Porsgrunn kommune. kontrollutvalget. Medlemmer og varamedlemmer Dato Porsgrunn kommune - kontrollutvalget

Transkript

1 Vår ref. 13/ /BOSL Medlemmer og varamedlemmer Dato Porsgrunn kommune - Det innkalles med dette til kontrollutvalgsmøte: Dato: onsdag Tid: 09:00-14:00 Sted: Møterom i 3. etg. Rådhuset Innkalles i følgende saker: Sak 15/13 Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal Sak 16/13 Rådmann/Kommunalsjef Morten Næss Dersom de ikke kan møte må det snarest meldes fra til sekretær for, på e-post: line.bosnes@temark.no eller tlf Vara møter kun etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 14/13-19/13. for Svein Tore Uvdal Leder Line Bosnes Sekretær for Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Porsgrunn kommune - Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 14/13 13/217 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /13 13/221 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2 16/13 13/218 FORTETTNINGSPOLITIKKEN - ORIENTERING FRA BY- OG KULTURUTVIKLING 17/13 13/168 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET I PORSGRUNN KOMMUNE 18/13 13/219 ORIENTERING FRA REVISOR 19/13 13/220 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 14/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Arkivsaksnr.: 13/217 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 14/13 Porsgrunn kommune - Forslag til vedtak Møteprotokollen fra møte godkjennes. Saksopplysninger Møteprotokollen legges frem i møte for godkjenning. Sekretær vil orientere om hva som er mulig å gjøre av endringer på oppsettet av møteprotokollene, tekninsk og manuelt, i sekretariatet sitt saksbehandlingssystem. Utvalget bes vurdere hvordan de ønsker at protokollen skal se ut. Vedlegg: Møteprotokoll Sak 14/13 Side 3 av 13

4 Sak nr. 15/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2 Arkivsaksnr.: 13/221 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 15/13 Porsgrunn kommune - Forslag til vedtak Kontrollutvalget har følgende merkander til forvaltningsnotatet og prosjektet: Saksopplysninger Forvaltningsrevisjon er bestilt av i Porsgrunn. I plan for forvaltningsrevisjon var rusomsorg og psykiske helsetjenester vedtatt som prosjekt nummer fire. Kontrollutvalget ønsket å prioritere frem dette prosjektet. Prosjektet er todelt. Delrapport 1 hvor det er fokus på kommunens boligsosiale arbeid ble fremlagt for og behandlet i bystyret I del 2 ser forvaltningsrevisjonen nærmere på arbeidet innen rusomsorg og psykiske helsetjenester. Rapporten skal levers i juni Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal har kommet med forslag til problemstillinger for prosjektet i notat datert , vedlagt saken. Utvalget ønsker å gi tilbakemeldinger underveis i prosjektet. Selv om det er meir ressurskrevende å jobbe på en slik måte, mener utvalget det er viktig å sikre seg at utvalget får belyst de problemstillingene de mener er viktige for å få en god rapport. Forvaltningsrevisor deltar i møtet via telefon slik at kan komme med innspill til notatet. Sak 15/13 Side 4 av 13

5 Sak 15/13 Temadag? I forlengelsen av arbeidet med dette prosjektet blir det lagt opp til en diskusjon om skal ha et temamøte der samarbeidende etater innenfor denne kommunale sektoren blir invitert inn for å orientere om arbeidet inne feltet rus og psykiatri. Hva er det som fungerer tilfredsstillende og hva er det som ikke fungerer? Vedlegg: Revisjonsnotat Side 5 av 13

6 Sak nr. 16/13 FORTETTNINGSPOLITIKKEN - ORIENTERING FRA BY- OG KULTURUTVIKLING Arkivsaksnr.: 13/218 Arkivkode: 140 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 16/13 Porsgrunn kommune - Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Problemstillinga i få ord Kontrollutvalget ønsker å ha oppe temaet om fortettningspolitikken i kommunen. Fremtidige husbyggere i kommunen oppfordres til å bygge på små områder i byen. Dette er villet politikk. Spørsmålet stiller er hvordan disse fremtidige boligbyggerne blir møtt av Porsgrunn kommune? Hvordan er saksbehandlingen og saksbehandlingstiden i disse sakene? Hvordan er kommunens bruk av skjønn? Har kommunen er aktivt forhold til hvilken praksis som skal legges opp til der det er lov å benytte skjønn? Er det gitt føringer fra politikerne og følger administrasjonen disse i sin saksbehandling, eller er det ikke gitt noen lokalpolitiske føringer og blir derfor skjønnsutøvelsen overlatt til saksbehandler? Saksopplysninger Kommunalsjef for By- og kulturutvikling Morten Næss og den han måtte ha med seg, møter i og orienterer om temaet. Sak 16/13 Side 6 av 13

