Møter og arrangement i Ipark. Informasjon om møterom og tilknyttede tjenester

Transkript

1 Møter og arrangement i Ipark Informasjon om møterom og tilknyttede tjenester

2 INNHOLDSFORTEGNELSE MÅLGRUPPER... 3 FORMÅL... 3 TIDSRAMMER... 3 BESTILLING AV MØTEROM... 3 PRISER... 4 OVERSIKT MØTEROMSAVDELING I BYGG i2 OG BYGG i7... 6,8 AVBESTILLING... 8 BRUK AV UTSTYR... 8 UTSTYR OG KAPASITET I MØTEROM... 8 Projektor... 8 PC... 8 Trådløst nettverk... 8 Videokonferanse... 8 Telefonkonferanse... 8 BRUKERVEILEDNING MØTEROMSUTSTYR... 9 RYDDING OG ORDEN... 9 AVFALLSHÅNDTERING... 9 SERVERING... 9 SKJENKEBEVILLING... 9 GJESTEPARKERING... 9 FOAJE... 9 BRANNFORSKRIFTER... 9 KONTAKTINFORMASJON Vedlegg Branntegninger Telefonkonferanse veiledning for i2 og i Videokonferanse veiledning Oversiktskart VIDEOKONFERANSE VEILEDNING TELEFONKONFERANSE VEILEDNING

3 MÅLGRUPPER Leietakere i Ipark kan disponere felles møterom i alle bygg. Unntaket gjelder auditorium som må leies av både interne og eksterne. Interne priser gjelder når auditoriet skal benyttes for leietakeren og dennes interne behov. Hvis lokalene skal benyttes til å holde kurs, seminarer, PR-arrangementer osv. med eksterne deltakere, hvor det viderefaktureres for eksempel gjennom deltakeravgift, betales full pris. Eksterne bedrifter, institusjoner og organisasjoner kan leie møterom og utstyr til fastsatte priser. Se eget oppslag. FORMÅL Forretningsmessige møter og arrangement, undervisning, forelesning/foredrag. Personalarrangement etter nærmere avtale. For arrangement av privat karakter kontakt resepsjon i Måltidets Hus resepsjonmh@ipark-eiendom.no TIDSRAMMER Mandag til fredag : Etter kl 1600, samt lørdag og søndag: Utlån til leietakere i Ipark, utleie til andre aktører. Ulån/utleie til målgruppene etter nærmere avtale. Slike avtaler inkluderer blant annet avklaring av vakthold, ventilasjon og låsing. BESTILLING AV MØTEROM Bestilling av møterom utføres via Iparks bookingportal på Link til direkte til booking: Hjemmesiden gir en oversikt over alle møterom samt anledning til å rette en forespørsel om reservasjon direkte på en møtekalender. Forespørselen er ikke endelig før resepsjonen har bekreftet reservasjonen på e-post. For arrangementer utenfor ordinær åpningstid ( ) står arrangør ansvarlig for adgang og nødvendig vakthold ved inngang. Resepsjonene kan bistå med vakthold/resepsjonstjenester.ta kontakt for priser. Nøkler hentes/leveres i resepsjon i2 eller i7 innen ordinær åpningstid ( ) 3

4 PRISER Priser for hel dag gjelder for bruk over 4 timer. Halv dag gjelder for bruk 1-4 timer. Videokonferanse kan benyttes vederlagsfritt av leietakere i Ipark. For eksterne brukere er prisen kr 1000,00 pr time. BYGG i2 Rom Kapasitet Pris Interne Pris eksterne (eks. mva.) Møterom Edison, 8-10 stoler ,- halv dag 1. etasje 1 bord med brønn 2000,- hel dag Møterom Kuo, 1. etasje Møterom Einstein, 1. etasje Møterom Nobel, 1. etasje Møterom Nobel + Einstein Møterom Bernes- Lee, 1. etasje Møterom Hedy Lamarr 1. etasje Møterom 231 A, 3. etasje ** Møterom 231 B, 3. etasje ** 8-10 stoler 1 bord med brønn 8-10 stoler Småbord 8-10 stoler Småbord stoler Småbord stoler 1 bord med brønn stoler 1 bord med brønn 12 stoler 1 bord 18 stoler klasseromsoppse tt ** Møterom 231 A og B kan slås sammen til ett rom. Illustrasjon viser en oversikt over møterom i bygg i ,- halv dag 2000,- hel dag ,- halv dag 2000,- hel dag ,- halv dag 2000,- hel dag ,- halv dag 5000,- hel dag ,- halv dag 2000,- hel dag ,- halv dag 2000,- hel dag 0 500,- halv dag 1.000,- hel dag 0 800,- halv dag 1.500,- hel dag halv dag : 1-4 timer hel dag: over 4 timer Teknisk Utstyr PC LCD skjerm Glasstavler PC LCD skjerm Glasstavle PC Projektor Glasstavle PC Projektor Glasstavle Whiteboard PC Projektor Glasstavle Whiteboard PC Projektor Glasstavle PC LCD skjerm Glasstavle Whiteboard, flipover, overhead-projektor Projektor, whiteboard, flipover, overhead-projektor 4

