Veiledning TIS-Web V

Transkript

1 Veiledning TIS-Web V

2 Velkommen til TIS-Web Din online løsning for arkivering og analysering av digitale fartsskriver data. Med denne veiledningen ønsker vi å veilede deg på vei til å bruke systemet på best mulig måte. Daglig bruk Utdypende analyse av arkivdata Rapport eksempler Organisering av data Sletting av data Trenger du hjelp i TIS-Web, eller om du er nysgjerrig på automatisk nedlastning eller TIS-Web Motion som er vår geniale sporingsløsning; ta kontakt med oss! Vi treffes på telefon: Tast 1 for å komme til Fartskriver AS og tast 2 for å snakke med oss i support avdelingen! Siste versjon av TIS-Web veiledningen er tilgjengelig på fartskriver.no TIS-Web er ikke kompatibel med MAC. 1

3 Innhold: 4. Innlogging 5. Første side 6. Nedlastning 7. Vår meny 8. Oppsett 9. Arkiv 10. Påminnelser 11. Aktivitetstid 12. Forts. aktivitetstid 13. Sjåfør og kjøretøydetaljer 14. Forts. sjåfør og kjøretøydetaljer 15. Flytte sjåfører 16. Forts. flytte sjåfører 17. Opprette avdelinger 19. Hvordan generere en rapport 20. Sjåførrapport: Aktivitetsgraf 21. Sjåførrapport: Bruddbrev 22. Sjåførrapport: Nedlastninger og feil 23. Sjåførrapport: Sjåførliste 24. Sjåførrapport: Totalt sjåførbrudd 25. Kjøretøyrapport: Kjøretøyliste 26. Kjøretøyrapport: Hendelser og feil 27. Kjøretøyrapport: Nedlastninger og feil 28. Planlegg rapporter 29. Sletting 30. Logg ut 31. Support 32. Dine plikter 18. Rapporter 2

4 Innlogging: my-fis.com Elektronisk alkoholmåler som er koblet til tenningen og startkretsen i kjøretøyet. 1 Avansert teknologi påvirkes ikke av miljø eller biologisk dunst som sigarettrøyk og eksos fra kjøretøyet Innloggingsfelt med kontonavn N-xxxxx, bruker og passord. 2. Har du glemt passord, ring oss på , # (tast)1 for å komme til Fartskriver AS og # (tast)2 for å snakke med Support avdelingen. Taster du feil passord 3 ganger blir du sperret ute fra kontoen din i 30 minutter. 4

5 Første side Klikk her for å komme til analyse og arkivering. 2. Her vises antall sjåfører, kjøretøy og nedlastninger. Husk å slette sjåfører og kjøretøy ved endring i bedriften. 3. Følg med her for beskjeder fra support og Fartskriver AS. 5

6 Nedlastning Første siden du kommer til viser alternativer for nedlastning av kjøretøy-, sjåførkortdata og påminnelser. Listen over påminnelser viser deg en oversikt over når sjåfører og kjøretøy skal lastes ned. Alle som har røde ikoner har forfalt, det vil si at de må lastes ned ved første anledning. Det er flere måter data kan lastes inn på. 1. via en sjåførkortleser, 2. DownloadKey vårt alternativ til manuell nedlastning fra kjøretøy og sjåførkort. 3. skiveleser, og 4. alternativet som er via PC. Det som ikke vises her er automatisk nedlastning, da det går av seg selv! 6

7 Vår meny Arkiv/Analyse 1. Arkiv viser når det er lastet ned data på kjøretøy og sjåfører. 2. Påminnelser viser deg hvilke kjøretøy og sjåførkort som ikke er lastet ned til rett tid. 3. Aktivitetstid - viser deg en oversikt over aktivitet på kjøretøy og sjåførkort. 4. Firmadata lar deg administrere sjåfører og kjøretøy. Rapporter 1. Rapporter for sjåfører. 2. Rapporter for kjøretøy. 3. Samt en oversikt over planlagte rapporter. Vi går igjennom de mest brukte rapportene fra side 18. 7

8 Oppsett I denne menyen kan du endre standard innstillinger, men det anbefales IKKE. TIS-Web er satt opp med et standard oppsett som følger rådsforordning nr 561/2006 om kjøretider, pauser og hviletider. Og FATS For Forskrift om arbeidstid for sjåfører og andre innenfor vegtransport. Endrer du noe her kan det resultere i at du får feil informasjon i dine rapporter i henhold til regelverket. Ta kontakt med support om du mener at noe burde endres. 8

