Forvaltningsrevisjon Gran kommune

Transkript

1 Innlandet Revisjon IKS Forvaltningsrevisjon Gran kommune Styring og kontroll med eiendomsforvaltningen Rapport

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Styring og kontroll med eiendomsforvaltningen som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Gran kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr 4). Vi vil takke ansatte i Gran kommune for bistand ifm prosjektarbeidet. Særlig vil vi takke de av lederne i kommunen som har stilt opp for intervju, og tidligere eiendomssjef Morten Hoff for informasjon og data ifm prosjektarbeidet. All informasjon ifm prosjektet ble innhentet mens han var eiendomssjef. Prosjektarbeidet er utført i perioden mars til september Kari Robbestad og Kristian Lein har utført prosjektarbeidet, med sistnevnte som oppdragsansvarlig. Utkast til rapport er sendt rådmannen til uttalelse. Svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. Lillehammer, september 2011 Kristian Lein Oppdragsansvarlig Kari Robbestad Prosjektansvarlig 2

3 SAMMENDRAG Formålet med dette prosjektet er å se nærmere på den overordnete styringen og eiendomsforvaltningen i Gran kommune. I prosjektet har vi operert med følgende problemstillinger: 1 Hvilke mål, prioriteringer og planer er styrende for rådmannens / eiendomsavdelingens arbeid med eiendomsforvaltningen i kommunen? 2 I hvilken grad er kommunens eiendomsforvaltning forankret i politisk vedtatte mål, prioriteringer og planer? 3 Hvordan fungerer rapportering mellom eiendomsavdelingen og politisk nivå? 4 Har eiendomsavdelingen tilstrekkelig oversikt over eiendomsporteføljen? 5 Er organiseringen av eiendomsforvaltningen hensiktsmessig (kompetanse, kommunikasjon, roller, kostnadseffektivitet)? I tillegg har vi foretatt en kartlegging av kommunens utleiebygg, spesielt med hensyn til utnyttelsesgrad av boenhetene. Eiendomsforvaltning er et omfattende og komplekst område. For kommunene vil det alltid være vanskelig å avveie vedlikehold av bygningsmassen opp mot den øvrige produksjonen av velferdstjenester som de har ansvar for. Det er viktig å huske på at godt vedlikeholdte bygninger legger mye av grunnlaget for gode tjenester. Denne rapporten bygger på dokumentanalyse der vi har fått fram opplysninger om kommunens eiendomsportefølje, utleiebygg etc, samt dokumenter som viser mål, planer, rapportering osv. Vi har dessuten kartlagt eiendomsavdelingens rutiner på området. I tillegg har vi intervjuet fire virksomhetsledere og tre øvrige ledere for å høre hvilke erfaringer de som brukere av bygget sitter med. Anbefalinger fra NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle har fått en sentral plass. Revisjonen har konkludert med følgende under problemstillingene: I hvilken grad er kommunens eiendomsforvaltning forankret i politisk vedtatte mål og planer Målene i budsjett- og økonomiplanen for 2010 er konkrete og det er også sagt hva som skal oppnås for at målet er nådd. Etter revisjonens vurdering er eiendomsforvaltningen forankret i disse politisk vedtatte mål. Revisjonen etterlyser imidlertid mer konkrete målsetninger knyttet til hensiktsmessigheten av bygg. I den sammenheng viser vi til det kommuneplanens samfunnsdel sier om kvalitet på barnehage- og skoletilbud og tilpasset tilbud innen helse- og omsorgssektoren. 3

4 Anbefaling Revisjonen anbefaler at det vurderes å utarbeide mer konkrete mål i forhold til hensiktsmessigheten av formålsbyggene, spesielt innen barnehage, skole og helse- og omsorgssektoren. Hvordan fungerer rapporteringen mellom eiendomsavdelingen og politisk nivå? Eiendomsavdelingen rapporterer på de utarbeidede målene i budsjett- og økonomiplanen. Målene er konkrete og gjennomføringen er tidfestet. Det finnes ingen rapportering til politikerne utover disse målene. Det er kommunens øverste ledelse ved folkevalgte og rådmann som skal ivareta eierrollen på vegne av innbyggerne. Revisjonen er av den oppfatning at eierne bør stille seg spørsmål om hva kommunen eier, hva man trenger og hvordan kommunens eiendommer forvaltes. I tillegg til å rapportere på mål som er vedtatt i budsjett- og økonomiplanen vil det derfor være hensiktsmessig å rapportere på bygningenes tilstand. I veilederen fra KS er det vist til rapporteringen IK-bygg som vil gi et godt grunnlag for prioriteringer og beslutninger hos politikerne. Anbefaling I tillegg til å rapportere på mål som er vedtatt i budsjett- og økonomiplanen bør det rapporteres på bygningenes tilstand, jfr veileder fra KS. Har eiendomsforvaltningen tilstrekkelig oversikt over eiendomsporteføljen? For å kunne si noe om hva som er tilstrekkelig oversikt har vi tatt utgangspunkt i hva eiendomsforvaltningsutvalget har oppgitt som områder hvor eiendomsforvaltningen bør ha informasjon og data for å ha et rasjonelt (målrettet) system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. Vår undersøkelse har vist at eiendomsforvaltningen i kommunen har utarbeidet de fleste av disse oversiktene. Eiendomsavdelingen har de senere år imidlertid ikke gjort beregninger på arealutnyttelse i de forskjellige formålsbyggene. Videre er godt, verdibevarende vedlikehold et viktig kriterium for god eiendomsforvaltning. Eiendomsavdelingen utarbeider årlige vedlikeholdsplaner på grunnlag av blant annet innmeldte og dokumenterte vedlikeholdsbehov. Etter revisjonens vurdering mangler kommunen en fullstendig og detaljert tilstandsvurdering som viser det samlede vedlikeholdsbehovet for hele bygningsmassen. En slik tilstandsvurdering vil igjen kunne legge grunnlag for å vedta nødvendige tiltak og et planmessig vedlikehold av eiendomsmassen. Anbefaling Revisjonen anbefaler at det utarbeides beregninger på arealutnyttelse. Kommunen bør utarbeide en fullstendig og detaljert tilstandsvurdering som viser det samlede vedlikeholdsbehovet for hvert enkelt bygg og dermed hele bygningsmassen. 4

5 Er organiseringen av eiendomsforvaltningen hensiktsmessig mht kompetanse, kommunikasjon, roller og kostnadseffektivitet Kommunikasjon og roller Revisjonens oppfatning etter de intervjuene vi har gjennomført er at kommunikasjonen mellom eiendom og enhetene ikke fungerer tilfredsstillende, bl.a gjelder det innspill om ønsker fra enhetene samt informasjon fra eiendom knyttet til at tiltak ikke iverksettes som planlagt. Kompetanse Etter revisjonens vurdering ser eiendomsavdelingen ut til å besitte en bred formalkompetanse. Det er også gitt uttrykk for at dette følges opp ved at de ansatte blir sendt jevnlig på kurs. Kostnadseffektivitet Eiendomsavdelingen har i årsrapporten tatt inn enkelte tall fra Kostra, men ser ikke ut til å ha gjort analyser mht ulikheter mellom Gran og andre kommuner. Anbefaling Revisjonen anbefaler at det arbeides for å styrke kommunikasjonen mellom eiendom og de øvrige enhetene. For å fokusere på kostnadseffektivitet kan benchmarking (med andre kommuner eller grupper av kommuner) være et hjelpemiddel. 5

6 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Formål og problemstillinger Kilder for revisjonskriterier METODE OPPGAVER OG ORGANISERING AV KOMMUNENS EIENDOMSFORVALTNING Organisering og kompetanse i eiendomsforvaltningen i Gran kommune Økonomi Vedlikehold Nøkkeltall for bygningsmassen Oversikt over kommunens bygningsmasse Utleieboliger Nøkkeltall for eiendomsforvaltningen og sammenligninger FØRINGER OG MÅL FOR EIENDOMSFORVALTNINGEN Kommunens vedtatte mål og planer Andre forhold som er styrende for eiendomsforvaltningen OVERSIKTER OG VEDLIKEHOLD Oversikter som er utarbeidet av eiendomsavdelingen RAPPORTERING OG KOMMUNIKASJON Samarbeid og kommunikasjon med virksomhetsområdene Samarbeidsavtalen Samarbeidspartnernes erfaringer Rapportering VURDERINGER I hvilken grad er kommunens eiendomsforvaltning forankret i politisk vedtatte mål og planer Revisjonskriterier Revisjonens vurderinger Hvordan fungerer rapporteringen mellom eiendomsavdelingen og politisk nivå? Revisjonskriterier Revisjonens vurderinger Har eiendomsforvaltningen tilstrekkelig oversikt over eiendomsporteføljen? Revisjonskriterier Revisjonens vurderinger Er organiseringen av eiendomsforvaltningen hensiktsmessig mht: Kompetanse, kommunikasjon, roller og kostnadseffektivitet Revisjonskriterier Revisjonens vurderinger KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER REFERANSER VEDLEGG RÅDMANNENS UTTALELSE

7 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget ba i sak 38/2010 i møte 17. september 2010 Innlandet Revisjon IKS om å gjennomføre et revisjonsprosjekt med fokus på Organisering (Bruker, eier- og forvalterrollen) Planlegging (Overordnet strategi mv) Mål og resultatstyring Politisk forankring (Kommunikasjon mellom folkevalgt nivå og administrasjonen). I samme møte fikk Innlandet Revisjon IKS også i oppdrag å foreta en undersøkelse rettet mot kommunens utleiebygg med fokus på: Effektiv utnyttelse (utleiegrad mv) Målrettet og behovstilpasset forvaltning. Kontrollutvalget har i sak 13/2011 i møtet den 25. mars 2011 vedtatt at temaene overordnet styring og eiendomsforvaltning prioriteres. 1.2 Formål og problemstillinger Revisjonen har valgt å dele oppdraget inn i to delprosjekter, der delprosjekt 1 har vært det største i arbeidsomfang. Nedenfor følger problemstillingene vi har arbeidet etter Delprosjekt 1: 1 Hvilke mål, prioriteringer og planer er styrende for rådmannens / eiendomsavdelingens arbeid med eiendomsforvaltningen i kommunen? 2 I hvilken grad er kommunens eiendomsforvaltning forankret i politisk vedtatte mål, prioriteringer og planer? 3 Hvordan fungerer rapportering mellom eiendomsavdelingen og politisk nivå? 4 Har eiendomsavdelingen tilstrekkelig oversikt over eiendomsporteføljen? 5 Er organiseringen av eiendomsforvaltningen hensiktsmessig (kompetanse, kommunikasjon, roller, kostnadseffektivitet)? Delprosjekt 2: Hva er utnyttelsesgraden på kommunens utleiebygg? Delprosjekt 2 er en ren kartlegging av kommunens utleiebygg, dette er behandlet i rapportens kapittel Disponering av rapporten for øvrig framgår av kapittel 2. 7

8 1.3 Kilder for revisjonskriterier Revisjonskriterier skal begrunnes i/utledes av autoritative kilder innenfor det reviderte området. Autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak/mål/føringer, administrative retningslinjer/mål/føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, teori og reelle hensyn som vurderinger av hva som er rimelig/ formålstjenlig/effektivt. Revisjonskriteriene utledes med utgangspunkt i problemstillingene, og danner grunnlaget for hva de innsamlede data vurderes opp mot. I og med at revisjonskriteriene er uttrykk for en norm eller et ideal for hvordan tilstanden bør være på området, danner kriteriene også utgangspunkt for revisjonens anbefalinger. Revisjonskriteriene i dette prosjektet (delposjekt 1) vil på overordnet nivå være det generelle kravet i kommuneloven ( 1) om en rasjonell og effektiv forvaltning, samt kommunelovens 23 om rådmannens ansvar for internkontroll. Disse revisjonskriteriene er imidlertid lite operasjonaliserte. Kommunens overordna mål for eiendomsforvaltningen om en tidsmessig og effektiv organisasjon er relevant. I tillegg har vi også vurdert om andre av kommunens målsettinger er relevante som revisjonskriterier. Kommunens mål og planer I økonomi- og handlingsplanen utarbeides det mål for inneværende år, i budsjett- og økonomiplan for er det tatt inn overordnet mål, periodemål og mål for 2010, samt mål for 2009 som ikke er nådd. Det er vedtatt et overordnet mål for eiendomsforvaltningen: Gran kommune skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon. Hvor periodemålet sier at Gran kommune skal til enhver tid etterstrebe å ha en bygningsmasse som er tilpasset behov og formål. Dette er utdypet noe mer i kommuneplanens samfunnsdel. Under strategier i kap i kommuneplanens samfunnsdel om kommunale tjenester, sies det blant annet at for å nå målene skal vi ha en bygningsmasse som er framtidsrettet og fleksibel og som enkelt kan tilpasses ulike pedagogiske metoder. På samme måte er det under helse i kap 6.3, blant annet sagt at for å nå målene innen helse og omsorg skal vi utvikle en helhetlig boligpolitikk som drøfter forholdet mellom omsorgsboliger, sentrumsnære leiligheter, institusjonstilbud etc. Videre er det i budsjett- og økonomiplanen utarbeidet følgende periodemål: Energiforbruket i kommunale bygg skal reduseres med 10 % i forhold til 2007, målt i kwh/m2/år i kommunal bygningsmasse (EK- plan mål 2012). I kommuneplanens samfunnsdel kap 5 om samfunnsutvikling er det blant annet satt følgende mål: Vi vil etablere og rullere en egen klimaplan for kommunen med langsiktige og tallfestede mål for reduksjon av utslipp av klimagasser og mer effektiv energiutnyttelse i kommunen. Arbeide for å redusere energiforbruket vesentlig ved energieffektivisering og energiomlegging i kommunale bygg og stimulere til det samme i private bygg og boliger. 8

