Hele Grete Roede AS har fått ett felles kundesystem. Hva betyr det?

Transkript

1 Hele Grete Roede AS har fått ett felles kundesystem. Hva betyr det?

2 Nytt system! Tenk nytt! Nye måter å jobbe på! Mange nye muligheter!

3 96% av kurssalgene har gått smertefritt! Allikevel må vi i dag snakke mest om de 4%

4 Hva var utfordringene i januar? Påvirket av feil i nettbankenes betalingsløsninger (Java) Måtte droppe fakturagebyr, for folk fikk ikke betalt med bank- ID. (kommer tilbake igjen) Vurderer muligheten for at kundene kan betale med kort uten å måtte ha kodebrikken tilgjengelig.

5 Hva var utfordringene i januar? Et liten gruppe av kundene våre fikk ikke faktura-mulighet. Dette jobber vi med å rette opp, men

6 Hva var utfordringene i januar? Ekstremt høy belastning, som forventet skapte noe treghet, men ingen store problemer Nettbank-problemet ga oss mange supporthenvendelser (selv om problemet ikke var i vår løsning) Økonomisystemet var nede til sammen i én periode på ca tre timer

7 Hva var utfordringene i januar? Frislipp av reserverte plasser 10 dager før kurset startet virket ikke Må gjøres manuelt av hver enkelt kursleder

8 Hvordan møte utfordringene fremover? Større bemanning på kveldstid og i de travleste periodene. Høyere support-kapasitet. Callcenter: Problemer? Ring oss nå! Tydelig info på nettsidene om at kundene kan ringe oss og få hjelp

9 Slik virker Reservering Alle aktive deltakere hos en KL har tilgang på reserverte plasser hos denne KL Altså uansett kurs Ved rullering blir det automatisk lagt inn 5 reserverte plasser på kursene Hvis behov må KL overstyre dette med det samme kurset blir lagt ut KL kan endre antall reserverte gjennom hele perioden som kurset ligger ute i salg OBS! Kan også endre antall plasser

10 Eksempel på reservering Oppstart Solgte 15 Nytt kurs Hvorav 5 reserverte KL justerer antall reserverte til 9 Kurset fylles opp KL fristiller alle reserverte Antall solgte ved kursstart

11 Kurset MÅ kjøpes FØR andre kursmøte Kursene blir automatisk fjernet fra kurssøket etter andre kursmøtet (på natten) Ikke mulig for deltakerne å kjøpe kurset etter dette, selv ikke via link Kun mulig fra HK, og da er det en omfattende manuell prosess. Unntaket er Hold vekten-kursene som ikke har en startdato

12 Rullering Onsdag i andre kursuke (normale ) Mail ut til KL Vi kopierer ALT fra forrige kursperiode (januar --> mars, februar --> april osv) Må sjekkes med én gang. Det er ditt ansvar at riktige kurs ligger ute i kurssøket. Vær nøye med tilbakemeldingene slik at vi kan jobbe effektivt og ikke må drive med detektivarbeid! Si fra til kursendringer@greteroede.no + kopi til Regionssjef (ikke send mail til én ansatt på HK)

13 Vanlig feil Ett medlem i Roede-klubben kjøper to kurs, ett til seg selv og ett til mannen/datteren/moren Det betyr kun ett Gull-medlemskap Ett navn to ganger i din deltakeroversikt + en ukjent KD

14 Forlenging av kurs. Når? Hvorfor? Gjør det med én gang OBS Påske! Påvirker automatiske brev (f.eks Evaluering) Forlenger Gullmedlemskapet, slik at det varer helt til neste kurs begynner M.a.o: Hvis du glemmer det, avsluttes kurset i Roede-klubben før det er ferdig.

15 Symbolforklaring i kurssøket Kurset er fullt! Kun 1 eller 2 plasser igjen Kun plasser igjen til aktive deltakere som skal fortsette på kurs

16 Send link til deltakere som vil melde seg på kurs

17 Hvordan bruker du kursadmin på kurset ditt?

18 Utlevering av materiell Kun til de som har kjøpt kurset på nett og dermed står på listen din Pass på at du ikke deler ut Grunnbok til de som ikke har betalt for det. Vi har vært fleksible på dette punktet nå i januar, men her må vi alle være tøffere. Listen sier ingenting om fakturaen er betalt eller ikke.