7 Sak nr. 17/13 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET I PORSGRUNN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 13/168 Arkivkode: 004 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 11/13 Porsgrunn kommune - 17/13 Porsgrunn kommune - Forslag til vedtak Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Bystyret godkjenner Årsmelding 2012 fra i Porsgrunn kommune. Saksopplysninger Årsmelding 2012 for i Porsgrunn kommune legges fram for godkjenning i møtet. Utvalget ønsket i forrige møte i mars å utsette ferdigstillelse til aprilmøte for å kunne gjøre noen endringer og tilføyelser i årsmeldingen. Sekretær forutsetter at det er mulig å redigere layout, slik at vi får et dokument med samme mal og form som i Vedlegg: Årsmelding 2012 for i Porsgrunn kommune. Sak 17/13 Side 7 av 13

8 Sak 17/13 UTKAST TIL ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALGET: Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Uavhengighet og objektivitet er viktige forutsetninger for at skal fylle sin rolle på en tillitvekkende måte. Kontrollutvalget skal ikke være en arena for partipolitikk, eller overprøve politiske beslutninger. Utvalget kontrollerer at administrasjonen følger politiske vedtak og at delegasjon utøves i samsvar med politiske mål. Kontrollutvalget utarbeider budsjett for tilsyn og kontroll og skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Løpende tilsyn føres av revisor som rapporterer til. Kontrollutvalget tar opp saker på eget initiativ, men kan også vurdere henvendelser utenfra. Det er viktig å understreke at ikke er et klageorgan. Porsgrunn kommune er med i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Henvendelser til kan rettes direkte til kontrollutvalgsleder, øvrige medlemmer eller sekretariatet. Sekretariatet legger også ut dokumentene på sin hjemmeside ( Kontrollutvalget har utarbeidet egen strategi- og møteplan for kommende år. Dette er et verktøy for å styre egen virksomhet bedre. Følgende er valgt for perioden : Svein Tore Uldal (BNP), leder Ivar Moen (A), nestleder Torhild Wahlstrøm (H), medlem Edvard Garmo (H), medlem Inger Nilsen (Uavh.), medlem Økonomi Budsjett og regnskap for 2012 viser: Art (T) Regnskap Budsjett 2012 Skyss- og kostgodtgjørelse 971,10 0,00 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager , ,00 Kommunerevisjonen , ,00 Godtgjørelse folkevalgte , ,00 Arbeidsgiveravgift , ,00 Kontormateriell 1 500,00 0,00 Abonnementer aviser/tidsskrifter 1 750,00 0,00 Bevertning , ,00 Informasjon/reklame 2 850,43 0,00 Gaver ved representasjon 848,00 0,00 Opplæring, kurs , ,00 Skyss- og kostgodtgjørelse 972,85 0,00 Transportutgifter 4 554,63 0,00 Bompenger/parkeringsavgift 116,00 0,00 Kontingenter 5 650, ,00 IT-utstyr ,00 0,00 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager , ,00 Kontrollutvalget , ,00 Sammen om Porsgrunn Side 8 av 13

9 Sak 17/13 Saker som er behandlet i 2012 Kontrollutvalget hadde i møter og behandlet 69 saker. I tillegg hadde utvalget et internt arbeidsmøte hvor strategi, møteplan og fagområder ble valgt. Revisjon Kommunen har valgt Telemark kommunerevisjon IKS som sin revisor. Oppdraget utføres av oppdragsrevisor Lisbet Fines. Hun har holdt utvalget løpende orientert om fremdriften av revisjonsarbeidet. Hun leverte ren beretning for regnskapet Forvaltningsrevisjon utføres av en egen avdeling, hvor leder er fagansvarlig forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Orientering om finansreglementet Økonomisjefen var i utvalget og la fram reglementet. I tillegg gikk han gjennom porteføljen og utviklingen over tid, samt sammenligninger med referanseindekser. Varslingsplakaten Kontrollutvalget har tatt opp Varslingsplakaten ved flere anledninger og vært kritisk til rutinene og bruken. Kontrollutvalget har vedtatt å ta opp varsling som tema senere og vektlegger: Trygghet for varsling Ansvarlighet fra varsler Barnevernet Leder av barnevernet var i utvalget og presenterte virksomheten. Senere har blitt kjent med enkeltsaker som for innbygger oppleves vanskelig med svært lang saksbehandlingstid. Kontrollutvalget er innforstått med at det er sterkt regulert og sterk oppfølging fra fylkesmannen. Keops kurs- og arbeidssenter Leder av enheten var i utvalget og presenterte virksomheten. Personal- og organisasjonsutvikling Leder var i utvalget og presenterte virksomheten og sykefraværet i kommunen. Barn og unge Kommunalsjefen var i utvalget og presenterte virksomheten, målsettinger, drift og økonomisk oppfølging. I tilknytting til dette var leder av Porsgrunn voksenopplæringssenter og presentert sin virksomhet. Tjenestekontoret Leder av Tjenestekontoret var i utvalget og presenterte virksomheten. Kontrollutvalget har bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt hvor det bl.a. er fokusert på saksbehandlingen og samhandlingen med innbygger. Kontrollutvalget har fått henvendelser fra innbyggere som er misfornøyd med servicen og tilbudet fra Tjenestekontoret. Rus og psykisk helse I tilknytting til et prosjekt innenfor forvaltningsrevisjon har leder av enheten vært i utvalget og presentert virksomheten. Kontrollutvalget har også mottatt flere henvendelser fra innbyggere som reagerer negativt på kommunens bosetting av personer med rus og dårlig psykisk helse. Innbyggerne opplever bråk, brukte sprøyter som er slengt rundt omkring, hærverk og bøllete opptreden i nabolaget. Boligene var bygd for eldre og ungdom. I dag har de en helt annen bruk. Hovedutvalgene. Lederne av hovedutvalgene har møtt og diskutert kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Hovedutvalgene ønsker en tetter kontakt med prosjektene innenfor forvaltningsrevisjon. Side 9 av 13

