Brukerdokumentasjon Brukerdokumentasjon

Transkript

1 Brukerdokumentasjon Brukerdokumentasjon

2 2

3 Brukerveiledning For en som skal ta en test: For den som skal ta en test er det mening at en bruksanvisning skal være unødvendig. De få informasjonene som en bruker trenger for å gjennomføre en test kan ligge i selve applikasjonen Tekst for registrerte brukere: Start besvarelsen av undersøkelsen ved å klikke på tittelen. Du kan bevege deg fritt frem og tilbake i undersøkelsen, og endre svarene. Når du er fornøyd med svarene som du har avgitt, trykk på "Send inn" og besvarelsen vil bli registrert. Hvis undersøkelsen poengberegnes, vil resultatet vises til slutt. Hvis du navigerer bort fra undersøkelsen før du er ferdig med å svare, kan du komme tilbake på et senere tidspunkt og fortsette. Tidligere svar vil fremdeles være utfylt. 3

4 Tekst for anonyme brukere. Start besvarelsen av undersøkelsen ved å klikke på tittelen. Du kan fritt bevege deg frem og tilbake i undersøkelsen, og endre svarene. Når du er fornøyd med svarene som du har avgitt, trykk på "Submit" og besvarelsen vil bli registrert. Hvis undersøkelsen poengberegnes, vil du se resultatet til slutt. Hvis du navigerer bort fra undersøkelsen før du er ferdig med å svare, blir ikke besvarelsen registrert. 4

5 For en som skal lage en undersøkelse Den som skal lage en test trenger noe mer informasjon enn den som gjennomgår den. Siden applikasjonen er laget for å være fleksibel, må denne testskriveren ha opplysninger om mulighetene som systemet tilbyr. Tekst for brukeren som skal sette opp en undersøkelse: Ny undersøkelse For å lage en ny undersøkelse, trykk på "Opprett skjema" i menyen til høyre for skjemalisten. Gi skjemaet et navn og en kort beskrivelse. Hvis skjemaet skal begrenses til registrerte brukere, kryss av for "Begrenset tilgang" og velg en gruppe fra listen. Bare brukere som tilhører denne gruppen vil få tilgang til skjemaet. Hvis skjemaet skal bare kunne besvares innenfor en gitt periode, definer start og sluttidspunktet for denne perioden. Til slutt velger du hvilken type skjema som skal lages. Spørreundersøkelse, for å innhente informasjon. Test, hvor alternativene for hvert spørsmål er gitt forskjellige poeng, og resultatene er delt opp i nivåer ved hjelp av grenseverdier. Til en enklere test er det nok å gi det korrekte alternativet verdien 1, og alle andre alternativene verdi 0, så vil resultatet kunne brukes til å gi tilbakemelding om antall riktige svar. 5

6 Spørsmål Når skjemaet er opprettet, kan du begynne å legge til spørsmål. Velg "Legg til spørsmål". Et spørsmål kan være fra 5 til 80 tegn langt, og svaret kan være en av 5 typer. Valg av ett blant noen få svar (Radioknapp) Valg av ett blant ganske mange svar (Valgboks) Valg av flere blant et antall svar (Avkrysningsboks) Kort skriftlig svar (Tekstfelt) Lengere skriftlig svar (Tekstområde) Angi også for hvert enkelt spørsmål om det må besvares for at hele besvarelsen kan godkjennes. 6

7 7

8 Utfall Når spørsmålene er definerte, kan du, avhengig av skjematype, legge inn hvordan resultat skal meldes til brukeren. Velg "Legg til utfall". Survey kan bare gi en sluttmelding, som "Takk for deltagelsen", eller lignende. Poenggrenser som evt. defineres har ingen funksjon. Test skriver ut en melding som er bestemt av summen av poengene tilhørende svarene som brukeren har valgt. Dette kan være delt opp i områder som gir forskjellige svar, slik man for eksempel tildeler karakter etter prosent riktige svar. Hvis man bare vil gi en sluttmelding, kan man definere ett sett med verdier som rommer alle mulige svar. 8

