Internkontroll knyttet til byggeprosjekter og bygningsmessig vedlikehold - Delprosjekt Nordlandssykehuset HF somatikk Bodø, byggetrinn 1

Transkript

1 Internkontroll knyttet til byggeprosjekter og bygningsmessig vedlikehold - Delprosjekt Nordlandssykehuset HF somatikk Bodø, byggetrinn 1 Internrevisjonsrapport nr 02/

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING Bakgrunn, formål Avgrensing og tilnærming i delprosjektet Viktige internkontrollelementer Fokus på etikk Risikovurdering Etterlevelse av regelverk om offentlige anskaffelser Ansvars- og arbeidsdeling Budsjettprosess og budsjettoppfølging FUNN, VURDERINGER OG ANBEFALINGER Fokus på etikk Funn og vurderinger Anbefalinger Risikovurdering Funn og vurderinger Anbefalinger Etterlevelse av regelverk om offentlige anskaffelser Funn og vurderinger Ansvars- og arbeidsdeling Funn og vurderinger Anbefalinger Budsjettprosess og budsjettoppfølging Funn og vurderinger Anbefalinger OPPSUMMERING OG TOTALKONKLUSJON... 9 VEDLEGG: DOKUMENTER, REGISTRE, INTERVJUER

3 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn, formål I de senere år er det avdekket flere omfattende mislighetssaker knyttet til byggevirksomhet og eiendomsforvaltning i offentlig sektor, hvor ansatte i virksomheten er involvert (bl.a. ved Ullevål Universitetssykehus). Fra styrelederhold i foretakene i Helseregion Nord er det reist spørsmål om det er risiko for at slike misligheter også kan la seg gjennomføre her. På denne bakgrunn ble det våren 2007 besluttet at internrevisjonen i Helse Nord RHF skulle gjennomføre et revisjonsprosjekt med følgende formål: Å kartlegge om helseforetakenes internkontroll gir tilstrekkelig sikkerhet for at misligheter knyttet til byggevirksomhet og eiendomsforvaltning ikke gjennomføres, og at slike misligheter blir avdekket dersom de likevel forekommer. Revisjonen er gjennomført ved fire delprosjekter om byggevirksomhet/bygningsmessig vedlikehold. Ett av disse gjelder byggetrinn 1 i Nordlandssykehuset HFs utbyggingsprosjekt somatikk Bodø. Byggetrinn 1 omfatter nytt bygg for laboratorier og stråleterapi. 1.2 Avgrensing og tilnærming i delprosjektet Vi har fokusert på risikoen for misligheter som involverer egne medarbeidere med eller uten medvirkning utenfra (ofte benevnt interne misligheter ), f.eks. i form av korrupsjon som kan innebære smøring og bestikkelser, innkjøp til eget bruk m.m. Vi har ikke gått inn på risikoen for rene eksterne misligheter, altså svindel og andre misligheter begått av tredjemann uten medvirkning fra personer på innsiden. Revisjonsprosjektet dreier seg om hvorvidt de rutiner og kontrolltiltak som er etablert er egnet til å hindre gjennomføring av denne type misligheter i byggeprosjektet, eventuelt avdekke slike dersom de likevel skulle skje (jf. formålet gjengitt i pkt 1.1 ovenfor). Det dreier seg altså ikke om gransking av om misligheter faktisk har skjedd. Internrevisjonen har gjort en vurdering av hvilke internkontrollelementer som er særlig relevante for å hindre eller avdekke interne misligheter, se pkt 1.3 nedenfor. Deretter har vi undersøkt i hvilken grad disse internkontrolltiltakene er etablert på tilfredsstillende vis enten i Nordlandssykehuset HF som helhet eller i utbyggingsavdelingen, som er etablert for å gjennomføre større bygge- og rehabiliteringsprosjekter ved Nordlandssykehuset HF. Flere av de vurderte problemstillingene berører ikke bare dette byggeprosjektet, men også andre deler av Nordlandssykehusets virksomhet. Revisjonen gjelder rutiner og tiltak som var etablert i byggeprosjektet mens det pågikk, altså i perioden fra 2003 og et stykke inn i Det kan tenkes at rutiner/prosedyrer som er beskrevet her er endret i ettertid. I den grad vi er kjent med at slike endringer er gjort, er det nevnt i rapporten. Arbeidet er utført ved dokumentstudier, regnskapsgjennomgang, intervjuer og samtaler. Internrevisjonen i Helse Nord RHF har hatt bistand fra KPMG AS i revisjonsprosjektet. En omfattende dokumentasjonsmengde har vært tilgjengelig under revisjonen. De mest sentrale dokumentene fremgår av vedlegg til rapporten, hvor det også er tatt inn en oversikt over hvem som er intervjuet. 