Styret Helse Sør-Øst RHF 9. juni 2010 SAK NR EIENDOMSOMRÅDET RISIKOVURDERT FREMDRIFTSPLAN FOR VEDTATTE TILTAK

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 9. juni 2010 SAK NR EIENDOMSOMRÅDET RISIKOVURDERT FREMDRIFTSPLAN FOR VEDTATTE TILTAK Forslag til vedtak: 1. Styret tar den risikovurderte fremdriftsplanen til orientering og ber om at de prosjektene som på kort sikt kan gi størst bidrag til å nå målsettingen om 10 % arealeffektivisering og 10 % kostnadseffektivisering prioriteres i Styret slutter seg til at delprosjektene felles avhendingsprosjekt og utnyttelse av foretaksgruppens samlede prosjektkompetanse og prosjektressurser blir prioritert i Hamar, 1. juni 2010 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 16

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Styret er gjennom tidligere styresaker, senest gjennom styresak , gjort kjent med at arbeidet med utviklingen av eiendomsområdet for å nå målsettingen om 10 % arealeffektivisering og 10 % kostnadseffektivisering ikke har oppnådd forutsatt fremdrift. Administrerende direktør er derfor særlig opptatt av at de tiltak og prosesser som nå er iverksatt, er virkningsfulle i forhold til å nå målsettingene for gevinstrealisering og god styring på området. Saken fremmes på nytt for styret basert på bestillingen i styremøtet 6. mai om en risikovurdert fremdriftsplan for de vedtatte tiltakene innen eiendomsområdet. For å sikre hovedmålet om 10 % arealeffektivisering og 10 % kostnadseffektivisering, foreslår administrerende direktør at de prosjektene som på kort sikt kan gi størst bidrag til dette prioriteres i Her anses opprettelsen av delprosjektene felles avhendingsprosjekt og utnyttelse av foretaksgruppens samlede prosjektkompetanse og prosjektressurser som de mest aktuelle. Dette vil sikre en bedre koordinering og utnyttelse av ressursene. Arbeidet som er igangsatt innen forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE) vurderes som et viktig bidrag for å oppnå målsettingen om effektivisering innen eiendomsområdet. De igangsatte delprosjektene dekker godt opp de føringer som er gitt i tidligere styresaker. De fremlagte mandater med fremdriftsplan og status viser en ambisiøs målsetting om fremdrift og administrerende direktør påpeker at dette avhenger av at det regionale foretaket makter å stille tilstrekkelige ressurser til rådighet av involverte parter slik at prosjektarbeidet kan prioriteres. Dette krever også en stram styring av prosjektene. For å sikre en god bearbeiding og forankring vil administrerende direktør foreslå at delprosjektene tydeliggjøres i forhold til om formålet er utvikling av virksomhetsstyring innen bygg og eiendom eller om det er delprosjekter som mer direkte understøtter målsetningene. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtok i sak Eiendomsområdet - oppfølging av styresak : 1. Styret tar den fremlagte saken om eiendomsområdet og oppfølging av styresak til orientering. 2. Styret ber om å få seg forelagt en risikovurdert fremdriftsplan for gjennomføringen av de vedtatte tiltakene innen eiendomsområdet. I saksframlegget er opprettelsen og virksomheten til Forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE) omtalt. Dette forumet ble opprettet i henhold til vedtak i styresak , jfr. vedtakets punkt fire. I saksframlegget ble også de ni delprosjektene som er under etablering omtalt. Disse er forutsatt å kunne svare opp de anvisninger for utredningspunkter som ble gitt i styresak , og som vil være grunnlaget for måloppnåelse og måling av resultater. Side 2 av 16

