RETNINGSLINJER OG VISJONER FOR FADDER

Transkript

1 RETNINGSLINJER OG VISJONER FOR FADDER STUDENTORGANISASJONEN VED UNIVERSITETET I STAVANGER Sist endret i Studentparlamentet

2 FORMÅL MED FADDER Fadder er en fadderordning ved studiestart for nye studenter av nåværende studenter ved UiS. Formålet med Fadder er at alle nye studenter skal få en fadder som introduserer de for det sosiale, akademiske og kulturelle tilknyttet det å være student ved UiS, så vel som å ønske nåværende studenter tilbake til et nytt studieår. Fadder skal administreres av et Fadderutvalg valgt av Leder for Fadder. Leder for Fadder velges av Studentparlamentet, det øverste organ i StOr. Fadderutvalget skal samarbeide med Engasjert for å planlegge Fadder. STOR Studentorganisasjonen StOr er en lovpålagt studentorganisasjon ved Universitetet i Stavanger (UiS). StOr en målstyrt og partipolitisk uavhengig interesseorganisasjon, som alle studenter tilknyttet UiS er en del av. Formålet for StOr er å arbeide for studentenes faglige, demokratiske, økonomiske, kulturelle og sosiale behov og rettigheter. StOr sin visjon er at alle studenter skal ha lik rett til utdanning uavhengig av økonomi og kulturell bakgrunn. StOr har det overordnede ansvaret for å arrangere Fadder. For Fadder gjelder de samme overordnede prinsippene som for StOr. Med det menes at Fadder skal arrangeres på en slik måte at det sikrer et tilbud til alle uavhengig av sosial status og/eller kulturell bakgrunn, økonomiske eller geografiske forhold, kjønn, alder eller funksjonshemming. RETNINGSLINJER OG VISJONER FOR FADDER Retningslinjer og visjoner for Fadder består av de grunnleggende prinsipper StOr arbeider ut fra, og er med på å legge føringer for den langsiktige organiseringen av Fadder. Retningslinjer og visjoner for Fadder er hoveddokumentet som ligger til grunn for det arbeidet som gjøres i Fadder. Mål for Fadder skal revideres hvert år av Fadderansvarlig slik at Fadderansvarlig får legge egne planer til grunn. Dette skal presenteres for Studentparlamentet på første Studentparlamentsmøte i vårsemesteret. Retningslinjer og visjoner for Fadder skal revideres hvert tredje år av Studentparlamentet. Retningslinjer og visjoner for Fadder vil med et slikt tidsintervall fungere som et langsiktig styringsdokument, og bidra til å skape en kontinuitet i organisasjonens arbeid. Dette er viktig ettersom det er en høy gjennomstrømningsfrekvens i organisasjonen. Retningslinjer og visjoner for Fadder trer i kraft , men vil i praksis være gjeldene for Fadderutvalget og Leder for Fadder den dagen arbeidet for 2011 trer i kraft. Andre styringsdokumenter 1. Fadder sine regelverk består av StOr sine vedtekter og økonomireglement. Endringer i disse må vedtas med 2/3 flertall i Studentparlamentet.

3 2. Fadder sitt faste styringsdokument består av Retningslinjer og visjoner for Fadder. Vedtak om endringer i dokumentet underveis i perioden krever 2/3 flertall i Studentparlamentet. 3. Fadderansvarlig sine arbeidsoppgaver reguleres i egen vervbeskrivelse. Endring av denne på vedtas med 2/3 flertall i Studentparlamentet.