1.3 Viktige internkontrollelementer Det fremgår av 3 i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten at helseforetakene skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres 3

4 og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter. Kravet er utdypet i forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, og i bestiller-/oppdragsdokument fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Nord RHF. Også i bestiller-/oppdragsdokumenter fra Helse Nord RHF til Nordlandssykehuset HF er det stilt krav til internkontrollen, se f.eks. pkt 2.1 i bestillerdokumentet for 2006, hvor det står: Nordlandssykehuset må kunne dokumentere at det har et godt fungerende internkontrollsystem. Det innebærer bl.a. at foretaket må etablere ordninger som forebygger, avdekker og retter opp avvik fra faglige normer og de aktuelle lover og bestemmelser. Interne misligheter kan gjennomføres på forskjellige måter og være av ulik karakter. Omfattende, grove og planlagte misligheter kan f.eks. gå ut på at en som arbeider i foretaket bevisst belaster virksomheten med innkjøp gjort til privat bruk eller driver et utstrakt samarbeid med tredjemann som den ene eller begge parter har fordel av. I andre tilfeller handler den ansatte i strid med foretakets interesser pga kunnskapsmangel, uforstand og naivitet, kanskje fordi han/hun vil være imøtekommende overfor en leverandør eller ikke klarer å stå i mot press fra denne. En hensiktsmessig internkontroll skal være egnet til å gi tilstrekkelig sikkerhet for at alle varianter av interne misligheter hindres eller avdekkes. Internrevisjonen vurderer følgende internkontrollelementer som særlig vesentlige i denne forbindelse: Fokus på etikk Interne misligheter innebærer uetisk opptreden. Ved å øke de ansattes kunnskap og bevissthet om hva det er akseptabelt å foreta seg og hva man ikke kan gjøre, reduseres risikoen for at noen handler i strid med foretakets interesser pga naivitet og uforstand. Fokus på etikk har neppe samme effekt i forhold til grove, overlagte misligheter, hvor medarbeideren utvilsomt er klar over at han eller hun gjør noe som er galt og uetisk. Men også disse tilfellene kan ha startet med en ubetenksom handling som vedkommende ikke så rekkevidden av. Bevissthet omkring etikk er derfor et viktig forebyggende tiltak også i denne sammenheng. Det er ikke uvanlig at den eksterne tredjemann i en intern mislighetssak er en som medarbeideren har nær tilknytning til fra tidligere, f.eks. en slektning eller et familiemedlem. Det kan også være et firma hvor medarbeideren selv eller noen i nær familie har eierandeler eller styreverv, har vært ansatt tidligere, osv. Dersom slike bindinger foreligger er det viktig at ledelsen er kjent med det og kan etablere rutiner og fordele arbeidsoppgaver slik at mislighetsrisikoen motvirkes. Internrevisjonen har derfor sett på om foretaket har hatt fokus på om personer med sentrale roller i byggeprosjektet kan ha slike nære forbindelser til leverandører/entreprenører Risikovurdering All virksomhet innebærer risiko for at noe går galt. Den risikoen kan man velge å leve med, eller man kan redusere den ved relevante tiltak. Det