Årsmøte for Bestum strykeorkester Aspirant (BSOA) 27. februar 2019 kl Bestum skole

Transkript

1 Årsmøte for Bestum strykeorkester Aspirant (BSOA) 27. februar 2019 kl Bestum skole 1. Innkalling og dagsorden s Årsberetning fra styret s. 3 til 7 3. Regnskap for 2018 s Budsjett for 2019 s Revisors beretning s. 10 1

2 Innkalling til årsmøte i Bestum strykeorkester Aspirant (BSOA) Tid : onsdag 27. februar 2019 kl Sted: Bestum skole DAGSORDEN: 1. Godkjenning av innkalling 2. Valg av referent 3. Valg av møteleder 4. Valg av revisor og representant til å undertegne referatet 5. Styrets årsberetning 6. Regnskap Budsjett Årsplan for Aspirantorkesteret for Eventuelt 2

3 Årsmelding Bestum strykeorkester Aspirant (BSOA) 2018 Bestum strykeorkester Aspirant (BSOA) er registrert som en separat enhet, men har felles styremøter med Bestum strykeorkester (BSO), og sammen holder styret tak i administrative oppgaver både for BSO og BSOA. BSO og BSOA omtales som adskilte enheter i styresammenheng. Til sammen har enhetene tre orkestre: Hovedorkester og Kammerorkester (BSO) og Aspirantorkester (BSOA). I tillegg kommer en stor rekruttgruppe som er organisert under BSOA. 1. Styret og styrets arbeid Etter valg på årsmøtet på Bestum skole ble følgende styre konstituert: Styreleder: Ingeborg Berge Vestøl Konsert og arrangementsansvarlig: Elisabeth Davidsen Kasserer: Arne Skaaland Sætremyr Støtte- og sponsoransvarlig: Kinga Stachowska Medlems- og foreldrekontakt ansvarlig: Solveig Wikstrøm Informasjons- og rekrutteringsansvarlig: Ragnhild Spigseth Matrialforvalter: Harald Welle De to styrene har holdt felles styremøter gjennom hele året med med en kombinert saksbehandling og tilhørende referat. Styret har avholdt 7 møter i perioden. I tillegg har en stor del av styrets saksbehandling foregått på e-post og telefon. Dirigent Kristin Sæther Chandras har deltatt på de fleste møtene. Styret har fungert godt dette året, med ny omfordeling av rollene er oppgavene jevnere fordelt. Orkesterets blogg er styrets viktigste kommunikasjonskanal til medlemmene, og alle foresatte oppfordres til å abonnere på oppdateringene. Det finnes videre en lukket gruppe på Instagram, hvor bilder av barna kan deles. Nytt av året er en lukket 3

4 foreldregruppe på Facebook hvor informasjon også legges ut og videre fungerer dette som et forum hvor en kan bytte vakter, organisere samkjøring etc. Det er videre ryddet opp i den åpne Facebook profilen som er en viktig bidragsyter i rekrutteringsarbeidet. Styret benytter Dropbox for alle sakspapirer og øvrige dokumenter knyttet til orkesterets drift. Dette fungerer bra, og er også et egnet sted for arkivering av lydopptak/bilder fra konserter osv. For å sikre tilstrekkelig plass har styret en Dropbox Pro-konto med 1 TB tilgjengelig lagring. Orkesterets epostadresse er bestumstryk@gmail.com. Styreleder sammen med dirigent har ansvar for å sjekke denne. 2. Dirigent og lærere Musikalsk leder er Kristin Sæther Chandras. Hun er ansatt i 75 % stilling i Oslo Kulturskole, hvor 70 % utføres i BSO/BSOA. ( Dette utgjør 3 dager per uke). Kristin er faglig ansvarlig og underviser i fiolin og bratsj på Bestum skole. Hun deler dirigentoppgavene i Hoved- og kammerorkesteret med Herman Vogt, og dirigerer Aspirantorkesteret. Herman Vogt er engasjert som privatlærer på fiolin og deler dirigentoppgaven for Hoved- og kammerorkesteret med Kristin Sæther Chandras. Han underviser per i dag 3,5 timer privat, på Bestum skole. Fra høsten 2013 frem til sommeren 2018 har han vært midlertidig ansatt i Oslo Kulturskole i 13 % som dirigent. Etter dette ble han engasjert privat av BSO med 2,25 timer i uken som dirigent. Anna Helgadottir ble ansatt i Bestum Strykeorkester i 20 % stilling i august 2018 og underviser på Bestum skole. Hun er fast ansatt i Oslo Kulturskole. Silje Katrine Gotaas ble ansatt i Bestum Strykeorkester i 20 % stilling i august 2018 og underviser på Bestum skole. Hun er fast ansatt i Oslo Kulturskole. Johanne Hidle er engasjert som vikarlærer på fiolin for Sunniva Fossum gjennom Oslo Kulturskole. Hun underviser på Skøyen skole i 10%. I tillegg er hun engasjert som privatlærer 1 time i uken. Hilde Chapman er engasjert som vikarlærer på fiolin for Sunniva Fossum gjennom Oslo Kulturskole i 20%, og underviser på Bestum skole. 3. Medlemmer og fordeling på orkestrene per Orkesterstrukturen består av Aspirant -, Hoved- og Kammerorkester. Medlemsmassen vår er ung, fordelt på årskull fra 2012 til

