Årsmelding 2011 Kontrollutvalget Kontroll for fellesskapet

Transkript

1 1

2 2

3 Årsmelding 2011 Kontrollutvalget Kontroll for fellesskapet Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen medfører et behov for utstrakt styring og kontroll. Kommunene skal sikre at innbyggerne får de tjenester de har krav på, og at ressursene forvaltes på en effektiv måte i samsvar med kommunestyrenes forutsetninger. Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune Følgende var med i kontrollutvalget i forrige periode: Jan Erik Lunde (Uavh.), leder Inger Lise Wiersdalen (H), nestleder Birgitte Ingebretsen (A), medlem Knut Bjaaland (A), medlem Merete Lund (Frp), medlem Kommunal egenkontroll er den kontroll kommunen selv gjennomfører overfor egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke allmennhetens tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av misligheter og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere behovet for statlig detaljstyring og kontroll. Dette er sentrale budskap i rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane». Høsten 2011 ble følgende valgt for perioden : Svein Tore Uldal (BNP), leder Ivar Moen (A), nestleder Thorild Wahlstrøm (H), medlem Edvard Garmo (H), medlem Inger Nilsen (Frp), medlem Oppgave Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Bystyret Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap, og det er kommunestyret som har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten. Kommunestyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt redskap for kommunestyret, må kommunestyret gi kontrollutvalget gode arbeidsbetingelser. Kommunene er samfunnets viktigste velferdsprodusenter og forvalter betydelige ressurser på vegne av innbyggerne. GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium. Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk. Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan. Kontrollutvalget løper ikke enkeltpersoners ærende. Kontrollutvalget er åpent for alle innspill. 3

4 Årsmelding 2011 Kontrollutvalget Kontroll for fellesskapet Økonomi Budsjett og regnskap for 2011 viser: DE STØRSTE KOSTNADENE FOR REVISJON OG KONTROLL Utgiftsart Regnskap Budsjett Godtgjørelse folkevalgte Budsjett Tjenestefrikjøp Abonnementer og kontormateriell Opplæring Sekretariat for kontrollutvalget Bevertning og lokalleie Kommunerevisjon Regnskap 2010 Hovedutvalgene. Lederne av hovedutvalgene har møtt og diskutert kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Hovedutvalgene ønsker en tetter kontakt med prosjektene innenfor forvaltningsrevisjon. Saker som er behandlet i 2011 Kontrollutvalget hadde i møter og behandlet 78 saker. Revisjon Kommunen har valgt Telemark kommunerevisjon IKS som sin revisor. Oppdraget utføres av oppdragsrevisor Lisbet Fines. Hun har holdt utvalget løpende orientert om fremdriften av revisjonsarbeidet. Hun leverte ren beretning for regnskapet Forvaltningsrevisjon utføres av en egen avdeling, hvor leder er fagansvarlig forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Varsling og etiske retningslinjer Kontrollutvalget har fulgt opp systemet for Varsling. Varsling og etiske retningslinjer har vært tatt opp flere ganger. Kommunen har ajourført reglementet. Finansreglementet. Utvalget har fått presentert rutinene og opplegget for Finansreglementet. Byggeprosjektet Brevik sykehjem Kontrollutvalget valgte å følge hele byggeprosessen. Eiendomssjefen og byggeleder var i hvert møte og redegjorde for framdriften i byggeprosjektet. Demokrati og korrupsjon Seniorrådgiver Siri Jensen fra AsplanViak presenterte et foredrag om demokrati og korrupsjon hvorfor og hvordan det angår oss. Grenlandskommunenes innkjøpsenhet Leder av enheten var i utvalget og presenterte virksomheten. I saker der kontrollutvalget har innstillingsrett, har verken administrasjonssjef eller folkevalgte organer anledning til å avgi innstilling Kvalitetssjefen Porsgrunn har ansatt kvalitetssjef. Han hadde møte med utvalget og redegjorde for de oppgavene som tilligger stillingen. Det ble tatt opp kompetanseplaner og utarbeide en helhetlig kvalitetsstrategi i kommunen. Voksenopplæring i Porsgrunn Koreasamarbeidet Kontrollutvalget fikk en henvendelse fra administrasjonsutvalget hvor de ønsket et 4

