Eventor Norsk Orienterings digitale plattform

Transkript

1 Eventor Norsk Orienterings digitale plattform

2 Innhold Grunnleggende bruk av Eventor for den aktive Eventor for klubben og klubbledelsen Eventor for påmeldingsansvarlig/sportslig ledelse Eventor for arrangementsansvarlig/tidtaker Livelox for arrangementsansvarlig/løypelegger

3 Innhold Grunnleggende bruk av Eventor for den aktive Registrer ny bruker Terminlisten og arrangementsinformasjon Påmelding til løp Endre/se på bruker informasjon «Mine sider» Eventor for klubben og klubbledelsen Eventor for påmeldingsansvarlig/sportslig ledelse Eventor for arrangementsansvarlig/tidtaker Livelox for arrangementsansvarlig/løypelegger

4 Registrere ny bruker 1. Registrer meg 2. «Jeg er medlem i en klubb» 1. Velg klubb 3. Fyll inn personopplysninger (obligatorisk informasjon er stjernemerket) Husk å huke av for «Jeg er inneforstått med» under «Lagring av personopplysninger» Eventor vil så sjekke om en «lignende person» alt er registrert, dvs kombinasjon av navn og fødselsdato er «ganske» likt.

5 Terminlisten og arrangementsinformasjon Hovedside i norsk Eventor er terminlisten. Du kommer også til denne ved å velge Terminliste fra menyen øverst. Som standard viser den løp fra ca 3 dager bakover i tid til ca 30 dager fremover. Det er også mulig å sette opp egne søk/valg for å få frem løp som er mer relevante for deg. Ved å klikke på løpsnavnet i terminlisten kommer du til arrangementsinformasjonen. Her vil du finne påmeldingsfrister, klassetilbud, kontaktinformasjon, hvor løpet arrangeres og hvem som er påmeldt. Nærmere arrangmentet vil du normalt finne startlister og så resultater i etterkant. Her ligger også linken til Livelox, hvis løpet tilbyr dette.

6 Påmelding til løp Det er to hoved muligheter 1. Via terminlisten Sett hake i boksen til høyre for løpet i terminlisten (evt flere samtidig) Velg «Meld på til markerte arrangementer» 2. Via arrangementets infoside Under arrangementet velg «Påmelding» ute til høyre Begge deler bringer opp en side der du kan velge klasse, samt registrere/sjekke brikkenummer. Eventor vil selv forhåndsinnfylle brikkenummer som ligger registrert i din profil

7 Endre/se på bruker informasjon «Mine sider» Din personlige brukerinformasjon kan du se og endre via «Mine sider» øverst og til høyre her kan du Endre kontaktinformasjon Skifte passord Sette opp standardklasser og registrere brikkenummer Endre klubbtilhørighet, evt legge til flere Sette opp hva du ønsker av direkteinformasjon fra forbundet

8 Innhold Grunnleggende bruk av Eventor for den aktive Eventor for klubben og klubbledelsen Klubbinformasjon Roller i Eventor Medlem Påmeldingsansvarlig Arrangementsansvarlig Administrator Klubbinnstillinger, klubbmedlemmer og rolletildeling Legge til/endre medlemmer virtuell pålogging Klubbaktiviteter Eventor for påmeldingsansvarlig/sportslig ledelse Eventor for arrangementsansvarlig/tidtaker Livelox for arrangementsansvarlig/løypelegger

9 Klubbinformasjon Menyvalget «Klubben» bringer opp en side med kontaktadresse for klubben samt oversikt over hvem som har utvidede rettigheter i Eventor Her finnes også en oversikt over løp som klubbens medlemmer er påmeldt til evt har deltat i Dette er også inngangsporten til Klubbaktivteter (mer info senere) Til sist finner du her en oversikt over eventuelle serier klubben administrerer

10 Roller i Eventor Tilgangssystemet i Eventor er delt i fire ulike roller pr organisasjonsledd Medlem Påmeldingsansvarlig Arrangementsansvarlig Administrator Én bruker kan ha ulike roller i ulike organisasjonsledd, eks Administrator i kretsen Medlem i klubben

