Klubbhåndbok LANDE IDRETTSFORENING OPPDATERT

Transkript

1 2019 Klubbhåndbok LANDE IDRETTSFORENING OPPDATERT

2 Innholdsfortegnelse Generell informasjon... 3 INNLEDNING... 4 Visjon og verdigrunnlag... 4 STYRETS OPPGAVER... 4 Styreleders hovedoppgaver... 4 Nestleders hovedoppgaver... 4 Sportslig leder... 4 Økonomiansvarligs hovedoppgaver... 5 Sekretærs hovedoppgaver... 5 KOMITEER, UTVALT OG ANDRE SENTRALE FUNKSJONER... 5 Valgkomite... 5 Lagleder / Trener... 5 Dommerkoordinator... 6 Ansvarlig for politiattester... 6 Baneansvarlig... 6 Sponsor og dugnadsansvarlig... 6 Jenteansvarlig... 6 Oppmann... 7 Sportslig Utvalg... 7 Anleggskomite... 7 Materialforvalter... 7 KLUBBENS ANLEGG... 7 Garderober og bruksområder i klubbhus... 7 Uteområder... 8 PLAN, MÅLSETTING OG KRAV... 8 Sportslige planer og målsettinger... 8 Sosiale planer og målsettinger... 8 Utdanning og kompetanse... 8 Krav som stilles... 8 ØKONOMI... 9 Kontingent og treningsavgift... 9 Dugnader/Sponsorer... 9 Budsjett SPORTSLIG

3 Påmelding til turnering Spilleroverganger Lagoversikt Treningstider Kampoversikt VÅRE STØTTESPILLERE

4 Generell informasjon Lande IF er en fleridrettsklubb som i dag består av to fotballag. Lande IF ble stiftet 2.mars Besøksadresse: Wisløffs vei 6, 1726 Sarpsborg Postadresse: Wisløffsvei 6, 1726 Sarspsborg E-post: post@landeif.no Hjemmeside: Organisasjonsnummer: Kontonummer: Vipps: Klubb / Kiosk Lande IF er et idrettslag med juridisk ansvar. Klubben er medlem i Norges Fotballforbund (NFF) og derigjennom i Østfold Fotballkrets (ØFK). Sittende roller i klubben Navn Kontakt Styreleder Kjetil Nordhavn / leder@landeif.no Nestleder Henning Olsen / nestleder@landeif.no Styremedlem Therese Gustavsen / post@landeif.no Styremedlem Siw Nordhavn / admin@landeif.no Styremedlem Christer Lindberg / sportslig@landeif.no Varamedlem Ingalill Gustavsen / Kiosk@landeif.no Lagleder / Trener 7`er G19 Junior under 6år Junior over 6år Sekretær Økonomiansvarlig Kioskansvarlig Materialforvalter Sportslig leder Anleggskomite Sponsor og Dugnadsansvarlig Baneansvarlig Dommerkoordinator Oppmann Jenteansvarlig Christer Lindberg Christer Lindberg Michael Nordhavn Jesse Eriksen Kjetil Nordhavn Andrè Sørensen Therese Gustavsen Siw Nordhavn Ingalill Gustavsen Kjetil Nordhavn Christer Lindberg Kjetil Nordhavn, Henning Olsen og Christer Lindberg Kjetil Nordhavn og Christer Lindberg Ikke tildelt Ikke tildelt Ikke tildelt Ikke tildelt Valgkomite leder Knut Olav Valgkomite medlem Michael Nordhavn Valgkomite medlem Jesse Eriksen Valgkomite vara Bjørn Gustavsen Revisor Nettsideansvarlig Ansvarlig for sosial medier Anders Auberg og Bjørn Gustavsen Siw Nordhavn Therese Gustavsen, Jesse Eriksen 3

