viktig at det kommer klart fram forskjell mellom viktigste (antologi)artikkeler og redaksjon av antologi. I vårt felt kan "main author" henvise til enten første- eller senior-/sisteforfatter. Er det ok å ha artikler av begge typer "main authorship" blant de 10 representative artiklene i ERC track record? Ja. Er det mulig i ERC track record å ta med 10 artikler man er førsteforfatter på pluss 10 artikler man er senior-/sisteforfatter på? I track-record skal vi kun ha 10 representative publikasjoner totalt andre publikasjoner kan legges inn i CV om man ønsker. Finnes det en mal for den 2 siders CVen? Forskningsrådet har ingen mal for den 2-siders CVen. Bruk gjerne plassen til å få fram andre sider ved senterleder og PIene enn de som kommer fram av track record men som er viktige for rollen deres i senteret. For senterleder vil dette f.eks. gjelde ledererfaring. ERC har et forslag til 2-siders CV som kan brukes om ønskelig. Se spesifikt side 3-4 i del B1 (som tilsvarer sidene i hele dokumentene): (for Starting) (for Consolidator) (for Advanced) Hvilken font skal vi bruke i den 2-siders CVen? Vi anbefaler minimum font str 11. Lesbarhet er viktig for komiteen. Spørsmål om "Organisation of the centre" Må et senter ivareta "nasjonalt samarbeid"? Nei, nasjonalt samarbeid og nasjonal nettverksbygging ligger ikke i vurderingskriteriene. Det blir ikke lagt vekt på at de deltagende forskningsgruppene skal være spredt rundt i Norge. Hvordan skal vi velge navn på senteret? Velg et kort navn som passer til forskningen i senteret. MultiLing, PluriCourts er eksempler på gode senternavn, mens 3-5 bokstav-forkortelser (CBP, CEL, CERK, CBPOT) er vanskelige å assosiere med senterets forskning. 12

13 Kan en SFF være liten, med en mindre, men langsiktig bevilgning? Ja. Vi oppfordrer også sentre med få, men eksellente forskere til å søke SFF. En SFF vil være relevant for alle Norges beste forskere som trenger samarbeid (mellom få eller mange forskere) og tidshorisonten en SFF gir, for å nå sine store mål. Kan en SFF bli for stor? Det kan ikke sendes inn mer enn 6 CVer for principal investigators. Når senteret starter kan flere forskningsledere trekkes inn hvis dette er hensiktsmessig. Den nye restriksjonen på antall PIs oppfordrer likevel til moderat store sentre. Må senteret være samlokalisert? Som hovedregel skal senteret være samlokalisert. Midtveisevalueringen av tidligere sentre fant at samlokaliserte sentre vanligvis fungerte bedre enn de som var spredt på flere institusjoner. I SFF søknadsbehandlingen blir søknadene vurdert etter vurderingskriteriet "The organisation of the centre". Der er det to relevante punkter som enklest kan vurderes godt ved samlokalisering: " - To what extent are the structure, physical organisation and size of the centre optimal for the proposed research?... - To what extent does the centre create an environment that will attract and train research talents beyond what could be attained in the individual research groups " Et senter kan ha samarbeidspartnere, men hovedtyngden av de ansatte bør være ved vertsinstitusjonen. Hvis et senter har samarbeidspartnere er det viktig at samarbeid og kommunikasjon mellom alle stipendiater og forskere i senteret beskrives godt i søknaden. Forventes det at forskere ved våre samarbeidende institusjoner får (midlertidig) ansettelse ved vertsinstitusjonen? Forskerne kan være ansatt hos samarbeidspartnerne. Det anbefales at alle forskere i SFFen har mulighet til å ha kontorplass i senterets lokaler, hele eller deler av tiden. Hva er en samarbeidspartner? En samarbeidspartner er en institusjon. Det skal skrives samarbeidsavtaler med alle samarbeidspartnere før første utbetaling til senteret. Samarbeidspartnerne vil ligge inne i kontrakten mellom prosjektansvarlig institusjon og Forskningsrådet. Et prosjekt kan ha en samarbeidspartner når annen institusjon enn vertsinstitusjonen forplikter seg i kontrakten til å bidra i prosjektet med direkte