9 Kopiering Hvis du har en eksisterende undersøkelse som er veldig lik den du skal opprette, kan det være enklere å lage og tilpasse en kopi. Dette kan du gjøre fra "Skjemaliste". Velg "kopier", gi den nye undersøkelsen et navn og beskrivelse som skiller den fra originalen. Legg til andre begrensninger, som dato, brukergruppe osv, og opprett på samme måte som for et helt nytt skjema. Istedenfor å bli bedt om å legge til spørsmål vil du da få opp en liste over alle spørsmål som er kopiert fra den gamle undersøkelsen, og du kan gjøre de nødvendige endringene på disse kopiene. Den opprinnelige undersøkelsen blir ikke påvirket av disse endringene. Når du er fornøyd med undersøkelsen, kan du "publisere" den (klikk på "Publiser"). Undersøkelsen vil da være synlig for mulige brukere innenfor gyldighetsperioden. Så lenge en undersøkelse ikke er besvart, er det enkelt å gjøre endringer på den. Det er ikke mulig å endre en publisert undersøkelse, men det er mulig å ta den tilbake ved å velge "Trekk tilbake". Hvis det finnes besvarelser på en undersøkelse du ønsker å endre, vil ikke disse være sammenlignbare med besvarelser som er gjort etter endringene. Derfor får du tilbud om å slette besvarelser når du forsøker å endre et spørsmål. Hvis du allikevel vil ta vare på disse besvarelsene, må du istedet lage en kopi av undersøkelsen og gjøre dine endringer på kopien. 9

10 Rapporter Når som helst etter at det første svaret på undersøkelsen er kommet inn kan du se en rapport som oppsummerer resultatene hittil. "Hent rapporter" i menyen gir deg en liste over rapporter som du har tilgang på. Du velger en ved å klikke på navnet. I bildet som kommer opp ser du en liste over alle spørsmål. Du kan velge ett eller flere (eller alle om du vil) ved å klikke på spørsmålene som du er interessert i. For å velge flere spørsmål, holder du "Ctrl"-tasten nede mens du velger spørsmålene. Du kan få rapporten i flere formater: som HTML - uten grafikk 10

11 som CSV (comma separated values) - klar til å ta inn i et regneark som diagram - enkel grafisk fremstilling 11

12 som diagram i flash - litt mer forseggjort grafisk fremstilling For en som skal administrere applikasjonen Det er tre forskjellige roller som brukere av systemet kan ha. Brukere kan registrere seg selv. Disse brukere får tilgang til alle åpne tester, men må knyttes til riktig gruppe for å kunne ta tester som har begrenset tilgang. Gruppeadministrator oppretter skjemaer og tar ut rapporter om undersøkelser som er gjennomført, men har ikke ansvar for administrering av brukere. Hovedbruker er den som tildeler rettigheter til brukere. Dette innebærer å opprette grupper, og plassere brukere i grupper. Hovedbruker kan enten selv opprette en bruker eller endre rollen eller rettigheter til en eksisterende bruker. Hovedbruker kan også gjøre alt som gruppeadministrator og sluttbruker kan. 12

13 Grupper For å lage en ny gruppe, velg "Legg til gruppe" direkte fra menyen, eller fra oversikten over eksisterende grupper. Gi gruppen et navn, og en kort beskrivelse av hva den skal brukes til. Når gruppen er opprettet kan du knytte brukere til den ved å velge fra en meny av registrerte brukere. Menyen får du ved å gå til gruppelisten, velge "rediger" og til slutt velge "Legg til bruker". Hvis en bruker skal gis retten til å knytte et nyopprett skjema til en gitt gruppe, brukes "Legg til admin"-funksjonen på denne gruppen. Listen over kandidater er alle brukere med gruppeadministratorrettigheter. 13

14 En bruker får rettigheter ut over det å kunne ta en test ved at han tildeles en annen rolle. Dette kan skjen enten mens en administrator oppretter brukeren, eller ved å editere en eksisterende bruker. 14

15 User documentation For the user who will fill in a survey: There is very little information a test taker should need beyond a short introduction built into the application itself. Text for registrered users: Click title to begin. You may move freely between all questions, and make changes. When you are satisfied with your answers, click "Submit" and your reply will be registered. If a result is calculated, you will see this at the end. If you navigate away from the test before completing it, you can return later and continue. Earlier answers will still be filled in. 15