3 I saksframlegget er det dessuten omtalt to tiltak som er viktige å få gjennomført: 1. Felles avhendingsprosjekt Et felles avhendingsprosjekt kan lede til større arealgevinster på basis av salg og omstrukturering enn det som til nå har blitt oppnådd gjennom mindre og sporadiske salg. Bakgrunnen for dette forslaget er at den omfattende avhendingen som følger av de store organisatoriske og virksomhetsmessige endringene som gjennomføres i Helse Sør-Øst, krever en form for spisskompetanse som det vil være uhensiktsmessig å bygge opp i det enkelte helseforetak. Det ligger vel til rette for at en slik kompetanse kan benyttes av flere helseforetak, og det er gunstig at disse prosessene blir drevet ensartet under felles ledelse, med god kommunikasjon mot myndigheter og andre interessenter. I dette arbeidet forutsettes det dessuten også at det etableres gode og relevante målemetoder, som gir grunnlag for analyser knyttet til måloppnåelse for arealeffektivisering. 2. Utnyttelse av foretaksgruppens samlede prosjektkompetanse og ressurser i et felles regionalt prosjekt Med dette forutsettes at alt prosjektarbeid innen foretaksgruppen som foregår i forbindelse med større nybygging/ombygginger og eventuelt større vedlikeholdsprosjekter blir koordinert og ledet i et felles regionalt prosjekt i tråd med sak vedtakspunkt 3 Styringen av eiendomsområdet skal baseres på prinsipper om felles styring,koordinering, samhandling, åpenhet og forutsigbarhet som tidligere er vedtatt av styret i sak om styring av fellesfunksjoner innen stab- /støtte-områdene. Begrunnelsen for dette ligger i at den prosjektkompetanse som er oppnådd gjennom nye Ahus-prosjektet og nå nytt østfoldsykehus, sammen med annen lokal prosjektkompetanse, kan danne basis for en effektiv prosjektorganisasjon som kan utføre og lede en koordinert planlegging og eventuell prosjektgjennomføring av de større prosjektene i Helse Sør-Øst. Dette er blitt særlig aktuelt etter at nye og mer avanserte prosjekteringsmetoder og verktøy innføres, som krever samhandling og standardisering på regionalt og nasjonalt nivå, bl.a. med innføring av bygningsinformasjonsmodellering (BIM). Det vil være en umulig og kostbar oppgave for det enkelte helseforetak å bygge opp et kompetansemiljø med tilstrekkelig dataverktøy og standardisering for en slik type prosjektering. Derimot vil det være store gevinster å hente på koordinering og bruk av felles ressurser, hvor gjenbruk og standardisering vil bli sentrale temaer. I sak Videre arbeid med eiendomsområdet i Helse Sør-Øst fattet styret i Helse Sør-Øst RHF følgende vedtak: 1. En bedre styring av eiendomsområdet i Helse Sør-Øst skal sikre god kvalitet på pasientbehandlingen, god driftmessig sikkerhet og god ressursutnyttelse gjennom samordnet regional styring, riktig prioritering og uttak av organisasjonsmessige gevinster i helseforetakene. Pasientenes behov og arbeidsmiljøet for de ansatte skal ivaretas gjennom bedret standard på bygningsmassen. 2. Styret legger til grunn at regional koordinering og styring av eiendomsområdet vil være den beste måten å sikre realisering av vedtatte arealreduksjoner (10 %), vedtatte effektiviseringsgevinster (10 %). Dette vil også sikre realisering av investeringer i tråd med prioriteringskriteriene for hele regionen og likeverdighet i Side 3 av 16