9 Arkiv Arkivet viser oss hvilke kjøretøy og sjåfører vi har data på. «Grønne klosser» som vi liker å kalle det viser at data er lastet ned. Ved visning av røde klosser betyr det at nedlastningen er forsinket. Om kjøretøyet er i bruk, følg litt ekstra med på at det laster som det skal innen et par dager. Skal du generere rapporter er det viktig at du sjekker at arkivet er oppdatert med data for den perioden du ønsker å analysere. 9

10 Påminnelser 1 Påminnelser gir oss en fin oversikt over hvor lenge det er til hvert enkelt kjøretøy / sjåførkort må lastes ned. Det vises i RØDT om det er kjøretøy eller sjåførkort som er forsinket iht regelen om nedlastning hver 28.dag. Kjøretøy som har installert WR-DLDII som er vår enhet for automatisk nedlastning, laster ned hver 14. dag. I høyre hjørne (1) kan du huke av på hva du ønsker påminnelser om. 10

11 Aktivitetstid For å analysere data fra kjøretøy og sjåførkort er «aktivitetstid» rette stedet. Her vises kalenderen med blå klosser for alle de dagene det har vært aktivitet på sjåførkortet. For å se detaljer gjør følgende: 1. Velg den sjåføren du ønsker å se på. 2. Samt den måneden du vil analysere. 3. Når det er markert i oransje velger du åpne. 11

12 1 Når du åpner kommer du inn til analysedelen hvor du kan velge å se på skiven (1) eller en oppsummering av aktivitet (2) for valgte dato. 2 Skiven (1) viser informasjon om sjåførnavn, hvilket kjøretøy som er kjørt og kilometerstand. Det som er markert i RØDT er kjøring, BLÅTT er annet arbeid, GRØNT er hvile, og GULT er tilgjengelighetstid. 12

13 Sjåfør - og kjøretøydetaljer Ønsker du å endre informasjon på sjåførnivå eller kjøretøynivå må du velge Arkiv/Analyse Firmadata Sjåfører/Kjøretøy. Her finner du informasjon som hentes fra sjåførkortet eller kjøretøyet. Vil du endre eller legge til noe her må du velge Endre (1). Det er også i dette bildet man flytter sjåfører over til en valgt avdeling (2), og endrer sjåførens foretrukne språk. Du kan også legge til ekstra informasjon om førerkort (3), og sjekke sjåførkortets informasjon (4). Se neste side. Se side 15 for hvordan du kan flytte flere sjåfører om gangen

14 3 4 14

15 Flytte sjåfører Du har muligheten til å flytte flere sjåfører samtidig. Velg Arkiv/Analyse Firmadata Avdeling. Marker så den avdelingen du ønsker å flytte sjåførene fra (1), klikk på endre (2), så klikk på Sjåfører (3)

16 6 1 Trykk på Tilordne sjåfører (1), da får du vinduet til høyre opp. 2 3 Her velger du avdelingen du flytter fra (2) og til (3). Så markerer du sjåføren som skal over ved å trykke på navnet slik at navnet blir markert i blått, og så på pilen (4). 4 Når du har flyttet over de sjåførene du ønsker klikker du på OK (5), så velger du til slutt lagre (6). Samme prosessen gjelder flytting av kjøretøy. 5 16

17 Opprette avdeling 1 Ønsker du å dele inn sjåfører og kjøretøy inn i forskjellige avdelinger må det opprettes her; Arkiv/Analyse Firmadata Avd. Trykk så her (1), legg å inn all relevant informasjon (2) og velg lagre. Se side 13 ; for å vite hvordan du legger til sjåfører eller kjøretøy i avdelingen. 2 17