4 OVERORDNEDE PRINSIPPER Fadder er et arrangement av studenter for studenter. Hovedhensikten med Fadder er å planlegge og gjennomføre en velkomst for nye studenter ved UiS, så vel som å ønske nåværende studenter velkommen tilbake til et nytt studieår. Fadder skal bidra til at nye studenter blir kjent med universitetet som campus, de muligheter universitetet tilbyr samt de mulighetene studentorganisasjoner, linjeforeninger eller andre interesseorganisasjoner tilbyr. Videre skal Fadder presentere UiS som studiested og Stavanger som studentby. Fadder skal være en arena hvor alle studenter ved UiS er velkommen til å delta. Fadder skal: Rekruttere nåværende studenter til å bli faddere for nye studenter, lære de opp og følge de opp under fadderdagene. Introdusere studentorganisasjoner tilknyttet universitetet, samt SmiS og Velferdstinget Presentere UiS akademisk, geografisk og hva UiS kan tilby utenfor forelesningstiden. Presentere studentbyen Stavanger og det kulturlivet Stavanger tilbyr studenter. Invitere deltakere fra ledelsen, faglige ansatte og administrasjon til å vise intensjonen med Fadder. Initiere samarbeid med andre høyere utdanningsinstitusjoner i regionen. Fadder skal oppleves som: En god og trygg start på studietiden Mulighet for nettverksbygging Brobygger til studentorganisasjoner og linjeforeninger Inkluderende og engasjerende Fadderdagene skal bidra til at studentene føler sterkere tilhørighet til institusjonen, noe som på sin side øker trivsel og faglige prestasjoner. Videre skal Fadder bidra til at studentene har gode og minnesrike opplevelser fra sin studietid som skal være med å utvikle et godt rykte om UiS og studentbyen Stavanger. Engasjert Fadder er forpliktet til å samarbeide med forumet Engasjert i planleggingen av Fadderdagene. Engasjert er et forum hvor alle studentorganisasjonene ved UiS møtes og diskuterer felles saker til hensikt å bedre studentmiljøet ved UiS. Studentorganisasjonene har mulighet for et tett samarbeid av aktiviteter og et mer aktivt studentmiljø gjennom et slikt forum, og en av hovedoppgavene til Engasjert er planlegging av aktiviteter til Fadderdagene. Engasjert har sammen med Fadderutvalget ved Engasjertansvarlig et spesielt ansvar for Fadderlandsbyen og aktivitetene som foregår der. Studentorganisasjoner som ønsker å delta i fadderlandsbyen er selv ansvarlige for å holde orden på sitt område, som skal presiseres i kontrakt med Engasjertansvarlig i Fadderutvalget. Fadderlandsbyen skal være en arena som tilrettelegger for ulike aktiviteter. Det skal være et sted hvor de ulike studentorganisasjonene, studentersamfunnet, SiS og UiS får profilert seg og komme i kontakt med den enkelte student. Fadderlandsbyen er utelukkende en arena for de overnevne aktører og ikke åpen for kommersielle aktører eller lignende.

5 ORGANISERING Fadder skal bestå av et fadderutvalg som Leder for Fadder skal lede. Leder for Fadder velges for ett år av gangen, av Studentparlamentet på det første møtet i Studentparlamentet på høstsemesteret. Leder for Fadder velger selv sitt utvalg. Fadderutvalget Fadderutvalget er Fadder sitt øverste utøvende organ. Fadderutvalget står ansvarlig ovenfor Studentparlamentet og skal lede Fadder i overensstemmelse med Studentparlamentets vedtak. Fadderutvalget har som oppgave å gjennomføre Fadder sammen med Engasjert under ledelse av Leder for Fadder. Fadderutvalget skal bestå av studenter med ulike ansvarsområder. Under følger en hensiktsmessig inndeling. Det vil til enhver tid være Fadderutvalgets oppgave å vurdere om enkelte medlemmer kan ha flere ansvarsområder eller om det skal være flere medlemmer pr. ansvarsområde. 1. Leder for Fadder Fadderansvarlig har det overordnete ansvar for å koordinere og arrangere fadderordningen i tråd med StOr sine vedtekter og retningslinjer, og øvrige prinsipper som vedtas av Studentparlamentet. Leder for Fadder sine hovedoppgaver: 1.1. Utarbeide Mål for Fadder for følgende år som presenteres for Studentparlamentet på første møte i Studentparlamentet i vårsemesteret Ansvar i forbindelse med Fadderutvalget som helhet: Lede Fadderutvalget. Sørge for at alle verv i Fadderutvalget blir fylt og påse at alle medlemmene i Fadderutvalget utfører sine oppgaver Ha et spesielt ansvar for å ivareta et helhetlig oversyn for drift og utvikling av Fadder Være ansvarlig for at vedtak fattet i Fadderutvalget og Studentparlamentet blir iverksatt Ha ansvar for å bygge opp Fadders kompetansebank iht arkiver i samarbeid med resten av StOr og andre studentorganisasjoner Ha det overordnede ansvaret for Fadder sin økonomi Forestå en kvalitetsstyrt personalledelse av medlemmene av Fadderutvalget Bistå alle medlemmer av Fadderutvalget i de oppgaver de har i samarbeid med Fadderansvarlig Ansvar i forbindelse med administrativt arbeid i Fadderutvalget: Saksforberedelse og innkalling til møter i Fadderutvalget Avholde møter med Fadderutvalget minimum månedlig, fortrinnsvis hver 14 dag Lede Fadderutvalgets møter Orientere Fadderutvalget om saker/prosjekter det arbeides med Ansvar i forbindelse med Studentparlamentet og Studentstyret Rapportere direkte til Studentparlamentet på hvert studentparlamentsmøte. I perioder hvor Studentparlamentet ikke er aktivt skal det rapporteres til Studentstyret