4 vedlikehold av bygningsmassen, inklusive verneverdig bygningsmasse og miljøkrav, gjennom å sikre robust og profesjonell kompetanse i driften av eiendomsmassen. 3. Styringen av eiendomsområdet skal baseres på prinsipper om felles styring, koordinering, samhandling, åpenhet og forutsigbarhet som tidligere er vedtatt av styret i sak 058/2007 om styring av fellesfunksjoner innen stab-/støtte-områdene. 4. Styret slutter seg til at det etableres et regionalt prosjekt som skal ha som mål å gjennomgå de forutsetninger som må være avklart før endelig beslutning om fremtidig organisering kan tas. Det er et viktig mål for dette prosjektet å sikre god forankring. Det må gjennomføres analyser som godtgjør at helseforetakene over tid får fordeler gjennom bedre økonomi og bedre og mer hensiktsmessige bygninger. I tillegg må risikoområder identifiseres og det må klargjøres hvordan risiko skal håndteres. Helseforetakene skal ha bestillerkompetanse i egen organisasjon samt ressurser og kompetanse til å følge opp tjenesteavtaler og leveranser fra en fellestjeneste. Helseforetakene skal ha kompetanse og ressurser til å ta ut kvalitative og kvantitative gevinster gjennom strategisk utnyttelse av eiendomsområdet. 5. Prosjektet må ha særlig fokus på koordinering mot de prosesser som foregår innen eiendomsområdet i de nye sykehusområdene, slik at dette samordnes på et regionalt nivå. 6. Styret ber om å bli holdt løpende orientert om arbeidet, med sikte på en sluttbehandling i løpet av Under Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon i saksframstillingen står det: Det er administrerende direktørs anbefaling at før endelig beslutning om hvordan eiendomsområdet skal organiseres og styres tas, må det gjennomføres et prosjekt som omfatter følgende forhold: Økonomimodell. Det må godtgjøres at helseforetakene vil få fordeler gjennom bedre økonomi over tid og bedre og mer hensiktsmessige bygninger. Innføring av husleieprinsipp og bruk av insentivordninger for å oppnå kostnadseffektivisering og arealeffektivisering Beskrivelse av roller premissgiver, bruker og forvalter. Det må beskrives hvordan helseforetakene skal sikres god innflytelse på de strategiske valg som gjøres. Jf. bl.a. etableringen av strategisk IKT-forum. Det må videre tydeliggjøres hvordan ulike funksjoner skal ivaretas, herunder behov for nærhet og fleksibilitet. Hvilke krav som må stilles til en bestillerorganisasjon Struktur på avtaler om tjenesteytelser, herunder prismodell. Samordning av prosjektledelse, portefølje- og prosjektstyring Felles metoder for klassifisering og bruk av felles systemer for registrering, oppfølging og ledelse Innkjøp og innkjøpsavtaler Juridiske spørsmål knyttet til eiendomsområdet Koordinering mot prosjekter i sykehusområdene Det er administrerende direktørs oppfatning at de områder det skal arbeides med, er områder som det uansett vil være nødvendig å utrede før det etableres en større grad av regional koordinering og styring av eiendomsområdet. Prosjektet skal organiseres og gjennomføres på en slik måte at det sikres god forankring i foretaksgruppen og hos brukere og tillitsvalgte. Side 4 av 16

5 Gjennom prosjektet skal det legges et godt grunnlag for å kunne ta beslutninger som berører organisering av eiendomsområdet. Uavhengig av hva den endelige beslutningen blir er det administrerende direktørs oppfatning at de temaer prosjektet skal arbeide med vil komme til nytte i styringen av eiendomsområdet. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Prosjektoversikt Vedtakene som er gjort i sak er i det alt vesentlig tatt opp i mandatet til FUBE. Dette er igjen operasjonalisert ved at det er opprettet ni delprosjekt med hvert sitt mandat, og hvor FUBE opptrer som styringsgruppe for disse delprosjektene. Helseforetakene har gjennom FUBE meldt inn deltakere til de ni vedtatte delprosjektene. Noen av delprosjektene er så beslektede at de slås sammen, og dette gir l følgende forslag til prosjektstruktur: Delprosjekt Strategi og organisering o Strategi og delmål for eiendomsområdet i Helse Sør-Øst (mandat 1) o Utredning av eiendom som eget forretningsområde, og samling av fellesfunksjoner (mandat 2). Delprosjekt Husleie og kontoplan o Husleiemodell (mandat 3) o Innføring av felles kontoplan NS 3454 innen bygg og eiendom (mandat 4). Delprosjekt Innføring av klassifikasjonssystemer for arealer og funksjoner i sykehusbygg (mandat 5) Delprosjekt Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger (mandat 7) Delprosjekt Portefølje- og prosjektstyring o Investeringsplaner mindre prosjekter (mandat 8) o Investeringsplaner større prosjekter (mandat 9) o Prosjektledelse og prosjektstyring felles prosedyrer og manualer (mandat 10) I tillegg til disse delprosjektene skal de to prosjektene som ble beskrevet i styresak også inn i prosjektstrukturen. Dette innebærer at det opprettes et mandat for avhendingsprosjektet og et mandat for prosjektet samling av prosjektkompetanse. Side 5 av 16

