MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte i Ås rådhus, Lille sal kl

Transkript

1 ÅS KOMMUNE MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte i Ås rådhus, Lille sal NB! kl Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i flg lov er unntatt fra offentlighet. Saksdokumentene ligger til offentlig gjennomsyn på rådmannskontoret. Saksliste: INFORMASJON FRA RÅDMANNEN Prosjektet: Utvikling av lokal lønnsstrategi (LØP-prosjektet), se vedlegg til innkallingen. Utv.sak nr. 0003/05 05/00458 KS DEBATTHEFTE - STRATEGIKONFERANSE 2005 Utv.sak nr. 0004/05 05/00423 REVIDERING AV ÅS KOMMUNES RETNINGSLINJER - TILSETTING Utv.sak nr. 0005/05 05/00466 BEMANNINGSSITUASJONEN I STAB - OPPVEKST- OG KULTURETATEN Ås, Johan Alnes Leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes til Vibeke Berggård, tlf eller e-post: vibeke.berggard@as.kommune.no (Det sendes personlig svar på at slik e-post er mottatt, dersom svar ikke mottas innen rimelig tid før møtet må telefonbeskjed gis) Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

2 ÅS KOMMUNE Administrasjonsutvalget Sak 0003/05 Utv.sak nr 0003/05 KS DEBATTHEFTE- STRATEGIKONFERANSE 2005 Saksbehandler: Wenche Vedhugnes Arkivnr: 031 Saknr.: 05/00458 Utvalg Utv.sak nr Møtedato Administrasjonsutvalget 0003/ Rådmannens innstilling: Rådmannen vil tilrå at Ås kommune uttaler følgende: "Del 1: Økonomi- og reformbehov i kommune-norge:prioriterte oppgaver i 2005 Ås kommune vil peke på at KS i 2005 bør ha fokus kostnads- og oppgaveoverveltning mellom forvaltningsnivåene. Behovet for institusjonsplasser har økt betydelig de to siste årene. En del av denne økningen skyldes at sykehuspasienter er blitt skrevet ut tidligere enn før. Kommunen er enig i at dette bør prioriteres høyt for å få best mulig dokumentasjon på hva dette betyr i kroner og ører og oppgaver for kommunal sektor. Skattefinansiering Skatteinntektene fortsatt bør tildeles løpende. En mer forutsigbar tildeling vil trolig medføre at ansvaret for eget inntektsgrunnlag blir redusert. Kommunesektoren vil få høy overføringsavhengighet, og finansieringen av sektoren får lav lokal forankring. Lokal finansiering Ås kommune mener at en friere beskatningsrett kan vitalisere det lokale folkestyret og stimulere kommunene til å legge til rette for lokal verdiskapning. På den annen side vil kommunene ha ulike muligheter for å øke sitt inntektsgrunnlag, noe som kan føre økte forskjeller i tjenestetilbudet. En friere beskatningsrett for kommunesektoren vil reise flere problemstillinger som er viktig å få belyst på en god måte. Ås kommune er usikker på om KS bør arbeide for en friere beskatningsrett for kommunesektoren før dette er gjort. Del 2: Arbeidsgiverpolitikk for et kommune-norge i endring: Nedbemanning vs. Inkluderende arbeidsliv KS bør satse videre på tiltak rettet mot reduksjon av sykefraværet, men også styrke satsingen for tiltak for å heve den reelle pensjonsalder og tiltak for å rekruttere/beholde medarbeidere med redusert arbeidsevne. Det som oppleves problematisk for kommunene er at tiltak vil kunne oppleves som til dels innbyrdes motstridende og ikke lette å kombinere. KS bør også arbeide for å lovregulere et forpliktende og åpent samarbeid mellom kommunene, Aetat, Trygdeetat og ansatte. Dagens situasjon skaper enkelte ganger unødvendig og urealistisk sykeoppfølgings-/tilretteleggingsarbeid. Enkelte saker som kunne ha vært løst på et langt tidligere tidspunkt tar unødvendig tid/ressursbruk før de er avklart.