finansiering og/eller in-kind arbeid. En samarbeidspartner kan også motta deler av Forskningsrådets finansiering. Samarbeidspartnerne skal legges inn i søknadsskjemaet på "Mitt Nettsted". Is it enough that we have allocated guest professor stipends in the budget for inviting external researchers in order for the respective institutions to be listed as partners in the e-proposal? Only partners who receive funds from the center or contribute with cash or in-kind to the centre and that will sign an "consortium agreement" before the centre is funded are understood as partners. The purpose of this is that only partner institutions that are under contractual obligations to the centre will be formally recognized as partners. Skal man også legge inn samarbeidspartnere i den nettbaserte søknaden? Det vil være et elektronisk skjema i SFF-utlysningen, 1. runde. Dette søknadsskjemaet (av typen "Annen støtte") inneholder punktet "Partners". Søknadsskjemaet vil bli tilgjengelig (søknaden kan opprettes) når utlysningen gjøres aktiv seks uker før søknadsfrist (14. oktober). Skal vi kun oppgi partnere fra andre institusjoner som samarbeidspartnere på nettskjemaet? Spørsmål: På nettsiden står det at SFF-e-søknaden vil følge skjemaet brukt for «annen støtte». I dette skjemaet må man vanligvis oppgi informasjon om partnere som er «under obligation to provide professional or financial resources for the implementation of the project». I SFF-FAQene står det videre at «en samarbeidspartner er en institusjon» og at «et prosjekt kan ha en samarbeidspartner når annen institusjon enn vertsinstitusjonen bidrar i 13

14 prosjektet med direkte finansiering og/eller in-kind arbeid.». Når søknaden skal sendes fra fakultetet, forstår jeg det da riktig at de ulike instituttene (ved fakultetet) som skal bidra til senterforskningen ikke skal oppgis som partnere? Og heller ikke andre institutter/fakulteter fra samme institusjon (som da er vertsinstitusjonen)? Dvs. at vi kun skal oppgi eksterne partnere i e-søknaden? Svar: Det stemmer, samarbeidspartnere er forskningsinstitusjoner/virksomheter utenfor vertsinstitusjonen. Skal internasjonale samarbeidspartnere legge ved utkast til samarbeidsavtaler el.l. i trinn 1? En (internasjonal) samarbeidspartner hvor for eksempel en eller flere forskere inngår i senteret som PIs eller annen forskningsinnsats vil gjerne være organisert slik at personell er ansatt og lønnes av samarbeidspartner og at disse lønnskostnadene dekkes av samarbeidspartner som egeninnsats eller at midler overføres fra vertsinstitusjonen. I begge tilfeller er avtale nødvendig for å sikre og regulere arbeidsinnsats m.v. Vi ber ikke om støttebrev, "letters of intent" eller noe annet. Det kan hende vi går litt lenger i trinn 2, men det er kun ved en eventuell SFF-bevilgning vi vil kreve formelle samarbeidsavtaler. Skal det legges ved «letter of intent» for andre samarbeidspartnere som vi vil knytte til oss som f.eks. organisasjoner som driver databaser som er relevante for prosjektet? Nei. Hvis det er snakk om innkjøp av tjenester fra for eksempel en forskningsinfrastruktur kan dette nevnes i teksten i prosjektbeskrivelsen (organisering av senteret, tilgang til nødvendige ressurser for å lykkes med forskningen). Dersom det er bruk av ressurser som ikke innebærer kostnader, må dette beskrives i prosjektbeskrivelsen. Internasjonale samarbeidspartnere legges inn her det blir en avveining mellom hvor viktige de er for forskningen og hvor stor plass man kan spandere på det. Det bes om «letter og intent» fra senterleder/forskningsleder som ikke er ansatt ved en norsk institusjon betyr dette at dere ikke ønsker «letter of intent» fra norske samarbeidspersoner? Nei, vi ønsker ikke "letter of intent" fra senterleder/forskningsledere som er ansatt ved norsk institusjon. Vi vet ikke om tilfeller der det har forekommet norske forskere i et SFF som ikke har vært ansatt enten i en vertsinstitusjon eller hos en samarbeidspartner. Forskertid