kan også tenkes at risikoen kan elimineres helt. Valget mellom disse alternativene bør tas bevisst, og det forutsetter at man er klar over hvilke risikoer som foreligger. Risikovurdering er derfor et viktig kontrolltiltak, også i forhold til interne misligheter. Man vurderer hva mislighetene kan gå ut på og hvordan de kan gjennomføres, samt sannsynlighet og mulige konsekvenser. Dette legges til grunn for en vurdering av mulige tiltak før det tas beslutning om hvordan man skal forholde seg. Analysen kan foretas særskilt i forhold til prosjektet/problemstillingen, eller være del av en mer omfattende risikovurdering i foretaket. Krav om at risikovurderinger skal foretas fremgår bl.a. av protokoll fra foretaksmøte i Helse Nord RHF (pkt Krav til internkontroll i Helse Nord RHF): Styret i Helse Nord RHF skal påse at internkontrollen i det regionale helseforetaket og helseforetaksgruppen er sikret i tilstrekkelig omfang og på en systematisk måte, tilpasset risiko og vesentlighet ) 4

5 1.3.3 Etterlevelse av regelverk om offentlige anskaffelser Helseforetakene skal følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lovens 5 stiller følgende grunnleggende krav til anskaffelser: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. I en organisasjon hvor regelverket om offentlige anskaffelser etterleves konsekvent er det vanskelig å gjennomføre misligheter som innebærer forskjellsbehandling av leverandører. Rutiner som sikrer at regelverket er kjent og blir fulgt, er derfor viktig for å gardere seg mot interne misligheter Ansvars- og arbeidsdeling En som kan håndtere en anbuds-, anskaffelses- eller innkjøpsprosess fra a til å uten at andre involveres i særlig grad, har gode muligheter til å gjennomføre (eller legge grunnlag for) misligheter som det er lite sannsynlig at noen vil avdekke. En hensiktsmessig fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver mellom flere medarbeidere er derfor et viktig kontrollelement i forhold til mislighetsrisiko Budsjettprosess og budsjettoppfølging Interne misligheter vil innebære at noen beriker seg på foretakets bekostning, dvs. at foretakets kostnader blir høyere enn de burde være. Dette betyr at man kan oppdage overskridelsen og komme på sporet av misligheten ved å sammenligne de faktiske kostnadene med gode og presise forventninger (med mindre det dreier seg om bagatellmessige beløp). Dette forutsetter at det foreligger et realistisk budsjett på tilstrekkelig detaljert nivå og at det foretas god og jevnlig budsjettoppfølging hvor overskridelser analyseres. En god prosess rundt utarbeidelse og oppfølging av foretakets/prosjektets budsjett er dermed et viktig tiltak for å øke muligheten for å avdekke interne misligheter av noen størrelse. 2 FUNN, VURDERINGER OG ANBEFALINGER Internrevisjonen har vurdert hvordan internkontrollelementene som er nevnt i pkt t.o.m ovenfor er ivaretatt i Nordlandssykehuset HF, somatikk Bodø byggetrinn Fokus på etikk Funn og vurderinger Styret i Helse Nord RHF vedtok i sak etisk regelverket for ansatte i Helse Nord, og ba det enkelte helseforetak styrebehandle dette. Ifølge de opplysninger vi har fått er regelverket ikke 5

