Rapport publisert Demensdagene 2011

Transkript

1 Rapport publisert Demensdagene 2011

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 SAMMENDRAG BAKGRUNN FORMÅL OG MÅLGRUPPE ORGANISERING OG PLANLEGGING PROSJEKTORGANISASJON OG LEDELSE Økonomi PROGRAM LOKALITETER Biblioteket som nøytral arena Verdensteateret INFORMASJONSMATERIELL Reklamefilm Nettside Plakater og bannere Kontakt med media GJENNOMFØRING ORGANISERING AKTIVITET EVALUERING PLANLEGGING Teknisk Markedsføring og PR PROGRAM LOKALITETER GJENNOMFØRING ETTERBRUK AV NETTSIDER VIDEREFØRING ÅRLIGE DEMENSDAGER MULIGE SAMARBEIDSARRANGEMENT INFORMASJON PÅ BIBLIOTEKET VEDLEGG BROSJYRE MED PROGRAM ARTIKKEL ROLL-UP PRESSEOPPSLAG... 20

3 Sammendrag Utviklingssenter for sykehjem i Troms har, i samarbeid med en rekke andre fagmiljøer, arrangert Demensdagene i Tromsø 2011 der man i løpet av ei uke satte fokus på demenssykdommer og hvordan det påvirker de som rammes. Prosjektet har sin bakgrunn i Demensfyrtårn 2011 og hadde som mål å skape en lavterskelarena for informasjon og kunnskap om demenssykdommer til innbyggere i Tromsø. Informasjonen omfattet også hvilke tilbud som finnes både i kommune- og spesialisthelsetjenesten Prosjektet hadde informasjonsstand som daglig var bemannet med helsepersonell og pårørenderepresentanter. I tillegg var det litteraturpresentasjon, foredrag, filmfremvisninger og panelsamtale knyttet til ulike sider ved demenssykdommer. Samarbeidsparter i prosjektet var Utviklingssenter for sykehjem i Troms, Utviklingssenter for hjemmetjenester i Troms, Tromsø kommune, Tromsø bibliotek og byarkiv, Universitetet i Tromsø, Universitetssykehuset for Nord Norge, og Nasjonalforeningen Tromsø demensforening.

4 1.0 Demensdagene 2011 i Tromsø 1.1 Bakgrunn Utviklingssenter for sykehjem i Troms, Kroken Sykehjem (USH) ble i 2007 utpekt av Helsedirektoratet til å være ett av tre Demensfyrtårn i Norge. Utnevnelsen var forankret i Stortingsmelding nr 25 ( ) og hensikten var at fyrtårnene skulle ha egne ansvarsområder, og bli pålagt oppgaver i forhold til den 10- årige handlingsplanen for en styrket demensomsorg. Oppgavene skulle knyttes til forskning og utviklingstiltak i en 3-årig periode fra 2008 frem til 2011, og de tre utviklingssentrene fikk et særlig ansvar for fag- og kompetanseutvikling. Demensfyrtårnprosjektet ble videreført ett år for 2011 med en forankring i Demensplan Dette for å sikre fortsatt kompetanseutvikling og spredning i henhold til demensplanens satsningsområder. Hovedmålet for Demensfyrtårn 2011 i Troms var: Spre kunnskap om demens til allmenn befolkning Bidra til økt dokumentert kompetanse og implementering av kunnskap om metoder til helsepersonell Bidra til tjenesteutvikling innen demensomsorgen Et av prosjektene var Demensdagene i Tromsø Målgruppen her var den allmenne befolkning, helsepersonell, pasienter og pårørende til pasienter med demenssykdom. Tiltakene som ble skissert var: Demensdager: Markedsføring med bl.a. filmreklame på kinoer i Troms fylke i forkant. Bokstand, filmkvelder, utstillinger, foredrag, paneldebatter, stand med mulighet for uformelle samtaler med helsepersonell, orienteringsmøter etc. Opprette en avdeling med demensinformasjon på biblioteket som ligger midt i sentrum og som mange besøker daglig Faste treffpunkt med helsepersonell på faste tidspunkt på biblioteket