vil jo medføre et økonomisk bidrag til en SFF og derfor bør forskerens arbeidsgiver være en samarbeidspartner i SFFen. Vi regner med at SFFen er godt forankret hos alle norske samarbeidspartnere som er med i søknaden og vil ikke ha "letter of intent" fra dem. Kan senteret ha samarbeidspartnere i utlandet? Ja Kan Forskningsrådets bevilgning gå til samarbeidspartnere i utlandet? Utenlandske samarbeidspartnere skal normalt bidra til SFF med forskning som er selvfinansiert. Formålet med SFF er å bygge opp verdensledende forskningsmiljøer i Norge. Hvis en mindre del av midlene er planlagt for en samarbeidspartner i utlandet, må søknaden beskrive hvordan dette styrker det norske forskningsmiljøet. Vi har flere "Associated partners" fra utlandet som vil bidra til internasjonalisering. I hvilken grad bør vi beskrive hva disse internasjonale partnerne skal bidra med? Hvis disse professorene skal ansettes som PI ved en norsk samarbeidspartnerinstitusjon, sendes track-records/cver og et "letter of intent" som beskrevet i utlysningen. Hvis det er utenlandske universiteter/institusjoner som skal samarbeide med SFF må man bruke plass i prosjektbeskrivelsen på å beskrive disse. Det blir derfor en avveining om hvor viktig disse er for forskningen som er beskrevet og hvor mye plass som skal brukes. Internasjonale partnere får ikke betaling fra SFF midlene for forskningen de utfører hjemme, men vi ønsker å tilby stipend og/eller dekking av direkte utgifter til besøkende fra utlandet. Opphold som forsker i senteret må dog være langvarig og ikke bare noen uker. Er det i tråd med SFF-policy? Det går fint hvis de er gjesteforskere her. Også langvarige opphold er bra! 14

15 Hvor viktig er internasjonalt samarbeid? Vurderingskriteriet "The organisation of the centre" omfatter internasjonalt samarbeid. I trinn 1: "To what extent is the research internationally oriented?" Et senter uten internasjonalt samarbeid vil score dårlig på dette punktet. I trinn 2: "To what extent are there good plans for international mobility of researchers, contributions from top international researchers or international networks?" Kan vi legge ved støtte- og anbefalelsesbrev fra ledende internasjonale fagmiljøer? Nei, disse vil bli fjernet fra søknaden og ikke bli sendt videre til fagkomiteer og fagpaneler. Prioriteres søknader med mange PhDer og postdoktorer? Nei. Det er likevel et krav er at en SFF skal bidra til eksellent forskerutdanning. I søknadsskjemaet på "Mitt Nettsted" skisseres antallet stipendiater. Sentrene skal bidra til PhD utdanning og det anbefales at det minst er like mange PhDer som postdoktorer. Må vi svare fyldig på "To what extent is the proposed centre supported by the host institution"? Nei, dette kan besvares kort. Forskningsrådet anser også listen som de får av ledelsen ved vertsinstitusjonen over alle innsendte søknader som en støtte fra vertsinstitusjonen og informerer komiteen om dette. Spørsmål om budsjettering Hva er et normalt nivå på egenfinansieringen av en SFF for et universitet/høyskole? Det har vært vanlig at en SFF har minst like mye i egenfinansiering som den får i støtte fra Forskningsrådet. Hvilke krav er det til egenfinansieringen? Det har ikke krav til egenfinansiering, men vi signaliserer at vi forventer en grad av egenfinansiering, fordi vi ser at sentre kan ha behov for mer midler en Forskningsrådets rammer (8-13 mill). Universiteter og høyskoler har vanligvis bidratt med like mye egenfinansiering som Forskningsrådets bevilgning. Det er dog ikke slik at 50% er et krav, da riktige ambisjoner for tilleggsfinansiering kan kompensere for egenfinansiering. Klar finansiell støtte fra vertsinstitusjonen er likevel viktig for å tydeliggjøre at institusjonen står bak søknaden. Skal "særskilt høye driftskostnader " innlemmes som en del av sentrets grunnfinansiering? Ja, særskilte høye driftskostnader (inntil 5 millioner fra Forskningsrådet, og evt egenfinansiering av disse