Introduksjon. Prosjekt Arbeidslivsportalen. Benedicte Frydendal Line Melby Helene Mørne Marte Holhjem Martin Brændhaugen

Transkript

1 Introduksjon Prosjekt Arbeidslivsportalen Benedicte Frydendal Line Melby Helene Mørne Marte Holhjem Martin Brændhaugen

2 Agenda Bakgrunn for prosjektet Styringsinformasjon om prosjektet Mål og leveranser Gjennomføringsstrategi og prosjektplan Roller og organisering Status aktiviteter i prosjektet Viktigste innsikt Idéer til løsninger og veien videre

3 Agenda Bakgrunn for prosjektet Styringsinformasjon om prosjektet Mål og leveranser Gjennomføringsstrategi og prosjektplan Roller og organisering Status aktiviteter i prosjektet Viktigste innsikt Idéer til løsninger og veien videre

4 Prosjektet startet som et internt initiativ og resulterte i ekstern finansering Påpekt behov En intern arbeidsgruppe på OsloMet påpekte behovet for koordinering av praksisstudier, spesielt knyttet til praksisavtaler. Forprosjekt I 2017 gjennomførte OsloMet et forprosjekt for å definere brukerbehovene til de ulike aktørene involvert i studentpraksis. Finansering sikret Forprosjektets analyser ble grunnlaget for en søknad om midler til Difi. 7.65mNOK er innvilget til utvikling av portalen.

5 Agenda Bakgrunn for prosjektet Styringsinformasjon om prosjektet Mål og leveranser Gjennomføringsstrategi og prosjektplan Roller og organisering Status aktiviteter i prosjektet Viktigste innsikt Idéer til løsninger og veien videre

6 Vi skal skape innovasjon ved å lage den viktigste samhandlingsplattformen mellom utdanning og arbeidsliv Plattform for studentpraksis Nasjonal plattform for all samhandling Steg 1 Steg N

7 Produkter Effektmål Ved å standardisere og benytte digitale løsninger skal vi effektivisere prosessen for praksisplasser, samt ivareta sikkerhet og personvern En nasjonal samhandlingsplattform mellom utdanning og arbeidslivet Virksomhetsmål: Én markedsplass for praksis 1. Øke kvaliteten på nyutdannede kandidater 2. Sikre relevante og oppdaterte praksisplasser til studentene 3. Økt faglig utbytte for praksisstedene 4. Effektivisere og øke kvaliteten i administrative prosesser knyttet til praksis 5. Forenkle og profesjonalisere samhandlingen mellom involverte aktører Innførte og standardiserte prosesser for alle faser av praksis Digital, brukervennlig og sikker samhandlingsplattform med påloggingsløsninger for ulike brukergrupper Datasikkerhet, personvern og Etterlevelse av lover, regler og rammevilkår

8 Agenda Bakgrunn for prosjektet Styringsinformasjon om prosjektet Mål og leveranser Gjennomføringsstrategi og prosjektplan Roller og organisering Status aktiviteter i prosjektet Viktigste innsikt Idéer til løsninger og veien videre

9 Konseptfase 1/8/2018 1/1/2019 1/1/2020 BP1 Planlegging BP2 Gjennomføring BP3 Avslutning BP4 1/6/2020 Mobilsere prosjektet Krav, arkitekturvalg og gjennomføringsstrategi Iterativ utvikling Kontinuerlig forbedring Overlevering til drift Innhold og oppgaver Etablere struktur for prosjektet og utarbeide styringsdokument Etablere en gjennomføringsstrategi basert på vurderinger av arkitektur, behov og rammevilkår Etablere gjennomføringsevnen til prosjektet Parallell iterativ utvikling av løsning og prosesser gjennom brukerinvolvering Lanseringsoppgaver for løsning og prosesser Lansering og etablere modell for forvaltning, kontinuerlig forbedring og brukerstøtte Ferdigstilt Påbegynt Gjenstående Leveranser 1. Styringsdokument 2. Strategi for portalen 3. Prosjektorganisasjon og styringsstruktur 4. Mål og nøkkelindikatorer 5. Kommunikasjonsplan 6. Oversikt over rammevilkår 7. Oversikt over: eksisterende applikasjoner og bruk eksisterende data og kilde viktigste behov, prosesser og fremtidig prosess 8. Vurdering av arkitektur- og løsningsvalg 9. Designforslag og tidlig prototyp 10. Gjennomføringsstrategi og driftsmodell 11. Etablere utviklingsmetodikk med prioritering og fremdriftsplan 12. Etablere fleksibel plattform 13. Plan for informasjonssikkerhet 14. Funksjonelt design 15. Utvikling av standardiserte prosesser 16. Utviklings- og lanseringsplan 17. Lansering ihht utviklings- og lanseringsplan 18. Tilgangsstyring og logging 19. Standardiserte prosesser 20.Implementering- og opplæringsplan 21. Betalansering av løsning 22.Forvaltnings- og videreutviklingsplan 23. Forbedret løsning 24. Videreutvikling av prioritert funksjonalitet 25. Implementering av prosesser og arbeidsmetoder 26. Nasjonal løsning 27. Kontinuerlig forbedring 28.Opplæring 29.Brukerstøtte og superbrukere 30.Forvaltning og drift 31. Plan og prioritering for videre faser

