Møteinnkalling. Halden kommune. Formannskapet

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: Tidspunkt: 16:00 Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Etter formannskapsmøtet vil leder av styringsgruppa for sentrumsplan orientere om gruppas arbeid og behov for eventuelle avklaringer. Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2014/58 PS 2014/59 PS 2014/60 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2014/61 Haldenvassdragets Kanalselskap - Samarbeidsavtale / Finansiering for 2014 PS 2014/62 Videreføring av samarbeidsavtale om Opera Østfold mellom Østfold fylkeskommune og Halden kommune Unntatt offentlighet Arkivsaksnr 2008/ /940 PS 2014/63 Tertialrapport pr. 1. tertial 2014/1269 Side nr. Thor Edquist ordfører Side2

3 PS2014/58Godkjenningavinnkalling PS2014/59Godkjenningavsaksliste PS2014/60Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side3

4 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Roar Vevelstad Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for næring og eiendom 2014/ Formannskapet 2014/ Utsendte vedlegg 1 Haldenvassdragets Kanalselskap - Samarbeidsavtale / Finansiering for Haldenvassdragets Kanalselskap - Tilleggsinformasjon vedr Samarbeidsavtale / Finansiering for 2014 Ikke utsendte vedlegg Haldenvassdragets Kanalselskap - Samarbeidsavtale / Finansiering for 2014 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Gina Finsrud Sammendrag av saken: Haldenkanalen har plass på Riksantikvarens bevaringsprogram for teknisk-industrielle kulturminner, som ett av bare 14 anlegg på landsbasis. Halden kommune har gjennom tidligere års tilskuddsordninger og senere års tjenestekjøp, vært viktig bidragsyter som «vassdragskommune», i forhold til istandsetting og vedlikehold av kanal og vassdrag. Haldens kommunes andel av utgifter i vedlikeholdsprogrammet utgjør 23%. De siste årene har samarbeidsavtalen hatt tre punkter: 1) Slusetjenester / Operativ kanal 2) Drifts og vedlikeholdsplan (Vedlikeholdsprogram for perioden ) 3) Kanaltjenesten (Hovedsak renovasjon og tilrettelegging av leirplasser) Rådmannen mener det er nødvendig å redusere kommunes ressursbruk sett i lys av kommunens økonomiske stilling. Rådmannens innstilling: På bakgrunn av Halden kommunes økonomiske situasjon, ønsker ikke rådmann å inngå en prinsipiell garanti om økonomisk støtte og samarbeid i de kommende fire år. Det kjøpes tjenester i 2014 i fht samarbeidsavtalens punkt 1 og 3: Side4

5 1. Slusetjenesten/operativ kanal kr Kanaltjenesten/renovasjon kr Saken oversendes Formannskapet for endelig behandling. Saksprotokoll i Hovedutvalg for næring og eiendom Behandling: Per Kristian Dahl, Ap, fremmet følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling pkt.1 og 3 vedtas med følgende tillegg: Det tas initiativ til samtale/møte med andre berørte kommuner og fylkeskommuner for å komme til enighet/løsning på finansiering av Drift og vedlikeholdsplan. Dahls forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt (H, Sp, V, Krf og Ap). Vedtak: På bakgrunn av Halden kommunes økonomiske situasjon, ønsker ikke rådmann å inngå en prinsipiell garanti om økonomisk støtte og samarbeid i de kommende fire år. Det kjøpes tjenester i 2014 i fht samarbeidsavtalens punkt 1 og 3: 1. Slusetjenesten/operativ kanal kr Kanaltjenesten/renovasjon kr Det tas initiativ til samtale/møte med andre berørte kommuner og fylkeskommuner for å komme til enighet/løsning på finansiering av Drift og vedlikeholdsplan. Saken oversendes Formannskapet for endelig behandling. Saksutredning: Bakgrunn Utgifter knyttet til de tre samarbeidsområdene (jf under) i Haldenvassdragets kanalselsskap fordeles mellom vassdragskommuner/fylkeskommuner på følgende måte: Østfold Fylkeskommune 40%, Halden kommune 23% Marker kommune 15% Aremark og Aurskog-Høland kommuner 22% (11% hver) I tillegg deltar Akershus fylkeskommune til område 3 i samarbeidsavtalen, Kanaltjenesten. Etter 2010 har Riksantikvaren bidratt med betydelige beløp, knyttet til vedlikeholdsplanen Det vises for øvrig til vedlegg i saken. Mottatt søknad om kjøp av tilskudd Side5

6 Halden kommune mottok i november 2013 søknad fra Haldenvassdragets Kanalselskap om samarbeidsavtale/finansiering for året Søknad omfatter kjøp av tjenester til: 1. Slusetjenesten/operativ kanal kr Drifts- og vedlikeholdsplan kr Kanaltjenesten/renovasjon kr I tillegg bes om et prinsipielt tilsagn om samarbeid i de kommende 4 år ( ). Dette samsvarer med istandsettingsperioden for samarbeid med Riksantikvaren og vil gi større forutsigbarhet for Kanalselskapet. I brevet fra Haldenvassdragets Kanalselskap bes det for 2014 om et tjenestekjøp fordelt på de tre punktene i forslag til samarbeidsavtale på totalt kr ,-. Beløpene er justert opp med 2% i fht 2013-avtalen. Tjenestene faktureres i juni og oktober. Vurdering Generelt Halden kommune har i lengre tid båret sin andel av utgifter knyttet til drift og vedlikehold av og rundt kanalen. Rådmannen mener dette engasjementet, gitt den økonomiske situasjon som råder, må vurderes. Innsatsen som er foretatt av vassdragskommuner, fylkeskommuner, bruksforeninger og Riksantikvaren har vært omfattende, og det er lagt opp til et omfattende program videre. Haldenvassdraget har Nord Europas høyeste sluseanlegg. Anleggene har fått plass på Riksantikvarens bevaringsprogram for teknisk-industrielle kulturminner som ett av totalt 14 anlegg på landsbasis. En sterkt medvirkende årsak til støtte fra Riksantikvaren var at fylkeskommunen og kanalkommunene samarbeidet i sin økonomiske satsing og engasjement i Haldenkanalen. Forhold til Regionalpark Haldenkanalen Kanalselskapets arbeid med vedlikehold og drift av installasjonene langs vassdraget er et viktig grunnlag for Regionalpark Haldenkanalen. Regionalparken har som formål «å skape økt samarbeid om ivaretakelsen og videreutviklingen av natur- og kulturverdier langs Haldenkanalen. Dette som grunnlaget for nærings- og stedsutvikling». Regionalparken er et samarbeid mellom Akershus fylkeskommune, Østfold fylkeskommune, Halden, Aremark, Marker, Rømskog og Aurskog-Høland kommuner. Slikt sett er det de samme kommuner som deltar her som i Haldenvassdragets Kanalselskap. Regionalpark Haldenkanalen vil bli invitert til et senere Hovedutvalgsmøte for å orienterer om virksomheten og dens resultater. Etter rådmannens vurdering vil det være viktig med en god evaluering ifht videre drift i selskapet. Bevilgninger og ressursbruk i 2014 I årets budsjett er det satt av tilstrekkelig med midler til å innfri de tjenestekjøp som Kanalselskapet ber om. Imidlertid, Næringsområdet er en del av området sentral/felles, som har en negativ prognose. Det er derfor nødvendig å vurdere alle mulige innsparinger. Side6

