Porsgrunn kommune. Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget

Transkript

1 Porsgrunn kommune kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Frafall: Medlem Medlem Møterom i 3. etg. Rådhuset Svein Tore Uldal Edvar Garmo Inger Nilsen Til stede: Leder Nestleder Medlem Varamedlem Sekretær Revisor Svein Tore Uldal Ivar Moen Torhild Wahlstrøm Christian Moulin Line Bosnes Lisbeth Fines Kommunalsjef Ingrid Elisabeth Kåss (sak 15/13) Kommunalsjef Morten Næss (sak 16/13) Virksomhetsleder byutvikling Jorid Heie Sætre(sak 16/13) Avdelingsleder byggesak Hanne Birte Hulløen (sak 16/13) Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 14/13-18/13. Porsgrunn, Svein Tore Uldal Leder Line Bosnes sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 14/13 13/217 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /13 13/221 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2 16/13 13/218 FORTETTNINGSPOLITIKKEN - ORIENTERING FRA BY- OG KULTURUTVIKLING 17/13 13/168 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET I PORSGRUNN KOMMUNE 18/13 13/219 ORIENTERING FRA REVISOR 19/13 13/220 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 6

3 Sak nr. 14/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Møteprotokollen fra møte godkjennes. Møteleder la frem møteprotokollen i møtet og den ble godkjent. Leder og nestleder utformer en mal om hvordan de ønsker å ha protokollen fremover, så ordner sekretariatet dette. Møteprotokollen fra møte godkjennes. Sak nr. 15/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2 Kontrollutvalget har et arbeidsmøte kl 16:00 som tar for seg den videre behandlingen i saken. Det ble fremlagt et notat fra forvaltningsrevisor Anne Sæterdal, som ble gjennomgått i møtet. Utvalget mener prosjektet er svært viktig og spesielt punkt 3 i notatet om hvordan pårørende blir møtt og får hjelp. Det kapittelet må jobbes mer med. Pårørende føler seg som kasteballer hva gjøres for å unngå dette? Kommunen har plandokument og temaplaner for boligsosialt arbeid, psykisk helsearbeid, rusomsorg og vold i nære relasjoner. Dette er et godt dokument om hvordan det bør være, men det er ikke slik virkeligheten er. Dersom utvalget skal sende et tydelig signal til bystyret må det komme tydelig frem hvordan pårørende opplever det. Vi må høre fra de som er berørt! Det må også skrives om ettervern det er viktig for å holde seg ute av miljøet. Keops er viktige her. Keops er veldig gode på det de driver med. Finansieringen er delvis kommunal og statlig fra NAV. Keops må søke på statlige midler og må bevise seg hver gang. Hvordan opplevelsen er i møte med Porsgrunn kommunes hjelpeapparat er veldig personavhengig. Det er ikke slik at alle er like positive og entusiastiske i møte med denne gruppen. Det er også ulike holdninger til de pårørende. Det er viktig med støtte til de pårørende, viktig for suksess for forbedring og komme seg ut av miljøet. Familien og pårørende er ofte de som er klippen i livet til den syke og ikke det kommunale hjelpeapparatet. Viktig å gripe tak i det å være pårørende støtte til denne gruppen. For at kontrollutvalget skal få en rapport som gir svar på de spørsmål som utvalget belyst, er det viktig å ta seg tid og gjøre et grundig arbeid. Utvalget ønsker en lukket høring på dette temaet. Der vil utvalget invitere representanter for pårørende, rusmisbrukere og andre, og ikke bare det offentlige hjelpeapparatet. Utvalget har et arbeidsmøte i Bø tysdag Side 3 av 6