10 DRIFT FORVALTNING UTVIKLING DESIGN DEVOPS Ved å benytte markedet kan OsloMet utforske ulike muligheter for løsninger Hvordan virker det? OsloMets prosjektgruppe har hovedansvar for design og utvikling i første fase Utviklingskapasitet kan kjøpes og styres av OsloMet Avtale med Unit om forvaltning etableres og løsning overføres Videre utvikling av løsning kan fortsatt styres/gjennomføres av OsloMet og/eller forvaltningsleverandør Fordeler Åpen konkurranse gir innsikt i innovasjonspotensialet i markedet Potensielt mest kostnadseffektiv Tett brukerinvolvering Lavest faste kostnader («overhead») Enkel forståelse i markedet for anskaffelsen Ulemper Fordrer sterk prosjektorganisasjon, ressursinnsats og en anskaffelse fra OsloMet Anskaffelse kan være tidkrevende Utnytter ikke fordeler med å ha forvaltningsleverandør som del av utvikling Opprinnelig OsloMet / Unit 2-stegs modell Utviklingsleverandør Unit som forvaltningspartner Fellesteam OsloMet Felles team Unit som utviklingsog forvaltningspartner

11 DRIFT FORVALTNING UTVIKLING DESIGN DEVOPS Ved å benytte samme leverandør på forvaltning og utvikling vil forvaltningsfasen etableres raskere med kontinuerlig forbedring Hvordan virker det? Det inngås en avtale i egenregi mellom OsloMet og Unit om samarbeid, ansvar, leveranser og styringsstruktur. Avtalen bør baseres på forutsigbarhet/faste vilkår pluss insentiver for felles suksess (KPIer foran SLA). Unit inngår en avtale med valgte leverandør av utviklings- og forvaltningstjenester gjennom sin megleravtale Leverandøren bidrar som en strategisk utviklings- og leverandørpartner i utforming av løsningen sammen med OsloMet. Valgt design og arkitektur fra OsloMet kan legges som premiss for samarbeidet og formes videre i felleskap når leverandør er ombord Fordeler Kan skape god kombinasjon av innovasjon, kompetanse, kapasitet og forutsigbarhet fra leverandør sammen med innovasjon og utvikling fra OsloMet Kompetansutviklingsarena for OsloMet ansatte som inngår aktivt i team God utnyttelse av hittil utført arbeid Ulemper Mulig faste kostnader («overhead») i 3 organisasjoner Leverandør ikke valgt direkte i fri konkurranse Mulig detaljstyring av leverandør Opprinnelig OsloMet / Unit 2-stegs modell Utviklingsleverandør Unit som forvaltningspartner OsloMet Fellesteam Felles team Unit som utviklingsog forvaltningspartner

12 Agenda Bakgrunn for prosjektet Styringsinformasjon om prosjektet Mål og leveranser Gjennomføringsstrategi og prosjektplan Roller og organisering Status aktiviteter i prosjektet Viktigste innsikt Idéer til løsninger og veien videre

