Porsgrunn kommune Kontrollutvalg

Transkript

1 Porsgrunn kommune Kontrollutvalg Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Porsgrunn rådhus, store møterom 3.etg. Jan Erik Lunde Jan Erik Lunde Inger Lise Wiersdalen Birgitte B. Ingebretsen Knut Bjaaland Merete Lund Line Bosnes Telemark kommunerevisjon: Oppdragsrevisor Lisbet Fines Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson i sak 28/11 Porsgrunn kommune: Ordfører Kommunalsjef for Støttefunksjoner og utvikling Kommunalsjef for Barn og unge Kommunalsjef for Helse og velferd Leder Service- og administrasjonsavdeling Virksomhetsleder for Psykisk helsetjenester og rusomsorg Avdelingsleder psykisk helsetjenester Bygge og eiendomsavdelingen Øystein Beyer Roy Martinsen Inger Lysa Ingrid-Elisabeth Kåss Stian Stiansen Hanne Karlberg Heidi Ekornrød Pedersen Laila Finkenhagen Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent med endringer. Sak 18/11 ble utsatt til neste møte og det ble tatt inn en tilleggssak 28/11 på sakslisten. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 17/11, 28/11, 19-21/11, 23/11, 25-26/11, 24/11, 27/11. Jan Erik Lunde Leder i kontrollutvalget Line Bosnes Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 17/11 11/144 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA /11 10/16 HOVEDUTVALGENE (utsatt) 19/11 11/151 NASJONALE PRØVER 20/11 11/150 AVVIKSHENDELSE I LUNDELIA BARNEHAGE 21/11 09/375 PERSONALREGLEMENT - VARSLING 22/11 11/153 STATUSRAPPORT - ANSETTELSER, OPPRETTELSER OG INNDRAGNING AV LEDIGE STILLINGER 23/11 11/152 ORIENTERING AV PLASSERING AV RUSMISBRUKERE 24/11 10/494 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING /11 11/183 AVTALER MELLOM PORSGRUNN KOMMUNE OG ADECCO 26/11 11/154 ORIENTERING FRA OPPDRAGSREVISOR 27/11 11/146 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER /11 11/212 VOKSENOPPLÆRING I PORSGRUNN - KOREASAMARBEIDET (tilleggssak) Side 2 av 7

3 Sak nr. 17/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA Møteprotokollen fra godkjennes. Leder presenterte møteprotokollen av Møteprotokollen fra godkjennes. Sak nr. 18/11 HOVEDUTVALGENE Ingen vedtak. Saken ble utsatt til neste møte på grunn av at sak 28/11 måtte inn på sakslisten i stedenfor. Saken tas til orientering. Sak nr. 19/11 NASJONALE PRØVER Kommunalsjef for Barn og unge inger Lysa presenterte resultatene av de nasjonale prøvene for Kontrollutvalget. De nasjonale prøvene tester grunnleggende ferdigheter på 5. og 8. trinn. Dette er gjrot siden I år testes også 9. trinn. Grunnleggende ferdigheter er norsk, matematikk og engelsk. Kontrollutvalget ser at kommunens ledelse tar prøvene alvorlig og jobber seriøst med resultatene av de nasjonale prøvene. Sak nr. 20/11 AVVIKSHENDELSE I LUNDELIA BARNEHAGE Side 3 av 7

4 Kommunalsjef for Barn og unge redegjorde for avvikshendelsen i Lundelia barnehage. Mennesklig svikt gjorde at fleire rutiner og kontrollpunkt ble oversett. Dette er tatt avlorlig av barnehagen selv og etaten. Rutiner og bruk av disse er tatt opp med den konkrete barnehagen og de andre kommunale barnehagene. Når det gjelder private barnehager har kommunen et tilsynsansvar og ikke instruksjonsrett over disse, men saken er en påminnelse for alle barnehager om å ha rutinene sine i orden og i praktisk bruk. Sak nr. 21/11 PERSONALREGLEMENT - VARSLING Kontrollutvalget er tilfreds med rutinene som Porsgrunn kommune nå følger for varslingssaker. Kommunalsjef for Fellestjenester og service Roy Martinsen orienterte om rutinene for varsling i kommunen. Sak nr. 22/11 STATUSRAPPORT - ANSETTELSER, OPPRETTELSER OG INNDRAGNING AV LEDIGE STILLINGER Kommunalsjef for Fellestjenester og service Roy Martinsen orienterte om saken. Sak nr. 23/11 ORIENTERING AV PLASSERING AV RUSMISBRUKERE Kontrollutvalget er tilfreds med informasjonen som ble lagt fram av kommunalsjefen vedrørende plassering av rusmisbrukere i kommunen. Side 4 av 7