7 Rådmannen mener at den innsatsen som er gjort av Haldenvassdragets Kanalselskap er riktig og har vært nødvendig. I den økonomiske situasjonen Halden kommune er, er det imidlertid vanskelig å forsvare en videreføring av engasjementet i sin helhet. Som et eksempel; Halden kommune bruker selv ca 10 kr pr kvm i vedlikehold av bygg, noe som medfører at all kommunal bygningsmasse forfaller. Likevel, kanalen og vassdraget er et viktig rekreasjonsområde for innbyggere og byr på opplevelser for turister og har en unik historisk verdi. Kanalselskapets virksomhet vil også være viktig i forhold til realiseringen av intensjoner ved Regionalpark Haldenkanalen sin virksomhet. Gjennom Regionalpark Haldenkanalen og inngått charter her, skal kanalen satses på i et næringslivsperspektiv. Kalenderen viser snart 01.05, og Rådmannen mener at dette legger føringen i fht muligheten av å trekke seg ut av hele satsningen rundt Haldenvassdraget. Halden kommune, som den største kommunen i samarbeidet, har også et ansvar for forutsigbarhet og stabilitet. Konsekvenser I «spleiselag» er det alltid en risiko for at andre deltakere vil redusere sin innsats til det nivå Halden kommune vil legge seg på. En reduksjon av tilførsel fra primærkunder, vil også kunne medføre at Riksantikvaren reduserer sin innsats. Dette vil helt klart være uheldig, da vedlikeholdsprogram vil måtte fordeles over ytterligere flere år. Konklusjon På bakgrunn av Halden kommunes økonomiske situasjon, ønsker ikke rådmann å inngå en prinsipiell garanti om økonomisk støtte og samarbeid i de kommende fire år. Rådmannen mener imidlertid at det er riktig å kjøpe tjenester i 2014, knyttet til samarbeidsavtalens punkt 1 og 3. En vurdering av ressursbruken, både i forhold til kanalselskapet og regionalparken, bør etter rådmannens syn gjøres på nytt i forbindelse med økonomiplan Halden kommunes økonomiske situasjon tillater ikke løpende vedlikehold på egne bygninger. Rådmann anbefaler derfor ikke å innvilges støtte til forebyggende vedlikehold i hht søknad for: 2. Drifts- og vedlikeholdsplan kr Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad Side7

8 Aurskog-Høland kommune Marker kommune Aremark kommune Halden kommune Østfold fylkeskommune Akershus fylkeskommune Haldenvassdragets Kanalselskap AS Storgt. 6, Ørje Postboks 140, 1871 Ørje Tlf fax mobil E post: info@haldenkanalen.no Org. nr MVA Dette viser Haldenkanalens nasjonale betydning. Det er all grunn til å være stolt av kanalen vår. Haldenvassdragets Kanalselskap, samarbeidsavtale/finansiering for år Haldenkanalen har plass på Riksantikvarens bevaringsprogram for teknisk- industrielle kulturminner, som ett av bare 14 anlegg på landsbasis. Riksantikvaren har ved flere anledninger uttalt at en sterkt medvirkende årsak til at vi er på bevaringsprogrammet er kanalkommunenes og fylkeskommunens sterke økonomiske satsing og engasjement på vårt felles fyrtårn Haldenkanalen. Når vi nå i tillegg har sterk drahjelp fra Riksantikvaren og Oljeog energidepartementet, er det all grunn til å glede seg til fortsettelsen. En stor takk til alle som har bidratt i dette store spleiselaget: Kanalkommunene Fylkeskommunene Olje- og energidepartementet Riksantikvaren Østfold Energi Gjensidigestiftelsen Unistiftelsen Kanalen er nå fullt funksjonsdyktig. I de kommende 4 årene er planen at Skulerud, Ørje sluseanlegg, Strømsfoss sluseanlegg, Brekke sluseanlegg og Tistedal/Vadet skal settes i god stand og videreutvikles. Dette gjelder både anleggene, boligene og uthusene. I tillegg komme farleden med lenser, merking, mudring og brygger samt enkelte andre tilhørende kulturminner. I tillegg til istandsetting er en hovedutfordring å få mer trafikk på kanalen og mange flere besøkende til regionen. Erfaring viser at økt trafikk på kanalen gir flere entusiastiske tilskuere fra land. I sum for våre tre slusesteder var det i år 559 slusinger. Dette er en nedgang. De tre foregående år var en betydelig økning. Bunnåret var 2009 med 311 slusinger. Kanalselskapet hadde 50 % økning i 2010, +10 % i 2011, +25 % i 2012 og -13 % i Ambisjonen er å flerdoble trafikken på vannet i løpet av få år, og dermed også styrke grunnlaget for annen aktivitet langs kanalen. Utviklingen på Skulerud har vært svært gledelig. Kanalselskapet har overtatt ansvaret for Kanaltangen på Skulerud fra Aurskog-Høland kommune. Med hjelp fra Riksantikvaren har Kanalselskapet nå restaurert Tømmerkrana, Lagerhuset og Smia. Med egne midler har Side8