18 Rapporter TIS-Web har en stor database med rapporter både på sjåfør og kjøretøynivå. Før du kjører rapporter er det viktig å sjekke at datagrunnlaget er inne både for kjøretøy og sjåfører. Det ser du i arkivet ved at alle de grønne klossene er på plass for perioden du ønsker å analysere. For å kjøre en rapport gjør du følgende; i menyen velger du Rapporter Sjåfører eller Kjøretøy Sjåførrapporter eller Kjøretøyrapporter. Vi ser på de mest brukte rapportene: Sjåførrapporter; - Aktivitetsgraf - Bruddbrev - Nedlastning og feil - Sjåførliste - Totalt sjåførbrudd Kjøretøyrapporter; - Kjøretøyliste - Hendelser og feil - Nedlastninger og feil Dersom ikke datagrunnlaget for kjøretøy og sjåfør er på plass vil ikke rapportene være korrekte. 18

19 Hvordan generere en rapport; Velg ønsket rapport i meny til venstre. 2. Velg dato for perioden du vil analysere 3. Trykk generer og rapporten vil åpnes i et nytt vindu. 4. Her kan du skrive ut rapporten eller laste den ned på din PC. 4 19

20 Sjåførrapport: Aktivitetsgraf Aktivitetsgrafen viser oss all aktivitet fra kl til 24.00, i den perioden vi velger. RØDT viser kjøring, BLÅTT viser annet arbeid, GULT viser tilgjengelighets tid og GRØNT viser hvile. 20

21 Sjåførrapport: Bruddbrev Bruddbrevet viser oss informasjon om sjåførens navn (1), firmanavn (2), og hvilken periode analysen er gjort (1). 2 Videre følger en god oversikt over alle brudd i perioden. Bruddene deles opp i MARGINALE (3), GROVE (4) og KRITISKE (5). Forklaringen av bruddet viser dato og klokkeslett på når bruddet oppsto. Det tas hensyn til kjøre- og hviletid samt arbeidstid. Brudd som går på arbeidstid er markert ATD som vist i eksempel (4) og (5)

22 Sjåførrapport: Nedlastninger og feil Sjåførrapporten nedlastinger og feil viser deg enkelt om all sjåførdata er lasten ned korrekt. Denne rapporten er fin å sjekke i forkant av å generere rapporter for å se at all data er lastet ned korrekt for den perioden du ønsker å analysere. GRØNNE klosser viser at alt er som det skal, RØDT viser at det er noe som mangler og GULT viser at det ikke er noen lagret aktivitet på kortet for de dagene det vises. 20

23 Sjåførrapport: Sjåførliste Sjåførlisten viser en oversikt over sjåførens navn, fødselsdato, ansatt dato, avdeling, antall sjåførkort som er registrert, og når sjåførkortet utløper. Sjåførlisten kan også eksporteres til Excel, CSV og PDF. 21

24 Sjåførrapport: Totalt sjåførbrudd Sjåførrapporten totale sjåførbrudd viser oss en oppsummering per sjåfør i den gitte perioden vi søker etter. 2 Her kommer det både brudd og notifikasjoner som for eksempel overgang til sommertid, at man har tatt en redusert døgn eller ukehvil. Det vises her (1). 1 Kakestykkene viser alvorlighets grad (2). Og dette tegnet; viser antall notifikasjoner. En notifikasjon kan i noen tilfeller regnes som marginale brudd. 22

25 Kjøretøyrapport: Kjøretøyliste Kjøretøy viser en oversikt over registreringsnummer, kilometerstand, avdeling, DTCO versjon, installasjonsdato og neste kalibreringsdato. Kjøretøylisten kan også eksporteres til Excel, CSV og PDF. 23

26 Kjøretøyrapport: Hendelser og feil Kjøretøyrapporten; hendelser og feil viser alle tilfeller det er kjørt uten sjåførkort, når det er kjørt i OUT, og når ferge/tog funksjonen er bruk. Det er alle tilfeller som skal kunne dokumenteres ved en eventuell kontroll. Det kommer også opp om det er spenningsbrudd eller giverfeil. Om det er gjentagende kan det være greit å få sjekket fartsskriveren for eventuelle feil. 24

27 Kjøretøy rapport: Nedlastinger og feil Kjøretøyrapporten: nedlastinger og feil viser det samme som for sjåfører. Rapporten viser deg enkelt om all sjåførdata er lasten ned korrekt. Denne rapporten er fin å sjekke i forkant av å generere rapporter, for å se at all data er lastet ned korrekt for den perioden du ønsker å analysere. GRØNNE klosser viser at alt er som det skal, RØDT viser at det er noe som mangler og GULT viser at det ikke er noen lagret aktivitet for kjøretøyet for de dagene det vises. 25