kostnadene i tillegg) vil inngå i grunnfinansieringen av senteret. Kan prøveanalyser utført ved utenlandske spesiallaboratorier betales av NFR? Ja. I utlysningen står det likevel "Forskningsrådet forutsetter at sentrene benytter Nasjonale forskningsinfrastrukturer og andre eksisterende forskningsinfrastrukturer der det er mulig." Dekker dere mer en rundsum til høylønnede internasjonale forskere/professorer? Forskningsrådet har en generell policy på at vi i alle prosjekter dekker FoU-årsverk i UH-sektoren med maks rundsumbeløp (kr for 2017). Dette kan gå til å dekke årsverkskost for alle vitenskapelige i senteret, faste, stipendiater og andre. ). Dette er en årsverk-sats, så dersom det søkes om støtte for en person i 20% stilling er det 20% av rundsummen som kan inngå. Vi dekker altså ikke en enkelt høytlønnet forsker, men vår ramme kan - sammen med basisfinansiering - gå til å dekke slike kostnader. Det er uansett opp til institusjonen selv å ta stilling til om man vil gå langt ut over vanlige lønnsrammer. Eksempel på budsjettering av FoU-personale i SFF-søknad: Budsjetterte lønns og indirekte kostnader Finansiering av lønns og indirekte kost 15

16 Vitenskapelig årsverk og samlede kostnader pr år NFR Egenandel Faste stillinger (snitteks; bruttolønn Phd og post doc (snitteks; bruttolønn Andre vitenskapelig Antall årsverk som det søkes om fra Forskningsrådet* Fra basis eller finansierende samarbeidspartnere 750K+TDI=1450) 500K+TDI=1100) stillinger rundsum (1 000) *antall Årskost Sum (tusen kr.) Kostnader til (medisinske) forsøk kan være svært høye, er dette aktuelt som "særskilt høye kostnader"? Ja. "Examples of eligible cost items associated with "particularly high operating costs" are the use of costly research infrastructures, the need for particularly expensive consumables (e.g., expensive chemicals and materials for experimental use), field trips, extensive surveys, and the use of electronic infrastructure for high performance computing and storage of large amounts of data (e.g. delivered by UNINETT Sigma2)." Vær oppmerksom på at "Dersom det søkes om finansiering av særskilt høye driftskostnader, skal den faglige begrunnelsen og en oversikt over kostnadselementene angis i eget vedlegg". Mal i utlysningen. Når det skal kjøpes utstyr til prosjektet det første året, kan det søkes om ekstrabevilgningen (særskilt høye kostander) på 5 millioner kr kun for dette året og ikke for de neste årene? Det kan budsjetteres og søkes om støtte til særskilt høye driftskostnader i deler eller hele av senterperioden (10 år) Det er viktig å budsjettere med tanke på påløpte kostnader pr. år. Det innebærer at dersom senteret skal anvende dyrt utstyr som har varighet over flere år, skal senteret budsjettere med en andel av årlige avskrivingskostnader. Eksempel: Innkjøp av et utstyr til 5 millioner kroner med forventet levetid på 5 år, skal avskrives over fem år. Dersom senteret legger beslag på all kapasitet i utstyret i disse fem årene, skal det budsjetteres med en årlig avskrivingskostnad på 1 million kroner i fem år. Dette er i samsvar med krav til anleggsregister og balanseført regnskap for alle regnskapspliktige virksomheter og for institusjoner i UH-sektoren. Prinsippet er: Institusjonen(e) investerer i og eier dyrt utstyr; senteret betaler for bruken av utstyret og kan få dekker hele eller deler av slike "særskilt høye driftskostnader" av Forskningsrådets bevilgning med maksimalt 5 millioner kroner pr år. Kan tilleggsprosjekter være lokalisert hos samarbeidspartnere? Tilleggsprosjekter kan være lokalisert hos samarbeidspartnere, men beslutning om hvilke tilleggsprosjekter som eventuelt kan inngå i senteret på denne måten, skal reguleres i samarbeidsavtalen. Kan tilleggsfinansiering komme fra industri? Ja. Bedrifter kan i tillegg også være samarbeidspartnere. Husk i dette tilfellet regler i statsstøtteregelverket. Kan "ekstra [særskilt] høye driftskostnader" være lønn til teknisk personell, også høyt