19 OBS! Faktura går til deltakeren på e-post Først ordrebekreftelse Så faktura

20 Etterfakturering Har kursdeltakeren fått en urettmessig rabatt, må vi etterfakturere Send navn på deltaker, hvilket kurs det er og hva som skal etterfaktureres til Fakturagebyr? Skal vi sende link til faktura? Betale med kort?

21 Provisjonsrapport Sjekk nøye! Riktig antall, riktig beløp, alle deltakerne Vi kjører ut to ganger per måned I hvert fall i de travle periodene... Pengene overføres 3 virkedager etter den 15. og siste i måneden Inneholder alle deltakere som har KJØPT kurs i perioden, ikke nødvendigvis betalt

22 Drop-in, Drop-in Ekspress Settes opp max 1 gang per måned Rullering på vanlig måte Oppgi ukedag / dato, og helst tidspunkt (lettere for deltakeren å skjønne at det passer) Nytt eksempel:

23 Roede for 2 pris per deltaker

24 Bedriftskurs og Roede på jobben Legges også inn i kursadmin, men vises ikke i kurssøket. KL får kurset opp på sin Kurslederadmin kan sende link til deltakerne (eller bedriftens kontaktperson) Deltakerne oppgir f.eks. Rabatt Lovisenberg i kommentarfeltet, og vi endrer faktura til det beløpet deltakeren skal betale Sender samlefaktura til bedriften Fremkommer på Provisjonsrapporten

25 Deltakere uten epost de Epost-løse Punkt 1: Er du/de sikre på at de virkelig ikke har epost?

26 Deltakere uten epost de E-postløse Du melder dem inn i systemet som Mine e-postløse deltakere

27 Deltakere uten epost de Epost-løse Husk også å kjøpe kurset! Du logger deg inn som deltakeren, via din admin-side Faktura kommer til deg på epost som du gir til deltakeren Dersom du har fått kontanter/betaling av deltakeren, må du betale med kort eller nettbank Velger du faktura, blir det fakturagebyr

28 Deltakere uten epost de Epost-løse Får de epostadresse senere, kan du endre brukernavn til epostadressen, men medlemskapet kan IKKE slås sammen med en allerede eksisterende bruker.

29 ABOK er død! (med et lite unntak ) Kun for gamle HV-deltakere og kun ut Pass på at INGEN andre får ABOK-kode Vi fjerner det fortløpende fra kursbøkene Leve Gull-medlemskap i Roede-klubben! (ikke lov å si ABOK)

30 Angrerett i teori og praksis Regelen om angrefrist: Angrefristloven gjelder generelt ikke ved kjøp av kurs som gjennomføres til bestemte tider og innenfor et bestemt tidsrom.

31

32 Eksempler på årsaker til ønske om å trekke seg fra kurs: Brukket ben/blitt alvorlig syk/innlagt på sykehus Alvorlig sykdom i nær familie Dødsfall i nær familie Graviditet Skilsmisse Økonomiske grunner Hindret pga jobb lagt til samme ukedag/mye reisevirksomhet

33 Det er ikke bare vi som har slike regler Busskort influensa første uken Heiskort brukket benet PT-timer ikke brukt innen en avtalt tidsfrist

34 Vi prøver å ha en regel, men det er vanskelig Regel nr 1: Det er ikke angrerett! Regel nr 2: Vi skal prøve å finne gode løsninger for kunden. Regel nr 3: Det kan være mulig å flytte til et senere kurs hvis sykdom (men max 6 måneder), også til annen kursleder og nettkurs. Regel nr 4: Vi betaler ikke tilbake kurs som allerede er betalt. Regel nr 5: Betalingsutsettelse kan avtales med oss på HK. Men ta kontakt før det blir sendt til inkasso. Regel nr 6: Vi er ikke umenneskelige i spesielle tilfeller

35 KL-support Trenger du hjelp, så send mail til: Vær nøye med info, gi oss alt vi må vite for å gjøre den jobben du ber oss om