6 Utarbeide budsjett for Fadder og legge det fram for Studentparlamentet på det siste studentparlamentsmøtet i høstsemesteret Avgi skriftlig rapport om fadderdagene til Studentparlamentet ved første studentparlamentsmøte i høstsemesteret Orientere Studentstyret minimum en gang i måneden om prosesser og økonomisk situasjon Overgi Studentstyret v/organisasjonskonsulent Fadderperm med alt av arkiv, kontrakter og avtaler som er inngått i det inneværende år, senest 01 september Representere Fadder utad. Ha ansvar for håndtering av uttalelser i media, pressemeldinger og innlegg i aviser Ivareta og videreutvikle Fadder sitt kontaktnett, herunder Foreta gjevnlig kontakt med Universitetets faglige og administrative ledelse, samt Studentsamskipnadens administrasjon Delta aktivt på hvert møte i semesterstartsgruppen, arrangert av UiS Ivareta og videreutvikle kontakten overfor Studentparlamentet, Studentstyret og fakultetstyrene Bidra til å profilere Fadder i regionens studentmiljø Etablere god kontakt med studentorganisasjonene tilknyttet UiS i samarbeid med Engasjertansvarlig i Fadderutvalget og Nestleder i StOr Informere og holde tett kontakt med Engasjert i samarbeid med Engasjertansvarlig Gjennomføre overlapp med ny Leder for Fadder. Overlappen bør utføres over en periode på minimum en uke, og hensikten er at ny Leder for Fadder får en grundig gjennomgang av hva det betyr å være leder og hvordan årshjulet for planleggingen vil være. 2. Nestleder for Fadder Nestleder for Fadder skal være Leder for Fadder sin stedfortreder når denne ikke er tilstede Være tilgjengelig for Fadderutvalget når det skulle være behov for dette. Bistå Leder for Fadder med å fylle alle verv i Fadderutvalget og støtte Leder for Fadder i arbeidet med at alle medlemmer av Fadderutvalget utfører sine oppgaver Bistå Leder for Fadder i administrativt arbeid ifm Fadderutvalget, herunder Saksforberedelser til møter i Fadderutvalget Gjennomføringen av Fadderutvalgets møter Skrive protokoll fra møtene i Fadderutvalget 2.3. Ansvar for økonomirapportering til Fadderutvalget. Dette innebærer budsjettkontroll, regnskapsføring og fakturautsendelser iht god regnskapsskikk, økonomireglementet og annen gjeldende lovgivning. Påse at alle ordrebekreftelser oversendes Organisasjonskonsulent slik at økonomisk kontroll kvalitetssikres. Samarbeid med Organisasjonskonsulent gjennomføres med jevnlige møter. 3. Sponsoransvarlig 3.1. Ansvar for å skaffe sponsormidler, herunder å skaffe nye sponsoravtaler så vel som å videreutvikle de eksisterende avtaler Fadder har Ansvar for at alle sponsorer signerer kontrakt hvor leveringsadresse til Faddermappepakking, Fakturaadresse og frist for tildeling av støtten fremkommer, så vel som verdien av sponsingen.