utdannet som er nødvendig for drift av avansert forskningsinfrastruktur? Ja, men kun dersom disse lønnskostnadene inngår i som en del av "leiesteds"-kostnader, dvs inngår i en samlet time- eller oppdragspris for bruk av infrastrukturen. For UH-sektoren skal Leiestedsmodellen brukes i slike tilfeller. Hvordan blir vedlegget "Description of particularly high operating costs" vurdert? Fagpanelene i trinn 2 vurderer om denne type driftsutgifter/utstyr er viktig for forskningen som er planlagt. Dersom en SFF-søknad blir innvilget, vil Forskningsrådet i kontraktsforhandlinger med vertsinstitusjonen gå gjennom budsjett og begrunnelse for særskilt høye driftskostnader. I kontraktsforhandlingene vil utgiftene diskuteres i sammenheng også med Norges nasjonale infrastrukturer. 16

17 I vedlegget for "Total SFF funding plan", er "Estimated future external project funding" en sum for hva man forventer, eller skal man spesifisere hvert enkelt prosjekt/finansieringskilde? "Estimated future external project funding" er et sammenlagt beløp - summen av forventede eksterne prosjekter som inngår i SFFens forskning. Ved midtveisevaluering er det et viktig punkt hvordan beløpet er oppnådd. I tabellen for "Total SFF funding plan", kan "Estimated future external project funding" også komme fra Forskningsrådsprosjekter? Ja. "Estimated future external project funding" kan være annen finansiering fra Forskningsrådet enn SFFbevilgningen. Beløpet kan også innholde prosjekter som samarbeidspartnerne har planer om å søke om. Ved midtevisevaluering vil det være et viktig punkt om den planlagte finansieringen har blitt oppnådd. Kan "særskilt høye driftskostnader" finansiere 100 % av en forskningsinfrastruktur? Forskningsrådets finansiering av "særskilt høye driftskostnader" i et senter, dekker ikke investeringer i infrastruktur. Derimot kan finansieringen dekke kostnader knyttet til bruk av infrastruktur. Slike kostnader kan inkludere avskrivingskostnader. Eksempel: Innkjøp av et utstyr til 5 millioner kroner med forventet levetid på 5 år, skal avskrives over fem år. Dersom senteret planlegger å legge beslag på all kapasitet i utstyret i disse fem årene, skal det budsjetteres med en årlig avskrivingskostnad på 1 million kroner i fem år. Dette er i samsvar med krav til anleggsregister og balanseført regnskap for alle regnskapspliktige virksomheter og for institusjoner i UH-sektoren. Prinsippet er: Institusjonen(e) investerer i og eier dyrt utstyr; senteret betaler for bruken av utstyret og kan få dekker hele eller deler av slike "særskilt høye driftskostnader" av Forskningsrådets bevilgning med maksimalt 5 millioner kroner pr år. Vil vertsinstitusjonen ved evt. innvilgelse av søknaden, kunne kjøpe inn en infrastruktur, opprette et leiested og få dekket investeringen ved 100 % avskrivning på leiestedet, forutsatt at infrastrukturen benyttes 100 % av senterets tilsatte? Dersom det trengs en tekniker full tid til å drive infrastrukturen, kan vi da legge inn hele den årlige lønnskostnaden for vedkommende på leiestedet? Ja, det er riktig tenkt. Institusjonen må bekoste investeringen og kan så "leiestedifisere" den og dekke hele eller deler av driftskostnader inkludert avskrivingskostnader, lønn til teknikere osv gjennom budsjett for særskilt høye kostnader. Jeg anbefaler dere å sette dere inn i UHRs "Leiested-modellen" for detaljer. Dere bør nok "simulere" leiestedet for å finne fram til riktig inngangspris osv. Kan særskilt høye driftskostnader benyttes til medlemskap i store internasjonale infrastrukturer på ESFRI roadmap eller bør det her søkes støtte gjennom INFRASTRUKTURprogrammet? Norsk medlemskap i prosjekter på ESFRI roadmap skal søkes gjennom infrastruktur-programmet. Kan man kjøpe dyre spesiallagede instrumenter/deler fra laboratorier i utlandet? Ja, så lenge dette er innenfor innkjøpsrutinene ved vertsinstitusjonen. Dersom dette er dyrt utstyr med levetid over flere år, skal slike investeringer normalt