Møteinnkalling. Halden kommune. Havnestyre. Utvalg: Møtested: Store møterom, Fayegården. Dato: Tidspunkt: 17:00

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Havnestyre Dato: Tidspunkt: 17:00 Store møterom, Fayegården Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste 2013/8 2013/9 2013/ /11 RS 2013/2 RS 2013/3 2013/ / / / /16 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Orientering fra Havneforeningens leder - muntlig Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Ettersendes Økonomirapport havn 2012/5728 Oppfølging av budsjettvedtak 2013/957 Oppfølging av budsjettvedtak - gjennomgang og reforhandling av samtlige leieavtaler Oppfølging av budsjettvedtak - utredning av innkrevingsrutiner for gjestehavnsavgift 2013/ /957 Kvartalsvise økonomirapporter 2013/957 Innhente tilbud på konsulenttjeneste for utarbeidelse av grunnlag for ny havnestrategi 2012/5046 Side nr. Truls Breda utvalgsleder Side 2

3 2013/8 Godkjenning av innkalling 2013/9 Godkjenning av saksliste 2013/10 Godkjeninng av protokoll fra forrige møte Side 3

4 2013/11 Referatsaker RS 2013/2 Orientering fra Havneforeningens leder - muntlig Side 4

5 Økonomirapport Havn Periode 01/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Brutto lønn OK Kommentarer til avvikene: Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Påvirker dette årsresultatet? Tiltak for å dekke inn avvik? Side 5

6 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 2013/ Håvard Tafjord Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyre 2013/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Oppfølging av budsjettvedtak - Havnevesenets behov for administrative ressurser Sammendrag av saken: Saken er satt på sakskartet av utvalgsleder uten saksutredning Rådmannens innstilling: Ingen innstilling. Side 6

7 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 2013/ Håvard Tafjord Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyre 2013/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Oppfølging av budsjettvedtak - gjennomgang og reforhandling av samtlige leieavtaler Sammendrag av saken: Saken er satt på dagsorden av styrets leder uten saksutredning. Rådmannens innstilling: Ingen innstilling. Side 7

8 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 2013/ Håvard Tafjord Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyre 2013/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Oppfølging av budsjettvedtak - utredning av innkrevingsrutiner for gjestehavnsavgift Sammendrag av saken: Saken er satt på sakskartet av styrets leder uten saksutredning. Rådmannens innstilling: Ingen innstilling. Side 8

9 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 2013/ Håvard Tafjord Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyre 2013/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Kvartalsvise økonomirapporter Sammendrag av saken: Saken er satt på sakskartet av styrets leder uten saksutredning. Rådmannens innstilling: Ingen innstilling. Side 9

10 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P / Håvard Tafjord Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyre 2013/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Innhente tilbud på konsulenttjeneste for utarbeidelse av grunnlag for ny havnestrategi Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Havnestyret vedtok følgende: Havnestyret vedtar å starte arbeidet med ny havnestrategi for Halden havn. Det engasjeres ekstern konsulent for å utarbeide strategiplanen. Utgifter knyttet til konsulenttjenester dekkes av havnekassen, og begrenses oppad til kr ,-. Saken oversendes til kommunestyret for bevilgning av midler. Det opprettes en styringsgruppe med tre representanter oppnevnt av Havnestyret, samt sekretær fra administrasjonen. Rådmannens innstilling: Havnestyret gir rådmannen fullmakt til å innhente tilbud fra og engasjere konsulenter med kompetanse på logistikk og havnevirksomhet. Oppdraget har en kostnadsramme på kroner ,- som avsatt i budsjett for Oppdraget skal være todelt, en analysedel og en strategidel. Analysen skal ha fokus på hvilke behov som finnes for havnevirksomhet lokalt og regionalt, og hva slags tjenester Halden havn har mulighet til å tilby. Både nåværende kunder og andre potensielle kunder skal høres. Videre bør Halden havns fortrinn og muligheter for eventuell nisjevirksomhet i markedet fremheves, utfordringer skal også beskrives. Likeså skal innseilingen, nåværende lokalisering og fasiliteter og investeringsbehov vurderes og beskrives. Side 10