28 Planlegg rapporter Ønsker du automatiske rapporter på mail gjør du det samme som når du skal generere enn rapport, men du velger planlegger istedenfor generer. Pass på at rett mailadresse ligger inne, og velg antall ganger du ønsker å motta denne rapporten. Max antall er 20 ganger. Etter dette må det legges inn på nytt. Det er VIKTIG å følge med på at alt datagrunnlag er oppdatert slik at rapporten blir korrekt. 26

29 Sletting Når sjåfører eller sesongarbeidere slutter, må arbeidsgiver sørge for å få lastet ned data fra sjåførkortet før sjåføren blir utilgjengelig. Sjåførdata må arkiveres i minimum 12 måneder i henhold til regelverket. For å gjøre dette må du gjøre følgende:; Velg arkiv/analyse - firmadata sjåfører. Huk av ønskede sjåfører og trykk på det rødekrysset (1). Dersom det foreligger data fra sjåfører som er nyere enn 12 måneder vil du måtte bekrefte at du vil slette disse. HUSK å velge LAGRE når du får spørsmål om dette. Får du ikke dette valget, sjekk at pop-up vinduer ikke er blokkert. 1 Ved sletting av kjøretøy er prosessen lik, bare velg kjøretøy under firmadata. Dersom kjøretøyet har DLDII montert, må vår supportavdeling kontaktes i forkant. 27

30 LOGG UT Vi anbefaler at du går inn i TIS-Web minimum en gang i måneden for å sjekke at all data laster som det skal, og at du analyserer den data som ligger tilgjengelig jevnlig. Savner du noe i denne veiledningen er vi takknemlige for tilbakemelding. 28

31 SUPPORT Trenger du hjelp i TIS-Web, eller om du er nysgjerrig på automatisk nedlastning eller TIS-Web Motion som er vår geniale sporingsløsning; ta kontakt med oss! Vi treffes på telefon: Tast 1 for å komme til Fartskriver AS og tast 2 for å snakke med oss i support avdelingen! Dersom du ønsker å delta på våre kurs se vår kurskalender på fartskriver.no 29

32 Er du klar over dine plikter? Alle kjøretøy med tillatt totalvekt på 3,5 tonn eller mer må benytte fartsskriver. Dersom fartsskriveren er digital (nyere enn 2006), trenger du bedriftskort og sjåførkort for å disponere denne. Kortene bestilles hos Statens vegvesen. Analyse og arkivering av sjåfør og kjøretøydata Data fra alle fartsskrivere i firmaets eide, leide og leasede kjøretøy, samt sjåførkortene disponert i disse, skal lastes ned minimum hver 28. dag. Alle dataene må oppbevares på en trygg og sikker måte i minimum 12 måneder. Datagrunnlaget skal videre analyseres og sjåførene må informeres regelmessig om eventuelle brudd på regelverk. Våre produkter hjelper deg med å oppfylle kravene som stilles. DLK Pro (Download Key) - for nedlastning av data Med denne praktiske mellomlagringsenheten kan du laste ned data fra sjåførkortet og den digitale fartsskriveren. Disse dataene kan videre overføres til TIS-Web for arkivering og analyse. DLD II (Download Device) - for automatisk nedlastning av data DLD II er vår enhet for automatisk nedlastning av sjåførkort og fartsskriverdata. Enheten monteres i kjøretøyet og dataene overføres videre inn i TIS-Web hver 14. dag. En tidsbesparende, trygg og enkel løsning! Sjåførboka - yrkessjåførens bestevenn Sjåførboka er et perfekt verktøy for yrkessjåføren - en kvalitetsperm i hendig størrelse (210 x 230mm) som inneholder kalender, notatsider, konvolutter for utskrifter og kvitteringer, regler for kjøre og hviletid samt arbeidstid, veiledning i bruk av fartsskriveren, samt annen nyttig in-formasjon for dere «på veien». Kursvirksomhet I tillegg til autoriseringskurs for mekanikere og kurs i bruk av TIS-Web, avholder vi også sjåførkurs. Her inngår innføring i korrekt bruk av VDO fartsskriver, innføring i regelverk for kjøre og hviletid, samt arbeidstid. Sjåførkurs avholdes enten i våre lokaler eller ute hos kunde, avhengig av hva som passer best for kunden. 30