13 Organisering av prosjektet er et samarbeid mellom Unit og OsloMet Styringsgruppe Prosjekteier: Nina Waaler Prosjektkontor Line Melby Kommunikasjon Rapportering og styring Analyse Prosjektleder Benedicte Frydendal Referansegruppe for brukerbehov Utdanningsinstitusjon Studenter Praksissteder Delprosjekt Prosess Helene Mørne Marte Holhjem Martin Brændhaugen Tjenestedesign og prototyp Standardisering av arbeidsprosesser og begreper Utrulling og implementering Delprosjekt Arkitektur og utvikling Unit Arkitektur Utvikling Delprosjekt Sikkerhet og integrasjoner Unit API Lagringsløsning Sikkerhet og personvern

14 Agenda Bakgrunn for prosjektet Styringsinformasjon om prosjektet Mål og leveranser Gjennomføringsstrategi og prosjektplan Roller og organisering Status aktiviteter i prosjektet Viktigste innsikt Idéer til løsninger og veien videre

15 Omfanget av praksis ved OsloMet er bredt Studenter har praksis hvert år Studier krever praksis Praksisuker i gjennomsnitt for praksisstudiene Praksisperioder i gjennomsnitt for praksisstudiene

16 og de mest komplekse praksisene har sykepleier- og grunnskolelærerutdanningene Grunnskolelærer Sykepleier

17 NOKUT-rapporten og arbeidet fra forprosjektet har avdekket smertepunkter i alle faser av praksis 6 Kvalifisering Evaluering Evaluering av praksisstedet og samarbeid 1 Kvalitetssikring og rammeavtaler mellom utdanning og praksissted Krevende å kartlegge behov for og skaffe praksisplasser Manglende avtale mellom institusjon og praksissted Praksissteder må manuelt melde inn kapasitet Politiattest tar lang tid 5 Vurdering Vurdering av kandidaten Praksis Fordeling Fordeling av praksissted, - veileder og lærer til student 2 Under praksis Oppfølging og opplevelse av praksisperioden 4 Forberedelse Studenter og praksissteder forbereder seg til praksis 3

18 NOKUT-rapporten og arbeidet fra forprosjektet har avdekket smertepunkter i alle faser av praksis 6 Kvalifisering Evaluering Evaluering av praksisstedet og samarbeid 1 Kvalitetssikring og rammeavtaler mellom utdanning og praksissted Krevende å kartlegge behov for og skaffe praksisplasser Manglende avtale mellom institusjon og praksissted Praksissteder må manuelt melde inn kapasitet Politiattest tar lang tid 5 Vurdering Vurdering av kandidaten Under praksis Oppfølging og opplevelse av praksisperioden Praksis Forberedelse Studenter og praksissteder forbereder seg til praksis Fordeling Fordeling av praksissted, - veileder og lærer til student 3 2 Tidkrevende å matche student og praksissted Praksis som et utslag av tilfeldighetens spill? Student og praksissted blir sent informert om match Sensitiv informasjon om studenter tilstrekkelig sikret? 4

19 NOKUT-rapporten og arbeidet fra forprosjektet har avdekket smertepunkter i alle faser av praksis 6 Kvalifisering Evaluering Evaluering av praksisstedet og samarbeid 1 Kvalitetssikring og rammeavtaler mellom utdanning og praksissted Krevende å kartlegge behov for og skaffe praksisplasser Manglende avtale mellom institusjon og praksissted Praksissteder må manuelt melde inn kapasitet Politiattest tar lang tid 5 Vurdering Vurdering av kandidaten Under praksis Oppfølging og opplevelse av praksisperioden 4 Praksis Forberedelse Studenter og praksissteder forbereder seg til praksis Fordeling Fordeling av praksissted, - veileder og lærer til student 3 2 Tidkrevende å matche student og praksissted Praksis som et utslag av tilfeldighetens spill? Student og praksissted blir sent informert om match Sensitiv informasjon om studenter tilstrekkelig sikret? Dårlig kommunikasjon mellom student, institusjon og praksissted