5 1.2 Formål og målgruppe Demensdagene i Tromsø 2011 hadde som formål å spre informasjon og kunnskap om demenssykdommer, samt hvilke tilbud som finnes både i kommune- og spesialisthelsetjenesten. Gjennom et samarbeid mellom Utviklingssenteret for sykehjem i Troms (USH), Tromsø bibliotek og byarkiv, Nasjonalforeningen Tromsø demensforening, demenskoordinator i Tromsø kommune, Utviklingssenteret for hjemmetjenester i Troms (UHT), Universitetet i Tromsø (UiT), Universitetssykehuset i Nord Norge HF (UNN) og flere frivillige organisasjoner, ønsket man å skape en lavterskelarena for informasjon til innbyggere i Tromsø kommune. 2.0 Organisering og planlegging Tanken om å arrangere demensdager i Tromsø dukket først opp som en spontan ide i et kort møte mellom representanter for USH og Tromsø bibliotek. Det ble relativt raskt etablert et samarbeid mellom USH, Tromsø bibliotek og byarkiv, Nasjonalforeningen Tromsø demensforening, demenskoordinator i Tromsø kommune, UHT, UiT og UNN. I tillegg deltok en representant for Tromsø Sanitetsforening på en del av møtene. Tanken bak samarbeidet var at biblioteket er en nøytral arena som er mulig å bruke for lavterskeltilbud. Det var tenkt å opprett en egen avdeling for demensinformasjon som kunne oppdateres jevnlig med materiell og informasjon. Utover dette var det planlagt at aktuelle filmer skulle vises på kino disse dagene, samt at personell fra ulike deler av helsetjenesten og andre resurspersoner skulle være tilstede på stand etc. 2.1 Prosjektorganisasjon og ledelse Demensdagene 2011 ble organisert med ei prosjektgruppe og ei programgruppe. USH valgte i tillegg å engasjere en egen prosjektleder i 100 % stilling for 3 måneder. Prosjektleder og ansatte ved USH fungerte som arbeidsgruppe, mens prosjektgruppa besto i 1-3 representanter for alle samarbeidende organisasjoner i tillegg til prosjektleder.

6 Følgende personer deltok i prosjektgruppa: o Toril Bülow Mobakken og Kirsti Hagen USH o Elisabet Sausjord UHT o Inger Seim, Paul-Henrik Kielland og Ingrid Kongsvik Tromsø bibliotek og byarkiv o Hilde Fryberg Eilertsen (Demenskoordinator) Tromsø kommune o Nina Mathisen (Den kulturelle spaserstokken) Tromsø kommune o Anne- Margrethe Støback (Helse- og omsorgsfag) UiT o Christine Haugsten Ellefsen (Tromsø museum) UiT o Eila Norum (Geriatrisk poliklinikk og dagsenter) UNN o Roy Samuelsen (Pårørende) Nasjonalforeningen Tromsø Demensforening o Lisbeth Remlo Abelsen Prosjektleder Lillian Skogvik for Tromsø Sanitetsforening deltok på en del av møtene og Carina Ryssdal var kontaktperson for UNN, avdeling for alderspsykiatri. Programgruppa besto av Roy Samuelsen, Anne-Margrethe Støback, Inger Seim og Kirsti Hagen. I tillegg laget Tromsø Museum et eget program i samarbeid med «Den kulturelle spaserstokken» Økonomi Prosjektet hadde ingen ekstern finansiering ut over det som lå i Helsedirektoratets tilskudd til Demensfyrtårn I utgangspunktet var det satt av ca til prosjektet. I tillegg ble det lagt inn en betydelig egeninnsats fra samtlige samarbeidspartnere, spesielt Tromsø bibliotek og byarkiv og Tromsø demensforening. Tabellen nedenfor viser de totale utgiftene. Disse er blitt dekket av midler fra Demensfyrtårnet og fra USH. Økonomioversikt Demensdagene 2011 Lønn prosjektleder 100 % stilling i 3 mnd kr ,00 Reise, opphold med mer for foredragsholdere kr ,00 Leie av lokaler og utstyr kr ,00 Markedsføring kr ,00 Nettsider Kr 7 000,00 Kulturelle innslag kr ,00 Diverse kr ,00 Utgifter TOTAL kr ,00