5 Aspirantorkesteret har 9 medlemmer, Da det var et stort aspirantorkester i fjor, har de fleste gått opp i hovedorkesteret. Vi har 16 rekrutter, det står 8 på venteliste per nå. (Hovedorkesteret har 15 medlemmer og Kammerorkesteret har 15 medlemmer.) Ved utgangen av 2018 hadde BSO og BSOA til sammen 39 medlemmer, fordelt på 3 orkestre samt 16 rekrutter og 5 elever i Vestre Aker og Bestum Kammerorkester. Sammensetningen av orkesteret per : Gutter Jenter Fiolin Cello Kontrabass Bratsj SUM SUM fra 2017 Rekrutter Aspirantork Hovedork Kammerork Rekruttering En gjennomførte i august 2018 en rekrutteringskampanje. Det ble som tidligere år sendt ut flyere ved Bestum-, Skøyen-, Lilleaker- og Bjørnsletta skole. Skolene ble kontaktet direkte, og det er lagt ut informasjon om tilbudet på skolenes respektive hjemmesider. Det ble også delt ut flyere til skolestartere i flere barnehager før sommerferien. I starten av september ble det arrangert mulighet for å prøvespille instrumenter i borggården på Bestum skole. Dette var svært vellykket. Reklamering på Facebook har også vært bedre i år. 5. Konserter Konserter i egenregi: BSOA hadde huskonsert på Øraker ungdomsskole 25. april og på Øraker ungdomsskole 7. november. Huskonsertene er gratiskonserter der foreldrene bidrar med matservering. Styret holder drikke, lys, blomster og servietter. Det er foreldrekontaktene som organiserer bespisningen Sommerkonserten, for alle elevene i Bestum strykeorkester, ble holdt i Skøyen kirke 13. juni med påfølgende sommerfest i samlingssalen. Foreldrene bidro med mat/kaker til 5

6 bespisning. Det var loddsalg, hvor hver familie hadde med en premie. Alle orkestermedlemmene fikk hver sin noteperm som sommergave. Høstens store arrangement for Bestum strykeorkester var Drømmekonserten. Dette er en ordning hvor orkestre kan søke støtte til å arrangere konsert og seminar med en toppsolist tilknyttet Dextrastiftelsen. Vi fikk tilsagn og arrangerte seminar og konsert med cellisten Frida Fredrikke Waaler Wærvaagen i Holmenkollen kapell 1. desember. Seminaret hadde vi kvelden før, 30. november på Bestum skole. Konserten var svært godt besøkt, og både barn og voksne hadde en flott musikalsk opplevelse. Til denne konserten deltok også 4 av barna i kammerorkesteret som solister på Vivaldis dobbeltkonsert for to fioliner i D-dur. Foreldreorkesteret ( bestående av foreldre til medlemmer i BSO/BOSA) akkompagnerte. Konserten krevde mye planlegging og det ble nedsatt en egen konsertgruppe med ansvar for gjennomføringen. Takk til alle som deltok på sitt vis. En leide også til denne konserten lys fra Bestum skole for lyssetting av konsertlokalet. To fedre av medlemmer rigget dette opp og det ga en fin effekt. Konserten ble en flott og høytidelig avslutning på et fint spilleår. Andre konserter: UNOF har vårkonsert og høstkonsert. Aspirantorkesteret deltok sammen med hovedorkesteret i BSO på konserten arrangert 22. april på Sentralen BSO og BSOA deltok med sine medlemmer på den årlige Konserthuskonserten 9. mars. Det ble en storslått konsert med et fullsatt Oslo konserthus. Takk til foreldrevaktene! Til alle øvelser, konserter, samt generalprøver, rekrutterer styret foreldrevakter som bidrar med rigging, pausemat, ro og orden. Samt rydding etter øvelser og konserter. Foreldrevakter er svært viktig for gjennomføringen av øvelser og arrangement, takk til hver og en! 6. Seminarer BSO/BSOA arrangerer et helgeseminar for medlemmene ( minus rekruttene) på Saltø, 15 km utenfor Strømstad. Deltagelsen var overveldende med 29 medlemmer, 11 søsken og 33 voksne, samt 5 lærere. BSO leide alle husene på Saltø, styret sørget for matinnkjøp, nytt av året var forhåndsbestilling med varelevering direkte på Saltø. Foreldre delte på matlaging og rydding. Vask av husene ble satt bort. Seminaret ble ledet av Kristin Sæther Chandras, Herman Vogt, Marek Bienkunski, Sunniva Fossum og Elisabeth Carlsen. 6