6 styrebehandlet i Nordlandssykehuset HF, og det er dermed ikke gjort gjeldende her. Foretaket har imidlertid egne etiske retningslinjer for utbyggingsprosjekter, vedtatt av direktøren Her fokuseres på integritet, habilitet, konkurranseforhold og eventuell påvirkning fra leverandører. Reglene omfatter bidrag og andre ytelser fra leverandører og krever bl.a. at utgifter til reiser og befaringer i forbindelse med utstyrskjøp i sin helhet skal bekostes av foretakets prosjektmidler. Internrevisjonen er usikker på hvor godt kjent retningslinjene er blant medarbeiderne i byggeprosjektet, men har registrert at man synes å ha vært svært bevisst på prinsippene som er beskrevet her. Gjennom intervjuene fremkom det at det har vært stor fokus på etiske spørsmål i tilknytning til utbyggingsprosjektene. Man har også etablert en rutine om at det skal være to personer tilstede fra utbyggingsavdelingen i alle forhandlingsmøter med leverandører, og det føres protokoller fra slike møter. Dette er viktige forebyggende tiltak som reduserer muligheten for ureglementert samarbeid mellom en ansatt og en leverandør. Det er ikke iverksatt noen systematisk rutine for bakgrunnssjekk av ansatte eller rådgivere, verken ved ansettelsen eller på et senere tidspunkt. Gjennom intervjuene har det imidlertid fremkommet at man er bevisst på problemstillingen og at dette har vært tatt opp i forkant av enkelte engasjementer og ansettelser. Ved engasjement av rådgivere forventer foretaket at de følger NS8401 og opplyser om forhold som kan skape problemer i forhold til uavhengighet, eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget. I enkelte tilfeller har man tatt inn i tilbudsforespørselen at rådgivere ikke gis anledning til å ha rådgivningsoppgaver for en leverandør som er engasjert på byggeprosjektet samtidig som de yter rådgivningstjenester til Nordlandssykehuset Anbefalinger Det synes klart at man har hatt fokus på etikk og etiske spørsmål i dette utbyggingsprosjektet. Nordlandssykehuset HF har også vedtatt egne etiske retningslinjer for byggeprosjekter. Internrevisjonen vil likevel anbefale at de etiske retningslinjene som er vedtatt av styret i Helse Nord RHF blir styrebehandlet i Nordlandssykehuset HF. Videre bør det vurderes etablert rutiner som gir ledelsen oversikt over eventuelle forbindelser mellom sentrale medarbeidere og potensielle leverandører/forbindelser. 2.2 Risikovurdering Funn og vurderinger Det er etablert mange rutiner som bidrar til å redusere risikoer i byggeprosjektet, inklusive risikoen for misligheter. Noen av de viktigste er beskrevet i PA-boken (prosjektadministrativ bok). Man har også utarbeidet HMS-plan og Miljøoppfølgingsplan, hvor det er foretatt risikovurderinger. Det er imidlertid ikke gjennomført noen konkret og dokumentert vurdering av mislighetsrisiko, verken på overordnet nivå i helseforetaket eller i tilknytning til utbyggingsprosjektet. Dette er uheldig, da en systematisk utført risikovurdering er viktig for å sikre at alle vesentlige risikoforhold fanges opp. En dokumentert risikovurdering er også viktig som begrunnelse når man velger å akseptere risiko på et visst nivå Anbefalinger Internrevisjonen anser det som viktig at Nordlandssykehuset HF ved fremtidige byggeprosjekter foretar dokumenterte risikovurderinger bl.a. i forhold til mislighetsrisiko, som legges til grunn for etablering av rutiner og kontrolltiltak. Slike vurderinger bør også gjøres for øvrige deler av virksomheten, jf. kravet om et godt fungerende internkontrollsystem som er tilpasset risiko og vesentlighet i foretaket. Vi anbefaler at ledelsen ved Nordlandssykehuset HF snarest tar stilling 6