11 Medlem Et medlem kan Melde seg på individuelle løp Melde seg på klubbaktiviteter Lage og endre klubbaktiviteter Redigere egne opplysninger

12 Påmeldingsansvarlig Denne gruppen kan foreta det som kalles Organisasjonspåmelding (eget menyvalg under hvert arrangement) Normalt kreves også denne rollen for å melde på stafettlag på vegne av klubben (valg under Klubbinnstillinger)

13 Arrangementsansvarlig Denne gruppen kan administrere klubbens arrangementer i Eventor Medlemmer av denne gruppen får et ekstra menyvalg i toppen som heter «Administrasjon» ved valg av denne kommer menyen til høyre opp sammen med en liste over klubbens arrangementer inneværende år

14 Administrator Denne gruppen har fulle tilganger til alt angående klubben i Eventor, inkludert mulighet til å tildele roller Medlemmer av denne gruppen får et ekstra menyvalg i toppen som heter «Administrasjon» ved valg av denne kommer menyen til høyre opp sammen med klubbinnstillingene Denne gruppen får også en utvidet «Klubben»- meny med et valg for å endre klubbinformasjonen

15 Klubbinnstillinger, klubbmedlemmer og rolle tildeling (krever administrator rolle) Under klubbinnstillinger kan du legge inn klubbens logo, hente klubbens API-nøkkel (brukes i noen eksterne programmer for å hente data fra Eventor), registrere kontonummer og evt egen mailadresse for fakturaer og bestemme om stafettpåmelding skal være åpent for alle Medlemsoversikten viser en full liste over Eventorbrukere som er knyttet til din organisasjon Fra «Roller» tildeles roller Mulighet for å videre fakturere løpsdeltakelse Via «Virtuell pålogging» kan administrator komme til for å sette nytt brukernavn og/eller passord for et medlem

16 Legge til/endre medlemmer og virtuell pålogging (krever administrator rolle) Fra medlemsoversikten kan du legge til, redigere eller slette medlemmer Ligner svært på individuell registrering også denne kommer opp med dublett kontroll (finnes denne personen fra før i en eller annen klubb?) Medlemmer som blir slettet herfra blir ikke fjernet fra Eventor, det er kun klubbtilhørigheten som blir slettet Via «Virtuell pålogging» kan du også endre brukernavn og passord for et enkelt medlem. Denne funksjonen lar deg «se» Eventor slik den aktuelle brukeren ser det

17 Klubbaktiviteter Dette er en egen funksjon for å samle inn påmeldinger til annet en løp og treninger. Blant annet godt egnet til påmelding til klubbturer, interessepåmelding stafett o.l. Trenger en tittel, har plass til utdypende informasjon (innbydelsen) og tidspunkter for start og påmeldingsfrist Videre er det mulig å legge til flere felt. Her kan du legge inn opsjoner (sove inne/ligge i telt ute; kjører bil/sitter på o.l.) Arrangøren kan så laste ned samlet detaljert påmeldingsinfo i Excel format for videre bruk. Krets og forbund har tilsvarende som dukker opp under «dine» aktiviteter (eks Kompetansehelgen)

18 Innhold Grunnleggende bruk av Eventor for den aktive Eventor for klubben og klubbledelsen Eventor for påmeldingsansvarlig/sportslig ledelse Klubbpåmelding Arrangementsdeltakere Stafettpåmelding Eventor for arrangementsansvarlig/tidtaker Livelox for arrangementsansvarlig/løypelegger

19 Klubbpåmelding Med rollen Påmeldinsansvarlig får du tilgang til et eget påmeldingsskjema der det er lett å legge inn, evt endre, mange påmeldinger av gangen for din klubb Denne gir samtidig oversikt over alle som alt er påmeldt fra din klubb

20 Arrangementsdeltakere Under «Klubben» menyen finner du en oversikt over hvilke løp din klubb har deltakere i

21 Stafettpåmelding Som tidligere nevnt er det en opsjon om stafettpåmelding skal være åpent eller knyttet til rollen «påmeldingsansvarlig» Stafettpåmelding gjøres i en egen sekvens der du først oppgir antall lag pr klasse du vil melde på, og dernest gis mulighet for å legge inn lagoppstilling og evt kontaktinfo for lagleder for hvert lag Normalt er det åpent for å legge inn lagoppstillinger lenge etter påmeldingsfristen dette styres av arrangøren Ved registrering av lagoppstilling fyller Eventor automatisk inn løperens brikke dette nummeret må sjekkes, da løpere ikke alltid er «oppdatert» i Eventor