6 Framdrift ID Aktivitetsnavn 1 Delprosjekt Strategi og organisering 2 Strategi og delmål for eiendomsområdet (mandat 1) 3 Eget forretningsområde - samling av fellesfunksjoner (mandat 2) 4 Delprosjekt Husleie og kontoplan 5 Husleiemodell (m andat 3) 6 Innføring av felles kontoplan NS 3454 (mandat 4) 7 Delprosjekt innføring av klassifikasjonssystem (mandat 5) 8 Felles avhendingsprosjekt (mandat 6) 9 Delprosjekt Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger (mandat 7) 10 Delprosjekt Portefølje- og prosjektstyring 11 Investeringsplaner mindre prosjekter (mandat 8) 12 Investeringsplaner større prosjekter (mandat 9) 13 Prosjektledeelse og -styring - prosedyrer og manualer (mandat 10) 14 Samling av prosjektkompetanse og -ressurser (mandat 11) Kv 2, 2010 Kv 3, 2010 Kv 4, 2010 Kv 1, 2011 Kv 2, 2011 apr mai jun jul aug sep okt nov des jan feb mar apr mai Overnevnte figur viser forslag til revidert framdriftsplan på de igangsatte delprosjektene. De to tiltakene fra sak om felles avhendingsprosjekt og harmoniser begrep samling av prosjektkompetanse og -ressurser er gitt prioritet, sammen med strategi og delmål for (linje 2, 8 og 14 i figuren, som også er vist med tett skravur) samtidig som de mer prosessrelaterte delprosjektene som bidrar til virksomhetsutviklingen går over noe lengre tid. Denne framdriften er knyttet til utredning og planlegging, slik at iverksetting og implementering kommer i etterkant, etter at beslutninger er tatt. Implementeringen forutsettes i hovedsak gjennomført fra Det må utarbeides egen plan for dette. Status i forhold til sak I forhold til vedtakspunktene i styresaken (1 til 6) er opprettelsen av FUBE et resultat av de konkrete føringer som er gitt i vedtaket. Gjennom FUBEs mandat og opprettelsen av delprosjekt for utførelsen av disse, er dette et middel for å i verksette og forankre de tiltak som styret angir som nødvendige for å nå målet om 10 prosent arealeffektivisering og kostnadseffektivisering. Prosjektet skal gi grunnlag for anbefalinger på problemstillingene om optimal organisering. Arbeidet har ikke hatt den fremdrift som forutsatt i styresakens punkt 6. Med denne styresaken legges det nå frem en plan for hvordan arbeidet videre legges opp, med en sluttføring i løpet av Alle vedtakspunktene i styresak omhandler spørsmål knyttet til organisering og regional koordinering og styring av eiendomsområdet. I FUBE vil dette bli utredet i delprosjektet Strategi og organisering, med mandat 1 og 2, og delprosjektet Portefølje- og prosjektstyring, med mandat 9, 10 og 11 (nytt). Videre i styresak la administrerende direktør til grunn flere oppgaver som skulle inngå i prosjektet om styring og organisering av eiendomsområdet og som ble ansett som nødvendige for å kunne oppnå målsetningene for eiendomsområdet. Side 6 av 16