9 Kanalselskapet innredet Smia til å bli et meget hyggelig overnattingssted som markedsføres gjennom Oslotjordens Friluftsråd. Utleievirksomheten er i gang, og gjestene er begeistret. Det er mange ildsjeler og ambassadører i Haldenkanalregionen. To lysende eksempler på dette er dugnadsgjengen på Skulerud og i Tistedalen. Kanalselskapet vil takke alle for all hjelp og samarbeid om å få en operativ og restaurert kanal. Samtidig må vi få minne om den utfordringen det er å drifte og vedlikeholde dette store anlegget. I løpet av opprustningsperioden har vi laget en langsiktig drifts- og vedlikeholdsplan. Den bygger på prinsippet om forebyggende vedlikehold, som gjør at tekniske innretninger blir planmessig vedlikeholdt og restaurert over en 30-årperiode. Det er lagt opp slik at finansieringen av dette skal være mest mulig jevn og forutsigbar. Nedenfor følger en mer detaljert oversikt over hva dette innebærer for år Vi antar at den størrelsesorden som er lagt til grunn for samarbeidet/støtten, kan gjelde for de kommende 4 år, og at en deretter rullerer planen og også vurderer samarbeidsavtalen/ tilskuddene igjen. Grunnen til at vi benytter 4 år er at det da samsvarer med istandsettingsperioden for samarbeidet med Riksantikvaren. Samarbeidsavtalen knytter seg til flg. elementer: Slusetjenester/operativ kanal Det som tidligere var det årlige, tradisjonelle tilskuddet ble fra 2010 endret til at Haldenkanalkommunene kjøper slusetjenester/operativ kanal fra Kanalselskapet. Østfold fylkeskommune fortsetter ordningen med å gi driftstilskudd til Kanalselskapet. Drifts- og vedlikeholdsplan (Slusetjenester/operativ kanal) Haldenvassdragets Kanalselskap sitt styre vedtok den 6. mai 2010 "Drifts- og vedlikeholdsplan for Haldenvassdragets Kanalselskap " med en årlig underdekning på kroner. Planen er utarbeidet i et 30-års perspektiv. Motivet for planen er å videreføre restaureringsarbeidene, samt å møte nye behov og dermed legge forholdene best mulig til rette for brukerne. Kommunene vil ved deltagelse i dette Drifts- og vedlikeholdsprosjektet bli fakturert + mva. Østfold fylkeskommune har bidratt med midler til Drifts- og vedlikeholdsplan i 2011 og Østfold fylkeskommune ønsker at deres medvirkning til gjennomføring av Drifts- og vedlikeholdsplan skal være som tilskudd. Kanaltjenesten Det offentlige har i en årrekke gitt bidrag til Kanaltjenesten som i hovedsak gjelder renovasjon og tilrettelegging av leirplassene. Fra 2010 ble dette endret til at Kanalselskapet selger denne tjenesten til primærkommunene. Fylkeskommunene Østfold og Akershus har ønsket å fortsette ordningen med å gi tilskudd til Kanaltjenesten. 1 forhold til år 2013 er alle beløp justert med + 2 %. Kanalselskapet tilbyr flg. tre tjenester til Haldenkanalkommunene Aurskog-Høland, Marker, Aremark og Halden: Slusetjenester/operative sluser.. Drifts- og vedlikeholdsplan (slusetjenester/operative sluser). Økt kostnad for å holde Haldenkanalen i god hevd, slik det framgår av Drifts- og vedlikeholdsplanen. Kanaltjenesten. Tjenestene faktureres kommunene to ganger i året: juni og oktober. Østfold fylkeskommune søkes om driftsstøtte til Kanalselskapets virksomhet, gjennomføring av Drifts- og vedlikeholdsplan og Kanaltjenesten for år Akershus fylkeskommune søkes om driftsstøtte til gjennomføring av Kanaltjenesten for år Side9

10 Kunder fordeling Nr. 1 Slusetj/ operative sl. Nr. 2 DVP Slusetj/ operative sl. Nr. 3 Kanaltjenesten Aurskog-Høland kommune Marker kommune Aremark kommune Halden kommune Østfold fylkeskommune Sum Akershus fylkeskommune Sum Haldenkanalkommunebeløpene er eks. mva. Fylkeskommunebeløpene er tilskudd og er ikke momsbelagt. Om de berørte samarbeidspartnerne har mulighet til å gi et prinsipielt tilsagn om samarbeid i de kommende 4 år ( ) vil dette gi en større forutsigbarhet for Kanalselskapet. Helge Kolstad (sign) styrets leder Steinar Fundingsrud daglig leder Side10

11 Haldenvassdragets Kanalselskap AS Storgt. 10, Ørje Postboks 140, 1871 Ørje Tlf fax mobil E post: info@haldenkanalen.no Org. nr MVA Halden kommune Rådhuset Storgt Halden Tilleggsinformasjon vedr. samarbeidsavtale/finansiering for år 2014 Det henvises til søknad fra Haldenvassdragets Kanalselskap til Haldenkanalkommunene, Østfold- og Akershus fylkeskommune datert 11. okt Haldenkanalen har nå stor oppmerksomhet både lokalt, regionalt og nasjonalt. Haldenkanalkommunenes engasjement og økonomiske velvilje til å løfte i flokk har vært og er avgjørende for Statens sterke engasjement for Haldenkanalen. Opprustingspakka ( ) kom i stand i et samarbeid mellom de 4 Haldenkanalkommunene (til sammen 3 mill. kroner) og Østfold fylkeskommune (6 mill. kroner). For 2014 søker Haldenvassdragets Kanalselskap om at avtalen fra 2013 videreføres, med en justering på 2 %. Halden kommunes andel for 2014 blir totalt kr Haldenkanalkommunenes og fylkeskommunenes samlede omsøkte beløp for 2014 er kr Dette er ca. 1/3 av Riksantikvarens forventede bidrag for Det vil vært særdeles uheldig om kommunene reduserer sitt engasjement. Haldenvassdragets Kanalselskap, 1852 Haldenvassdragets Kanalselskap er et aksjeselskap fra 1852, for farbargjørelse av det Fredrikshaldske Vassdrag. Haldenvassdragets Kanalselskap AS eier tre sluseanlegg (Brekke, Strømsfoss og Ørje) m/bolighus og driftsbygninger. I tillegg kommer brygger og anlegg langs kanalen. Gamle Brekke sluser 1853 Nye Brekke sluser 1924 (Nord-Europas høyeste sluseanlegg) Krappeto sluser 1856 (eies av stiftelse) Strømsfoss sluse 1860 Ørje sluser 1860 Haldenvassdraget Kanalselskap sin formålsparagraf Selskapets formål er drift og vedlikehold av selskapets anlegg samt utvikling av Haldenvassdraget og det som står i forbindelse med dette formål, herunder ivaretakelse av de kulturhistoriske verdier selskapet representerer Side11

12 Haldenvassdragets Kanalselskap sine eiere Antall aksjer % fordeling Aurskog-Høland kommune % Marker kommune % Aremark kommune % Halden kommune % Østfold fylkeskommune % Sum offentlige aksjer % Private aksjeeiere % herav Brukseierforeningen aksjer Haldenvassdragets Kanalselskap % Sum antall aksjer % I Halden kommune har Haldenvassdragets Kanalselskap flg. anlegg Sauøya, Halden Båtrampe for opptak/utsetting av båter Båtrampa er på annenmanns grunn. Tistedal Båtslippen i Vadet Båtslippen med tomt ble i 2013 overdratt fra Halden kommune til Haldenvassdragets Kanalselskap. Med midler fra Riksantikvaren (ca. 4 mill. kroner) skal slippen settes i operativ stand i inneværende år. Slippen skal benyttes av passasjerbåtene og av fritidsbåter. Tistedal Brygge Tistedal Brygge m/brygge, servicehus (handicaptoalett og dusj), oppsugingsanlegg for kloakk fra båter, lagerbygning (leies bort til Halden padleklubb til klubbhus og kajakklagring). Tistedal Brygge er anløpshavn for passasjerbåtene. Utsettingsrampe på annenmanns grunn. Brekke slusested Gamle Brekke sluser m/slusebolig Nye Brekke sluser m/slusebolig og uthus, sluseverksted, smie og slusekiosker (en ved hver sluseport for åpning og lukking av porter). Gjestebrygger og ventebrygger. Miljøtoaletter. Øvre fløterhytte er istandsatt for utleie gjennom Oslofjordens Friluftsråd sitt bookingsystem. Leietid er begrenset til 3 påfølgende overnattinger, som gjør at mange mennesker kan bli kjent med kanalen og bli gode ambassadører. Nedre fløterhytte skal på samme måte settes i stand til utleie. Låven ved Brekke (ved snuplassen) eies av Østfold Energi. Kanalselskapet leier bygningen til lager. Side12

