Mottak Realitetsbehandling Mangler Politisk behandling

Transkript

1 Mottak Realitetsbehandling Mangler Politisk behandling 1

2 Mottakskontroll / Realitetsbehandling 2 Arbeidsmetode Alternativ 1 - Grov-sortering + Sjekke at alle dokumentene er der + videresending til andre myndigheter + sende foreløpig svar + ev. mangel på dokument. Senere fin-sortering/behandling alle detaljer Alternativ 2 - «Alt-i-ett-behandling»

3 Det viktigste i byggesaken. Hva skal vi vurdere? 3 - Få det gjort (Steng det andre ute. Det er dette du er betalt for å gjøre) - Skaff oversikt -Søker er ansvarlig for at det er ryddig/oversiktlig. -Du skal ikke måtte rydde i annens rot. -Bitene i konfektesken, - er de der? - La de andre gjøre jobben (Du skal avgjøre ikke produsere) Kommunen skal legge søkers opplysninger til grunn (PBL 21-4,1). Det første «overblikk» a) Er alle dokumentene der? (Alle bitene i konfektesken) b) Hva går prosjektet ut på? (Kjernen i saken) c) Er det håp for dette prosjektet? (Åpenbar i strid med plan) (Har ikke infrastruktur - VVA)

4 Mottaksprosess Kommunens mottak har 3 valg: 4 Sak inn Alt.1 Mangel - Mindre mangler. Mangelbrev (1) Svarfrist + fristutsettelse Mottatt Søknad - Registrering av sak - «Grov-sil». Raskt sortere om søknaden er klar til behandling - Sende standard «foreløpig svar» 3 muligheter: - Oppdaget mangel (1) - Sende på høring (2) - Avvisning eller realitetsbehandling (3) Sjekkliste. «Grov-sil» Foreløpig svar Alt.2 Høring/uttalelse - Eksterne myndigheter - Før saken kan behandles. (Samordning. PBL 21-5 og SAK ) - Uttalelse fra andre myndigheter. Fylkesmann/Fylkeskommune. Vegvesen. Forurensning/Utslipp. Kulturminne. (Flere.) - Evt. om offentlig/privat VVA er OK Sjekkliste aktualitet + Oversendelsesbrev Svarfrist + fristutsettelse Alt.3 Avvisning eller Realitetsbehandling - Vedtak om avvisning. Vesentlige mangler. - Vedtak om Avslag - Vedtak om tillatelse (med evt. vilkår. Sjekkliste. «Fin-sil» Vedtak tillatelse mv. Vedtak Avvisning Standard Klageinfo Tilsyn -Søknadsbehandlingsprosess stopper ikke. Den må følge frister. -Tilsynet må gå sitt eget løp. Dokumenttilsyn/Plasstilsyn. Får egne resultat og konsekvenser. Ulovlighet. -Sanksjoner (Flere.)

5 Mottakskontroll 5 Mottakskontroll Merknader a) Høring Ved videresending på høring, sett frist for svar. Meld til SØK om fristutsettelse b) «Ta en telefon» Sterkt ønske fra næringen. Risiko for manglende referanse til behandlingsfrist - Telefonsamtale må bekreftes med epost - Vil være en type mangelbrev og må registreres på sak c) Mangelbrev Gjelder mindre mangler - ikke vesentlige mangler. (Hva er forskjellen på mindre/vesentlige mangler?) Mangelbrev - Ikke vedtak. Frist for svar. Meld om fristutsettelse. d) Retur Bruk helst ikke ordet «retur» som sakstype. - Sendes saken «i retur» er den avvist eller avslått e) Avvisning Må skje innen kort tid. Vedtak, kan påklages. Begrunnelse. -Må være vesentlige mangler -Tiltaket er ikke søknadspliktig -Søknad ikke samsvar med SAK f) Avslag Vedtak, kan påklages. Begrunnelse. Ikke samsvar med PBL (Dokumenter, Plan, VVA mv.) - Gebyr g) Kreve (mer) uavhengig kontroll Vedtak. Kan påklages. Begrunnelse. h) Føre tilsyn Tilsyn avbryter ikke en saksprosess. Tilsyn løper parallelt med saksprosess.