5 INNLEDNING Klubbhåndboken skal være et hjelpemiddel og styringsverktøy for alle ledere, spillere, tillitsvalgte og medlemmer i Lande IF. Styrets sekretær har ansvar for vedlikehold av håndboken, samt at alle styrets medlemmer og tillitsvalgte i klubben tildeles håndboken. Klubbhåndboken blir gjort tilgjengelig via klubbens hjemmeside. Visjon og verdigrunnlag Lande IF skal være en god ambassadør for lokalmiljøet på Opsund, og aktivt bidra til å spre glede og engasjement rundt klubbens og bydelens aktiviteter. Nye og gamle medlemmer skal alltid føle seg velkommen og inkludert i klubben, og det skal være gøy og inspirerende å være medlem av Lande IF. STYRETS OPPGAVER Styret skal avholde minimum 4 ordinære styremøter per år, i perioder med mange saker og oppgaver vil det avholder oppfølgingsmøter iht vurdering fra styret som en helhet. I ordinære styremøter skal følgende saker vurderes/ gjennomgås fast: - Uløste oppgaver av prioritet - Økonomistatus - Oppstart av barneidrett - Status på oppussing av anlegg - Dugnadsplanlegging og innhenting av sponsorer - Dommere i klubben - Nye saker I tillegg har styret ansvaret for å utarbeide og videreutvikle langsiktig og kortsiktig strategi samt handlingsplaner og jobbe kontinuerlig med disse. Styreleders hovedoppgaver - Fastsette agenda for styremøter og lede møtene - Overordnet ansvar for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer for klubben - Hovedansvarlig for kontakten med NFF/ Krets - Klubbens pressekontakt - Skal ha tilgang til FIKS - Overordnet ansvar for fordeling av oppgaver, samt følge opp at de blir utført til gitte frister Nestleders hovedoppgaver - Lede styremøter når leder ikke kan være tilstedet - Hovedansvar for klubbens anlegg - Klubbens pressekontakt - Skal ha tilgang til FIKS Sportslig leder - Hovedansvarlig for sportslig utvikling, herunder talentutvikling - Lede sportslig utvalg (dersom dette er satt opp i klubben) som består av en sportslig ansvarlig fra hvert lag - Ansvar for utvelgelse og ansettelse av trenere til de aktuelle lag. Dette gjøres med bistand i fra leder 4

6 - Holde jevnlige møter med trenere i de ulike lag - Koordinere arbeidet med tildeling av treningstider Økonomiansvarligs hovedoppgaver - Lede og koordinere økonomiarbeidet - Koordinere og lede budsjettarbeidet, og sikre gjennomføring i tråd med Styrevedtak og Årsmøtevedtak - Rapportere økonomisk status på styremøtene, og foreslå tiltak om regnskapet viser vesentlige avvik fra budsjett - Skal ha tilgang til FIKS Sekretærs hovedoppgaver - Sende innkalling til styremøter - Referere fra styremøtene og føre protokoll, samt publisere denne iht til rutiner - Oppdatere «Klubbhåndboken», samt gjøre denne tilgjengelig for styret/tillitsvalgte - Ansvarlig for oversikt og vedlikehold av klubbens dokumenter - Koordinere arbeidet med innsamling og sammensetning av Årsmelding KOMITEER, UTVALT OG ANDRE SENTRALE FUNKSJONER Klubben benytter seg av ulike roller og utvalg som utnevnes av Årsmøte/Styret. Valgkomite Oppnevnes av Årsmøtet, og rapporterer til Årsmøtet. Valgkomiteen har ansvaret for å innstille navn på kandidater til klubbens styre og revisorer som skal velges inn på Årsmøtet. Valgkomiteen har kanskje den viktigste oppgaven i en klubb, finner rett person til rett verv. Valgkomiteens hovedoppgave er å innstille til neste års styresammensetning samt innstille til revisorer for neste års sesong. Når innstilling til styre skal gjøres er det viktig at valgkomiteen tenker igjennom hva de ønsker av kvalifikasjoner i styrets medlemmer, det er tross alt styre som skal drifte klubben iht til årsmøtets vedtak gjennom året. Rett personer som revisor er også en viktig faktor, revisor får umiddelbart en tillit fra klubben ved at de gis fullt innsyn i klubbens økonomi. Det er derfor viktig at de som velges til revisor er nøyaktig og lojale, samt bevisst sin taushetsplikt ovenfor den informasjon de erverver seg i sitt arbeid i klubben. Lagleder / Trener Oppnevnes av styret, og har følgende oppgaver: - Rapporterer til Sportslig - Skal være lagets administrative leder, og har ansvar for at organiseringen av det praktiske rundt laget fungerer - Ansvarlig for at spillernes personlige informasjon (navn, fødselsdato og kontaktinfo) til en hver tid er oppdatert - Orientere Oppmann om spillere som kommer til og som forlater klubben - Arrangere forelde- og spillermøter i samarbeid med trenerne - Informasjonsansvarlig til og for sitt lag, samt innrapportering av resultater eller annen informasjon til klubbens nettansvarlig. - Ansvarlig for påmelding til turneringer - Ansvarlig for påfylling av medisinskrin og innkjøp av utstyr i samarbeid med Materialforvalter 5