7 2.2 Program Bakgrunnen for sammensetningen av programmet var et ønske om å belyse ulike sider av de utfordringer som er knyttet til demenssykdommer. Hovedfokuset skulle være på informasjon og dermed ble en bemannet stand sentrum i arrangementet. I tillegg ble det vektlagt at programmet skulle møte ulike målgrupper tilnærmet uavhengig av alder. Bidragsytere var lokale og sentrale ressurspersoner innen fagfeltet og spennvidden var stor. Totalt besto programmet av tre foredrag, to filmer, en prosjektpresentasjon, en litteraturpresentasjon, ett multimedie- kåseri og en panelsamtale. For detaljer se vedlegg. 2.3 Lokaliteter Biblioteket som nøytral arena Bruken av Tromsø bibliotek som hovedarena, var et helt bevisst valg. Hensikten med arrangementet var å gi informasjon på en måte som gjorde at mottaker ikke trengte å avsløre at de hadde noe forhold til demenssykdommer eller personer som er rammet av disse. Biblioteket brukes av svært mange personer, og til ulike formål, slik at besøk her ville ikke sees på som noe spesielt. Tanken bak dette var at det måtte tas høyde for at demenssykdommer fortsatt er belagt med en viss grad av skam og stigmatisering. Utstilling av fag- og skjønnlitteratur knyttet til demenssykdommer Verdensteateret Valget av Verdensteateret som arena var basert på at filmfremvisning skulle være en del av programmet. Salen her er relativt liten og egner seg derfor godt til arrangementer som ikke trekker et stort publikum. I tillegg til filmene ble også prosjektpresentasjonen og panelsamtalen lagt dit.

8 2.4 Informasjonsmateriell Reklamefilm Tanken om å bruke film som reklamemedia dukket opp tidlig i prosessen. Det ble tatt kontakt med Aurora media, og samarbeidet fungerte knirkefritt. Basis for filmen var igjen lavterskeltanken, og et ønske om å informere uten å skremme. Som grunnlag for innhold og utforming ble det tatt utgangspunkt i andre filmer produsert for USH. Utfordringen med det valget var at rettigheter måtte avklares på nytt, men ellers fungerte det greit. Bilder brukt i filmen ble også brukt i det øvrige informasjonsmateriellet for å skape en gjennomgående stil og gjenkjennelse Nettside Etablering av en egen nettside var også av de første ideene som dukket opp i planleggingsperioden. Det ble tatt kontakt med et webutviklerfirma som utformer og vedlikeholder nettsider for ulike organisasjoner og formål. Her fikk man nyttige innspill på hvilke muligheter som finnes, og det ble gjort avtale med tot.design om oppdraget.

9 2.4.3 Plakater og bannere Til arrangementet ble det trykt opp 150 plakater i A3- og A4- størrelse samt 2 roll-up. Disse hadde det samme grunnmotivet/ bilder som reklamefilmen og nettsiden. Plakatene ble plassert på sykehjem, hjemmetjeneste, UNN, Universitetet, fastlegekontor, apotek, bibliotek og butikker. Roll-up ene ble plassert på hovedbiblioteket/ rådhuset Kontakt med media I tillegg til spredning av informasjonsmateriellet ble det gjort en direkte markedsføring rettet mot media. Totalt ble Nordlys og Tromsøs redaksjoner kontaktet fire ganger og det ble sendt henvendelse direkte til i alt åtte journalister. Det ble tatt direkte kontakt med NRK og sammen med en av vaktsjefene der ble det laget et kort innslag til bruk som forhåndsomtale. TV2s reporter ble kontakt først via mail og senere via oppfølgende telefonsamtaler. Nordlys trykte en liten forhåndsomtale, mens Tromsø var til stede på den offisielle åpningen. NRK laget en reportasje fra åpningsdagen og et direkteinnslag i forkant av panelsamtalen. 3.0 Gjennomføring 3.1 Organisering Gjennomføringen av Demensdagene i Tromsø 2011 ble organisert med ansvarsfordeling for de ulike delarrangementene og bruk av vaktlister. Informasjonsstanden var bemannet seks timer på hverdagene og det ble delt på to vaktperioder. I helgen var det en vaktperiode à tre timer. Det var minimum to personer til stede i hver vaktperiode hvorav en hadde helsefaglig bakgrunn og en var pårørenderepresentant. I forbindelse med arrangementene på Verdensteateret var det en helsefagperson til stede der med et utvalg av informasjonsmateriellet fra hovedstanden. Det var også satt opp en hovedansvarlig for hvert delarrangement i tillegg til konferansierer der det var nødvendig. Prosjektleder var til stede på samtlige arrangement, og hadde hovedansvaret for teknisk tilrettelegging sammen med lokale kontaktpersoner.