16 Text for anonymous users. Click title to begin. You may move freely between all questions, and make changes. When you are satisfied with your answers, click "Submit" and your reply will be registered. If a result is calculated, you will see this at the end. If you navigate away from the test before completing it, no reply will be registered. 16

17 For the user who is to create a survey: Someone who is going to create a test for the first time will need a bit more information than those who will take the test. With all the flexibility built into the application, the creator of a test will need an introduction to the features available. Text for a user who is about to create a test or survey. e: New test or survey To create a new test or survey, click "New Form" in the menu to the right. Give the form a name and a short description. This is what the end user will see. If the form will only be available to registered users, check "restricted" and choose a group from the list. Only users in this group will see and be able to take the test. If the test is to be answered within a limited time frame, determine the beginning and ending times and dates. Finally, determine the type of form that is to be created. Survey, for collecting information. Test, in which the options for each question are weighted and the results divided into categories by the use of limiting values. It is possible to create a very simple test by assigning the value of 1 to the correct option for each question and 0 to all others. The result will then be purely the number of correct answers 17

18 Questions When the form has been created, it is time to create questions. Choose "Add Question". A question may have from 5 to 80 characters, and the answer may be one of 5 types. Choice of one among a small number of answers (Radio) Choice of one among a larger number of answers (Selectbox) Choice of several from a list of options Short written answer (Text Field) Longer written answer (Text Area) Indicate for each question whether it must be answered in order for the whole test to be accepted as complete. 18

19 Results When all questions have been defined, it is time to define how the user will be informed of the result of the test. The form this takes will depend on whether it is a survey or a test that is being created. Choose "Add Result". A survey will give only a concluding message, such as "Thank you for your participation" or the like. A test will return a message determined by the sum of points assigned to each answer given. 19

20 Copying If you already have a survey very similar to the one you wish to create, you may save time and effort by making and modifying a copy of this. There is a choice for each form in "Form list" to copy it. Choose "copy" and fill out a special form creation screen, giving the new survey a distinctive name and description. Determine other factors, such as dates, user group and the like, and finish creating the survey in the same fashion as for a completely new one. Instead of being asked to create questions and results, you will immediately see a list of these copied from the old survey. These may now be edited to create your new survey without affecting the original in any way. When you are satisfied with your survey, you may publish it simply by clicking "Publish". The survey or test will then be available to users. If there is a limited time frame for the test, publishing it will not make it visible to its users before its starting date. As long as a test has not received any replies, it may easily be changed. It is not possible to edit a published survey, but it may be "unpublished" and changes applied. On the other hand, if there are replies these will not be directly comparable to later answers if changes are made to the survey. For this reason, although it is perfectly possible to "unpublish" a test with replies, choosing edit to a question on such a test will result in an offer to delete all replies. If it is desirable to keep a record of these earlier replies, the solution is not to edit this test, but to make a copy and make the changes on the copy. 20

21 Reports At any time after the first reply to a test has been made, a report may be generated summarizing all replies to date. "Get Reports" in the menu will offer a list of tests to which you have access. Choose a report by clicking on its name. You will be offered a list of all the questions on the test. Choose one or more (or all if you wish) by clicking on the questions of interest. To choose more than one, hold "Ctrl" while clicking your choices. Reports are available in several formats: as HTML - without graphics 21

22 as CSV (comma separated values) - ready to be imported into a spread sheet as a chart - simple graphics 22

23 as a flash chart - a bit flashier graphics, with information that shows up upon mouseover, for example For a user who is to administer the applikasjonen There are three roles defined for users of the system. Users may register themselves. These users will have access to all open tests, but will have to be linked to the appropriate group if they are to take "restricted" tests. A group administrator creates surveys and reports, but does not administer users. A specially priveleged user is responsible for assigning priveleges to other users. This includes creating groups and assigning users to these groups. The specially priveleged user may either create users himself, or change roles and priveleges for existing users. The specially priveleged user has all the priveleges of group administrators and common users as well. 23

24 Groups To create a new group, choose "Add Group" either from the menu or from the list of existing groups. Give the group a name and a short description of its purpose. When a group has been created, you can link users to it from a list of registered users. 24

25 If a user is to be given group administrator priveleges for a group, he must first have that role in his profile. All users with this role will then be available in a list for the choice "Add admin" on the member list for the group, in the same way as for "Add user". 25