10 Regnskapene. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til regnskapene for Det gjelder KEOPS kurs- og arbeidssenter KF og kommuneregnskapet. Sak 17/13 Bedriftsbesøk For å få bedre innblikk i kommunens virksomhet er følgende bedriftsbesøk gjennomført i 2012: St. Hansåsen sykehjem Porsgrunn Brann- og feievesen Enkeltsaker. Fjernvarme i Meierigården Skatteregnskapet for 2011 Revidert fastlegeforskrift Sak: Furukollen Støyskjerming ved bolig Følge økonomirapporteringen. Plan for selskapskontroll Overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon Budsjett for 2013 Økonomi- og HMS-rapport om kommunens virksomhet. Kulturhus og Meierigård, driftsorganisasjon og kostnader Forvaltningsrevisjons prosjekt, Rus og psykiatri Kontrollutvalget har hatt en meget tett dialog med revisor som gjennomfører oppdraget. Kontrollutvalget har diskutert problemstillinger og avgrensingene for prosjektet. Prosjektet ferdigstilles i Selskapskontroll av VisitGrenland AS Dette var planlagt som felles prosjekt med de andre kontrollutvalgene. Dette ble stoppet og satt på vent når man ble klar over at selskapet skal omorganiseres. Lederforum Lederne i kontrollutvalgene i Grenland møtes for å orientere hverandre om kontrollutvalgsarbeidet. De har blitt enige om å gjennomføre felles forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor Samhandlingsreformen. Dette blir startet opp i 2013 og avsluttet i I tillegg er det en løpende dialog om selskapskontroll av felles IKS er og AS er. Kompetanse Kontrollutvalget deltok på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen februar Konferansen gikk over 2 dager og det deltok ca 600 personer. Sekretariatet hadde konferanse i Bø, mai Det deltok ca 50 personer. Sak Datalagring Tinn kommune v/ Rune Lødøen, rådmann Tinn Tinn kommune - Eierskapskontroll i kommunale selskap, v/ Beate Marie Dahl Eide,Temark Kontrollutvalget og rollen til v/ Finn Tallakstad, medlem av og tidligere ordfører. Side 10 av 13

11 Sak 17/13 Hvordan få til en god forvaltningsrevisjon? v/ Kirsti Torbjørnson, fagansvarlig forvaltningsrevisor. Oppsummering v/ Jan Gunnar Knudsen, leder av representantskapet i Temark Sekretariatet hadde konferanse i Bø, november Det deltok ca 50 personer. Evalueringsrapport Temark IKS v/kjetil Lie, Telemarksforskning Habilitet v/ Stein Elseth, Fylkesmannen i Telemark Åpen post Side 11 av 13

12 Sak nr. 18/13 ORIENTERING FRA REVISOR Arkivsaksnr.: 13/219 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 18/13 Porsgrunn kommune - Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksopplysninger Oppdragsrevisor Lisbet Fines fra Telemark kommunerevisjon IKS orienterer om revisjonsarbeidet i kommunen. Sak 18/13 Side 12 av 13

13 Sak nr. 19/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 13/220 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 19/13 Porsgrunn kommune - Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Saksopplysninger Referat fra konferansen i Trondheim «Etikk og styring» Vårkonferansen i Bø 30. april 2013 Saker til oppfølging i utvalget Eventuelt Sak 19/13 Side 13 av 13