6 Det viktigste i byggesaken. Hva skal vi vurdere? 6 1 Registrering (SAK10 6-4,a) tiltakets art og formål (Bygningstype) (SAK10 6-4,b) størrelse, bruksenheter, utnytting (TEK17 kap 5og6) 2 PBL 1-8 Samsvar m/ plan Forbud strand/sjø (SAK10 6-4,c) Avklaring i forhold til plangrunnlaget - Du må ikke kontrollere arealopplysninger 3 PBL Kap.27 VVA (SAK10 6-4,g) Sikret VVA. Infrastruktur (PBL 18-1). 4 PBL 21-3 Nabo (SAK10 6-4,i) Sikre at naboer blir varslet og at ev. merknader er behandlet av søker + vurdert av saksbehandler. 5 PBL Kap.23 Ansvar (SAK10 6-7/8) Ansvar ført i gjennomføringsplan. (PBL 21-4, 2.ledd.) 6 PBL Kap.24 Kontroll Ev. kreve uavhengig kontroll ut over obligatoriske 7 PBL 28-1 Byggegrunn Miljøforhold. Er regul.plan sjekket ut? Har søker sjekket? 8 PBL 29-4 Høyde, avstand (SAK10 6-3) Godkjenne plassering Inkl. toleransekrav. Kritisk plassering? Situasjonsplan. 9 PBL 29-2 Form. Estetikk (SAK10 6-4,d) Visuell utforming. Fasadetegning /Situasj.plan 10 PBL 29-3 UU Universell utforming (TEK17 kap 8 + TEK17 kap 12) 11 Sikkerhet mot (SAK10 6-4,e) sikkerhet mot fare (Sikringstiltak) fare 12 Naturtyper (SAK10 6-4,f) forholdet til utvalgte naturtyper (der det ikke er avklart i plan TEK17 9-4) 13 PBL 19-2 Dispensasjon (SAK10 6-4,h) behov for-, og eventuell egen behandling 14 PBL 21-5 Samordningsplikt (SAK10 6-2) Høring andre myndigh. (SAK10 kap 7) Tidsfrister. 15 PBL Sluttkontroll Ferdigstilling SAK10 kap 8 + PBL 31-2, 4.ledd (eksist. Bygg)

7 Hva skal kommunen sjekke i TEK? 7 (PBL 21-4,1.ledd: Kommunen skal i saksbehandlingen legge til grunn tiltakshavers eller det ansvarlige foretakets opplysninger om at tiltaket oppfyller tekniske krav) Oppfyllelse av TEK17 er ikke kommunens ansvar. Hva prioriterer saksbehandler tiden til? -Hva er viktigst for kommunen å sjekke? -Hva «plukker» du ut, - hvorfor? -Hva med kvaliteten på det du ikke ser, - det du ikke kan så mye om? TEK10 kap 6 Beregningsregler Etasjetall og høyder TEK10 kap 7 Sikkerhet mot naturpåkjenninger Ras, Flom (Plan) TEK10 kap 8 Opparbeidet uteareal UU (?) TEK10 kap 9 Ytre miljø TEK10 kap 10 Konstruksjons-sikkerhet Snø- og vindlast TEK10 kap 11 Sikkerhet ved brann Brann, Lyd TEK10 kap 12 Planløsning og bygningsdeler i Bod, planløsning bad (UU) byggverk TEK10 kap 13 Inneklima og helse Lys/Ventilasjon. Utsyn/dagslys TEK10 kap 14 Energi Varme/Energi Tankemodell - Risiko. Helse-Miljø-Sikkerhet? Kan komme i erstatningsansvar hvis en tillater tiltak i rasutsatt område (flom/byggegrunn)