3 Sak 0003/05 I dag er det i svært liten grad mulighet for å tilsette arbeidstakere i en fase der den reduserte funksjonsevnen ikke er avklart eller det er usikkert hvordan den ansattes funksjonsevne i fremtiden blir. For å få flere med redusert funksjonsevne i arbeid er det viktig at KS påvirker slik at lov og avtaleverk tilpasses nasjonale satsninger. Organisasjonsstruktur og forholdet til tillitsvalgtordningen Hovedavtalen gir et godt handlingsrom for lokal styring og utvikling av arbeidsgiverpolitikken. KS bør tydeliggjøre tillitsvalgtes roller, oppgaver og ansvar slik de i hovedavtalen. Arbeidsgiverpolitikk i flat struktur Dagens tariffavtaleverk gir et godt handlingsrom for lokal styring og utvikling av arbeidsgiverpolitikken, da hovedtariffavtalen har et rammepreg. KS bør tydeliggjøre mulighetene i hovedtariffavtalen slik at kommunene i større grad tar i bruk mulighetene som ligger i avtaleverket. Kommunesektorens omdømme og rekrutteringssituasjon KS må satse videre på å trekke frem de positive tiltakene/eksemplene som gjøres i kommune- Norge. Det har vært positivt at KS har satset på å få frem positiv omtale knyttet til sykefraværsoppfølging, o.l. Videre bør det satses på informasjon om kommunesektoren til utdanningssystemene." Rådmannen i Ås, Brynhild Hovde Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalget - arbeidsgiverrepresentantene Administrasjonsutvalget Vedlegg som følger saken trykt: KS Debatthefte 2005 Vedlegg som ligger i saksmappen: Utskrift av saken sendes til: Ingen KS Akershus Organisasjons- og personalavdelingen SAKSUTREDNING: Fakta i saken: KS' debattgrunnlag for 2005 er utgangspunktet for KS' medlemsdialog på strategikonferansene for 2005.

4 Sak 0003/05 Del 1 tar for seg strategiske og praktiske spørsmål knyttet til økonomi- og konsultasjonsarbeid for Del 2 omhandler sentrale spørsmål innenfor arbeidsgiverfeltet. KS ber om medlemmenes innspill: Debattheftene skal behandles på strategikonferansen for Akershus den 11. februar. Behandlingen skal gi KS tilbakemeldinger ifht årets tariffoppgjør (mellomoppgjør), samt støtte for de standpunkter/saker som KS fremmer i konsultasjonsmøtene med regjeringen. KS ber om å få tydelige tilbakemeldinger fra medlemmenes folkevalgte/styrende organer. Debattgrunnlaget: Del 1: Økonomi- og reformbehov i kommune-norge: Del 1 tar for seg strategiske og praktiske spørsmål knyttet til økonomi- og konsultasjonsarbeid for Prioriterte oppgaver i 2005 KS ber om tilbakemelding på hvilke av følgende områder som bør prioriteres høyest i arbeidet mot Regjering og Storting. Økonomisk gjenoppretting. KS skal ha fire politiske konsultasjonsmøter med Regjeringen i KS har prioritert behovet for en gjensidig opptrappingsplan som kan gjenopprette den økonomiske balansen i sektoren høyt. Et av elementene i en slik plan er effektivisering av kommunal sektor. KS får mange tilbakemeldinger fra medlemmene om kostnadsforskyvning mellom forvaltningsnivåene etter at sykehusene ble overført til staten. Det prioriteres høyt å få best mulig dokumentasjon på hva dette betyr i kroner og ører og oppgaver for kommunal sektor. Samordningen og organiseringen av sosialtjenestene, a-etat og trygdeetaten vil bli avgjort i Kommunal sektor har betydelige økonomiske, organisatoriske og lokaldemokratiske interesser på dette området. Barnehagereformen, introduksjonsloven for flyktninger og kvalitetsreformen i utdanningssektoren er eksempler på reformer der kommunal sektor har gjennomføringsansvaret. Det krever solid dokumentasjon og mye arbeid mot Regjering og Storting for å sikre at reformene er fullfinansierte. Et alternativ til statlig detaljstyring som øremerkede midler, bemanningsnormer, lover og forskrifter kan være rammeavtaler som sikrer at kvalitetsarbeidet gjøres lokalt i kommunal sektor. KS har blant annet inngått en slik avtale innenfor pleie- og omsorgsområdet, og mener at slike avtaler kan være et egnet virkemiddel for å forbedre styringsdialogen mellom stat og kommunesektor. Skattefinansiering KS ber om tilbakemelding om skatteinntektene fortsatt bør tildeles løpende, eller om tildelingen bør gjøres mer forutsigbar enn i dag.

5 Sak 0003/05 I dag mottar kommunene direkte de løpende skatteinntektene gjennom året. Alternativet kunne være at de ble tildelt forskuddsvis etter anslag på skatteinntektene med påfølgende avregning når ligningsresultatet foreligger. Sistnevnte ordning vil gi muligheter for å kompensere sviktende skatteinntekter og inndra merskattevekst. Inntektssystemet KS ber om tilbakemelding på i hvilken grad enkelhet og lokal handlefrihet bør vektlegges foran rettferdighet når det gjelder inntektssystemet. Det pekes på at det kan være målkonflikter mellom hensynet til et rettferdig eller treffsikkert inntektssystem og hensynet til enkelhet. KS utgangspunkt er et enklere inntektssystem som gir større lokal handlefrihet og ansvar. Vurdering Rådmannen ser det vanskelig å ha noen klar formening om dette ut fra det som drøftes i strategiheftet.

