Merverdiprogrammet Prosjekt 1

Transkript

1 Kvalitetssikring av valgt prosjektalternativ (KS2) Merverdiprogrammet Prosjekt 1 Grunnleggende forutsetninger FIN/JD 27. november 2014

2 Arbeidsprosess Milepæler og aktiviteter Sluttdato Oppstartsmøte u Avrop u Grunnleggende forutsetninger u Foreløpige resultater u Sluttpresentasjon u Sluttrapport u Oppdragsledelse og intern KS Grunnleggende forutsetninger Styringsdokument med underlag Prosjektavgrensning P1 Føringer gitt ved konseptvalg - 4 tema fra KS1 rapport - 12 anbefalinger fra oppfølgingsrapport Informasjonsinnhenting og analyse Gjennomføringsstrategi Kontraktsstrategi Organisering og styring Nøkkeltallsanalyse Analyse av kostnadsestimat Analyse av fremdriftsplan Usikkerhetsanalyse kostnad Konklusjoner og formidling Konklusjoner og anbefalinger Kostnads- og styringsrammer Presentasjon Rapport Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Mars Justis- og beredskapsdepartementet Liv Solveig Lundgaard Nils Arild Hallanger Lise Nilsen POD Knut Erik Huseby Nina Sørstad-Myrlid Nils Moe Cato Rindal Olav Nysæter Asbjørn Rønnestad Wilfred Østgulen Monica Hvidsten Vidar Refvik Sven Olav Gunnerud Hans Bakke Rasmus Myklebust Knut Smedsrud Kristian Vadseth Frede Hermansen PIT Lars-Erik Aass Sigurd Eritsland Arne Falla Erik Hasle MVP Lasse Johansen Holger Zobel Ragnar Wisløf Johan Skutle Andre Mikkel Nielsen Oddbjørg Bakli / Vivi Lassen Rune Refvik Svein Olaussen / Øyvind Tendal

3 Merverdiprogrammet

4 Merverdiprogrammet Prosjekt 1 Teknisk arkitektur, ingen sluttbrukere Begrenset funksjonalitet for et begrenset antall brukere Nye straffesaksløsninger innføres, de fleste ansatte berøres Feilretting og forbedringer av løsningen, samt rapporteringsløsning Mindre systemleveranser med nødvendige endringer og feilretting, evt implementere lite brukt funksjonalitet

5 Evalueringer av politiet Flere ulike analysemodeller og evalueringsmetoder Flere hundre tilstandsvurderinger Flere hundre tiltaksanbefalinger Manglende modenhet innen - Virksomhetsutvikling - Gevinstrealisering - IKT-styring - Informasjonssikkerhet - Porteføljestyring - Ressursstyring - Prosjektstyring

6 Evaluering av PDMT VO IKT Kontinuerlig forbedring 4 Automatisert og oppfølging 3 Veldokumentert og etablert 2 Definert med noe dokumentasjon 1 Ad hoc og reaktiv Nåsituasjon Pågående tiltak - Mobilisering - Strategisk retning og styringsrammeverk - Kundeledelse - Økonomisk og operasjonell kontroll - Organisasjonsutvikling - Drift og forvaltning - Løsningsutvikling og leveranser

7 POD - Med bakgrunn i tiltaksanbefalinger fra Accenture og andre er tiltakene operasjonalisert og knyttet til en modningsmodell med tilhørende tidsmål - Fire utviklingsområder - Mål å være på akseptabelt nivå etter 4-5 år - 32 modningstiltak fordelt på trinn 2 og 3 Prosjektstyring og porteføljestyring Trinn 3 - Prosjektmodellen i alle prosjekter - Porteføljestyringsfunksjon en er etablert, prosjektstatus konsolideres Trinn 2 - Prosjektmodell - Oversikt over alle prosjekter - Styringsgrupper - Modell for porteføljestyring Informasjonssikkerhet IKT-styring Virksomhetsutvikling og gevinstrealisering - ISMS - Risikoanalyser og sikringstiltak - System for hendelser - Sikkerhetsmål - Informasjon klassifiseres - Roller og ansvar - Forum etablert - Metode for risikovurdering - Strategi - Differensierte SLA - Oppgradert forvaltningsprosess - Sourcingsstrategi iverksatt - IKT-funksjonens tilknytning i direktoratet - Styringsmodellen - POD som premissgiver - Kapasitet/kompetanse - Livsyklusplaner - Oversikt bestillinger - Samhandlingsmodell - Sourcingstrategi - Arbeidsprosesser (to-be). - God kvalitet på bestillinger - Kost/nytte vurderinger i beslutningsunderlag - IKT-strategi - Arbeidsprosesser (as-is) foreligger - Definere politiets virksomhetsmodell