22 Innhold Grunnleggende bruk av Eventor for den aktive Eventor for klubben og klubbledelsen Eventor for påmeldingsansvarlig/sportslig ledelse Eventor for arrangementsansvarlig/tidtaker Opprette et løp Ulike løpskategorier ulike søknadsrutiner Klasser Klasser begrensinger og regelboka Påmeldingsavgifter og frister Påmeldingsavgifter og frister avansert visning Påmeldingsavgifter og frister etiming utfordring Innbydelse og PM andre dokumenter og linker Tilleggstjenester Laste ned påmeldinger og opp resultater og strekktider Integrasjon med etiming Opprette og bruke Serier Betaling ved påmelding Ny løsning på vei Livelox for arrangementsansvarlig/løypelegger

23 Opprette et løp Fra «Administrasjon» og «Arrangement» velg «Opprett arrangement» Velg løpstype og antall dager Fyll inn skjemaet noe er obligatorisk resten er valgfritt og kommer gjerne senere de obligatoriske er Navn på løpet Startdato Gren (o-løp, ski-o, sykkel-o, pre-o) Stemplingssystem (her er «ingen» et godkjent valg) Fyll inn alt du kan så tidlig som mulig!

24 Opprette et løp forts. «Generelle opplysninger» er i hovedsak samme info som i «opprett arrangement» minus arena I «arrangører og funksjonærer» fylles inn ulike roller som løpsleder, løypelegger osv. Fra «arena» kan du få lagt inn hvor løpet arrangeres fra Menyvalget «klassetyper» gir mulighet for å indikere i terminlisten hvilke typer klasser deltakerne kan forvente å finne for dette løpet herfra flagges også Flexoløp De øvrige menyvalgene kommer vi tilbake til senere

25 Ulike løpskategorier ulike søknadsrutiner Nærløp og treninger Ingen søknad nødvendig Dukker opp i terminlisten fortløpende etter lagring Kretsløp For å se treninger må disse aktiveres i terminliste visningen Disse må godkjennes av kretsen før de blir publisert Godkjenningen gjøres direkte i Eventor Mesterskap og nasjonale løp Krever godkjenning av forbundet før publisering Også her gjøres godkjenning i Eventor

26 Klasser Første gang du velger «klasser» får du opp denne Det anbefales å benytte «opprett klasser fra standardklasser» Standardklassene er satt opp med riktig aldersspenn, og hjelper deg med innstillinger knyttet til barneidrettsbestemmelsene Ved å kopiere fra et tidligere arrangement får du ikke med alle disse innstillingene

27 Standardklasser begrensinger og regelboka Som nevnt er det lurt å bruke standardklassene ettersom disse alt har med seg innstillingene som er riktig etter reglene Barn under 11 år skal ikke rangeres Barn under 13 år skal ikke ha høyere enn ha C-nivå Ungdom under 15 år skal ikke ha høyere enn ha B-nivå Løpere som er tillatt i A-nivå (dvs fra og med 15 år) kan delta i eldre aldersklasse opp til og med D/H 21- Veteraner (35+) kan stille i yngre aldersklasse til og med D/H 21- evt D/H 17-, men ikke i D/H osv. Fra og med neste sesong skal N-åpen ikke ha tid i resultatlister kun deltatt/ evt. fullført

28 Klasser begrensinger og regelboka

29 Påmeldingsavgifter og frister Denne har to hovedmodus Enkel Avansert Vanligvis greit å begynne med «Enkel» først En ordinær frist En etteranmeldingfrist En normalkontingent for løpere fra 17 og oppover En normalkontingent for løpere opp til og med 16 En prosentsats for etteranmelding (typisk 50 %) Vær obs på at N-åpen og opp til og med 12 får etteranmeldingsgebyr med denne løsningen. Rettes enkelt i «Avansert» modus se neste slide