10 Til åpningsarrangementet ble det sendt ut offisiell invitasjon til ca. 50 enkeltpersoner fra samarbeidspartnerne og fagmiljøet for øvrig. I tillegg gikk invitasjonen til samtlige enhets- og avdelingsleder innen pleie- og omsorgsavdelingen i kommunen, omsorgskomiteens medlemmer, gruppelederne for alle partier og alle fastlegene. De samme personene fikk også en ekstra invitasjon til panelsamtalen som markerte avslutningen på dagene. Den offisielle åpningen ble fortatt av Marit Gausel Blom fra Helsedirektoratet (bilde til venstre). Kristine Henriksen og Stein Medby underholdt 3.2 Aktivitet Samtlige planlagte arrangementer i løpet av uka ble gjennomført i henhold til planene. Dette til tross for at vi fikk forfall på meget kort varsel fra en av foreleserne. Her steppet Anne- Margrethe Støback inn og gjord en flott innsats slik at vi slapp avlysning. På panelsamtalen manglet det deltagelse fra helsefaglig ledelse i kommunen og fra politikerne, men ellers stilte samtlige som var forespurt om å delta. Anne- Margrethe Støback Wenche Frogn Sellæg og Sigurd Sparr

11 Totalt trakk alle arrangementene ca. 300 besøkende fordelt på mellom 10 og 75 pr. arrangement. Antall besøkende på standen ble ikke registrert. Når det gjelder sidearrangementene i regi av «Den kulturelle spaserstokken» og Tromsø Museum ble bare to av totalt fire planlagte tilbud gjennomført. De andre ble avlyst på grunn av lite påmelding. 4.0 Evaluering 4.1 Planlegging Teknisk Den tekniske planleggingen av arrangementet viste seg å fungere greit. Samarbeidet i planleggingsperioden var veldig bra, og før prosjektleder startet sitt arbeid, bidro hele arbeidsgruppen i prosessen med å få alt som måtte på plass før sommeren. Alle arrangement kunne gjennomføres etter planen, og i de tilfeller det oppsto uforutsette hendelser, som forfall eller lignende, var det tilstrekkelig back-up system til å håndtere det Markedsføring og PR. Markedsføring og PR var det området som viste seg å være vanskeligst å lykkes med. Det ble lagt mye energi og midler i produksjon av en reklamefilm til bruk på kino, samt at lydfila også ble brukt som lokalradioreklame i området. Ut fra tilbakemeldinger kan det synes som om dette var en mindre bra prioritering. Planen var å nå personer i ulike aldersgrupper, og anså derfor kino som en god arena, men sett i ettertid var det kanskje ikke tilfelle. Etter evaluering i prosjektgruppa er konklusjonen at det neste gang bør satses på avisannonser, innlegg, forhåndsomtale, artikler i lokalavisene og andre medier. Banner på utsiden av biblioteket og i Storgata i god tid før arrangementet, kan også være et alternativ. Et annet alternativ kan være å legge programmet som innstikk i avisene, men her er økonomi en vesentlig faktor for om det kan la seg gjennomføre. Ingen reklame er så god som den direkte reklamen. Derfor bør det lages en strategi for å ansvarliggjøre ansatte i pleie- og omsorgsektoren i Tromsø kommune om å spre informasjon. Dette gjelder både ansatte, enhetsledere og helsefaglige ledere hos rådmannen. Kanskje bør det også oppfordres til frikjøp/ avspaseringsmulighet for ansatt slik at man stimulerer til deltagelse på arrangementene.