9 Disse målene er direkte hjemlet i et av de overordnede målene i kommuneplanens samfunnsdel som sier at: Gran kommune skal, som Grønn energikommune, ha en bærekraftig utvikling og arbeide for å redusere klimautslippene vesentlig. Det er målene i kommuneplanens samfunnsdel som er utgangspunkt for målene i budsjett- og økonomiplanen for Vi kommer nærmere tilbake til kommunens mål og planer i kapittel 4.1. I NOU Velholdte bygninger gir mer til alle sies det at god eiendomsforvaltning kan defineres som det å gi brukerne gode og effektive bygg til lavest mulig kostnad. Dette innebærer å skape best mulig rammevilkår for brukernes virksomhet over tid. Når man skal vurdere hva som er god eiendomsforvaltning må man ta hensyn til både brukernes, eierens og samfunnets interesser. For brukerne vil det blant annet være viktig med bygg som er i samsvar med deres praktiske behov, oppfyller krav til helse, miljø og sikkerhet, har riktig beliggenhet og god tilgjengelighet for alle brukere (universell utforming), samt at det har lett tilgjengelig drifts- og brukerservice. Samfunnsmessige interesser som er knyttet til eiendomsforvaltningen kan være miljøhensyn, kulturarv, estetikk, god økonomisk forvaltning av samfunnets ressurser og god kvalitet på offentlig tjenesteyting. Eierens interesser vil være å ivareta og utvikle realverdiene i eiendommen og oppnå størst mulig økonomisk avkastning av egenkapitalen. Foruten brukernes og samfunnsmessige interesser, vil eieren også måtte oppfylle lov- og forskriftskrav. Videre har Eiendomsforvaltningsutvalget pekt på at det er viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Denne strategien må forankres i kommunens overordnede styringsdokumenter. Eiendomsforvaltningsutvalget har lagt fram følgende kriterier som de mener må være tilfredsstilt for at den kommunale eiendomsforvaltningen skal kunne karakteriseres som god. Kriterium 1: Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen For at eiendomsforvaltningen skal kunne foregå på en rasjonell, målrettet og effektiv måte ut fra de overordnede målene, må det også stilles krav til eiendomsforvaltningens planleggings- og styringssystem på det taktiske nivået 1, slik at aktiviteter og ressursbruk planlegges og rapporteres i forhold til vedtatte mål. Kriterium 2: Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Dette innebærer at eiendomsforvaltningen planlegger sine aktiviteter og sin ressursbruk ut fra vedtatte mål og rapporterer tilstand, prosesser og resultater i forhold til målene. 1 På dette nivået finner vi organisering og overordnet ledelse av den løpende, daglige eiendomsforvaltningen og utarbeidelse av planer for denne. De områdene som er sentrale i eiendomsstrategien må her følges opp med konkret planlegging, operasjonelle mål og kriterier, organisering og overordnet ledelse av forvaltning, drift og vedlikehold, miljøspørsmål, tilgjengelighet og sikkerhet. Sentrale funksjoner vil være: Budsjett og overordnet økonomistyring Planer for drift og vedlikehold med organisering og overordnet ledelse av disse funksjonene. Organisering og ledelse av forholdet til brukerne og forholdet de har til bygningen 9

10 Kriterium 3: Generelle delkriterier: Følgende kriterier bør generelt inngå som kriterier på god eiendomsforvaltning: Tilfredsstille prioriterte brukerbehov. Tilfredsstillelse av brukerbehovene er den grunnleggende forutsetningen for de fleste kommunale bygninger. Behovstilfredsstillelsen kan imidlertid ikke være uten begrensning og uten prioritering i forhold til andre behov, jf. neste delkriterium. Effektiv arealutnyttelse. Dette betyr at antall kvadratmeter som til enhver tid brukes til et bestemt formål, bør være så lavt som mulig, forutsatt at det ikke går ut over effektiviteten i forhold til å realisere bruksformålets mål på en kostnadseffektiv måte. Lokaler det ikke lenger er behov for, bør omdisponeres til annen bruk, selges eller rives. Godt, verdibevarende vedlikehold. Dette er uttrykk for et optimalt vedlikehold, hvor arten og omfanget av vedlikeholdet vurderes i et langsiktig økonomisk perspektiv og i forhold til de politiske målene for eiendomsforvaltningen. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning. Kostnadene til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (oppgradering) optimaliseres i et livsløpsperspektiv, slik at man når de fastsatte målene for eiendomsforvaltningen med lavest mulig samlet årskostnad. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter. De politiske målene for eiendomsforvaltningen (jf. kriterium 1) og delkriteriene 1-4 ovenfor vil sjelden kunne ivaretas på tilfredsstillende måte over bygningens levetid uten at det skjer en tilpasning av eiendommen til nye krav og endrede forutsetninger. Dette kan også skyldes endringer i offentlige krav, jf. kriterium 4. En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen, som legger til rette for god faglig kompetanse på alle nivåer i eiendomsforvaltningen, et godt samarbeid og en god gjensidig rolleforståelse med klare ansvarsforhold i trekantforholdet mellom eier, forvalter og bruker. Riktige økonomiske rammebetingelser som er tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. Eiendomsforvaltningen må ha tilstrekkelig handlefrihet til å prioritere forsvarlig ut fra faglige og økonomiske vurderinger og bør kunne sette av tilstrekkelig med penger til å ta større vedlikeholdsoppgaver som har lange tidsintervaller. Kriterium 4: Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. Veileder fra KS god eiendomsforvaltning: Kommunenes Sentralforbund (KS) har utgitt veilederen Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. Veilederen er utgitt som en oppfølging av at KS i 2008 fikk gjennomført en omfattende undersøkelse av tilstanden på kommuners og fylkeskommuners bygninger. Hensikten med veilederen er å gi nyttige innspill som bakgrunn for de strategier som kommunene legger opp. Innledningsvis i veilederen fremheves betydningen av god kommunikasjon mellom folkevalgt nivå og administrasjonen (eiendomsforvalteren). Eiendomsforvalteren bør få anledning til å rapportere om tilstand, utfordringer og muligheter knyttet til eiendommene. De folkevalgte må stille krav til god forvaltning og rapportering som gir oversikt og grunnlag for politisk diskusjon og prioritering. Veilederen tar utgangspunkt i en inndeling av eiendomsmassen i tre porteføljer: Tjenestebygg/formålsbygg, boliger og strategiske eiendommer. I tråd med kriteriene til 10

11 eiendomsforvaltningsutvalget fremhever veilederen behovet for et godt beslutningsgrunnlag. Et minimumskrav til eiendomsforvalterne er i følge veilederen at de rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag til prioriteringer og beregnede utbedringskostnader. Utledning av revisjonskriterier for de enkelte problemstillingene kommer vi tilbake til i kapittel 7. Vi har ikke formulert revisjonskriterier vedr delprosjekt 2, da dette er en ren kartlegging. 11

12 2. METODE Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Revidert enhet i dette prosjektet er kommunens eiendomsavdeling. Prosjektet er dels gjennomført som en dokumentanalyse der vi har forsøkt å få fram opplysninger om kommunens eiendomsportefølje, utleiebygg (delprosjekt 2) etc, samt dokumenter som viser mål, planer, rapportering osv. Vi har også benyttet noen regnskapsdata fra kommunen, og hentet inn statistikk i form av Kostra-data fra SSB. Vi har dessuten kartlagt hvordan eiendomsavdelingen arbeider, dvs hvilke rammer de har for sitt arbeid, hvilke ressurser de har (eks kompetanse), hvilke mål de setter seg, hvilke planer de legger, hvilke rutiner de har, hva de gjør (produserer) og oppnår, hvordan de rapporterer osv. Denne informasjonen er dels hentet via dokumenter, og dels gjennom møter og annen kontakt med eiendomsavdelingen. I tillegg har vi undersøkt samarbeid, rolle-/arbeidsfordeling etc mellom eiendomsavdelingen og andre enheter i kommunen. I denne forbindelse har vi intervjuet fire virksomhetsledere, tre øvrige ledere, (en rektor, en styrer i barnehagen og en seksjonsleder), samt husøkonom. Vi ønsket å høre hvilke erfaringer de som er brukere av bygget sitter med. Rapporten er inndelt som følger: I kapittel 1 er det gitt en nærmere presentasjon av bakgrunnen for prosjektet. Kapitlet tar også for seg problemstillinger og revisjonskriterier. Kapittel 2 inneholder metodisk tilnærming. Kapittel 3 beskriver oppgaver og organisering av kommunens eiendomsforvaltning. I kapittel 4 tar vi for oss kommunale og statlige føringer for eiendomsforvaltningen i kommunen. Kapittel 5 og 6 omhandler avdelingens oversikter, samt rapportering og kommunikasjon. I kapittel 7 har vi samlet vurderingene knyttet til problemstillingene i delprosjekt 1. Oppsummerende konklusjoner og anbefalinger framgår av kapittel 8. 12

13 3. OPPGAVER OG ORGANISERING AV KOMMUNENS EIENDOMSFORVALTNING I NOU 2004:22 sies det at en hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen legger til rette for god faglig kompetanse på alle nivåer i eiendomsforvaltningen, et godt samarbeid og en god rolleforståelse med klare ansvarsforhold i trekantforholdet mellom eier, forvalter og bruker. I dette kapitlet har vi sett nærmere på disse forholdene. 3.1 Organisering og kompetanse i eiendomsforvaltningen i Gran kommune På kommunens hjemmeside og i årsmeldingen for 2010 sies det følgende om hva som er eiendomsavdelingens viktigste oppgaver: Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens eiendomsog bygningsmasse (skoler, barnehager, sykehjem, boliger, kulturbygg, rådhus m.m.), oppgradering av bygg til et vedlikeholdsmessig forsvarlig nivå. Byggeledelse nybygg, tilbygg og ombygginger. Ansvar for husbanksaker, botilskudd, m.m. Kjøp og salg av kommunale tomter og eiendommer (forhandlinger, avtaler, kjøpekontrakter, tinglysing m.m.). Eiendomsforvaltningen i kommunen er organisert på linje med kommunens øvrige støttefunksjoner som en stabsenhet, på følgende måte: De største enhetene i avdelingen er drift og renhold. Renhold ble omorganisert for 3-4 år siden, det ble da tatt i bruk nye metoder som ga en innsparing på kostnadene på ca 10 %. Renhold har ca 50 ansatte. 13

14 Drift er en annen stor enhet og her finner vi kommunens 12 vaktmestere. De fleste vaktmesterne har faste bygg som de har ansvar for. Vaktmesterne har en del periodisk vedlikehold, om sommeren er det maling, eller skifting/reparering av tak. Det er da to-tre som hjelper hverandre. Ellers finnes det en maler, en rørlegger og en snekker. Disse vaktmesterne har ikke faste bygg, men reiser rundt og utfører oppdrag der det er nødvendig. Eiendomssjefen sier at de har erfart at det ofte blir billigere å utføre en del oppgaver selv enn å sette dette ut på anbud. FDV (Forvaltning, drift, vedlikehold) og prosjektingeniør og byggeledelse går i praksis noe over i hverandre. FDV jobber en god del med prosjekter, ca halvparten av stillingene deres består av arbeid som prosjektingeniør. Kommunen har i likhet med mange andre kommuner gått mer over til totalentrepriser, noe som medfører at det blir mindre byggeledelse. Eiendomssjefen bidrar også noe innen FDV. Prosjektingeniør og byggeledelse Jobber hovedsakelig med utredning av prosjekter, prosjektledelse og byggeledelse. Bolig Administrerer alle kommunens boliger og har stort sett all kontakt med brukerne av boligene. Har i tillegg kommunens husbanksaker. Én vaktmester står for ettersyn og vedlikehold på boligene. Eiendomssjefen opplyser at kommunen ønsker å ha en mest mulig fleksibel organisasjon som kan tilpasse seg etter som behovene endres. Avdelingens kompetanse Eiendomssjef er utdannet siviløkonom og sivilingeniør Prosjektingeniør / byggeleder har deltatt på en del kurs innen jus. FDV to ingeniører, hvorav den ene av disse også har økonomiutdanning. Vaktmesterne går nå på kurs i BKA, basisopplæring 50 timer Dataopplæring. Ellers fins det følgende kompetanse hos vaktmesterne: - Leder drift har vaktmesterskolen, FDV fagskolen Gjøvik, i tillegg ½ års høgskoleenhet i ventilasjon og inneklima og ½ års enhet, høgskole, i ledelse og ledelsesendring. - 7 av vaktmesterne har fagbrev som tømrer, 1 av disse har i tillegg 2 år på fagskolen. - 1 vaktmester har fagbrev som elektriker - 1 av vaktmesterne har 25 års erfaring i rørleggerbransjen - 1 av vaktmesterne har fagbrev som maler - 1 av vaktmesterne er elektro ingeniør av vaktmesterne har vaktmesterskolen - 1 av vaktmesterne har tatt grønt kort, vedlikehold av slukkemidler. - 1 av vaktmesterne har kompetansen på å utføre kontroll på lekeapparater Renholderne har fått opplæring og skal jobbe etter standarden INSTA 800 som fokuserer på behovsprøvd renhold. Eiendomssjefen opplyser at avdelingen ofte sender de ansatte på kurs bl.a. arrangert av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Ellers har noen vært på kurs i offentlige anskaffelser og på kurs arrangert av Husbanken. 14