13 Krappeto Krappeto slusested (ca. 1 km oppstrøms Brekke sluser) med sluseanlegg, slusemesterbolig og uthus. Etter at Nye Brekke sluser ble bygd er det kun øvre slusekammer som er synlig. Krappeto slusested eies av Jan Tolfsby Stiftelse. Haldenvassdragets Kanalselskap har startet en dialog med stiftelsen om Kanalselskapet evt. kan overta eiendommen for å tilrettelegge for at allmennheten kan oppleve stedet. Dersom dette lar seg løse vil Riksantikvaren dekke utvendig vedlikehold av bygningene og deler av innvendig vedlikehold. Et 7-årig kjempeløft og 34 mill. kroner En 10-års periode før 2007 var en vanskelig periode for Haldenvassdragets Kanalselskap. Kanalanleggene var åpen for trafikk, men det var svært begrensede midler til restaurering og løpende vedlikehold. Sluseanlegg og bygninger var i forfall, og i 2006 ble det gitt stengevarsel for Ørje sluseanlegg av sikkerhetsgrunner. Dette ble startskuddet for en storstilt opprusting av Haldenkanalen fra Aurskog-Høland til Halden. Et eventyrlig spleiselag i perioden gjorde dette mulig. I denne perioden er ca. 34 mill. kroner investert for å istandsette Haldenkanalen. Over halvparten av dette beløpet er brukt på fyrtårnet i Haldenkanalen; Brekke slusested med Nord-Europas høyeste sluseanlegg. Entusiasmen og stoltheten over Haldenkanalen er stigende. Opprustingsarbeidet er et stort spleiselag hvor Staten (Riksantikvaren og Olje- og energidep.) har bidratt med 23 mill. kroner, Østfold fylkeskommune med 6 mill. kroner, de fire Haldenkanal-kommunene med til sammen 3 mill. kroner, Østfold Energi med 0,5 mill. kroner, UNI-stiftelsen med 0,4 mill. kroner og Gjensidigestiftelsen med 0,5 mill. kroner. De fylkeskommunale og kommunale midlene ble utbetalt over 4 år, Som det framgår av ovenstående har Staten vært sentral i opprustingsarbeidet av Haldenkanalen. I utallige møter som Kanalselskapet har hatt med sentrale myndigheter om opprustingen av Haldenkanalen har det fra vår side vært presisert at Haldenkanalenkommunene og fylkeskommunene tar en stort løft i forhold til opprusting, drift og vedlikehold. Faktiske tall for dette har blitt presentert, og dette kommunale engasjementet for fyrtårnet Haldenkanalen har vært en avgjørende faktor for at Staten har bidratt og bidrar så sterkt. Kommunenes og Østfold fylkeskommunes engasjement og bidrag har også vært avgjørende for at Haldenkanalen v/haldenvassdragets Kanalselskap har komment på Riksantikvarens eksklusive bevaringsprogram for Tekniske og industrielle kulturminner Haldenvassdragets Kanalselskap har i 2013, med midler fra Riksantikvaren gjennomført en statusrapport for alle Kanalselskapets anlegg. Arbeidet ble utført av utredningsfirmaet Cowi, Fredrikstad. I følge Cowi-rapporten gjenstår det for Brekke slusested restaureringsarbeider for ca. 12 mill. kroner før Brekke er ferdig opprustet. Det er godt håp om at Riksantikvaren er villig til å hjelpe oss med dette. I så fall er det særdeles viktig at ikke kommunene trekker seg fra samarbeidsavtalen fra 2013 pluss 2 % prisstigning. Mvh. Steinar Fundingsrud daglig leder Side13

14 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: C / Stein Wilhelmsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2014/ Utsendte vedlegg 1 Politisk sak Videreføring av samarbeidsavtale om Opera Østfold mellom Østfold fylkeskommune og Halden kommune 2 Videreføring av samarbeidsavtale om Opera Østfold mellom Østfold fylkeskommune og Halden kommune Ikke utsendte vedlegg Videreføring av samarbeidsavtale om Opera Østfold mellom Østfold fylkeskommune og Halden kommune. Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Saken har tidligere vært behandlet i HKIM Etter at saken var behandlet i utvalget, har rådmannen vurdert avtalen på nytt, med bakgrunn i Fylkesmannens opphevelse av budsjettvedtak gjort i desember I avtaleteksten under Avtalens varighet, foreslår rådmannen at avsnittet som omhandler opptrappingsplan av bidraget fjernes, da Rådmannen ikke kan forplikte Halden kommune til å pådra seg økonomiske forpliktelser som avtalen gir. Rådmannens innstilling: Rådmannen gis fullmakt til å inngå ny samarbeidsavtale om Opera Østfold mellom Halden kommune og Østfold fylkeskommune ifht vedlagt utkast med den endring at avsnittet som omhandler opptrappingsplan av bidraget, fjernes. Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Saksutredning: Bakgrunn Gjeldende avtale om Østfold Opera mellom Halden kommune og Østfold fylkeskommune, gikk ut I forkant av avtalens utløp ble det gjennomført et møte mellom partene for Side14

15 videreføring av avtalen. Halden kommune har i budsjett 2014 vedtatt og videreført driftstøtten til Opera Østfold. Fylkestingssak nr. 61/2007: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 og Halden kommune Utvalg kultur og idrett sak nr. PS 072/07: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 samt Samarbeidsavtale mellom Halden kommune og Østfold fylkeskommune: Arkivnummer 2008/2849 i Østfold fylkeskommune. Opera Østfold representerer en viktig bidragsyter gjennom samarbeidsavtalen mellom partene. Gjennomførte arrangementer har utelukkende vært store suksesser og bidrar til å sette Halden kommune, Fredriksten festning og Østfold fylke på «kartet» når det gjelder storslåtte og viktige opera oppsetninger på og i en ramme på Fredriksten festning. Økonomi Jfr utkast til avtale er det beskrevet at avtalen har som mål at fylkeskommunen og Halden kommune skal bidra med like store bidragsbeløp, etter en opptrappingsplan som gjøres gjeldende fra Betydning for kommunens næringsutvikling Økt arrangementsfrekvens vil bidra til økt omsetning i Halden og andre synergieffekter som kulturarrangementer er med på å skape. Alternative løsninger Vurdering av løsningsmulighetene Konklusjon Samarbeidsavtalen videreføres. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Jane Short Aurlien Stein Wilhelmsen Side15