7 - Ansvarlig for utfylling av dommerkort, samt kontroll og signering av dette i sammenheng med gjennomføring av kamper - Ansvarlig for mottak av dommerregning og å sørge for at denne blir levert økonomiansvarlig ved tidligste anledning etter kamp - Ansvarlig for intern registrering av gule/røde kort, samt oppfølging av eventuelle suspensjoner - Ansvarlig for omramming av kamper - Logistikkansvarlig ved bortekamper - Skal ha tilgang til FIKS Dommerkoordinator Oppnevnes av styret, inngår i Sportslig Utvalg og har følgende oppgaver: - Legge til rette for rekruttering og utdanning av dommere - Sette opp dommere i alle kamper hvor kretsen ikke har ansvar for dette - Opplæring og informasjon til spillere og ledere om regler og retningslinjer - Ansvarlig for Årsmeldingen for dommervirksomheten i klubben Ansvarlig for politiattester Oppnevnes av styret, og har følgende oppgaver: - Rapporterer til Styret og Sportslig leder - Sportslig leder / Styrets leder rapporterer til ansvarlig for politiattester med informasjon om hvem som må sjekkes. - Innhente politiattest for lagledere, trenere og andre som skal delta i aktivitet med barna - Loggføre ved innhentet politiattest, iht rutiner. - Makulere politiattest etter sjekk. Baneansvarlig Oppnevnes av styret, og har følgende oppgaver: - Ansvar for drift og vedlikehold av klubbens bane, herunder kontakte kommunens vaktmestertjeneste ved behov - Ansvarlig for utstyr benyttet til oppgavens formål - Støtter Sportslig Utvalg med fordeling av trening- og kamptider - Har siste ord i forhold til stenging av banen ved behov, samt å sette opp merking som informerer om dette - Ansvarlig for merking av banen til kamp - Vedlikeholde og sikre mål tilhørende banen Sponsor og dugnadsansvarlig Oppnevnes av styret, og har følgende oppgaver: - Rapporterer til styret - Ansvarlig for å innhente dugnader - Ansvarlig for å informere om kommende dugnader til medlemmer i god tid før dugnad skal utføres - Ansvarlig for å sette inn medlemmer til å utføre dugnader - Sende oversikt over hvor mange fra hvilket lag som stilte og fordeling i antall timer eller prosent. - Sende inn fakturering grunnlag til økonomiansvarlig dersom dugnaden skal faktureres. Jenteansvarlig Oppnevnes av styret, inngår i Sportslig Utvalg og har følgende oppgaver: 6

8 - Legge til rette for rekruttering og oppfølging av jenter til klubben Oppmann Oppnevnes av styret, og har følgende oppgaver: - Rapportere direkte til styret - Koordinere, støtte og samarbeide med laglederne i klubben - Overgangsansvarlig i klubben for videre saksgang ved overganger inn og ut av klubben - Sørge for at medlemmer har tilgang til og setter seg inn i Klubbhåndboken - Skal ha tilgang til FIKS Sportslig Utvalg Sportslig utvalg ledes av sportslig leder. I utvalget inngår sportslig ansvarlig for de ulike seksjonene, samt Dommerkoordinator og Jenteansvarlig. Sportslig utvalg har følgende oppgaver: - Utarbeide retningslinjer for det sportslige arbeidet i klubben og utarbeide hjelpemidler for trenerne - Oppfølging av og støtte til trenerne - Ansvar for koordinering og gjennomføring av hospitering - Hovedansvar for treningstider og banefordeling for de enkelte lag - Koordinere interne kurs for trenere og ledere - Sørge for at ledere og trenere får et utdanningstilbud som er i samsvar med klubbens behov/målsetting - Ansvarlig for at det arrangeres fotballskoler o.l. i klubbens regi Anleggskomite Komiteen oppnevnes av styrets nestleder som også leder/koordinerer komiteen. - Komiteen skal jobbe langsiktig for å skaffe tilstrekkelig anleggskapasitet - Komiteen skal utarbeide plan for klubben sin utvikling fremover på anleggssiden. Planen skal legges frem for styret til godkjenning - Ha løpende kontakt med kommunale avdelinger for å sikre at vi er tidlig inne i planprosessen - Påvirke/drive "lobbyvirksomhet" ovenfor kommunale instanser og politikere for å sikre at våre synspunkter og behov blir tatt på alvor - Ha det overordnede ansvar for at våre anlegg til enhver tid holder en forsvarlig og god standard. Planen skal legges frem for styret til godkjenning Materialforvalter Oppnevnes av styret, og har følgende oppgaver: - Ansvar for oversikt over utstyr som tilhører Lande IF - Ansvarlig for klubbens utstyrslager - Koordinere anskaffelser av utstyr i samarbeid med lagledere og trenere KLUBBENS ANLEGG Garderober og bruksområder i klubbhus Alle lag skal rydde og feie garderobene etter bruk, samt sørge for at andre rom er i tilfredsstillende stand. Dette gjelder også for bortegarderobe ved kampavvikling. 7