30 Påmeldingsavgifter og frister Avansert modus I avansert modus må hvert enkelt kontingent nivå legges til manuelt om du starter med «Enkel» vil de fleste alt være etablert, så må du bare justere litt Gi «kontingenten» et navn, pris, tidsrom den gjelder og hvilke klasser den gjelder for Normal kontingent angis for perioden helt frem til siste påmeldingstidspunkt (eks 80,-) Etteranmelding angis for perioden fra normal frist til og med siste frist prisen skal kun være tillegget (eks 40,- dvs totalt 120,- for etteranmelding) Merk at det ikke skal kreves etteranmeldingstillegg for løpere opp til og med 12 år

31 Påmeldingsavgifter og frister etiming utfordring Som nevnt er det kjekt å start med «Enkel vising» for å få alle kontingentvariantene produsert Det gir etteranmeldingstillegg i prosent Foreløpig er det en bug i etiming som gjør at den regner ut riktige avgifter første gang du importerer, men ikke etter påfølgende importer av deltagere! Det er derfor lurt å justere dette også i «Avansert vising» etter at hovedjobben er gjort Må da etablere én ekstra «etteranmeldingstillegg» ettersom ungdom og voksne vil få ulike kronebeløp Eks (ungdom) 50 % av 80,- gir 40,- Eks (voksne) 50 % av 120,- gir 60,-

32 Påmeldingsavgifter og frister etiming utfordring

33 Innbydelse og PM andre dokumenter og linker Under menyvalget «Dokument» finner du tre valg Legg til innbydelse Legg til PM Legg til annen type dokument Hver av disse gir et formular for å enten laste opp en fil til Eventor eller legge inn en link til en annen webside For «annen type» må også en tittel legges inn. Brukes ofte til gamle kart over område, GPS-lister, lenke til liveresultater osv For alle disse gjelder er det best å bruke PDF format, evt JPG for kart o.l.

34 Tilleggstjenester Gir mulighet til å legge inn bestilling av overnatting o.l. direkte i Eventor To språk, mulighet for flere frister med ulik pris osv

35 Laste ned påmeldinger og opp resultater og strekktider Opp og nedlasting fra tidtakerprogramvarer gjøres via XML filer De fleste slike programmer har en egen funksjon for å gjøre dette (da ser du ikke XML filene i det hele tatt) Hvis du får en kryptisk feilmelding vil det ofte være lurt å prøve og gjøre opplastingen «manuelt» ettersom Eventor ofte kommer med en litt mer utdypende feilmelding Nedlasting av påmeldinger vil normalt opprette klasser for deg, så det er ikke nødvendig å gjøre i tidtakerprogrammet Når du laster opp resultater går strekktidene automatisk til Winsplits

36 Integrasjon med etiming

37 Opprette og bruke Serier Serier gir en mulighet for å slå sammen resultatene fra et sett med uavhengige Eventor arrangement Fint verktøy for f.eks. karuseller med et sammenlagt resultat Basert på summering av poeng høyest poengsum rangert øverst (dvs bør ikke bruke plassiffer direkte) Mulig å definere egne poengtabeller Eks Sørlandsgaloppen: x (ant sek etter vinner)/3 Eks Norgescup: Plasseringspoeng: 70, 60, 53, 47, Kan også beregne en jaktstart x sekunder pr poeng etter leder Henter resultater etter hvert del arrangement Kan velge å kun se på løpere fra egen klubb

38 Betaling ved påmelding Ny løsning på vei Arrangør kan velge MEN deltakernes klubb (hvis underlagt NOF) kan også velge å be om faktura for noen, eller alle sine deltakere

39 Innhold Grunnleggende bruk av Eventor for den aktive Eventor for klubben og klubbledelsen Eventor for påmeldingsansvarlig/sportslig ledelse Eventor for arrangementsansvarlig/tidtaker Livelox for arrangementsansvarlig/løypelegger Kobling fra Eventor Legge inn kart omaps.net eller direkte i Livelox Eksport fra Ocad tips og triks Legge inn løyper IOF XML 3.0 Løypetrykk Eksport fra Ocad tips og triks Koble løyper og klasser Sette tidspunkt for publisering Synkronisere resultater fra Eventor Fordeler og ulemper Fallgruver Ikke synkronisert målklokke etiming med fristart