16 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: C / Stein Wilhelmsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Utsendte vedlegg 1 Videreføring av samarbeidsavtale mellom Østfold Opera og Halden Kommune. Ikke utsendte vedlegg Videreføring av samarbeidsavtale om Østfold Opera mellom Østfold fylkeskommune og Halden Kommune. Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Gjeldende avtale om Østfold Opera mellom Halden kommune og Østfold fylkeskommune, gikk ut I forkant av avtalensutløp ble det gjennomført et møte mellom partene for videreføring av avtalen. Halden kommune har i budsjett 2014 vedtatt og videreført driftstøtten til Opera Østfold. Rådmannens innstilling: Rådmannen gis fullmakt til å inngå ny samarbeidsavtale om Opera Østfold mellom Halden kommune og Østfold fylkeskommune ifht vedlagt utkast. Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Saksutredning: Bakgrunn Fylkestingssak nr. 61/2007: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 og Halden kommune Utvalg kultur og idrett sak nr. PS 072/07: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 samt Samarbeidsavtale mellom Halden kommune og Østfold fylkeskommune: Arkivnummer 2008/2849 i Østfold fylkeskommune Side16

17 Opera Østfold representerer en viktig bidragsyter gjennom samarbeidsavtalen mellom partene. Gjennomførte arrangementer har utelukkende vært store suksesser og bidrar til å sette Halden kommune, Fredriksten festning og Østfold fylke på «kartet» når det gjelder storslåtte og viktige opera oppsetninger på og i en ramme på Fredriksten festning. Økonomi Jfr utkast til avtale er det beskrevet at avtalen har som mål at fylkeskommunen og Halden kommune skal bidra med like store bidragsbeløp, etter en opptrappingsplan som gjøres gjeldende fra Betydning for kommunens næringsutvikling Økt arrangementsfrekvens vil bidra til økt omsetning i Halden og andre synergieffekter som kulturarrangementer er med på å skape. Konklusjon Samarbeidsavtalen videreføres. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Jane Short Aurlien Stein Wilhelmsen Side17

18 SAMARBEIDSAVTALE om OPERA ØSTFOLD mellom HALDEN KOMMUNE OG ØSTFOLD FYLKESKOMMUNE (partene) Bakgrunn for samarbeidsavtalen: Fylkestingssak nr. 61/2007: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 og Halden kommune Utvalg kultur og idrett sak nr. PS 072/07: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 samt Samarbeidsavtale mellom Halden kommune og Østfold fylkeskommune: Arkivnummer 2008/2849 i Østfold fylkeskommune Avtalen omhandler: Forpliktende samarbeid om Opera Østfold og operasatsingen på Fredriksten festning. Avtalens innhold: Halden kommune og Østfold fylkeskommune inngår et kulturelt og økonomisk samarbeid om fremtidige utendørs operaoppsetninger på Fredriksten festning samt en videreutvikling av Opera Østfold som en profesjonell kulturinstitusjon. Opera Østfold har status som Distriktsopera og mottar årlige driftstilskudd fra Halden kommune, Østfold fylkeskommune og Staten v/ Kulturdepartementet. Fylkeskommunen kan legge Opera Østfold organisatorisk under Østfold kulturutvikling uten at dette endrer denne avtalens innhold. Halden kommune og Østfold fylkeskommune skal normalt utgjøre 30% av de samlede offentlige tilskuddene. Det skal årlig føres en dialog om eventuelle endringer i tilskuddsbeløpene. Ingen av partene forplikter seg til å øke sin andel selv om en av partene gjør endringer. Pr. 1.januar 2014 bidrar partene med følgende beløp inn i samarbeidet: Østfold fylkeskommune: ,- Halden kommune: ,- 1. Samarbeidet ledes av en Styringsgruppe bestående av 6 medlemmer. 2 politikere fra Halden kommune og 2 politikere fra Østfold fylkeskommune, samt 1 fra hver av partenes administrasjoner. Side18

19 2. Arbeidsgiver- og produksjonsansvaret for Opera Østfold legges til Østfold fylkeskommune. 3. Østfold fylkeskommune bør ha ledervervet i styringsgruppen så lenge fylkeskommunens tilskudd er høyere enn kommunens årlige tilskudd. Når likeverdighet i årlige økonomiske tilskudd er oppnådd kan oppnevning til ledervervet skifte partene i mellom hvert annet år. Lederen oppnevnes av fylkeskommunen, og kommunen når de blir likeverdig økonomisk tilskuddspart. 4. Styringsgruppa har forslagsrett vedr Opera Østfolds budsjett. Budsjettet må godkjennes i Østfold fylkesting ifm behandlingen av budsjett i desember hvert år. 5. Styringsgruppa kan foreslå utvikling av eventuelle andre musikkarrangementer i regi av Opera Østfold innenfor de budsjettmessige rammer tilskuddspartene har vedtatt.. 6. Forslag med relasjon til Opera Østfold som har økonomisk virkning utover vedtatte budsjettrammer skal først til behandling i styringsgruppen før det sendes til politisk behandling hos partene. Styringsgruppens uttalelse skal legges ved saken. 7. Operasjefen er daglig leder for Opera Østfold med ansvar for personale, økonomi og valg av repertoar. Styringsgruppen blir orientert om repertoarvalg før det offentliggjøres. 8. Opera Østfold har sitt arbeidssted i Halden. Avtalens varighet Avtalen gjelder i fire år fra En endring i avtalen kan foreslås av en av partene varslet 1 år før eventuell iverksettelse. Det er et mål for denne avtalen at fylkeskommunen og kommunen skal bidra med like store bidragsbeløp, etter en opptrappingsplan som gjøres gjeldene fra Oppsigelse av avtalen må gjøres 2 år før iverksettelse, første gang etter med iverksettelse 2 år deretter. Halden Sarpsborg Thor Edquist Ordfører Halden kommune Ole Haabeth Fylkesordfører Østfold fylkeskommune Side19

20 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Thomas Bjørnstad Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for administrasjon Hovedutvalg for næring og eiendom Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Formannskapet 2014/ Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Økonomirapport - Fellesinntekter 2 Økonomirapport - NAV 3 Økonomirapport - Sentral/felles 4 Økonomirapport - Kultur 5 Økonomirapport - Undervisning og oppvekst 6 Økonomirapport - Helse og omsorg 7 Økonomirapport - Teknisk 8 Økonomirapport pr. enhet 9 Økonomirapport - Investeringsprosjekter 10 Sykefravær 11 Tiltak - Totaloversikt 12 Styringsindikatorer - Totaloversikt Ikke utsendte vedlegg Tertialrapport pr. 1. tertial Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Økonomikonsulenter, enhetsledere, rådmannens ledergruppe Side20