20 NOKUT-rapporten og arbeidet fra forprosjektet har avdekket smertepunkter i alle faser av praksis 6 Kvalifisering Evaluering Evaluering av praksisstedet og samarbeid 1 Kvalitetssikring og rammeavtaler mellom utdanning og praksissted Krevende å kartlegge behov for og skaffe praksisplasser Manglende avtale mellom institusjon og praksissted Praksissteder må manuelt melde inn kapasitet Politiattest tar lang tid Stor variasjon i veileders kompetanse Varierende oppfølging av lærer Svak integrasjon og sammenheng mellom teori og praksis Dårlig kommunikasjon mellom student, institusjon og praksissted 5 Vurdering Vurdering av kandidaten Under praksis Oppfølging og opplevelse av praksisperioden 4 Praksis Forberedelse Studenter og praksissteder forbereder seg til praksis Fordeling Fordeling av praksissted, - veileder og lærer til student 3 2 Tidkrevende å matche student og praksissted Praksis som et utslag av tilfeldighetens spill? Student og praksissted blir sent informert om match Sensitiv informasjon om studenter tilstrekkelig sikret? Dårlig kommunikasjon mellom student, institusjon og praksissted

21 NOKUT-rapporten og arbeidet fra forprosjektet har avdekket smertepunkter i alle faser av praksis 6 Kvalifisering Evaluering Evaluering av praksisstedet og samarbeid 1 Kvalitetssikring og rammeavtaler mellom utdanning og praksissted Krevende å kartlegge behov for og skaffe praksisplasser Manglende avtale mellom institusjon og praksissted Praksissteder må manuelt melde inn kapasitet Politiattest tar lang tid Manuelt vurderingsskjema og tidkrevende registrering av vurdering Stor variasjon i veileders kompetanse Varierende oppfølging av lærer Svak integrasjon og sammenheng mellom teori og praksis Dårlig kommunikasjon mellom student, institusjon og praksissted 5 Vurdering Vurdering av kandidaten Under praksis Oppfølging og opplevelse av praksisperioden 4 Praksis Forberedelse Studenter og praksissteder forbereder seg til praksis Fordeling Fordeling av praksissted, - veileder og lærer til student 3 2 Tidkrevende å matche student og praksissted Praksis som et utslag av tilfeldighetens spill? Student og praksissted blir sent informert om match Sensitiv informasjon om studenter tilstrekkelig sikret? Dårlig kommunikasjon mellom student, institusjon og praksissted

22 NOKUT-rapporten og arbeidet fra forprosjektet har avdekket smertepunkter i alle faser av praksis Manglende kvalitetssikring av praksis som f.eks. håndtering av studentenes klager og tilbakemeldinger 6 Kvalifisering Evaluering Evaluering av praksisstedet og samarbeid 1 Kvalitetssikring og rammeavtaler mellom utdanning og praksissted Krevende å kartlegge behov for og skaffe praksisplasser Manglende avtale mellom institusjon og praksissted Praksissteder må manuelt melde inn kapasitet Politiattest tar lang tid Manuelt vurderingsskjema og tidkrevende registrering av vurdering Stor variasjon i veileders kompetanse Varierende oppfølging av lærer Svak integrasjon og sammenheng mellom teori og praksis Dårlig kommunikasjon mellom student, institusjon og praksissted 5 Vurdering Vurdering av kandidaten Under praksis Oppfølging og opplevelse av praksisperioden 4 Praksis Forberedelse Studenter og praksissteder forbereder seg til praksis Fordeling Fordeling av praksissted, - veileder og lærer til student 3 2 Tidkrevende å matche student og praksissted Praksis som et utslag av tilfeldighetens spill? Student og praksissted blir sent informert om match Sensitiv informasjon om studenter tilstrekkelig sikret? Dårlig kommunikasjon mellom student, institusjon og praksissted

23 Gjennom arbeidslivsportalen skal vi skape verdi for alle som er involvert i praksis Mye manuelt arbeid og lite standardiserte prosesser Digital samhandlingsportal Stor grad av tilfeldighet og variasjon i studentenes opplevelse Lavere ressursbruk og bedre brukeropplevelser Høyere kvalitet Dagens situasjon Arbeidslivsportalen

24 Vi vet allerede en del om hva plattformen må inneholde Sikker innlogging med tilgangsstyring av ulike brukergrupper Profiler for studenter og praksissteder Automatisert matching av studenter og praksissteder med noen unntak Digital oppfølging, vurdering og evaluering Sikker lagring og deling av informasjon

25 SPØRSMÅL?