8 Søknadsbehandling Kommunens rolle - TEK Kommunen skal legge søkers opplysninger til grunn (PBL 21-4,1). 8 Uenighet eller Tvil - om TEK (løsning) Foretaket er ansvarlig for løsningsvalget. Foretakene avgjør spørsmålet. a) Kommunen kan be om at foretaket påviser samsvar med lovverket. Der kommunen etterprøver opplysninger - blir regnet som tilsyn Obs. Tilsyn avbryter ikke saksbehandlingsfrister b) Kommunen kan kreve mer uavhengig kontroll etter PBL 24-1b. Kravet må begrunnes, - kan påklages. (ev. fristutsettelse) c) Vedtak om byggestopp (v/søknad om FA) - kan påklages. Kommunen må melde fra om fristutsettelse / vedta byggestopp mens foretakene avklarer. Husk svarfrist.

9 Mindre mangler 9 Ikke krev mer enn det som trengs. (PBL «de opplysninger som er nødvendige») SAK «relevante for tiltaket og nødvendige for kommunens behandling VSAK «.mindre feil eller mangler som ikke er til hinder for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket jf. PBL 21-2,1.ledd.» VSAK10 7-2,1.ledd. «Frister som følger av SAK og PBL 21-7 kan forlenges med den tid som medgår til feilretting eller supplering av opplysninger». «.Kommunen har i slike tilfeller også mulighet til å fatte vedtak om rammetillatelse dersom søker ønsker dette, med vilkår om at dokumentasjonen kompletteres med feilrettinger og suppleringer før igangsettingstillatelse. Dette for å unngå at søknader som for eksempel - mangler en underskrift, - målsetting på tegninger/situasjonskart, - inntegning av terreng og kotelinjer på tegninger/situasjonskart eller - beregning av grad av utnytting» MEN Noen kommuner vil oppfatte dette siste som vesentlige opplysninger. Det blir vanskelig hvis kommunen skal tilskrive søker i alle saker for å gjøre det om til ramme? + Tiden går + Gebyrkostnad.

10 Vesentlige mangler VSAK «Fullstendig søknad jf. PBL 21-7,..søknaden må være godt nok dokumentert til å kunne tas under behandling». «opplysninger som er nødvendige, ytre rammer, oppl. om plan, plassering, visuell utforming og ansvarsretter, viktige overordnede krav» 10 Eksempler på at søknad ikke er fullstendig, kan være: situasjonsplan med tiltaket inntegnet mangler, tegninger av tiltaket mangler, at det ikke er gjennomført korrekt nabovarsling, det mangler nødvendige erklæringer om ansvarsrett, jf. VSAK10 5-4, 1.ledd bokstav q. Nødvendighetskriteriet i PBL 21-2 («..de opplysninger som er nødvendige») er viktig siden reglene er relativt fleksible når det gjelder muligheten for å unnta fra visse dokumentasjonskrav». Vesentlige mangler - Avvisning. Er det vesentlige mangler kan saken avvises (sendes i retur). Viktige overordnede krav, manglende -ansvar, -disp., -rettigheter til byggegrunn mv. Ikke nok opplysninger til at kommunen kan ta saken til behandling. Saken må ha nødvendige opplysninger jf. PBL 21-7 og skal være tilstrekkelig opplyst etter FVL 17,1.ledd. Vedtak om avvisning har klageadgang. Vesentlige mangler Avslag. PBL 21-4,1.ledd, «,gi tillatelse dersom tiltaket ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven» (Pbl er en «JA-lov») Tiltaket er ikke i samsvar med plan. (-eller påvist nødv./påkrevet infrastruktur)