21 Sammendrag av saken: Tertialrapporten er en utvidet rapport som i tillegg til økonomisk status med tiltaksoppfølging inneholder rapport på årsverk og utvikling i dette, sykefravær, vedtaksoppfølging, rapport over aktive investeringsprosjekter samt status knyttet til styringsindikatorer. Rapport for 1. tertial omhandler perioden Økonomirapport Prognosen pr. 1. tertial bygger på budsjett vedtatt 19. desember 2013, og viser et forventet merforbruk på tilnærmet 13 mkr. Dette er en forbedring på i overkant av 11 mkr sett i forhold til februar. Hovedårsaken til avviket er som tidligere varslet sum av flere forhold; Redusert premieavvik og med det netto høyere pensjonskostnad (13 mkr), Merforbruk på lønn i sektorene (27 mkr) Økte refusjonsinntekter. (-27) Avvikene kommenteres ytterligere i de vedlagte sektorrapportene og vil også bli omtalt i saksutredningen. Som følge av nytt budsjett , altså vedtatt etter tertialets utgang, har rådmannen også foretatt en vurdering av driftsnivået opp mot dette. I forhold til budsjettet som nå gjelder, er rådmannen tilfreds med å rapportere en prognose i balanse. Årsverksrapportering Årsverksrapporteringen er foretatt med basis i antall årsverk pr medio januar og viser endringer i forhold til dette pr sektor. Denne rapporten viser en reduksjon på 2,3 årsverk. Sett i forhold til medio desember er antall årsverk redusert med 21,2. Det betyr at kommunens aktivitet samlet sett er lavere ved utgangen av april enn den var ved årets inngang. Rådmannen er fornøyd med denne utviklingen, men signaliserer samtidig behovet for en ytterligere reduksjon i antall årsverk for å holde budsjett Sykefravær Sykefraværsrapportering er, i motsetning til de øvrige rapportene i tertialrapporten, kvartalsvis. Dette er valgt for å tilpasse vår rapporteringsperiode til blant annet NAV og KS. Sykefraværet utgjorde ved utgangen av mars 10,3 %. Dette er vesentlig høyere enn uttrykt målsetting. Det har gjennom de siste årene vært et stabilt høyt fravær, selv med en betydelig innsats fra sentral HMS-kompetanse. Oppfølging av sykefravær er møysommelig og tidkrevende Styringsindikatorer Gjennom ROBEK-arbeidet og kommunens fokus på helhetlig styring er rådmannen glad for å kunne rapportere på styringsindikatorer. Indikatorene er viktige verktøy for å kunne oppnå de målsettinger vi har satt oss og gi riktig kvalitet på tjenester vi produserer. Vedtaksoppfølging Rådmannen har over en periode jobbet aktivt for å systematisere vedtaksoppfølging for å legge fram gode statusrapporter til politisk myndighet. Vedtaksrapportene benyttes aktivt i det daglige arbeidet for nettopp å iverksette politiske vedtak. Rådmannen ønsker generelt å fremheve viktigheten av gjennomføringen av reduksjonstiltak hvor en bemanningsjustering står sentralt. Dette skal skje gjennom gode prosesser slik at Halden kommune kan fremstå som en attraktiv arbeidsplass, og hvor kritisk kompetanse skal defineres og beholdes! Side21

22 Arbeidspresset i deler av tjenesten oppleves som stort, rådmannen har derfor økt oppmerksomhet på arbeidsmiljøet. Halden Kommune skal tilby forsvarlige tjenester med riktig kvalitet. Rådmannens innstilling: Tertialrapporten pr. 1. tertial tas til orientering Saksutredning: 1. Generelt Kommunestyret vedtok i sak KS 2014/24 Rådmannens rapportering til Kommunestyret 2014, innholdet i månedsrapportering og tertialrapportering. Rapporteringsområdene utvides mye i fht tidligere tertialrapport. I rapporten er det innarbeidet årsverksrapportering, sykefraværsrapportering, rapportering på styringsindikatorer (jf budsjett 2014), vedtaksoppfølging og oppfølging av investeringsprosjekter. Rapporteringen er et resultat i arbeidet med «Helhetlig styring» og utviklingen av Halden kommune. Rådmannen har sett frem til rapporteringen og håper de folkevalgte vil ha nytte av en mer samlet rapportering av Halden Kommunes status pr. 1. tertial. Denne rapporten er «førsteversjon» av den nye tertitalrapportering. Rådmannen har fokus på kontinuerlig forbedring, det gjelder også utforming og innhold på rapporteringen. 2. Årsprognose pr. 1. tertial og endring fra forrige rapportering Tabellen under viser de enkelte budsjettområdenes status i forhold til budsjett vedtatt 19. desember 2013 pr. utgangen av april. Positive tall i endringskolonnen betyr forbedringer fra forrige rapport (i mkr) Budsjett Prognose pr 1. tertial Prognoseavvik 1. tertial Avvik februar Endring fra februar Tall i mkr Fellesinntekter , ,73-0,59 1,37-1,96 Sentral/ Felles 75,53 89,59-14,06-13,67-0,39 NAV 52,18 53,72-1,54-0,18-1,36 Undervisning og oppvekst 569,23 573,79-4,56-4,76 0,20 Helse og omsorg 619,09 610,56 8,53-7,15 15,68 Teknisk 58 59,02-1,02-0,05-0,97 Kultur 42,29 42,2 0,09 0,08 0,01 Totalt 0,00 13,15-13,15-24,36 11,21 Prognosen pr. 1. tertial viser et merforbruk på 13,15 mkr. Dette er en forbedring fra forrige rapportering på 11,21 mkr. Avvikene og økningene i avvik er kommentert under respektive kommunalavdelinger. Side22

23 Kommentarer til prognosen og prognoseendringer For generelle kommentarer til prognosene vises det til vedlagte rapporter fra kommunalavdelingene. Under kommenteres de største enkeltårsakene til endringene i prognosen innenfor respektive kommunalavdelinger. Prognosene er basert på budsjettvedtaket 19. desember. Fellesinntekter Fellesinntekter består av skatt, rammetilskudd og statlige kompensasjonsordninger knyttet til tidligere investeringsprogram innenfor helse og skole. Videre finansutgifter og inntekter, eiendomsskatt, avskrivninger og inndekninger av tidligere års merforbruk. Årsprognosen utgjør ,7 mkr og gir et negativt avvik på -0,59 mkr i forhold til årsbudsjett. I februar ble det prognostisert med et positivt avvik på 1,37 mkr. Årsaken til denne endringen på 1,96 mkr er i hovedsak knyttet til en korrigering av minimumsavdraget. For kommentarer knyttet til ulike poster, vises det til vedlegg 1. NAV Årsprognosen utgjør 53,73 mkr og gir et negativt prognoseavvik på -1,54 mkr en forverring på 1,36 mkr fra forrige rapportering. Dette skyldes i hovedsak en økning i antall sosialhjelpsmottakere på 99 stk. Sentral/felles Årsprognosen utgjør 89,6 mkr og medfører et negativt prognoseavvik på 14,06 mkr, og skyldes i hovedsak pensjonskostnader, som rådmannen har informert om i tidligere rapporteringer. Endringen fra februar er negativ med 0,4 mkr og skyldes flere mindre forhold. Kultur Årsprognosen utgjør 42,2 mkr og gir et positivt prognoseavvik på 0,09 mkr er uendret fra forrige rapportering. Undervisning og oppvekst Årsprognosen utgjør 573,8 mkr og gir et negativt prognoseavvik på -4,56 mkr. Dette er en forbedring fra forrige rapportering på 0,2 mkr. Helse og omsorg Årsprognosen utgjør 610,56 mkr og gir et positivt prognoseavvik på 8,53 mkr. Dette er en forbedring fra forrige rapportering på 15,68 mkr og skyldes i hovedsak økte inntekter fra tilskuddsordningen for ressurskrevende brukere. Merinntekten i fht budsjett 2014 knyttet til denne ordningen utgjør 31 mkr, hvorav 5 mkr skyldes nye brukere og 26 mkr ifht ny beregningsmodell av tilskuddet. Nevnte 26 mkr tilskrives perioden 2013 og (Rådmannen har ifht nytt budsjett 2014 oppgitt 28,4 mkr. Differansen på 2,4 mkr er forhold knyttet til etterkrav for 2010/2011) I forhold til vedtatt budsjett rapporteres det om effekt av tiltak på ca. 6,5 mkr. - Reduksjon av 10 korttidsplasser: Her har det ikke vært mulig å redusere med mer enn 6 plasser grunnet økt behov. (Uteblitt effekt 1,1 mkr) - Reduksjon av 2 årsverk Søsterveien: Her er det foreløpig kun redusert med 1 årsverk (Uteblitt effekt 0,4mkr) - Effektivisering Hjemmesykepleien: Tiltaket er ikke fullstendig konkretisert (Uteblitt effekt 2 mkr) Innenfor deler av området oppleves stort arbeidspress som forsterkes gjennom reduksjoner i ressursinnsats. Rådmannen er opptatt av at tjenestene levers med god og riktig kvalitet. Side23