7 De pålagte oppgavene er tatt inn i arbeidet i FUBE og delprosjektene på følgende måte: A) Beskrivelse av økonomimodeller. Dette blir utredet i delprosjektet Strategi og organisering, jfr. mandat 2, og som vil legges fram beslutning i løpet av 1. halvår B) Innføring av husleieprinsipp omfattes av delprosjektet Husleie og kontoplan med mandat 3 og vil også bli lagt fram for beslutning i løpet av Her inngår også avtalestruktur og prismodell. C) Beskrivelse av roller og krav til bestillerorganisasjon vil i hovedsak inngå under premisser under mandat 2 (1. halvår 2011). D) Samordning av prosjektledelse, portefølje- og prosjektstyring blir behandlet i delprosjektet Portefølje- og prosjektstyring, med mandat 8, 9, 10. Det utarbeides nå også et mandat i henhold til vedtaket i styresak Samling av prosjektkompetanse og ressurser i et felles regionalt prosjekt (mandat 11). Ferdigstilles suksessivt desember 2010 til mai E) Felles metoder for klassifisering og bruk av felles systemer for registrering, oppfølging og ledelse. Her er opprettet delprosjektet Innføring av klassifikasjonssystemer for arealer og funksjoner i sykehusbygg, med mandat 5. F) Innkjøp og innkjøpsavtaler er ikke omfattet av de igangsatte delprosjektene i FUBE, men det er gjennomført prosesser i flere omganger innenfor bygg- og eiendomsområdet, som har konkludert med et antall felles rammeavtaler, sist med felles rammeavtaler for diverse rådgivende tjenester innen bygg- og eiendomsområdet, som ble inngått mars Slike avtaler vil imidlertid kunne følge som tiltak innenfor flere delprosjekter, både innen vedlikehold (mandat 7) og prosjektstyring (mandat 10). G) Juridiske spørsmål knyttet til eiendomsområdet igangsettes ikke som eget delprosjekt, men inngår som element i flere av delprosjektene. H) Koordinering mot andre prosjekter inngår i prosjektplanen og delprosjektet Portefølje- og prosjektstyring (mandat 8, 9 og 10) koordineres mot IKT-prosjektet om anskaffelse av verktøy for portefølje- og prosjektstyring. Status i forhold til sak I henhold til beslutningene i sak opprettes to nye delprosjekt som får egne mandater. Disse er nå lagt inn i fremdriftsplanen og gis prioritet med umiddelbar oppstart for utredningsfasen. Styret vil deretter få seg forelagt forslag til tiltak suksessivt fra oktober Side 7 av 16

8 Samlet statusmatrise for delprosjektene Delmål Nøkkelindikator 2010 Status / Prognose 2010 Gjennomførte tiltak Ikke gjennomførte tiltak Risikovurdering måloppnåelse 2012 Delprosjekt 1: Strategi og delmål for eiendomsområdet i Helse Sør-Øst Etablere strategi og mål for forvaltningen og drift av eiendommene som støtter opp om kjernevirksomheten og overordnede mål for Helse Sør-Øst. Etablere krav til FDVU, med målekriterier Mål og ramme for strategi og forvaltning innen utgangen av september Organisasjonsuavhengige krav og målekriterier ferdigstilles innen utgangen av september Etablert prosjektgruppe i FUBE, med mandat, som skal foreslå krav, målekriterier og rapportering, med mål og delmål Intervjurunde påbegynt Analyse av data og eksisterende informasjon Dialogkonferanse (august 2010) Etablere relevant og adekvat rapportering Organisasjonsuavhengige rapporteringsstruktur og krav ferdigstilles innen utgangen av september Delprosjekt 2: Utredning av eiendom som eget forretningsområde og samling av fellesfunksjoner Beskrive og vurdere en eller flere forretningsmodeller Rapport med beskrivelse av forretningsmodeller og organisering innen utgangen av Prosjektgruppe etablert. Underlagsrapport fra Side 8 av 16

9 Delprosjekt 3: Prosjekt husleiemodell Etablere brukerbasert husleiemodell Utvikle / beskrive en husleiemodell for spesialisthelsetjenesten basert på allerede eksisterende modeller innen utgangen av november 2010 Prosjektgruppe etablert. Husleiemodell etablert innen utgangen av 2011 Delprosjekt 4: Innføring av felles kontoplan NS 3454 innen bygg og eiendom Følge opp kostnadene innen eiendomsområdet på en omforent ensartet måte. Etablert retningslinjer for bruk av NS 3454 på tredjesiffer nivå innen utgangen av november 2010 NS 3454 tatt i bruk på alle HF fra og med 1. januar 2011 Prosjektgruppe etablert NS 3454 er innført på tidligere Helse Sør foretakene samt utredet og anbefalt innført i tidligere Helse Øst. Delprosjekt 5: Innføring av klassifikasjonssystemer for arealer og funksjoner i sykehusbygg Plan for implementering, bruk og vedlikehold av klassifikasjons-systemet for arealer og funksjoner i sykehus Rapport med anbefalinger og eksempler på praktisk bruk innen utgangen av oktober 2010 Prosjektgruppe etablert Pålegg fra HOD om innføring av klassifisering i foretaksprotokolle n i januar Side 9 av 16