6 Sak 0003/05 Lokal finansiering KS ber om tilbakemelding på om de bør arbeide for en friere beskatningsrett for kommunesektoren. Det blir pekt på at reelt lokalt handlingsrom forutsetter større kontroll over egne inntektsmuligheter enn kommunesektoren har i dag. Lokal beskatningsrett forbindes ofte med et fritt skattøre. Men også utvidet mulighet for eiendomsbeskatning, tidsavgrensede lokale skatter og gebyrer/egenbetaling er varianter av lokal beskatning som vil kunne oppnå mye av det samme. Del 2: Arbeidsgiverpolitikk for et kommue-norge i endring: Del 2 innholder bakgrunnsstoff som gir en oversikt over de sentrale utfordringer hva gjelder tjenestetilbudenes struktur og organisering. Hovedfokus er rettet mot følgende debattområder: - Nedbemanning vs. Inkluderende arbeidsliv - Organisasjonsstruktur og forholdet til tillitsvalgtordningen - Arbeidsgiverpolitikk i flat struktur - Reduksjon av uønsket deltid - Kommunesektorens omdømme og rekrutteringssituasjon - Lærende organisasjoner utfordringer og muligheter - Avslutningsvis et kapittel om mellomoppgjøret 2005, samt informasjon om pågående arbeid i partssammensatte sentrale utvalg innen arbeidsgiverområdet. I del 2 stilles det 6 sentrale spørsmål hvor KS ber medlemmene ta utgangspunkt i den enkelte virksomhets hovedutfordringer og hvilke konsekvenser det har for den lokale arbeidsgiverpolitikk i Vurdering med konklusjon og begrunnelse: Debattheftet inneholder problemstillinger som bør drøftes lokalt. Slik debattheftet er lagt opp, er de et grunnlag for politisk drøftinger av viktige spørsmål på lokalt nivå. Nedbemanning vs. Inkluderende arbeidsliv Kommunene har store utfordring knyttet til IA-arbeidet, og delmålene: - redusere sykefravær - tilsette langt flere med redusert funksjonsevne - øke den reelle pensjonsalder Kommunen har etablert gode rutiner for å redusere sykefraværet, og det er ressurskrevende for ledere å følge opp dette. Fokuset fremover for kommunene blir å også få satset på de øvrige to delmål: tilsette langt flere med redusert funksjonsevne, øke den reelle pensjonsalder. Reduksjon av uønsket deltid Dagens ordning med fortrinnsrett for deltidsansatte ivaretas ved at deltidsstillinger i hovedsak utlyses internt først. Det synes ikke særlig behov for å utforme egne lokale retningslinjer for dette. I stedet bør den enkelte kommune ivareta dette i egne interne tilsettingsrutiner. Lærende organisasjoner utfordringer og muligheter KS bør satse på fylkesvise dialogkonferanser slik som ble benyttet i forbindelse med

7 Sak 0003/05 Kompetansereformen. KS bør utvikle strategier, konkretisere metoder og tilby kurs for kunnskapsoverføringer. Aktivt spre erfaringer fra prosjekter med arbeidsplassen som læringsarena som mål. Den måten å drive bistand som ble gjort i Flink med folk kan være hensiktsmessig på dette område. KS bør i større grad bidra til at det utformes kortversjoner av forskningsrapporter. Andre tilbakemeldinger (tilnærmet de som ble gitt i 2004) som fortsatt er aktuelle: Lokal og sentral lønnsdannelse: Tariffbestemmelsene setter ikke hindringer for lokalt omstillingsarbeid. Det er imidlertid viktig at omstillingsarbeid og omstillingskompetanse blir prioritert som en del av kompetanseutviklingen for ledere og medarbeidere. Omleggingen av tariffsystemet i forbindelse med tariffoppgjøret i 2002 var nødvendig, og det er bra at det ble en inndeling av stillinger i kapittel 4 (sentralt fastsatt pott) og kapittel 5 (lokalt). Videre var det positivt at det ved tariffoppgjøret i 2004 ble laget et eget kapittel 3 for ledere, at det er gitt en smidigere ordning for å overføre stillinger til kapittel 5 uavhengig av organisasjonstilknytning, samt at undervisningspersonalet ble innarbeidet i KS-områdets hovedtariffavtale. Imidlertid var det uheldig at det igjen ble innført sentrale ansiennitetsstiger for stillinger med krav om høyskoleutdanning/spesialistutdanning i kapittel 4. Integrering av lærere i kommunalt tariffavtalesystem: Det var positivt at en sentralt ved tariffoppgjøret fikk til en hovedtariffavtale for KS-området som også inkluderte undervisningspersonalet, at lønnsregulativet er samordnet i størst mulig grad og det er innført årslønn også for lærere. Det bør arbeides videre med dette slik at det på sikt blir mulig likhet og integrering i et kommunenes tariffavtalesystem, og at særavtaler i størst mulig grad avvikles. KS bør tilby kompetansetiltak for arbeidsgiver særlig knyttet til lov og avtaleverk for undervisningspersonalet. Sluttmerknad: Det er generelt viktig at det ikke avtales nye kostnadskrevende velferdsordninger. Rådmannen anbefaler at Ås kommune gir slik uttalelse som fremgår av innstilingen.