24 Teknisk Årsprognosen utgjør 59,02 mkr og gir et negativt prognoseavvik på -1,02 mkr. Dette er en forverring fra forrige rapportering på 0,97 mkr og skyldes forventet økt forbruk knyttet til veivedlikehold. Lønnsutvikling Av kommunens driftsbudsjett utgjør andel lønn inkl. sosiale utgifter 86,24 %. Kontroll over kommunens utgifter kan derfor bare oppnås gjennom en kontroll over bruk av lønnsmidler. Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger, og hvordan disse er forbrukt i fht periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Artsgruppe Artsgruppe 70 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt, helligdag Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid Fast lønn vedlikehold (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Periodebudsjett Budsjett Prognose 10 Fastlønn Sentral/felles Variabel lønn Undervisning og oppveskt 10 Fastlønn Variabel lønn Helse og omsorg 10 Fastlønn Variabel lønn Kultur 10 Fastlønn Variabel lønn Teknisk 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Halden Kommune 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Tabellen viser det pr at det er forbrukt 5,1 mkr mer av lønnsmidler på disse postene enn periodisert budsjett. Prognosen viser at det forventes et merforbruk på samme lønnsposter på 22,9 mkr ved utgangen av året. Bakgrunnen for dette er at midler til avsatt lønnsoppgjør ligger inne i periodisert budsjett med 7,7 mkr. Korrigeres det for dette vil avviket mot periodisert budsjett vært 12,8 mkr. En videreføring av dette ville gitt et avvik ved utgangen av 2014 på 38,4 mkr. Det ligger med andre ord inne en effekt av tiltak i prognosene med 15,5 mkr. Det er igangsatt mye arbeid knyttet til budsjett 2014 og flere prosesser løper, og det forventes effekt i årets siste halvdel. I forbindelse med arbeidet med økonomiplan , samt nytt budsjett, er det satt ytterligere fokus på behovet for nedbemanning. Intern prosjektleder er satt på oppgaven, med en prosjektgruppe rundt seg. Innen 1. juni forventes ekstern prosjektleder å tiltre gruppen. Rådmannen følger nøye med utviklingen av brutto lønn. Side24

25 Oppsummering av prognose og avvik ifht budsjett vedtatt Økonomirapport HK 04/14 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum HK Usikre elementer i prognosen Eiendomsskatt Det er ikke tatt hensyn til klagen fra Norske Skog Saugbrugs i prognosen. Som følge av ny takst er det i nytt budsjett gjort en korrigering av eiendomsskatten mot formannskapets konto. Dette vil fremkomme i neste prognose, men vil ikke få noen effekt på nettoprognosen for Halden kommune. Likviditet Av kommunens trekkrettighet på 350 mkr er 235 mkr benyttet pr. medio mai Saldo konsernkonto Saldo konsernkonto Kommunestyret vedtok i sak PS 2014/42 å gi rådmannen fullmakt til å utvide trekkrettigheten til 450 mkr frem til for å sikre at Halden Kommune skal ha likviditet til å overholde sine forpliktelser overfor ansatte og leverandører. Rådmannen arbeider kontinuerlig og systematisk i fht salg av anleggsmidler, med den hensikt å få bedret likviditeten og driftsøkonomien. Nytt vedtatt budsjett 2014 (KS 8. mai 2014) Kommunestyret vedtok den 8. mai 2014 nytt budsjett som følge av fylkesmannen opphevelse av vedtak av 19. desember. Rådmannen har, av kapasitetsårsaker, ikke laget detaljerte prognoser basert på dette vedtaket, men tabellen under viser en anslått prognose opp mot budsjettvedtaket 8. mai. Side25

26 Budsjett vedtatt 8. mai Prognose pr 1. tertial Effekt av tiltak nytt Prognoseavvik 1. tertial - Nytt Tall i mkr budsjett budsjett Fellesinntekter , ,73 0,00 0,13 Sentral/ Felles 91,23 89,59 0,00 1,64 NAV 52,18 53,72 0,00-1,54 Undervisning og oppvekst 566,78 573,79 5,54-1,47 Helse og omsorg 604,58 610,56 6,80 0,82 Teknisk 58,8 59,02 0,24 0,02 Kultur 42,03 42,2 1,39 1,22 Totalt 0,00 13,15 13,97 0,82 Prognosen som er utarbeidet viser at det i forhold til nytt budsjett 2014 (vedtatt ) vil bli balanse i Forutsetningen for dette er full effekt av vedtatte tiltak. Hvis det imidlertid skulle vise seg at effekten av disse tiltakene uteblir vil rådmannen fremme forslag til nye tiltak omgående. 3. Årsverk Tabellen under viser utviklingen i ulike typer årsverk fra medio januar til medio april.. Sentral/felles inkl. Nav kommunal del Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Teknisk Totalt Årsverk faste Årsverk Engasjement Årsverk Vikar Totalt årsverk pr. 1. tertial Totalt årsverk pr. januar Økning/reduksjon fra januar 107,3 0,0 0,0 107,3 108,2-0,9 628,6 24,4 46,9 699,9 667,3 32,6 818,7 13,5 11,7 843,9 850,3-6,4 144,7 0,0 0,0 144,7 172,3-27,6 1699,3 37,8 58,6 1795,8 1798,1-2,3 Samlet vurdering Reduksjonen fra medio januar til medio april utgjør 2,3 årsverk, og rådmannen har i rapporten valgt dette intervallet for å relatere dette til Rådmannen vil allikevel peke på at reduksjonen fra desember til april er på 21,2 årsverk. Reduksjoner i utgifter skal i all vesentlighet skje gjennom lønnsreduksjoner, og det viktig at prosessen i fht nedbemanning blir mer «kraftfull». Prosjektorganiseringen av innleie av egne konsulenter bygger opp under dette. Undervisning og oppvekst Kultur er organisatorisk flyttet fra teknisk til undervisning og oppvekst. Dette utgjør 25 årsverk. Med henvisning til siste politiske vedtak høsten 2013 om bosetting av enslige mindreårige flyktninger/asylsøkere ble stillinger omgjort fra engasjementer til faste stillinger. Samtidig ble tilbudet organisatorisk flyttet fra helse og omsorg til undervisning og oppvekst 1. januar Side26