5 Rom BYGG i7 (Måltidets Hus) Møterom 1, 2. Etasje * Møterom 2, 2. Etasje. * Møterom Etasje Møterom 3, 2. Etasje Møterom 4, 2. Etasje Møterom 5, 2. Etasje Personalrestaurant 2. etasje Møterom 6/- arrangementsrom: Hos Ingrid 3. etasje Auditorium Kapasitet 8-12 stoler, 4 bord stoler, 8 bord 32 stoler 14 bord 12 stoler, 1 langbord 12 stoler, 1 langbord 32 stoler, 16 bord 208 stoler 37 bord 64 stoler, 16 bord 96 seter, bordplate foran Pris interne (eks. mva.) Pris eksterne (eks. mva.) ,- halv dag 2.000,- hel dag ,- halv dag 2.000,- hel dag ,- halv dag 5000,- hel dag ,- halv dag 2.000,- hel dag ,- halv dag 2.000,- hel dag ,- halv dag 3.000,- hel dag per arrangemen t (e.kl ) ,- halv dag 4.000,- hel dag 1.500,- (halv dag) 3.000,- (hel dag **) 3.000,- halv dag 6.000,- hel dag halv dag : 1-4 timer hel dag: over 4 timer Teknisk utstyr PC,prosjektor, lerret, whiteboard PC, prosjektor, lerret, whiteboard, flipover m/opphengslist PC, prosjektor, lerret, whiteboard, flipover m/ opphengslist. PC, prosjektor, smartboard, whiteboard, flipover PC, prosjektor, smartboard. Videokonferanse utstyr PC, prosjektor, lerret, whiteboard, glasstavle, flipover m/opp-hengslist Prosjektor, lerret, lydanlegg. PC, prosjektor, lerret, whiteboard, flipover, opphengslist PC, prosjektor, lerret. Whiteboard, smartboard. Lydanlegg. Videokonferanseutstyr, dokumentkamera * Møterom 1 og 2 kan slås sammen til ett rom. Pris sammenslått: kr.3000,-/5000,- (halv/hel dag). ** Interne priser gjelder når auditoriet skal benyttes for leietakeren og dennes interne behov. Hvis lokalene skal benyttes til å holde kurs, seminarer, PR-arrangementer osv. med eksterne deltakere, hvor det viderefaktureres for eksempel gjennom deltakeravgift, betales full pris. 5

6 OVERSIKT MØTEROMSAVDELING I BYGG i2 OG BYGG i7 Illustrasjon over viser en oversikt på møterom i bygg i2. 6

7 Illustrasjon viser en oversikt på møterom i bygg i7, Måltidets Hus 7

8 AVBESTILLING Eventuelle avbestillinger av møterom er vederlagsfritt for leietakere. Avbestilling kan gjøres via bookingsystem inntil 24 timer før møtet. Ta kontakt med resepsjonen ved avbestilling etter denne tid. Ved uteblivelse/ikke avbestilt vil leietaker bli fakturert kr 400 (eks mva) for møterom. Eksterne brukere vil bli fakturert avtalt leiepris i sin helhet. Avbestilling av auditorium må skje senest to uker før arrangementet finner sted. Avbestillinger etter denne tid vil bli fakturert avtalt leiepris. BRUK AV UTSTYR Alle brukere som skal benytte teknisk utstyr i møterom er forpliktet til å sette seg inn i korrekt bruk av dette før det tas i bruk. Se oppslag i møterom. Kontakt resepsjon ved behov for assistanse i tidsrom Ved spesielt behov for teknisk assistanse til arrangementer utover normal arbeidstid kan det inngås egen avtale, som blir fakturert brukeren det gjelder. Skade på utstyr må erstattes. UTSTYR OG KAPASITET I MØTEROM For en detaljert oversikt over kapasitet og utstyr tilgjengelig i møterom Ipark sin bestilling av møterom på web eller oversikt under priser s 5. Projektor Projektorer som er montert i møterom aktiveres ved å velge kilde PC eller laptop på veggpanel. PC I alle møterom (bortsett fra 231 A+B) finnes det en stasjonær PC. Disse har fast nettverksforbindelse og koblet opp til projektor. Trådløst nettverk Gratis trådløst nettverk for gjester i møteromsoner: Brukernavn: ipark Passord: ipark Videokonferanse Brukeren har mulighet til å koble seg enkelt opp mot ett system. Dersom det er behov for å ringe opp flere er det nødvendig å kontakte en leverandør som støtter denne tjenesten. F eks Telenor: Se vedlegg for instruksjoner. Videokonferanse kan benyttes vederlagsfritt av leietakere i Ipark. For eksterne brukere er prisen kr 1000,00 pr time. Telefonkonferanse Utstyr for telefonkonferanse kan lånes fra resepsjonen i2 eller i7. For oppkobling mot flere brukere må en ta kontakt en leverandør som støtter denne tjenesten. F eks Telenor. Se Se vedlegg for instruksjoner. 8