15 3.2 Økonomi Avdelingens bruttodriftsutgifter var i 2010 på 37,7 mill. kroner. Fratrukket inntektene var netto driftsutgifter (netto ramme) 19,7 mill. kroner. Kommunen opererer siden 2008 ikke med internhusleie overfor egne virksomheter. Eiendomsavdelingen hadde i 2010 et mindreforbruk på kr Dette skyldes i hovedsak økt husleieinntekt fra boliger på kr , økt sykepengerefusjon kr , bruk av bundne fond kr (Statens «krisepakke» 2009), minus økte strømutgifter kr (fra årsmelding 2010). I meldingen for 2010 sies det at det har vært perioder med reduserte leieinntekter i rådhuset etter at Politiets Data- og Materielltjeneste og NAV flyttet ut, samt at mer lokaler er tatt i bruk internt. Det har også vært noe oppgradering og omrokkering internt i lokalene som har resultert i mindre husleieinntekter. Disse vil trolig gå ytterligere ned siden kirkekontoret, politiet og brann og redning har signalisert utflytting. Det sies videre at det likevel synes som om rådhuset er et konkurransedyktig leieobjekt for en del leietakere, men det må jobbes mer intensivt for å prøve å leie ut mer lokaler. Kommunen har planer om å innføre en husleie som er nær markedstilpasset på utleieenhetene (gjengs leie 2 ). Dette vil gi økt bostøtte og økt husleie på noen boenheter, mens det på andre enheter kan bli noe lavere leie. Gjengs leie vil gi en mer systematisert prising og en mer riktig husleie og vil kunne sikre forsvarlig vedlikehold av boligene. Dette er avhengig av politisk godkjenning. (Nevnt som et alternativ i boligsosial handlingsplan, hvor det sies at det er behov for nærmere å utrede konsekvensene for brukerne). I budsjett- og økonomiplanen for vises det til at det i 2009 har vært gjennomført et omfattende kostnadsreduksjonsarbeid i Gran kommune. Et av tiltakene kommunestyret opprinnelig vedtok i den forbindelse, var Vaktmestertjenester Ekstern utredning av framtidig driftsmodell (egenregi eller full utsetting til andre aktører). Kommunestyret vedtok i 2010 at Lean skal innføres som arbeidsmåte i Gran kommune. Samtidig ble det vedtatt at tidligere vedtak om ekstern utredning bl.a. av vaktmestertjenesten ikke skulle iverksettes. Eiendomsavdelingen har tanker om å omorganisere vaktmestertjenesten noe, slik at tjenestene blir delt opp i områder basert på kompetanse. Dette er ikke blitt tidfestet. 3.3 Vedlikehold Eiendomsavdelingen i Gran kommune forvalter alle kommunale eiendommer unntatt bygg som disponeres av teknisk etat (renseanlegg, veistasjon og pumpestasjoner) samt 5 bygg som virksomhetsområde kultur har forvaltningsansvar for. Kultur forvalter Gran idrettshall, Apotekergården, Kommunehuset i Tingelstad og på Granavollen samt Klokkerlåven. Det er 2 Gjengs leie er den husleien man finner i sammenlignbare leiligheter hvor leieforholdet har vart en stund. Når man sammenligner leiligheter skal man bl.a. se på standarden både på leiligheten og fellesareal, bomiljø, og om det er heis, balkong osv. Markedsleien er den husleien som markedet, i gjennomsnitt er villig til å betale for leiligheten på det tidspunktet den leies ut. Gjengs leie og markedsleie vil nesten alltid være forskjellig. (Oslo kommune Boligbygg, Oslo KF) 15

16 eiendomsavdelingen som har budsjettansvaret for vedlikeholdet i de bygg som forvaltes av eiendomsavdelingen og både vaktmester og renholderne er organisert inn under eiendomsavdelingen. Det er utarbeidet en samarbeidsavtale mellom vaktmesteren/renhold og de bygg hvor oppgavene utføres. Innholdet i samarbeidsavtalen blir nærmere beskrevet i kapittel 6. I Gran kommune utfører vaktmesteren/renhold forholdsvis omfattende oppgaver. Dette kan løses forskjellig fra kommune til kommune, noe som gjør at det er vanskelig å sammenligne kommunenes kostnader. I følge eiendomssjefen er vedlikeholdet relativt godt fulgt opp i Gran kommune, men det er mange bygg av eldre dato, noe som medfører at det likevel er et betydelig gap opp til beste vedlikeholdskategori. Mye ble gjort i forbindelse med at kommunen fikk tiltaksmidler til generelt vedlikehold, energiomlegging og SD anlegg. Rådmannen påpeker at i likhet med andre kommuner burde kommunen ha brukt vesentlig mer midler på verdibevarende vedlikehold. Konsekvensen er at kommunen har et vedlikeholdsetterslep, men sammenliknet med andre kommuner er situasjonen i Gran ikke alarmerende. Vi kommer nærmere tilbake til vedlikehold i kapittel Nøkkeltall for bygningsmassen Nedenfor gjennomgås kommunens bygningsmasse med særlig vekt på utleieboliger. Vi har dessuten benyttet Kostra-data til bl.a å sammenligne kostnader og produktivitet i eiendomsforvaltningen Oversikt over kommunens bygningsmasse For å få oversikt over eiendommene kan det være fornuftig å dele eiendomsmassen inn i porteføljer (Hentet fra KS-veileder Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold): Tjenestebyggene/formålsbyggene: Skoler, barnehager, sykehjem, kulturhus, rådhus mv. Dette utgjør den største porteføljen som krever betydelige ressurser til drift og investering. Boligene: Kommunenes eide og leide boliger til vanskeligstilte og andre formål. Husleiefinansierte. Strategiske eiendommer: Kommunens bebygde og ubebygde grunneiendommer for gjennomføring av boligbygging, næringspolitikk, kultur, idrett mv. Kommunen har følgende formålsbygg 9 rene barneskoler, 1 kombinert skole og 2 rene ungdomsskoler 2 helse- og omsorgssentre Anna Ly aldershjem, (skal rives, og det skal i stedet bygges opp nytt psykisk helsesenter) Gran arbeids- og treningssenter (Hjertebo) Huset Granvang Bjoneroa barnehage Bjørklund barnehage (fysisk lokalisert i Bjørklund skole) 16

17 Solheim barnehage Marka barnehage Familiebarnehager Moen barnehage, lokalene eies av Moen sportsklubb som besørger utvendig vedlikehold, tilpasning til barnehagedrift er kommunens ansvar. Leikvoll barnehage, eies av Leikvoll Vel. Har nå fått varsel om branntilsyn. Rådhuset Hadeland videregående skole, avdeling Brandbu er vedtatt kjøpt fra Oppland fylkeskommune. Kjøpet er ikke gjennomført, men bygget overtas antakelig i juli Kommunestyret har 10. mars 2011 vedtatt at anlegget skal benyttes til ungdomsskole. Brandbu skysstasjon samt brannstasjonene ved Bjoneroa, Brandbu og Gran. Strategiske eiendommer Kommunen har noen byggeklare næringstomter i Mohagen. Ellers har kommunen ervervet hele Mohagen syd. Her har konsulentfirmaet Rambøll utarbeidet forslag til konseptskisser for utbyggingen av området. Kommunen har ervervet et tomteområde ved den tidligere skogskolen i Brandbu. Bruken er ikke endelig avklart, men noe av området vil antakelig bli benyttet til bygging av omsorgsboliger. Kommunen hadde 5 byggeklare tomter til salgs pr , hvorav 4 er på Haug tomtefelt i Bjoneroa Utleieboliger I tillegg til kommunens formålsbygg eier kommunen 169 boenheter som leies ut til: brukere med rus- /psykiatri-problematikk, aldersboliger, flyktningeboliger, barnevern- og PU-boliger. Det er Bolignettverket i Gran kommune 4 som tildeler de kommunale boligene etter egne retningslinjer. Det er omsorgsboliger, trygdeboliger eller eneboliger av forskjellig standard og størrelse. Kommunen skal stille boliger til disposisjon til de som etter loven ikke er i stand til å skaffe bolig selv. Etterspørselen i Gran er i dag større enn det kommunen har av tilgjengelige boliger. Vi har nedenfor hentet inn nøkkeltall fra Statistisk sentralbyrå, KOSTRA, som gir opplysninger om kostnader og antall boliger i Gran kommune. Vi har sammenlignet med opplysningene med andre kommuner, fylkeskommunen og landsgjennomsnittet utenom Oslo. I tillegg sammenligner vi med gruppe 10 som i Kostra er definert som sammenlignbare kommuner med Gran. Vi har benyttet tall fra nivå 2 detaljerte nøkkeltall. Organiseringen i andre kommuner kan være noe forskjellig fra Gran kommune. Blant annet har kommunene Østre Toten, Vestre Toten og Lunner, som vi har valgt å sammenligne med Gran kommune, en boligstiftelse som har ansvar for drift og vedlikehold av utleieboligene. Dette vil ha noe 3 Fra kommunens hjemmeside 4 Fra Opptur-prosjektet og boligsosial handlingsplan 17

18 innvirkning på tallene fordi regnskapstall fra stiftelsen ikke blir registrert inn i Kostra. Antall boliger skal imidlertid registreres dersom boligene eies av en boligstiftelse som er opprettet av kommunen. Tabell 3.1. Utgifter til boligformål. Prioritering Regnskapsåret 2011 Gran kommune Lunner kommune Østre Toten kommune Vestre Toten kommune Gjennomsnitt i Oppland Kommune gruppe 10 Landsgj u/oslo Netto dr.utg til kommunalt disponerte , boliger pr innbygger i kr Netto driftsutgifter til boligformål pr -51,1-124,6 70,6 73,8 4,5-140,7-54,4 innbygger i kr Nto dr utg, boligformål i % av samlede -0,1 % -0,4 % 0,2 % 0,2 % 0 % -0,4 % -0,1 nto dr.utg Brto inv. utg til boligformål pr innbygger i kr Netto driftsutgifter til boligformål inneholder i tillegg til funksjon 265 kommunalt disponerte boliger, også funksjon 283 bistand til etablering og opprettholdelse av egen bolig og funksjon 315 boligbygging og fysiske bomiljøtiltak. Vi har fått opplyst av eiendomssjefen at Gran kommune har tilnærmet ingen aktivitet på funksjon 315, mens noe av boligkontorets aktiviteter går på funksjon 283. Tallene fra Kostra indikerer at Gran i likhet med noen av de andre kommunene har en netto inntekt fra boligene. Tabellen over viser at brutto investeringsutgifter i Gran ligger under både gjennomsnitt i Oppland og landsgjennomsnittet. Tabell 3.2. Dekning av kommunale boliger. Dekningsgrad for regnskapsåret 2011 Kommunalt disponerte boliger pr 1000 innbyggere Kommunalt eide boliger som andel av totalt antall kommunalt disp. boliger Andel kommunale boliger som er tilgjengelige for rullestolbrukere Gran Lunner Østre Toten Vestre Toten Gjennomsnitt i Kommune Landsgj kommune kommune kommune kommune Oppland gruppe 10 u/oslo Gran kommune ligger lavest i forhold til de vi har sammenlignet med når det gjelder kommunalt disponerte boliger pr innbygger. Tabell 3.3. Utgifter pr kommunal bolig og søkning til kommunale boliger. Produktivitet regnskapsåret 2011 Gran kommune Lunner kommune Østre Toten kommune Vestre Toten kommune Gjennomsnitt i Oppland Kommune gruppe 10 Landsgj u/oslo Brto dr.ug pr kommunalt disponert bolig Herav lønnsutg pr eid kommunal bolig Antall søkere pr 100 innbyggere Andel søkere som har fått avslag på kommunal bolig 25 % 9 % 19 % 17 % 25 % 24 % 30 % Gran kommune ligger høyest på brutto driftsutgifter pr kommunalt disponert bolig. Det blir her mest riktig å sammenligne med gjennomsnitt i Oppland, kommunegruppe 10 eller landsgjennomsnittet, pga at i de kommune vi sammenligner med eies boligene av en boligstiftelse og tallene er derfor ikke sammenlignbare. Vi har fått opplyst av eiendomssjefen at det finnes følgende oversikter for utleiebyggene: Tak, dette er det viktigste å ha god oversikt over Når det er malt Kjøkken Bad 18

19 Generelt vedlikehold så som gulvbelegg Eiendomssjefen opplyser at det er viktig at det ses på disse forholdene ved skifte av leietakere. Erfaringsvis er det mange av beboere som bor lenge i boligen, det er anslagsvis ca 12 leietakere som bytter bolig i året. Det er ikke alltid eiendomsavdelingen har midler til full oppgradering av boligen ved utflytting, selv om dette hadde vært et ønske. Det er stor slitasje på enkelte av boligene som medfører at det er behov for å gjøre omfattende utbedringer. Utleieboligene skal være sjølfinansierende i Gran kommune, pr i dag går kommunen noe i pluss på disse. I boligsosial handlingsplan er det foreslått å ta gjengs leie. På utleieboliger skal boligene energimerkes ved nybygg og etter hvert som det kommer nye leietakere inn i eksisterende boliger. Opplysningene registreres i NVE. Kommunen har en del boliger som ikke er fullgodt egnet for de gruppene kommunen tradisjonelt bosetter. Under forutsetning av at det lar seg gjennomføre å bygge opp nye, og mer hensiktsmessige, boliger, vil derfor en del boliger kunne selges. Det anslås at det på denne måten over tid vil kunne være mulig å avhende av dagens boliger. Eiendomsavdelingen har oversikt over leietakere, pr i dag ligger oversikten på Excel. Denne oversikten inneholder følgende opplysninger: Bolignr, sted, gnr og bnr,seksjon samt gateadresse Et merknadsfelt Grad av universell utforming Antall soverom Potensielt salg Hva er negativt med boligen Hva er positivt med boligen Husleie, leie pr kvm og leie pr år, samt neste husleiejustering Byggeår Basisindeks og art Eiendomsavdelingen er i ferd med å få opplysningene inn i V-pro 5. Kombol (kommunale boliger): Her finnes oversikt over ledige boliger/leiligheter. Det er noe ledighet i forbindelse med utflytting da det ofte tas en del vedlikehold i denne forbindelsen. Vi har fått tilsendt oversikt over ledige boliger/leiligheter i tidsrommet januar-november I denne perioden har 20 av 169 boenheter vært ledige fra 1-6 mnd, hvorav 6 av boenhetene har vært ledige i 3-6 mnd. Vi har fått opplyst at årsaken til at boligene har stått ledige er følgende: Fire boliger var dødsbo, slike saker tar vanligvis noe tid. For to av boligene ble det også gitt tilbud som det ble takket nei til. To personer fikk tilbud om boligen, men begge takket nei. Den ble derfor gitt til tredjemann. Dette i kombinasjon med sommerferie gjorde at det tok noe tid. 5 V-Pro er et system hvor nødvendig vedlikehold på alle formålsbygg og kommunale boliger registreres. Vi kommer tilbake til dette i kapittel 5. 19

20 Bolig var ikke egnet for noen aktuelle kandidater på ventelista. Hadde altså ingen som var egnet på dette tidspunktet. Beboer som flyttet ut hadde ikke rengjort slik det var lovet. Det tok derfor noe tid å få den klar. Kommunen måtte få den vasket til slutt. Boligen var øremerket flyktninger. Det var ingen egnede beboere klare til å flytte inn på det tidspunktet tidligere leieboer flyttet ut. Flyktningkontoret står for dette. Boligen var reservert for pasient som kom fra psykiatrisk avdeling. Det tok tid før pasienten var frisk nok Nøkkeltall for eiendomsforvaltningen og sammenligninger Vi har i undersøkelsen hentet inn noen nøkkeltall fra Statistisk sentralbyrå, KOSTRA, som gir styringsinformasjon om eiendomsforvaltningen i Gran kommune sammenlignet med andre kommuner, fylkeskommunen og landsgjennomsnittet. Vi har benyttet tall fra nivå 2 detaljerte nøkkeltall som gir grunnlag for å gå dypere inn i eiendomsforvaltningen til kommunen. Eiendomsavdelingen i Gran kommune opplyser at de ikke har tatt i bruk KOSTRA-tall for sammenligning med andre kommuner, men har tatt inn noen nøkkeltall i årsmeldingen som viser kommunens utvikling de siste årene. Etter eiendomssjefens oppfatning er nøkkeltall om eiendomsforvaltning lite egnet å sammenligne med andre kommuner uten å foreta en nærmere undersøkelse av organiseringen i den enkelte kommune. F.eks vil man i situasjoner hvor tjenester er konkurranseutsatt måtte betale ekstra for oppgaver som i Gran kommune kan bli utført av f.eks vaktmestertjenesten når de har mulighet til det. Gran kommune har også en vaktmester som foretar kontroll av lekeapparater i skole og barnehage, noe som ikke er vanlig i andre kommuner. En del kommuner tar internleie, noe som også var praksis i Gran kommune tidligere. På større steder er det også større mulighet til f.eks å leie ut en fløy av en skole. Dette er ikke så lett i mindre kommuner. Dette er forhold som man bør ha i mente ved sammenligninger mellom kommuner. I likhet med tabellene for utleieboliger har vi valgt å presentere noen nøkkeltall for Gran og enkelte av nabokommunene. I tillegg sammenligner vi med gruppe 10, som i Kostra er definert som sammenlignbare kommuner med Gran, og med gjennomsnittet i Oppland og landsgjennomsnittet utenom Oslo. Tabell 3.4. Kommunens utgifter til eiendomsforvaltning. Prioritering for regnskapsåret 2010 Utgifter til eiendomsforvaltning pr. innbygger kr Utgifter til eiendomsforvaltning i prosent av samlede utgifter Investeringsutgifter til eiendomsforvaltning pr innbygger - kr Gran Lunner Østre Toten Vestre Toten Gjennomsnitt i Kommune Landsgj kommune kommune kommune kommune Oppland gruppe 10 u/oslo ,1 % 9,8 % 9,1 % 10,3 % 9,8 % 9,2 % 10, Tabellen viser at Gran ligger på nivå med Østre Toten kommune og gruppe 10 når det gjelder utgifter til eiendomsforvaltning i % av samlede utgifter. Utgifter til eiendomsforvaltning pr innbygger i kroner viser at Gran ligger noe over Lunner kommune, men lavere enn de andre kommunene og gruppene vi har sammenlignet med. Tallene indikerer at kommunen i 2010 har prioritert eiendomsforvaltningen 20

21 noe lavere enn de fleste vi har sammenliknet med. Gran kommune har imidlertid brukt mest midler på investering pr innbygger. Dette er brutto utgifter og kan forklares med at kommunen i 2010 har hatt stor aktivitet med investeringsprosjekter og tiltaksmidler innen ENOVA, noe som har resultert i store forbedringer innen de aktuelle eiendommene 6. Videre er første byggetrinn ved Trintom skole ferdigstilt i Tabell 3.5. Areal disponert av kommunen, pr innbygger. Dekningsgrad for regnskapsåret 2010 Samlet areal bygg i kvadratmeter pr innbygger Samlet eid areal i kvadratm. pr innbygger Samlet leid areal i kvadratm. pr innbygger Gran Lunner Østre Toten Vestre Toten Gjennomsnitt Kommune Landsgj kommune kommune kommune kommune i Oppland gruppe 10 u/oslo 5 4,1 4,8 5,1 5,3 5,1 4,8 4,9 4,1 4,8 4,6 5, 4,9 4,6 0, ,5 0,2 0,3 0,3 Gran kommune ligger noe under kommunegruppe 10 og gjennomsnittet i Oppland, men over landsgjennomsnittet med samlet areal bygg regnet i kvadratmeter pr. innbygger. Gran ligger også over Lunner og Østre Toten kommune. Hvis vi ser på hva som er eid og leid kvadratmeter pr innbygger, ligger Gran på nivå med kommunegruppe 10 ved eid bygg, noe under gjennomsnittet i Oppland, men over de andre vi har sammenliknet med. Når det gjelder leid areal i kvadratmeter pr innbygger ligger Lunner og Østre Toten på 0, mens Gran ligger på 0,1, dvs noe under de andre vi har sammenliknet med. Tabell 3.6. Kommunens utgifter til eiendomsforvaltning pr kvadratmeter bygg. Produktivitet for regnskapsåret 2010 Gran kommune Lunner kommune Østre Toten kommune Vestre Toten kommune Gjennomsnitt i Oppland Kommune gruppe 10 Landsgj u/oslo Kor. brt driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning pr kvadratmeter Utgifter til eid bygg pr kvadratmeter Utgifter til leid bygg pr kvadratmeter Utgifter til vedlikeholds aktiviteter pr kvadratmeter i kr Utgifter til driftsaktiviteter pr kvadratmeter i kr Utgifter til energi pr kvadratmeter i kr Nøkkeltallene viser at driftsutgifter til eiendomsforvaltning pr. kvadratmeter ligger under de kommuner vi har sammenlignet med, også under gjennomsnittet i Oppland, men noe over gr. 10. Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter ligger over Lunner og Vestre Toten kommune, ellers ligger utgiftene under de andre vi har sammenliknet med. Utgifter til energi ligger høyere enn både kommunegruppe 10, gjennomsnitt i fylket og landsgjennomsnittet u/oslo. 6 Fra Gran kommunes årsmelding

22 4. FØRINGER OG MÅL FOR EIENDOMSFORVALTNINGEN I dette kapitlet skal vi ta for oss kommunens politisk vedtatte mål og planer, samt andre forhold som kan sies å legge føringer for driften av eiendomsforvaltningen. 4.1 Kommunens vedtatte mål og planer Kommuneplanens samfunnsdel inneholder visjon for Gran kommune: Gran kommune inkluderende, tradisjonsrik og nytenkende. Kommuneplanen stiller opp kommunens overordnede mål for perioden : Gran kommune ønsker en befolkningsvekst på 1,5 prosent årlig i planperioden. Det legges opp til en politikk som bygger opp under den eksisterende grendestrukturen. Gran kommune vil føre en politikk som sikrer en fremtidsrettet utvikling, med positiv befolkningsvekst, både i grendene og sentrumsområdene. Kommunen skal legge spesiell vekt på at det utvikles gode boligområder. Gran kommune skal, som «Grønn energikommune», ha en bærekraftig utvikling og arbeide for å redusere klimautslippene vesentlig. Gran kommune vil arbeide for trygge oppvekstmiljøer som inviterer til aktiv fritid og fremmer god helse og trivsel. Gran kommune skal ha barnehage- og skoletilbud av god kvalitet for alle barnehageplass, for de som ønsker det, og skoler preget av kultur for læring. Gran kommune skal ha et aktivt og mangfoldig kulturliv med kvalitet og bredde, som fremmer egenutvikling, fellesskap, trivsel og verdiskaping. Gran kommune skal gi mennesker med pleie- og omsorgsbehov et forutsigbart og tilpasset tilbud som bidrar til å styrke den enkeltes egenomsorgsevne. Tjenestetilbudet må være fleksibelt og robust nok til å møte fremtidens behov. Gran kommune skal motivere til og legge til rette for allsidig fysisk aktivitet både for innbyggere og ansatte, arbeide målrettet for god og likeverdig helse i hele befolkningen og vektlegge prinsippene om tilgjengelighet for alle i planlegging og tjenesteyting. Gran kommune vil arbeide for å øke arbeidsplassdekningen i planperioden , arbeide for å redusere ulempen ved å pendle til og fra Gran kommune og ha en tydelig næringspolitikk som nedfeller klare mål og tiltak for ønsket utvikling. Gran kommune skal ta vare på kommunens natur- og miljøkvaliteter og i arealforvaltning og infrastrukturutbygging legge vekt på å ivareta og utvikle kulturlandskapet og redusere klimatrusselen. Gran kommune skal yte god service og være en moderne, effektiv og utviklingsorientert kommune med evne til endring og vilje til utprøving av nye modeller og metoder i takt med skiftende utfordringer. I budsjett og økonomiplan sies det at planen bygger på føringer i Kommuneplanens samfunnsdel og andre overordnede planer. Gran kommune har de siste årene hatt en klar 22

23 målsetting om å bringe budsjett- og økonomiplanprosessen og overordnede mål i kommuneplanens samfunnsdel i nærmere inngrep med hverandre. I kommuneplanen sies det blant at: For at Kommuneplanens samfunnsdel skal bli et godt overordnet styringsverktøy, forutsettes det at planer på lavere nivå i plansystemet utarbeides i samsvar med styringssignalene i samfunnsdelen. Det er spesielt viktig å etablere en nær sammenheng mellom kommuneplanen og budsjett og økonomiplanen og tilsvarende en nær sammenheng mellom de langsiktige målene i kommuneplanen og de mer handlingsorienterte målene i økonomiplanen. Videre sies det at selv om målene i budsjett- og økonomiplanen tar utgangspunkt i kommuneplanens målsettinger, må det arbeides videre med årsmålene med tanke på å gjøre dem mer målbare og tydeligere for å beskrive effekten som skal oppnås av ulike tiltak. I budsjett- og økonomiplanen sies det at i den politiske arbeidsprosessen har det fra alle hold vært fremhevet viktigheten av å følge opp Oppturprosjektets anbefalinger. I denne sammenhengen har en hatt stor oppmerksomhet på investeringsdelen av budsjettet. Målene i budsjett og økonomiplanen er forankra i kommuneplanens samfunnsdel, vedtatt i september Planen er justert i samsvar med kommuneplanmelding 2008, vedtatt Dokumentene er resultat av en politisk prosess. Målene i budsjett- og økonomiplanen er operasjonalisert under det enkelte virksomhetsområdet. Vi har nedenfor satt opp eiendomsavdelingens mål for 2010 som inneholder: Overordnet mål for eiendomsavdelingen Periodemål Mål som skal oppnås Operasjonaliserte mål for er merket med pil. Mål som ikke er innfridd eller delvis innfridd i 2009 ble tatt inn i igjen i Overordnet mål for eiendomsavdelingen: Gran kommune skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon. Periodemål: Gran kommune skal til enhver tid etterstrebe å ha en bygningsmasse som er tilpasset behov og formål. Mål: Systematisk forbedring av bygningsmassen med tanke på arbeidsmiljø, brannsikkerhet og annet egnethet Ingen avvik fra offentlige krav eller pålegg. Mål: Nærvær i eiendomsavdelingen skal bedres. Økes 1,5 % (fra 2009) 23

24 Periodemål: Energiforbruket i kommunale bygg skal reduseres med 10 % i forhold til 2007, målt i kwh/m2/år i kommunal bygningsmasse (EK-plan mål 2012). Mål: Drive et aktivt enøk-arbeid med spesiell vekt på utnyttelse av SD-anlegg. -10 % (mål 2009: (kwh/år) (2008 tall) Løpende bidra til å svare opp behovet for boliger i samsvar med bolignett konkretiseres og rapporteres. Etablert maksimal ventetid som en målsetting. Ha etablert og oppdatert behovsoversikt Halvårlig rapport Eiendomsavdelingen skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon. Gjennomføre brukerundersøkelse Bidra aktivt/støtte kartlegging ift. universell utforming innen helse Kartlegging gjennomført Dette er de operasjonaliserte målene for 2010 som det rapporteres på i årsmeldingen. Kommunedelplan for energi og klima ble vedtatt i kommunestyret 2.april 2009 i sak 41/09. Energi- og klimaplanen er en kommunedelplan etter Plan- og bygningsloven. Dette er den første energi- og klimaplanen i Gran kommune, det skal rapporteres på målene årlig og handlingsdelen skal revideres hvert år. Planen inneholder hvem som har ansvaret for målene og hva det skal rapporteres på til hvilke tidspunkt. I planen sies det at Gran kommune lenge har hatt fokus på energi og klima blant annet gjennom arbeidet med ENØK-tiltak, bioenergi og fjernvarmeløsninger. Energi- og klimaplanen er en handlingsplan som viser hvordan kommunen skal arbeide med energi- og klimaspørsmål i et helhetlig perspektiv og videre framover. 7 Et av målene som eiendom har ansvar for er at energiforbruket i kommunale bygg i 2012 skal være redusert med 10% i forhold til Dette skal rapporteres årlig i klimaregnskapet. Det er utarbeidet mer konkrete mål under strategi slik vil vi gjøre det. Plan for kommunal eiendomsforvaltning Det er ikke tidligere utarbeidet noen skriftlig strategiplan for eiendomsforvaltningen i kommunen. Eiendomsavdelingen er nå i ferd med å utarbeide planen: Plan for Kommunal eiendomsforvaltning, del 1 strategidel Siste foreløpige utgave som er datert 1. juni 2011 er sendt på intern 7 Fra Kommunedelplan for energi og klima

25 høring i kommunen. I utkastet sies det at en foreløpig utgave av strategiplanen legges fram for kommunestyret for behandling høsten Boligsosial handlingsplan Plan som omhandler boliger og botiltak for de grupper av befolkningen som har vansker med å skaffe eller beholde en tilfredsstillende bolig på egen hånd. Planen skal: Være et viktig virkemiddel for å fastlegge kommunens prioriteringer Være en strategi for samordning av det boligsosiale arbeidet, som skal sikre ens prioriteringer Gi en bedre utnyttelse av kommunens boligmasse Gi økt kunnskap om boligbehov i kommunen Bidra til mer målrettet og effektiv bruk av kommunens virkemidler Brukes aktivt innenfor den enkelte virksomhet 4.2 Andre forhold som er styrende for eiendomsforvaltningen Føringer i lov/forskrift I tillegg til kommunens egne mål og planer for eiendomsforvaltningen finnes det en rekke krav i lov og forskrift om tjenestebyggenes standard som er styrende for hvilke oppgaver eiendomsforvaltningen må utføre. Eiendomssjefen opplyser at det kommer stadig nye pålegg og nevner krav om universell utforming, strengere brannkrav, krav til forebygging mot legionella, radonmåling (som skal være utført på alle bygg innen 2014) og energimerking. KS sin veileder om Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold inneholder en oversikt over alle lover og forskrifter som finnes på området som kommunen må forholde seg til for å kunne tilby innbyggerne gode tjenester og bygninger som er egnet til formålet: 25

26 Økonomi Eiendomssjefen opplyser at økonomien er styrende for hva som blir utført av vedlikehold. I regnskapssystemet finnes det en standard rapport for oppfølging, men denne blir for dårlig for eiendom på grunn av at det her er mange funksjoner som må følges opp. Eiendomssjefen tar derfor hver måned ut en regnskapsrapport pr funksjon og art som grunnlag for budsjettoppfølgingen. Fra 2010 til 2011 er det foretatt en reduksjon av midler til vedlikehold på ca 2 millioner kroner av et budsjett som i 2010 var på i overkant av 5 millioner kroner. Eiendomssjefen påpeker her at de har behov for stabile rammer. Eiendomsavdelingens rutiner vedrørende innspill til mål Tidligere var det vanlig at målene for eiendomsforvaltningen omhandlet stort sett bare investeringsprosjekt. Kommunen ønsket å innføre mer likhet i forbindelse med målformuleringer og det ble derfor tatt inn en del mål på drift. Blant annet settes det mål og rapporteres på sjukefravær og energieffektivisering. Det meste av innspillene til målene kommer fra eiendomsavdelingen, noe går på tvers av virksomheter og målene kan da tas inn under andre virksomheter. Det er månedlige møter internt i eiendomsavdelingen der eiendomssjefen oppfordrer til å gi innspill på mål for neste år. En del av målene gjelder flere virksomheter og det er nødvendig å koordinere målene med disse, f.eks pleie/omsorg og skole. Utgangspunktet for målene i økonomi- og handlingsplanen er basert på overordnet mål i kommuneplanens samfunnsdel, fra boligsosial handlingsplan og klimaplan. Nye politiske vedtak i løpet av året kan påvirke målene. 26

27 Prioritering av målene: Eiendomssjefen opplyser at alle målene i utgangspunktet skal gjennomføres, men det blir gjort prioriteringer og enkelte forhold vil påvirke fremdrift og oppfyllelse av mål. Kommunen har mangel på utleieboliger som vil påvirke målet som er satt om maks ventetid på bolig. Det er i tillegg lite byggeklare tomter og det må utarbeides reguleringsplaner. 27

28 5. OVERSIKTER OG VEDLIKEHOLD I og med at kommunen ikke tidligere har hatt en skriftlig eiendomsstrategi finner vi ikke noe sentralt dokument som det er tatt utgangspunkt i for å utarbeide planer for eiendomsforvaltningen. Eiendomsavdelingen har imidlertid som nevnt utarbeidet utkast til plan for kommunal eiendomsforvaltning, som er sendt på intern høring. 5.1 Oversikter som er utarbeidet av eiendomsavdelingen Eiendoms- og bygningsregister med areal Eiendomsavdelingen har utarbeidet oversikt over eiendomsarealer. Denne oversikten viser alle kommunens formålsbygg med byggeår, årstall ved ombygging, bruttoareal og nettoareal. Eiendomsavdelingen har de senere årene ikke gjort beregninger på arealutnyttelsen på de forskjellige formålsbyggene. Dette kan være mulig å regne ut i forhold til antall elever og lærere, pasienter og ansatte ved sykehjemmene. Eiendomssjefen opplyser at det vil bli enklere å få ut disse opplysningene ved registrering i V-pro 8. Mange av skolene brukes på kveldstid, slik at det er stor grad av sambruk. Eiendommens verdi Balansen i kommuneregnskapet viser byggenes bokførte verdi, men krav til formelle regnskap innebærer en begrensning på hvordan eiendomsverdien kan bokføres og avskrives. For å gi et mest mulig riktig bilde av bygningenes verdi kan det være mer hensiktsmessig å bruke forsikringsverdiene. Vi har fått oversendt forsikringssum pr bygning, totalt utgjør dette i 2011 kr Totale forsikringskostnader i 2011 er på kr Kostnader og inntekter relatert til hvert bygg i henhold til NS 3454 Inntekter kommunen har på utleie i rådhuset og annen ekstern utleie av boliger registreres i kommuneregnskapet fordelt på objekt. Kostnadene fordeles på objekt og splittes dermed på de forskjellige byggene. Dette vil si at både inntekter og kostnader relateres til det enkelte bygg. Tilstandsanalyse Eiendom har foreløpig ikke utarbeidet skriftlige tilstandsanalyser på byggene, unntaket er på brannsikring. Eiendomssjefen opplyser at det legges opp til at det skal utarbeides tilstandsrapport på alle formålsbygg. Planen er å gjøre dette selv, dette er den rimeligste løsningen i og med at de har folk som kjenner byggene. Opplysningene vil bli registrert i IK-bygg, FOBE s 9 verktøy for internkontroll av bygg som blant annet kan brukes til å kartlegge tilstanden på kommunens bygg og andre forhold som er relevante for HMS. 8 V-Pro er et system hvor nødvendig vedlikehold på alle formålsbygg og kommunale boliger registreres. Brukerne kan også rapportere inn behov. Det web-baserte systemet viser når arbeidet er utført. Systemet gir større muligheter til å legge inn mer dokumentasjon og blir mer selvstendig/helhetlig når dette systemet er ferdig. 9 IK-bygg = Internkontroll bygg. FOBE står for Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer, som er et organ tilknyttet Norsk Kommunalteknisk Forening. FOBE har ca 260 kommuner som medlemmer. 28

29 Forbruksdata, bla energi og andre miljøparametre pr bygg Eiendomsavdelingen har oversikt over energibruk og energikilde i større kommunale bygg og tallene rapporteres inn til Enova i februar/mars. Det er byttet ut oljetanker og fokusert på fornybar energi. 2 av skolene har fått installert varmepumpe, og 3 skoler er tilknyttet fjernvarmeanlegg basert på biobrensel. Vi har fått opplyst av en av kommunalsjefene at kommunen ennå ikke har kommet i gang med å utarbeide årlig klimaregnskap i henhold til kommunedelplan for energi og klimaplan. Et av målene i energi- og klimaplanen som eiendom har ansvar for, er at energiforbruket i kommunale bygg skal reduseres med 10 % fra 2007 nivå innen Dette målet er også tatt inn som periodemål i økonomiog handlingsplanen og det rapporteres på dette i kommunens årsmelding. Brukerens langsiktige planer for virksomheten og konsekvens for lokaler. Det foregår viktige endringer/prosjekter som kan få konsekvenser for arealbehov/-bruk: - Oppturprosjektet innen helse og omsorg. - Kommunen overtar i juli 2012 Hadeland videregående skole, avdeling Brandbu. Denne planlegges ombygget og benyttet til ungdomsskole. Dagens Brandbu ungdomsskole er planlagt bygget om til barneskole for elever ved dagens Solvang og Fagerlund barneskoler. - Samhandlingsreformen - det er usikkert hva som blir konsekvensene her, kan berøre hele kommunens virksomhet. Vedlikeholdsplanen Eiendomsavdelingen har utarbeidet vedlikeholdsplan i Excel. Vedlikeholdsplanen inneholder både formålsbygg og utleiebygg, men det er formålsbyggene det er mest fokus på. Vedlikeholdsplanene settes opp hvert år. Oversiktene blir ikke presentert for politikerne. Vedlikeholdsplanen inneholder opplysninger om hvilke tiltak som er planlagt for det enkelte bygg. På mange av tiltakene er det gjort prisestimater. Vedlikeholdstiltakene prioriteres (med prioritet 1-4) i vedlikeholdsplanen og alle jobber som har fått prioritering f. eks. mindre enn lik 1,6 tas det sikte på å gjennomføre inneværende år. Lavest tall har høyest prioritet. Oppgaver som har prioritet fra 1,0-1,95 er det eiendomsavdelingen håper på å få utført inneværende år. Tiltak med prioritering 1,8 og 1,9 er oppgaver som kan tas på slutten av året hvis det er midler. Dette er tiltak som ikke er veldig kritiske, de er lette å bestille og er ikke avhengig av årstid. I år har eiendomsavdelingen fått gjort lite av det planlagte vedlikeholdet pga nedskjæringer i vedlikeholdsbudsjettet. I fjor ble det gjort noe mer. Første prioritet er alt som har med liv og helse å gjøre. Pålegg er også prioritert, det som ikke blir utført rapporteres det om. Videre har kommunen mange bygg og det er naturlig at det skjer mye uforutsett som må utbedres. Vi har fått opplyst at 2 skoler og 1 barnehage på bakgrunn av mulig sammenslåing/flytting har blitt noe nedprioritert vedlikeholdsmessig. Her er det kun utført helt nødvendig/kritisk vedlikehold. 29

30 Det er i tillegg gjennomført en vurdering av hvert enkelt bygg på brannforebyggende arbeid. Driftsleder har oversikt over alle byggene, eks når de er malt. Dette er i dag delvis manuelle oversikter, opplysningene kan legges inn i V-Pro. Vedlikeholdsplanen vil etter hvert bli registrert i programmet V-Pro. Her registreres formålsbygg og kommunale boliger. Det vil etter hvert bli gitt tilgang for brukerne, deriblant vaktmesterne, slik at det er mulig å gå inn i systemet og se på fremgangen for det enkelte bygg. Brukerne kan også melde inn ønsker og behov på dette systemet. Systemet gir større muligheter til å legge inn mer dokumentasjon. Det er kommunens vaktmestere som utfører vedlikehold på kommunens bygningsmasse. Det er utarbeidet en driftskalender for oppgaver som skal gjennomføres i løpet av et år.: Arbeidsoppgaver som skal utføres av Eiendomsavdelingen/vaktmestre og naturlig ligger under ansvarsområdet til en avd. som driver med forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av eiendommer og bygninger. Denne driftskalenderen ligger som vedlegg til samarbeidsavtalen. Eiendomssjefen opplyser at vedlikeholdsplanen sendes til virksomhetene som får muligheten til å være med å kunne påvirke prioriteringen. Videre opplyser eiendomssjefen at de har hatt mye arbeid med utbedringer i forhold til midler kommunen har fått gjennom tiltakspakker til generelt vedlikehold, energi og anlegg for sentral driftskontroll (SD anlegg). Det er installert SD anlegg i 6 bygg: - Rådhuset - Brandbu u-skole - 4 barneskoler som hadde nye ventilasjonsanlegg. På grunn av dette har ikke avdelingen hatt kapasitet til å gå løs på oppgaven om en fullstendig vedlikeholdsoversikt/tilstandsoversikt. Det er som nevnt i kapittel 4.1 nå utarbeidet et utkast til en plan for kommunal eiendomsforvaltning. Planen er sendt på intern høring. I planen er det forutsatt at eiendomsavdelingen tar i bruk IK-bygg, som blant annet kan brukes til å kartlegge tilstanden på kommunens bygg. Foreløpig er det bare formålsbygg som er registrert i IK-bygg. Eiendomssjefen opplyser at det er en betydelig jobb å gå gjennom alle bygg for å registrere tilstanden. Eiendomsavdelingen blir styrket med en person til i august og de regner da med å få ferdig denne registreringen. Ivaretakelse av krav i lov og forskrift Det kommer stadig nye statlige pålegg som må utføres. Disse påleggene utføres enten med en gang eller de legges inn i vedlikeholdsplanen. Nye krav er bl.a Radonmåling, skal være utført på alle bygg innen Universell utforming på bygninger, anlegg og uteområder rettet mot allmennheten, Energimerking Dette påvirker hvor mye midler som kan brukes på øvrig vedlikehold. Eiendomssjefen mener det kan være aktuelt å ha et felt i vedlikeholdsplanen om tiltaket er et pålegg eller ikke. Energimerkingen skulle ha vært utført innen 1. juli Vi har fått opplyst av eiendomssjefen at energimerking av kommunale bygg ikke er blitt utført. Grunnen er at avdelingen mangler en ingeniør. På utleieboligene skal eiendomsavdelingen gjøre denne jobben selv. For formålsbygg utlyses jobben i 30

31 regi av Nedre Romerike innkjøpssammenslutning. Gran kommune er med på samarbeidet og vil få felles konsulent med kommuner på Nedre Romerike. Vi får opplyst fra eiendomssjefen at offentlige pålegg blir utbedret fortløpende. Han opplyser at det ikke har vært noen tilfeller de årene han har vært eiendomssjef der pålegg ikke er gjennomført. Når det gjelder pålegg på brann opplyser eiendomssjefen at de stort sett ligger i forkant og forsøker å utbedre før det kommer pålegg fra brannvesenet. Dette er mest investeringer. Eiendomsavdelingen kommer med innspill til utbedringer i budsjettprosessen. Ellers har eiendomsavdelingen akkurat hatt en gjennomgang med brannkonsulent på de byggene hvor de er usikre på hva som bør utbedres. Tilbakemeldinger om vedlikeholdsbehov fra virksomhetene: Eiendomssjefen opplyser at de får innspill fra tre hold til vedlikeholdsplanen: Vaktmesterne Virksomhetene, fra pleie/omsorg, skole og barnehage får eiendom en liste for ønskede tiltak. Vernerunder Mange av henvendelsene fra virksomhetene skjer på e-post. Innen pleie/omsorg kommer de fleste henvendelser fra husøkonom Mange av innspillene fra skole er nevnt i HMS rapporten. Eiendom kostnadsestimerer alle innspillene og vurderer prioriteringen. Det finnes veldig mange gode forslag til utbedringer som forvalter mener burde utbedres samme år, men budsjettet legger for store begrensninger på dette. I 2010 var det anslagsvis bare halvparten av dette som det var mulig å få med. Mange av innspillene og ønskene fra virksomhetene har ligget i 4-5 år. Eiendom fikk gjort en del gjennom den generelle tiltakspakken. Før hver sommer kommer det e-post fra mange av skolene om tiltak de ønsker utført i løpet av sommeren. For noen av skolene blir dette formidlet gjennom vaktmester. Eiendomssjefen sier at de burde brukt sommeren til en del vedlikehold og ønsker seg derfor mer midler slik at dette kan være mulig. Han sier at manglende vedlikehold også vil ha betydning for arbeidsmiljø og inneklima. Hvis bygningene blir for slitt vil også hærverk eskalere. 31

32 6. RAPPORTERING OG KOMMUNIKASJON I dette kapitlet ser vi spesielt på hvordan samarbeidet og kommunikasjon mellom de forskjellige virksomhetsområdene og eiendomsavdelingen fungerer. Til slutt tar dette kapitlet for seg hvordan kommunikasjon og rapportering mot administrasjonen og politikerne foregår. 6.1 Samarbeid og kommunikasjon med virksomhetsområdene Som nevnt over opplyser eiendomssjefen at vedlikeholdsplanen sendes virksomhetene slik at de kan være med og prioritere Samarbeidsavtalen For å kunne klargjøre roller og vite hvem som har ansvar for de forskjellige oppgavene er det utarbeidet samarbeidsavtaler mellom eiendom og de forskjellige virksomhetsområdene for bruk av byggene. Avtalen har til hensikt å: 1. Regulere vaktmester- og renholdstjenesten mellom Bruker og Eiendom 2. Sikre et godt og profesjonelt renhold i henhold til gjeldende kvalitetsnormer, samt lover og forskrifter. 3. Sikre gjennomføring av renhold og vaktmestertjenester innenfor de til en hver tid godkjente budsjettrammer og vedtak. Samarbeidsavtalen inneholder kriterier for tjenesteomfang og samarbeide oppfølging. Vi har valgt å ta inn disse to punktene i sin helhet, men det er særskilt punkt 2.2 og 4.4 som er det viktigste kriterie i forhold til kommunikasjon. Avtalen har i punkt 2. Tjenesteomfang presisert at 1. Det er rådmannen i Gran kommune, ut fra gjeldende budsjetter og vedtak, som fastsetter tjenesten. 2. Partene skal i fellesskap drøfte rengjørings- og vedlikeholdsbehov innenfor de til en hver tid gjeldende planer og tilhørende økonomiske rammer. 3. Vaktmestertjenestene skal utføres med hovedvekt på vedlikehold av bygningsmassen. Tjenestene angitt i renholdsplaner, arbeidsfordelingsskjemaet og i Driftskalender for vaktmester inngår i avtalen. 4. Eiendom lager renholdsplanen for det enkelte brukersted. Planene kommuniseres ut til alt berørt personell i samarbeid med virksomhetslederne. Punkt 4 i avtalen omhandler samarbeid oppfølging. 1. For å oppnå gode tjenester setter det krav til god samhandling mellom Brukere og Eiendom. Eiendom har ansvaret for vaktmestertjenester og renhold. Bruker har ansvar for å holde i orden og rydde i henhold til denne avtalen. 32

33 2. Samarbeidet mellom Bruker og Eiendom skal bidra til gode holdninger når det gjelder ansvarlighet for orden, hygiene, helse, miljø og sikkerhet. 3. Der det er mulig/naturlig skal det tilrettelegges for og gjennomføres skofrie miljøer. 4. Evaluerings-/oppfølgingsmøter avholdes etter behov, fortrinnsvis ved starten av driftsåret. Eiendom tar initiativet og lager en plan for dette. Vi har mottatt to samarbeidsavtaler, avtalene er underskrevet av Gran kommune Eiendom v/eiendomssjefen og virksomhetsleder (Pleie og omsorg og Kultur). Ikke alle har skrevet under avtalen. Flere skoler vil at eiendom skal ha ansvar for noe flere oppgaver og har derfor ikke skrevet under ennå. I enkelte tilfeller kan det være vanskelig for vaktmesteren å følge opp alle enheter tidlig nok, eks en vaktmester som har ansvar for flere skoler/barnehager kan få problemer med f.eks snørydding dersom det kommer mye snø. Eiendomssjefen opplyser at det til å begynne med var noe vanskelig å få samarbeidsavtalen til å fungere, men erfaringen er at «det går seg til etter hvert». Det er fremdeles noe som ikke fungerer optimalt, men eiendom/vaktmesterne prøver å være fleksible. Samarbeidsavtalen sier også at det skal gjennomføres evaluerings/oppfølgingsmøter. Følgende uttalelser er basert på samtale med eiendomssjef og avdelingsleder drift: Eiendomsavdelingen har møte med brukerne minst en gang i året, i år er det foreløpig avholdt et møte med pleie og omsorg. Det er i år også en betydelig reduksjon av midler til vedlikehold, og det er nødvendig å få avklart hvor mye som blir igjen etter gjennomføring av bl. a. akutt vedlikehold før det avholdes møte. Det er husøkonom som er kontaktperson innen helse- og omsorg og alle henvendelser skal formelt sett gå dit. Husøkonom sender ofte henvendelser til eiendom med kopi til vaktmester. Erfaringen til eiendom er at det stilles større krav til spesifikasjon av hva henvendelsen dreier seg om når den går gjennom flere ledd. Eiendomsavdelingen har formelt møte med kultur på våren hvert år. Kultur har egne budsjetter, så møtene handler mest om hvilke oppgaver som skal utføres. På skolen har vaktmester direkte kontakt med rektor, noe som fungerer bra. I tillegg kommer det en del ønsker fra brukerne som gjør at det kan være behov for et møte. Eiendom får i dag flere henvendelser på e-post og telefon, eiendomssjefen går ut fra at dette er henvendelser som etter hvert vil bli gitt i V-pro. Spørreundersøkelsen som er gjennomført innen renhold og vaktmestertjenesten i 2010 viste at det er noen uklarheter i forhold til oppgavedelingen på renhold. Disse uklarhetene vil leder for renhold ta fatt i. 33

34 6.1.2 Samarbeidspartnernes erfaringer Samarbeidspartnernes erfaringer med samarbeidsavtalene I intervjuene med virksomhetslederne og enhetslederne spurte vi om deres erfaring med samarbeidsavtalen og ansvarsfordelingen vedrørende ytelser av renholds- og vaktmestertjenesten. Samarbeidsavtalen er nyttig ved at ansvaret avklares, grunnen til at alle ikke har skrevet under er at det trengs avklaringer på en del oppgaver som det ikke er full enighet om hvem som skal utføre. Dette gjelder i hovedsak vaktmestertjenester, de fleste nevnte at det var uklarheter i forhold til flytting av møbler og reparasjon av møbler og utstyr. Flere oppgaver er derfor overført til de ansatte. Renhold fungerer greit på de fleste steder, men også her er det en del uklarheter og det ble nevnt at ikke alle rom alltid er rengjort som definert i avtalen. En av virksomhetslederne ønsker mer dialog i forbindelse med kvalitet på renhold. En virksomhetsleder kunne tenkt seg en årlig gjennomgang av avtalen slik at det kunne tas opp hva som fungerte greit og hva som ikke fungerte. Fordi ting endrer seg underveis kan det være nødvendig å gjøre endringer i samarbeidsavtalene. I samarbeidsavtalene er det et punkt som sier at virksomhetsområdene kan kjøpe tjenester av eiendom som ikke ligger inne i avtalen. Vi spurte om det var noen som hadde benyttet seg av dette. Det var ingen som hadde kjøpt tjenester av eiendom, men flere hadde inngått avtaler hvor virksomhetsområdene kjøpte inn materialer og vaktmester utførte jobben. Ellers hender det at eiendom bestiller eksterne til å utføre en jobb på en bygning, virksomhetsområdet får da regning fra eiendom på denne kostnaden. Samarbeidspartnernes erfaring med evaluerings/oppfølgingsmøter og kommunikasjon med eiendomsavdelingen Det er faste møter med rådmannen en gang i måneden hvor alle virksomhetslederne og stabslederne møtes, men det er ikke faste møter på overordnet nivå med eiendomsavdelingen. En virksomhetsleder sier at de innkaller eiendom til møte ved behov. En av virksomhetslederne mente at samarbeidet med eiendom fungerte for dårlig og at de hadde fått bedre tjenester ved bedre samarbeid. På bakgrunn av dette skulle en tro at en stabstjeneste hadde interesse av å ha slike møter. En av virksomhetslederne skulle gjerne oppleve eiendom mer som en støttefunksjon enn en forvalter. To av virksomhetslederne sier at på grunn av samlokalisering blir det noe sporadisk og uformelt samarbeid med eiendomsavdelingen. Ved en enhet sies det at samarbeidet med eiendom fungerer for dårlig, mener dette kan løses ved hyppigere møter og bedre samarbeid. Ellers sies det ved en enhet at eiendom ikke reiser ut for å se på forholdene, hverken før eller etter at tiltak er utført. Erfaringen er at eiendom i mange tilfeller ikke har samme prioritering som virksomhetsområdet og at prioriteringen kan virke noe tilfeldig. Ved en annen enhet var det et ønske om befaring sammen med eiendom for å kunne gå gjennom bygget, noe som kanskje ville føre til endringer i prioriteringer. En slik runde kunne også føre til at de kunne få til en avtale om at enheten kunne betale noe av materialene hvis vaktmesterne utførte jobben. En virksomhetsleder ga uttrykk for at eiendom har for lite midler til nødvendig vedlikehold. Et annet forhold som ble tatt opp var at eiendom ikke svarer på henvendelser etter ordinær arbeidstid pga at de ikke har vaktordning, dette kan skape problemer dersom det ikke er helt klart hvem man skal henvende seg til ved forskjellige situasjoner (f.eks brannalarm, vannlekkasjer). 34

35 Samarbeidspartnernes erfaring av samarbeid med vaktmesterne og renholderne Virksomhetsområdene har stort sett bra samarbeid med renhold, det ble fra en enhet sagt at det kunne vært bedre med fast renholder til faste tider. Det sies at det ikke er problemer med å få tak i vaktmester på telefon, men mer usikkert når de kommer. Virksomhetsområdene gir uttrykk for å ha jevnt over god kommunikasjon med vaktmesterne, men kunne tenke seg flere tjenester. Det ble av enkelte påpekt at vaktmestertjenesten blir litt for personavhengig. En enhetsleder nevnte spesielt at enheten var godt fornøyd med eiendoms oppfølging av service på brann og ventilasjon. En virksomhetsleder påpekte at samarbeidet er tosidig, det er viktig at både virksomhetene og eiendomsavdelingen er mer konkret. De fleste ga uttrykk for at vaktmesterordningen fungerte bedre når de hadde fast/egen vaktmester. Ved en enhet ble det sagt at de savner faste møtetidspunkter, det burde vært avholdt møte hvert halvår, ett med vaktmester og ett med renhold. Samarbeidspartnernes erfaringer med vedlikeholdsplanen Det er noe uklart om alle har fått tilsendt vedlikeholdsplanen. To sier at de ikke har fått vedlikeholdsplanen tilsendt. Uansett opplyser de fleste at de er lite kjent med vedlikeholdsplanen, de fleste har sett den, men ikke fått den presentert. To av dem vi intervjuet sa at de kanskje kunne ha vært mer aktive selv og spurt mer om innholdet i planen. Ingen var godt kjent med det nye systemet V-Pro, en av dem vi snakket med hadde hørt om det, mens den var helt ukjent for de andre. I våre intervjuer fikk vi høre at vedlikeholdsetterslepet nok ikke er verre i Gran kommune enn i andre kommuner, og mange av bygningene er i bra stand. De fleste skolene er i bra stand, men det blir ikke gjort tilstrekkelige brukertilpasninger inne på skolene ihht endret bruk og elevmasse. Skolene kan være med å påvirke ved at det foretas HMS-runder på skolene som gir grunnlag for innspill til endringer, vaktmesterne er med på disse rundene. Videre savnes det at vedlikeholdet blir tatt etter hvert. Når vedlikeholdet utsettes fører det til at slitasjen blir større og kostnaden ved reparasjon/vedlikehold blir høyere. Det savnes mer overflatevedlikehold, som har mye å si for trivsel og omdømme. Det ble også sagt at når eiendom må ta igjen etterslep oppleves det som den daglige driften glemmes. Det ble sagt at det blir gitt lite tilbakemeldinger fra eiendom ved spørsmål til tiltakene i vedlikeholdsplanen, ofte er svaret at det ikke finnes midler. Erfaringen er at det ikke gis tilbakemelding eller at det gis mangelfull tilbakemelding om når det er mulig å få gjennomført ønskede tiltak. Ved en enhet sies det at man opplever at eiendom ikke alltid kjenner til hvilke tilstand bygget er i, eiendomssjefen har imidlertid gitt uttrykk overfor vedkommende enhet at han er glad for å få beskjed om hvordan forholdene er ute på bygget/boligene. Flere påpekte at de savnet å være mer delaktig i diskusjoner rundt prioriteringer av tiltak i sine bygg og også ha mulighet til å kunne påvirke prioriteringer ved bruksmessig endring av bygg og rom. 35

36 6.2 Rapportering Utover obligatoriske krav i forbindelse med regnskap, Kostra osv er det ingen lovhjemler eller retningslinjer som sier noe om hvordan kommunenes rapportering skal se ut. Kommunene har også svært ulikt ambisjonsnivå når det gjelder rapportering. I Gran kommune er det i kommuneplanens samfunnsdel , kap. 9 påpekt at det er svært viktig at det er etablert nær sammenheng mellom styringssignalene i kommuneplanen og budsjett- og økonomiplanen og tilsvarende en nær sammenheng mellom de langsiktige målene i kommuneplanen og de mer handlingsorienterte målene i økonomiplanen. Budsjett- og økonomiplanen inneholder operasjonaliserte mål for det enkelte år, jfr kap. 4.1 hvor vi har en nærmere beskrivelse av oppbyggingen av målene. Det forutsettes at det rapporteres på disse målene hvert tertial og i kommunens årsmelding. Rapportering til politisk nivå Kommunens årsmelding for 2010 inneholder «merknad angående nytt oppsett for målrapportering». Målrapporteringen er i tabellformat, med en egen kolonne som med fargekode og tekst angir om målene er oppnådd helt (grønn), delvis (gul) eller ikke oppnådd (rød). Kolonnen inneholder mål for perioden, mål for 2009 og 2010, kommentar til måloppnåelsen, samt status med fargekode. Videre sies det at det kan skje at det er mål som ikke alltid er like målbare. Det blir derfor i en del tilfeller nødvendig å foreta en skjønnsmessig vurdering om Oppnådd -kolonnen får grønn, gul eller rød farge. Noen mål er avhengig av andre interne eller eksterne prosesser eller finansiering gjennom politiske vedtak. Dette vil kunne markeres med merknad i fargefeltet. Dersom Oppnådd -kolonnen har grå farge betyr det at en er usikker på om det er hensiktsmessig å kvittere ut med ja, delvis eller nei. For eksempel på grunn av komplekse forhold som påvirker muligheten til måloppnåelse. Tertialrapportene inneholder også rapportering på økonomi/effektivitet hvor det skal opplyses om antall årsverk og nærvær i %. Videre rapporteres det på ressursinnsats og det gis merknader dersom det er behov for budsjettjusteringer i året. Det skal også opplyses om forventet årsresultat. I tillegg til å rapportere på målene i budsjett- og økonomiplanen inneholder årsrapporten en beskrivelse av virksomheten hvor det er sagt noe om følgende områder: Dette gikk best i 2010 Dette må vi få til bedre i 2011 Andre kommentarer som sier noe om eiendomsavdelingens drift i 2010 Personalsituasjonen I årsmeldingen for 2010 er det rapportert om at fem av de sju målene er nådd, et av målene er i tråd med overordnet mål for eiendomsavdelingen: «Eiendomsavdelingen skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon». For å kunne si noe om dette målet er det i 2010 planlagt og gjennomført en brukerundersøkelse for renhold og vaktmestertjenesten. Målet om å bidra aktivt/støtte kartlegging ift universell utforming innen helse er ikke nådd, det er kun rådhuset som er kartlagt i Videre er målet om å løpende bidra til å svare opp behovet for 36

37 boliger i samsvar med bolignettverkets prioriteringer konkretiseres og rapporteres hvor det i 2010 skal etableres maksimal «ventetid» som en målsetting, merket som ikke relevant fordi det er vanskelig å etablere konkrete måltall pga for få boliger i forhold til behov. Eiendomssjefen opplyser at utover ovennevnte rapportering er det ikke noen ytterligere dialog mellom politiske utvalg og eiendom. Administrativ rapportering Rådmannen har månedlige styringsdialoger med den enkelte leder hvor utgangspunktet er lederavtalene. Her diskuteres målene for den enkelte leder, rådmannen får en oppdatering på hva som rører seg i administrasjonen. Rådmannen skriver notat fra møtet og sender over referatet til verifikasjon hos den enkelte leder. Rådmannen gjennomfører samtalene med stabslederne (herunder Eiendom), mens det er kommunalsjefene som har møte med virksomhetslederne. I eiendomsavdelingen er det vaktmestermøte 1 gang pr måned. 37

38 7. VURDERINGER På bakgrunn av innsamlede data/fakta skal revisor vurdere om kommunens/virksomhetens praksis er i tråd med revisjonskriteriene. I kapittel 7.1 har vi sett på kommunens politisk vedtatte mål og planer og vurdert om eiendomsforvaltningen er forankret i disse målene. Dette innebærer at politisk vedtatte mål og planer er sentrale revisjonskriterier. Målene tar utgangspunkt i de overordnede målene i kommuneplanens samfunnsdel 10. Vi har også valgt å legge vekt på hva eiendomsforvaltningsutvalget i NOU 2004:22 har anbefalt som hovedkriterier for god eiendomsforvaltning i våre vurderinger. I kapittel 7.2 vurderer vi hvordan rapporteringen fungerer mellom eiendomsavdelingen og politisk nivå. I NOU 2004:22 er det gitt anbefalinger om hva eiendomsavdelingen bør ha informasjon og data om, for å ha et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. Vi ser nærmere på dette i kapittel 7.3. Til slutt har vi i kapittel 7.4 vurdert om eiendomsforvaltningens organisering er hensiktsmessig med tanke på kompetanse, kommunikasjon, roller og kostnadseffektivitet. Dette er sett opp mot anbefalinger gitt i NOU 2004: I hvilken grad er kommunens eiendomsforvaltning forankret i politisk vedtatte mål og planer Revisjonskriterier Dette kapitlet drøfter begge de to første problemstillingene. Revisjonskriteriene tar utgangspunkt i kommunens vedtatte mål som vi finner i kommuneplanens samfunnsdel, i budsjett- og økonomiplanen og andre vedtatte planer, som boligsosial handlingsplan og klimaplanen. I kapittel 4.1 har vi beskrevet disse målene nærmere. I Gran kommune er det utarbeidet spesifikke mål for eiendomsforvaltningen i økonomi- og budsjettplanen. Målene for virksomheten består av: et overordnet mål, to periodemål, og mål for 2010 som det rapporteres på i årsrapporten, i forbindelse med dette målet er det også sagt hva som skal oppnås for å kunne si at målet er nådd. For 2010 er det overordnede målet for eiendomsavdelingen at kommunen skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon. Periodemål sier hhv. at kommunen til enhver tid skal etterstrebe å ha en bygningsmasse som er tilpasset behov og formål, og at energiforbruket i kommunale bygg skal reduseres med 10% i forhold til 2007, målt i kwh/m2/år i kommunal bygningsmasse. Når det gjelder målene satt under disse, vises til kapittel De overordnede målene er tatt inn i rapportens kap

39 7.1.2 Revisjonens vurderinger Vi har i denne undersøkelsen kartlagt hvilke mål som er vedtatt for eiendomsforvaltningen i kommunen. Under revisjonskriteriene har vi tatt inn mål som er vedtatt i økonomi- og handlingsplanen for Spørsmålet er om disse målene har vært styrende for eiendomsavdelingens arbeid med eiendomsforvaltning i kommunen og hvorvidt eiendomsforvaltning er forankret i disse. Periodemålet sier at kommunen skal etterstrebe å ha en bygningsmasse som er tilpasset behov og formål. Dette er det overordnede målet, men det er nødvendig at dette brytes ned i delmål som det er mulig å jobbe etter og rapportere på. Målene i budsjett- og økonomiplanen sier hva som skal oppnås i 2010 for å kunne oppnå periodemålet og også det overordnede målet som er enda mer generelt at eiendomsavdelingen skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon. Målene i budsjett- og økonomiplanen har tatt utgangspunkt i det som i kommuneplanens samfunnsdel er pekt på som viktige områder i kommunen. Her sies det at kommunen er en grønn energikommune. Målet i budsjett og økonomiplanene om at kommunen skal drive et aktivt enøkarbeid med spesiell vekt på utnyttelse av SD-anlegg er i tråd med dette overordnede målet. Det er installert SD-anlegg i 6 bygg hvor kommunen har fått tiltaksmidler, noe som også er i tråd med kommunens målsetting. Et annet eksempel er målet om økning av nærvær i eiendomsforvaltningen, dette er i tråd med nærværsprosjektet Frisk og glad som kommunen har igangsatt. Prosjektet skal gjennomføres fra januar 2009 til august 2011 og målet er at nærværet skal økes til 95%. Det er også utarbeidet mål som tar hensyn til krav og pålegg som er gitt, hvor målet er at alle offentlige krav og pålegg skal være utbedret. Det er blant annet spesielt nevnt arbeidsmiljø, brannsikkerhet og universell utforming. Målene i budsjett- og økonomiplanen for 2010 er etter revisjonens vurdering konkrete og det er også sagt hva som skal oppnås for at målet er nådd. Etter revisjonens vurdering er eiendomsforvaltningen forankret i disse politisk vedtatte mål. Revisjonen etterlyser imidlertid mer konkrete målsetninger knyttet til hensiktsmessigheten av bygg. I den sammenheng viser vi til det kommuneplanens samfunnsdel sier om kvalitet på barnehage- og skoletilbud og tilpasset tilbud innen helse- og omsorgssektoren. På bakgrunn av den informasjon vi har fått gjennom intervju og dokumentgjennomgang, har eiendomsavdelingen ingen skriftlige mål for eiendomsforvaltningen utover målene i budsjett- og økonomiplanen. Samtidig har vi fått opplyst at økonomien er styrende i eiendomsforvaltningen slik at verdibevarende vedlikehold av bygningene har blitt noe nedprioritert. Eiendomsavdelingen har imidlertid fått utført mer vedlikehold fordi de har fått midler gjennom tiltakspakker til generelt vedlikehold, energi og anlegg for sentral driftskontroll. 39

40 7.2 Hvordan fungerer rapporteringen mellom eiendomsavdelingen og politisk nivå? Revisjonskriterier Utover obligatoriske krav i forbindelse med regnskap, Kostra osv er det ingen lovhjemler eller retningslinjer som sier noe om hvordan kommunens rapportering skal se ut. I Gran kommune er det vedtatt at det skal rapporteres på målene i økonomi- og handlingsplanen hvert tertial og i kommunens årsrapport. Det er laget en mal for hvordan denne rapporteringen skal utformes. Eiendomsutvalget har i NOU 2004:22 sagt at det må stilles krav til eiendomsforvaltningens planleggings- og styringssystem slik at aktiviteter og ressursbruk planlegges og rapporteres i forhold til vedtatte mål. Vi har videre valgt å ta inn tilrådinger fra KS sin veileder for folkevalgte og rådmenn ( Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold ). I denne veilederen fokuseres det på viktigheten av god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet som operativ eier og eiendomsforvalteren. Veilederen ser nærmere på hvordan eierrollen kan ivaretas i kommunene og hvilke krav folkevalgte bør stille til informasjon og rapportering for at de skal kunne ivareta sin eierrolle. Det sies videre i veilederen at for å kunne gjøre riktige prioriteringer trengs et godt beslutningsgrunnlag. Et minimumskrav til eiendomsforvalterne er at de rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag til prioriteringer og beregnede utbedringskostnader. Rapporten kan og bør også inngå i kommunens årsrapport. Det er utviklet et system for hvordan rapporteringen skal foregå og det er foreslått å rapportere på følgende områder: Bygningsoversikt, hvor det gis en oversikt over alle tjenestebygg med tilhørende areal og arealutnyttelse. Ansvar, en god organisering innebærer at ansvar og oppgaver er erkjent og fordelt mellom eier, forvalter og bruker av byggene. Bygningsmessig tilstand, oversikt over utvendig og innvendig tilstand, samt tilstand på byggets varme- ventilasjon og sanitær anlegg, elanlegg og heis. Innemiljø, godt inneklima når det gjelder renhold, luftkvalitet, lyskvalitet samt lyd/støyforhold. Brukbarhet, i hvilken grad byggene er brukbare for virksomheten, med hensyn til planløsning, fleksibilitet og om bygget er tilgjengelig for funksjonshemmede. Brannrisiko, oversikt over branndokumentasjon, brannsikring og el-tilsynets kontroll. Fuktskaderisiko, oversikt over risiko for fuktskader. Miljø, oversikt over eks nedgravde tanker, helsefarlige stoffer og rasfare. Innbruddssikring. Offentlige pålegg. Kostnad for utbedring. Veilederen inneholder eksempel på hvordan en slik rapportering kan skje, kilden er IK-bygg http//kobe.beno/kobe/. 40

41 7.2.2 Revisjonens vurderinger Både i tertialrapportene og årsmeldingen rapporterer eiendomsavdelingen på de utarbeidede målene i budsjett- og økonomiplanen. Målene er operasjonalisert/konkretisert ved enkelte tiltak hvor gjennomføringen er tidfestet. Det er disse målene/tiltakene som det er rapportert på i kvartalsrapportene og årsrapporten for Vi har i kapittel 7.1 vist til kommunens målsetting for 2010 og at disse har tatt utgangspunkt i mål og strategier i kommuneplanens samfunnsdel og i den vedtatte klimaplanen. Rapporteringen til eiendomsavdelingen viser at de fleste målene som er satt for 2010 er nådd. I kapittel 6.2 har vi beskrevet at: Det er knyttet kommentarer til måloppnåelsen for alle målene. To av målene er ikke nådd, for et av målene sies det at det skal etableres maksimal ventetid for utleieboliger, dette er vanskelig pga for få boliger. Det andre målet som ikke er nådd fullt ut er at eiendomsavdelingen skal bidra med kartlegging til universell utforming innen helse, her er kun rådhuset kartlagt. I henhold til et av målene i budsjett- og økonomiplanen er det i 2010 gjennomført en brukerundersøkelse for å kunne si noe om målet om at «eiendom skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon». Denne brukerundersøkelsen må ses på som et tiltak for å kunne si noe om hvordan brukerne oppfatter de tjenester som blir gitt. I rapporteringen i årsmeldingen sies det imidlertid ingen ting om resultatet av brukerundersøkelsen. Det er kommunens øverste ledelse ved folkevalgte og rådmann som skal ivareta eierrollen på vegne av innbyggerne. Bygninger og eiendommer er viktige ressurser i driften og utviklingen i kommunen. Betydelige verdier er lagt ned i eiendom. Eierne bør stille seg spørsmål om hva kommunen eier, hva man trenger og hvordan kommunens eiendommer forvaltes 11. I tillegg til å rapportere på mål som er vedtatt i budsjett- og økonomiplanen vil det derfor være hensiktsmessig å rapportere på bygningenes tilstand, jfr veileder fra KS. I denne veilederen er det vist til rapporteringen IK-bygg som vil gi et godt grunnlag for prioriteringer og beslutninger hos politikerne. En slik rapportering vil ivareta de punktene vi har nevnt i kapittel 7.2. I dag blir det ikke rapportert om disse forholdene. Eiendomsavdelingen har som vi har nevnt tidligere utarbeidet et utkast til en plan for kommunal eiendomsforvaltning. Ettersom denne planen kun er foreløpig har vi ikke konkret vurdert innholdet i denne, men vi har merket oss at det er foreslått at det rapporteres på system IK-bygg som vi har beskrevet over. 11 Utdrag fra KS, Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold -En veileder for folkevalgte og rådmenn. 41

42 7.3 Har eiendomsforvaltningen tilstrekkelig oversikt over eiendomsporteføljen? Revisjonskriterier Et av hovedkriteriene for god eiendomsforvaltning er at det er opprettet et rasjonelt (målrettet) system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen, jfr kriterium 2 - det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen, som vi har beskrevet i kap 1.3. Tilstandsinformasjon og planlegging av tiltak er hovedkomponentene i et slikt system. Behovet for tilstandsinformasjon vil kunne variere fra kommune til kommune og mellom aktørene og eier, brukere og forvalter. Eiendomsforvaltningsutvalget har satt opp følgende områder hvor eiendomsforvaltningen bør ha informasjon og data: o Eiendoms- og bygningsregister med arealer. o Kostnader og inntekter relatert til hvert bygg i henhold til NS o Eiendommens verdi. o Oversikt over de ulike brukere (leietakeroversikt). o Brukerens langsiktige planer for virksomheten og konsekvens for lokaler. o Eiendommens tilstand; teknisk, innemiljø, fysisk tilgjengelighet. o Forbruksdata, bla energi og andre miljøparametere pr bygg. o Antall brukere og liknende indikatorer for bruksintensitet og arealeffektivitet. o Lovpålagt dokumentasjon (brann, HMS mv). o Juridisk dokumentasjon. o Fdvu-dokumentasjon for øvrig. NOU 2004:22 viser til at planmessig forebyggende vedlikehold vil redusere risikoen for uforutsette skader. Av figuren ser vi at ved økt periodisk vedlikehold, synker det løpende vedlikeholdet. Ved for høyt periodisk vedlikehold vil de totale vedlikeholdskostnadene øke. Det er derfor logisk at det vil finnes et nivå som tilsvarer et kostnadsmessig optimalt vedlikehold. Vedlikehold som ligger under dette 42

43 nivået, vil føre til at de totale årskostnadene øker. Opp til dette nivået vil altså et planmessig vedlikehold gi lavere kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold (fdv) i det lange løp Revisjonens vurderinger Vi har i denne undersøkelsen sett nærmere på hvilke oversikter eiendomsavdelingen har over kommunens bygningsmasse (behandles i kapittel 5). Vi har her valgt kort å oppsummere hva som finnes av oversikter i forhold til eiendomsforvaltningsutvalgets anbefalinger om hva som bør foreligge av informasjon og data. Vi har ikke undersøkt hva som foreligger av lovpålagt og juridisk dokumentasjon. Eiendomsavdelingen har utarbeidet følgende oversikter: Eiendoms- og bygningsregister med arealer Eiendomsavdelingen har utarbeidet oversikter over bygningsmassen med areal. Kostnader og inntekter relatert til hvert bygg. Det finnes pr i dag ingen helhetlig oversikt over kostnader og inntekter til hvert bygg. Men inntekter som kommunen har på utleie i rådhuset og andre ekstern utleie av boliger blir registrert på bygget i kommuneregnskapet. Kostnader blir registrert på det enkelte bygg. Eiendommens verdi For å få en mest mulig realistisk oversikt over verdien på bygningsmassen er det her brukt forsikringsverdi på alle bygg som kommunen eier. Oversikt over de ulike brukerne (leietakeroversikt) Eiendomsavdelingen har oversikt over leietakere i utleieboenheter. Oversikten over formålsbyggene viser brukerne av byggene, så som skole, barnehage og helse- og omsorgssenter m.v. Brukernes langsiktige planer for virksomheten og konsekvenser for lokaler Som vi har skrevet i kapittel 5.1 er det flere viktige endringer/prosjekter som kan få konsekvenser for arealbehov/-bruk. Vi er kjent med at vedlikehold på bygg som kan få endret bruk (én barnehage og to barneskoler) har blitt nedprioritert mht vedlikehold. Så vidt vi forstår har ikke eiendomsavdelingen foretatt analyser knyttet til vedlikeholdsmessige konsekvenser av framtidig endret arealbruk i kommunens bygg. Eiendommens tilstand; teknisk, innemiljø, fysisk tilgjengelighet. Det er ikke utarbeidet en helhetlig tilstandsoversikt over byggene, jf drøftingen i kapittel 7.2. Oversikten over utleieboenheter inneholder grad av universell utforming. Forbruksdata, bla energi og andre miljøparameter pr bygg. Det er utarbeidet oversikt over energibruk og energikilde i større kommunale bygg. 43

44 Antall brukere og liknende indikatorer for bruksintensitet og arealeffektivitet Arealeffektivitet kan oppnås ved økt bevissthet på sambruk, flerbruk og bruksintensitet av de lokaler man har. Eiendomsavdelingen har de senere år ikke gjort beregninger på arealutnyttelse på de forskjellige formålsbyggene. Videre er godt, verdibevarende vedlikehold et viktig kriterium for god eiendomsforvaltning. Eiendom utarbeider årlige vedlikeholdsplaner på grunnlag av blant annet innmeldte og dokumenterte vedlikeholdsbehov. Vedlikeholdsplanen inneholder prioriteringer av tiltak på det enkelte bygg, denne vedlikeholdsplanen blir ikke forelagt politikerne. Etter revisjonens vurdering mangler kommunen en fullstendig og detaljert tilstandsvurdering som viser vedlikeholdsbehovet for hvert enkelt bygg, og dermed hele bygningsmassen. En slik tilstandsvurdering vil igjen kunne legge grunnlag for å vedta nødvendige tiltak og et planmessig vedlikehold av eiendomsmassen. Plan for eiendomsforvaltningen som nå er ute på høring i kommunen, vil slik den foreligger kunne ivareta dette. 7.4 Er organiseringen av eiendomsforvaltningen hensiktsmessig mht: Kompetanse, kommunikasjon, roller og kostnadseffektivitet Revisjonskriterier I følge pkt 6 under kriterium 3 (jf kapittel 1.3) legger en hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen til rette for god faglig kompetanse på alle nivåer i eiendomsforvaltningen, et godt samarbeid og en god gjensidig rolleforståelse med klare ansvarsforhold i trekantforholdet mellom eier, forvalter og bruker. Kommunikasjon og roller Eiendomsforvaltningsutvalget (NOU 2004:22) mener at kommunene bør ta utgangspunkt i rollene som eier, forvalter eller bruker av eiendommen ved organiseringen av eiendomsforvaltningen. Disse rollene har ulike funksjoner og ulikt ansvar i forhold til eiendommen, i forhold til hverandre og i forhold til omgivelsene 12. Den vanligste rollefordelingen i kommunene er at kommunestyret ivaretar eierrollen mens eiendomskontoret ivaretar forvalterrollen og de enkelte virksomhetene ivaretar brukerrollen. Figuren nedenfor illustrerer den anbefalte rollefordelingen i NOU 2004: Fra NOU , kapittel 3 om eiendomsforvaltning 44

45 I NOU 2004:22 sies det videre at en hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen omfatter en rekke forhold. Eiendomsforvaltning er en kompleks og flerfaglig virksomhet, som krever både teknisk, økonomisk og juridisk kompetanse. Organisasjonens kompetanse, motivasjon og evne til å kommunisere er avgjørende for å oppnå en god bygg- og eiendomsforvaltning. Det er viktig at roller og ansvar er avklart. Erfaring viser at uklare forhold når det gjelder forvaltnings- og vedlikeholdsoppgaver i mange tilfeller fører til at oppgaver ikke blir utført og til konflikter om hvem som har ansvaret og hvem som må bære kostnadene. Videre må brukervirksomheten kunne definere eget behov og kommunisere dette til den eiendomsansvarlige. Virksomheten må fortløpende vurdere og følge opp eksisterende løsninger for å identifisere mulige forbedringer og for å sikre at behovet blir tilfredsstillende dekket gjennom de lokaler og tjenester man benytter. Forvalteren må ha evne til å ha god kommunikasjon med brukervirksomheten og evne til å omstille brukerens behov og krav til metoder og sluttprodukter i form av hensiktsmessige lokaler og støttetjenester. En organisasjonskultur som fremmer felles holdninger og mål internt i kommunen, godt samarbeid mellom politisk nivå, kommunens ledelse og administrasjon, virksomhetene og eiendomsforvaltningen, vil kunne bidra til optimal prioritering av ressursene for kommunen totalt og dermed til fokus på god bygg- og eiendomsforvaltning i et langsiktig perspektiv 13. Kompetanse Som nevnt ovenfor er eiendomsforvaltning en kompleks og flerfaglig virksomhet, som krever både teknisk, økonomisk og juridisk kompetanse. I NOU 22:2004 sies det at det er et betydelig effektiviseringspotensial både i forbindelse med kostnader og kvalitet innenfor eiendomsforvaltningen når kompetanse hos eiendomsforvaltere, brukere og eiere øker. Utvalget foreslo å sette inn tiltak for å øke kompetansen på området. I kommuneproposisjonen 2012 er kompetanse innen eiendomsforvaltningen berørt. Det sies her at: En av de store utfordringene i kommunesektoren har vært mangel på kunnskap og kompetanse om 13 NOU 2004:22 45