8 ÅS KOMMUNE Administrasjonsutvalget Sak 0004/05 Utv.sak nr 0004/05 REVIDERING AV ÅS KOMMUNES RETNINGSLINJER - TILSETTING Saksbehandler: Wenche Vedhugnes Arkivnr: 033 &00 Saknr.: 05/00423 Utvalg Utv.sak nr Møtedato Administrasjonsutvalget 0004/ Kommunestyret / Rådmannens innstilling: 1. Forslag til Retningslinjer for politiske tilsettinger vedtas. 2. Forslag til Retningslinjer for administrative tilsettinger vedtas. 3. Retningslinjene erstatter tidligere vedtatte retningslinjer. Rådmannen i Ås, Brynhild Hovde Tidligere politisk behandling: K.sak 69/2004 Revidering av Ås kommunes reglementer Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalg Kommunestyre Vedlegg som følger saken som separat trykk: Vedlegg 1 Forslag til revisjon av Ås kommunes retningslinjer politiske tilsettinger Vedlegg 2 Forslag til revisjon av Ås kommunes retningslinjer - administrative tilsettinger Vedlegg som ligger i saksmappen: 1. Gjeldende ansettelsesreglement 2. Oversikt over retningslinjer innen arbeidsgiverområdet Utskrift av saken sendes til: Ledergruppa

9 Arbeidstakerorganisasjonene v/eli Stokkebø Sak 0004/05

10 Sak 0004/05 BAKGRUNN: Rådmannen legger med dette fram forslag til nye retningslinjer for tilsettinger i Ås kommune. Bakgrunnen for dette er følgende: Kommunestyret har i sak 69/04 revidert Ås kommunes reglementer, herunder delegeringsreglementet. Revideringen har medført endringer når det gjelder myndighet til å foreta tilsetting. Det er behov for å forenkle og oppdatere retningslinjene for utøvelse av tilsettingsmyndigheten. Kommunen har i dag en rekke retningslinjer og andre vedtak som legger føringer på utøvelse av tilsettingsmyndighet m.v. En rekke av disse er foreldet, til dels motstridende og i strid med gjeldende lov og avtaleverk og ikke oppdatert i henhold til kommunestyrets vedtak om kommunens arbeidsgiverpolitikk m.v. Hovedavtalen er endret ifht tilsettingssaker. På bakgrunn av ovennevnte fremmer rådmannen forslag til nye retningslinjer for tilsetting. Nye retningslinjer er koblet opp mot Ås kommunes overordnede dokumenter innen arbeidsgiverområdet på følgende måte: I. Ås kommunes reglementer innen arbeidsgiverområdet og Ås kommunes arbeidsgiverpolitiske plattform: Inneholder kommunens overordnede politiske føringer innen alle deler av arbeidsgiverområdet. II. Retningslinjer for tilsettinger: Inneholder kommunens overordnede politiske føringer i tilsettingssaker. III. Kvalitetssystemets prosessbeskrivelser: Prosessbeskrivelsene baserer seg på politiske føringer/vedtak, og er rådmannens beskrivelser av arbeidsprosessene knyttet til tjenester og administrative oppgaver. IV. Rutiner: Rutinene beskriver hvordan rådmannens myndighet skal utføres i etatene/enhetene. Rutiner utarbeides i den grad dette ikke ivaretas direkte i kvalitetssystemets prosessbeskrivelser. Innen tilsettingsområdet er det behov for administrative rutiner/verktøy. Dette er under utarbeidelse og skal sikre at tilsettinger gjøres i tråd med lov, avtaleverk og politiske føringer/vedtak. Rådmannen vil senere komme tilbake med forslag til nye retningslinjer for permisjoner etter samme mal som for tilsettinger, og deretter utforme administrative rutiner for permisjoner. Formelle bestemmelser Tillitsvalgtes medvirkning: I hovedavtalens del B fremgår tillitsvalgtes rettigheter og plikter knyttet til tilsettingssaker med mer, særlig vises til 3-4 c: c. Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, orientere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om: - ledige og nyopprettede stillinger - prosedyrer ved utlysning og kunngjøring av stillinger, utvelgelse til, og intervju av aktuelle kandidater. d. Arbeidsgiver skal som fast ordning sende søkerliste til tillitsvalgte.