9 Oppmann/lagleder skal ha egen nøkkel til klubbhus. Uteområder Alle uteområder på eiendommen skal være tilgjengelig for lokalbefolkningen og andre når denne ikke er i bruk av klubben. Etter kamp og trening skal uteområdene forlates er i tilfredsstillende stand, med dette menes at søppel plukkes opp og kastes, gressbanen stampes der hvor skade har skjedd og mål settes på plass i forsvarlig stand PLAN, MÅLSETTING OG KRAV Klubbens strategi, målsettinger og handlingsplaner utarbeides av styret. Årlige handlingsplaner skal utarbeides av hvert enkelt lag, noe som vil legges til grunn for lagets og klubbens totalbudsjett. For detaljer vises til klubbens handlingsplan. Sportslige planer og målsettinger Basert på planene i de forskjellige lagene setter lagleder, i samarbeid med Oppmann, opp målsettingen for sesongen (sportslig og sosialt) og presenterer dette for styret. Sosiale planer og målsettinger Hovedmålet skal være å etablere et trygt, inspirerende og godt sosialt miljø i og rundt klubben. - Ledere og spillere skal delta på dugnadsaktiviteter som er til nytte for lag og klubb - Hvert lag skal ha flere sosiale aktiviteter i løpet av sesongen. Noen av disse skal være faste arrangementer som er forankret i hele klubbens organisasjon (Sommerfesten, Opsunddagen, Sesongavslutning) Utdanning og kompetanse Det er viktig og nødvendig for klubben at dens ledere og tillitsvalgte har den kompetanse som kreves i de rollene de innehar. Derfor er klubben ansvarlig for å gi og vedlikeholde kompetanse for dens medlemmer. Klubben mottar med jevne mellomrom tilbud om kurs og konferanser, og skal i størst mulig grad tilrettelegge for at medlemmer som kan nytte seg av disse får dette tilbudet. Klubben dekker kursavgift og litteratur der dette er relevant. Alle tillitsvalgte og personer med roller i klubben skal ha gått gjennom Klubbhåndboken før sesongstart. Oppmann er ansvarlig for at dette er gjennomført. Krav som stilles Til klubben: - Sørge for utdanning og rett person på rett plass - Støtte laglederne, trenerne og Oppmann i arbeidet - Arrangere minst ett medlemsmøte i året i tillegg til Årsmøte - Sørge for lokaler, treningsforhold, sosiale og sportslige aktiviteter - Sørge for egnet utstyr i form av drakter, baller og lignende Til ledere: - Sette spillernes mål foran egne mål - Være forbilder og være rettferdige 8