10 Delprosjekt 6: Felles avhendingsprosjekt Profesjonalisering av avhendings-prosessene Krav til kompetanse og ressurser etablert innen desember 2010 Organisatorisk struktur vedtatt innen desember 2010 Foreslått opprettelse av felles prosjekt Etablere prosjektgruppe 10 % reduksjon av areal innen Etablering av målekriterier, målsettinger og rapporteringsstruktur innen desember % reduksjon av produksjonsareal innen utgangen av 2012 Ca. 4 % økt produksjon i perioden Avhendet sykehusbygg i blant annet Sandefjord og Farsund, DPS i Brøholt Ikke etablert gode målparametere. Ikke rapportert samlet netto arealutvikling for Avhende bygg som ikke understøtter kjernevirksomheten, for å understøtte denne Utarbeide avhendingsstrategi, basert på overordnede strategiske føringer og gjennomføre denne Avhendet boliger og barnehager i størrelsesorden ca m2 Ikke etablert fullstendig arealoversikt Delprosjekt 7: Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger Forslag til metode / metodikk for å planlegge og drive systematisk vedlikehold av bygningsmassen Forslag til ajourføring av tilstandsrapportering som grunnlag for prioritering og oppfølging av vedlikeholdsarbeid innen utgangen av oktober Forslag til rullerende vedlikeholdsplaner Prosjektgruppe etablert Det et utarbeidet en delrapport (nr. 4) i FoUprosjektet Bygg og eiendom som strategisk virkemiddel for mer effektive helsetjenester. Side 10 av 16

11 Delprosjekt 8: Investeringsplaner mindre prosjekter Fremskaffe metoder for å få en total oversikt over investeringsplaner i Helse Sør-Øst for mindre prosjekter Etablere system for porteføljestyring, herunder prosesser og metodikk, samt tilpasse porteføljestyringsverktøy i Prosjektgruppe etablert Porteføljestyrings verktøy for Helse Sør-Øst er anskaffet, og tatt i bruk innenfor IKT. Delprosjekt 9: Investeringsplaner større prosjekter Porteføljestyring av større prosjekter i Helse Sør-Øst Kriterier og prosess for prioritering av større prosjekter etablert innen desember Prosjektgruppe etablert Prioriteringskriteri er og fullmaktsgrenser etablert gjennom tidligere styresaker Delprosjekt 10: Prosjektledelse og prosjektstyring Enhetlig, rasjonell og effektiv planlegging og gjennomføring av prosjekter Prosedyrer og manualer for prosjektutvikling, prosjektstyring og prosjektledelse innen utgangen av 2011 Prosjektgruppe etablert Side 11 av 16

12 Delprosjekt 11: Samling av prosjektkompetanse og -ressurser Alt prosjektarbeid innen foretaksgruppen som foregår i forbindelse med større nybygging/ ombygging, og eventuelt større vedlikeholdsprosjekter, blir koordinert og ledet av et felles prosjektkontor Etablere rutiner og standarder Anbefalt krav til kompetanser, ressurser og organisasjon innen utgangen av oktober Etablert felles prosjektkontor i Etablert gjennomgående BIM struktur for kravspesifikasjon, planlegging, bygging og FDVU innen utgangen av Definere standarder og best practice for funksjonelle og tekniske løsninger. Foreslått opprettelse av felles prosjekt Etablert prosjektgruppe med basis i mandat Etablert krav til åpen BIM i nytt Østfoldsykehus og utbyggingsprosje ktene i PiV HF. Side 12 av 16