11 Sak 0004/05 e. Arbeidsgiver skal snarest mulig orientere de tillitsvalgte om nyansettelser og gi nyansatte beskjed om hvem som er tillitsvalgt. KS understreker at orientering og drøfting er knyttet til prosedyrer ved utlysning og kunngjøring av stillinger, utvelgelse og intervju av alle kandidater. Det er altså ikke snakk om drøftingsrett knyttet til selve utlysningen og utvelgelsen. Anke : I hovedavtalens del B fremgår tillitsvalgtes rettigheter og plikter knyttet til tilsettingssaker med mer, særlig vises til 3-3 g: g. Tillitsvalgt har rett til å uttale seg om tilsetting, overflytting og forfremmelse til stilling som omfattes av tariffavtalen. I henhold til tidligere hovedavtale hadde tillitsvalgte en ankeadgang i forbindelse med tilsettingssaker. I nåværende hovedavtale er dette erstattet slik det fremgår ovenfor. KS anbefaler kommunene til å forholde seg til hovedavtalens bestemmelser, da det er de sentrale partene i fellesskap som har kommet frem til at dette er den mest hensiktsmessige ordningen ifht dagens tilsettingsrutiner. Forslag til retningslinjer Nedenfor er det redegjort kort for retningslinjene. Ansvar Faktiske forhold: Rådmannen har av kommunestyret fått delegert myndighet i tilsettingssaker med slik føring: Under utøvelsen av denne myndighet skal hovedavtalens medbestemmelsesregler legges til grunn, med den presisering at tillitsvalgte fortsatt skal delta i ansettelsesprosessene og med rett til å anke tilsettingssaker inn for administrasjonsutvalget. Kommunestyret delegerer til rådmannen eller et politisk organ. Tillitsvalgtes deltakelse i tilsettingsprosessen er endret ved siste revisjon av hovedavtalen i Oppsigelsesmyndigheten er koblet til tilsettingsmyndigheten Dagens retningslinjer: Tilsettingsmyndighet er delegert til et administrativt utvalg 3 personer (rådmann/etatsjef, nærmeste overordnede og aktuell tillitsvalgt) eller tillagt et politisk utvalg. Tillitsvalgte deltar i ansettelsen på lik linje med nærmeste leder. Tillitsvalgte har ankeadgang. Vurdering: Myndigheten til å tilsette bør tydeliggjøres og følge delegeringsprinsippene i kommuneloven. Lederens myndighet og tillitsvalgtes rolle bør endres i tråd med dagens hovedavtale, kommuneloven og kommunestyrets delegering til rådmann. Dette medfører en endring ifht tidligere bestemmelser i hovedavtalen om tilsettingsutvalg der også tillitsvalgte var medlem. Rådmannen foreslår endring på dette området slik at dette harmoniseres med nåværende hovedavtale, men slik at føringen som er fastsatt av kommunestyret ivaretas. Oppsigelsesmyndigheten er koblet til tilsettingsmyndigheten, og også dette tilsier at det bør være direkte delegering til leder. Stillingsvurdering ved ledighet.