40 Kobling fra Eventor Under arrangementsadministrasjonsiden finner du «Livelox» i menyen Bringer opp en side med litt info og valget «Importer arrangementet» Det tar deg til Livelox der det meste av «Generell informasjon» for et nytt Livelox arrangement er ferdig utfylt Velg «Lagre» - bringer opp administrasjonssiden

41 Legge inn kart omaps.net eller direkte i Livelox To hovedvalg begge via bildefil (PNG, TIFF, JPEG, GIF) 1. Via Omaps en sentral kartdatabase eid av NOF Fint for kart som skal gjenbrukes kalibreres én gang Ønskelig at rammer og tekst fjernes Veldig raskt fra og med arrangement nr 2 på samme kart 2. Direkte i Livelox Naturlig valg for manipulerte kart (korridor, kurve o.l.) Litt raskere for nye kart, men kan altså ikke gjenbrukes Også aktuelt om du kun har tilgang på kart med løypetrykk Begge deler krever en kalibrering/georeferering av bildefilen. Dette gjør du enklest vhja en såkalt «world-fil» som hører sammen med bildefilen.

42 Legge inn kart Eksport fra Ocad tips og triks Sjekkliste: Er kartet georeferert? Kart / Målestokk og kartkoordinater Hvis ikke må du selv tilpasse kartet i Omaps eller Livelox Om det er georeferert, pass på at rett referansesystem er valgt, skal normalt være UTM / WGS 84 Zone 32 North her på Østlandet i det minste Velg Fil / Eksporter Velg filtype PNG (mindre fil, raskere å overføre) eller TIF Oppløsning på dpi er vanligvis mer enn nok Om fila er georeferert, velg «Lag World-fil»

43 Legge inn løyper Minimumsbehovet her er IOF XML 3.0 løypeeksport Om kartet var georeferert vil løypene også kunne være det Allerede her vil du kunne forhåndsvise alle poster og hver løype for seg Om kart/løype ikke var georeferert vil du her kunne justere inn postene på forhåndsvisning av «alle poster» Dra først én post til rett detalj Gå deretter et godt stykke unna og plasser én post til Da bør alle postene ha havnet rett Du kan også legge til såkalte «løypetrykkfiler» - pr løype Disse vil vise riktig merket løype, klipte postringer og streker, postnummer plassering osv. Fra Ocad virker SVG formatet best etter min erfaring

44 Koble løyper og klasser Enkelt grensesnitt for å parre løyper med klasser under «Klasser» Om du har gaflede løyper (eks sommerfugl eller stafett) er det et eget valg for dette (Tillat flere løyper pr klasse) Om klassenavnene i Eventor og Ocad er like vil dette vanligvis gå av seg selv Se etter «varsellamper» i admin bildet!

45 Sette tidspunkt for publisering Under «Tilgangsbegrensning» kan du styre hvem som kan se aktiviteten, og når kart og løyper blir tilgjenglig Standard er «Hvem som helst» og «Aktivitetens slutttid» der den siste blir overskrevet av siste starttid ved opplasting av startliste til Eventor Fungerer greit for de fleste løp med trukket startliste For enklere løp med fristart eller fellestart der det ikke er noen publisert startliste er det bedre å sette publiseringstidspunktet direkte i dette bildet Aktivitetens slutttid må være etter siste i mål Men kan jo godt åpne for visning før det!

46 Synkronisere resultater fra Eventor For Livelox aktiviteter som er linket mot Eventor vil det som standard ligge inne automatisk synkronisering mot eksternt system Gir som nevnt fornuftig publisering av løyper basert på starttider KAN gi «riktige» mellomtider (de små ringene ved poststempling) med noen forutsetninger Arrangementsklokka går likt med GPS tid Deltakerne er registrert med korrekt starttid (også fristartklasser) utfordring i etiming! Om klokka går feil eller starttiden er gal vil «plingene» komme feil for alle eller noen løpere, og sporloggen blir klippet i den ene eller andre enden Kan da fjerne linken mot Eventor resultatene Mister IKKE deltakere som alt har lagt inn spor