5 Årsmelding 2011 Kontrollutvalget Kontroll for fellesskapet prosjekt for å belyse hva samarbeidet gikk ut på. Kontrollutvalget fulgte opp anmodningen med å få revisjon til å gjennomføre et forvaltningsprosjekt. Rapporten ble oversendt administrasjonsutvalget. Kontrollutvalget anbefalte spesielt å se nærmere på fullmaktene gitt i kommunens delegasjonsreglement. Skoleskyss Oklungen Tveten Bestilt plan for selskapskontroll Bestilt overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon Godtgjøring folkevalgte Orientering om støttefunksjoner og utvikling Regnskapene. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til regnskapene for Det gjelder kommuneregnskapet og KEOPS kurs- og arbeidssenter KF. Budsjett for kontrollutvalget 2012 Utbygging av Frankebukta Økonomi- og HMS-rapport om kommunens virksomhet. Enkeltsaker. Resultatene for Porsgrunn av de nasjonale prøvene innenfor ungdomsskolen. Avvikshendelse i Lundelia barnehage Kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen, men omfatter også formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. Ansettelser, opprettelser og inndragning av ledige stillinger KU kan i prinsippet behandle ethvert forhold i kommunen så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. Plassering av rusmisbrukere Kommunens bruk av bemanningsbyrådet Adecco KU kan i tillegg kontrollere om saker i kommunestyret er tilstrekkelig utredet. Følge økonomirapporteringen. Tildeling og utleie av kommunale boliger IKT og IKT-sikkerhet 5 Lundelia barnehage

6 Årsmelding 2011 Kontrollutvalget Kontroll for fellesskapet Forvaltningsrevisjons prosjekter. Noen tall knyttet til Porsgrunn kommune Barnevernet i Porsgrunn. Rapporten er sendt bystyret. Kontrollutvalget satte spesielt fokus på overholdelse av kravene i barnevernloven, bruk av tilsynsfører og tilsynsbesøk og utarbeidelse av omsorgsplaner. Driftsinntekter og utgifter* I 1000 kroner DRIFTSINNTEKTER Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Inntekts- og formuesskatt Eiendomsskatt Eiendomsforvaltning vedlikehold av eiendom. Rapporten er sendt bystyret. Kontrollutvalget trakk fram at politikeren må involveres i revisjon av styringsdokumentene. Et sterkere fokus på eierrollen og at politikeren sterkere involveres. Synliggjøre behovet for vedlikehold og vedlikeholdsbudsjettet DRIFTSUTGIFTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Sum driftsinntekter Opplæring: Kontrollutvalget deltok på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen februar Konferansen gikk over 2 dager og det deltok ca 500 personer. Sekretariatet hadde konferanse i Bø, april Det deltok ca 50 personer. Regnsk. Regnsk Brutto driftsresultat Sekretariatet har en sentral rolle som bindeledd mellom kontrollutvalget og revisor. Det er sekretariatet som formidler kontrollutvalgets vedtak til revisjonen gjennom for eksempel utskrifter av protokollen, og det er sekretariatet som mottar saker fra revisjonen som skal behandles i kontrollutvalgsmøtene. Netto driftsutgift pr rammeområde* I 1000 kroner Formannskapet Barn, unge og kultur Helse og omsorg Plan og kommunalteknikk Kirker Ikke-fordelte utgifter Porsgrunn Regnsk Regnsk *I tabellene ovenfor er det vist tall for 2010 og Endret finansiering på barnehageområdet, fra øremerket statstilskudd til rammetilskudd, samt at kommunens skatteinntekter ble redusert og kompensert med økt rammetilskudd, kompliserer sammenlikning mellom 2010 og Avtroppende kontrollutvalg laget til en opplæringsdag, , for nye medlemmer og varamedlemmer. Det deltok 12 personer. Fra kommunen stilte rådmannen, kommunalsjef og kommuneadvokat. Tidligere leder, Jan Erik Lunde, gjennomførte dagen og bidro med sine erfaringer til det nye utvalget. Kontrollutvalget har utarbeidet egen strategi- og møteplan for kommende år. Dette er et verktøy for å styre egen virksomhet bedre. Antall ansatte: Kvinner Menn Sum

7 7

8 8