12 4.2 Program Årets program ble godt mottatt av publikum. Filmene dro helt klart flest folk, og tilbakemeldingene generelt var at programmet hadde en fin kombinasjon av kultur og fag. Prosjektgruppas evaluering ga likevel noen tanker om hva som bør forbedres til neste arrangement. Spesielt gjaldt det fordelingen av arrangementer. I årets program var det stort sett bare ett arrangement hver dag slik at det ble veldig sårbart for eventuelle forfall. Enten må man satse på en «plan B» hvis noe skulle bli avlyst, eller det kan settes opp flere arrangementer på samme dag slik at det uansett blir noe som foregår. Ola Hunderi holdt et gripende foredrag om det å ha en kone som rammes av demenssykdom Andre pårørende fortalte om hvordan det er å kunne følge opp når man bor langt borte. Tidspunkt for arrangementsstart er også noe som bør vurderes endret. Det viste seg blant annet at søndag klokken ikke var et spesielt godt tidspunkt for å samle folk. Kanskje bør ingen arrangementer starte før klokken slik at folk kommer seg hjem, spist middag og så rekker å komme seg ut igjen? Et tredje punkt i oppsummeringen av dagene var at all aktivitet bør inn i ett og samme program. Slik det fungerte i år ble de arrangementene som var i regi av «Den kulturelle spaserstokken» og Tromsø museum presentert i et eget program. Dette gjorde at de ble litt «usynlige», noe som kan ha påvirket oppslutningen om arrangementene. 4.3 Lokaliteter Valget av lokaliteter var på mange måter avgjort før hovedplanleggingen startet. Tromsø bibliotek var den nøytrale arena man ønsket for å nå frem til de som kanskje ellers føler det vanskelig å ta kontakt for informasjon. Verdensteateret ble også ansett å ha de beste

13 forutsetninger for visning av filmer med en begrenset målgruppe. I tillegg ble rådhusets foajé valgt som sted for den offisielle åpningen. Biblioteket viste seg å være en aktiv arena og fungerte bra til det meste. Standen ble umiddelbart flyttet fra det opprinnelig planlagte stedet i overgangen til Rådhuset og frem til hovedinngangen. På den måten ble den synlig for det aller meste av trafikk inn og ut av lokalet. Alle foredrag ble holdt oppe på plan 2. Det er et lyst og relativt stort lokale med mulighet for et fleksibelt antall stoler. Eneste minus her er at mye motlys gjør det vanskelig å se PowerPoint og spesielt bilder. For noen arrangement kan også støy være en utfordring. Verdensteateret fungerte flott for filmene og prosjektpresentasjonen. De er et lokale som passer for små grupper og innbyr til nærhet. Eneste store utfordring er at lokalet ikke er tilrettelagt for rullestoler. I tillegg var toalettene under renovering i år, men også det lot seg løse på en akseptabel måte. Åpningsarrangementet i Rådhusets foaje ble skjemmet av støy fra kino-området i underetasjen og av trafikk av folk til og fra andre arrangementer. Når det i tillegg var bare et 50-talls deltagere til stede virket det altfor stort og uhensiktsmessig. Sidearrangementene fra «Den kulturelle spaserstokken» og Tromsø museum ble holdt på sykehjemmene i byen, pluss en konsert på Rotunden kafé. Denne kaféen viste seg å være helt perfekt for formålet og ga en rolig og trygg ramme rundt deltagerne.

14 Konsert med Tonje Unstad på Rotunden, Tromsø Museum 4.4 Gjennomføring Som tidligere nevnt ble alle arrangementer på hovedprogrammet gjennomført. Deltagerantallet var variabelt, men tilbakemeldingene var jevn over gode. Det anbefales å se på tidspunktene for arrangementsstart ved en senere anledning. Spesielt gjelder dette arrangementer i helg. Panelsamtalen var satt opp som et hovedpunkt på programmet. Med unntak av politikere og faglig ledelse i kommunen, lyktes det å sette sammen et representativt utvalg deltagere. Samtalen ble ledet av Svenn A Nielsen og det ble holdt en innledning til temaet av Laila Lanes. Det var også sendt ut en temaliste til alle deltagerne som skisserte hva man ønsket å ta opp. Likevel ble resultatet litt for mye helseklinisk relatert og spesielt pårørendefokuset ble lite synlig. Muligens ville en enda klarere temaliste til ordstyrer forhindret dette. Laila Lanes innledet til panelsamtale. For øvrig deltok Roy Samuelsen, Inger Elisabeth Reier, Anne- Margrethe Støback, Sigurd Sparr, Elisabeth Sausjord, Hilde Fryberg Eilertsen, Eila Norum og Paul Henrik Kielland