27 Helse og omsorg Reduksjonen knytter seg til en generell redusert personellinnsats i sektoren og må sees i sammenheng med effektuering av ulike reduksjonstiltak. Teknisk Kultur er organisatorisk flyttet fra teknisk til undervisning og oppvekst. Dette utgjør 25 årsverk. 2,6 årsverk er i hovedsak knyttet opp mot ansatte i teknisk forvaltning som har tatt ut permisjoner og AFP. Utvikling i forbruk av variabel timeressurs Januar Februar Mars April Antal timer l.art = Årsverk 150,98 141,32 134,03 124,14 Januar Februar Mars April Antal timer l.art = Årsverk 6,84 5,07 8,60 7,83 L.art 102 er hovedsakelig knyttet til helse, barnehager og assistenter i skoler og SFO. Tabellen viser en jevn nedgang fra januar til april. L.art 137 er knyttet til lærere i skolen, og varierer i forhold til behovet for inntak/bruk av vikarer. 4. Sykefravær Fraværet for Halden kommune utgjorde pr 1 kvartal 10,3 %. Dette er på samme nivå som i % av fraværet er over 40 dager. De fleste kommunalavdelinger har en nedgang i fraværet sett i forhold til samme periode i 2013, og dette er positivt. Innenfor Kommunalavdeling helse og omsorg er fraværet imidlertid økt fra 11,3 % til 12,1 %. Pr 1. kvartal 2014 utgjør fravær over 40 dager over 70 % av fraværet. Halden kommune har en målsetting om et nærvær på 92 %. Det har vært jobbet målbevisst i avdelinger med bistand fra sentral HMS-kompetanse. Det er meget utfordrerne å få fraværet ned det har de siste 6-7 års arbeid vist. Rådmannen vil analysere og vurdere den generelle innsatsen knyttet til sykefraværsarbeidet, samt «spissede tiltak/endringer» som punktinnsats, og vurdere effekten som har kommet. Disse analysene vil avdekke eventuelle behov for endringer. Det registreres imidlertid en «hardere» linje fra NAV sin side overfor sykemeldte ifht rett til sykepenger. Det er en positiv trend for kommunen. Vedlagt følger sykefraværsrapport for Halden Kommune for 1. kvartal. 5. Styringsindikatorer Gjennom ROBEK-arbeidet og vårt eget fokus på helhetlig styring, er vi glad for å være i gang med rapportering på styringsindikatorer. Hensikten med dette er å i større grad å sikre gode tjenester i Halden Kommune, og samtidig identifisere fremtidige utviklingsområder. Arbeid med styringsindikatorer er et kontinuerlig arbeid og vil være under utvikling. Rådmannen har en nødvendig oppmerksomhet på omfang av rapportering. Valg av indikatorer må gjenspeile Side27

28 viktighet, dvs. hva det er viktig for ulike ledernivå å følge med på som grunnlag for endringer og nye vedtak. Rapporteringen pr. 1. tertial viser at tjenestene på de fleste områdene er i samsvar med målsettingene. Rådmannen vil fremheve at innenfor undervisning og oppvekst har hele det pedagogiske personellet godkjent utdanning i de aktuelle stillingene og at helsestasjonene leverer tjenester i tråd med styringsindikatorene. Rådmannen vil også fremheve den positive utviklingen innen helse når det gjelder ansikt- til ansikt tid for hjemmesykepleien og hjemmehjelp. For kommunens innbyggere er det viktig med en god vannkvalitet, alle prøvene som har vært tatt i 2014 viser at det er god kvalitet på vannet. Det er også gledelig for rådmannen å kunne rapportere at alle byggesøknadene som skal besvares innen 12 uker er besvart innen fristen. Det er imidlertid også verdier på flere av indikatorene som tilsier nødvendighet av analyser og eventuelt andre eller flere målrettede tiltak. Dette vil føles opp i respektive kommunalavdelinger. I forbindelse med utarbeidelser av budsjett og økonomiplaner vil det være spesielt fokus på forbedring av både indikatorer og kvalitetssikring av datafangst knytte til styringsindikatorer. Styringsindikatorer blir kommentert i kommunalavdelingenes vedlagte rapporter. Videre følger en totaloversikt følger i eget vedlegg. 6. Vedtaksoppfølging Rådmannen har jobbet aktivt med å systematisere vedtaksoppfølgingen og kunne fremlegge gode statusrapporter på dette for politisk myndighet. Disse benyttes også aktivt i daglig arbeid, for å ha fokus nettopp på iverksettelse av vedtak. Rådmannen har erfart at tydelige vedtak er nødvendig også for å kunne ha en effektiv vedtaksoppfølging. Vedlagt følger oversikt over vedtak til effektuering. 7. Investeringsprosjekter Investeringsbudsjettet for 2014 er lavt i forhold til tidligere år, og hovedaktiviteten skjer innenfor vann- og avløpsområdet. Her ligger vedtatt Hovedplan for vann og avløp til grunn for investeringer og prioriteringer. 5 av prosjektene har en prognose som tilsier merforbruk i fht budsjett som følge av at innkomne har vært høyere enn avsatte midler og vil følges opp med egne omdisponeringssaker. I andre tilfeller er det uforutsette forhold i prosjektet som har vært fordyrende. I disse tilfellene vil også omdisponeringssaker bli fremmet. Vedlagt følger en oversikt over Halden Kommunes løpende investeringsprosjekter. Rapporten bygger på vedtatt investeringsbudsjett i KS 8. mai Rådmannens fokus i 2014 Rådmannens viktigste fokusområde i 2014 er gjennomføring av reduksjonstiltak med påfølgende nedbemanning. Samtidig skal Halden Kommune tilby forsvarlige tjenester med riktig kvalitet. Det er avgjørende at lønnsnivået reduseres og eneste mulighet er en aktiv nedbemanning. I denne perioden skal Halden kommune fremdeles fremstå som en attraktiv arbeidsplass med ordnede forhold, og kritisk kompetanse skal defineres og beholdes. Utover det vil rådmannen fremheve viktigheten av å bruke styringsindikatorer aktivt i planleggingssammenheng - også i forhold til de strategiske diskusjoner. Side28