12 Sak 0004/05 Faktiske forhold/dagens retningslinjer: Rådmannen/leder avgjør om stillinger skal holdes vakant en periode, opprettholdes, eller foreslås omgjort. Tilsettingsmyndigheten vurderer om stillingen kan tilbys fortrinnsrettkandidater. Vurdering/forslag: Retningslinjene er forenklet, men i hovedsak likevel opprettholdt. Det er innarbeidet krav om at tillitsvalgte skal orienteres før avgjørelse. 3. Utlysning. Faktiske forhold: I forbindelse med omorganiseringen ble det utarbeidet regler for utlysninger for å sikre tilsettingsprosesser i forbindelse med omstillingen. I tillegg ble det i budsjettsammenheng innarbeidet endrede utlysningsrutiner for å få ned annonseringskostnader. Dette medførte større grad av interne utlysninger. Dagens retningslinjer: Som hovedregel skal stillinger utlyses offentlig. Intern utlysning brukes for å nå evt fortrinnsrettskandidater, åpne for jobbrotasjon, ta vare på attraktiv arbeidskraft etc. Vurdering: Rådmannen har opprettholdt tidligere ordning og lagt til grunn at stillingsutlysninger som hovedregel skal foretas eksternt via Ås kommunes internettsider, Åsnytt og Aetat. Lederstillinger utlyses eksternt. Unntak gjelder for deltidsstillinger jfr hovedtariffavtalens 2 pkt. 2.3, stillinger der det kan være aktuelle fortrinnsrettskandidater eller andre stillinger der rekrutterings- /omstillingshensyn tilsier det. Ved intern utlysning benyttes Ås kommunes intranettsider, ved behov evt også med oppslag på arbeidsplasser. Tillitsvalgte orienteres før utlysning. Dette er i tråd med praksis. Videre er det behov for å avklare og tydeliggjøre hvem som omfattes av begrepet interne søkere, dvs. som kan søke på internt utlyste stillinger. Rådmannen definerer interne søkere som hovedregel til å være fast ansatte. Unntaksvis kan det åpnes opp for vikarer som har vært i konkurransesituasjon på tilsvarende ekstern utlyst stilling, eller andre vikarer/midlertidige dersom rekrutteringssituasjonen tilsier det. Ved intern utlysning skal det fremgå dersom det åpnes for at vikarer/andre kan søke på stillingen. Tillitsvalgte orienteres før utlysning. Forslag: Forslag til nye retningslinjer tydeliggjør hvilke stillinger som skal utlyses eksternt, hvilke som kan utlyses internt, og hvordan de skal annonseres. For øvrig er retningslinjene forenklet, men i hovedsak likevel opprettholdt. Det er innarbeidet krav om at tillitsvalgte skal orienteres før utlysning. 4. Vurdering av søkere. Fakta/dagens retningslinjer: Tilsettingsmyndigheten vurderer søkere. Tillitsvalgte deltar ved vurderingen. Vurdering: Dette forslås endret slik at det er i tråd med det som fremgår under punktet: Ansvar. Dette medfører at tillitsvalgte inviteres til å delta ved vurderingen, men er ikke forpliktet til deltakelse. Forslag: Retningslinjen er forenklet, men i hovedsak likevel opprettholdt. Det er innarbeidet krav om at tillitsvalgte skal orienteres før utlysning.

13 Sak 0004/05 5. Innstilling/vedtak: Fakta/dagens retningslinjer: Tilsettingsmyndigheten/intervjuutvalget innstiller og tilsettingsmyndigheten avgjør. Praksis har vært at det for administrative tilsettinger er blitt gjort samtidig. Tillitsvalgte har deltatt i avgjørelsen.

14 Sak 0004/05 Vurdering: Dette forslås endret slik at det er i tråd med det som fremgår under punktet: Ansvar. Dette medfører at tillitsvalgte inviteres til å delta i ansettelsesprosessen, men slik at de formelt ikke er med på å innstille/avgjøre. Forslag: Retningslinjen er forenklet, men i hovedsak likevel opprettholdt. Det er innarbeidet krav om at tillitsvalgtes syn skal fremgå av saksbehandlingen. Anke : Fakta: Kommunestyrets har delegert til administrasjonsutvalget å avgjøre anke fra tillitsvalgte. Tillitsvalgtes deltakelse i tilsettingssaker ble tatt bort ved siste revisjon av hovedavtalen i Det har vært svært få saker som har vært anket til administrasjonsutvalget i løpet av de siste 10 år. Dagens retningslinjer: Et av medlemmene i administrativ tilsettingsutvalg har mulighet til å anke saken til administrasjonsutvalget for avgjørelse (må protokolleres i møtet). Vurdering: Rådmannen ser det som nødvendig å få avklart hva som ligger i administrasjonsutvalgets myndighet til å avgjøre anke fra tillitsvalgte. Videre er det behov for å få tydeliggjort rådmannens rolle/myndighet i tilsettingssaker som løftes til administrasjonsutvalget. Rådmannen oppfatter delegeringen fra kommunestyret slik at rådmannen i slike saker ikke har avgjørelsesmyndighet, men bare innstillingsmyndighet. I tilsettingssaker er det vesentlig at tilsettingsmyndigheten har tilstrekkelig beslutningsgrunnlag om søkerne før vedtak fattes, jfr forvaltningslovens bestemmelser. Dersom dette ikke er tilfelle, er det naturlig at saken går tilbake til administrasjonen for ytterligere saksforberedelse. Tillitsvalgtes myndighet til å løfte saken (anke) må foretas før rådmann/leder avgjør tilsettingssaken. Rådmannens rolle vil i saker som løftes endres til å være tilrettelegger, rådgi og bistå ved tilsettingen. Forslag: På bakgrunn av at kommunestyret i sin delegering har gitt føring på området, vil rådmannen innarbeide ankeadgangen i forslaget til de administrative retningslinjer. Tillitsvalgtes myndighet til å løfte saken (anke) fremgår av retningslinjen. Andre forhold: Det er behovet for å ha en klar oppgave- og ansvarsfordeling mellom administrasjonen og administrasjonsutvalget når det gjelder myndigheten knyttet til tilsetting av enhetsledere. Myndigheten til å tilsette enhetsledere må tydeliggjøres. Myndigheten må innehas enten av et politisk organ eller rådmannen. I henhold til delegeringsreglementet skal rådmannen ved ledighet i enhetslederstillinger orientere administrasjonsutvalget slik at administrasjonsutvalget kan ta stilling til om de vil delta i tilsettingsprosessen. Rådmannens vurdering er at den som har tilsettingsmyndighet også godkjenner utlysningstekster/kravspesifikasjoner, deltar i intervju/utvelgelse etc. Dette er vesentlig for å kunne avgjøre saken på best mulig grunnlag. Rådmannen anbefaler at administrasjonsutvalget har tilsettingsmyndigheten dersom utvalget eller en del av utvalget deltar i utforming av utlysningstekster,