7 til hvordan disse kravene best kan innfris, og gjennomfører risikovurderingsprosesser i samsvar med dette. 2.3 Etterlevelse av regelverk om offentlige anskaffelser Funn og vurderinger Gjennom intervjuene har det fremkommet at utbyggingssjef, prosjektleder og andre nøkkelpersoner i byggeprosjektet har god kompetanse på fagområdet offentlige anskaffelser. Ved etableringen av utbyggingsavdelingen ble det gjennomført kursing av ansatte. Det ble innhentet ekstern ekspertise til gjennomgang og kvalitetssikring av hele tilbudsprosessen, inklusive protokollføring og begrunnelse for valg av leverandør. Internrevisjonen har foretatt revisjonshandlinger med sikte på å avklare to forhold knyttet til offentlige anskaffelser: a. Er regelverket fulgt ved utlysninger og inngåelse av kontrakter i byggeprosjektet? I den anledning har vi undersøkt om det er gjennomført anbudsrunder for samtlige inngåtte kontrakter. Videre har vi gjennomgått to av anbudsrundene og vurdert om det er ført forskriftsmessig protokoll, om riktig prosedyre er benyttet og om det er gitt tilfredsstillende begrunnelse for valg av leverandør i overensstemmelse med tildelingskriteriene. b. Har foretaket/prosjektledelsen forholdt seg lojalt til inngåtte avtaler, eller er det gjort innkjøp fra andre i tilfeller hvor man skulle benyttet leverandør man har avtale med? Mange firmaer har hatt betydelige leveranser i byggeprosjektet selv om det ikke er inngått avtale med dem i prosjektet. Vi har kontrollert ved stikkprøver om det foreligger rammeavtale i slike tilfeller. Hvis slik avtale ikke er inngått, har vi vurdert om det fins annen leverandør med avtale som burde vært benyttet i stedet for den aktuelle leverandør. Revisjonshandlingene har ikke avdekket brudd på regelverket om offentlige anskaffelser i utbyggingsprosjektet Byggetrinn 1. Prosessen fra tilbudsutsendelse til endelig avtale synes tilfredsstillende behandlet. Våre stikkprøvekontroller av større anskaffelser til prosjektet viser at dette er leverandører man har rammeavtale med. 2.4 Ansvars- og arbeidsdeling Funn og vurderinger I byggeprosjektets PA-bok er det beskrevet hvordan prosjektorganisasjonen er bygd opp. (I praksis er det gjort enkelte endringer, bl.a. i stillingsbetegnelser, uten at dette synes å ha særlig betydning.) I organisasjonen inngår bl.a. styringsgruppe, utbyggingssjef, prosjektleder og byggeledere. Boken beskriver administrative forutsetninger, organisasjon og ansvarsforhold ved gjennomføring av prosjektet. Videre angis de viktigste formalia, administrative rutiner og prosedyrer som gjelder til enhver tid. Nordlandssykehuset HF har etablert rutiner for hvem som kan inngå avtaler/foreta bestillinger, for attestasjon og anvisning, og for rapportering. I dette utbyggingsprosjektet vil alle fakturaer være gjennomgått av fire til fem personer før betaling. Dette skal sikre at fakturaen gjelder varer og tjenester som er bestilt og mottatt, at pris, mengde og leveringsbetingelser er iht. avtale, og at 7

8 man har budsjettdekning for kostnaden. Våre kontroller har ikke avdekket brudd på disse rutinene. Som nevnt i pkt foran har man innført en rutine med at det skal være to personer tilstede fra utbyggingsavdelingen i alle forhandlingsmøter med leverandører. Videre er det etablert rutiner for byggelederes og prosjektlederes behandling og godkjenning av tilleggsarbeider og endringsarbeider. Her er det ikke satt beløpsmessige grenser, noe som utgjør en kontrollmessig svakhet. Intervjuene har imidlertid vist at man har etablert flere rutiner som i praksis kompenserer noe for de manglende beløpsgrenser. Byggeledere skal ha innhentet prosjektleders godkjenning for alle større kostnader, i tillegg til at utbyggingssjefen vil være orientert ved større endringsarbeider. Det brukes rekvisisjoner ved tilleggsarbeider og endringsarbeider, og hovedregelen er at pris skal være avtalt før arbeidet starter. I tillegg vil prosjektleder og/eller utbyggingssjef gjennomgå inngående fakturaer mot rekvisisjon, og gjennom dette kunne vurdere den kostnaden som er påløpt. Vi er kjent med at utbyggingsavdelingen er i ferd med å innføre et nytt system for prosjektstyring, Visual Project (VIP). Når dette tas i bruk skal alle bestillinger forhåndsgodkjennes i VIP av prosjektleder eller utbyggingssjef, og det legges opp til beløpsgrenser på ulike nivå. Dette vil innebære en klart bedret ansvars- og arbeidsdeling, og sikre en bedre link mellom bestilling og inngående fakturaer for leverte varer og tjenester Anbefalinger Manglende beløpsgrenser knyttet til bestillinger i Byggetrinn 1 har utgjort en kontrollmessig svakhet som bør rettes opp ved senere prosjekter. Innføring av nytt prosjektstyringssystem antas å gi en god løsning her. 2.5 Budsjettprosess og budsjettoppfølging Funn og vurderinger Vi har i dette revisjonsprosjektet ikke gått nærmere inn på prosessen frem mot styrevedtatt budsjett for byggeprosjektet. Vi har merket oss at budsjettposten Uforutsett ved oppstarten av prosjektet utgjorde nærmere 25 % av totalkostnaden. Etter det vi har fått opplyst ble posten så stor fordi anbudsdokumentasjonen ikke var presis nok. Dermed forventet man flere uforutsette utgifter enn normalt i et prosjekt, bl.a. knyttet til eksisterende bygningsmasse. Prognosen for Byggetrinn 1 tilsier en totalkostnad på rundt 451 millioner, som er innenfor budsjettet. I et så stort prosjekt er gode budsjettoppfølgingsrutiner avgjørende. Dette både for å sikre beslutningstakerne et godt grunnlag for sine vurderinger og beslutninger, og for å øke muligheten for å avdekke eventuelle interne misligheter. Internrevisjonen har registrert betydelig variasjon i rapporteringen fra utbyggingssjef til direktør over tid. I enkelte perioder har styringsdialog og orienteringer i stor grad foregått muntlig. Ut fra våre intervjuer og samtaler synes det som budsjettoppfølgingen likevel har vært tilfredsstillende. Alle avvik og endringer skal ha blitt drøftet, og det har vært tett dialog mellom utbyggingsavdelingen og foretaksledelsen. Internrevisjonen mener likevel det ville vært en kontrollmessig fordel med mer skriftlighet i disse prosessene, bl.a. knyttet til de omprioriteringer og endringer som er gjort i prosjektet. Kontroll med omprioriteringer var ekstra viktig i dette prosjektet hvor det forelå en betydelig post Uforutsett som man overførte til andre poster fra etter hvert. Mot slutten av prosjektperioden har kvaliteten på månedsrapporter fra utbyggingsavdelingen til foretaksledelsen vært god. Det savnes imidlertid dokumentasjon for foretaksledelsens gjennomgang, vurdering og konklusjoner i forhold til rapporteringen fra utbyggingsavdelingen, noe vi vurderer som en kontrollmessig svakhet. 8

9 Utbyggingsavdelingen har ført et eget byggeregnskap for prosjektet i Facilit. Dette er positivt, da det gir mulighet for å kontrollere prosjektkostnadene mot inngåtte kontrakter, og gir oversikt over beløpsmessig størrelse på endringer og tillegg. Det gir også en mulighet for å kontrollere registreringene i finansregnskapet (Agresso), men denne muligheten har man ikke benyttet systematisk. Avstemminger mangler i lengre perioder, særlig i Avstemming som er gjort i ettertid viser mindre avvik mellom Facilit og Agresso. Vi vil påpeke viktigheten av løpende avstemminger mellom systemene for å sikre at rapportering til ledelse og styre blir pålitelig og korrekt både når den skjer ut fra byggeregnskapet og når finansregnskapets tall legges til grunn Anbefalinger Svakhetene som er avdekket ved revisjonen er delvis utbedret gjennom endring av rapporteringen i slutten av utbyggingsperioden. Innføring av nytt prosjektstyringssystem antas å ville innebære ytterligere forbedring. Vi vil imidlertid anbefale at det legges opp til større grad av skriftlighet i ledelsens budsjettoppfølging, først og fremst for å oppnå en bedre dokumentasjon for at dette viktige internkontrollelementet er på plass. Behandlingen av utbyggingsavdelingens rapporter bør fremgå, med ledelsens beslutninger og vedtak. Internrevisjonen anbefaler også at det foretas regelmessige, dokumenterte avstemminger mellom finansregnskap og byggeregnskap underveis i senere prosjekter. 