11 Før strategidokumentet utarbeides skal analyseresultatene forelegges havnestyret. Strategidokumentet utarbeides av konsulenten i samråd med styringsgruppa utpekt av havnestyret. Eventuelle nødvendige reguleringsplanendringer skjer i etterkant av utarbeidelsen av strategiplandokumentet, og sikrer slik at arealdisponeringen er i samsvar med gjeldende planer for havnevirksomheten. Saksutredning: Bakgrunn Hovedformål med strategidokumentet Hovedformålet med å utarbeide en strategiplan er å utarbeide et styringsdokument som legger til rette for at Halden havn kan drive en økonomisk bærekraftig havnevirksomhet som dekker etterspørselen for havnetjenester fra det lokale næringslivet. I utredningsprosessen må det også utredes om det er mulig og ønskelig å legge til rette for økt godstrafikk over Halden havn. I denne forbindelse må det utredes investeringsbehov og hvilke arealer som skal stilles til disposisjon for virksomheten. Strategidokumentet vil legge grunnlaget for den videre overordnede planleggingen av virksomheten og være styrende for av den daglige virksomheten i havnen. Terskelproblematikken Sjødybden i innseglingen må hensyntas i arbeidet med tanke hvilke typer skip som kan anløpe Halden havn, og hvilke muligheter/begrensninger dette gir for Halden havn. Prosess En strategiplan for Halden havn berører mange interesser. Det er derfor viktig at alle som har slike interesser får mulighet til å bli hørt og at deres innspill blir vurdert. Viktige interesser i denne sammenhengen vil bl.a. være lokale bedrifter som benytter eller kan benytte Halden havn, transportører, offentlige myndigheter og ansatte i Halden havn. Båtforeninger o.l. kan også ha interesser i hvordan virksomheten på Halden havn utføres. Det kan også tenkes at andre personer eller foreninger har interesser knyttet til den kommunale havnedriften. Det er derfor viktig at man går bredt ut i lokalsamfunnet i planarbeidet. Rådmannen ser et behov for å få et overordnet styringsverktøy for virksomheten som kan legge til rette for langsiktig planlegging av virksomheten. Ikke minst er dette viktig for kunne vurdere og planlegge fremtidige investeringer knyttet til havnevirksomheten. Halden kommune sin administrasjon har pr i dag ikke tilstrekkelig kapasitet til selv å gjøre de nødvendige utredninger og å utarbeide strategiplanen. Rådmannen ber derfor om at Havnestyret vurderer å leie inn en konsulent med nødvendige kunnskaper om havnevirksomhet og logistikk til å utarbeide ny havnestrategi for Halden havn. Styring av prosjektet Havnestrategiarbeidet bør ledes av en styringsgruppe. Havnestyret må avgjøre sammensetningen av styringsgruppen. Det må avgjøres hvem som skal sitte i gruppen og hvilket mandat den har. Alternative løsninger Arbeidet med å utarbeide strategiplan for Halden havn kan utsettes. Vurdering av løsningsmulighetene Side 11

12 Dersom man utsetter arbeidet med ny havnestrategi for Halden havn vil virksomheten kunne fortsette som i dag. Det vil innebære at eventuelle endringer av virksomheten som Havnestyret vedtar ikke har dekning i en overordnet strategi. Dette vil igjen øke muligheten for at driften ikke dekker etterspørselen etter havnetjenester i Halden. Når det ikke foreligger noen overordnet plan for investeringer øker risikoen for at investeringer ikke gir den tiltenkte effekt. Konklusjon For å sikre at Halden havn kan drive sin virksomhet på en økonomisk bærekraftig måte og å dekke Halden og omegns behov for havnetjenester bør det utarbeides en strategiplan for havnevirksomheten. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Gudrun Haabeth Grindaker Side 12