balanseføres og utstyret inngå i institusjonens anleggsregister. SFFbevilgningen fra Forskningsrådet kan så dekke hele eller deler av avskrivingskostnadene for utstyret. Vertsinstitusjonen prioriterer, kjøper inn, eier og har ansvaret for utstyret. SFF kan belastes avskrivning og bruk. Se regler for leiested og avskriving over. Prinsipper for grunnfinansiering og tilleggsfinansiering har vi forstått riktig? Spørsmål: Kjernevirksomheten blir finansiert av grunnfinansieringen og vil ha en større eller mindre underliggende eksternt finansiert prosjektportefølje, f.eks. NFR og EU prosjekter. Disse styres og organiseres som ordinære prosjekter, hos oss underlagt SFF. Når det gjelder grunnfinansieringen av SFF ets kjernevirksomhet som kan bestå av følgende kilder: 17

18 FR sin sentertildeling Vertsinstitusjonen sin egenfinansiering (ikke krav) Eventuelle samarbeidspartnere Hvor premissene fra FR er at SFF-bevilgningen er en rammebevilgning som ikke går til spesifikt personell i senteret. Vår tolkning av dette er at Senterets totale aktiviterer og tilhørende kostnader blir samfinansiert av tildelingen fra NFR, eventuell egenfinansiering fra vertsinstitusjonen og mulige samarbeidspartnere, og at det derfor ikke er krav om å synliggjøre hvilke type kostnader som er finansiert/dekket av de respektive bidragsyterne. " Svar: Det er helt korrekt oppfattet. Det er dog en begrensning i finansiering av "personal og indirekte kostnader" for UH-sektoren. Alle slike kostnader skal budsjetteres etter TDI-modellen, MEN Forskningsrådets policy er at vi finansierer hvert årsverk med maksimalt rundsumsats, som p.t. for 2017 er 1,039 mill kroner. I praksis innebærer dette at vertsinstitusjonen (og/eller samarbeidspartnere) vil finansiere en andel av personal og indirekte kostnader i kjernevirksomheten. UH-baserte senters kjernevirksomhet vil med andre ord ikke kunne være 100 % finansiert av Forskningsrådet. Merk likevel at en SFF mottar en "Grunnbevilgning" der for eksempel antall stipendiater i søknaden kun er et estimat. Er det mulig at senterets leder og forskere kan undervise mindre i senterperioden og legge dette inn i budsjettet? Institusjonen selv bestemmer dette, ikke Forskningsrådet. Hvilke rundsumsatser for vitenskapelige stillinger skal vi bruke for perioden ? På nettsidene til NFR er rundsum-satsen for vitenskapelige stillinger oppgitt til og med Disse øker med 3-3,5% pr år i årene Dere kan budsjettere med at satsen øker med ca 3 % pr år i perioden Ved en eventuell kontrakt vil vi uansett justere for eventuelle oppjusterte satser. Satser fram til 2026 vil vi imidlertid neppe endelig fastsette før i 2022/23. Når vi skal budsjettere SFF, kan prosjekter der prosjektleder ikke er PI/senterleder tas med også? Det kan tas med prosjekter som hører faglig inn under SFFen. Det vil si at prosjekter som hører inn under SFFens definerte forskningsområder og ledes av en postdoc, PI eller annen forsker ved senteret kan tas med i tilleggsfinansieringen. Kan SFF-bevilgningen benyttes til husleie for økte arealkostander ifm SFFen? SFF-bevilgninger fra Forskningsrådet er en rammebevilgning, men SFF'er skal, som alle andre BOA-prosjekter i UHsektoren budsjetteres etter TDI-modellen. Arealkostnader inngår i arbeidsplass-satsen for alle FoU-årsverk ved senteret, evnt. også for særskilte tekn./adm. ansatte. I arbeidsplass-satsen skal alle drifts og utviklingskostnader knyttet til eiendomsmassen legges til grunn for beregning av "husleie". Det åpnes altså ikke for at SFF'er eller andre prosjekter skal ha en høyere husleie i TDI-budsjetter. Om saken gjelder bruk av labber o.l., skal dette budsjetteres som leiesteder og under kostnadsarter Utstyr eller andre driftskostnader. Når det er sagt har senteret et relativt stort handlingsrom knyttet til bruken av tildelte midler både fra Forskningsrådet og andre finansieringskilder, jf "status" som instituttlignende administrativ enhet ved vertsinstitusjonen. Kan vi legge inn leie av leilighet til våre utenlandske PIs i budsjettet? Det er fullt mulig å budsjettere med oppholdskostnader for gjesteforskere og forskere i ansettelser som prof. 2 eller tilsvarende (dere kan gjerne bruke Forskningsrådets satser for gjesteforskerstipend). Vi anbefaler uansett at dere følger gjeldene praksis for vertsinstitusjonen i denne sammenhengen. Dersom vertsinstitusjonen disponerer egne leiligheter vil det i så fall være naturlig å benytte seg av disse og eventuelt budsjettere med leiekostnadene ved disse. Alternativt kan dere sikkert benytte andre sentrale tjenester. 18