7 Det var spilling hele lørdagen frem til og søndagen frem til kl 14 både med gruppeøvelser, ensembler og fellesøvelser. Det var også satt av god tid til sosialt samvær for både store og små. Flott konsert søndag før avreise. 7. Instrument- og lagerbeholdning I år er det kjøpt inn 4 stk 1/4 fioliner og 3 stk 1/8 fioliner i BSOA med støttemidler fra UNOFs instrumentfond. Det er gjennom året blitt laget en plan for utbedring av lagring av instrumentene våre. Dette for å bedre kvaliteten på lagringen. 8. Økonomi Regnskapet føres som et kassaregnskap med inn-og utgående poster innenfor kalenderåret. BSOA har god likviditet med innestående kr ,45 på felles konto for begge orkesterene, BSO/BSOA har vært et år med stabil drift. Før årsoppgjørsdisposisjoner viser regnskapet ved årets slutt et samlet overskudd for BSOA på kr 3 714,- Inntekter 2018 var kr ,-. Tilskudd og offentlig støtte var kr ,- og omfatter støtte fra Oslo kommune, Frifond fra UNOF, og momskompensasjon. En har mottatt instrumentstøtte fra UNOF. BSOA har søkt godkjenning som lotteriverdig for å kunne motta bingoinntekter i fremtiden. Vi fikk kr ,- i konsert- og seminarinntekter. Utgifter i 2018 var kr ,-, med et totalt overskudd på kr 3 714,- For detaljer vises til regnskap 2018 med oversikt i vedlegg. Oslo, februar 2019 Ingeborg Berge Vestøl Styreleder, Bestum strykeorkester 7

8 Bestum Strykeorkester Aspirant - BSOA Regnskap 2018 Resultat pr.: Bokført Budsjett Avvik Inntekter Tilskudd og støtte Medlemskontingent Salg av spilletimer Instrumentutleie Konsert- og seminarinntekter Renter og diverse inntekter 127 Sum inntekter Utgifter Kontingent og forsikring Honorar dirigent etc Kjøp av undervisningstjenester Instrumentleie, innkjøp og vedlikehold Konsert- og seminarutgifter Gebyrer og diverse utgifter Diverse 0 Sum utgifter Resultat Saldo pr på felles konto med BSO: kr ,45 Mottatt støtte BSOA 2018 De Unges Orkesterforbund, instrumentfond 14000,00 De Unges Orkesterforbund, frifond 19925,00 De Unges Orkesterforbund Oslo, kommunal støtte 36475,00 De Unges Orkesterforbund, momskomp 3493,00 Sum 73893,00 Oslo, 12/ Ingeborg Berge Vestøl Styrets leder Arne Skaaland Sætremyr Kasserer 8

9 Bestum Strykeorkester Aspirant - BSOA Budsjett 2019 INNTEKTER Noter Antall Pris Delpost Budsjett Tilskudd og støtte Oslo kommune (UNOF) Frifond UNOF Momskompensasjon (UNOF) Konsertstøtte, Oslo Musikkråd Instrumentstøtte (UNOF) 0 Konsertstøtte Ullern Bydel 0 Sponsormidler 0 Medlemskontingent Rekrutter (inkl. Permisjon) Aspirantorkester Søskenmoderasjon Salg av spilletimer Par Undervisning Individuell Undervisning Instrumentutleie Konsert- og seminarinntekter Konserter sommer(billetter) Saltø Egenbetaling medlemmer Foreldrebetaling Renter og diverse inntekter 500 Sum inntekter UTGIFTER Noter Antall Pris Delpost Budsjett Kontingent og forsikring Kontingent UNOF, medl under 10 år Kontingent UNOF, medl over 10 år Kontingent UNOF, Styre (min 10 kr.) Kontingent UNOF, orkester Forsikring, ulykke og instrument Forsikring, uten instrument Honorar dirigent etc Dirigent Aspirantorkester (OMK) Annet arbeid Annet utenom OMK 0 Kjøp av undervisningstjenester OMK Private Instrumentleie, innkjøp og vedlikehold Leie OMK Vedlikehold mm egne instrumenter, inkl oppgradering av lager Kjøp av instrumenter8kjøp av instrumentkasser og trekk) Noter 650 Konsert- og seminarutgifter UNOF-konsert Oppstartsseminar Sommerkonsert (dirigenter + lærere) Samspill for rekrutter (2 ganger, 2 lærere hver gang) Sommerkonsert, pianist Leie lokaler(sommerkonsert) Bevertning, PR, elevgaver, blomster Saltø Dirigent/instruksjon Hytteleie Mat/drikke Gebyrer og diverse utgifter Annet inkl. sosiale arr Særlige satsningspunkt 0 Uspesifisert 0 Sum utgifter Resultat

10 10