11 Mangler - etter at tiltak er bygd 11 Mindre mangler. Det er lagt opp til at ferdigattest er det obligatoriske. PBL 21-10,3.ledd: «Når det gjenstår mindre vesentlig arbeid og kommunen finner det ubetenkelig, kan det utstedes midlertidig brukstillatelse for hele eller deler av tiltaket» VSAK 8-1,4.avsnitt «Der det gjenstår mindre arbeid, og kommunen har oversittet fristen, bør det kunne gis midlertidig brukstillatelse med tidsplan for utførelse av gjenstående arbeid eller utbedring av mangler. Denne tidsplanen må da tas inn i gjennomføringsplanen (SAK10 5-3)». VSAK10 8-1,6.avsnitt. Bruk av midlertidig brukstillatelse er et unntak jf. PBL 21-10, 3.ledd. «Det skal i brukstillatelsen stilles krav om ferdigstillelse ved konkret angivelse av vilkår og tidsfrist for oppfyllelse. Dersom gjenstående arbeider ikke blir utført innen fristen, skal kommunen gi pålegg om ferdigstillelse, m/evt. sanksjoner etter PBL kap.32.» VSAK10 8-1,5.avsnitt «kommunen kan gi ferdigattest selv om det foreligger bagatellmessige overtredelser» jf. PBL 21-10,1.ledd. «.konsekvens av at enkelte overtredelser er så små at kommunen har lovfestet adgang til å unnlate å forfølge dem» jf. PBL 32-1,2.ledd. Skille mellom vesentlige mangler og mindre mangler Kommunen kan unnta dokumentasjonskrav jf. PBL 21-7,1.ledd. VSAK «Er overtredelsen av mindre betydning, kan kommunen avstå fra å forfølge ulovligheten. Beslutning om dette er ikke enkeltvedtak» jf. PBL 32-1,2.ledd.

12 Mangler (oppsummering). Mindre / Vesentlige Mindre betydning «Filleting» Søknadsbehandling. Dette «lar vi gå» - Gi tillatelse ev. m/ Vilkår Legge søkers opplysninger til grunn (PBL 24-4,1) Du kan unnta dokumentasjonskrav (PBL 21-4,1) (SAK10 5-4) Søknad FA Bagatellmessige overtredelser (PBL 21-10, ,2) Mindre vesentlige mangler Søknadsbehandling Supplering av opplysninger Mangelbrev for å inndrive komplett søknad -eller- Gi RT med vilkår om retting av mangler. + ev. uavhengig kontroll (Sak ) Telefonsamtale skal bekreftes i mail. Estetikk er kravene gjort tydelige? Gi frist for innlevering. Søknad FA Gjenstår mindre arbeid = MB. Husk vilkår for FA Vesentlige mangler Søknadsbehandling Avvisning/Avslag Avvisning (ikke ta til behandling pga. ikke nødvendig opplyst) (PBL FVL 17,1) Avslag (ta til behandling søknad som er i strid m/best.) (PBL 21-4,1) Plassering /Situasjonsplan (Sak10 6-3) Arealplan (Sak 6-4,c) Tegninger /Form/Est. (Sak10 6-4,d) VVA (Sak10 6-4,g) Naboer (Sak10 6-4,i) Ansvar (Sak10 6-7/8) Søknad FA Vurder pålegg - byggestopp

13 Samtale. Mottakskontroll Ta stilling til reaksjon: -1) Mangelbrev 2) Realitetsbehandling/avvisning. (Tilsyn vil være en parallell saksføring og holdes utenfor her) Eksempel på en hendelse Reaksjon? A Småmangler i alle dokumenter. Noen kryssbokser er ikke utfylt. Det mangler en signatur. B Feilberegning av areal. (Har feilen store konsekvenser, HMS?) C (Åpenbar) Feil i TEK17. (Har feilen store konsekvenser, HMS?) D 3.gang at foretaket har sendt inn en situasjonsplan som mangler avkjørsel E Avstand til nabogrense er kritisk og ikke vist i situasjonsplan 13