10 - Vise respekt for dommere - Være lojale mot klubbens mål og følge etikk- og holdningskrav - Ikke benytte seg av rusmidler når de representerer klubben - Bidra til vedlikehold av anlegg, slik som rydde/feie i garderober og gå over utearealet etter bruk - Kjenne til NFFs regelverk Til lagkaptein (velges av trener/lagleder): - Skal sammen med dommer sørge for at kampene gjennomføres etter reglene (Fair Play) - Skal være bindeledd mellom egne spillere og dommer under kamp - Sørge for at egne spillere innretter seg etter dommerens avgjørelser og anvisninger Til spillerne: - Skal ha orden over eget og klubbens utstyr - Skal ha respekt og toleranse ovenfor medspillere og motspillere - Ikke benytte seg av rusmidler når de representerer klubben - Vise positive holdninger og har respekt for dommer før, under og etter kamp - Bidra til vedlikehold av anlegg, slik som rydde/feie i garderober og gå over utearealet etter bruk - Følge god folkeskikk Følges ikke etablerte spilleregler vil dette få konsekvenser for den enkelte spiller og leder, og i enkelte tilfeller laget. Styret avgjør i hvert enkelt tilfelle eventuelle straffereaksjoner iht lovnormen for medlemmer som bryter reglementet i klubben. ØKONOMI Klubben er avhengig av medlemmenes og spillernes dugnadsinnsats for å drives, i tillegg til innbetaling av medlemskontingent og treningsavgifter. Kontingent og treningsavgift Medlemskontingent og treningsavgift bestemmes av Årsmøtet. Alle medlemmer i Lande IF faktureres med 14 dagers betalingsfrist snarest mulig etter gjennomført årsmøte, faktura sendes på bakgrunn av medlemslister fra lagerleder/sportslig leder. For medlemmer som opplever vanskeligheter med betaling av kontingent kan ta kontakt med økonomiansvarlig for utsettelse eller oppdeling av kravet, se økonomihåndboken for hvilke løsninger vi tilbyr. Medlemmer som ikke har betalt innen forfall og purringer, har ingen rett til å trene eller spille kamper. Utestående krav blir sendt til inkasso etter purring. Blir medlemskapet avbrutt og deler av kontingent er akseptert som fullt oppgjør vil spilleren ha karantene fra å delta i klubbens aktiviteter påfølgende år. Dugnader/Sponsorer Hvert enkelt lag plikter å delta på dugnader arrangert av klubbledelsen. Inntekter på dugnader arrangert av klubben fordeles mellom lag og klubb basert på oppmøte og innsats. Lag som på eget initiativ skaffer egne dugnader eller sponsorer må få dette godkjent av styret. Inntektsfordelingen av slike inntekter fordeles med 30 % til klubben og 70 % til laget. Tiden lagene bruker på egne dugnader kommer i tillegg til klubbens dugnader. Klubben pr. i dag nedenstående faste dugnader: 9

11 - 17.mai Gjennomføres hovedsakelig av styrets medlemmer, med støtte fra spillere - Salg av 08 hefter - Gjøres tilgjengelig i mars/april og i september/november Hvert medlem i klubben forventes å kjøpe selv eller selge videre minimum fire hefter i året, to i mars/april og to i september/november - Juniorgruppene fra 6år får utdelt loddbøker 1-2 ganger i året, hvilket vi ønsker de skal selge mest mulig lodd. - Opsunddagen Gjennomføres av styrets medlemmer samt klubbens spillere - Oppussing av anlegg Styres av anleggskomiteen, utføres av medlemmer og ledere iht til handlingsplan utarbeidet. Budsjett Økonomien er lagt opp slik at hvert enkelt lag disponerer sitt eget budsjett innenfor rammene gitt av klubbens budsjett. SPORTSLIG Under følger praktisk informasjon for lagledelse til hvert enkelt lag. Påmelding til turnering Påmelding til hver turnering gjøres av lagleder i samråd med Oppmann. Spilleroverganger Spilleroverganger skal gjennomføres i henhold til NFFs lover. Lagleder tar kontakt med Oppmann i hvert tilfelle for å sikre at overgangen blir gjennomført på riktig måte. Lagoversikt Lagleder for hvert enkelt lag er ansvarlig for at spilleroversikten alltid er oppdatert. Endringer rapporteres fortløpende til Økonomiansvarlig. Dette er viktig med tanke på kontingenter, forsikring og spilleberettigelse. Treningstider Det er i dag ingen kriterier for tildeling av treningstid. Kampoversikt Kampoversikt blir gjort tilgjengelig på klubbens hjemmeside, samt i papirform til hver enkelt spiller. Lagets kamper kan også finnes på Min Fotball-appen, samt på kretsens hjemmesider. Endringer blir kommunisert til den enkelte lagleder. VÅRE STØTTESPILLERE 10

12 11