9 BRUKERVEILEDNING MØTEROMSUTSTYR Ipark vil etter behov tilrettelegge for brukerveiledning i forbindelse med bruk av møteroms utstyr. Ta kontakt med resepsjon eller Ipark Eiendom for avtale. RYDDING OG ORDEN Opprydding etter arrangement er arrangørens ansvar. Lokalene skal forlates i den stand de var før arrangement. Møbler settes opp i fast oppsett (se oppslag i rom). Dersom det er behov for lån av bord og stoler fra andre møterom må dette klareres med resepsjon i forkant. Husk å kaste søppel og tørke av bord. Kaffekanner/kopper/glass/tallerker skal tilbake til kantinen. AVFALLSHÅNDTERING Avfall skal fjernes fra møterom etter bruk. Søppelrom med ulike fraksjoner for sortering finnes på uteområde mellom bygg i7 og i6 og i søppelrom bak bygg i2 (nøkkel fås i hovedresepsjon). SERVERING Det kan bestilles mat fra valgfri leverandør til alle arrangement i Ipark. For møtemeny og bestilling fra kantinen se link Wilberg (kantinen) Tlf Epost kantine@ipark-eiendom.no Gastronomisk Institutt Tlf Epost kjokkensjef@gastronomi.no Det er også anledning for andre profesjonelle aktører å disponere hovedkjøkken i 2. Etasje etter nærmere avtale med kantinen. SKJENKEBEVILLING Ved behov for skjenkebevilling vil leverandør av mat og drikke normalt bistå med å framskaffe nødvendig skjenketillatelse. For mer informasjon og søknadsblankett vedrørende ambulerende skjenkeløyve se Søknaden må foreligge Bevillingsseksjonen til behandling senest 3 dager før arrangementet skal finne sted. GJESTEPARKERING Det er ca 60 gjesteparkeringsplasser ved Ipark som er til fri disposisjon ved besøk og arrangementer (se oversiktskart, vedlegg nr 3). Ved større arrangementer på dagtid bør arrangøren legge til rette for og oppfordre til felles transport/kollektivtransport i størst mulig grad, da det kan oppstå knapphet på gjesteparkering. FOAJE Foajeen i Måltidets Hus er et åpent fellesareal med resepsjon (bemannet mandag-fredag ), informasjonsskjermer, sofa og sittegrupper og selvbetjent kaffebar. Området er velegnet som mingleområde ved arrangementer i Måltidets Hus. BRANNFORSKRIFTER Brukere har plikt til å gjøre seg kjent med branninstrukser og deretter informere møtedeltakere om disse. Se vedlegg for illustrasjoner på evakueringsplan bygg. 9

10 KONTAKTINFORMASJON Resepsjonstjenester Måltidets Hus Eiendom Elin Engelsvoll / Drift- vaktmestertjenester Lasse Haaland lh@ipark-eiendom.no / Oddvar Holmebakken oh@ipark-eiendom.no / Kåre Håvarstein kh@ipark-eiendom.no /

11 Vedlegg 1. Videokonferanse veiledning 2. Telefonkonferanse veiledning for i2 og i7 3. Oversiktskart 4. Branntegninger 11

12 Vedlegg 1 VIDEOKONFERANSE VEILEDNING Brukeren har mulighet til å koble seg enkelt opp mot ett system. Dersom det er behov for å ringe opp flere er det nødvendig å kontakte en leverandør som støtter denne tjenesten. Support: Avikom/meeting tlf eller Telenor tlf Veiledning: 1. Trykk på styringspanel på veggen bak PC. Velg knappen videokonferanse ON 2. Trykk ON på Sony fjernkontroll for monitor. 3. Trykk ON på Videokonferansesystemet under TV. Sjekk at skjerm er på = grønt lys (Obs! Oppstart tar litt tid). 4. Klar for inntasting av IP adresse. Trykk grønn knapp for oppringing. 5. Vår IP adresse viser nederst på skjermen. 6. Mikrofon i taket dekker alle i rommet. 7. For å sende data: Trykk Content øverst på fjernkontroll. Velg med piltast og OK, velg bilde av datamaskin som viser etter litt klikk på send datamaskin OK 8. For å finne hovedbilde med vårt nummer trykk Home 9. For å gå tilbake til kunden trykk FAR 12

13 Vedlegg 2 TELEFONKONFERANSE VEILEDNING Snakke med 2 personer samtidig: Ring opp den første personen, vent til du har oppnådd kontakt. Tast R. Du får ny summetone og kan ringe den andre personen. For å koble alle 3 sammen, tast R og 3. Snakke med 2 personer, en om gangen: Ring opp den første personen, vent til du har oppnådd kontakt. Tast R. Du får ny summetone, og kan ringe den andre personen. For å veksle mellom samtalene, tast R og 2. 13

14 Vedlegg 3 Oversiktskart Ipark 14

15 Vedlegg 4 Tegning viser Måltidets Hus hovedetasje 15

16 16