14 Politisk behandling 14

15 Politisk behandling (1 av 3) 15 Kommunestyret er øverste myndighet i kommunen. Myndigheten er delegert videre til utvalg og/eller rådmann (jf. Kommuneloven 8,pkt.3, 10,pkt.2 og 23,pkt.4). Delegeringsreglement vedtas i begynnelsen av hver periode. (NB: Delegasjon = utsendt representant) Delegert myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller saker som ikke er av prinsipiell betydning. (KL 23-4). Ot.prp. nr. 42 ( ): «Hva som er av prinsipiell betydning må fastsettes ikke bare ut fra vedtakets karakter og konsekvenser, og ut fra kommunens eller fylkeskommunens størrelse, men også ut fra en vurdering av i hvilken utstrekning de viktige skjønnsmessige sider av den aktuelle avgjørelsen må anses klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis». Kjennetegn for om saken er/ikke er prinsipiell er: Innleder ny praksis. Får følger for behandling av lignende saker i fremtiden (Presedens). Har store konsekvenser, enten på det økonomiske eller på andre områder. Går ut over det som er nedfelt i politisk vedtatt planverk og/eller andre styringsdokument.

16 Politisk behandling (2 av 3) Delegert myndighet Plan- og bygningsloven skal sikre kvalitet på bygninger og miljø for innbyggerne. Nabovarsling og klagerett sikrer den enkelte innbygger retten til å uttale seg og å få sine innsigelser/merknader behandlet. Folkevalgte gis mulighet til å styre bosettingsmønster og utviklingen i de fysiske omgivelsene for kommunens innbyggere. Hvem bestemmer, saksbehandler eller rådmann? Saksbehandler skriver på vegne av rådmann. Du har faglig integritet og skal følge regelverket og skal være uhildet/upolitisk - før vedtak, men lojal - etter vedtak. Du er ansatt (og betalt) av politikerne, gjennom rådmann. Tidsfrister/Politisk behandling. Overhold tidsfrist ved politisk behandling (kan ikke forlenge bare fordi det ikke passer med politisk møtekalender). Avklar om saken må til politisk behandling. Melding til søker. Saksutredning. (Begrunnelse for vedtaket). Saksgang/historikk. Fakta i saken. Planstatus. VVA-status. Nabovarsel m/ev. drøfting, el. fritak. Uttalelser/krav/status fra andre myndigheter. Uteopph./parkering. Estetikk/plassering/UU. Miljøforhold/ras/grunn. Drøfte/begrunne avgjørelse. Ikke blande i drøftingstema. Info om Gebyr. Vedlegg og Klageadgang. 16

17 17 Politisk behandling (3 av 3) Formøte med politisk leder (ikke obligatorisk, valgfritt). En kort orientering/gjennomgang til politisk leder om administrasjonens innstillinger. Politisk plassbefaring (ikke obligatorisk, valgfritt). Politisk leder (PL)/politisk organ avgjør om det skal gjøres plassbefaring. PL leder befaring. Administrasjonen innkaller og sikrer dokument/hj.midl. som trengs. Forslag til vedtak / «alternative vedtak». Administrasjon er sekretær for alternative vedtak. -Samspill og dialog. -Utsettelse. Administrasjon kan velge å trekke fremlagt sak i møtet. «Gjengangere»: svakt begrunnede/relevans til hjemmel for vedtak. Tema: - Dispensasjon, - Estetikk - Klage - «snu vedtak» (På politisk møte er det et «ikke-tema» å nevne saksomkostninger ved endringsvedtak). «Svake» vedtak. Politisk vedtak som ikke er argumentert tilstrekkelig, kan bli retningsgivende i senere saker, selv om det ikke var tilsiktet (Danner presedens). -Avgjørende at de folkevalgte setter seg inn i lovverket slik at politiske vedtak blir tilstrekkelig begrunnet. Fylkesmannen kan oppheve denne type saker.