19 Prinsippet er imidlertid at lønn og eventuelle tillegg til lønn (oppholdsstipend) skal gå til å dekke personlige leiekostnader, men at institusjonen skal være behjelpelig med å skaffe husvære. Dersom senteret likevel skulle få aksept fra ledelsen sentralt om å legge opp til langsiktige leieavtaler, må vertsinstitusjonen inngå og stå for disse avtalene, men senteret kan dekke en andel (evnt 100%) av leiekostnadene. Egentlig helt tilsvarende som bruk av "leiestedsinfrastrukturer". Dette kan imidlertid være lite hensiktsmessig for tilreisende forskere. Om leiekostnader dekkes direkte av senteret/insititusjonen må dette fordelsbeskattes av den ansatte, mens stipend, under gitte forutsetninger, er skattefritt. Kan vi budsjettere med forskjellig størrelse på kostnadene i forskjellige år? Eksempel: Vi vil i snitt søke om 11 MNOK årlig, men vi vil ha kostander som ligger under dette noen år og over dette andre år. Skal vi budsjettere med 11 MNOK pr år, eller kan vi budsjettere ujevnt? Svar: Vi vil ha et mest mulig reelt budsjett, Forskningsrådet kan ikke utbetale beløp som blir stående "på bok" hos vertsinstitusjonen mellom år. En viktig regel er at SFF-bevilgningen de første 5 årene IKKE kan overstige 50% av den totale planlagte bevilgningen. Dette er pga midtveisevalueringen, som vil bestemme om de siste 50% blir bevilget for de siste 5 årene. Kan budsjettet for ett år overstige 13 MNOK (utenom særskilte høye driftskostnader)? Ja, det kan budsjetteres ujevnt. Gjennomsnittet kan ikke overstige 13 MNOK (utenom særskilt høye driftskostnader). En viktig regel er at SFF-bevilgningen de første 5 årene IKKE kan overstige 50% av den totale planlagte bevilgningen. Dette er pga midtveisevalueringen, som vil bestemme om de siste 50% blir bevilget for de siste 5 årene. Kan et in-kind bidrag fra en samarbeidspartner være eksternt finansiert? Ja, vi regner med at samarbeidspartnerne legger senterets fagområde inn i sin strategi når det gjelder å søke om eksterne midler. Skal all in-kind rapporteres til Forskningsrådet dersom SFFen blir bevilget? In-kind blir en del av finansieringen til senteret og ligger i kontrakten. One of the partner institutions (a Norwegian university) will allocate time for one of their professors to undertake research in the CoE. Should the amount this corresponds to in NOK be included under the heading Public funding in the Funding Plan section of the application budget page? I assume this will amount to in-kind payment at a partner institution. As such it could be budgeted as "procurement of R&D services" in the cost plan, and the balanced amount be added under "other public funding" in the funding plan. The university should also be listed as partner in the application form. If successful to phase 2, you will need to set up an contract agreement with the university. Spørsmål om søknadsskjemaet på "Mitt Nettsted" Det er ikke 10 år i søknadsskjemaet vi er begrenset til 2025 og 2024 i e-skjema når det gjelder prosjektperiode og milepæler. Dette er en beklagelig begrensning i søknadsskjemaet vårt som er forårsaket av tekniske problemer i systemet vårt. Dere kan selv velge 5 eller 7/8 år plan med milepæler i trinn 1. Dette kan være en røff plan, den er ikke veldig viktig i trinn 1. "Implementation plan" for hele ti-års perioden må skrives inn i prosjektbeskrivelsen i trinn 2. I søknadsskjemaet er det mulig å legge inn budsjett-tall f.o.m t.o.m Hvordan forholder vi oss til dette? Dere skal kun legge inn tall for de første 5 årene. Helst for fulle år. Startdato kan eventuelt diskuteres i kontraktsforhandlinger etter trinn 2. 19