15 Informasjonsstanden var planlagt å være sentrumet i hele arrangementet. Dette ble nok ikke godt nok uttalt i markedsføringen, noe som absolutt må endres. Standen skal være en unik mulighet til å møte fagfolk og pårørende til personer med demens, men som denne gang ikke ble benyttet av mange nok. I evalueringen ble det også etterlyst informasjonsmateriell på samisk og engelsk, samt informasjon om utviklingshemmede og demenssykdommer. 4.5 Etterbruk av nettsider Til årets arrangement ble det opprettet et eget domene demensdagene.no. Her ble det lagt inn programinformasjon, presentasjon av samarbeidspartnere, foredragsholdere og lignende. I tillegg ble det laget en linkside til aktuell litteratur og filmer, noe som falt særdeles godt i smak hos mange. Dette domenet ønsker man å ha videre slik at det kan brukes ved et senere arrangement, men også som en informasjonsside i mellomtiden. Men ettersom det av ulike grunner ble registrert på tot.design må det gjøres en avklaring om hvem som følger opp domenet, eventuelt en flytting til Tromsø kommune dersom det er mulig. I forbindelse med etterbruk av sidene må et også vurderes hvilke linker som er hensiktsmessige å ha der, og hvordan man ser for seg at man skal kunne kvalitetssikre innholdet. 5.0 Videreføring 5.1 Årlige demensdager Evalueringsmøtet etter årets demensdager var enstemmig i sin konklusjon om at dette er et arrangement som bør være årlig. Som denne rapporten også viser, er det enkelte ting som kan og bør endres, men i hovedsak ønsker man å beholde intensjonene og rammen. Det er også enighet om at arrangementet skal knyttes opp mot den internasjonale Alzheimer- dagen 21. september, men at man redusere antallet dager noe og holder seg borte fra helg. Tentativ dato for neste års arrangement er derfor satt til september.

16 5.2 Mulige samarbeidsarrangement Tromsø er en by der det er et høyt aktivitetsnivå når det gjelder mange ulike arrangementer. Byens bibliotek er også involvert i flere av dem, og det kan derfor være naturlig å se om det kan være mulig å samarbeide med noen av disse. Et alternativ kan være Forskningsdagene som arrangeres i uke 38 og 39 hvert år. I år ble det også arrangert en Helsefilmfestival i regi av UNN i omtrent samme periode. Den foregikk på Verdensteateret og der som det er aktuelt å gjøre det samme til neste år, vil det sannsynligvis være en perfekt samarbeidspartner. 5.3 Informasjon på biblioteket Evalueringen, både underveis og i etterkant, viste at biblioteket er en god lavterskelarena for å møte folk og spre informasjon. Derfor vil det være en naturlig å videreføre den delen av prosjektet gjennom jevnlige tilbud også utenom selve arrangementsdagene. Målet er å kombinere kunnskap fra helsepersonell og pårørende med skriftlig informasjonsmateriell, litteratur og filmer på et og samme sted. Et forslag til gjennomføring er en dag i måneden mellom og der standen bemannes i et samarbeid mellom de ulike fagmiljøene og Nasjonalforeningen Tromsø Demensforening. Dette tilbudet bør legges under kommunens demenskoordinator og organiseres som en del av det øvrige tilbudet som gis til byens befolkning.

17 6.0 Vedlegg 6.1 Brosjyre med program

18 6.2 Artikkel

19 6.3 Roll-up

20 6.4 Presseoppslag Forhåndsomtale i Tromsø Annonse i Nordlys Oppslag etter åpningen

21 Kroken sykehjem, Utviklingssenter for sykehjem i Troms Jadeveien 69, 9022 Krokelvdalen Telefon: E-post: usht@tromso.kommune.no www. utviklingssenter.no