SERVICEAVTALER Innholdsfortegnelse

Transkript

1 SERVICEAVTALER Innholdsfortegnelse SERVICEAVTALER... 2 Hensikten med funksjonen... 2 Opprette fast serviceavtale... 2 Generell info... 2 Serviceintervaller... 4 Logg... 4 Notat... 4 Dokument... 4 Sjekklister... 4 Registeret (fargekoder)... 5 Planlegging... 5 Lage ordrer (i register, fra intervallskillearket på avtalen)... 5 Prisregulering... 6 Eksempel på avtale som skal gjennomføres i februar og november

2 SERVICEAVTALER Hensikten med funksjonen Holde oversikt over faste serviceavtaler. Få automatisk sortering og fargekoding basert på neste aktivitet. Registeret kan generere ordinære ordrer for utførelse og dokumentasjon, og en kan spore alle aktiviteter (ordrer) og dokumentasjon som har opphav i avtalen. Målet til avtaleregisteret er altså å opprette ordrer som kan gjennomføres på vanlig måte. Opprette fast serviceavtale Generell info Id: Kunde: Anlegg: Intervall: Flere intervaller Sett neste-dato Neste aktivitet Internt avtalenr i Cordel. Ikke redigerbart. Hent fra kunderegister Hent fra kundens anlegg. (Fordel om anlegget er koblet til Boligmappa.no dersom en skal overføre dokumentasjon dit. Krever abonnement på Boligmappa.no) Avtalens servicefrekvens. Tidsrom mellom servicene når regelmessige tidsintervall. Eksempel årlig, halvårlig, kvartalsvis Dersom avtalen ikke skal utføres med regelmessige intervaller, men f.eks to ganger i året; i oktober og mars, kan en lage flere intervaller. Disse intervallene kan være avhengig eller uavhengige av hverandre. Eksempel på et intervall som er avhengig av et annet: En etterkontroll som alltid skal finne sted 3 mnd etter en ordinær service. Når det er opprettet flere intervaller, blir denne knappen inaktiv og intervallene kan finnes under arkfanen Intervaller (F3) Denne er viktig! Når du oppretter en avtale og setter et intervall, vil Cordel ta utg.pkt i dagens dato + intervall for å beregne Neste aktivitet. Du kan bruke knappen til å angi første aktivitet på avtalen. Knappen blir deaktivert dersom du har flere intervaller, men finnes da per intervall under arkfanen Intervaller (F3). Ved flere intervaller må du sette neste-dato per intervall. Dato for neste service. (Neste aktivitet på avtalen). Er i utgangspunktet lik 2

3 Neste serviceintervall Manuell dato Status: Saksbehandler: Beskrivelse: Fast pris: Regulering Ordre (mal-ordre) Neste serviceintervall, men kan overstyres av Manuell dato. Neste aktivitet på ordren basert på startdato og antall tidligere aktiviteter og intervall. Brukes til å gjøre mindre reguleringer av Neste aktivitet, f.eks dersom det ikke passer for kunde å få utført service nøyaktig på den datoen som blir foreslått. Neste ordinære serviceintervall blir ikke påvirket av regulering i manuell dato. SKAL IKKE BRUKES GENERELT TIL Å BESTEMME NESTE AKTIVITET! Manuell status. Klar eller Utsettes. Kan brukes i forkant av generering av ordrer, gjerne i samspill med Manuell dato for å klarmelde de avtalene som skal bli ordrer. Ansvarlig for å følge opp avtalen/ordrene. Kan bruke utvalg på saksbehander i registeret over serviceavtaler. Stikkordsmessig felt for å beskrive avtalen. Teksten her blir Fastpris-beløpets tekst dersom avtalen har en fast pris. Denne prisen legger seg på ordren som utgår av avtalen. Både dersom ordren er etter medgått eller fast pris. Teksten til beløpet hentes fra feltet «Beskrivelse». Velg om avtalen skal kunne reguleres maskinelt. Gjelder Fast pris-beløpet. Ved indeksregulering må også indeks velges, og det dukker opp flere felt som må tas hensyn til; startdato for regulering, avrunding av regulert beløp og feltet Regulert pris som blir det nye Fast pris-beløpet som overføres til ordren. Avtalene har ikke egne ordremetoder, men baserer seg på ordremetodikk fra Serviceordre-registeret. Dermed må en ha en eller flere ordrer med den metodikken en ønsker (etter medgått, ordrespes komplett) skal gjelde på ordrene som springer ut av avtalen. Du kan bruke samme mal-ordre på mange avtaler. Det som kopieres fra mal-ordren til avtalens ordre er: - Jobbliste - Ordre-spesifikasjon - Notat - Sjekklister - Dokumenter Kopier serviceavtalens notat til ordrens interne notat: Ved oppretting av ordre fra avtalen kopieres avtalens Notat inn som Internt notat på ordren. Brukes til å angi hva som skal gjøres på jobben, evt kompletteres med hva som bør sjekkes på neste service. 3