15 Sak 0004/05 intervju/utvelgelse etc. I slike tilfeller vil rådmannens rolle da være å tilrettelegge, rådgi og bistå ved tilsettingen. Arbeidstakerorganisasjonene v/eli Stokkebø har gitt en foreløpig tilbakemelding ifht rådmannens forslag til nye retningslinjer. De er positive til at det åpnes for at vikarer/midlertidige ansatte kan søke internt utlyste stillinger. Det ble påpekt at det videre er viktig at tillitsvalgte blir involvert og gis reell påvirkningsmulighet i ansettelsesprosessen, at de har anke -mulighet. Stokkebø har imidlertid behov for å ta en fornyet avklaring/vurdering med arbeidstakerorganisasjonene bl.a. i forhold til tillitsvalgtes rolle i ansettelsesprosessen, spesielt pkt. 3, 4.3 og 4.4. Arbeidstakerorganisasjonene vil derfor komme med sine synspunkter og evt forslag når administrasjonsutvalget behandler saken. Vurdering med konklusjon og begrunnelse: Rådmannens forslag til revidering av Ås kommunes retningslinjer for tilsetting vedtas. Tidligere retningslinjer av 1992 opphører.

16 ÅS KOMMUNE Administrasjonsutvalget Sak 0005/05 Utv.sak nr 0005/05 BEMANNINGSSITUASJONEN I STAB - OPPVEKST- OG KULTURETATEN Saksbehandler: Ellen Benestad Arkivnr: 034 Saknr.: 05/00466 Utvalg Utv.sak nr Møtedato Administrasjonsutvalget 0005/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur / Formannskapet / Kommunestyret / Rådmannens innstilling: 1. Fra opprettes en 60 % konsulentstilling i oppvekst- og kultursjefens stab. 2. Kostnadene dekkes innenfor oppvekst- og kulturetatens budsjett. Rådmannen i Ås, Brynhild Hovde Tidligere politisk behandling: Administrasjonsutvalget som pkt. 3 i informasjon fra rådmannen pkt. 3. Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalg Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskap Kommunestyre Vedlegg som følger saken trykt: Informasjon fra rådmannen gitt i administrasjonsutvalget Vedlegg som ligger i saksmappen: Ingen Utskrift av saken sendes til: Oppvekst- og kultursjefen

