Informasjonsmøte Leietakere og andre kulturaktører i Bærum. Bærum Kulturhus 1. April 2014

Transkript

1 Informasjonsmøte Leietakere og andre kulturaktører i Bærum Bærum Kulturhus 1. April 2014

2 Velkommen til Bærum Kulturhus Agenda: Nye Bærum Kulturhus (Programansvarlig Tore Johansen) Presentasjon av Ny scene - Omvisning. Enkel bevertning, Foajéscenen Dato for åpning av Nye Bærum Kulturhus Nytt produksjons- og bookingsystem - Kort orientering Hvordan få til et godt samarbeid med lys, lyd og scene? (Teknisk ansvarlig Ove Borgersen) Hva bør man tenke på for å få til en godt arrangement? Høstens program (Kommunikasjonsansvarlig Karin Bugge) Frister for innmelding av arr. til kulturprogrammet - høst Viktig å huske på ved markedsføring og salg av billetter -noen råd og ønsker. Distribusjon av trykket program Service- og billettavgift Muligheter i billettsystemet

3 Nye Bærum Kulturhus Ny scene Underhuset, og ombygging av foajéen Dato for åpning: 15. sept(antatt) Inngang fra dagens Foajéområde (1. etg.) Høsten -14 blir benyttet til uttesting og mindre arrangementer i regi av Bærum Kultuhus Åpner for utleie fra januar 15 Leiepriser blir bestemt fra kommunestyret i des. Vi antar at det blir et sted mellom leie av Store Sal og Foajéscenen. Felles billettsystem som resten av Bærum Kulturhus. Nytt produksjons og bookingsystem Et webbasertsystem for å holde orden på alle produksjoner og prosjekter. Leietakere vil få «Min side» med brukernavn og passord hvor all info om produksjonen/konserten er tilgjengelig: Kontrakter, bilder, referater, teknisk info, skjema for billettpriser etc I full drift fra høst 14.

4 Hvordan få til et godt samarbeid med Målet er å få bedre FLYT for alle lys, lyd og scene?

5 Forberedelser/planlegging som gjør jobben enklere og rimligere for alle: Milepæler: Forestillingsdato, prøvetid Sende forespørsel om leie Bekreftelse om leie kommer fra Bærum Kulturhus Lag produksjonsplan Utstyrsbehov tenk i gjennom og meld til oss Klar scene = Hva trenger man? Hva skal være på plass når korpset/danserne/skuespillerne kommer? Korvegger, flygel, plattinger, mikrofoner, mygger, lys, tepper, matter, stoler, notestativer, orkestertak, talestol, projektor, mm Produksjonsmøte Vi kaller inn minst 6 uker før start leieforhold Referat og budsjett fra Bærum Kulturhus Timeplan for prøvedager og forestillingsdager Hvor lang er forestillingen? / Er det pause? Tid Beregnnok tid til opp-og nedrigg Husk pauser ved lange dager

6 Tekniker på jobb Store Sal, Foajéscenen, Sandvika teater, Musikkflekken og Underhuset kan kun leies med ansvarlig tekniker(e) fra Bærum Kulturhus Lille Scene kan leies uten tekniker fra Bærum Kulturhus Kostnader Teknikertimer lokale satser (inntil 7 timer) kr 395 Teknikertimer overtid* kr 645 Teknisk utstyr tilpasset ditt behov er inkludert i husleien. Liste over hva som finnes av utstyr fordelt på scener er lagt ut på under «Tekniske spesifikasjoner»: I tillegg faktureres: Batterier, pianostemming, dansemattetape etc Teknikere på jobb har også andre plikter og oppgaver HMS, Brann, Lovverk etc. Oversikt over leiepriser finnes her:

7 Markedsføring og billettsalg Program høst 2014 Kulturprogram, høst 2014 (trykket program) viktig å huske: Frist for å komme med: 20. mai. Send gjerne inn tidligere Send inn utfylt skjema og bilder Skjema og info lastes ned fra: Gi oss en kort god tekst. Forklar hva dette er for slags arrangement. Hvem spiller, hva spilles? Hvem passer dette for? Bilder: Liggende format, min. 1 MB Skjema + bilder sendes til: kulturhuset@baerum.kommune.no Distribusjon av trykket program: Uke 34 (skolestartuken) Alle husstander Asker, Bærum, deler av Oslovest, Røyken og Hole Blir trykket i ca eks. Trykket program vår 2014