7 3.3. Ansvar for å ivareta og holde god kontakt med sponsorene, og gjennomføre Sponsorlunsj med hovedsponsorene før og/eller etter fellesferien, sammen med Leder for Fadder Kontakte (sende e-post) alle sponsorer og andre samarbeidspartnere etter at Fadderdagene er gjennomført og takke for samarbeidet Ansvar for å koordinere pakking av Faddermapper, og sørge for at alle sponsorers materiale er ivaretatt i mappene. 4. Engasjertansvarlig 4.1. Ansvar for kontakten med forumet Engasjert, og for å koordinere aktivitetene i fadderlandsbyen i regi av Engasjert 4.2. Ansvar for plassering ifm stand til Studentorganisasjonene i Fadderlandsbyen, og at alle studentorganisasjoner som ønsker plassering signerer kontrakt Ansvar for å koordinere studentorganisasjonene, som er en del av Engasjert, sin rolle i Fadder Har myndighet, sammen med Leder for Fadder, å nekte studentorganisasjoner plass i fadderlandsbyen om de ikke overholder dette ansvaret Påse at alle studentorganisasjoner hjelper til som vakter Delta på alle Engasjertmøtene og rapportere om aktiviteter som planlegges i Engasjert på Faddermøtene Kontakte (sende e-post) alle ledere i Engasjert etter at Fadderdagene er gjennomført og takke for innsatsen studentorganisasjonene la ned i Fadderuken, sammen med Leder for Fadder. 5. Bemanningsansvarlig 5.1. Ansvar for å verve faddere og koordinere faddergruppene Ansvar for å holde fadderkurs i forkant av fadderdagene om hva som forventes av en fadder, tips og råd, og informere om de aktiviteter som skjer på campus og i Stavanger sentrum i regi av Fadder eller andre studentorganisasjoner Lage omvisningskart med veiledning til omvisningsrunden Kontakte (sende e-post) alle registrerte faddere og takke for innsatsen som fadder under fadderdagene. 6. Fadderbarnansvarlig 6.1. Har et overordnet ansvar for de nye studentene Påse at de nye studentene har fadder og blir organisert i faddergruppene i samarbeid med Bemanningsansvarlig Har ansvar for kort skriv til ringeprosjektet ved UiS som skal inneholde kort informasjon om hva Fadder er. Dette må leveres ringeprosjektet innen juli Samarbeide med Strategi og Kommunikasjons avdelingen (SKA) ved UiS om questback på nettsiden Kontakte (sende e-post) alle fadderbarn etter at fadderuken er gjennomført og ønske de en fin studietid videre ved UiS. 7. Internasjonalt fadderansvarlig 7.1. Påse at de internasjonale studenter blir informert om og inkludert i fadderarrangementet Har spesielt fokus på internasjonale studenter sin utfordringer Har ansvar for at all informasjon om fadderarrangementet blir oversatt til engelsk