17 Organisasjons- og personalavdelingen Revisor Sak 0005/05

18 Sak 0005/05 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Fra har oppvekst- og kultursjefen hatt en stab på 1,75 stilling for å ivareta fagoppgaver innen etaten, jfr. Vedtak om ny organisasjonsstruktur. I forbindelse med vedtaket ble det ikke spesifisert hvilke oppgaver som som skulle ivaretas av den enkelte stillingshjemmel, på bakgrunn av at oppgaver endres over tid og at det i henhold til kommunestyrets vedtak skal være fleksibilitet i bruken av ressursene i Ås kommunes organisasjon. Staben er i dag besatt med en 100% stilling som ivaretar kulturområdet og som ikke har erfaring eller kompetanse på de andre områdene. Det er ledig 75% stilling som er under utlysning. Den skal primært dekke barnehageområdet. Det er bare oppvekst- og kultursjefen som har skolefaglig kompetanse og som derfor ivaretar flesteparten av oppgavene innenfor skoleområdet. Det har skjedd betydelige endringer i statens krav til kommunene på flere områder fra høsten 2003 og gjennom hele Dette gjelder både innen barnehageområdet og skole. Men det er særlig i forbindelse med kvalitetsreformen og resultatvurdering innen skole hvor de store endringene har skjedd. Det er ikke tilsvarende endringer i de øvrige etater i samme perioden. Dette innebærer at det er blitt en økning i oppgaver ut fra det som ble stipulert ved omorganiseringen. Store deler av oppgavene i stab omfatter oppgaver i forhold til kvalitetsreformen og resultatvurdering. Det skal i løpet av de nærmeste årene innføres nye læreplaner i alle fag, og arbeidet med nasjonale prøver og resultatvurdering fortsetter. I tillegg kommer analysearbeid, lage mål og igangsette tiltak. Det krever også tid å følge opp I tillegg skal Nordbytun ungdomsskole utbygges og rehabiliteres. Det er i liten grad mulighet til å overføre ressurser fra barnehageområdet til skole. Også der kommer det nytt lovverk og rammeplan samt at vi står stor utbygging av barnehager. Vurdering med konklusjon og begrunnelse: I årene framover vil det innføres nye læreplaner i alle fag, det skal bli obligatorisk 2. fremmedspråk i ungdomsskolen, rådgivningstjenesten er i støpeskjeen, det skal utvikles et nært samarbeid med videregående skoler når det gjelder programfag og mulighet for at flinke elever kan følge fag på videregående skoles nivå. I tillegg kommer analysearbeid, lage mål og igangsette tiltak, oppfølging av elever som ikke følger vanlig offentlig skole, men går på skole i andre kommuner, privat skoler, spesialskoler eller får hjemmeundervisning. Det er også arbeid rundt rehabilitering og utbygging av Nordbytun ungdomsskole og utbygging av barnehager. Alt dette kommer i tillegg til vanlig drift. Rådmannen vil derfor anbefale at i staben til oppvekst- og kultursjefen med en fast 60% stilling. Kostnadene til stillingen vil dekkes innenfor oppvekst- og kulturetatens budsjett.

19 Sak 0005/05 VEDLEGG Rådmannen informerte om følgende i Administrasjonsutvalget , pkt. 3: Bemanningssituasjonen i stab hos Oppvekst og kulturetaten Rådmannen ønsker å legge fram en sak for Administrasjonsutvalget vedrørende bemanningssituasjonen i stab i Oppvekst- og kulturetaten. I forbindelse med rådmannens forslag til handlingsprogram og budsjett ble det foreslått en 2-årig engasjementstilling i 50 % for å ivareta de økte oppgaver i etaten som følge at kommunens store utbygging av barnehager. Rådmannen ber om at Administrasjonsutvalget foretar en ny vurdering av dette. Fra har oppvekst- og kultursjefen hatt en stab på 1,75 stilling for å ivareta fagoppgaver innen etaten. Rådmannen vil presisere at det i forbindelse med vedtaket ikke ble spesifisert hvilke oppgaver som som skulle ivaretas av den enkelte stillingshjemmel, på bakgrunn av at oppgaver endres over tid og at det i henhold til kommunestyrets vedtak skal være fleksibilitet i bruken av ressursene i Ås kommunes organisasjon. Ny organisasjon ble bemannet i hovedsak ved intern rekruttering. Kompetansen i stab har i perioden etter vært innen kultursektoren og barnehagesektoren. Det har skjedd betydelige endringer i statens krav til kommunene på flere områder fra høsten 2003 og gjennom hele Dette gjelder både på barnehageområdet, men i vesentlig grad innen skole i forbindelse med kvalitetsreformen. Det er ikke tilsvarende endringer i de øvrige etater i samme perioden. Dette innebærer at hovedtyngden av oppgavene i stab omfatter oppgaver i forhold til kvalitetsreformen. Det stilles store krav til kommunene fram til På bakgrunn av dette har oppvekst- og kultursjefen sammen med rådmannen vurdert behovet for kapasitet og kompetanse i staben. På bakgrunn av de store oppgavene som følger av kvalitetsreformen er det større behov for økt skolefaglig kapasitet i forhold til barnehagefaglig kapasitet. Etter rådmannens og oppvekst- og kultursjefens vurdering er det behov for å disponere ressursene fleksibelt over en periode på to år.