8 Billettsalg Billettsalget og presentasjon på hjemmesiden gjøres fortløpende Så snart vi får innmelding fra dere. På hjemmesiden kan man lage en lang presentasjon/tekst med lenker til andre sider Kan gjerne ha «slippdato» om dere ønsker det. Send gjerne med flere bilder, og lenke til Youtube Når billettene og arrangementet er laget på hjemmesiden får dere korrektur. Les nøye: Sjekk alle priser, datoer, klokkeslett Alle arrangement presenteres på hjemmesiden Når man trykker «kjøp»-knapp på hjemmesiden, går man direkte inn i billettsystemet til riktig arrangement 70% av alle billetter blir kjøpt på internett fra hjemmeside/billettsystem Billettluken er åpen (tir lør) fra kl / time før forestilling Billettoppgjør: 10 dager etter siste forestilling

9 Viktig ved salg og markedsføring Tenk salg og målgrupper tidligere enn produksjonsplanleggingen. Lever i tide, slik at dere kommer med i trykket program. Bruk eget nettverk Eks. e-postadresser og Facebook-grupper Dere har selv ansvar for presse Vi har tilbud om markedsføringsstøtte: Utvidet markedsføring kr. 2500*,- Med i vår annonse i Budstikka en fredag Visning på skjermer Hovedsidevisning. Eks. Heksene fra Eastwick kr. 1500,- Ekstra visning på skjermer, kr. 500,- Ekstra annonse i Budstikka (sammen med oss, kr 1250,- *) Bærum Kulturhus scener. Andre scener: kr. 3000,- Mva kommer i tillegg. Eksempel på Budstikkaannonse

10 Viktig ved salg og markedsføring Service- og billettavgift Billettavgift: Kr. 15,- pr solgte billett (blir trukket fra billettoppgjøret) Serviceavgift: kr 15,- pr kjøpte billett. Publikum betaler. Betaling for bruk/lisens billettsystemet Eks: Billettkostnad for publikum: kr. 200,- Arrangør får utbetalt: 170,- NB: Alle priser oppgis uten serviceavgift > kr. 185,- Muligheter i billettsystemet Lukkede lenker Egne billettpriser for utvalgte grupper (som ikke skal være synlige for andre) Eks. Ibsen kvinner: Tirsdag 9. april: Spesialpris for dagforestilling: kr. 85,- Gjestelister: Send e-post med lukket lenke til fribillett. De tar ut billett selv. Vi kjører ut liste over gjester med fribillett og gir til dere. Salgssrapporter: tilsendt automatisk ukentlig, daglig, hver helg Kvoter for billettkategorier

11 Billettsalg til store produksjoner Send oss alle beskjeder/kommunikasjon/forespørsler skriftlig. Vi har over 600 arr. Avtal gjerne møte med oss om salg/grupper/blokkeringer noen uker før premiere. Gjerne i tilknytning til produksjonsmøte. BBT og SBUT gjør dette. Anbefales! Gjester kan få tilsendt billetter direkte til egne e-postadresser Diverse tilbud til diverse grupper håndterer vi med lukkede lenker. Vi lager lenkersom arrangøren sender selv til de respektive gruppene. Viktig å informere disse gruppene/brukere at de får tilbud ved å følge lenken (ikke ved å ringe eller komme til billettluken) Forespørsler som gjelder samme dag (ekstra billetter og lignende) bruk gjerne billettluken i Teatret evt. Kulturhuset.

12 Spørsmål? Kontakt oss gjerne Priser, leie- og utleiebetingelser Tore Johansen Sten Høiby Teknikk, utstyr, scene etc Ove Borgersen Markedsføring, salg, billetter Karin Bugge Mye informasjon finnes på: