Sykefravær og tjenestekvalitet

Transkript

1 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær og tjenestekvalitet Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad og Ullensaker

2

3 Forord Forord Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær og tjenestekvalitet som er gjennomført i kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad og Ullensaker. Forvaltningsrevisjon er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 4 og er definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisjonen har utarbeidet rapporten etter bestilling fra kontrollutvalget. Det ble gjennomført oppstartsmøter i de enkelte kommunene før prosjektet ble igangsatt. Rapportutkast inkludert fakta, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger for den enkelte kommune er sendt på høring til rådmannen. Høringsuttalelsene fremkommer av rapporten i sin helhet som vedlegg. Revisjonen ønsker å takke administrasjonen i kommunene for god bistand og tilrettelegging i prosjektforløpet. Vi vil spesielt rette en takk til rådmenn/kommunalsjefer, virksomhetsledere, enhetsledere, avdelingsledere og tillitsvalgte som har stilt opp til intervju og møter. Til tross for deres nokså travle hverdag har alle med velvillighet stilt opp. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS ønsker å takke kontrollutvalget for oppdraget. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

4 4 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

5 Sammendrag Sammendrag Formålet med prosjektet er å vurdere kommunenes tiltak når det gjelder reduksjon av sykefravær generelt, og hvordan disse tiltakene har fungert i pleie- og omsorgssektoren spesielt. Fokus vil også ligge på konsekvenser av høyt sykefravær for tjenestekvaliteten. Problemstillingene for denne undersøkelsen er følgende: 1. I hvilken grad har kommunen iverksatt tiltak for å redusere sykefravær? 2. I hvilken grad har tiltakene vært egnet til å forebygge og redusere sykefravær i pleie- og omsorgssektoren? 3. På hvilken måte kan høyt sykefravær innen pleie- og omsorgssektoren, påvirke tjenestekvaliteten? For samtlige kommuner det vår vurdering at kommunen fører statistikk over sykefraværet. Dette er et avgjørende tiltak i kommunens arbeid for å redusere sykefraværet. Da revisjonen gjorde sine undersøkelser ble det ikke rapportert sykefraværsstatistikk på grunn av innføringen av nytt lønns- og personalsystem. Revisjonen vil vektlegge viktigheten av at kommunene fremover ser til at fraværsstatistikken ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem er riktig og at den er tilgjengelig til enhver tid. Videre konkluderer vi med at alle kommunene har dokumenterte mål som tiltak for arbeidet med forebygging og oppfølging av sykefravær. Alle kommunene har også innført tiltak i forbindelse med IAarbeidet. For Eidsvoll kommune anser revisjonen det som positivt at man ved Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg har utarbeidet egne mål også for sykefraværet fordelt på de ulike avdelingene og mener at dette kan være en god fremgangsmåte også for andre virksomheter i kommunen. For å gjøre arbeidet med oppfølging og forebygging av sykefravær mer systematisk kan kommunen inkludere alle tiltakene i en felles oversikt. Revisjonens vurdering er at tiltakene er forankret i organisasjonen både blant administrative ledere og i politiske utvalg. Undersøkelsen tyder på at høyt sykefravær i mange tilfeller vil føre til svekket tjenestekvalitet, noe som er problematisk med tanke på virksomhetenes muligheter til å følge de krav loven setter. Særlig fremheves lav grunnbemanning som et problem med tanke på dette i Eidsvoll. Revisjonen anser det som viktig at kommunen har fokus på kompetanse til vikarene og at de gis tilstrekkelig opplæring. Revisjonen er blitt opplyst gjennom intervjuer at man rapporterer lite avviksmeldinger ved virksomhetene. Dette tyder på at man ikke har en fått etablert en kultur for å melde avvik og således ikke fått implementert et helhetlig avvikssystem ute i virksomhetene. For Gjerdrum kommune vil revisjonen påpeke at det er lite samsvar mellom administrasjonens interne målsetning om sykefraværsprosent og målet som er fastlagt av politikerne for Hjemmebaserte tjenester. Før å gjøre arbeidet med oppfølging og forebygging av sykefravær mer systematisk kan kommunen inkludere alle tiltakene i en felles oversikt. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

6 Sammendrag Revisjonens konklusjon er at IA-avtalens egnethet vil være avhengig av at man har tid og ressurser å avsette til oppfølging. Et nytt kontor for mottak og tildeling av pleie- og omsorgstjenester vil derfor kunne frigjøre tid for virksomhetslederne som kan føre til at man i større grad får prioritert sykefraværsarbeidet. For at tiltak skal kunne være egnet er det en forutsetning at disse er kjent og blir benyttet i virksomheten. Undersøkelsen kan tyde på at det er mindre fokus på tiltak i virksomheten Institusjon, enn i virksomheten Hjemmebaserte tjenester og at det her er et potensiale for i større grad å vektlegge tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet. Revisjonen anser at kommunens tiltak er forankret både administrativt og politisk. Undersøkelsen tyder på at høyt sykefravær i mange tilfeller vil føre til svekket tjenestekvalitet, noe som er problematisk med tanke på virksomhetenes muligheter til å følge de krav loven setter. Særlig fremheves lav grunnbemanning som et problem med tanke på dette. Dette fremheves særlig ved sykehjemmet i Gjerdrum. Revisjonen anser det som viktig at kommunen har fokus på kompetanse til vikarene og at de gis tilstrekkelig opplæring. For Hurdal kommune påpeker revisjonen at kommunen med fordel kan utarbeide mål i budsjett og økonomiplaner for å bedre forankre målsetningene i kommunens overordnede styringsdokumenter. Revisjonen er også av den oppfatning av at man kan utarbeide spesifikke mål for arbeidet innenfor de ulike virksomhetene. For å gjøre arbeidet med oppfølging og forebygging av sykefravær mer systematisk er vår vurdering at kommunen kan inkludere tiltak i en felles oversikt. Revisjonens konklusjon er at tiltakene som skisseres i handlingsplanen i stor grad er knyttet til overordnet sykefraværsopplæring med tanke på å følge regelverket, mens det i mindre grad er spesifikke tiltak på virksomhetsnivå for å arbeide med forebygging. Etter vår vurdering kan man på virksomhetsnivå med fordel ha et større fokus på sykefraværsarbeidet. Undersøkelsen tyder på at høyt sykefravær i mange tilfeller vil føre til svekket tjenestekvalitet, noe som er problematisk med tanke på virksomhetenes muligheter til å følge de krav loven setter. For Nannestad kommune er revisjonens vurdering at kommunen med fordel kan utarbeide mer spesifikke mål for arbeidet i de ulike virksomhetene. Revisjonen anser at kommunen har utarbeidet tiltak knyttet til forebygging og oppfølging av sykefraværet. For å gjøre arbeidet med oppfølging og forebygging av sykefravær mer systematisk kan kommunen inkludere alle tiltakene i en felles oversikt. Revisjonen anser at tiltakene er forankret både administrativt og politisk. Revisjonens konklusjon er at IA-avtalens egnethet vil være avhengig av at man har tid og ressurser å avsette til oppfølging. Undersøkelsen tyder på at høyt sykefravær i mange tilfeller vil føre til svekket tjenestekvalitet, noe som er problematisk med tanke på virksomhetenes muligheter til å følge de krav loven setter. For Ullensaker kommune er vår vurdering at vi anser at det kan være en fordel om man på virksomhetsnivå har mer spesifikke mål for de ulike tiltakene. Det er revisjonens konklusjon at kommunen har en omfattende oversikt over tiltakene i organisasjonen. Videre konkluderer vi med at kommunen gjennom en årlig handlingsplan for HMS-arbeidet og 6 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

7 Sammendrag årlig årsrapport om HMS-arbeidet i stor grad forankrer dette arbeidet politisk i administrasjonsutvalget. Av PRO-enhetene er det Jessheim Øst som har lavest sykefraværsprosent per Gjennom intervjuene som har blitt gjennomført har vi fått inntrykk av at man i Jessheim Øst i større grad har fokus på forebyggende individuelle oppfølgingsplaner, altså i forkant av eventuelle sykemeldinger. Undersøkelsen tyder på at høyt sykefravær i mange tilfeller vil føre til svekket tjenestekvalitet, noe som er problematisk med tanke på virksomhetenes muligheter til å følge de krav loven setter. Samtidig er hovedinntrykket revisjonen sitter igjen med, etter intervjuer med ledere i pleie- og omsorgstjenestene i Ullensaker, at når det gjelder spørsmålet om sykefravær kan svekke tjenestekvaliteten som ytes brukerne, mener de fleste at dette kun er helt unntaksvis. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

8 8 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

9 Innhold INNHOLD 1 INNLEDNING BAKGRUNN FORMÅL PROBLEMSTILLINGER AVGRENSING RAPPORTENS INNHOLD METODE VALG AV FREMGANGSMÅTE DATAENES PÅLITELIGHET OG GYLDIGHET REVISJONSKRITERIER KILDER SYSTEMATISK ARBEID MED FOREBYGGING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR TILTAKENES EGNETHET OG FORANKRING I PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN TJENESTEKVALITET I PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN OPPSUMMERING AV REVISJONSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE EIDSVOLL KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie- og omsorgssektoren GJERDRUM KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie- og omsorgssektoren HURDAL KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie- og omsorgssektoren NANNESTAD KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie- og omsorgssektoren ULLENSAKER KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie- og omsorgssektoren VURDERINGER EIDSVOLL KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren GJERDRUM KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

10 Innhold 5.3 HURDAL KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren NANNESTAD KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren ULLENSAKER KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren KONKLUSJON EIDSVOLL KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren GJERDRUM KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren HURDAL KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren NANNESTAD KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren ULLENSAKER KOMMUNE Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Tjenestekvalitet i pleie og omsorgssektoren ANBEFALINGER EIDSVOLL KOMMUNE GJERDRUM KOMMUNE HURDAL KOMMUNE NANNESTAD KOMMUNE ULLENSAKER KOMMUNE LITTERATURLISTE VEDLEGG 1 REVISJONENS HØRINGSBREV SENDT ALLE KOMMUNENE VEDLEGG 2 HØRINGSUTTALELSE EIDSVOLL KOMMUNE VEDLEGG 3 REVISJONENS SVAR PÅ HØRINGSUTTALELSE EIDSVOLL KOMMUNE VEDLEGG 4 HØRINGSUTTALELSE GJERDRUM KOMMUNE VEDLEGG 5 REVISJONENS SVAR PÅ HØRINGSUTTALELSE GJERDRUM KOMMUNE VEDLEGG 6 HØRINGSUTTALELSE HURDAL KOMMUNE VEDLEGG 7 HØRINGSUTTALELSE NANNESTAD KOMMUNE VEDLEGG 8 HØRINGSUTTALELSE ULLENSAKER KOMMUNE Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

11 Innledning 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Sykefravær har økonomiske konsekvenser og kan føre til et dårligere servicetilbud. En kommune som mangler viktig fagkompetanse på enkelte områder er også mer sårbar overfor et høyt sykefravær når det gjelder de kommunale tjenestene. Lønn og sosiale utgifter er en stor utgift for kommunen, og et høyt sykefravær fører til store kostnader for kommunen. Sykefraværet varierer fra virksomhet til virksomhet og kan ha direkte konsekvenser for tjenestekvaliteten. Kontrollutvalget ønsker derfor å sette fokus på kommunens arbeid med sykefravær og konsekvenser for tjenestekvaliteten. Prosjektet er bestilt gjennom plan for forvaltningsrevisjon som et felles forvaltningsrevisjonsprosjekt for kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad og Ullensaker. Prosjektplan for prosjektet ble behandlet i samtlige kontrollutvalg i februar/mars Formål Formålet med denne undersøkelsen er å vurdere kommunenes tiltak når det gjelder forebygging og reduksjon av sykefravær generelt, og hvordan disse tiltakene har fungert i pleie- og omsorgssektoren spesielt. Det er også fokus på konsekvenser av høyt sykefravær for tjenestekvaliteten. 1.3 Problemstillinger 1. I hvilken grad har kommunen iverksatt tiltak for å redusere sykefravær? 2. I hvilken grad har tiltakene vært egnet til å forebygge og redusere sykefravær i pleieog omsorgssektoren? 3. På hvilken måte kan høyt sykefravær innen pleie- og omsorgssektoren påvirke tjenestekvaliteten? 1.4 Avgrensing I den første problemstillingen ser vi på om kommunene iverksetter tiltak som innebærer å følge sine egne forpliktelser med tanke på avtaler de selv har inngått, og relevant regelverk. Problemstillingen åpner i tillegg for å se på tiltak kommunene har innført som ikke nødvendigvis har vært lovpålagte. Når det gjelder avgrensing av begrepet «tiltak» vil vi benytte oss av en ganske vid definisjon der både mer spesifikke tiltak i tillegg til mer generelle avtaler som har blitt inngått, for eksempel IA-avtalen, vil bli benevnt som tiltak. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

12 Innledning I den andre problemstillingen avgrenser vi undersøkelsen til å omfatte pleie- og omsorgssektoren. Dette er en sektor som er kjent for å ha høyt sykefravær på landsbasis, der man også har store utfordringer med tanke på sykefraværsreduksjon. Med pleie- og omsorgssektoren mener vi institusjonsbaserte tjenester, som sykehjem, og hjemmebaserte tjenester. Årsaken til at har valgt å avgrense slik er at det er flere forskjeller mellom hvordan kommunene har valgt å organisere oppgaver innenfor denne sektoren. Ved å velge ut disse to hovedtjenestene, så har vi to fellesnevnere for alle kommunene som gjør det lettere å sammenligne resultater. Til sist vil vi forsøke å undersøke hvilke konsekvenser høyt sykefravær innenfor pleie- og omsorgssektoren kan ha for tjenestekvaliteten. Grunnen er at kontrollutvalget ønsker at vi også ser på sykefravær i sammenheng med tjenestekvalitet. Det er åpenbart at sykefravær har negative økonomiske konsekvenser, men det er andre konsekvenser som er mindre åpenbare som det kan være viktige å få satt fokus på. 1.5 Rapportens innhold I kapittel 2 beskrives de metoder revisjonen har benyttet i undersøkelsen. Kapittel 3 utleder revisjonskriteriene, som uttrykker kravene kommunens praksis vurderes opp mot. Fakta vedrørende kommunenes tilnærming til sykefravær og tjenestekvalitet presenteres i kapittel 4. Vurderinger av den enkelte kommunes tilnærming til sykefravær og tjenestekvalitet beskrives i kapittel 5. Kapittel 6 redegjør for revisjonens konklusjoner, mens revisjonens anbefalinger blir beskrevet i kapittel Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

13 Metode 2 Metode Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i tråd med RSK Standard for forvaltningsrevisjon, som er fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund. Standarden bygger på internasjonalt anerkjente standarder og prinsipper vedtatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og The Institute of Internal Auditors (IIA). 2.1 Valg av fremgangsmåte I arbeidet med dette prosjektet har vi benyttet oss av tre forskjellige metoder: dokumentanalyse, intervjuer og spørreundersøkelse. Under følger en gjennomgang og spesifisering av de ulike metodene vi har brukt Dokumentanalyse Vi har i arbeidet med dette prosjektet benyttet oss av metoden kvalitativ innholdsanalyse, som er en av flere tilnærminger man kan bruke når man skal utføre en dokumentanalyse. Denne metoden bygger på systematisk gjennomgang av dokumenter med sikte på kategorisering av innhold og registrering av data som er relevante for problemstillingen. Det dreier seg hovedsakelig om å hente ut fakta. I denne rapporten har vi blant annet gjennomgått dokumenter som sier noe om hvilke tiltak kommunene har innført. Formålet har vært å trekke ut fakta om tiltak med tanke på sykefravær, og å undersøke om kommunen fører oversikt over tiltakene, i tillegg til å undersøke om kommunene fører statistikk og utarbeider dokumenterte mål i forbindelse med sykefraværet Intervju Det er gjennomført intervjuer med administrativ ledelse i kommunene i forbindelse med oppstartsmøte. Dette ble gjennomført som gruppeintervjuer. Videre er det gjennomført intervjuer med alle som har personalansvar innenfor institusjonsbaserte tjenester og hjemmebaserte tjenester og det er utført intervjuer med tillitsvalgte innenfor disse virksomhetene. Det er totalt gjennomført 60 intervjuer i alle fem kommunene til sammen. Intervjuene er gjennomført som delvis strukturerte intervjuer. Etter våre vurderinger passer en delvis strukturert intervjuform best for våre undersøkelser, ettersom vi da har mulighet til å stille mer eller mindre improviserte oppfølgingsspørsmål underveis. Vi kunne valgt å kun ha en temaliste, men dette ville blitt for ustrukturert, ettersom vi hadde en del konkrete spørsmål vi ville stille flere personer med samme eller lignende stilling innenfor virksomheten. En viss struktur var derfor nødvendig. Siden vi benyttet oss av den delvis strukturerte intervjuformen utarbeidet vi i forkant av intervjuene tilpassede intervjuguider med forhåndsdefinerte spørsmål. Resultatene av Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

14 Metode intervjuene har vært et avgjørende bidrag til det datagrunnlaget vi trengte for å besvare særlig den andre og tredje problemstillingen. Intervjuene har fungert mer supplerende i forbindelse med den første problemstillingen Spørreundersøkelse Vi har gjennomført en spørreundersøkelse av både ledere og medarbeidere i pleie- og omsorgssektoren. Gjennom denne metoden innhentet vi flere, og mer systematiske data, mens intervjuene i større grad var av kvalitativ karakter der andre viktige opplysninger, som ikke så lett kom frem i spørreundersøkelser, kunne avdekkes. Spørreundersøkelsen har blitt distribuert til totalt 1009 personer. Av disse mottok 982 personer undersøkelsen per e-post og 27 personer mottok den på papir. De som fikk undersøkelsen på papir var ansatte ved institusjon i Gjerdrum som ikke hadde tilgang på e- post. Vi har i etterkant lagt inn svarene i dataprogrammet Questback, som er programmet vi har brukt for å lage og distribuere undersøkelsen. Den totale svarprosenten blant alle fem kommunene lå samlet på 43 %. Tabellen under viser variasjonen i svarprosent mellom kommunene, og mellom hjemmebaserte tjenester og institusjon: Kommune Virksomhet/enhet Eidsvoll Gjerdrum Hurdal Nannestad Ullensaker Antall personer Antall svar Svarprosent Hjemmebaserte tjenester % Institusjon % Totalt * 42 % Hjemmebaserte tjenester % Institusjon % Totalt % Hjemmebaserte tjenester % Institusjon % Totalt 63 24* 38 % Hjemmebaserte tjenester % Institusjon % Totalt % Hjemmebaserte tjenester ** Institusjon ** Totalt % * Summen av de antall svarte ser ikke ut til å stemme. Grunnen er at tre respondenter i Eidsvoll og en respondent i Hurdal har valgt ikke å svare på spørsmål om hvilken virksomhet de jobber i. ** I Ullensaker skiller vi ikke mellom hvem som har mottatt undersøkelsen med tanke på om de jobber innenfor institusjon eller hjemmebaserte tjenester. Dette skyldes at enhetene i Ullensaker inneholder både institusjonsbaserte og hjemmebaserte tjenester, og de e-postlistene vi har benyttet inneholder alle ansatte i enheten samlet, ikke fordelt på tjeneste. Dermed har vi ikke utarbeidet svarprosent fordelt på de to tjenestene. 14 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

15 Metode 2.2 Dataenes pålitelighet og gyldighet I enhver undersøkelse er det utfordringer med tanke på pålitelighet og gyldighet. Pålitelige data sikres ved å være nøyaktig under datainnsamling og databehandling. Gyldighet betegner dataenes relevans for problemstillingene som er valgt Dokumentanalyse Kvalitativ innholdsanalyse innebærer en objektiv tilnærming til materialet, som først og fremst har handlet om å trekke ut fakta. Vi vurderer derfor påliteligheten i forbindelse med dokumentanalysen som god. Revisjonen har selv plukket ut de viktigste faktaene fra dokumentene for å belyse våre problemstillinger. Gyldigheten i denne utvelgingen vurderer vi derfor som god. Et problem kan likevel være at vi ikke finner tilstrekkelig informasjon gjennom de dokumentene vi velger å studere, dette problemet er redusert ved hjelp av metodetriangulering, det vil si å bruke flere ulike metoder for å besvare de samme spørsmålene. Dette er utført gjennom intervjuer og spørreundersøkelse. Ved å kombinere ulike metoder for å belyse samme fenomen kan forholdene beskrives fra flere vinkler. Dersom inntrykket vi får er lignende ut fra bruk av flere metoder styrkes kvaliteten og gyldigheten til undersøkelsen Intervju Gjennom å følge en delvis strukturert intervjuform har vi sikret oss en viss struktur i intervjuene og at informantene er blitt stilt de samme spørsmålene, samtidig som det er muligheter for åpne spørsmål og å gjøre vurderinger underveis. Årsaken til at vi valgte å benytte oss av delvis strukturerte intervjuer i vår undersøkelse var for oppnå best mulig pålitelighet og gyldighet. Det ble gjennomført både gruppeintervjuer og individuelle intervjuer. I gruppeintervjuer oppstår det gjerne informasjon som ikke ville kommet frem dersom intervjuobjektene hadde blitt intervjuet hver for seg, samtidig kan man vegre seg mot å komme med avvikende synspunkt. Vi valgte derfor å gjennomføre individuelle intervjuer med alle som hadde personalansvar og de tillitsvalgte, for å sikre at svarene hadde så stor grad av gyldighet som mulig. Det ble skrevet referat fra alle intervjuene som ble sendt til samtlige intervjuobjekter for verifisering Spørreundersøkelse Påliteligheten er som regel ganske høy når man benytter seg av spørreundersøkelser fordi man lett kan gå tilbake å etterprøve undersøkelsen da hver respondent får akkurat det samme spørsmålssettet, og man kan skaffe seg god oversikt over hvem man har sendt ut spørreundersøkelsen til. Spørreundersøkelsen er sendt ut til respondentene per e-post noe som gir god oversikt over hvem som får spørreundersøkelsen. I en virksomhet var det mange som ikke hadde e-posttilgang slik at disse fikk undersøkelsen på papir. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

16 Metode Utfordringen med tanke på gyldighet, har vært å utforme spørsmålene på best mulig måte for å kunne få så relevant informasjon for våre problemstillinger som mulig. Vi har, i tillegg til å arbeide grundig med spørsmålsformuleringer, tatt med noen åpne spørsmål der respondentene kan legge til utfyllende informasjon, noe som også kan ha vært med på å øke mulighetene for høy gyldighet i undersøkelsen. Også spørreundersøkelser kan gjøres på flere måter, og er universet (alle de personer man ønsker å få informasjon om) stort er det vanlig å lage ulike typer utvalg for at svarene skal være så representative som mulig. Vår undersøkelse er avgrenset til å undersøke institusjonsbaserte tjenester og hjemmebaserte tjenester. Spørreundersøkelsen er sendt til alle ansatte innenfor disse tjenestene. Vi har ikke gjort noe utvalg av ansatte, men valgt å sende til alle da disse har et direkte ansvar med tanke på tjenestekvaliteten som skal ytes brukerne. Videre er det et problem for påliteligheten i undersøkelsen at spørreundersøkelsen kun har en samlet svarprosent på 43 %. Vi sendte ut undersøkelsen den , med frist den Underveis frem til svarfristen sendte vi ut to påminnelser, samt ringte virksomhetsledere og enhetsledere for å minne dem om å påminne sine ansatte. Da svarprosenten var for lav valgte vi å utsette undersøkelsen i to uker til, med frist den Da vi utsatte undersøkelsen den sendte vi samtidig ut en e-post til alle virksomhetsledere og enhetsledere der vi informerte om svarprosenten så langt i kommunen og virksomheten, og med oppfordring til å purre på sine ansatte for å svare på undersøkelsen. Videre sendte vi ut ytterligere to påminnelser til respondentene fram mot den andre fristen. Alle respondenter bør derfor ha blitt informert om undersøkelsen og har hatt god nok tid til å svare på undersøkelsen. Et problem som flere ledere har tatt opp ved orienteringen av undersøkelsen i forbindelse med intervjuene er at mange av de ansatte ikke bruker e-posten sin, noe som kan antas å ha vært medvirkende til at såpass få har svart på undersøkelsen. Videre er det et problem når det gjelder påliteligheten at et såpass lavt antall respondenter har svart i visse kommuner og innenfor visse virksomheter. Dette er særlig problematisk i de tilfellene der gruppen respondenter som har fått undersøkelsen allerede er liten. Dersom vi hadde sett på alle kommunene samlet hadde vi ikke fått dette problemet, da ville feilmarginen 1 vært liten og påliteligheten god. Siden undersøkelsen får mindre verdi for hver enkelt kommune om man ikke skiller på kommune og type tjeneste, så blir feilmarginene straks større når antallet respondenter i gruppen er liten og kun et fåtall av disse har svart på undersøkelsen. 1 Feilmarginen dreier seg om hvor sikre vi kan være på at svarene vi får i en undersøkelse representerer svarene man ville fått dersom alle respondenter hadde svart på undersøkelsen. Jo flere respondenter som svarer, jo mindre feilmargin får man. Feilmarginen minker også når antallet respondenter som har mottatt undersøkelsen øker, det vil si at man får en mindre feilmargin om 50 av 500 har svart enn om 5 av 50 har svart, selv om prosentandelen er den samme. Vi har ved utregningene av feilmargin i dette avsnittet tatt utgangspunkt i et konfidensnivå på 95 %, noe som er vanlig å gjøre innenfor samfunnsvitenskapelig metode. Dermed kan man si at vi kan være 95 % sikker på at svarene vi har fått faller inn under en feilmargin på for eksempel +/-5 % av de svarene vi ville fått dersom alle respondentene hadde svart på undersøkelsen. En slik feilmargin kan regnes som et godt resultat, men jo større den blir, jo mindre pålitelige vil svarene være. Et konfidensnivå på for eksempel 99 % vil kreve flere svar i en gruppe for å oppnå samme lave feilmargin. 16 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

17 Metode Ullensaker samlet og undersøkelsen som helhet får en god feilmargin på under +/-5 %. Vi kan altså være 95 % sikre på at dersom alle respondentene hadde avgitt svar så ville svarene falle inn under en margin på under +/- 5 % av svarene undersøkelsen allerede viser. Dette vurderer vi som en undersøkelse med god pålitelighet. Når det gjelder virksomhetene institusjon i Eidsvoll og Gjerdrum så havner feilmarginen på henholdsvis cirka +/- 8 % og +/- 11 %, noe som også kan regnes som akseptabelt. Svarene til resten av gruppene i undersøkelsen får en feilmargin på over +/- 17 %, og dårligst feilmargin får institusjon i Hurdal med hele +/- 26,7 %, der kun 11 av 44 respondenter svarte. Dette fører til svakheter i påliteligheten til svarene i undersøkelsen, noe det ut ifra et metodeperspektiv er viktig å påpeke og ta forbehold om. Vi har likevel valgt å dele opp i kommuner og virksomheter, og å bruke resultatene, fordi vi anser at oppdelingen er viktig for verdien av undersøkelsen for hver enkelt kommune, og at resultatene til tross for de nevnte metodeproblemene kan ha en viktig forklaringsverdi. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

18 Revisjonskriterier 3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som kommunen skal revideres opp mot. Revisjonskriteriene danner grunnlaget som revisjonen trenger for å vurdere om det foreligger avvik eller svakheter på det området som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. 3.1 Kilder Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. av , nr. 62 (arbeidsmiljøloven). Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. av , nr. 30 (helse- og omsorgstjenesteloven). Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene av nr. 792 Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 1. mars desember 2013 av 24. februar Avtale mellom Eidsvoll kommune og NAV: Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtale mellom Gjerdrum kommune og NAV: Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtale mellom Hurdal kommune og NAV: Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtale mellom Nannestad kommune og NAV: Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtale mellom Ullensaker kommune og NAV: Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. PricewaterhouseCoopers FoU-rapport, på oppdrag fra KS (2006): «Inkluderende arbeidsliv hva er de økonomiske gevinstene og hvorfor lykkes noen bedre enn andre?». 3.2 Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær Arbeidsmiljøloven stiller en del krav til arbeidsgivere når det gjelder arbeid for å sikre at arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt. Vi vil fokusere på de krav som omhandler arbeid med sykefravær. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (1) skal «(...)arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten». Arbeidsmiljøloven 3-1 (2), definerer hva systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer. I følge 3-1 (2) punkt a, skal arbeidsgiver «fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet». I henhold til 3-1 (2) punkt f, skal arbeidsgiver «sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær». Revisjonen legger til grunn at for at man skal ha et systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær så bør man ha en oversikt over de tiltak man har iverksatt for dette arbeidet. 18 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

19 Revisjonskriterier Kommunen plikter å føre statistikk over sykefraværet. Dette kravet fremkommer i arbeidsmiljøloven 5-1 (4) hvor det står følgende: «arbeidsgiver skal føre statistikk over sykefravær [ ]» 3.3 Tiltakenes egnethet og forankring i pleie- og omsorgssektoren Arbeidsgiver skal som tidligere nevnt fastsette mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og en del av arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er å sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. Kommunene Eidsvoll, Hurdal, Gjerdrum, Nannestad og Ullensaker er alle IA-bedrifter. Dette innebærer at kommunene hver for seg har inngått en avtale med NAV-arbeidslivssenter i Akershus som forplikter kommunene til en del målsetninger. IA-avtalens overordnede mål er å «forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet». Kommunene har gjennom denne avtalen forpliktet seg til blant annet å forebygge og redusere sykefravær, i tillegg til å styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet. Dermed må det settes inn tiltak i dette arbeidet som hjelper kommunene å nå disse målene, om ikke, vil kommunene ikke ha klart å oppfylle avtalen. Det er med andre ord ikke nok bare å sette inn ulike tiltak i sykefraværsarbeidet, tiltakene må også være egnede til sitt formål. Dette fordrer at tiltakene er kjent blant de ansatte og blir benyttet i kommunene. Ifølge FoU-prosjektet, gjennomført på oppdrag fra KS, er det viktigste kriteriet for suksess toppforankring av IA-arbeidet. Dette gjelder både initieringen og prosessen underveis. Målrettet arbeid fra ledere er avgjørende, og toppledelsens oppfølging av IA-arbeidet var en fellesnevner blant de case-kommunene i prosjektet som hadde nådd sine mål. Dette gjelder både politisk og administrativt. Andre viktige lederegenskaper som ble trukket frem i denne sammenhengen er at lederen tydelig må kommunisere mål og gå foran med et godt eksempel, lederen må være omsorgsfull i betydningen at den vil hjelpe de ansatte, lederen må være tydelig på at IA-avtalen også forplikter den ansatte, til slutt må lederen dele æren for måloppnåelse med de ansatte. Det er altså viktig med et vedvarende engasjement fra lederne for å sikre suksess i arbeidet. Dette innebærer en systematisk lederforankret innsats når det gjelder oppfølging av sykemeldte, å sette forpliktende mål når det gjelder sykefraværsreduksjon, i tillegg til å holde fokus på nærværsfremmende faktorer. 3.4 Tjenestekvalitet i pleie- og omsorgssektoren Når det gjelder krav om tjenestekvalitet i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene reguleres dette av forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting 3. Her kreves det blant annet at kommunene skal etablere et «system av prosedyrer» som skal se til at de som skal yte tjenestene kontinuerlig tilstreber at hver bruker får tjenester som tilsvarer behovene «til rett tid», samt at «det gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten». Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

20 Revisjonskriterier Kommunen skal, for å løse disse oppgavene «utarbeide skriftlige nedfelte prosedyrer som søker å sikre at brukerne av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov.» Dette handler blant annet om at brukerne i forbindelse med tjenestetilbudet skal oppleve trygghet, respekt og forutsigbarhet. At de skal få «tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter», samt få «følge en normal livs- og døgnrytme, og unngå uønsket og unødig sengeopphold». Videre er tilstrekkelig kompetanse innenfor pleie- og omsorgstjenestene viktig for å sikre god tjenestekvalitet. I helse- og omsorgstjenesteloven 4-1 finner man krav om at tjenestene som tilbys i denne sektoren skal være forsvarlige. For å oppnå dette skal kommunene tilrettelegge tjenestene på en måte som ivaretar at «helse- og omsorgstjenesten og personell som utfører tjenesten blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter og [at] tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenestene» ( 4-1, c. og d.). 3.5 Oppsummering av revisjonskriterier Vi vil til slutt oppsummere revisjonskriteriene på følgende måte: For den første problemstillingen, som handler om i hvilken grad kommunen har iverksatt tiltak for å redusere sykefravær, har vi ett revisjonskriterie med tre underpunkter: o Kommunen skal sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, dette innebærer å: - Føre statistikk over sykefravær - Utarbeide dokumenterte mål for arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær - Føre oversikt over tiltakene de har iverksatt for å forebygge og følge opp sykefravær For den andre problemstillingen, som handler om i hvilken grad tiltakene har vært egnet til å forebygge og redusere sykefravær i pleie- og omsorgssektoren, har vi to revisjonskriterier: o Tiltakene bør være egnet til å forebygge og redusere sykefraværet. o Tiltakene bør være toppforankret både politisk og administrativt. For den tredje og siste problemstillingen, som handler om på hvilken måte høyt sykefravær innen pleie- og omsorgstjenesten kan påvirke tjenestekvaliteten, har vi de siste tre revisjonskriteriene. Vi vil presisere at revisjonskriteriene er utledet med tanke på at vi skal undersøke om høyt sykefravær kan påvirke tjenesteytingen med tanke på disse kravene og således ikke om disse kravene isolert sett er oppfylt: o Brukerne skal få tjenester tilsvarende behov til rett tid, og det skal gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten. o Brukerne skal få tilfredsstilt grunnleggende behov, blant annet forutsigbarhet, å unngå uønsket sengeopphold, samt varierte og tilpassede aktiviteter. o Tilstrekkelig kompetanse må sikres for å oppnå en forsvarlig tjeneste. 20 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

21 4 Faktabeskrivelse I kapittelet som følger vil vi beskrive fakta om kommunenes tilnærming til sykefravær og tjenestekvalitet. Fakta knyttet til den enkelte kommune blir redegjort hver for seg. 4.1 Eidsvoll kommune I dette kapittelet følger en beskrivelse av fakta for Eidsvoll kommune. Kapittelet følger samme inndeling som kapitlet om revisjonskriterier. Eidsvoll kommune har gjennomført store omorganiseringer fra 2009 og har gått fra en etatsmodell til en struktur med et tjenestenivå med 13 virksomheter og et administrativt nivå. Virksomhetslederne rapporterer direkte til rådmannen. Kommunalsjefen for tjenesteutvikling og forvaltning er en del av rådmannsnivået. Kommunalsjefen har helse- og omsorg innenfor sin portefølje og har et ansvar for å følge opp virksomhetene innenfor helseog omsorg. De to virksomhetene som har tjenester innenfor hjemmebaserte tjenester og institusjonsbasert omsorg er: - Hjemmebaserte tjenester. - Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg. Fra endret virksomheten pleie og omsorg i institusjon til navnet Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg. Senteret består av: - Vilberg Helsetun (kommunens sykehjem). - Vilberg bosenter som er omsorgsboliger hvor man har en døgnbemannet enhet - Pålsejordet som også er omsorgsboliger hvor man har en døgnbemannet enhet, men spesielt tilrettelagt for brukere med demens. - Helge Neumannsvei 7 som er døgnbemannet og som er omsorgsleiligheter spesielt tilrettelagt for yngre brukere med stort pleie- og omsorgsbehov. - Kommunal legevakt Systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær I henhold til utarbeidede revisjonskriterier skal kommunen sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, dette innebærer å: - Føre statistikk over sykefravær. - Utarbeide dokumenterte mål for arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. - Føre oversikt over tiltakene de har iverksatt for å forebygge og følge opp sykefravær. Nedenfor følger faktabeskrivelsen knyttet til disse punktene. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

22 Sykefraværsstatistikk Virksomhetsledere rapporterer månedlig om sykefravær og økonomi til rådmannsnivået. Rapportering av måloppnåelse skjer tertialvis. Det rapporteres om sykefravær, økonomi og måloppnåelse tertialvis til kommunestyret. Ved revisjonens undersøkelse ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem fra mars 2013 forelå det ikke oppdaterte sykefraværsdata. I kommunens økonomirapport nr. 1 for 2013 står det følgende: «Grunnet innføring av nytt lønns- og personalsystem foreligger det per ikke oppdaterte tall for sykefraværsstatistikk. Dette vil bli rapportert i økonomisk rapport 2 og i årsmelding.» Revisjonen er blitt opplyst om at ved overgang til nytt lønns- og personalsystem skal sikkerheten for at fraværsstatistikken gir riktig sammenligningsgrunnlag økes og statistikken skal være oppdatert til enhver tid. Kommunen rapporterer om sykefravær for kommunen samlet og fordelt på hver virksomhet årlig i kommunens årsmelding. Tabell 1: Totalt sykefravær i kommunene (i %) Kommune Eidsvoll 9,7 10,3 9,0 8,9 8,9 Gjerdrum 9,5 8,7 8,1 7,7 7,0 Hurdal 10,7 11,4 10,8 7,8 8,2 Nannestad 9,4 9,6 8,0 8,6 8,6 Ullensaker 9,8 10,9 9,4 9,8 9,4 Kilde: Kommunenes årsmeldinger. Som vi ser av tabellen ligger Eidsvoll over gjennomsnittet for kommunene og hadde i 2012 et totalt sykefravær på 8,9 %, noe som var det samme som året før. Målet for 2012 var et arbeidsnærvær på 91,4 %, det vil si et sykefravær på 8,6 %. Sykefraværet har vært relativt høyt over flere år. Tabell 2: Sykefravær fordelt på virksomhetene (i %) Virksomhet Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg - 12,2 11,3 12,5 12,0 Hjemmebaserte tjenester ,6 13,0 Kilder: Kommunens årsmeldinger. Data revisjonen har mottatt fra Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg viser en sykefraværsprosent for 2011 og 2012 på 11,9 %, noe som skiller seg fra rapportert sykefravær i kommunens årsmeldinger. Vi har ikke mottatt sykefraværsstatistikk for år 2008 fra Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg, eller fra fra Hjemmebaserte tjenester. Statistikk for disse årene er heller ikke rapportert i årsmeldingene for kommunen. 22 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

23 I kommunens økonomirapport nr. 1 for 2013 rapporterer Hjemmebaserte tjenester at det fortsatt er høyt sykefravær i virksomheten. De rapporterer videre at virksomheten har fokus på sykefravær, bl.a. bedre sykefraværsoppfølging, innføring av rapporteringsrutiner og deltakelse i sykefraværsprosjekt. Avdelingslederne rapporterer sykefravær, vikarbruk, bruk av overtid og ekstra innleie av personell. I kommunens årsmelding for 2012 ble det for Hjemmebaserte tjenester kommentert at arbeidsnærværet var mindre enn målsetningen. Målsetningen var et arbeidsnærvær på 89 %, mens det faktiske nærværet var på 87 %. Det vil si at sykefraværet var 2 % høyere enn målsetningen for Det rapporteres i årsmeldingen i tilknytning til dette at tjenesten har hatt en utfordrende ledersituasjon. Revisjonen er også blitt opplyst gjennom intervju av ledelsen at sykefraværet har blitt påvirket av lederskifter. Det har manglet kontinuitet for de ansatte i forhold til hvordan ting skal gjøres, og oppfølging blir da mangelfull. Det å bli sett av lederen sin er veldig viktig og er noe de oppgir å ha fokus på hos Hjemmebaserte tjenester i dag. I kommunens årsmelding for 2012 ble det for Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg rapportert at sykefraværet har gått markant ned på to avdelinger. 1. avdeling har høyt fravær hvor noe er arbeidsrelatert. På 4. avdeling er det høyt fravær som knytter seg til turnusbelastning over tid. Målet for arbeidsnærværet var på 90 %, mens det faktiske arbeidsnærværet var på 88,2 %. Det vil si at sykefraværet var 1,8 % høyere enn målsetningen for Revisjonen er opplyst gjennom intervju at man ved Hjemmebaserte tjenester ikke opplever statistikken over sykefravær som tilfredsstillende. Virksomheten hadde heller ikke fått opplæring i lønns- og personalsystemet da vi foretok intervjuer. Man har ikke mulighet for å ta ut statistikk i virksomheten, men får denne fra lønnsavdelingen. Systemene for dette i kommunen oppleves som lite gode. Det er vanskelig å holde oversikt, så man har heller laget egne systemer da det ikke gir noen fortløpende oversikt. Derfor gir nok ikke sykefraværsstatistikken et fullstendig korrekt bilde, antagelig vil det nok ha vært høyere reelt sett. Det fremkommer av kommunens høringssvar at problemet har vært manglende innlevering av egenmeldinger fra de ansatte tidligere år, ikke selve statistikken. Virksomheten har hatt en nøye oppfølging og registrering av alt sykefravær i hele 2013, og mener at tall for inneværende år er reelle tall Dokumenterte mål for arbeidet Kommuneplanen er kommunens viktigste styringsverktøy. Kommuneplanen inneholder visjoner og langsiktige mål for kommunens utvikling. Handlingsplan med økonomiplan skal gjennom resultatmål og tiltak realisere kommuneplanen. Handlingsplanen har en tidshorisont på 4 år, men revideres årlig. Kommunen har ingen egen pleie- og omsorgsplan, men i handlingsplanen fremkommer virksomhetenes utfordringer og planer for året. Virksomhetene utarbeider også egne virksomhetsplaner med mer detaljerte tiltak for å nå målene i kommuneplanen. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

24 Eidsvoll har i kommuneplanen skissert fire overordnede delmål vedrørende organisasjon og medarbeidere. Disse er følgende: - Eidsvoll kommune skal ha en organisasjon som er åpen og tydelig i sin dialog med innbyggerne og omverdenen. - Eidsvoll kommune skal ha en organisasjon som er samfunnsaktiv og utviklingsorientert. - Eidsvoll kommune skal ha en organisasjon som er fleksibel og som utnytter ressursene optimalt. - Eidsvoll kommune skal fremstå som en attraktiv arbeidsgiver med myndiggjorte medarbeidere. Strategier i tilknytning til disse målene er skissert i kommuneplanen. I den årlige handlingsplanen er det satt egne resultatmål for arbeidsnærvær og medarbeidertilfredshet for de ulike virksomhetene. Sykefraværet er sett på som en utfordring innenfor pleie- og omsorgstjenesten. Revisjonen er blitt opplyst i intervju at sykefraværet mellom de to distriktene innenfor Hjemmebasert omsorg har variert veldig. Siden starten på 2013 er den generelle kurven nedadgående. Virksomhetsleder viser frem kurvene for hvert distrikt på personalmøte for å visualisere for de ansatte og for å skape motivasjon gjennom intern konkurranse mellom enhetene med tanke på å ha lavest sykefravær. Ved Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg varierer også sykefraværet mellom avdelingene. Virksomhetsleder er opptatt av å finne ut om årsakene til forskjellene mellom avdelingene er relatert til ledelse eller til organisering. Det er forskjeller i sammensetning av ansatte med tanke på alder som kan være noe av forklaringen. Det er også forskjeller i holdninger mellom avdelingene. En avdeling har for eksempel mange eldre arbeidstakere som har mye slitasje, mens i en annen avdeling er det mange ansatte som har barn i yngre alder. Slike faktorer påvirker sykefraværet. Tabell 3: Tallmål for arbeidsnærvær (i %) Virksomhet Vilberg kompetansesenter 89,8 90,0 90,5 91,0 for helse og omsorg Hjemmebaserte tjenester 89,5 90,0 90,5 91,0 Kilde: Kommunens handlingsplan Målsetningen fremover i tid er lik for begge virksomhetene. For kommunen totalt sett har man en målsetning om et arbeidsnærvær på 91,5 % for Kommunen har utarbeidet en handlingsplan for et mer inkluderende arbeidsliv med et delmål vedrørende sykefravær med resultatmål for sykefraværsutviklingen og aktivitetsmål. Revisjonen har fått tilsendt handlingsplanen for 2013 for Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg, hvor også mål for hele kommunen er tatt med. I henhold til denne planen er det 24 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013

25 satt resultatmål om sykefravær og nærvær for hele kommunen og et resultatmål om medarbeidertilfredshet. Videre er det satt følgende effektmål med tilhørende aktivitet og målbarhet: Tabell 4: Mål i handlingsplan for inkluderende arbeidsliv, Eidsvoll kommune Effektmål Aktivitet Målbarhet Økt arbeidsglede og trivsel Forutsigbare tjenester. Styrke teamfølelsen. Bedre arbeidsmiljø, økt tilstedeværelse. Motivasjon, mestring. Fremme fysisk og psykisk helse. Fremme fysisk og psykisk helse. Øke kunnskap om IA blant alle ansatte og ledere. Få visshet om tilretteleggingsbehov, utviklingsønsker, potensiale, avklare forventninger. Aktivt arbeide med nærvær og sykefravær. Prosjekt med forebyggende tiltak. Felles sommeravslutning og juleavslutning. Se også de som er på plass. Kompetanseutvikling, myndiggjøring av ansatte. Treningstilbud. Bedriftshytte (omgivelsene innbyr til mange typer fysisk aktivitet, rekreasjon, kulturelle opplevelser). Styrke samarbeidet med drøfte- og samhandlingsforum, BHT, NAV. Informasjon til alle ansatte om rettigheter og plikter i en IAbedrift, gjennom personalmøter hvor det informeres om og fokuseres på arbeidet med nærværet og arbeidsmiljøet, oppfølging av sykemeldte og AKAN. Representant fra organisasjonsog personalavdelingen og Nav arbeidslivssenter gir felles informasjon til ledere med personalansvar, samt synliggjøre og oppfordre ledere til å benytte seg av kurs som NAV arrangerer. Medarbeidersamtaler (utviklings-, helse-, milepæl-, seniorsamtale mange navn på denne samtalen). Statistikk. Antall prosjekter. Interesse og oppmøte for arrangementene. Nærværsstatistikk. Medarbeidertilfredshet. Oppslutning. Bruksfrekvens. Aktiviteten synliggjøres blant annet i møter, egne samarbeidsplaner, bruk av tilretteleggingstilskudd, bht-honorar. Bruk av tiltakene som er tilgjengelig for IAbedrifter. Antall gjennomførte samtaler. Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS

26 Medarbeidertilfredshet. Medarbeiderundersøkelse, prosess/tiltaksarbeid. Handlingsplaner i virksomheter/staber. Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg har utarbeidet egne mål for arbeidsnærværet for hver avdeling. Revisjonen er blitt fortalt at dette er gjort for at det ikke skal bli en hvilepute at man allerede ligger over gjennomsnittlig arbeidsnærvær. Det fremkommer gjennom intervju at det er satt som mål å øke arbeidsnærværet med 1 % på hver avdeling. For å oppnå dette oppleves det som viktig å ta vare på medarbeidere, noe revisjonen er blitt opplyst om at det har vært spesielt fokus på i år. Tabell 5: Mål 2013 Vilberg kompetansesenter for helse og omsorg Effektmål Aktivitet Målbarhet Oppfølging av ansatte som er syke (korttids/langtids) etter gjeldende lovverk. Eget inkluderende arbeidsliv seminar for lederne Fokus på lovverk, oppfølging, muligheter for tilrettelegging og samarbeid på tvers av avdelingene. Månedlig fraværsstatistikk sendes ut av avdelingslederne, slik at fokus blir en bevisstgjøring. Sørge for at kontakt med arbeidsplassen opprettholdes. Invitere til sosiale samlinger, personalmøter og andre felles aktiviteter den sykmeldte kan delta på. Medarbeidertilfredshet. Sørge for at den ansatte får god informasjon om plikter og rettigheter den ansatte har ift IA avtalen. Samhold, arbeidsglede og trivsel. Sende referat fra aktuelle personalmøter på privat mail. Tema på 2 personalmøter i avdelingen (høst/vår). Innkalle den ansatte innen tre uker (der det er mulig) for å se om det er mulig for den ansatte å komme tilbake tidligere ved en tilrettelegging. Aktivt bruk av kantina som pauserom. Nærværstatistikk. Medarbeidersamtaler. Lage sosiale tilstelninger for ansatte til sommer og jul. Antall som melder seg på 26 Øvre Romerike Revisjonsdistrikt IKS 2013