4 Serviceintervaller Skillearket er bare synlig dersom du har klikket på knappen Flere intervaller på Generell info og opprettet flere intervaller. Her kan du altså bestemme om servicen skal ha asymmetriske intervaller, f.eks to ganger i året, men ikke med 6 mnd mellomrom (se eksempel på siste side). Logg Her loggføres alle aktiviteter på avtalen; alle ordre som lages (med ferdigstatus), alle endringer av datoer mm. Du kan gå inn på en historisk ordre direkte fra loggen. Notat Teksten her kan bli Jobbeskrivelse/Internt notat på ordrene som springer ut fra avtalen dersom krysset for «Kopier serviceavtalens notat til ordrens interne notat» er på i Generell Info. Her legges selve avtalen hva som skal gjøres på servicen. Siden denne teksten kan bli med på neste ordre fra avtalen vil det være fornuftig å legge til hva som bør sjekkes på neste service med erfaring fra forrige service. Dokument Dokumenter på avtalen kopieres automatisk over til dokumenter på neste ordre. NB: Dokmenter på mal-ordren blir også med i ordrer opprettet fra avtalen. Historiske dokumenter: Sjekklister på avtalens ordre som blir skrevet ut «til dokument» legger seg også på avtalens dokument. Poenget er at da kan forrige ordres sjekkliste bli med som dokument på neste ordre. Sjekklister Sjekklister på avtalen legges inn som sjekklister på avtalens ordrer. 4

5 Registeret (fargekoder) Rødt uthevet: Neste aktivitet har forfalt. Blått uthevet: Neste aktivitet forfaller innen en uke fra dagens dato. Blått: Svart: Neste aktivitet forfaller innen en måned fra dagens dato. Mer enn en måned til neste aktivitet (fra dagens dato). Planlegging Utskriftene fra registeret har vanlig Cordel-metodikk med utvalg, sortering og kolonner. Dermed kan du få ut rapport med f.eks estimert timeforbruk for faste avtaler neste måned, og estimert inntektspotensiale (fast pris) på avtaler neste måned. Lage ordrer (i register, fra intervallskillearket på avtalen) Hele poenget med modulen Serviceavtaler er å generere ordinære ordrer for utføring av service. Her kan du gjøre ordinære utvalg, eller bruke «Merk poster»-funksjonen for merke de avtalene du ønsker å generere ordrer for. 5

6 Når en ordre er opprettet vil avtalen bytte dato på «Neste aktivitet» i henhold til gjeldende intervall, og hoppe nedover i registeret til neste plassering etter «Neste aktivitet». Prisregulering Gjelder avtaler med prosentvis regulering. Du kan gjøre vanlig utvalg. Eksempel på avtale som skal gjennomføres i februar og november NB: «Koordiner med andre serviceintervaller» må IKKE være på dersom intervallene ikke skal være avhengig av hverandre slik som i dette tilfellet. I praksis trenger har du ikke kryss på noen av intervallene. Dersom krysset er på på intervall 2 vil intervall 2 alltid legge neste aktivitet som sitt tidsintervall etter intervall 1 og ikke etter seg selv. Eksempel: Dersom du alltid vil ha en etterkontroll slavisk 3 mnd etter hver hovedservice kan intervall 1 være årlig, og intervall 2 være 3 mnd med krysset på for koordiner med ander serviceintervaller. 6