13 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v. Risikoen for ikke å lykkes med gjennomføringen av et eller flere av delprosjektene i FUBE, er til stede. Siden delprosjektene er tiltak for å nå målsetting om overordnet mål, vil dette målet også bli utsatt for risiko. Det største risikoområdet ligger på det fremdriftsmessige, som gjelder for alle delprosjektene. Dette begrunnes med at den ressursmessige situasjonen for å avse personell til å delta i slike prosjekt er anstrengt. Driftsoppgaver og ad hoc oppgaver blir gjerne prioritert foran, siden det er de samme ressursene som benyttes til alle oppgaver. Det må derfor forutsettes at det settes av nok tid for dedikert personell til å bruke i delprosjektene og at disse gis prioritet. I tillegg må en god oppfølging og styring forutsettes. Det kan også være en faglig risiko i noen av prosjektene, idet de kan ligge utenfor den kompetansen som i dag innehas av foretaksgruppen. Dette kan gjelde områder som husleie, porteføljestyring og organisatoriske valg. Tiltak her vil eventuelt være å støtte seg på innleid spisskompetanse og benchmarking i forhold til andre sektorer og virksomheter. Den økonomiske risikoen ligger på to nivåer. Dersom overordnet mål ikke nås har dette økonomiske konsekvenser, også på lang sikt da en ikke får etablert måleparametere og dermed målstyring på areal og kostnader. Det vil også være en kortsiktig økonomisk risiko ved at delprosjektene som er planlagt krever så mye ressurser at de går ut over disponible og budsjetterte midler. Dette kan skje dersom ekstra ressurser må leies inn, eller prosjektet trekker ut i tid. Det er ikke avsatt spesielle midler på regionalt nivå til å dekke ekstraordinær innsats. Juridisk har verken overordnet mål eller delprosjektene stor risiko. Det forutsettes da at eventuelle juridiske spørsmål avklares fortløpende og at ingen tiltak som kan ha juridiske konsekvenser iverksettes før disse er avklart. Omdømmemessig risiko kan oppstå ved at prosjektets hensikt og mål ikke kommuniseres godt nok, slik at det oppstår misforståelser/misoppfatninger rundt hensikten med prosjektene. Det vil være en stor omdømmemessig risiko og dermed resultatrisiko dersom prosjektet blir oppfattet å være sentraliserende og byråkratiserende, med lange beslutnings- og rapporteringslinjer. For å hindre feilaktige oppfatninger om prosjektet må det være god kommunikasjon og åpenhet rundt de problemstillinger som tas opp, ved siden av at resultateffekter og gevinstrealisering må være godt dokumentert. Risiko delprosjekt Delprosjektene vil bli risikovurdert i en risikomatrise, hvor det blir fokusert på fremdriftsmessig og økonomisk risiko, med spesifisering av problemområder og tiltak for å redusere risikoen. Siden delprosjektene nå først har fått sin bemanning, er det for tidlig å peke på spesielle risikoområder med tiltak. Generelt er det ressurstilgang og dermed fremdrift som er det største risikoområdet foreløpig, men det er for tidlig å si om dette har konsekvenser. Side 13 av 16

14 Det er dessuten en utfordring å kunne utvikle og fremstille modeller for drift og organisering av eiendomsområdet som forener de føringer som styret har gitt og de oppfatninger og behov som til nå er tilkjennegitt fra helseforetakene. Dette vil kunne innebære en betydelig risiko for delprosjekt 1 og 2, og for de delprosjektene som ble etablert i sak Felles avhendingsprosjekt og utnyttelse av foretaksgruppens felles prosjektkompetanse og -ressurser. Detaljerte risikoanalyser vil være en viktig aktivitet ved oppstart av prosjektgruppene, og de vil bli løpende ajourført. Formatet vil følge nedenstående eksempel på en identifisert risiko. Id Berørt milepæl Uønsket hendelse Sannsynlighet Konsekvens (beskrivelse) Konsekvens Stategi / Tiltak Risiko 1 Prosjektdeltakere stiller ikke i møtene i nødvendig omfang og har ikke operativ kapasitet mellom møtene 1 Nødvendig fremdrift, kvalitet og forankring trues 4 Ledelse stiller krav til deltakere om å prioritere prosjektet Høy Risikomatrise Svært stor 5 Stor 4 Risiko Sannsynlighet Moderat Liten 3 2 Kritisk Høy Moderat Lav Meget liten 1 1 Ubetydlig Lav Moderat Alvorlig Svært Alvorlig Konsekvens 3.2 Dialog/forankring av saken (ansatte/brukerne) Gjennom arbeidet i FUBE og deltagelse i delprosjektene, samt fremleggelse av resultat for direktørmøte i Helse Sør-Øst RHF legges det opp til en god forankring. Prosjektarbeidet vil også bli presentert i KTV-møter og møter i brukerutvalget. Videre planlegges dialogkonferanse med bred deltagelse fra helseforetakene. Side 14 av 16