4 30 april etter vårkonferansen. Møtet begynner kl 16:00. Dette blir et arbeidsmøte mellom utvalget og sekretær og revisjon om hvordan en høring skal gjennomføres. Saken legges frem uten forslag. Sak nr. 16/13 FORTETTNINGSPOLITIKKEN - ORIENTERING FRA BY- OG KULTURUTVIKLING Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kommunalsjef Morten Næss innledet. Virksomhetleder Jorid Heie Sætre orienterte: Byutviklingsetaten forholder seg til et stort planverk i tillegg til lover og forskrifter. Det vedtas en kommuneplan og startegi hvert 4 år. Det er også nasjonale forventninger og regionale forventninger og lokale ønsker og hensyn. Arealplaner er styrende kommunen og der det ikkje finnes reguleringsplaner er det plankrav f.eks ved fradeling av tomt. Etaten er underlagt saksbehandlingsregler som er styrt av plan og reguleringsloven. I dispensasjonssaker kan man fravike frist på saksbehandlingstid. I vanlige saker må kommunen holde seg innenfor fristene, viss ikkje kan ikkje kommunen ta gebyr. Fortettingspolitikk: Arealeffektivitet i sentrum er ønsket politikk og viktig. Arealbruk og transport må vurderes sammen. Fortetting ligger det fleire forståelser. Det er ikkje noe politisk vedtak om «eplehagefortetting». Men der det er aktuelt er det viktig bidrag inn i effektivarealforvaltning. Mange kriterier for at fradeling kan godkjennes. Ny og gammel tomt, hensyn til naboer er viktig og man må vurdere fradeling ut fra langsiktig bokvalitet. Det er også visse teknisk krav og krav til uteområder etc. Det jobbes nå med revisjon av realdeling og regionaltransportplan. Bypakke: består av tiltak og finansiering og arealpolitikk. Hvordan blir den enkelte utbygger møtt? Den blir jo møtt med alle de krav, rammer og prinsipp som foreligger. Sørvissenteret er åpent 2 dager i uka og er i hovudsak ment for selvbygger og ikkje profesjonelle utbyggere. Det gis veiledning om søkerprosessen, mot private. Grenlandsstandaren, har forhåndskonferanse inne 2 uker. Søker vil få en gjennomgang av rammene for saken, er det noe spesielle forhold som må ta hensyn til. Fast skjema. Må be om det skriftlig og legge frem et konsept. Forhåndskonferansen avsluttes med et referat. Klargjør spilleregler i saken,men det er ikke et forhåndstilsagn. Når vedtak er fattet kan søker påklage dette til kommunalteknikk og deretter fylkesmannen. Så kan naboer komme inn i prosessen senere og saken kan gå mange runder. Dette kan oppleves ganske nitidig for søker. Side 4 av 6

5 Skjønn: Det er liten anledning for administrasjonen å utøve skjønn. Forholder seg til lover og planer.administarsjonen har et nokså begrenset skjønn i fradelingssaker. Administasjonen ber av og til råd fra kommunalteknikkutvalget i komplekse saker. Adminstrasjonen kan dispensasjon i noen saker der man faglig kan stå inne for det. Men politikerne liker det egentlig ikke. Må rapportere om det til utvalget hver måned. Bruk av dispensasjon og hvordan bystyrets vedtak skal tolkes sjekker administarsjonen ut med utvalget for kommunalteknikk. Hittil har de vært enig i praksis. Utvalget stilte spørsmål. Hvordan møtes publikum? Greitt at er lojale mot politikerne, men politikerne er avhengig av gode saksbehandlere for å kunne fatte gode vedtak. Administrasjonen er opptatt av god sørvis. Men ofte dreier det seg om penger også, det kan bli opphetet. Administrasjonen kan ikke tenke på økonomi i sakene. Møter jo stadig vanskelig saker. Ber også om tilbakemeldinger. Det er viktig. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak nr. 17/13 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET I PORSGRUNN KOMMUNE Kontrollutvalget godkjenner årsmeldingen med endringer. Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Bystyret godkjenner Årsmelding 2012 fra kontrollutvalget i Porsgrunn kommune. Utvalget gikk gjennom årsmeldingen og innarbeidet endringen av årsmeldingen. Sekretariatet innarbeider dette i det endelige dokumentet. Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Bystyret godkjenner Årsmelding 2012 fra kontrollutvalget i Porsgrunn kommune. Sak nr. 18/13 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget tar saken til orientering. Oppdragsrevisor Lisbeth Fines orienterte om revisjonsarbeidet i kommunen. Side 5 av 6

6 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak nr. 19/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Informasjon om konferansen i Trondheim. Det var en bra konferanse, men kun 2 av 4 kunne reise nordover pga sjukdom. Arbeidsmøte høring 30 april kl 16:00 i Bø. Nærmere stedsbeskrivelse kommer senere. Saker til oppfølging i utvalget: TA, utbygging av Heistad skole. Hvorfor passer de ikke på de svakeste i kommunen hvorfor skjer dette! Bygger smått og trangt for funksjonshemmede. Innkalle ansvarlig for prosjektet til møte, Morten Næss og IngerLysa/byggekomite. Neste møte! Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Side 6 av 6