3 OPPSUMMERING OG TOTALKONKLUSJON Dette utbyggingsprosjektet, som er første trinn i en planlagt utbygging og rehabilitering av Nordlandssykehuset HF, somatikk, Bodø, er det hittil største byggeprosjektet i Helse Nord. Det økonomiske tapet ved eventuelle interne misligheter i et slikt prosjekt kan bli betydelig hvis relevante internkontrolltiltak ikke er på plass. Misligheter kan dessuten resultere i negativ fokus og medieomtale uavhengig av beløpsstørrelse ( omdømmerisiko ). Hensynet til involverte medarbeidere som kan la seg forlede til å begå misligheter i et miljø preget av dårlig internkontroll, tilsier også at viktige internkontrollelementer må være på plass, også som sikring mot at noen blir gjenstand for urettmessig mistanke. Internrevisjonen konstaterer at mange kontrolltiltak og rutiner som er viktige i forhold til risiko for interne misligheter har vært på plass i utbyggingsprosjektet. Regelverket om offentlige anskaffelser synes fulgt, man har hatt fokus på etikk og etiske spørsmål i utbyggingsprosjektet, og ansvars- og arbeidsdelingen har i hovedsak vært bra. Det er imidlertid også avdekket mangler i internkontrollen. Fraværet av dokumenterte risikovurderinger i forhold til mislighetsrisiko og mangelen på tilfredsstillende dokumentasjon for ledelsens budsjettoppfølging er uheldig. Det samme gjelder mangelen på rutiner som gir ledelsen oversikt over eventuelle forbindelser mellom sentrale medarbeidere og potensielle leverandører/forbindelser, og at det ikke har vært beløpsgrenser for bestillinger i prosjektet. Disse svakhetene i et internkontrollopplegg som for øvrig inneholder mange gode elementer, har bidratt til økt risiko for at misligheter kunne la seg gjennomføre i utbyggingsprosjektet. Forutsatt at våre anbefalinger i kap. 2 om forbedringer i internkontrollen tas til følge i senere byggeprosjekter, vil Nordlandssykehuset HF etter internrevisjonens vurdering ha etablerte en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at interne misligheter ikke kan gjennomføres, eller at slike misligheter vil bli avdekket dersom de likevel skulle forekomme. 9

10 VEDLEGG: DOKUMENTER, REGISTRE, INTERVJUER En omfattende dokumentasjonsmengde har vært tilgjengelig under revisjonen, både i form av dokumenter og regnskaper/registre. De mest sentrale av disse er: - Prosjektadministrativ bok (PA-bok) for Nordlandssykehuset, Utbyggingsprosjektet Byggetrinn 1 - Arbeidsreglement - Etiske retningslinjer for anskaffelser i utbyggingsprosjektene - Div. bestillerdokument (oppdragsdokument) fra Helse Nord RHF til Nordlandssykehuset HF - Anskaffelsesprotokoller - Div. bilagsdokumentasjon for anbudsprosess inkl. tilbud, evalueringer, tilbudsinnstilling og avtaler - Oversikt over avtaler utenom byggeprosjektet - Hovedbok, prosjektregnskap og reskontro i Agresso - Regnskapsdokumentasjon - Prosjektregnskap i Facilit - Rapporter knyttet til prosjektoppfølging og økonomisk rapportering Internrevisjonen har intervjuet følgende medarbeidere: - Foretaksdirektør Eivind Solheim - Assisterende direktør Jørn Stemland. (Har i byggeperioden vært økonomisjef ved Nordlandssykehuset HF, og fungerte en periode også som utbyggingssjef.) - Byggeprosjektleder Terje Winther - Prosjektsekretær Ragnhild Andreassen - Økonomikonsulent Linda Johnsen Enkelte spørsmål er også diskutert med andre medarbeidere. 10