15 3.3 Drøfting pro et contra Det presenterte opplegget med delprosjekter basert på mandatet som er gitt FUBE og utarbeidede mandater for delprosjektene, svarer opp de vedtak og føringer som er gitt i tidligere styresaker. Mulighet for måloppnåelse et om 10 % arealeffektivisering og 10 % anses som styrket gjennom det pågående arbeid. En etablering av et Felles avhendingsprosjekt bør lede til større arealgevinster på basis av salg og omstrukturering enn det som til nå har blitt oppnådd gjennom mindre og sporadiske salg. Prosjektet er viktig fordi det sannsynligvis kan etableres raskt og kan bidra til en strukturert og styrt reduksjon av arealer ved salg. Det bør her vurderes om målet om 10 % arealeffektivisering bør økes. Optimalisering av salgsgevinster som kan gi gode resultat- og likviditetseffekter for helseforetakene blir en viktig del av prosjektets mandat, og hele foretaksgruppen kan dra nytte av at kompetansen utvikles og samles ett sted. Videre bør en Samling av prosjektkompetanse og -ressurser i et felles regionalt prosjekt, kunne gi store synergieffekter helseforetakene mellom og føre til standardisering og forenkling av planprosessene i forbindelse med ombygging/nybygginger som kan gi store besparelser. Et slikt prosjekt forutsetter at alt prosjektarbeid innen foretaksgruppen som foregår i forbindelse med større nybygging/ombygginger og eventuelt større vedlikeholdsprosjekter blir koordinert og ledet i et felles regional prosjekt. Dette må lede til at investeringsmidlene blir brukt mer effektivt, både på grunn av riktig valg av prosjekter, systematisk erfaringsoverføring og kompetanseoppbygging, effektiv planlegging og trygg gjennomføring. 3.4 Konklusjon Administrerende direktør anser det arbeidet som er igangsatt innen FUBE som et viktig bidrag for å oppnå målsettingen om effektivisering innen eiendomsområdet. De igangsatte delprosjektene dekker godt opp de føringer som er gitt i tidligere styresaker. Det er imidlertid avdekket fremdriftsmessig risiko forbundet med gjennomføringen av delprosjektene. Dette kan i hovedsak relateres til at det ikke er tilstrekkelig ressurser som kan allokeres til prosjektene. Større innleie av personell ansees heller ikke som relevant av kostnadsmessige og kompetansemessige hensyn. Administrerende direktør vil foreslå at delprosjektene ferdigstilles mer suksessivt enn tidligere forutsatt, spesielt i delprosjektene av prosessuell hvor mange er involvert. For å sikre hovedmålet om 10 % arealeffektivisering og 10 % kostnadseffektivisering, foreslår administrerende direktør at de prosjektene som på kort sikt kan gi størst bidrag til dette prioriteres. Her anses opprettelsen av delprosjektene felles avhendingsprosjekt og samling av prosjektkompetanse og prosjektressurser som de mest aktuelle. Dette vil sikre en bedre koordinering utnyttelse av ressursene. For arealeffektiviseringen kan dette bidra til en raskere måloppnåelse og i tillegg gi mulighet for å øke målsettingen. Det forutsettes at målsettingene vurderes i det strategiarbeidet som gjennomføres. Side 15 av 16

16 Administrerende direktør vurderer arbeidet og planlagte tiltak som er igangsatt i FUBE som ambisiøst og forbundet med fremdriftrisiko, men påpeker viktigheten av å prioritere ressurser til arbeidet og ha en stram styring av prosjektet. Trykte vedlegg: Utkast til statusrapportering, med risikomatrise Utrykte vedlegg: Ingen Side 16 av 16