5 Kontrollutvalget er imidlertid ikke sikre på om bemanningen som skal betjene dette viktige apparatet er tilstrekkelig til å følge opp de daglige utfordringene. Kontrollutvalget er tilfreds med at administrasjonen har planer for hvordan forholdet til naboene rundt de ulike rusmiddelboligene skal følges opp og eventuelt forbedres. Kontrollutvalget imøteser positive resultater etter hvert som dette arbeidet videreutvikles og vil be om en ny orientering om saken allerede inneværende år. Kontrollutvalget vil også be om å få en orientering om hvordan kommunen følger opp hver og en rusmisbruker. Innenfor dette ligger også en orientering om tjenesten når sine mål eller ikke.. Behandlingen i Porsgrunn kommune kontrollutvalget Kommunalsjef for Helse og velferd Ingrid-Elisabeth Kåss orienterte om problematikken rundt tildeling av kommunale boliger og oppfølging av slike leieforhold. Hun redegjorde for hvilke ansvar og rettigheter kommunen har som utleier og hvilke begrensninger som gjelder. Videre gikk hun inn på utfordringene det er å få kommunisert til lokalsamfunnet at kommunen ikke nødvendigvis kan ordne opp i de problemene som kan dukke opp i forbindelse med kommunens leietagere. Og at områder eller boliger som lokalmiljøet tror er kommunale, ikke er kommunale og at kommunen kan gjøre enda mindre i slike leieforhold. Fagleder for boligbistand og bygge- og eiendomsavdelingen Laila Finkenhagen kom med supplerende kommentarer og redegjorde noe for tilbakemeldingen om manglende svar på noen konkrete brev. Virksomhetsleder for Psykisk helsetjenester og rusomsorg Hanne Karlberg og Avdelingsleder psykisk helsesenter Heidi Ekornrød Pedersen svarte på noen spørsmål og kom med utfyllende kommentarer. Sak nr. 24/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2010 Ingen vedtak. Årsmeldingen inneholdt noen feil som må rettes opp til møtet 12. april. Sekretær Line Bosnes ferdigstiller årsmeldingen til møtet. Årsmeldingen ajourførest etter de kommentarer og merknader som kom fram i møtet. Sak nr. 25/11 AVTALER MELLOM PORSGRUNN KOMMUNE OG ADECCO Kontrollutvalget tar Rådmannens orientering til etterretning. Side 5 av 7

6 Fungerende Rådmann/Kommunalsjef for Fellestjenester og service Roy Martinsen orienterte om hvilke avtaler Porsgrunn kommune har med vikarbyråer. Avtalene med vikarbyråene fra mai 2008 er ikke forlenget etter 7. april Gjendende avtaler inneholdt ikke forbehold om å kontrollere lønnsutbetalinger til vikarene. Det vil være noe kommunen vil vurdere å ta med inn i eventuelt nye avtaler. Kommunen er svært bevisst på problematikken rundt det som er kommet frem i kjølevannet av Adeccosakene. Sak nr. 26/11 ORIENTERING FRA OPPDRAGSREVISOR Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Oppdragsrevisor Lisbet Fines orienterte. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sak nr. 27/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Ingen vedtak. Kontrollrapport 2010 fra skatteoppkreveren i Porsgrunn kommune ble lagt frem som referatsak. Kontrollutvalget ønsker å få skatteregnskapet presentert på møtet i mai. Ønsker brevet av 4. november 2010, som det henvises til i skatteoppkreverens brev, vedlagt saken. Sekretær Line Bosnes orienterte om personalsituasjonen i sekretariatet og ble enig med kontrollutvalget at hun fortsetter videre som sekretær for kontrollutvalget i Porsgrunn kommune. Ingen forslag. Side 6 av 7

7 Sak nr. 28/11 VOKSENOPPLÆRING I PORSGRUNN - KOREASAMARBEIDET 1. Kontrollutvalget følger opp anmodningen fra administrasjonsutvalget. 2. Kontrollutvalget engasjerer Telemark kommunerevisjon IKS til å gjøre de nødvendige undersøkelser i saken og legge resultatene fra disse fram for kontrollutvalget i møtet 12. april d.å. 3. Telemark kommunerevisjon skal holde kontrollutvalget v/leder informert om vesentlige funn i saken. 4. Resultatet av undersøkelsen og behandlinga av saken i kontrollutvalget presenteres for administrasjonsutvalget i dets møte 14. april Saken var oppe i administrasjonsutvalget og utvalget ønsket belyst følgende: Initiering av saken kva har vært motivet (eventuelt motivene) og hvem har vært involvert? Hva er forespeilet de koreanske deltakerne og av hvem? Hva er de reelle påløpte kostnadene for deltakerne og hvem har mottatt hva av innkomne midler? Hvilke kvalitetssikring er gjort av saken og hvordan er denne forankret innad i kommunen, så vel administrativt som politisk? Hvordan er dette arbeidet budsjettert/inntektsført/kortnadsført innen kommunen? Hvilke reelt arbeidsomfang er utført av kommunalt ansatte eller eventuelt innleid teneste? Hvilke spesifikke arbeidsoppgaver/opplæring har de koreanske sykepleierne gjort/fått innenfor de kommunale tjenesteområdene? Er kommunens etiske regelverk etterlevd i saken? Kommunalsjef for barn og unge Inger Lysa orienterte om bakgrunnen for samarbeidet kommunen har med de koreanske sykepleierne, og redegjorde for kommunens rolle i dette samarbeidet. Kommunen samler nå inn alle dokumenter som er knyttet til hele samarbeidsprosjektet som ble startet i mars Kommunen ønsker å få en total oversikt over saken og finne ut hvorvidt der er gjort noe galt i denne saken og om kommunen har gjort noe feil. Kommuneadvokaten er også koblet inn i saken. Ordfører Øystein Beyer uttalte i møte at den usikkerheten som råder rundt fakta i saken, er noe som kommunn ikke kan leve med. Det er derfor viktig å få klarhet i saken. Kontrollutvalget prioriterer saken høyt og ber Telemark kommunerevisjon om å foreta en undersøkelse. Denne rapproten vil ha noe annen form enn vanlige rapproter på grunn av tidsperspektivet i denne saken. Det er kontrollutvalget inneforstått med. Utdeles i møtet. Side 7 av 7