20 Skal framdriftsplanen for de første 5 årene være detaljert? Nei, ta med store aktiviteter og milestones. I trinn 2 vil også "work plan" for hele ti-årsperioden beskrives i prosjektbeskrivelsen. Hva skal vi legge inn under "Fellowships" i nettskjemaet? Vi forventer ikke at det blir lagt inn noe under "Fellowships" i selve søknadsskjemaet. Det er dessverre tekniske begrensninger på hvor fritt vi kan velge hva som blir etterspurt i søknadsskjemaet derfor kommer dette opp i skjemaet. Du bør legge inn totalt antall rekrutteringsstillinger (PhD og postdoc) som blir finansiert over grunnbevilgningen (basic funding) for 10 år i kommentarfeltet til Cost plan. I søknadsskjemaet er det et punkt som heter "Dissemination plan". Hva skal vi skrive her? Skjemaet fra Forskningsrådet er likt for alle utlysninger. Derfor er "dissemination" med i skjemaet. "Dissemination" er ikke et kriterium i trinn 1. Du kan derfor velge å sette inn kun en grov skisse her. Det dere har skrevet her kan endres dersom det blir aktuelt å sende søknad til trinn 2. Hvem er hva i nettskjemaet? Project owner=vertsinstitusjon Project administrator=vertsinstitusjonens øverste ledelse (rektor, direktør el.l.) Project manager=senterleder Hvordan viser vi at søknaden er fremmet av søkerinstitusjonens øverste ledelse? Det holder at de følgende tre kravene er oppfylt (i) vertsinstitusjonen står som "project owner" og vertsinstitusjonens ledelse (f.eks. rektor) står i e-søknaden som administrativt ansvarlig ("project administrator"), (ii) vertsinstitusjonens ledelse godkjenner søknaden i e-søknaden, og (iii) at søknaden er med på en liste over alle søknader ved vertsinstitusjonen (som blir sendt via e-post fra vertsinstitusjonens ledelse direkte til NFR). Dere skal ikke laste opp et ekstra støttebrev i e-søknaden. Hvordan får vi i praksis til at vertsinstitusjonens ledelse godkjenner søknaden i e-søknaden? Vertsinstitusjonens ledelse godkjenner søknaden i e-søknaden ved at de først oppretter en bruker på Mitt Nettsted (om de ikke allerede har en). De som oppretter SFF-søknaden (formodentlig tiltenkt senterleder el.l.) kan så dele sin søknad med vertsinstitusjonens ledelse ved å logge seg inn på Mitt Nettsted og velge "Share Application" på siden som heter "Applicant". Der legger de inn epostadressen (som også er brukernavnet) til vertsinstitusjonens ledelse. Deretter går vertsinstitusjonens ledelse inn på søknaden på Mitt Nettsted på siden som heter "Applicant" og klikker boksen merket "Confirmation" nederst i delen for "Project Owner" for å bekrefte at søknaden er godkjent. Hvordan kan vi som driver administrativ støtte få sett et søknadsskjema? Gå inn på Forskningsrådets nettside og trykk "Logg inn". Opprett ny søker. Og så kan dere enten lage dere en ny søknad (som dere helst ikke sender inn), eller be om at noen deler en søknad med dere (se hvordan i svaret over). Skal rektor/direktør være administrativt ansvarlig ("project administrator") i søknaden? Ja. Vi har bedt om at rektor/direktør skal stå som administrativt ansvarlig (Project administrator) i alle SFFutlysningene med begrunnelse i at oppstart av ny SFF vil kreve oppmerksomhet fra høyeste nivå i en organisasjon (lokaler, egenfinansiering ++). Hvis en SFF blir finansiert, ber vi med en gang om at "project administrator" blir forandret til den som virkelig er administrativt ansvarlig for senteret. Disse automatiske epostene mailene vil sendes til rektor (og project manager/senterleder): 1) Registrert søknad hos Forskningsrådet (en mail pr søknad som er sendt fra UiO) 2) Avslag trinn 1 eller invitasjon til trinn 2 3) Registrert søknad hos Forskningsrådet - trinn 2 4) Avslag eller invitasjon til å revidere søknad og kontraktsforhandlingsmøte 20