8 KS Usikkerhet knyttet til organisering og styring av politisektoren - Ble presentert direktoratets utviklingsplan for IKT - Anbefalte at politiet får lenger tid til forberedelser Anbefalinger fra KS1 - Nybyggalternativet - Trinnvis gjennomføring i flere prosjekter - Prosjektvis godkjenning (KS1, KS2, KSP) - Full stans etter Prosjekt 1-1,5-2 års varighet for prosjektene, 6,5 år totalt - Kompetanse- og kapasitetsfleksibilitet i kontrakter - Mulighet for terminering ved endt prosjekt - Kostnadsramme på 2,4 milliarder kroner - Krav til oppstart av KS2 Verifisere trinn 2 ferdigstilt, status på trinn 3 og styringsmodell Forprosjekt KVU KS1 R KS2 S Prosjekt 1 Modning

9 KS1 Tilleggsoppdrag Vurdere status på tiltak og styringsmodell - Vurdere oppstart Prosjekt 1 i 2015, drift og forvaltning fra 2017 og gevinstrealisering - Hovedanbefaling: Etablere omfangskontroll og balanse i prosjektporteføljen, med klare prioriteringer 4 Gevinstrealisering 3 Kontroll kapabilitet og risiko 2 Planlegging og modning 1 Problemerkjennelse Følgende tiltak anbefales prioritert nå 1. Balansere totalporteføljen 2. Kompetanse og bemanningsplan POD 3. Innskjerpe styringsdokumentene 4. Innskjerpe prosjektrutiner 5. Styrke programstyringen 6. Prioriter kritiske funksjoner i linjeorganisasjonen 7. Videreutvikle sourcingstrategien 8. Etabler felles terminologi Følgende tiltak anbefales også prioritert, men vil ta lengre tid å ferdigstille 1. Revidert IKT-styringsmodell 2. Forvaltningsmodell 3. Informasjonssikkerhetskultur og kompetanse 4. Konkret oppfølging av modenhetstiltak Forprosjekt KVU KS1 R KS2 S Prosjekt 1 Modning

10 PODs Egenevaluering Direktoratet har tatt styring som eier og premissgiver for IKT - Seks av åtte tiltak er i hovedsak gjennomført som planlagt - To av åtte tiltak vurderes som delvis ferdigstilt - Modenhetsvurdering og spørreundersøkelse viser fremgang fra 2010 Status og videre arbeid for direktoratets utvikling Virksomhetsutvikling Kompetanseutvikling HR Porteføljestyring Informasjonssikkerhet Status og videre arbeid for sentrale områder innen IKT-modningene Organisering og ledelse Styring Ressursstyring Sourcing Systemforvaltning Kvalitetsoppfølging Egenevaluering i Prosjekt Modning 2014 Politidirektoratets konklusjon er at politiet er godt forberedt for en oppstart av KS2 høsten Med samme modenhetsutvikling de neste årene vil politiet være godt rustet til å gjennomføre MERVERDIprogrammet.

11 Påbegynt før KS2 Ferdig før KS2 Vurdering av tiltak fra KS1 Tilleggsoppdrag # Anbefalte tiltak KS1 Tilleggsoppdrag POD KS2 1 Balansere totalporteføljen 2 Kompetanse og bemanningsplan POD 3 Innskjerpe styringsdokumentene 4 Innskjerpe prosjektrutiner 5 Styrke programstyringen på tvers 6 Prioriter kritiske funksjoner i linjeorganisasjonen 7 Videreutvikle sourcingstrategien 8 Etabler felles terminologi 9 Revidert IKT-styringsmodell 10 Forvaltningsmodell 11 Informasjonssikkerhetskultur og kompetanse 12 Konkret oppfølging av modenhetstiltak Kontroll kapabilitet og risiko Planlegging og modning Problemerkjennelse - Vesentlig utvikling siden KS1 Tilleggsoppdrag - Seks av åtte anbefalinger ikke fullt ut gjennomført - Ytterligere tiltak nødvendig før oppstart av Merverdiprogrammet

12 Modenhetstiltak Modent POD IS POD IKT POD HR/HMS PIT Akseptabelt Plan for utvikling IKT-området Prosjektrammeverk PDMT Mandat POD IKT Informasjonssikkerhetsforum Prosjektmodell Prosjektkontor PDMT Kompetansestrategi PDMT IKT styring Porteføljekoordinator Styringsmodell strategisk portefølje IKT Forvaltningsmodell Prosjektrapportering IKT begreper Porteføljestyre Grunnleggende Evaluering av PDMT KS1 KS1 Tilleggsoppdrag KS MVP Prosjekt 1