8 7.4. Ha et godt samarbeid med International Studentunion (ISU), Internasjonalt ansvarlig i studentstyret og Internasjonalt kontor ved UiS i forkant av Fadder og under Fadderdagene Delta på presentasjon sammen med Leder for Fadder under Orientation Week for internasjonale studenter. 8. Ansvarlig for studenter med barn 8.1. Ansvar for planlegging og gjennomføring av aktiviteter for studenter med barn, som gjør at barna kan være med Påse at det er et møtepunkt for studenter med barn ved Fadderlandsbyen slik at studenter med barn kommer i kontakt med andre studenter i samme livssituasjon Informere om aktivitetene og møtepunktet i Faddermedia, på nettsidene og andre sosiale medier. 9. Markedsføringsansvarlig 9.1. Ansvar for informasjon og profilering til nåværende og nye studenter. Krav om at sosiale medier benyttes og at disse oppdateres fortløpende, så vel som plakater på UiS Ansvar for all informasjon som skal ut på i samarbeid med Strategi og Kommunikasjonsavdelingen Ansvar for forslag til design av Fadderlogo Kontakte (sende e-post) Strategi og Kommunikasjonsavdelingen (SKA) ved UiS og takke for samarbeidet med nettsidene. 10. Ansvarlig for faddermedia Kontakte trykkere for trykk av informasjon i form av informasjonshefte/avis eller annet Fadderutvalget velger å trykke opp Ansvar for design og lay-out for faddermedia Presentere alle studentorganisasjoner tilknyttet UiS og muligheten for å engasjere seg Presentere fadderprogrammet Kontakte (sende e-post) til alle sentrale samarbeidspartnere ifm Faddermedia og takke for samarbeidet Tilbakemolde et eksemplar av faddermedia til fremtidige samarbeidspartnere og sponsorer. 11. Eventansvarlig Booke artister til aktiviteter på Campus og på Folken Være ansvarlig for vertskapet til alle artister på Campus og påse at de er tilfredse med det de trenger til sin opptreden Skrive kontrakt med alle artister hvor det spesifiseres at faktura skal sendes ut i det inneværende året Følge opp og holde kontakt med artister før fadderdagene Kontakte (sende e-post) alle artistene etter fadderdagene og takke for opptreden. 12. Utelivsansvarlig Ansvar for å knytte kontakter med utelivet, som innebærer å finne sponsorer til Pub Crawl og gode studenttilbud på utestedene i fadderdagene så vel som utover skoleåret Ansvar for gjennomføringen av Pub Crawl. Koordinering av grupper, rutekart/skriv med informasjon om de ulike utestedene Samarbeid med utelivet om mulige aktiviteter under Pub Crawl

9 12.4. Ansvar for å skrive Pub Crawloversikt i Faddermedia, sammen med Avisansvarlig. Sørge for at alle samarbeidspartnere til Pub Crawl kommer med i oversikten. 13. HMS ansvarlig Befaring med Statsbygg på forhånd av fadderdagene for å bli informert om brannsikkerhet, søppelpresser, toaletter og sikring av løse gjenstander Lage timeplan/oversikt over alle ansvarlige som sendes StOr, UiS og Statsbygg for å sikre kontaktflyt ved krisesituasjoner Ansvarlig for skilting av rømningsveier, slukningsapparat og lignende i Fadderlandsbyen og LilleFolken Møte med Folken i forkant av Fadderdagene. Agenda er sikkerhet ifm rømningsveier, brannsikkerhet, plastikkglass og lignende Daglig gjennomgang av sikkerheten i Fadderlandsbyen og LilleFolken under Fadderdagene.

10 BÆREBJELKER I FADDER Fadder har et ansvar for å opprettholde og videreutvikle et tett dialog og samarbeid med viktige samarbeidspartnere for å ivareta særskilte interesser. 1. Universitetet i Stavanger Ha et godt samarbeid med ledelsen, faglige ansatte og administrasjonen for at semesterstart koordineres mellom UiS og Fadder. Sørge for at universitetet profileres som et attraktivt studiested hvor akademia står i sterkt fokus, samt at sosiale og kulturelle arenaer verdsettes som en del av studiehverdagen. Bærebjelke fordi Fadder gjennomføres for og sammen med UiS. 2. Engasjert Sammen sørge for at alle studentorganisasjonene ved UiS får mulighet til å profilere et engasjert og aktivt studentmiljø. Bærebjelke fordi Engasjert er forumet for alle studentorganisasjoner tilknyttet UiS som knytter bånd mellom alt av studentengasjement. 3. Studentsamskipnaden i Stavanger Sammen legge forholdene til rette slik at studentene får en god start på studietiden og gjør campus attraktiv gjennom de tilbudene SiS presenterer. Bærebjelke fordi SiS har goder som studentene har fordel av å vite mer om. 4. Studentersamfunnet Folken Sammen presentere studentersamfunnet i Stavanger samt det sosiale og kulturelle tilbud under fadderdagene. Bærebjelke fordi Folken er og skal være studentenes samfunn i sentrum av Stavanger. 5. Stavanger kommune Sammen sørge for at studentbyen Stavanger blir profilert som en attraktiv studentby hvor studentene ønsker å være. Bærebjelke fordi studentkulturen er en del av kulturen i Stavanger.