13 Modenhetstiltak POD IS POD IKT POD HR/HMS PIT Plan for utvikling IKT-området Prosjektrammeverk PDMT Mandat POD IKT Informasjonssikkerhetsforum Prosjektmodell Prosjektkontor PDMT Kompetansestrategi PDMT IKT styring Porteføljekoordinator Styringsmodell strategisk portefølje IKT Forvaltningsmodell Prosjektrapportering IKT begreper Porteføljestyre Evaluering av PDMT KS1 KS1 Tilleggsoppdrag KS MVP Prosjekt 1 - Mange viktige tiltak gjennomført siste to år, men operasjonalisering gjenstår - I hvilken grad politiet vil være klar avhenger av hva de gjør fra i dag og fremover - Vi har ikke blitt forelagt planer for det videre modningsarbeidet - Vi anbefaler at det strukturerte modningsarbeidet videreføres i 2015

14 Styringsdokument Utbedres før prosjektstart Bør utbedres Akseptabelt Overordnede rammer Hensikt, krav og hovedkonsept Prosjektmål Kritiske suksessfaktorer Rammebetingelser Grensesnitt Prosjektstrategi Strategi for styring av usikkerhet Gjennomføringsstrategi Kontraktsstrategi Organisering og ansvarsdeling Prosjektstyringsbasis Arbeidsomfang, herunder endringsstyring Prosjektnedbrytningsstruktur Kostnadsoverslag, budsjett og investeringsplan Tidsplan Kvalitetssikring Utfordrende å finne styringsprinsippene, oppdatere og sikre indre konsistens Styringsdokumentet bør utbedres før prosjektoppstart

15 Gjennomføringsfase for Prosjekt 1 Ved KS1 ble prosjekter med maksimal varighet på 1½ til 2 år anbefalt samt at Prosjekt 1 ferdigstilles (full stans) og evalueres før det eventuelt fremmes forslag om videreføring I evalueringen må foruten gjennomføring og leveranser fra prosjektet, inngå mottak, drift og gevinstrealisering Forprosjekt KVU KS1 R KS2 S Prosjekt 1 Modning BB 3 år 4 måneder - Varighet Prosjekt 1 er over to år selv med en snill definisjon av start og slutt - Brobyggingsfase bør betraktes som en integrert del av Prosjekt 1 - Det planlegges dermed ikke med full stans etter endt Prosjekt 1

16 Vellykket Gjennomføringsfase for Prosjekt Full stans Kontinuerlig - Høy risiko ved kontinuerlig gjennomføring - En mindre vellykket utrulling kan redusere politiets kapabilitet - Vi opprettholder foreløpig anbefalingen om en full stans etter Prosjekt 1

17 Avgrensning av Prosjekt 1 Løsningen vil i hovedsak levere funksjonalitet tilsvarende dagens straffesaksportefølje samt ivareta nye krav, politiregisterloven og nye straffeloven. På grunn av kompleksiteten og omfanget av dagens funksjonalitet vil det i liten grad bli levert ny funksjonalitet i Prosjekt Leveranse 1 Leveranse 2 Leveranse 3 Lev. 4 Leveranse 5 Leveranse 6 Teknisk plattform Brukerflate Dokumenthåndtering Brukeradministrasjon Tilgangsstyring Reaksjonsreg. Personregister Sak Gjenstand/Gods Søk Straffesaksbehandling Elektronisk samhandling med domstolene Rapportering Stat. Innkr. Statistikk Begjæring Klage Brukeradm. Brukeradm. Tilgangskontroll Arkiv Forvaltning - DNA-register - Reaksjoner - Leveranse 1 til 4 gir tilstrekkelig funksjonalitet for en straffesaksløsning - Gir mulighet for utfasing av SSP, 40 BL instanser og flere PAL-instanser - Innholdet i leveranse 5 og 6 er ikke kritisk

18 Konklusjoner Organisasjon og styring - Seks av åtte anbefalinger fra tilleggsoppdraget er ikke fullt ut gjennomført - Oppstart av MVP i 2016 forutsetter at modningsarbeidet 2015 lykkes - Anbefaler intensivering av det strukturerte modningsarbeidet i Før KS2 kan ferdigstilles må plan for videre modningsarbeid foreligge MVP Prosjekt 1 KS2

19 Konklusjoner Grunnleggende forutsetninger - Styringsdokumentet bør utbedres før prosjektstart - Varighet av Prosjekt 1 er lenger enn anbefalt ved KS1 - Det planlegges ikke med full stans etter endt Prosjekt 1 - Høy risiko ved kontinuerlig gjennomføring Svake områder i sentralt styringsdokument - Prosjektmål - Grensesnitt - Kontraktsstrategi - Organisering og ansvarsdeling - Arbeidsomfang, herunder endringsstyring - Vi opprettholder foreløpig anbefalingen om en full stans etter Prosjekt 1 - Leveranse 1 til 4 er nødvendig for å erstatte dagens løsninger